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Tr2 M Valifact Demo 07 2009
 

Tr2 M Valifact Demo 07 2009

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VALIFACT est une solution logicielle de traitement de factures Télécoms et de Gestion de flotte Mobile et Fixe de téléphonie entreprise. ...

VALIFACT est une solution logicielle de traitement de factures Télécoms et de Gestion de flotte Mobile et Fixe de téléphonie entreprise.
La Gestion de factures Télécoms demande de ressource et de compétence supplémentaire.

Environ 80 % des factures télécoms ne sont pas contrôlées de manières exhaustives. Soit parce que les processus de traitement de factures sont basés sur l'utilisation du papier, soit parce que les factures détaillées ne sont pas disponibles ou sont trop volumineuses. La vérification de factures opérateurs représente un véritable fardeau pour les responsables financiers ( la direction financière, le contrôleur de gestion télécoms, la direction d’achats en charge de télécoms). L’absence du temps fait que les entreprises valident souvent de manière globale les dépenses télécoms en examinant périodiquement l’évolution du montant global de factures.
L’opacité des factures télécoms, les changements fréquents du périmètre Télécoms et l’absence d’un traitement automatisé sont souvent source d'erreurs et de dépenses injustifiées pour les entreprises.

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  • MDSL est une société existant depuis maintenant 11 ans. MDSL est leader sur son secteur de marché spécialisé sur la gestion des coût Market Data. ( Flux Data Financier ) MDSL a tout d’abord travaillé principalement avec les traders qui, par exemple, souhaitait optenir des flux en temps réel et la gestion des flux financier Reuters BloomBerg et les service complexe a gérer toujours en mode ASP. Les clients étant très satifait de cette solution sont revenus vers MDSL en indiquant qu’ils souhaiteraient avoir le meme type de produit pour les couts télécoms. Historiquement, MDSL a toujours travaillé avec des entreprises de grande taillle qui lui permettait de faire réaliser de grosses économies. Les secteurs banquaires qui sont très pointilleux et très rigoureux sur la gestion des couts ont pu nous faire confiance. Leur confiance a été fécilité par une fidélité sans faille. Aucun de nos clients ne nous a quitté pour une autre solution. OnDemand : Mode ASP, on n’y reviendra plus tard mais cela permet au client de se connecter de n’importe où et de n’avoir aucun frais de maintenance La force de la solution MDSL est tout simplement à partir d’une photo de départ, où les couts sont analysés ; La solution MDSL optimisera la consommation, d’une manière automatique et simplifira la gestion.

Tr2 M Valifact Demo 07 2009 Tr2 M Valifact Demo 07 2009 Presentation Transcript

  • Télécoms Ressources Management & Monitoring des solutions pour gérer efficacement vos dépenses Télécoms TR2M: Gestion des Dépenses Télécoms Solution : VALIFACT [email_address] 06 85 57 65 17 0180 51 95 50
  • Télécoms Ressources Management & Monitoring
    • Reporting par entité juridique, géographie, métier, département, équipe, type d’utilisateur voire par utilisateur
    • Reporting par application
    • Surveillance des écarts, (sur/sous consommation)
    • Optimiser l’usage et des coûts
    • Gérer le parc Télécoms
  • Nos solutions
    • Conseils en optimisation des Télécoms
    • Audit des télécoms
    • Assistance en préparation des Appels d’offre
    • Basée sur les factures & contrats
    • VALIFACT
    • Les problématiques:
    • Appels sortants
      • Voix & Data
      • Mobile & fixe
      • Sites isolés
    • Gestion de dépenses Télécoms
    • Gestion du parc ( commande, attribution)
    • Gestion des factures
    • Basée sur les données PBX
    • OLRIS
    • Les problématiques:
    • Appels sortants
    • Analyse de trafic voix d’un tel. Fixe
    • Analyse de trafic on-Net/Off-Net
    • Valorisation & Refacturation du trafic
    • Appels entrants
    • Analyse de la Qualité d’accueil
    • Analyse de l’origine d’appels
    • Les factures Télécoms se complexifient
    • On observe 10% d’erreurs dans la facturation télécoms.
    • Les sociétés gèrent en moyenne 2 000 factures par an. La plupart des grandes sociétés en gèrent 2 000 par mois.
    • 80 % des factures télécoms ne sont pas auditées.
    • Le manque de transparence des coûts télécoms empêche les entreprises d’obtenir les meilleurs tarifs Opérateurs.
    • Il faut 6 mois pour recouvrir un avoir.
    Les télécoms s’emballent …
    • Les Mobiles remplacent très souvent le fixes
    • Les nouveaux opérateurs avec des offres variées
    • Les entreprises évoluent beaucoup plus vite
    • Les employés aussi !!
  • Gestion de Dépenses Télécoms Managers Contrôleur De gestion Responsable de BU Technician Méthode de Facturation Papier Excel Fichiers Entreprise Opérateurs
    • les difficultés sont:
    • Consolidation des données dans un seul fichier
    • Audit /contrôle exhaustif des factures
    • Cohérence entre le parc télécoms et les factures
    • Ressource humaine et expertise nécessaires
    Fournisseur de services mobile
    • Pager
    • Portable
    • Blackberry
    • Longue Distance
    • Locale
    • Numéro Vert
    • Fax
    • Conférence
    • VoIP
    • Données
    Fournisseurs de services réseaux
  • Entreprise Opérateurs Solution Valifact Opérateurs Mobile
    • Mobile
    • Blackberry
    • Internationaux
    • Numéro Vert
    • Fax
    • Conférence
    • VoIP
    • Données
    Opérateur Télécoms Gestion de dépenses Télécoms Managers Contrôleur De gestion Responsable de BU Technician Méthode de Facturation Papier CD Rom site Web
    • Disposer d’une vision cohérente et globale des actifs Télécom
      • Disposer d’un inventaire centralisé du parc de services et matériels télécoms : LL, LA, blackBerry ,Data-mobile, VPN, Frame-Relay, PBX, Routeurs, mobile , ligne téléphonique, ligne RNIS ,ligne DSL, liaison louée, X25
    • Améliorer la productivité des processus de gestion télécoms
      • Automatiser les processus de de traitement des factures
    • Disposer d’un outil de contrôle et validation des factures
      • Réconcilier factures et inventaire des services et matériels
      • Rectifier les erreurs de factures
    • Améliorer la transparence des coûts
      • Affecter les dépenses télécoms par centre de coût
      • Maîtriser les dépenses par un “monitoring” automatique
      • Responsabiliser grâce à l’information (le Reporting )
    • Optimiser les achats Télécoms
      • Optimiser les coûts d’achat
      • Éviter la redondance des services et l’achat de prestations inutiles
    • Mettre en œuvre le pilotage du budget Télécoms
      • Rendre visible les investissements et les usages télécoms
      • Benchmarker ses dépenses Télécoms (services, fournisseurs, tarifs )
      • Se préparer pour négocier et améliorer les contrats
    Bénéfices Solution Valifact
  • La facture télécoms
    • Applications des conditions
      • Temps: Résiliations, Facturations, Engagement…
      • Nature: Destinations, Roaming, VPN, Interne, Externe, Options, Avoirs
      • Amplitude: Tarifs, Remises volumes, forfaits,
    • Entreprise
      • Changements: Déménagement, F&A, RH
    • Moyens Télécoms: Abonnements, Services, Réseaux, Options
    • Moyens techniques: VoIP, PABX, Passerelles, etc
    • Opérateurs
      • Offres: Data, Voix, Mobile, Fixe, SMS/MMS
      • Tarification: Destinations, Origines, Forfaits, Remises Volume, Mutualisation (Flotte, VPN,…),
      • Accords entre-opérateurs, réglementations, …
      • Évolution Marketing des offres (packages,…)
    Sources d’erreurs Pourquoi des erreurs??
  • Schéma fonctionnel Module Imports Gestion et acquisition des données opérateurs « coûts et trafic » Modules Traitement Contrôles de cohérence et de conformité « coûts et périmètre facturé » Marchés Opérateurs 2002… 2005 … EDI, Edifact, … Référentiel Télécoms (VDM) Solution Valifact Module Reporting Analyses et restitutions
  • Trois niveaux d’intervention
    • Administration
    • Exploitation télécoms et Contrôle de Gestion
    • Suivi et Consultation
  • Un administrateur : Définir les fondamentaux Un exploitant : Gérer les Télécoms Un utilisateur: Se renseigner
    • Définir la démarche: les exploitants, les utilisateurs et les droits
    • Renseigner les contrats cadre et le périmètre d’application
    • Définir les gravités des alertes de Valifact
    • Gérer le parc et tenir l’inventaire: Equipements, Abonnements , Options, Disponibilités
    • Gérer la relation avec fournisseurs : Contrats, Conditions, Réclamations
    • Gérer les factures et les comptes: contrôle tarifaire, Avoirs, Remises,
    • Assurer les reportings
    • Consulter ses rapports personnalisés: suivi personnalisé/ service
  • Inventaire
    • Centralisation de l’ensemble du parc, des services et des abonnements
    • Historisation des accords avec opérateurs: tarifs, changement, annulation
      • Connaître instantanément avec précision le parc télécoms, et ceci à tous les niveaux de l’organisation
        • Structure Physique : rechercher les informations par site, région, pays, etc.…
        • Structure Logique: rechercher les informations par centre de coût, division, département, service, etc.
      • Automatiser la gestion des contrats: des alertes pour résilier / renégocier un contrat
      • Automatiser la gestion courante du parc:
        • Changement des mobiles, des équipements,
        • Date de maintenance des équipements , des logiciels, etc.
        • Application de nouvelles conditions de contrat Utilisateurs : Rechercher les informations par utilisateur, par groupe d’utilisateurs, etc.
      • Rechercher des informations par type de service, fournisseurs, équipements, ..
        • Rattachement abonnement, équipements, etc>> Site, Département, Salariés, etc
    Solution Valifact
  • Gestion des factures
    • Validation des factures avec les données Inventaire et opérateurs, les données des contrats
    • Détection des erreurs
      • Type d’erreurs
        • Des lignes ou des services qui n’appartiennent pas à la société
        • Des erreurs de facturation dans les tarifs d’abonnement
        • Des erreurs de tarifs forfaitaires : par destinations, par type d’appel, par tranche horaire, de roaming,
        • Des services redondants ou non utilisés, selon les profils des utilisateurs
        • Des abonnements et des services déjà facturés pendant la même période
        • L’irrégularité dans la réception des factures, puisque certains services sont facturés tardivement.
    Solution Valifact
    • Analyse fine et personnalisée des dépenses pour aider la prise de décisions
      • Finance
        • Historiques de facturation, des erreurs :Top x
        • Dépenses par centre de coûts, par site, ou par personne
        • Dépenses par type d’usage, service , abonnement, …
        • Provisions par fournisseur, analyse des factures…
      • Gestion de l’inventaire
        • Inventaire des services par site, centre de coût, par département,
        • Lignes et équipements par site, centre de coût, par département ,
        • Liste mensuelle des portables pouvant être upgradé gratuitement,
      • Gestion des fournisseurs
        • Dépenses par fournisseurs: Top x
        • Services et Abonnement par fournisseurs
        • Historique des tarifs par site et fournisseurs
        • Liste des factures mois par mois par fournisseurs et comptes,
        • Résumé des dépenses par fournisseurs par région, par type de service, Date limite de renégociation de contrats,
        • Et encore d’autres rapports à définir par les utilisateurs
    Reporting Solution Valifact
  • une plateforme en ASP Internet Sécurisé
    • Plateforme
    • Serveur
    • Serveur de Données
    • Q.oS. Garantie
    • Opération
    • MàJ Logiciel
    • Sauvegarde données
    • Maintenance
    Solution Valifact Disponible via un Navigateur Valifact
    • Économique :
    • Pas de déploiement de logiciel.
    • Pas d'achat de licences et de matériels
    • Pas de coûts de maintenance
    • Budget connu et maîtrisé à l’avance
    • Flexible et évolutif :
    • accessibles 24h/24, 7j/7
    • Adapté au Multi-sites et aux itinérants
    • Sécurité optimale
    • Mises à jour automatiques
    • Trois étapes dans le fonctionnement de Valifact
      • Initialisation
        • Création des annuaires Entreprise
        • Création de l’inventaire
        • Création des contrats
        • Création des TB spécifiques et reporting automatique
      • Traitements mensuels
        • Imports des factures
        • Contrôle contre données Entreprise
        • Contrôle contre données Inventaire
        • Contrôle contre données de taxation (PABX)
        • Contrôle tarifaire et contractuel
        • Mise à jour de l’inventaire
        • Réception des alertes/email
      • Information via des TB
        • Des divers rapports standards ou spécifiques
  • Economies réalisées grâce à VALIFACT Budget annuel des Télécoms = 200K€ Abonnement+ déploiement Valifact = 3,5% Budget.Tel soit 7,2 K€ 1 ère année : ROI < 2 mois Estimation Erreurs Optim. parc Négociat.
  • Coûts Télécoms sans valifact pour un parc de 100 mobiles et 500 postes fixes soit de 200K€ à 250K€ Le surcoût d’erreurs représente entre 10 et 15% des dépenses Télécoms soit de 20K€ à 30K€ Le coût de VALIFACT « Accès » est seulement 3,48 K€ 5% du montant des factures
    • Applications des contrats tarifaires
    • Benchmarking et mise en concurrence
    Appels hors cadres de 10 à 15 % du montant des factures
    • Appels hors travail
    • Appels internationaux
    • Appels numéros spéciaux
    • WAP et Internet mobile
    • Data, SMS, MMS
    Appels non-professionnels De 10 à 15% du montant des factures
    • Offre peu adaptée au profil
    • Dépassement du seuil budgétaire par catégorie
    • Roaming
    • Lignes inactives
    Optimisation des consommations Surcoût Pistes d’optimisation fonction
  • Coûts de gestion sans Valifact pour un parc de 100 mobiles et 500 postes fixes soit de 200K€ à 250K€ La gestion ( RH) représente de 10 à 20% des dépenses Télécoms soit de 20K€ à 30K€ /an Le coût de VALIFACT « Confort » est 7,2K€ /an 3 jours / mois
    • Gestion des lignes / équipements
    • MàJ inventaire
    • Validation des attributions par service / département/ personnel
    Gestion des actifs 2,5 Jours / mois
    • Consolidation de dépenses par service / site/ département
    • Ventilation et reporting régulier
    • Alertes
    • Suivi budgétaire personnalisé et global
    Reporting 3 jours / mois
    • Réception et gestions factures
    • Contrôle de parc
    • Contrôle et validation tarifaire
    • Simulation tarifaire
    Analyse des factures Durée en RH tâches fonction
  • Valifact : la maitrise des dépenses Télécoms 275 € 145 € Abonnement mensuel 500 € 500 € A la mise en services Prix par tranche de 100K€ de Dépenses Télécoms annuelles X   Reporting   X   Validation factures   X   Import factures         Traitements mensuels X   MàJ Contrats (Tarifs/Catalogues)   X   MàJ Inventaire   X   MàJ Annuaire         au fil se l'eau X X   Support hotline Exploitation X     Création de 5 rapports X     Création Inventaire X     Création Annuaire Initialisation X X   Test EDI X X   Paramétrage pour un administrateur et un utilisateur X X   Access en mode ASP Logiciel Offre Confort ( Service ) Offre Accès ( Logiciel )
  • Economies réalisées grâce à VALIFACT Budget annuel des Télécoms = 200K€ Abonnement+ déploiement Valifact = 3,5% Budget.Tel soit 7,2 K€ 1 ère année : ROI < 2 mois Estimation Erreurs Optim. parc Négociat.
  • Le suivi du plan d’économies (3/3)
    • Economies mensuelles réalisées 59 841 – 53 161 = 6 680 €
    • Soit une projection de 80 000 € HT / an
    Suivi du plan de rationalisation des abonnements et des coûts fixes Le tableau est alimenté depuis Infofacture de FT
  • Le périmètre de la mission (1/3) Banque 400 sites - Facture télécoms : 3,5 M€ Gains potentiels annuels récurrents : 403 K€ Soit plus de 10 % de la facture
  • Le gisements d’économies (2/3) L’identification des axes d’optimisation dès les premières importations de données électroniques.
  • Merci pour votre écoute Solution Valifact la maitrise des dépenses Télécoms Quelques références:
  • la maitrise des dépenses Télécoms Quelques références: Vos besoins??