Remote participation in itu presentation to un missions french

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  • Webcasting: Started at ITU Governing Body conference in 1998, today all (important) ITU meetings are webcast Ad-hoc Self Service: Primarily used by ITU-T Study Groups: Self-service model for electronic participation (e-participation). In 2010: ITU-T had some 346 e-meetings with 2,580 attendees Managed Web Meetings: Piloted in 2010 for ITU Council Working Groups. Used for mixed meetings including both face-to-face and remote participation. At WSIS 2011 remote participation was provided for over 100 sessions (6 sessions in parallel) and with more than 500 remote participants. (WSIS, CWGs, BroadBand Commission, ITU-D Study Groups, Regional Offices)
  • Each room will need at least one “layout” A layout is composed of one or more pods each of which has a different functionality. For example, in this layout has a video pod, two note pods, a share pod, a attendee pod and a chat pod.

Transcript

  • 1. InternationalTelecommunicationUnionLa participation à distanceaux réunions de l’UITGuy Girardet, ITU, IS Deptguy.girardet@itu.intPrésentation aux MissionsPermanentes auprès des NationsUnies à Genève26 novembre 2012
  • 2. November 2012November 2012Ordre du jour A propos des services de participation àdistance aux réunions Comment utiliser ce service ?
  • 3. November 2012November 2012Réunions de l’UITnovembre 2012
  • 4. November 2012November 2012Règles protocolairesaux réunions de l’UIT Ouvert aux Etats Membres ouMembres de Secteur Les délégués sont accrédités par lepoint de contact de leurAdministration Règles formelles de procédure:Président élu par les délégués Secrétaire élu généralement par lepersonnel de l’UIT
  • 5. November 2012November 2012Types of e-participation in ITU Diffusion sur le Web – passif (depuis1998) Réunion web Ad-hoc /libre-service –interactif Réunion web gérée - interactif
  • 6. November 2012November 2012La participation à distanceInteractive gérée
  • 7. November 2012November 2012Soutien des Etats Membres Projet pilote à la demande desgroupes de travail du Conseil del’UIT (2009) Résolution à la Conférence desplénipotentiaires de l’UIT(Guadalajara 2010) Soutien du Conseil 2010 / 2011 del’UIT
  • 8. November 2012November 2012Principaux acteurs et défisMeetingOrganizerConferenceChairmanConferenceSecretaryPhysicalDelegatesRemoteDelegatesRemoteParticipationModeratorInterpretersI’ve gotenough on myplate…Got to keep theagenda ontrack…Got to help theChair..Don’t distractour meeting..Morecomplexity andheadaches..Don’t forgetme…Got to help theremoteparticipants
  • 9. November 2012November 2012Objectifs: Equipe en charge de laparticipation à distance Préserver la sécurité, l’intégrité, laflexibilité des réunions face à face del’UIT Respecter les règles de procédureexistantes Permettre aux participants à distanced’apporter un complément d’informationsans déconcentrer la réunion physique.
  • 10. November 2012November 2012Rôle du Modérateur en charge dela participation à distance Représentant physique des participants àdistance S’assure que les participants à distance ontaccès à tous les composants(video, audio, documents, présentations) Négocie avec le Président les interventions àdistance Intervient au nom des participants à distance Met en sourdine/rétablit le son des participantsà distance Protège la réunion physique
  • 11. November 2012November 2012Une réunion typique de l’UIT
  • 12. November 2012November 2012L’équipe en charge de laparticipation à distance
  • 13. November 2012November 2012Le Modérateur en charge de laparticipation à distance
  • 14. November 2012November 2012Planification des réunions
  • 15. November 2012November 2012Mesures de sécurité Inscription Accréditation Authentification Accès aux réunions Identifiants de connexion Enregistrements
  • 16. November 2012November 2012S’identifier à une réunion Web
  • 17. November 2012November 2012Les étapes à suivre lors desréunions à distance
  • 18. November 2012November 2012L’accueil
  • 19. November 2012November 2012Information sur les orateursIf possible, providedetails whenparticipants requestthe floor
  • 20. November 2012November 2012Prendre la paroleRemote participantscan use the raisehand function torequest the floor.
  • 21. November 2012November 2012Partager des documentsUpload presentationsand other documentsto server in advanceof meeting
  • 22. November 2012November 2012Economiser l’émissionde carbone
  • 23. November 2012November 2012Carbon savings - onedelegate from Argentina:3,299 Kg (Co2)Total Savings for meeting:20,000 kg of CO2emissions.Travel costs $35,000
  • 24. November 2012November 2012La meilleure pratique Gérer le changement: changement de culturerequière temps, patience, aidejuridique, formation, propagation. Ceci s’appliqueau personnel de l’UIT ainsi qu’aux délégués Choisir le modèle d’intervention le mieuxapproprié à votre réunion Adapter les règles existantes de procédurerelatives à la participation à distance Structurer votre réunion en intégrant lesparticipants à distance Choisir l’option audio la mieux appropriée àvotre réunion Ne pas déconcentrer la réunion physique.
  • 25. November 2012November 2012Les prochaines étapes pour l’UIT Amélioration de l’infrastructure dans les sallesde rénion de l’UIT – caméras / système audiomultilingue Intégration de l’inscription et del’authentification Usage amélioré du son internet lors descontributions Amélioration du système audio lors des réunionsmultilingues Formation des Modérateurs en charge de laparticipation à distance
  • 26. November 2012November 2012Utiliser le service departicipation à distance
  • 27. November 2012November 2012Qui peut utiliser le service? Il peut être utilisé par les déléguésinscrits (Etats Membres et Membresde Secteur) qui ne peuvent pas sedéplacer à Genève Il peut être utilisé pour apporterl’expertise de la participation àdistance aux Missions des NationsUnies.
  • 28. November 2012November 2012Quel équipement avez-vousbesoin ? Un ordinateur PC ou portable (fonctionnesur PC / Mac / Linux) Flash player (gratuit) Application Adobe Connect pouriPad, iPhone, Android (gratuit) Connexion Internet > 200 kbit/s Lignes téléphoniques fixes pour lesinterventions orales (l’UIT appelle lesparticipants)
  • 29. November 2012November 2012Comment s’identifier ? S’inscrire à la réunion sur le site web del’UIT Sélectionner l’option Participation àdistance Vous recevrez vos identifiants pour vousconnecter à la réunion ainsi que le lien dela réunion Cliquer sur le lien de la réunion Entrer votre nom d’utilisateur et votremot de passe
  • 30. November 2012November 2012S’identifier pour accéder à laréunion
  • 31. November 2012November 2012Comment écouter la réunion ? Le système audio de la réunion estautomatiquement envoyé sur votreordinateur Assurez-vous que les haut-parleursde votre ordinateur sont en marche
  • 32. November 2012November 2012Devez-vous vous joindreobligatoirement à la réunion? Vous devez vous joindre à laréunion seulement si:vous souhaitez faire une interventionoralevous souhaitez écouter l’interprétation(dans le cas de réunions multilinguesseulement)
  • 33. November 2012November 2012Comment joindre unetéléconférence ?
  • 34. November 2012November 2012Comment procéder si voussouhaitez prendre la parole ?
  • 35. November 2012November 2012Comment faire une intervention ? Utiliser un téléphone fixe situé dans un lieusilencieux Joindre la téléconférence Entrer en contact avec le Modérateur via lafonctionnalité du chat “Lever votre main” pour la prise de parole Une fois en mode “son coupé”, vous entendrezle message suivant : “Vous êtes appelé par lePrésident, veuillez commencer à parler”
  • 36. November 2012November 2012Comment partagerma webcaméra ?
  • 37. November 2012November 2012Qui contacter en casde problèmes ? Utiliser la fonctionnalité du Chatpour envoyer un message privé auModérateur Le Modérateur est ici pour aider lesparticipants en participation àdistance
  • 38. November 2012November 2012Quels conseils vous donner ? Si possible, tester votre équipement avant laréunion pour s’assurer de son bonfonctionnement Une fois identifié, devenez ami avec leModérateur Assurer que vous êtes dans une pièce silencieuxen possession d’un téléphone fixe Fournir présentations / documents à l’avance Parler clairement et lentement de sorte quevotre discours puisse être interprété
  • 39. November 2012November 2012Pouvez-vous avoir un petitentrainement ? Oui. L’UIT va mettre en place unprogramme de formations virtuellespour les Missions des NationsUnies, les Etats Membres et lesMembres de Secteur Si vous êtes intéressé, veuillez nousremettre votre carte de visite afinque nous puissions vous contacter.
  • 40. November 2012November 2012Questions & Réponses