Planeacion y toma de decisiones

Introducción al Proceso Administrativo:
planeación y toma de decisiones
Por MBA Eddy O. Ortega Sarabia
ADM, Ing. Comercial y Auditoria

Universidad P. Cumbre
Contenido:
• Administración: Definición, naturaleza y propósito de
la administración
– Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
– Funciones de los administradores
• Planeación: Tipos de planes
– Pasos y objetivos de la planeación
– Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica
• Toma de decisiones:
– Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones
– Evaluación de alternativas de decisión
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Administración:
Definición, naturaleza y
propósito de la administración

Administración: Definición
• Es el proceso de:
–planear,
–organizar,
–dirigir y
–controlar
• los esfuerzos de los miembros de la
organización, y de aplicar los demás recursos
de ella para alcanzar las metas establecidas

El proceso administrativo
• El proceso administrativo consiste
básicamente en una serie de actividades
relacionadas conducentes a alcanzar los
objetivos organizacionales

El proceso administrativo
• El proceso administrativo tiene cuatro
elementos básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización

Funciones de la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control

• Planeación:
• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
• Requiere la toma de decisiones

• Organización:
• Supone el establecimiento de una estructura
de los papeles que cada persona debe
desempeñar
• Se asignan las tareas necesarias a las personas
idóneas para el cumplimiento de los objetivos
y metas

• Integración de personal:
• Implica identificar los requerimientos de los
puestos de trabajo
• Reclutar y seleccionar las personas idóneas
• Evaluar, compensar y capacitar al personal

• Dirección:
• Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de
las metas organizacionales
• Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivación, comunicación

• Control:
• Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para garantizar que
se alcance lo planeado
• Implica evaluar el desempeño de los
individuos y de la empresa
• Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.

Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Jerarquíaorganizacional
Planeación
Organización
Dirección
Control

Habilidades administrativas
• Habilidad técnica
• Habilidad humana
• Habilidad de conceptualización
• Habilidad de diseño

Habilidades administrativas
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Jerarquíaorganizacional
Habilidadestécnicas Habilidades
humanas
Habilidades de
conceptuali-
zación
y diseño

Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
• Taylor: padre de la administración científica
• Aplica el método científico para mejorar los
métodos de producción
• Se basaba en el concepto del hombre
económico

• Fayol: padre de la teoría administrativa
moderna
• Determina funciones administrativas:
técnicas, financieras, comerciales, etc.
• Propone 14 principios de la administración:
división del trabajo, autoridad-
responsabilidad, disciplina, unidad de mando,
orden, equidad, etc.

• McGregor: teoría X y teoría Y
• Teoría X: al empleado ordinario le desagrada
el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y
debe ser dirigido, obligado o amenazado con
castigos para que dé un buen rendimiento
• Teoría Y: la persona puede disfrutar del
trabajo, adherirse a los objetivos
organizacionales y buscar la responsabilidad

Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del
trabajo y lo evitan
El trabajo puede ser fuente
de satisfacción
Las personas deben ser
controladas y amenazadas
Las personas pueden ejercer
autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar
las responsabilidades
Las personas aceptan y
asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene
poca ambición.
El ser humano tiene
imaginación, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan
principalmente de su propia
seguridad.
Se puede conseguir una
mayor utilización del
potencial humano

• Likert: Sistemas de dirección
• Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La
cima de la organización centraliza la toma de
decisiones
• Sistema 2: Sistema autoritario benévolo:
Existe más de confianza y comunicación, pero
aun la interacción humana es poca y las
decisiones centralizadas

• Likert: Sistemas de dirección
• Sistema 3: Sistema participativo consultivo:
mayor interacción a nivel personal y mayor
apertura en la toma de decisiones,
• Sistema 4: Sistema participativo de grupo:
confianza completa, las personas sienten
responsabilidades en todos los niveles de la
organizaciones

Enfoque sistémico de proceso
administrativo
• Un sistema es:
–un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados
–que desarrollan una actividad para alcanzar
un objetivo
–operando sobre insumos tomados del
medio externo

Enfoque sistémico de proceso
administrativo
• La empresa se ve como un sistema:
• Un sistema abierto
• Un sistema complejo (implica subsistemas)
• Un sistema dinámico

Planeación,
estrategias y políticas

Planeación
• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
• Requiere la toma de decisiones
• Tiende el puente entre el punto donde se está
y el punto hacia donde se desea ir
• Planeación y control son inseparables

Planeación
Implementación
de los planes
Control
Desviación
con respecto
a lo planeadoAcciones correctivas

Tipos de planes
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos

Misión
• En la misión se identifica la función o tarea
básica de una empresa o una parte de ella
• En todo sistema social, las empresas tienen
una función o tarea esencial que la sociedad
les asigna

Misión
• Algunas veces la misión se sustenta en valores
corporativos
• Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a sí misma y a quienes la
integran y rodean
• Los valores dan forma a su filosofía

Objetivos y metas
• Los objetivos son los fines que se persiguen
por medio de una u otra actividad
• Representan el fin que se persigue mediante
la organización, la integración de personal, la
dirección y el control
• Las metas se diferencian porque son medibles
o verificables objetivamente: responden a
preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

Estrategias
• Se relacionan con la determinación de
objetivos básicos a largo plazo de una
empresa y la adopción de cursos de acción y la
asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento
• Es un programa general para definir y alcanzar
los objetivos y poner en práctica la misión
• Es el patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a través del
tiempo

Políticas
• Consisten en enunciados o criterios generales
que orientan o encauzan el pensamiento en la
toma de decisiones
• Ayudan a decidir asuntos antes de que se
conviertan en problemas
• Vuelven innecesario el análisis de la misma
situación cada vez que se presenta
• Permiten delegar autoridad sin perder control

Procedimientos
• Permiten establecer un método para el
manejo de actividades futuras
• Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas
• Son guías de acción, no de pensamiento, en
las que se detalla la manera exacta en que
debe realizarse algo

Reglas
• Exponen acciones u omisiones específicas, no
sujetas a la discrecionalidad de las personas
• Implican una decisión administrativa en
cuanto a la obligada realización u omisión de
una acción
• La diferencia entre las políticas y las reglas es
que las políticas orientan decisiones en las
que se puede actuar a discreción, pero en las
reglas no se permite la discrecionalidad

Programas
• Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y
otros elementos necesario para llevar a cabo
un curso de acción dado
• Generalmente se apoyan en presupuestos

Presupuestos
• Es una formulación de resultados expresados
en términos numéricos
• Puede expresarse en términos monetarios o
de unidades físicas (tiempo, unidades de
producto, etc.)
• Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas empresas

Metas
Planes estratégicos
Planes operacionales
Para actividades
no recurrentes
Planes de un solo uso
Programas
y
Proyectos
Presu-
pues-
tos
Planes permanentes
Políticas
Procedimientos
Reglas
Para actividades
recurrentes

Pasos de la planeación
• 1. Análisis situacional:
–Ambiente interno:
• Fortalezas
• Debilidades
–Ambiente externo:
• Oportunidades
• Amenazas

• 2. Establecimiento de objetivos y metas:
–Responder a preguntas como:
• Dónde se quiere estar?
• Qué se desea hacer y cuándo?
• Etc.
• Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
• Objetivos por jerarquía organizacional:
estratégicos, operacionales, generales,
individuales, etc.

• 3. Desarrollo de premisas:
• Pronosticar condiciones internas y externas en
que se operará:
• Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas
fiscales? Condiciones sociales? Etc.

• 4. Identificación de cursos de acción
alternativos:
• Es necesario identificar las mejores
alternativas de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas

• 5. Evaluación de las alternativas:
• Evaluar los distintos cursos alternativos de
acción a la luz de las premisas establecidas
(paso 3) y las metas que se desea alcanzar
(paso 2) de acuerdo con el entorno que
enfrenta la empresa (paso 1)

• 6. Selección de un curso de acción:
• Se toma una decisión
• Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de acción

• 7. Formulación de planes de apoyo:
• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
básico
• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de
capacitación, etc.

• 8. Presupuestación:
• Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:
• Presupuestos de ventas, de gastos de
operación, de efectivo, estados financieros,
inversiones de capital, entre otros

Administración por objetivos
• Es un sistema administrativo integral
• Se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas
• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
los objetivos organizacionales e individuales

Administración por objetivos
• Hace énfasis en la evaluación del desempeño
• Da mucha importancia a los objetivos
individuales, la motivación, los incentivos, la
participación y la autonomía
• Se concentra mucho en el corto plazo

Estrategias y políticas
• Las estrategias se relacionan con los objetivos
a largo plazo de una empresa y la adopción de
cursos de acción
• Constituyen un programa general para definir
y alcanzar los objetivos y poner en práctica la
misión
• Forman un patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a lo largo del
tiempo

Características de las estrategias
• Horizonte temporal amplio
• Impacto final relevante
• Concentración del esfuerzo en un número
reducido de fines
• Patrón de decisiones uniforme
• Engloban a toda la organización: desde la
asignación de recursos hasta las operaciones
diarias en todos los niveles de la organización

Principio de la estructura de estrategias
y políticas
• Cuanto más claras sean la comprensión de las
estrategias y políticas y su implementación en
la práctica,
• Tanto más consistente y efectiva será la
estructura de los planes de la empresa

Planeación estratégica
• Es el proceso formal de planeación a largo
plazo
• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de
la organización
• Facilita mejoras en el funcionamiento de la
empresa
• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
cambiante

Características de la planeación
estratégica
• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
• Responde a preguntas como:
• ¿En qué negocio estamos?
• ¿En qué negocio deberíamos estar?
• ¿Quiénes son nuestros clientes?

estratégica
• 2. Ofrece un marco de referencia para una
planeación más detallada y para las
decisiones ordinarias:
• ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de
acuerdo con nuestra estrategia?

estratégica
• 3. Supone un marco temporal más largo que
otros tipos de planeación:
• Se diferencia de la planeación operativa
porque se enfoca en el largo plazo

estratégica
• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de
la organización hacia las actividades de alta
prioridad:
• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en
un número reducido de fines clave

estratégica
• 5. Es una actividad de alto nivel:
• La alta gerencia debe participar activamente
• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria
para considerar todos los aspectos de la
organización

Proceso de planeación estratégica
• Aunque no existe un proceso universal de
planeación estratégica, si pueden plantearse
una serie de pasos básicos en los que el
proceso puede fundamentarse

Insumos:
Personas
Capital
Habilidades
etc.
Metas de
grupos
interesados:
Empleados
Clientes
Proveedores
Accionistas
etc.
Análisis
de la
industria
Perfil
empresarial
Propósito
Objetivos
Intención
estratégica
Orientación
ejecutiva
Valores
Visión
Desarrollo
de
estrategias
alternativas
Debilidades
y
fortalezas
Amenazas
y
Oportu-
nidades
Evaluación
y decisión
estratégica
Implemen-
tación
Dirección
y control

Algunas estrategias:
La matriz TOWS
Factores internosFactores internos
FortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades
FactoresFactores
externosexternos
Oportuni-Oportuni-
dadesdades
Estrategias FO:Estrategias FO:
usar F parausar F para
aprovechar Oaprovechar O
Estrategias DO:Estrategias DO:
superar D parasuperar D para
aprovechar Oaprovechar O
AmenazasAmenazas
Estrategias FA:Estrategias FA:
usar F parausar F para
enfrentar Aenfrentar A
Estrategias DA:Estrategias DA:
minimizar D y Aminimizar D y A

Algunas estrategias:
Estrategias genéricas de Porter
• Tres estrategias genéricas:
–Liderazgo de costos
–Diferenciación
–Enfoque
• Se pueden combinar
• Se relacionan con ventajas competitivas

Instrumentación exitosa de estrategias
• 1. Comunicar las estrategias a todos los
responsables de tomar decisiones
• 2. Desarrollar y comunicar premisas de
planeación
• 3. Comprobar que los planes de acción
contribuyan a lograr los objetivos y que las
estrategias sean reflejo de los objetivos

Instrumentación exitosa de estrategias
• 4. Revisar regularmente las estrategias
• 5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
• 6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación
• 7. Insistir permanentemente en la planeación
y la instrumentación de estrategias
• 8. Crear un clima que induzca a la planeación

Importancia de la
toma racional de decisiones
• La toma de decisiones es la parte más
importante del proceso de planeación
• El proceso dirigido a la toma de una decisión
puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa

Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
• Alto grado de incertidumbre sobre las
condiciones futuras
• No se pueden considerar todas las posibles
alternativas ni sus efectos
• Es necesario aplicar una racionalidad
“limitada” por la información, el tiempo y la
incertidumbre

Evaluación de alternativas de decisión
• Es necesario considerar factores cuantitativos
y cualitativos
• Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
• Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales,
etc.

Técnicas cuantitativas
• Análisis marginal
• Análisis costo – beneficio
• Análisis de riesgo
• Árboles de decisión
• Otras técnicas de investigación de
operaciones

Selección de una alternativa
Experiencia
Experimentación
Investigación
y análisis
¿Cuál
alternativa
seleccionar?
Decisión
tomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgo
• Certeza: Cuando se conocen los efectos que
generará cierta acción
• Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo
en términos de probabilidades
• Incertidumbre: Se desconocen los efectos
futuros de las decisiones presentes

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