Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"
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Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013" Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013" Presentation Transcript

  • Eryem TalksGED, Dématérialisation, Sécurité, Records Management
  • Qui je suis ?
  • Nos offres & activités
  • Eryem Talks ?
  • AgendaLes nouveautés GED avec SharePoint 2013Dématérialisation et gestion de courrier avec Kisiwa 360°Gouvernance de la sécurité et classification avec TitusECM et Records Management avec SharePoint 2013
  • Dématérialisation & GEDQuelles nouveautés dans SharePoint 2013 ?
  • Dématérialisation & GEDPDFLADOCR• Globale• Plein-texte• Humains• Intégration• Bibliothèques• Collaboration• Métadonnées• ClassementIndexationStockage&archivageRechercheWorkflowsSpoolsFaxPapier
  • En standard dans SharePoint 2013?
  • Versionning
  • Document sets
  • Améliorations des documents sets
  • Prévisualisation des documents
  • Office Web Apps
  • Recherche
  • Workflows
  • Document ID
  • SkyDrive Pro
  • SkyDrive Pro en mode déconnecté
  • Problématiques
  • Dématérialisation et Gestion dedossiersAller plus loin avec les solutions 360° de Kisiwa
  • Problématiques
  • Classification & SécuritéAller plus loin avec les solutions Titus
  • Records Center & eDiscoverySharePoint 2013, la plateforme ECM & RM
  • 2 grands modes : In-place & Records Centre
  • Archivage “In-place”
  • Archivage “Records center”
  • Information Management Policies
  • Retention Policy
  • Audit Policy
  • L’opération “Send-to”
  • Conformité des sitesUne politique définit notamment :• La stratégie de retention du site et desmailboxes associées• La cause de fermeture d’un projet• Les conditions d’expiration d’un projetAccessible aussi pour les sites en “self-service”Les politiques peuvent être répliquées à l’échellede l’entreprise au travers du content type hub
  • Conformité des sites - Configuration
  • Deux grandes avancées RMeDiscovery• Préservation “in-place”dans SharePoint &Exchange (et Lync)• Integré, gestion globaleà l’échelle de l’EntrepriseSite Mailboxes• Mail & Documentsrassemblés• Rétention et conformitéau travers des différentsespaces
  • Le « Discovery Center »
  • Discovery Set
  • Contenu d’un “Discovery set”
  • Site Mailboxes – Le meilleur d’Exchange & SharePoint
  • Site Mailboxes – Le meilleur des deux mondes
  • Focus Office 365 & SharePoint Online
  • Les pratiques… en 20 minutes intensivesRecordsManagement
  • Que manque t’il à SharePoint ?DoD 5012.2(168)Fortune 1000(105)SharePoint(72)
  • 7 concepts clefs du Records Management
  • La disposition est un processusQualification• Quels contenusRevue• Avant destructionou transfertDestruction• Suppression etAudit
  • Enregistrement ou pas ?
  • QualificationEchantillonnageDonner 5 secondes aumétierLe temps qu’il faut auRecords ManagerComparer
  • Surveiller & améliorer
  • Les étapes de déclaration3. EnrichirMéta-données, Dates effectives, tags…2. CatégoriserDéfinir le type de contenu et plan de classement associé1. QualifierEn-cours, Référence, Enregistrement
  • Qualification des états d’archivageEn cours :• C’est unenregistrement…mais je le traiteraiplus tardEnregistrement• Les critères sontatteintsRéférence• Le remplis pas lescritères, mais doitêtre conservé car ilest un supports àmon travail
  • Catégorisation & plan de classementPlan de classementniveau 1Plan de classementniveau 2Planning deretentionFinanceBudgets 2 ans après dépôtFiscal 5 ans fin FYQualitéAudits 3 ans aprèscréationClassificationType decontenu3Type decontenu2Type decontenu1
  • Gestion des affaires (Case)
  • Gestion des dossiers permanents
  • Gestion des dossiers physiques
  • Canaux et flux documentaires (1000 personnes)Email• 100 mails / j• 5% d’enregistrements• 220j / an• 1 100 000 enregistrements /anDocuments (Direct)• 2 documents / semaine• 95% d’enregistrements• 220j / an• 83 600 enregistrements /anDocuments(Workflows)• 2 nouveaux workflows / an• 100 utilisateurs• 1 transaction / j / utilisateur• 220j / an• 44 000 enregistrements
  • 3 Métriques essentielles à surveiller
  • Quelles solutions ?
  • En synthèse
  • Pour aller plus loin…Eryem Conseil / 09 52 46 64 55 / contact@eryemconseil.com / www.eryemconseil.com