Planes de empresa y POA

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  • 1. UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR Facultad de Economía Agrícola. Estudiante: Gylson Jara Quevedo Profesor: Ing. Msc. Ramón Maquilón Asignatura: Prácticas Administrativas Primer curso - Segundo semestre. Economía Agrícola. INVESTIGACION: ¿Qué es un plan? Un plan es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra. Los planes son obtenidos a partir de ideas y programas. El objetivo de un plan es organizar, programar y prever. Para ello deben determinarse los objetivos, el medio, la forma, el lugar y quien lo llevará a cabo. El Plan de Empresa es un documento que identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio, examina la viabilidad técnica, económica y financiera de la misma, y desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarias para convertir la citada oportunidad de negocio en un proyecto empresarial concreto. Es una herramienta imprescindible cuando se quiere poner en marcha un proyecto empresarial, sea cual fuere la experiencia profesional del promotor o promotores y la dimensión del proyecto. Incluso para empresas ya establecidas, un Plan de Empresa bien diseñado ha de ser la base sobre la que se levanten proyectos de crecimiento o diversificación de la actividad principal. La elaboración de un Plan de Empresa tiene dos objetivos concretos: 1.- Permite al promotor de una oportunidad de negocio llevar a cabo un exhaustivo estudio de todas las variables que pudieran afectar a dicha oportunidad, aportándole la información necesaria para determinar con bastante certeza la viabilidad del proyecto. Una vez en marcha, el Plan de Empresa servirá como herramienta interna para evaluar la marcha de la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto. 2.- Ser la carta de presentación de los emprendedores y del proyecto ante terceras personas: bancos, inversionistas institucionales y privados, organismos públicos y otros agentes implicados a la hora de solicitar cualquier tipo de colaboración y apoyo financiero. Utilidades de un plan de empresa Si la empresa no ha iniciado las actividades, las utilidades son: * Guía de planificación empresarial * Instrumento para la búsqueda de financiación * Desarrollo de nuevas estrategias y actividades
  • 2. En el caso de que la empresa ya hubiera iniciado su actividad, el Plan de Empresa será un documento de referencia para los promotores donde podrán comprobar las desviaciones que estuvieran produciéndose en la marcha del proyecto. La elaboración de un Plan de Empresa exige una serie de recomendaciones mínimas que afectan a aspectos formales del mismo como vocabulario, estructura, contenido o la propia presentación del documento, ya que como se ha indicado tiene como objetivo ser una carta de presentación de la empresa. No obstante, existe una gran libertad de acción dependiendo del propósito que persiga nuestro Plan, las personas a las que va dirigido, el sector y el tipo de actividad empresarial e incluso el lugar donde se llevará a cabo la actividad. Las condiciones que debe tener todo Plan de Empresa para que tenga utilidad son: Calidad de la información La información y redacción ofrecida debe ser clara, concisa, veraz y comprobable. Unidad de criterio en la redacción El Plan de Empresas se suele dirigir a más de un lector, por lo que es importante utilizar un lenguaje que sea inteligible por más de un colectivo: inversores, bancos, proveedores, técnicos, etc. Los redactores de Planes de Empresa que tengan como objeto productos o servicios de alto contenido tecnológico, deberán hacer un esfuerzo especial por acercar su terminología a un lenguaje comprensible por todos los colectivos interesados. Actualidad El Plan debe ser un documento que recoja información y datos actualizados, ya que un desfase, aún pequeño, en los mismos, sobre todo en proyectos de alto contenido tecnológico, lo hace poco útil. Totalidad en la información El Plan de Empresa abarcará todas las áreas de la actividad empresarial, con el fin de que el mismo sea completo. Clasificación de los planes 1.- Planes operativos Es diseñado con el fin de determinar con anterioridad cual es el rol particular de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará. Algunas cuestiones remarcables de este tipo de planes son:  Son llevadas a cabo y dirigidas por jefes supervisores.  Las reglas y métodos son determinados de manera muy minuciosa.  Respeta las orientaciones dadas por los planes tácticos y estratégicos.  Su propósito principal es la búsqueda de eficiencia.  Estos planes son diseñados para ser ejecutados es lapsos de tiempo más bien cortos.
  • 3. 2.- Planes tácticos Estos están destinados a trabajar sobre temas relacionados a los principales departamentos o áreas de las organizaciones. Además se encarga de garantizar el mejor uso de los recursos y su optimización, sobre todo aquellos que serán utilizados para alcanzar las metas determinadas. Estos planes se diferencian de los estratégicos por una cuestión de tiempo. Cuando haya una mayor utilización de tiempo la planificación será más estratégica que táctica. Es por ello que si el plan se encuentra orientado a un determinado sector o producto será táctico. Pero si la planificación es orientada hacia la empresa en su totalidad será estratégica. Algunas características de los planes tácticos son:  Son llevados a cabo y dirigidos generalmente por gerentes.  La base de sus lineamientos será el de los planes estratégicos.  La información que será tratada será tanto interna como externa.  Intenta coordinar recursos y las grandes áreas organizativas.  Su objetivo principal es alcanzar tanto la eficacia como la efectividad. 3.- Planes estratégicos El plan estratégico es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo. Esta programación se plasma en un documento de consenso donde concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente. Algunas características importantes para remarcar sobre éstos son:  Estos planes son llevados a cabo y guiados por los rangos superiores de la empresa.  Los lineamientos que regirán a toda la institución será determinados en este tipo de planes, es decir que este es el plan original. A partir de este surgirán los demás, que tratarán temas o cuestiones más reducidas o específicas.  Estas planificaciones son realizadas para ser aplicadas en largos lapsos de tiempo.  Su objetivo principal es hallar efectividad.  Las guías que lo determinan no son detalladas ni minuciosas, son más bien generales.  Son planificados sin poseer certezas, si no que se basan en los resultados que se van generando en ciertos períodos de tiempo. Objetivos:  Trazar un mapa de la organización, que nos señale los pasos para alcanzar nuestra visión.  Convertir los proyectos en acciones (tendencias, metas, objetivos, reglas, verificación y resultados)  Se encuentran orientados a metas que competen a una determinada institución o empresa.
  • 4.  Sirven para determinar cuales son los parámetros de orientación y las limitaciones. Para ello se establecen cuales son los propósitos, los recursos que se emplearán y cuales serán las guías a la hora de administrar los mimos.  La empresa o institución es tratada como un todo, no serán diferenciadas sus áreas o sectores. Redacción de un plan estratégico La redacción del plan estratégico debe encargarse a una persona o a un grupo muy reducido, que recoja la información generada, la sistematice y la presente de forma ordenada. Una vez elaborado el plan estratégico, es aconsejable que circule con el fin de que sea revisado por los distintos participantes antes de su redacción definitiva. Presentación Delimitación de prioridades estratégicas; Definición de escenario; Estructura de objetivos Introducción Misión y Visión Análisis de la situación actual Diagnóstico Formular estrategias Priorizar Plan de acción Plan operativo Plan Operativo Es un documento donde se ponen por escrito cuáles serán los pasos a realizar por la compañía y las acciones que deberán desempeñar quienes participan en las actividades de producción y venta de servicios, así como también los objetivos que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como: *Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción; *Programación de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga noción de cuáles son sus responsabilidades; *Seguimiento y evaluación: analizar el desempeño de diferentes agentes que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y retroalimentar, en caso de que fuera necesario. Para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas: 1. Ser efectivos, hacer exactamente lo que se espera de ellos. 2. Ser eficientes, realizar correctamente su labor. 3. Ser responsables, realizar la labor con plena consciencia. 4. Ser oportunos, hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido. 5. Ser rentables, aprovechando los recursos que se les da, con una rentabilidad óptima.
  • 5. UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR Facultad de Economía Agrícola. Estudiante: Gylson Jara Quevedo Profesor: Ing. Msc. Ramón Maquilón Asignatura: Prácticas Administrativas Primer curso - Segundo semestre. Economía Agrícola. INVESTIGACION: ¿Qué es un POA? El Plan Operativo Anual (POA) es un instrumento para concretar y facilitar la implementación del conjunto de propuestas contenidas en el Plan Estratégico. Es un instrumento importante para la gestión al permitir y facilitar la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto. El Plan Estratégico tiene una duración de 5 años, mientras que el Plan Operativo Anual tiene una duración de 1 año. Por lo tanto, los resultados de los Planes Operativos Anuales (POA) deben contribuir a la consolidación de la Planificación Estratégica (PE). Se debe tomar en consideración los siguientes elementos al realizar un POA:  El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada.  Debe ser un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo, menos se usa.  Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización.  Los planes operativos son anuales.  Deben tener un seguimiento formal por lo menos trimestralmente. Eso implica que se deben definir las instancias responsables del seguimiento del plan.  Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación.  Hay que llenar formatos e identificar a los responsables de la ejecución del plan y la eficiencia de este en cuanto a los resultados.  Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer. Los resultados del Plan Operativo Anual (POA) deben contribuir a la consolidación de la Planificación Estratégica (PE).
  • 6. Procedimiento para elaborar un POA 1) El POA se realiza para el logro efectivo de la misión de la organización. 2) La organización debe tener claro los resultados por lograr durante el año y los indicadores de cada resultado. 3) Las actividades para lograrlo, respondiendo al ¿Cómo lo hacemos? 4) ¿Quiénes serán las áreas de la organización y las personas responsables? 5) ¿Qué recursos necesitamos? y ¿De qué recursos disponemos? 6) Realizar un cronograma acorde a la duración del POA, las actividades a realizar y los recursos disponibles. Contenido del POA 1. Marco institucional: - Antecedentes. - Misión - Visión y/o Vocación 2. Análisis estratégico: - Análisis de Exógeno (Externo) - Análisis de Endógeno (Interno) 3. Objetivos del POA: - Objetivo general. - Objetivos específicos. - Actividades y metodología. - Indicadores de Gestión e impacto. 4. Estructura Organizacional y responsables. 5. Recursos disponibles para las actividades. 6. Estrategia de acompañamiento. 7. Cronograma. 8. Presupuesto anual.
  • 7. 1.- Marco institucional: Antecedentes Misión Visión 2.- Análisis estratégico: Externo Interno 3.- Objetivos del POA Generales 5. Recursos disponibles para las actividades. Específicos 6. Estrategia de acompañamiento. Actividades y Metodología. 7. Cronograma. Indicadores de gestión e impacto. 8. Presupuesto anual.