2010210 doc ocho_criterios

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2010210 doc ocho_criterios

  1. 1. MEDICIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS DE LASACTIVIDADES MISIONALES Y ADMINISTRATIVAS DE LASCONTRALORÍAS(Criterios e Indicadores)Junio de 2010
  2. 2. 2IVAN DARÍO GÓMEZ LEEAuditor General de la RepúblicaANA MARIA ECHEVERRY ÁLVAREZAuditora AuxiliarFREDY CÉSPEDES VILLAAuditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión FiscalISABEL MARTINEZ GAITANDirectora Oficina de Estudios Especiales
  3. 3. 3CONTENIDOINTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................4I. MARCO DE REFERENCIA.......................................................................................................5II. CRITERIOS DE EVALUACIÓN –DEFINICIONES Y ASPECTOS A EVALUAR–..................7CRITERIO No. 1CALIDAD DE LOS ANÁLISIS ECONÓMICOS, FISCALES Y DE AMBIENTE, - EFA-.............71.1 DEFINICIÓN ...........................................................................................................................71.2 ASPECTOS A EVALUAR: ......................................................................................................9CRITERIO No. 2ACTUACIONES QUE IMPLIQUEN BENEFICIOS DEL CONTROL FISCALCUANTIFICABLES.....................................................................................................................102.1. DEFINICIÓN ........................................................................................................................102.2. ORIGEN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL.................................................112.3 TIPOS DE BENEFICIOS ......................................................................................................122.4 ASPECTOS A EVALUAR .....................................................................................................122.5 PROCEDIMIENTO PARA LA VALIDACION ........................................................................13CRITERIO No. 3CONTROL AL CONTROL A LA CONTRATACIÓN –CCC–.....................................................133.1 DEFINICIÓN: ........................................................................................................................133.2 ASPECTOS A EVALUAR .....................................................................................................13CRITERIO No. 4CAPACIDAD Y FORTALECIMIENTO DE LA GERENCIA PÚBLICA......................................144.1 DEFINICIÓN .........................................................................................................................144.2 ASPECTOS A EVALUAR .....................................................................................................15CRITERIO No. 5RESPETO, PROMOCIÓN Y ATENCIÓN OPORTUNA DE LA PARTICIPACIÓNCIUDADANA...............................................................................................................................185.1 DEFINICIÓN .........................................................................................................................185.2 ASPECTOS A EVALUAR: ....................................................................................................18CRITERIO No.6PLAN GENERAL DE AUDITORÍA ............................................................................................206.1 DEFINICIÓN .........................................................................................................................206.2 ASPECTOS A EVALUAR: ...................................................................................................20CRITERIO No. 7EFECTIVIDAD EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIONCOACTIVA..................................................................................................................................227.1 DEFINICIÓN .........................................................................................................................227.2. ASPECTOS A EVALUAR ....................................................................................................22CRITERIO 8INNOVACION EN LA GESTIÓN DE LAS CONTRALORÍAS ..................................................248.1 DEFINICIÓN .........................................................................................................................248.2. ASPECTOS A EVALUAR: ...................................................................................................24GLOSARIO .................................................................................................................................26
  4. 4. INTRODUCCIÓNEl Plan Estratégico 2009 - 2011 de la Auditoría General de la Repúblicaincluye dentro de sus objetivos institucionales el de fortalecer la labor devigilancia sobre la gestión fiscal que realizan las contralorías, para hacerlamas efectiva. Lograr tan importante objetivo implica organizar un nuevosistema de medición y evaluación de la gestión y resultados de las actividadesmisionales y administrativas de las contralorías del país, que se enmarque encriterios y acciones de control más oportunos y de mayor impacto.Este nuevo sistema se estructura en ocho (8) criterios, resultado de un amplioproceso de análisis de la gestión de las contralorías que se realizó con laparticipación de éstas y culminó con la identificación de los principales frentesmisionales que se deben fortalecer para asumir los retos contemporáneos delas entidades territoriales y mejorar así la gestión y los resultados de la laborfiscalizadora.Esta metodología de evaluación construida con un proceso participativo contócon los aportes calificados de contralores y funcionarios de las contraloríasquienes hicieron parte de las mesas de trabajo realizadas por la Auditoríadesde octubre de 2009.La aplicación de los ocho (8) criterios de evaluación mencionados es la basepara adelantar el proceso auditor a las contralorías del país a partir del año2010 y establecer la calificación y el ranking que anualmente realiza la AGRsobre el desempeño.En el presente documento y sus anexos se definen los criterios y aspectos aevaluar por cada uno de ellos y se pondrá en conocimiento de las contraloríaspara su divulgación, apropiación e implementación, lo que permitirá tambiénunificar criterios significativos en el propósito esencial de fortalecer y mejorarlos resultados del control fiscal.
  5. 5. 5I. MARCO DE REFERENCIALA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICAAnte la sentida necesidad de consolidar en el país un Sistema de ControlFiscal independiente y autónomo, la Constitución Política de 1991, en suartículo 274, consagró que la vigilancia de la gestión fiscal de la ContraloríaGeneral de la República, la debe ejercer un Auditor General elegido por elConsejo de Estado, de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia, paraperíodos de dos año s. Posteriormente, el Decreto -Ley 272 de 2000, defineque el ámbito de su competencia, incluye la vigilancia de la gestión fiscal delas contralorías departamentales, municipales y distritales.El Decreto - Ley 272 del 2000, señaló su objetivo así: “Ejercer la función devigilancia de la gestión fiscal, en la modalidad más aconsejable, mediante lossistemas de control financiero, de gestión, y de resultados, en desarrollo de losprincipios de eficiencia, economía y equidad.”En relación con el alcance de la función, la Corte Constitucional en laSentencia 1339 de 2000 expresó que la función de la Auditoría no puedequedar reducida al examen de la simple ejecución presupuestal, sino quedebe comprender adicionalmente la valoración de la gestión y los resultadosde la actividad fiscal que desarrollan las contralorías.La Auditoría General es un órgano de control fiscal que debe ejercer la funciónde vigilancia fiscal en el manejo institucional de los recursos por parte de lascontralorías y evaluar la gestión y los resultados de la actividad fiscal queestas ejercen sobre los organismos del Estado.
  6. 6. 6UNIVERSO MISIONALEl ámbito de competencia de la Auditoría General de la República es elSistema de Control Fiscal Colombiano, que comprende la vigilancia y controlen el manejo de bienes y recursos por parte de la Contraloría General de laRepública y de 62 Contralorías Territoriales, y también la vigilancia queefectúan las Contralorías, respecto a la gestión de las entidades nacionales oterritoriales que manejan fondos o recursos públicos.
  7. 7. 7II. CRITERIOS DE EVALUACIÓN- DEFINICIONES Y ASPECTOS A EVALUAR -La Auditoría General de la República, ha definido ocho (8) criterios paraevaluar el desempeño de las Contralorías. Los primeros siete (7) criteriosestán conformados por varios aspectos, los cuales definen la gestión estándarde las contralorías que se califican sobre el 90%. El octavo criterio, el cual seha denominado como Innovación en la Gestión de las Contralorías queequivale a un 10%, corresponde a proyectos o actuaciones especiales queexceden o mejoren sustancialmente la gestión estándar esperada de larespectiva entidad, de acuerdo con el grupo del cual hace parte.CRITERIO No. 1CALIDAD DE LOS ANÁLISIS ECONÓMICOS, FISCALES Y DE AMBIENTE,- EFA-1.1 DEFINICIÓNCon este criterio se evalúa la calidad en el cumplimiento de las funcionesconstitucionales y legales que se atribuyen a las Contralorías del nivelterritorial que exigen: 1. Llevar un registro de la deuda; 2.Certificar la situaciónde las finanzas públicas; 3. Auditar el balance general; 4. Presentar el estadoactual de los recursos naturales; 5. Analizar la evaluación del marco fiscal demediano Plazo, (en concordancia con el tipo de contraloría); y, 6. Otrosestudios que permitan a la respectiva contraloría conocer su entornoeconómico, redireccionar sus ejercicios auditores hacia temas relevantes deimpacto económico, social y ambiental, y efectuar los respectivos
  8. 8. 8pronunciamientos a los Concejos, Asambleas y a la ciudadanía en generalsobre el manejo de las finanzas públicas por parte de sus entes vigilados.Estas actividades, denominadas como Control Fiscal EFA1, son instrumentosde control de las finanzas públicas y la gestión ambiental que sirven de insumono solo para la identificación de riesgos sobre el patrimonio público regional,sino también para ir mejorando los criterios con los que se manejan lasfinanzas públicas y el medio ambiente en las regiones.Estos análisis y sus respectivos pronunciamientos, para que generen impactodeben entre otros puntos:• Abordar temáticas que sean relevantes e incidan en el manejo de losrecursos presupuestales, fiscales y del medio ambiente.• Ser el producto de un proceso planificado metodológica ylogísticamente.• Contar con fuentes de información confiables que suministreninformación veraz y oportuna.• Evidenciar que el análisis que se realiza es riguroso, estructurado,debidamente sustentado, concluyente y agrega valor a la discusión.• Ser trabajado didácticamente para su comprensión por un ampliopúblico.• Disponer de una estrategia seria de comunicación, en términos de suamplia difusión, con la intención de hacer partícipes a todos losinvolucrados.• Contar con un sistema de seguimiento y monitoreo en relación con suincidencia e impacto en términos de las opiniones, decisiones otransformaciones que ha provocado.1Económicos, Fiscales y Ambientales
  9. 9. 91.2 ASPECTOS A EVALUAR:Para la medición del cumplimiento de este criterio de evaluación se analizanlos siguientes aspectos:• La aplicación de guías o metodologías para elaborar el informe deauditoría al balance general de la región.• La aplicación de guías o metodologías para elaborar el informe sobre lasituación de las finanzas y la deuda• Estudios sobre ingresos, egresos, financiamiento y sostenibilidad de ladeuda.• La aplicación de guías o metodologías para elaborar el informe sobre lasituación actual de los recursos naturales y del medio ambiente.• Verificación de la existencia y consistencia del marco fiscal de medianoplazo• Evaluación de los cambios patrimoniales provenientes del análisis delbalance y los riesgos que estos cambios puedan generar.• Estudios sobre vigencias futuras aprobadas y el cumplimiento de losprocedimientos legales y su impacto en las finanzas del ente territorial.• Verificación del cumplimiento de la Ley 617 de 2000• Existencia de metodologías y estudios de evaluación del cumplimientode los planes de desarrollo de acuerdo con las coberturas.• Existencia de metodologías y su aplicación para realizar estudios yauditorías en temas de política pública. Evidencias de acciones ypronunciamientos para la evaluación de asuntos fiscales relevantes deimpacto, (Auditorías especiales a los recursos provenientes del SistemaGeneral de Participaciones, las regalías, concesiones, medio ambiente,cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo del Milenio), otros asuntos
  10. 10. 10fiscales (el monto de inversión, la población beneficiada o afectada, opor tratarse de asuntos de interés nacional, sean de alto impacto)• Evidencias de la difusión de los pronunciamientos emitidos por lasContralorías, e impacto de dichos estudios tanto en el ejercicio del controlfiscal como en la incidencia que tengan en la formulación, modificación ovaloración de las políticas públicas de las entidades vigiladas.• Calidad y oportunidad de los resultados de los informes realizados porlas contralorías• Beneficios generados por el proceso de control fiscal macro y por larealización de estudios de política pública.CRITERIO No. 2ACTUACIONES QUE IMPLIQUEN BENEFICIOS DEL CONTROL FISCALCUANTIFICABLES2.1. DEFINICIÓNEste criterio evaluará la efectividad de las Contralorías cuando adelantanactuaciones que generan ahorros, recuperaciones o mejoras en la gestión desus vigilados. Se originan en los procesos vigilados tales como control fiscalmacro (EFA), control fiscal micro y participación ciudadana.Los Beneficios del Control Fiscal son los resultados y efectos de lasactuaciones de las contralorías por medio de las cuales se previene e impidede manera oportuna el daño patrimonial o se logra la recuperación del mismo,sin que se realice un proceso de responsabilidad fiscal o de jurisdiccióncoactiva. Son también beneficios del control fiscal las actuacionesadministrativas que realizan las entidades públicas como resultado de lavigilancia que ejercen las Contralorías, que generan ahorro o mejoransignificativamente la prestación del servicio.
  11. 11. 11Los beneficios del control fiscal son los impactos positivos en el sujeto decontrol o la comunidad, que se generan por una actuación de la Contraloría.Pueden derivarse del proceso auditor, de los estudios macro, de lasadvertencias comunicadas, de los pronunciamientos, de las acciones decontrol participativo. Los beneficios se expresan en ahorros, recuperaciones,compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por unsujeto de control, como resultado del control fiscal.2.2. ORIGEN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCALLos Beneficios del Control Fiscal pueden ser originados, entre otros, enfunciones de advertencia2, a las que se acude cuando está en grave riesgo elpatrimonio público; en acciones realizadas durante el proceso de auditoría oen actuaciones o estudios especiales encaminados a la protección de losrecursos públicos y del medio ambiente, al mejoramiento de las políticas yprogramas de gestión pública en beneficio de la comunidad, también porpronunciamientos especiales según los parámetros que se fijen.Cuando el beneficio se deriva de la Función de Advertencia, debe estarsustentado en un estudio previo en el cual se hayan identificado y cuantificadolos riesgos que hubieran podido afectar el patrimonio público.Cuando el beneficio se genere durante el proceso de auditoría, actuacionesespeciales o cualquier pronunciamiento de control fiscal, deberá describirse ydemostrarse la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido, el ahorro y larecuperación fueron realizados, la compensación o mitigación efectuadas, olas mejoras en la gestión y prestación del servicio del sujeto fueron efectivas.Hay otros tipos de actuaciones del control fiscal que benefician e impactanpositivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, las contralorías logran2Con el fin de garantizar la solidez jurídica de estas actuaciones, la Auditoría General recomienda quecuando la función de advertencia no esté incorporada en sus reglamentos de funciones, se presente elrespectivo proyecto ante la Asamblea Departamental o Concejo Municipal.
  12. 12. 12revertir decisiones. Estas actuaciones deben estar soportadas legal ytécnicamente.2.3 TIPOS DE BENEFICIOSSon Beneficios Directos, las recuperaciones y ahorros de recursos,compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados,evidentes, cuantificables y/o calificables.2.4 ASPECTOS A EVALUARCon este criterio de evaluación se analiza la existencia y aplicación demetodologías, procedimientos e instrumentos para determinar beneficioscuantificables del control fiscal:• Existencia de una metodología técnica o una base conceptual para quelos funcionarios lleguen a identificar, analizar, documentar, clasificar,cuantificar, cualificar aprobar, registrar e informar actuaciones quegeneren beneficios al control fiscal.• Las evidencias o la justificación en donde conste que las accionesrealizadas para generar beneficios del control fiscal están precedidas ofundamentadas en criterios técnicos debidamente soportados,documentados o analizados por la respectiva contraloría.• Funciones de advertencia y otros pronunciamientos que hayangenerado beneficios del control fiscal cuantificables• Otras acciones soportadas que hayan generado beneficioscuantificables.• Informes y evidencias de la contraloría para verificar las medidastomadas por los entes vigilados que hayan generado recuperaciones yahorros de recursos públicos, redireccionamiento de política ocompensaciones, mitigación o recuperación del ambiente.
  13. 13. 132.5 PROCEDIMIENTO PARA LA VALIDACIONLa Auditoría General de la República, adelantará un proceso mediante el cualdeterminará los requisitos necesarios para certificar las acciones oactuaciones que se puedan considerar como beneficios.CRITERIO No. 3CONTROL AL CONTROL A LA CONTRATACIÓN –CCC–3.1 DEFINICIÓN:Con este criterio se evalúa que las acciones de control que realiza cadacontraloría estén orientadas en medida representativa a la evaluación de lacontratación de los sujetos que vigilan, dando cumplimiento a estándaresmínimos de cobertura, impacto, resultados y gestión de la contratación.3.2 ASPECTOS A EVALUARLa Auditoría General verificará la existencia y aplicación de metodologías,procedimientos e instrumentos en las contralorías para evaluar la contrataciónde sus entes vigilados, así como la efectividad y resultados de su aplicación,que involucre temas tales como:• La evaluación de los costos en: a) las compras; b) los servicios; c) lasobras públicas y d) la prestación de servicios.• La verificación sobre la utilización del anticipo en los contratos de obray su concordancia con el avance de la obra.• La verificación de los costos, la adecuada supervisión y/o interventoríay la apropiada realización de pagos, de los contratos de obra, decompraventa y de prestación de servicios.• La verificación del mantenimiento del equilibrio contractual y laequivalencia entre derechos y obligaciones pactadas en el contrato.
  14. 14. 14• La verificación de la oportuna y correcta liquidación de los contratos• La verificación de que sus vigilados evalúen la calidad, oportunidad eimpacto del sistema de control interno previo.• La verificación de la existencia y aplicación de mecanismos de soluciónde controversias contractuales antes de la judicialización y la existenciade una política de prevención del daño.• La evaluación de los resultados de la contratación, en términos decalidad, cantidad y utilidad.• La evaluación del nivel de formación y experiencia de las personas queparticipan en el proceso de contratación.• La verificación de acciones conjuntas de control que realiza laContraloría con otros organismos para identificar malas prácticas decontratación.• La cuantificación del monto de los hallazgos fiscales generados en losprocesos de auditoría a la contratación de sus vigilados.• La verificación del buen uso del sistema de información a través delcual le rinden cuentas sus vigilados.CRITERIO No. 4CAPACIDAD Y FORTALECIMIENTO DE LA GERENCIA PÚBLICA.4.1 DEFINICIÓNEste Criterio reúne cuatro (4) aspectos fundamentales, los cualescorresponden al proceso de Direccionamiento Estratégico, DesarrolloTecnológico, Administración y gestión del Talento Humano y elPronunciamiento de la Cuenta.
  15. 15. 154.2 ASPECTOS A EVALUARSe evalúan las acciones resultado de los siguientes aspectos:4.2.1 Direccionamiento Estratégico: Verificar el desarrollo deldireccionamiento estratégico, que comprende:• La existencia de un plan estratégico con su misión, su visión, susobjetivos institucionales, sus planes operativos anuales y su grado decumplimiento así como la implementación y desarrollo de los sistemasde gestión de calidad3y Modelo Estándar de Control Interno (MECI).• Constatar la existencia de manuales de procesos y procedimientosactualizados.• Porcentaje de implementación de Fases de MECI• Evaluar y calificar el sistema de Control Interno• Evaluación, implementación y avances del sistema de Gestión deCalidad• Análisis de las Auditorías Internas de Calidad• Procesos de Certificación, seguimiento y Recertificación (en los casosque aplique)4.2.2 Desarrollo Tecnológico: Comprende la existencia, e implementacióndel Plan Estratégico de Sistemas –PESI- ejecución de acciones tendientes a lamodernización tecnológica, mediante la optimización de los sistemas deinformación para facilitar una gestión transparente y una difusión de resultadoseficiente y eficaz, incluidos los procesos de modernización institucional y/odesarrollo tecnológico y la existencia de sistemas de información electrónicosque permitan a los clientes internos y externos de la entidad el acceso ainformación oportuna y de calidad:3Cuando el Sistema de Gestión de Calidad haya sido implementado por voluntad del Contralor,Ordenanza Departamental o Acuerdo Distrital o Municipal.
  16. 16. 16• Evaluar la existencia de un Plan Estratégico de Sistemas –PESI.• Cuantificar el número de computadores disponibles para elcumplimiento de las labores misionales• Implementación del software de Quejas y Denuncias.• Evaluar la existencia de Pagina WEB Contralorías para categoría alta ymedia – Gobierno en línea.• Software con licencia• Existencia de un software para el manejo y control de los procesos deResponsabilidad fiscal, coactiva y sancionatorios.• Número de procesos sistematizados• Aplicativos para el manejo financiero y presupuestal.• Existencia de sistemas de información electrónicos que permitan a losclientes internos y externos de la entidad, acceso a informaciónoportuna y de calidad4.2.3 Talento Humano: Identificación de manuales de funciones actualizados.Existencia y ejecución de planes institucionales de formación y capacitaciónacordes con las necesidades de la entidad, dado su proceso de modernizacióny la dinámica de las directrices y normatividad vigentes, en procura deoptimizar la competencia del talento humano• Manuales de Funciones• Planes de Inducción• Planes de Re inducción• Planes de Capacitación• Funcionarios en carrera administrativa.• Profesionales del área misional• Profesionales asignados al proceso auditor,
  17. 17. 17• Profesionales asignados a los procesos fiscales• Existencia y aplicación de instrumentos de evaluación del desempeño yde incentivos en el caso que existanLos aspectos relacionados con los planes de capacitación, funcionarios encarrera administrativa, profesionales asignados al proceso auditor y a losprocesos fiscales, servirán de referente pero no tendrá efectos sobre laevaluación.4.2.4 Pronunciamiento de la Cuenta: hace referencia al pronunciamientorealizado por la AGR sobre el fenecimiento de la cuenta, al culminar elejercicio auditor, El Pronunciamiento de la Cuenta se obtiene mediante lacalificación de la matriz de fenecimiento.4Este lineamiento está orientado a la medición de los procesos que conformanla rendición de la cuenta, el Área Administrativa (Dictamen a los EstadosFinancieros, Gestión del Área Administrativa que incluye, control interno,contabilidad, presupuesto, contratación, talento humano, controversiasjudiciales), el Área Misional (Participación Ciudadana, Proceso Auditor,Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal, Procesos deJurisdicción Coactiva, Procesos Administrativos Sancionatorios) y laCumplimiento del Plan de Mejoramiento.El Pronunciamiento de la Cuenta se materializa con la calificación de lamatriz de fenecimiento.4Diseñada e implementada por la AGR para determinar el pronunciamiento de la cuenta.
  18. 18. 18CRITERIO No. 5RESPETO, PROMOCIÓN Y ATENCIÓN OPORTUNA DE LAPARTICIPACIÓN CIUDADANA5.1 DEFINICIÓNSe realizará una medición de la efectividad del control fiscal participativo, através de la promoción, divulgación e implementación de los mecanismos departicipación ciudadana, y de la atención oportuna y eficaz de peticiones,quejas y denuncias de la ciudadanía.5.2 ASPECTOS A EVALUAR:Este criterio se ha compilado en tres (3) aspectos, que corresponden a lapromoción y divulgación, atención ciudadana y otros aportes de laparticipación ciudadana en el control fiscal.5.2.1 Promoción y Divulgación• Instrumentos para la medición del grado de satisfacción y resultados delas actividades realizadas.• Plan de divulgación y estimulo a la Participación Ciudadana.Este Plan debe contener acciones de información, formación yorganización, para fomentar el control social a la gestión pública através de la promoción de veedurías y comités de seguimiento.Medios para instruir, informar y divulgar a la ciudadanía los temasrelacionados con el buen uso de los recursos públicos y el control fiscalcomo por ejemplo programas de televisión radio utilización de impresosboletines pagina web, jornadas de información entre otros.• Actividades de formación y jornadas de capacitación tales comoseminarios talleres cursos producción de ayudas y material pedagógico,etc.
  19. 19. 19• Promoción de ejercicios de deliberación ciudadana (Foros,conversatorios, encuentros ciudadanos, Audiencias públicas, agendaciudadana, consultas ciudadanas etc.)• Realización de Audiencias de Rendición de Cuentas. Publicación de losresultados del control fiscal y de los avances en materia de planes yprogramas, así como de los informes respectivos.• Publicación en la página Web de los memorandos de planeación einformes definitivos de las auditorías realizadas.• Verificación de la efectividad de la estrategia de PC mediante laidentificación del número de ciudadanos capacitados que se hanarticulado a los ejercicios de Control Fiscal (conformación de veedurías,participación en auditorías articuladas, entre otras)• Estrategias de articulación de la participación Ciudadana con el ControlFiscal (mesas de trabajo con la ciudadanía, evaluación articulada depolíticas públicas, convenios, auditorías articuladas, seguimiento aproyectos), etc.5.2.2 Atención Ciudadana• Mecanismos diseñados para agilizar la recepción y respuesta a quejas,denuncias y derechos de petición, tales como reglamentación,procedimientos acceso a la Web, etc.• Existencia y utilización de Software de quejas y denuncias• Evaluar si la atención se ajusta a los términos establecidos a través delos procedimientos internos de la Contraloría. Eficiencia de losmecanismos de seguimiento y control al trámite interno de las quejas ydenuncias, desde la clasificación en el momento de la recepción, hastasu atención final. Controles establecidos. Tiempos promedio derespuesta (mínimos- máximos)
  20. 20. 20• Calidad y efectividad de la respuesta a los requerimientos, peticiones,quejas y denuncias, en términos que la repuesta brinde al ciudadano lainformación y el detalle suficiente que le permita conocer lasactuaciones adelantadas, los resultados obtenidos y las acciones aseguir.5.2.3 Otras aportes de la participación Ciudadana al control fiscal• Funciones de advertencia generadas desde la participación ciudadana.• Estudios de política pública originados por iniciativa ciudadana• Indagaciones Preliminares originadas en denuncias ciudadanas.• Procesos de Responsabilidad Fiscal originados en denunciasciudadanas.CRITERIO No.6PLAN GENERAL DE AUDITORÍA6.1 DEFINICIÓNHace referencia a la estructuración y ejecución del PGA, los hallazgos deauditoría y la suscripción y seguimiento de planes de mejoramiento.6.2 ASPECTOS A EVALUAR:• Cumplir el PGA de acuerdo con lo programado. Cobertura de lasauditorías no solo desde el punto de vista de cantidad de entidadesauditadas, sino también desde el punto de vista de la importanciarelativa de las mismas, respecto al total del presupuesto de entidadesvigiladas.• Determinar el monto del presupuesto auditado en relación con elpresupuesto total de los sujetos de control.
  21. 21. 21• Cobertura del PGA, Identificar el número de entidades que fueronauditadas en el período en relación con el total de sujetos de control.Para analizar el cumplimiento del PGA se entiende que una auditoría haculminado cuando el informe final ha sido comunicado.• Mapas de riesgos, consultar los riesgos y la complejidad de los entesvigilados.• Hallazgos de auditoría originados en la revisión de las cuentas y en losprocesos de auditoría, configuración de hallazgos, traslado dehallazgos, eficacia de los hallazgos.• Número de hallazgos fiscales en relación con el número de informes deauditoría realizados (este aspecto servirá de referente pero no tendráefectos sobre la evaluación)• Determinar el monto de los hallazgos fiscales frente al presupuestovigilado (este aspecto servirá de referente pero no tendrá efectos sobrela evaluación)• Determinar la oportunidad en el traslado de los hallazgos fiscales deconformidad con los tiempos establecidos en los manuales internos decada contraloría• Establecer el monto de los hallazgos fiscales trasladados (este aspectoservirá de referente pero no tendrá efectos sobre la evaluación)• Concertación y seguimiento de planes de mejoramiento, procedimientopara concertar los planes de mejoramiento, acciones de seguimiento alcumplimiento de los planes de mejoramiento.• Beneficios del control fiscal por este concepto.
  22. 22. 22CRITERIO No. 7EFECTIVIDAD EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL YJURISDICCION COACTIVA.7.1 DEFINICIÓNHace referencia a los resultados en la gestión de los procesos misionales deresponsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativos sancionatorios.En el proceso de responsabilidad fiscal se analizará el resarcimiento de losdaños causados al erario, mediante la medición de la celeridad que tengan lascontralorías en la atención a los lineamientos legales en el trámite de losprocesos de responsabilidad fiscal evitando dilaciones, así como propiciar lavinculación de las compañías aseguradoras cuando haya lugar a ello y aldecreto de medidas cautelares.7.2. ASPECTOS A EVALUAREste criterio se encuentra agrupado en tres (3) aspectos principales: procesosde Responsabilidad Fiscal, Coactiva y Sancionatorios7.2.1 Proceso de Responsabilidad Fiscal:• Analizar la gestión y oportunidad con la cual se profieren los fallos conresponsabilidad en los PRF.• Analizar la gestión y oportunidad con la cual se profieren los fallos sinresponsabilidad en los PRF• Analizar la gestión y oportunidad con la cual se profiere los fallos conarchivo por no mérito en los PRF• Existencia de un software para el manejo y control de los procesos deResponsabilidad fiscal, coactiva y sancionatorios.• Analizar la gestión de las contralorías para decidir procesos antiguos(de más de tres (3) años) y evitar prescripción.
  23. 23. 23• Oportunidad en la toma de medidas cautelares tales como embargo ysecuestro de bienes, tendientes a garantizar el recaudo. Oportunidad enla vinculación de garantes a los procesos• Cantidad de procesos con medidas cautelares• Cuantía de medidas cautelares• Cantidad de procesos de responsabilidad Fiscal con garante vinculado• Mecanismos y controles para la toma oportuna de decisiones paraevitar caducidades y prescripciones.• Cuantía de los procesos caducados.• Cantidad de procesos prescritos.• Descongestión de procesos de responsabilidad Fiscal.• Cuantía del recaudo total o parcial obtenido durante el trámite del PRF.• Número de procesos terminados por pago.• Beneficios del control fiscal por este concepto7.2.2 Coactiva:• Acciones realizadas para el recaudo efectivo de dineros durante eltrámite del procedimiento de responsabilidad fiscal y una vez iniciadoslos procedimientos coactivos.• Determinar la eficacia de la contraloría para el decreto de medidascautelares en cobro coactivo• Determinar la eficacia de la contraloría en la definición de la cuantía pormedidas cautelares en cobro coactivo• Puesta en marcha de proyectos de depuración de cartera• Impacto de acciones tendientes a mejorar y elevar el nivel de recaudode dineros a favor del Estado, establecidos en actos administrativos(promover en los funcionarios el interés en el tema, adelantar acciones
  24. 24. 24persuasivas y promover acuerdos de pago, de conformidad con lasdisposiciones legales vigentes)• Avance de cobros coactivos de fallos de responsabilidad fiscalresoluciones expedidas por la Contraloría, pólizas de seguros y demásgarantías que se integren a fallos con responsabilidad fiscal.• Beneficios del control fiscal por este concepto.7.2.3 Sancionatorios• Número de sanciones impuestas en los procesos sancionatorios• Cuantía de las sanciones impuestasLa información relacionada con los sancionatorios es indicativa, no evaluativaCRITERIO 8.INNOVACION EN LA GESTIÓN DE LAS CONTRALORÍAS 58.1 DEFINICIÓNLa Auditoría General valora la existencia de una serie de proyectos,programas y acciones innovadoras para el mejoramiento del control fiscalgeneradas por las Contralorías, la Auditoría General de la República y otrasEntidades, con el propósito de fortalecer la gestión de las contralorías, que alaplicarse generan valor agregado y mayores resultados en las actuaciones delas Contralorías y por lo tanto, exceden la gestión estándar esperada.8.2. ASPECTOS A EVALUAR:• Desarrollar o utilizar aplicativos que permiten mejorar o divulgar lasacciones de control fiscal en línea y en tiempo real que vinculen a laciudadanía al control de la ejecución de los recursos públicos.5Como se mencionó anteriormente este criterio no cuenta para la calificación de la gestión estándar.
  25. 25. 25• Adelantar acciones para constatar la intervención de las entidades enlos procesos penales, valorando que esta intervención busca larecuperación de los recursos.• Dar aplicación a las guías metodológicas transferidas por la Auditoría uotros organismos como la Contraloría General de la República, laProcuraduría, entre otros.• Acciones para garantizar que las contralorías y los sujetos vigiladosexijan el amparo de los bienes en una cuantía suficiente, haganexigibles las pólizas y vinculen a los garantes a los PRF.• Vigilancia de los resultados de la Contratación en línea y en tiempo real.• Otras acciones, resultados e impactos de control fiscal posteriorinmediato• Beneficios del control fiscal generados por estas actuaciones que por suaplicación generan beneficios que aunque no son cuantificablescontribuyen al fortalecimiento del control fiscal y al mejoramiento de lagestión pública.• Funciones de Advertencia y otros pronunciamientos que hayangenerado beneficios pero estos no sean cuantificables
  26. 26. 26GLOSARIOAUDITORÍA DE IMPACTO: Son ejercicios del control aplicado a situacionesespeciales previamente identificadas que involucran factores económicos de granimpacto e interés general, que se realizan por el ente de control fiscalcompetente, coadyuvado por la AGR, teniendo en cuenta los estudios,evaluaciones y análisis de los temas críticos en el ámbito Nacional. El desarrollode estas auditorías se realiza con fundamento en guías metodológicas validadas,aprobadas y divulgadas, que explican y orientan la actividad auditora.BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL: son aquellos efectos positivoscuantificables de las acciones de las Contralorías por medio de las cuales sepreviene el daño patrimonial o se logra la recuperación del mismo. Igualmente,cuando se logran ahorros, recuperaciones, mitigaciones de impactosambientales, ajustes a las políticas públicas, programas y proyectos y otrosmejoramientos de la gestión pública como resultado de las actuaciones delcontrol fiscal.CONTROL PERSUASIVO: Cuando se alienta a los infractores de la cosafiscal a resarcir el daño causado. Son las de actuaciones y pronunciamientosdel control fiscal que “persuaden” al gestor fiscal a que se ciña a determinadasnormas y reglamentos para evitar daños o para mejorar su gestión. La funciónde advertencia puede ser una forma de control persuasivo.ECONOMÍA: El principio de la economía procura que los recursos públicos seasignen entre objetivos alternativos. Mediante su aplicación, se busca establecer,a nivel micro, si la asignación de los recursos ha sido la más conveniente paramaximizar los resultados. A nivel macro, se pretende determinar si la asignaciónglobal de los recursos financieros del Estado entre sus diferentes objetivos es lamás adecuada para cumplir con sus finalidades sociales.
  27. 27. 27EFICACIA: El principio de eficacia contribuye a verificar si los resultados de lagestión pública guardan relación con los objetivos y metas de las entidades yse logran de manera oportuna. Al propósito general de este principio le sirvede manera especial el control físico, el cual se ejerce tanto en lo relacionadocon la cantidad como en términos de calidad y oportunidad con que se realizala gestión en toda entidad públicaEFICIENCIA: El principio de eficiencia sirve para determinar si en igualdad decondiciones de calidad los bienes y servicios se obtienen al menor costo. Susconclusiones permiten establecer si los costos en que incurren las entidadespúblicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de serviciosson los más adecuados para lograr sus objetivos y resultados.EQUIDAD: El principio de equidad permite identificar los receptores de laacción económica del Estado, y analizar la distribución de costos y beneficiosentre sectores económicos y sociales, y entre entidades territoriales.FUNCIÓN DE ADVERTENCIA: Consiste en indicarle a la administración losriesgos detectados por el organismo de control fiscal, en procesos anómalos uoperaciones en ejecución, a fin de que ésta tome las medidas pertinentestendientes a evitar el menoscabo de los dineros públicosGESTIÓN FISCAL: La gestión fiscal es el conjunto de actividadeseconómicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y laspersonas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondospúblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación,conservación, administración, custodia, así como a la recaudación, manejo einversión de sus rentas, en orden a cumplir los fines esenciales del Estado,con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia,equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración delos costos ambientales.IMPARCIALIDAD: Es dar un trato justo y equitativo a los sujetos de control.
  28. 28. 28LEGALIDAD: El principio de legalidad es la obligación que se impone a todapersona, institución u órgano de someter su actuar al mandato legalPUBLICIDAD: Divulgación para conocimiento público de los resultados de lagestiónRESPONSABILIDAD FISCAL La Responsabilidad Fiscal tiene por objeto elresarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público comoconsecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan la GestiónFiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense elperjuicio sufrido por la respectiva Entidad Estatal.RESPUESTA DE FONDO: Es resolver de fondo y de manera clara, precisa ycongruente lo solicitadoTRANSPARENCIA: Es orientar la gestión dentro de los principios de legalidady equidad, respetando los derechos de los ciudadanos y las demás partesinteresadas, ajustando la conducta al derecho que tiene la comunidad de serinformada sobre la actividad y decisiones adoptadas, a través de la rendiciónde cuentas oportunamente, como vehículo para generar credibilidad pública.Velar porque el Control Fiscal, como función pública independiente de dar fepública, sobre el cumplimiento de criterios establecidos para el adecuadomanejo de los recursos públicos, se realice en forma clara, evidente, sindudas, ni ambigüedadesVALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES: El principio de valoración decostos ambientales facilita la cuantificación del impacto que causan losdistintos agentes económicos por el uso y deterioro de los recursos naturales yel medio ambiente; además sirve para evaluar la gestión de protección,conservación, uso y explotación de los mismosVEEDURÍAS CIUDADANAS: Mecanismo democrático de representación queles permite a los ciudadanos y a las organizaciones sociales ejercer lavigilancia sobre la gestión pública. Ley 850 de 2003.

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