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01 plan de contrato v20
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- 8. Analizar Opciones prioritarias Mejoro el servicio? Se debe llevar a cabo el proceso? Sí Debe ser responsable El Estado? Sí Es necesario que el estado ejecute el proceso? Hacer la función en casa pero bien hecha Sí No Eliminar No Privatizar No Considere contratar Estudio previo: Costos, Benchmarking, Desempeño Lo hace mejor un tercero CONTRATE!! Si Mejoramiento No Si No
- 9. Basado en desempeño Basado en indicadores Requerimientos mínimos Indicadores de desempeño PROCESO DE CONTRATACION EXTERNA Objetivos, Alcances y caracteristicas Identificación y minimización ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO MECANISMOS DE PAGO RIESGOS BENEFICIOS DESEADOS BENEFICIOS DESEADOS RIESGOS Estrategias
- 10. PROCESO DE CONTRATACION EXTERNA ADMINISTRACION DEL CAMBIO ADMINISTRACION DEL CONTRATO RIESGOS BENEFICIOS DESEADOS MECANISMOS DE PAGO ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO CRITERIOS DE EVALUACION Capacidad, experiencia y solucion tecnica. Estabilidad financiera y costo del contrato. Estrategia Estructura Sistemas Diagnostico Integracion Implemen tacion
- 13. S I G U I E N T E Selección del tipo de contrato O T R O ? ADMINISTRACION U N I T A R I O S ADMINISTRACION U N I T A R I O S Alcance Prioridad Alcae Prioridad ADMINISTRACION U N I T A R I O S F I J O ADMINISTRACION FIJO ADMINISTRACION F I J O U N I T A R I O S Alcance Prioridad Alcance Prioridad ADMINISTRACION U N I T A R I O S U N I T A R I O S ADMINISTRACION I M P O R T A M A S ALTO / BUENO BAJO / MALO C A L I D A D P L A Z O PRECIO C A L I D A D P R E C I O PLAZO P R E C I O P L A Z O CALIDAD ADMINISTRACION F I J O Alcance Prioridad Alcance Prioridad F I J O ADMINISTRACION U N I T A R I O S ADMINISTRACION ADMINISTRACION F I J O
- 16. Plan de Contratación-Datos Generales Solo texto ocultar
Editor's Notes
- El secreto de toda victoria reside en la organización de lo que no es obvio. O Spengler LA PLANEACION DEL CONTRATO Planear es Decidir quién hace Qué, Cuando, Como, Con Qué y por Cuánto. Planear no es únicamente, como lo suponen erróneamente muchas personas, establecer la secuencia lógica y la duración de las actividades. La planeación permite desarrollar un proyecto desde la simiente emanada de la concepción original hasta la fructificación en un proyecto totalmente operativo, facilitando el control de su desarrollo y ajustándose a las eventualidades que hacen que no todo proceda por la ruta pre establecida. La planeación del contrato permite : Obtener resultados óptimos. Seleccionar al mejor ejecutor Elegir el mejor método de contratación Establecer oportunamente las estrategias Determinar las prioridades Para desarrollar la planeación, se debe Elaborar, monitorear y actualizar los Planes maestros de inversión, con sus correspondientes cronogramas y presupuestos. Evaluar el proyecto cuya ejecución se propone, para determinar su conveniencia. Documentar y motivar este aspecto. Analizar la conveniencia y oportunidad de ejecución del contrato, su adecuación a los planes de inversión, presupuesto y disponibilidades Si es necesario, definir etapas de Implementación para el proyecto, teniendo en cuenta las disponibilidades presupuestales y la utilidad a la comunidad . La planeación debe ser un medio de lograr los fines y nó un obstáculo para la ejecución del proyecto. Los cambios que se hacen a nivel de proyecto tienen mucho mas impacto en la economía del mismo que las alteraciones que se adelantan durante el desarrollo.
- El plan de Contratación en una Empresa permite establecer oportunamente las estrategias y prioridades en el proceso de contratación al preparar documentos de invitación, identificar proponentes y elaborar procedimientos. Quien es responsable por la contratación debe y puede solicitar a los diferentes usuarios la información necesaria para su posterior análisis y evaluación. El plan debe utilizarse para identificar las características propias de cada contrato en términos del Alcance de los servicios, el plazo, el presupuesto, la modalidad de pago, la disponibilidad de los recursos. Atiende a la necesidad de la administración de delegar la parte operativa del desarrollo d ellos proyectos que debe emprender El propósito del plan es: Organizar y dirigir la selección del ejecutor para que suministre un bien o servicio específico. Puede ser parte de un plan Maestro Se puede hacer en una sola página Atiende la contratación de aquellos trabajos o servicios que lo justifiquen por su Complejidad Estrategia Dimensionamiento Es la base de toda la actuación
- Características de la contratación Sistema de remuneración Compromiso que se le pide al Contratista División operativa de los trabajos Costos y gastos a cargo del contratista Politicas del contratante: De contratación : Alcance de su participación Sistema de información Metodología de evaluación De Remuneración : Tipo de remunaración ofrecido Sistema de reajustes Anticipos y retenciones De control : Pólizas y garantías Interventoría o supervisión ? Manejo de adiciones y reclamos De gestión administrativa : Cuentas parciales Ordenes de obra y de cambio Cierre y liquidación Actores del proceso Posibles proponentes Interventoría y/o Personal de coordinación Consultores Subcontratistas y/o proveedores
- El Mercado Disponibilidad de ejecutores y recursos en los ambientes Local Regional Nacional Conocimiento del mercado y sus prácticas La Competencia Conocimiento acerca de candidatos: Desempeño Capacidades Voluntad de participacion Intervención de terceros que compiten por servicios similares Limitantes : El contratante Reglamentos y legislación Disponibilidad presupuestal Montos de contratación Restriccion de recursos
- “ .. El hombre sabio aprende más de sus enemigos que el necio de sus amigos...” Jacques Deval Alcance de los servicios. Antecedentes y limitantes de la tarea Metas físicas , económicas y calendarias Bienes y servicios que suministra el Contratante Actividades de soporte ( Administrativas) Escenario del trabajo Delimitación Geografica, social,política y económica del proyecto Caracterrsticas regionales Querer de la comunidad a servir Posibilidades tecnológicas existentes. Planeación del desarrollo Plazo y calendario del contrato Presupuestos de compra y control Licencias permisos y autorizaciones Contratación paralela ó complementaria Las necesidades del Contratante: Origen y magnitud de los recursos disponibles La modalidad de contratación Las alternativas de solución Las factores limitantes y especiales
- Actividades Producto esperado Mejoramiento Continuo: Economia Eficiencia Puntos de mejoramiento Eficacia determinados Efectividad Opción prioritaria Verificación del proceso Cuestionamientos respondidos Escrutinio de Eficiencia: E studio focalizado y riguroso Escrutinio de eficiencia de un proceso crítico debidamente efectuado Toma de Decisiones: C ontratar la actividad externamente Decidir si el producto se Consolidar y mejorar la eficiencia y obtiene externamente o se efectividad al interior busca al interior de la entidad.
- Página No / 13 ESTRATEGIAS DE CONTRATACION En un cierto proyecto es posible aplicar cualquier tipo de contrato. Sin embargo, debe existir una estrategia que oriente la decisión. En esencia, no se debe confiar en la costumbre, la rutina o la intuición. Entre laos factores más importantes, están: Grado de definición. Si la ingeniería básica o los datos disponibles está bien definida, se conocen las especificaciones, los detalles, localizaciones etc.., es más conveniente desarrollar un contrato a precio fijo. La vaguedad en la definición podrá alentar la definición de un costo variable. Escenario económico y del mercado. Si existe buena situación económica y existe un mercado ofertado par los contratistas, será difícil obtener propuestas a precio fijo, que implica riesgos. En el escenario contrario, se puede buscar este tipo de participación, pero hay que ejercer precaución en el manejo de los precios, para evitar suicidios. A veces otros factores como la situación de orden publico, las condiciones geográficas o la especialidad del trabajo puede dificultar las cotizaciones a precio fijo. Cambio en el alcance. Cuando se anticipa que puede haber cambios en la medición, definición o alcance del proyecto, es prudente contratar por unitarios y aún por administración delegada. Se puede considerar contratar una parte por precio variable y otra a precio fijo. Prioridad del programa. Si el programa que se desarrolla es de primera prioridad, puede caber un precio negociado, lo cual puede reducir el plazo de ejecución. Por el otro lado una cotización a precio fijo puede tomar mucho tiempo en el trámite. Si el precio es lo importante. En este caso es preferible desarrollar un proyecto por fases, con varias ofertas de menor alcance y que permitan optimizar tanto la obtención de los recursos, como los precios y los desembolsos
- Página No / 13 Prioritarias Antes de emprender cualquier cambio en una organización, es necesario hacer una revisión de las alternativas viables, teniendo en cuenta la primacía de cada una de ellas. Con este fin se utiliza la metodología de análisis de Opciones Prioritarias. Pregunta 1: ¿Se requiere que la función, proceso o servicio sea llevado a cabo? Plantea si a la luz de la Ley y de las prioridades del Estado se requiere o no la función, proceso o servicio. La prioridad del Estado es la lucha contra la pobreza y la atención a los grupos más vulnerables de la sociedad, así como el establecimiento de un ordenamiento jurídico básico, la defensa y la seguridad, el mantenimiento de un entorno político y macroeconómico estable y sin distorsiones, la inversión en servicios sociales básicos e infraestructura y la defensa del medio ambiente. El enfoque de esta pregunta va más allá de buscar cómo mejorar y se plantea si efectivamente se debe llevar a cabo la función, proceso o servicio. En caso contrario deberá eliminarse. Pregunta 2: ¿Es necesario que el Estado, entidad o área mantenga la responsabilidad de la función, proceso o servicio? Este interrogante parte del hecho de que el Estado, ya sea como proveedor directo, socio regulador o como factor catalizador, es el garante último de la provisión efectiva, oportuna y equitativa de bienes y servicios públicos.
- Página No / 13 Beneficios requeridos El primer paso dentro del proceso es especificar los beneficios requeridos en la contratación del servicio. Es fundamental definir los objetivos, alcance y características básicas del servicio, así como las relaciones entre los diferentes actores que intervienen en el proceso Estudio de riesgos Uno de los componentes fundamentales en el proceso es la identificación de los riesgos, así como la valoración del impacto sobre factores particulares, la determinación de los responsables de su administración y el mecanismo para la mitigación del riesgo. Uno de los objetivos de la contratación externa es transferir algunos de los riesgos al tercero interesado, que presente mejores condiciones para administrarlos. Por lo tanto, se puede dividir los riesgos en dos categorías: los riesgos transferidos al contratista y riesgos retenidos por la entidad. El principal riesgo que se corre en este tipo de procesos es que el desempeño del servicio disminuya al entregar la prestación del mismo a un contratista. Con el fin de contar con mecanismos para minimizar este y otros riesgos, se desarrolla n varias estrategias: la formulación de las especificaciones del servicio, el mecanismo de pago, los criterios de evaluación, la administración del contrato y la administración del cambio Especificaciones del servicio Las especificaciones del servicio determinan los parámetros dentro de los cuales el proponente define su propuesta para la contratación. S e ubican en dos niveles: * El nivel mínimo de desempeño que debe alcanzar el contratista para cumplir con el contrato. El nivel máximo de desempeño, a partir del cual se establecen estímulos
- Página No / 13 Mecanismo de pago El mecanismo de pago define la fórmula para calcular el pago de los servicios prestados. El pago debe estar basado en indicadores claves de cumplimiento de especificaciones que miden el nivel de desempeño. Es decir, a mejor desempeño mayor nivel de pago y a menor desempeño menor pago. Criterios de evaluación Los criterios de evaluación determinan la base sobre la cual se selecciona al proveedor prestador del servicio. Esta decisión se basa en: * La habilidad técnica del proveedor, definida como su experiencia en la prestación de este tipo de servicios y la solución propuesta; * La capacidad financiera del proveedor, definida como su estabilidad financiera y su oferta económica. Administración del contrato La administración del contrato define la organización, estrategia y sistema para administrar y controlar la prestación del servicio. La administración debe asegurar el desempeño del servicio prestado garantizando, una relación oportuna para prever ajustes y acciones en el desarrollo del mismo. Manejo del cambio El manejo del cambio es la forma como la organización se mueve y ajusta desde el suministro interno del servicio hasta la administración de servicios contratados. El proceso del manejo del cambio comprende el diagnóstico del problema, la participación activa del personal y la implantación de las acciones técnicas y administrativas para el cambio. ADMINISTRE EFECTIVAMENTE EL CONTRATO Minimice el impacto de los riesgos Administre los niveles de desempeño del servicio prestado por el contratista Asegure que el pago del contratista este basado en el desempeño. Maneje las relaciones entre el contratista, la entidad y los usuarios. Publique resultados del proceso en términos de ahorros o incremento de eficiencia. VENTAJAS DE LA EXTERNALIZACIÓN Satisfacción de los usuarios Oportunidad en la entrega y mejor calidad. Reducción de carga y costos administrativos Racionalización del consumo Ahorro costos de inventario Ajuste de estructura Mejor planeación y manejo presupuestal Estándares reales de consumo e indicadores de desempeño. Mayor transparencia y control en el manejo de los recursos. Eliminación de pérdidas y deterioro de elementos.
- Sobre las políticas del contratante De contratación Alcance de su participación, Sistema de información, Metodología de evaluación De Remuneración Tipo de remuneración ofrecido, Sistema de reajustes, Anticipos y retenciones De control Pólizas y garantías, ,Interventoría o supervisión ?,Manejo de adiciones y reclamos De manejo administrativo Cuentas parciales,Ordenes de obra y de cambio,,Cierre y liquidación Sobre los objetivos del contrato Objetivos específicos: Metas de plazos a cumplir para la puesta en servicio, Metas de presupuesto disponible ,Definición de los niveles de calida deseados, analizando su compatibilidad con las metas de plazo y dinero disponible, Metas de naturaleza socio-política Analisis de las circunstancias del contrato Escenarios de costo y tiempo,Interacción con otros trabajo,Problemas a resolver Análisis de riesgos : Variaciones de costo, Actos de la naturaleza,Incidencias sociales.
- Analisis de alternativas, : Establecer las alternativas viables Comparar estas alternativas, teniendo en cuenta: El Calendario, las especificaciones Los aspectos económicos Otras consideraciones (políticas, distribu cion del trabajo, recursos locales) Analizar interacciones Entre los componentes Entre las actividades Entre los actores Selección del tipo de contrato: Contrato único,múltiple o variable Opciones de división: Horizontal : Adjudicar especialidades Vertical : Subdividir en frentes Integral : Todo a uno Solo Depende del mercado !! Ejemplo : Cafeteria y Vigilancia • Horizontal • Vertical • Integral Contrato No 1 Contrato No 2 Contrato No 1 Contrato No 2 Contrato No 3
- Página No / 13 SELECCION DEL TIPO DE CONTRATO. Tomando en cuenta las alternativas de contratación, es necesario asumir la selección del tipo más conveniente de contratación. Se indica un diagrama que puede contribuir a la toma de decisiones en este tema. La operación del sistema es la siguiente: Se eligen los factores primarios que dominarán el cumplimiento de los objetivos. En el diagrama, estos son los factores clásicos de precio, Plazo del trabajo y Calidad del servicio. Domina el precio cuando la calidad está normalizada. Por el contrario, cuando el nivel de precio está controlado por el mercado, primará la calidad. El plazo se convierte en dominante cuando el proyecto es de alta prioridad, urgente o está retrasado. Luego se establecen otras variables que influencian la decisión. En este caso, se asume que estos factores son la prioridad en el desarrollo del trabajo y por otra parte la definición del alcance del trabajo propuesto. La prioridad es importante cuando es sea importante reducir los tiempos de negociación. Por su parte el alcance es importante para reducir la cantidad de conflictos en la liquidación de los pagos. Si este es bueno, se puede pensar en precios fijos y si es bajo se debe pensar en administración. Finalmente, de acuerdo con la importancia de este último factor, se elige el tipo de contrato que mas se acomoda a las necesidades del proyecto.
- Página No / 13
- Página No / 13 TIPOS DE CONTRATOS (continuación) Administración delegada , utilizada cuando no hay buena definición del alcance o cuando hy que atender a condiciones inesperadas. El contratista aporta, bajo supervisión, los diferentes recursos y dirige las operaciones de producción. Recibe por su esfuerzo un honorario previamente pactado y una comisión financiera por el manejo del dinero.. Puede presentar algunas variantes: Costo más porcentaje de honorario, que es el sistema más clásico y que consiste en reembolsar todos los gastos, incluidos los de dirección y administración en el sitio de producción . Dentro de esta categoría se puede asumir el sistema de costo más multiplicador usado para contratar consultorías, y que se aplica no sobre los gastos sino sobre el costo de personal determinado en base al consumo de recursos y a una lista de sueldos convencionales por categorías. Costo más honorario fijo, en el cual el honorario se pacta en una forma definida, independientemente del monto total de la inversión Precio máximo garantizado, el cual generalmente se basa en una revisión del alcance una vez se alcanza una mayor definición, por ejemplo después de diseñar. El pago se hace por reembolsos, pero si se alcanza el tope, los costos adicionales corren por cuenta del contratista. En caso de no llegar al tope, es posible que haya o nó, según el pacto una repartición de los ahorros. En ocasiones lo que se congela es el honorario. Precio Meta , modalidad similar a PMG en el cual se fija un precio a obtener, pero las diferencias, ya sean sobrecostos o ahorros se comparten de acuerdo a una fórmula predeterminada. Usualmente no se fijan ningún techo. Modalidades combinadas, en las cuales se puede iniciar con una cierta modalidad ( p ej administración delgada) y luego se cambia a otra como la de precio fijo. A continuación se hace una comparación de los tipos primarios de contratación.
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