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Proyecto De Grado
 

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    Proyecto De Grado Proyecto De Grado Document Transcript

    • FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN SISTEMAS DE INFORMACION CARTAGENA DE INDIAS D.T. y C PROYECTO DE GRADO SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIÓN, REGISTRO, CONTROL Y BUSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA INFOGESTION LTDA DAVID NAVARRO MORA JOSE LUIS MORA VILLADIEGO LINA VICTORIA MATOSO GALAN ED LEWIS LEVER PION 2009
    • SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIÓN, REGISTRO, CONTROL Y BUSQUEDA DE ARCHIVOS EN LA EMPRESA INFOGESTION LTDA DAVID NAVARRO MORA JOSE LUIS MORA VILLADIEGO LINA VICTORIA MATOSO GALAN ED LEWIS LEVER PION FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN SISTEMAS DE INFORMACION CARTAGENA DE INDIAS D.T. y C JUNIO 2009 2
    • SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIÓN, REGISTRO, CONTROL Y BUSQUEDA DE ARCHIVOS EN LA EMPRESA INFOGESTION LTDA DAVID NAVARRO MORA JOSE LUIS MORA VILLADIEGO LINA VICTORIA MATOSO GALAN ED LEWIS LEVER PION PROYECTO DE GRADO PRESENTADO A COLECTIVO DE DOCENTES FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN SISTEMAS DE INFORMACION CARTAGENA DE INDIAS D. T. y C JUNIO 2009 3
    • ______________________ ____________________ Jurado # 1 Jurado # 2 ______________________ ___________________ Jurado # 3 Jurado # 4 _________________________________ Lugar, Fecha 4
    • SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIÓN, REGISTRO, CONTROL Y BUSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA INFOGESTION LTDA 5
    • CONTENIDO PRESENTACION ....................................................................................................................... 8 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 10 DESCRIPCION DEL PROBLEMA ..................................................................................... 10 FORMULACION ................................................................................................................... 13 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 14 General............................................................................................................................... 14 Específicos ........................................................................................................................ 14 JUSTIFICACION................................................................................................................... 16 MARCO TEORICO................................................................................................................... 18 DISEÑO METODOLÒGICO ................................................................................................... 27 METODOLOGÍA ................................................................................................................... 27 Tipo de Investigación ....................................................................................................... 27 Técnicas e Instrumentos ................................................................................................. 28 PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 28 ESTUDIO DE VIABILIDAD ..................................................................................................... 29 FACTIBILIDAD ...................................................................................................................... 29 ALTERNATIVAS ................................................................................................................... 30 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO ................................................................ 31 ALCANCE DEL PROYECTO.................................................................................................. 32 DESCRIPCION DE STAKEHOLDER.................................................................................... 33 SPONSOR ............................................................................................................................. 33 USUARIOS ............................................................................................................................ 33 DESARROLLADORES ........................................................................................................ 34 FUENTES DE REQUERIMIENTO ..................................................................................... 35 REQUERIMIENTOS ................................................................................................................ 36 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ............................................................................... 36 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES ........................................................................ 39 PRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE DATOS ........................................................ 40 DEMOGRAFIA DE ACTORES ........................................................................................... 40 DESCRIPCION DE ENTIDADES DE NEGOCIO ............................................................ 41 INVENTARIO DE CASOS DE USO .................................................................................. 42 MODELO FUNCIONAL ....................................................................................................... 44 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO ............................................................................... 44 6
    • DESCRIPCION DE CASOS DE USO ........................................................................... 47 MODELO ESTATICO ESTRUCTURAL ............................................................................ 58 DIAGRAMA DE CLASES ................................................................................................ 58 MODELO RELACIONAL (BASE DE DATOS) ................................................................. 59 MODELO DINAMICO .......................................................................................................... 60 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................................... 60 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 62 BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................... 63 7
    • PRESENTACION Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlado que se presenta en la gran mayoría de las empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total de documentos generados durante vigencias enteras, esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, usando como herramienta principal un sistema de computo, y un software con una interfaz grafica agradable a la hora de su uso. Desde el momento en que comienzan a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa, comienza también a crearse una dificultad que dentro del tiempo en que lleva funcionando INFOGESTION, se ha convertido en un problema que viene siendo manejando con diferentes políticas, criterios y disposiciones, no concordantes, sin ninguna relación entre ella y que solo ha contribuido a agilizar el caos documental. Cada vez que por algún motivo se genera un cambio en la administración de la empresa, se generan también cambios en la forma como se procesan, archiva y se da seguimiento a los documentos. Nunca antes se ha intentado implementar una solución sistematizada que permita los cambios de personal y disposiciones y que al mismo tiempo exija que se respeten las normas previamente establecidas para su óptimo funcionamiento. En consultas realizadas dentro de La Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco, no se encontraron registros de soluciones a problemas de este tipo, por lo que se puede decir, que este proyecto es pionero dentro de la institución con relación a problemáticas de gestión y control de documentos. Hay que tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la empresa, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona. Es por esto que es tan importante el control absoluto sobre los documentos, tener facilidad para accesarlos y al mismo tiempo ejercer el control sobre las personas que tienen acceso a estos. 8
    • Con esta idea se crea una herramienta capaz de brindar una solución a esta situación de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial. 9
    • PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESCRIPCION DEL PROBLEMA INFOGESTION LTDA., es una empresa de servicios con más de 10 años dedicada a la implantación, outsourcing y soporte de soluciones de tecnología informática, orientadas a apoyar la estrategia de negocio de sus clientes, ubicada en Boca grande carrera 6 calle 3. La empresa está conformada por una Gerencia que recibe el apoyo de un Asesor financiero y un Asesor Jurídico. También cuenta con una Asistente Administrativa y una Coordinadora para las actividades del Sistema de Gestión de Calidad, que le permite llevar a cabo de manera exitosa, sus funciones administrativas. El manejo de documentos, representa para la empresa, innumerables situaciones que no son las más adecuadas. En términos generales, existe un problema de dificultad y costo del acceso a los documentos que maneja la organización y el riesgo de pérdida de estos. Desde el momento en que se genera o se recibe un documento hasta su archivador se hace necesario ejercer un control total sobre los mismos. Como no hay un control cuando se recibe un archivo, a la hora de buscarlo, el trabajo se hace bastante tedioso porque no se sabe en realidad donde esta o quien lo tiene debido a que no hay un control del documento. Solo están allí pero no se sabe cuál es ni de donde salió. Esto genera una pérdida de tiempo y una falta de respeto ante una persona que llegue preguntando por algún documento. Las posibles causas de esta situación están básicamente resumidas en que no existe un criterio de archivo que se haya establecido. Cada usuario del 10
    • documento genera su propia forma de guardar lo que imposibilita una buena búsqueda. La no existencia de un registro y un control sobre los diferentes archivos de la empresa, generan una serie de consecuencias, entre las cuales se destacar las siguientes: Para el almacenaje de documentos físicos, se cuenta con archivadores verticales de 4 gavetas que hoy en día no son suficientes para almacenar el volumen de documentos generados. Para el manejo y accesibilidad de documentos, así como problemas de deterioro de documentos debido a las condiciones a las que han estado expuestos. Un mismo documento es fotocopiado varias veces dentro de la empresa, se encuentra en diferentes escritorios. Su flujo en el proceso de negocio implica no solo el traslado de un área a otra, sino de una oficina a otra e inclusive de una ciudad a otra. Esto confirma que el manejo de documentos fiscos implica una consulta lenta e ineficiente, además de altos riesgos relacionados con el extravió y resguardo de información confidencial. En otros casos, al consultar un documento no se encuentra y resulta que no llegó al archivo por haberse quedado en el cajón del escritorio de algún empleado. Ante una posible Auditoría Interna, la búsqueda de un documento en esta situación, conlleva a una No Conformidad mayor. Han transcurrido más de 10 años y ya existe un problema que ha detenido el proceso de Certificación de Calidad. Esperar más tiempo generaría una pérdida de tiempo y dinero en cuanto a la certificación. Para evitar que estas situaciones se sigan presentando, es necesario buscar una alternativa que presente soluciones concretas a cada uno de los inconvenientes generados por la falta de control. Es por esto que a través este proyecto se presentara una solución detallada que responde a cada una de las necesidades anteriormente planteadas. Esta solución propiamente dicha, es la 11
    • implementación de un software a medida, diseñado partiendo de los requerimientos de una situación pero aplicado a estándares internacionales. 12
    • FORMULACION ¿Cómo optimizar los procesos de registro, búsqueda y control de los archivos en la empresa INFOGESTION LTDA? 13
    • OBJETIVOS General Desarrollar y construir un software que optimice los procesos de registro, búsqueda y control de documentos en la empresa INFOGESTION Ltda. Específicos De investigación Conocer a fondo las necesidades de organización documental que una empresa como INFOGESTION LTDA, puede estar generando en el uso inadecuado de los documentos. Metodológicos Analizar procesos relacionados con el registro, control y búsqueda de archivos a través de entrevistas y observaciones para poder identificar correctamente la situación problemica y poder justificar el diseño del proyecto. Establecer pautas de organización documental dentro de la empresa que permitan la retroalimentación de la base de datos. Técnicos Identificar los requerimientos del sistema para interpretar el entorno problemico. 14
    • Diseñar los modelos informáticos que permitan presentar y comprender cada uno de los procesos que conforman el sistema y sus requerimientos. Construir un prototipo que permita representar los servicios y funciones que el sistema ofrece a sus usuarios con el fin de validar y aprobar los requerimientos del sistema. 15
    • JUSTIFICACION El orden y concordancia de los documentos, sus secuencias, su disponibilidad y la prontitud para accesarlos, editarlos o simplemente revisarlos, se ha convertido en una de las prioridades que las empresas grandes y pequeñas tienen como objetivo dentro del funcionamiento de las mismas. Para alcanzar una certificación ISO en cualquiera de sus modalidades, uno de los aspectos más relevantes es el orden y disponibilidad del archivo documental. INFOGESTIÓN Ltda. Es una mediana empresa que busca, dentro de sus objetivos a corto plazo, una organización documental sistematizada que le permita acelerar el proceso de certificación ante ICONTEC. Actualmente no cuenta con un software ni con un proceso implementado que les facilite llevar a cabo esta organización. La consulta constante de los “DEBE” de la Norma ISO 9000, fundamental en la implementación de un proceso de gestión documental, abren nuevos conocimientos sobre el manejo óptimo de un archivo empresarial; conocimientos que son aplicables en forma directa dentro de otros ambientes diferentes a los de INFOGESTION Ltda. Y que permitirán personalizar, de acuerdo a las necesidades, el programa resultante de esta investigación. Este proyecto tiene tres pilares fundamentales para las personas que lo están desarrollando, basados en los parámetros y principios de la institución donde se está llevando a cabo. Estos pilares son: Investigación, Desarrollo de un proyecto de software y Desarrollo y programación de un software. Como beneficiario en este proyecto, se encuentran en el mismo orden: INFOGESTION LTDA, que es la empresa sobre la cual se está llevando a cabo este proyecto, las personas desarrolladoras de este trabajo (Estudiantes: David Navarro Mora, José Luis Mora Villadiego, Lina Victoria Matoso Galán) y por 16
    • último, la Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco, que es aquella que provee los conocimientos y da las pautas a los desarrolladores para que estos puedan llevar a cabo la investigación correspondiente. 17
    • MARCO TEORICO Dada que toda investigación tiene un propósito llamado solución, esta, no se daría a plenitud o parcial si el investigador buscara referencias o conceptos anteriores frente a su problema en nuestro caso los conceptos que hemos abstraído para desarrollar nuestra solución plena o parcial frente al problema dado son los siguientes divididos así en disciplinares (análisis de requerimiento, ingeniería de requisitos, estudio de viabilidad, requerimientos funcionales y no funcionales, diagrama de casos de usos, descripción de casos de usos, metodología del desarrollo de software, procesos del desarrollo de software, metodología del proceso del desarrollo de software, procesos del desarrollo del software) y temáticos (documentos, archivos, gestión documental), los primeros son los conceptos bases para desarrollar nuestra solución, los últimos son los conceptos del espacio o entorno en el cual vamos a investigar. En el ámbito de la informática y los sistemas de información basada en aplicativos y sistemas software existe un mundo de necesidades y requerimientos por solucionar, por tal motivo existen pasos para el desarrollo de un sistema software. En esto procesos existen conceptos que denotan los intereses a resolver como los siguientes a tratar. El requerimiento se define como “condición o capacidad que un usuario necesita para poder resolver un problema o lograr un objetivo (Instituto of Eléctrica and Electrónicos Engieres o IEEE), condición o capacidad que debe exhibir o poseer un sistema para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otra documentación formalmente impuesta (IEEE). Una condición o capacidad que debe ser conformada por el sistema (RUP). Algo 18
    • que el sistema debe hacer o una cualidad que el sistema debe poseer (Robertson - Robertson)”1. Entonces entendemos por análisis de requerimiento todo el proceso y análisis que se le hace a las condiciones que da un usuario, con relación a esto existe la ingeniería de requisitos la cual hace parte del análisis de requerimiento, el IEEE define requisito como condición o aptitud necesaria para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Este concepto se ve reflejado en la ingeniería de requisitos lo cual se define por el IEEE como proceso de estudio y refinamiento de un sistema, aquí entrar todas las formas de recolección de información para adaptarla a los requerimientos y requisitos del sistema y usuario. Luego de esto se definen los requisitos del sistema o mejor los requisitos funcionales los cuales se definen y relacionan con los no funcionales como “comportamiento interno del software: cálculos, detalles técnicos, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que muestran cómo los casos de uso serán llevados a la práctica. Son complementados por los requerimientos no funcionales, que se enfocan en cambio en el diseño o la implementación.”2 Después de haber investigado y referenciado y examinado fuentes y tener fijos los requisitos y requerimientos del problema, se llega al punto del estudio de la viabilidad la cual es la “condición que hace posible el funcionamiento del sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a sus características tecnológicas y a las leyes de la naturaleza involucradas.”3 1 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 2 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 3 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 19
    • Este estudio debe ser en el ámbito legal, económico y de la empresa para su validación, este paso dice en pocas palabras si se hace o no el proyecto en este caso el software. Como se dijo antes en este punto el proyecto es decisivo en su terminación, luego de una viabilidad aceptada en todos los aspectos antes mencionados viene el paso de un lenguaje técnico a uno casto entendible por el usuario de lo que va a hacer el software, en pocas palabras un manual de usuario que comprenden los casos de usos sus descripciones previas, un caso de uso es “una técnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico. Normalmente, en los casos de usos se evita el empleo de jergas técnicas, prefiriendo en su lugar un lenguaje más cercano al usuario final. En ocasiones, se utiliza a usuarios sin experiencia junto a los analistas para el desarrollo de casos de uso”.4 Estos se representan por medio de diagramas que facilitan la lectura de usuario y la traducción del lenguaje técnico para esto los casos de usos se complementa con la descripción de los casos de usos , que o es más que el simple proceso o procedimiento que hace el caso de uso entre el sistema y el usuario. Los anteriores conceptos dados por pasos pueden ser rígidos sin una metodología del desarrollo de software, Cuando los proyectos que se van a desarrollar son de mayor envergadura, ahí si toma sentido el basarnos en una metodología de desarrollo, y empezamos a buscar cual sería la más apropiada 4 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 20
    • para nuestro caso. Lo cierto es que muchas veces no encontramos la más adecuada y terminamos por hacer o diseñar nuestra propia metodología, algo que por supuesto no está mal, siempre y cuando cumpla con el objetivo. Muchas veces realizamos el diseño de nuestro software de manera rígida, con los requerimientos que el cliente nos solicitó, de tal manera que cuando el cliente en la etapa final (etapa de prueba), solicita un cambio se nos hace muy difícil realizarlo, pues si lo hacemos, altera muchas cosas que no habíamos previsto, y es justo éste, uno de los factores que ocasiona un atraso en el proyecto y por tanto la incomodidad del desarrollador por no cumplir con el cambio solicitado y el malestar por parte del cliente por no tomar en cuenta su pedido. Obviamente para evitar estos incidentes debemos haber llegado a un acuerdo formal con el cliente, al inicio del proyecto, de tal manera que cada cambio o modificación no perjudique al desarrollo del mismo. Por experiencia, muchas veces los usuarios finales, se dan cuenta de las cosas que dejaron de mencionar, recién en la etapa final del proyecto, pese a que se les mostró un prototipo del software en la etapa inicial del proyecto. Los proyectos en problemas son los que salen del presupuesto, tienen importantes retrasos, o simplemente no cumplen con las expectativas del cliente. Una de las metodologías más importantes son: RUP, XP y MSF. El RUP “La metodología RUP, llamada así por sus siglas en inglés Racional Iniciad Procesos, divide en 4 fases el desarrollo del software: Inicio, El Objetivo en esta etapa es determinar la visión del proyecto. Elaboración, En esta etapa el objetivo es determinar la arquitectura óptima. 21
    • Construcción, En esta etapa el objetivo es llevar a obtener la capacidad operacional inicial. Transmisión, El objetivo es llegar a obtener el reléase del proyecto. Cada una de estas etapas es desarrollada mediante el ciclo de iteraciones, la cual consiste en reproducir el ciclo de vida en cascada a menor escala. Los Objetivos de una iteración se establecen en función de la evaluación de las iteraciones precedentes”.5 El XP, Extreme Programing: “Es una de las metodologías de desarrollo de software más exitosas en la actualidad utilizadas para proyectos de corto plazo, corto equipo y cuyo plazo de entrega era ayer. La metodología consiste en una programación rápida o extrema, cuya particularidad es tener como parte del equipo, al usuario final, pues es uno de los requisitos para llegar al éxito del proyecto”6. En conclusión para estas dos metodologías, la metodología RUP es más adaptable para proyectos de largo plazo y la metodología XP en cambio, se recomienda para proyectos de corto plazo. Luego de definir conceptos disciplinarios pasamos a los temáticos que abarcan el espacio en el cual se va a investigar, comenzaremos desde un ámbito general a o particular, los conceptos del problema que nos interesan. 5 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 6 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 22
    • Por empresa al “organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital”7. Entendido lo que es una empresa tomaremos el camino a nuestro problema a tratar que es la gestión de información documentada o la gestión documental, definamos documento como “es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte”8. Este es nuestro concepto más importante a tratar en nuestra investigación ya que nos genera una gestión documental que debe ser administrada por el sistema, definimos entonces gestión documental como “el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”9. Plantados y entendidos los conceptos disciplinares y temáticos que refleja la investigación de la gestión de documentos y la creación de un software que 7 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa 8 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Documento 9 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 5 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental 23
    • aplique estas características, concluimos que solo se dará solución a una parte de nuestro entorno o espacio de investigación que es la empresa. Actualmente en la ingeniería de sistemas y en el desarrollo de de software se están utilizando patrones de abstracción de problemas como son la programación orientada a objetos el análisis y desarrollo orientados a objetos es un dato en común en la actualidad es un “enfoque de la ingeniería de software que modela un sistema como un grupo de objetos que interactúan entre sí. Este enfoque representa un dominio en términos de conceptos compuestos por verbos y sustantivos, clasificados de acuerdo a su dependencia funcional. En éste método de análisis y diseño se crea un conjunto de modelos utilizando una notación acordada como, por ejemplo, el lenguaje unificado de modelado (UML). ADOO aplica técnicas de modelado de objetos para analizar los requerimientos para un contexto por ejemplo, un sistema de negocio, un conjunto de módulos de software y para diseñar una solución para mejorar los procesos involucrados. No está restringido al diseño de programas de computadora, sino que cubre sistemas enteros de distinto tipo. Las metodologías de análisis y diseño más modernas son casos de uso guiados a través de requerimientos, diseño, implementación, pruebas, y despliegue. El lenguaje unificado de modelado se ha vuelto el lenguaje de modelado estándar usado en análisis y diseño orientado a objetos.”10 “La arquitectura de software, tiene que ver con el diseño y la implementación de estructuras de software de alto nivel. Es el resultado de ensamblar un cierto número de elementos arquitectónicos de forma adecuada para satisfacer la mayor funcionalidad y requerimientos de desempeño de un sistema, así como requerimientos no funcionales, como la confiabilidad, escalabilidad, 11 portabilidad, y disponibilidad” . De tal modo se tiene que implementar una 10 Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 20 de Octubre de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_y_dise%C3%B1o_orientado_a_objetos 11 Kruchten, Philippe 24
    • arquitectura novedosa y robusta para nuestra aplicación dicha arquitectura es la MVC (Modelo vista controlador), “es un patrón de arquitectura de software que separa los datos de una aplicación, la interfaz de usuario, y la lógica de control en tres componentes distintos. El patrón MVC se ve frecuentemente en aplicaciones web, donde la vista es la página HTML y el código que provee de datos dinámicos a la página. El modelo es el Sistema de Gestión de Base de Datos y la Lógica de negocio, y el controlador es el responsable de recibir los eventos de entrada desde la vista”12. Siendo que los datos se expresan en un modelo, y que su pertinencia necesitamos una base de datos que se define como “banco de datos (en inglés: database) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos”13. La pertinencia de esos datos se debe modelar para llegar a una relación entre datos los datos para que se puedan ver como una información coherente, entonces hablamos de un modelo relacional definido como “En este modelo todos los datos son almacenados en relaciones, y como cada relación es un conjunto de datos, el orden en el que estos se almacenen no tiene mayor relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar por un usuario no experto. La información puede ser recuperada o almacenada por medio de «consultas» que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información. 12 Wikimedia Foundation, Inc. (13 mayo 2009.). www.wikipedia.org. Recuperado 24 de Mayo de 2009, de http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_Vista_Controlador 13 Wikimedia Foundation, Inc. (13 mayo 2009.). www.wikipedia.org. Recuperado 24 de Mayo de 2009, de http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos 25
    • Este modelo considera la base de datos como una colección de relaciones. De manera simple, una relación representa una tabla que no es más que un conjunto de filas, cada fila es un conjunto de campos y cada campo representa un valor que interpretado describe el mundo real. Cada fila también se puede denominar tupla o registro y a cada columna también se le puede llamar campo o atributo. Para manipular la información utilizamos un lenguaje relacional, actualmente se cuenta con dos lenguajes formales el Álgebra relacional y el Cálculo relacional. El Álgebra relacional permite describir la forma de realizar una consulta, en cambio, el Cálculo relacional sólo indica lo que se desea devolver. El lenguaje más común para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales”14. 14 Wikimedia Foundation, Inc. (13 mayo 2009.). www.wikipedia.org. Recuperado 24 de Mayo de 2009, de http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacional 26
    • DISEÑO METODOLÒGICO METODOLOGÍA Para la gestión documental, el nivel de estudio en este documento serán exploratorios; ya que el tema de gestión documental por sistemas informáticos en la última década no ha sido muy documentado y practicado ya que es un tema muy extenso, aunque ya se hayan hechos estudios con anterioridad la gestión documental viene desde los principios de la escritura, y el problema de organizar y hacer consultas rápidas de un escrito es lo primordial a tratar. Con este proyecto se una gran parte de la gestión documental en forma informática rápida y sin daño al medio ambiente, de lo anterior concluimos que este proyecto servirá como base para otros proyectos venideros del mismo tema. Para el nivel de estudio descriptivo, buscaremos las formas de encontrar el entorno de la problemática, haciendo caracterizaciones de hechos o situaciones como por ejemplo el préstamo de un documento en la empresa, o el registro manual y físico que no es eficiente de un documento, como hemos visto y explicado nuestra investigación está basada en dos niveles de estudio que son la de exploratoria y descriptiva, aunque no entraremos al tercer nivel que es el de explicativo ya que en este abundan las teorías y las formas de gestión documental . Tipo de Investigación La tipología de investigación utilizada para desarrollar este proyecto va encaminada a la observación, ya que en la gestión documental existen procesos como los préstamos y registros que deben ser de observación y compresión del comportamiento de la entidad, toda vez que no existe un 27
    • procedimiento documentado sobre la forma cómo se viene realizando esta actividad. La mayoría de las veces se hace a criterio de la persona que autoriza el préstamo. Adicionalmente se utilizarán formas de investigación inductiva y deductiva que guiarán a los principales procesos que se pueden establecer para el manejo de los documentos generalizando así la gestión documental en la empresa INFOGESTION LTDA. Finalmente y aplicando la investigación de análisis se logrará establecer con claridad cuáles y cuántos deben ser los pasos a seguir en el esquema de gestión documental a aplicar en esta empresa. Técnicas e Instrumentos Se basa en una entrevista hecha a un funcionario del la empresa, que esté completamente relacionado con el proceso polémico y la gestión documental, y observando los procesos de préstamos y registros de documentos, de forma simple o participante para entender la forma y las molestias al momento de ejecutar estos procesos manuales. PROCEDIMIENTO Para la elaboración del software que plantea este proyecto, se utilizara la técnica de programación orientada a objetos (POO). Este estilo de programación, es el más adecuado para este caso ya que a través de el, se puede abstraer de la realidad, las diferentes entidades de negocio, y convertirlas en objetos que posteriormente serán la base fundamental del programa. 28
    • ESTUDIO DE VIABILIDAD FACTIBILIDAD La realización de esta investigación, no lleva un recurso económico que represente mayor problema. Esta parte se ve más marcada a la hora de implementar el software producto de este proyecto, y cumplir con las exigencias que este demanda. De igual manera el proyecto tiene el apoyo de la empresa que está siendo objeto de investigación para la realización de la misma. Además, en la parte legal, el proyecto se desenvuelve bajo el parámetro de software libre lo que quiere decir que se enmarca en normas internacionales ya establecidas y que son aplicables en Colombia donde no existe una normatividad acerca de estos. Como todo procedimiento nuevo, la parte operativa se verá algo complicada al principio debido a la falta de costumbre y a que es primera vez que el software se pondrá en marcha. No obstante la misma facilidad de navegación a través del programa permitirá la fácil adaptación de sus usuarios. Para el desarrollo del programa, la parte tecnológica es una de las cosas a favor. Existen disponibles 3 equipos de computo, con muy buenas características como son gran velocidad en procesador, espacio en memoria superior o igual a 1GB y suficiente espacio en disco duro como para guardar toda la información necesaria. Además, estos equipos se encuentran disponibles las 24 horas del día y los 7 días de la semana. 29
    • ALTERNATIVAS Existen en el mercado diferentes programas que dan solución a los problemas de tipo documental, pero la mayoría de ellos no responden a las necesidades de INFOGESTION. Basado en los requerimientos funcionales obtenidos, se puede lograr una aplicación que reúna en forma amigable todas las inquietudes del usuario final. 30
    • DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Llegada de un nuevo documento en la empresa: Un funcionario interno o ajeno a la empresa hace llegar un documento nuevo, éste se entrega a la archivadora la cual verifica su estado y pone sus datos en una planilla y realiza todos los procesos de gestión documental necesarios antes de archivarlo, luego de esto la archivista le genera un código llamado consecutivo el cual lo identifica y lo diferencia de los demás documentos, finalmente se guarda en el gabinete deseado. Ejemplo: el ultimo consecutivo fue A1AZ3F5P4 este nuevo llevara A1AZ3F5P5 y se pondrá encima de este. Préstamo de un documento físico en la empresa: Un funcionario de cualquier dependencia solicita un archivo ya existente en los gabinetes administrados por la archivista, este funcionario lo busca y se lo entrega. Luego de que el funcionario solicitante haya terminado de usar este archivo lo devuelve a la archivista la cual lo pone en la ubicación correspondiente, si el documento o archivo solicitado por el funcionario al momento de entregarlo a la archivista viene con otro documento esta engrapa y agrupa los documentos anexos y pone un solo consecutivo a este grupo y lo guarda en su lugar. 31
    • ALCANCE DEL PROYECTO La Gestión Documental no se detiene en la organización de los archivos físicos, va mucho más allá al pretender que el contenido de éste sea accequible a todos los usuarios desde cualquier computador conectado al servidor de la empresa. Con niveles de seguridad previamente establecidos, el software pretende regular y controlar de manera ordenada la adición, sustracción, modificación y/o eliminación de registros en la base de datos. Debe concordar en todo momento con el contenido físico de los archivadores y el movimiento de los mismos debe ser previamente validado por el software. Una vez obtenido este control, la base de datos documental crecerá en forma paralela con la empresa, permitiendo en todo momento un absoluto manejo organizado y responsable de los documentos. Mirando hacia el futuro y contando con una plataforma tecnológica dentro de la empresa que permite la conectividad al servidor vía Internet, se tendrá una aplicación que permitirá la consulta documental desde cualquier lugar. 32
    • DESCRIPCION DE STAKEHOLDER SPONSOR Nombre: INFOGESTION LIMITADA Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 Intereses en el proyecto: Lograr la organización y control de los documentos empresariales, adicionando una solución que interactúe con los usuarios. USUARIOS Nombre: Federico Mora Cargo: Gerente General Empresa: INFOGESTION LTDA Teléfono: 6434176 Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 e-mail: fmora@infogestion.com.co Funciones para el proyecto: Administrador. Nombre: Pastora Mora Cargo: Técnico Empresa: INFOGESTION LTDA Teléfono: 6434176 Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 e-mail: pmora@infogestion.com.co Funciones para el proyecto: Administrador, archivista. Nombre: Rosana Delgado Cargo: Administradora Empresa: INFOGESTION LTDA Teléfono: 6434176 Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 33
    • e-mail: rdelgado@infogestion.com.co Funciones para el proyecto: Usuario, archivista. Nombre: Evelyn Pérez Cargo: Asistente de ventas Empresa: INFOGESTION LTDA Teléfono: 6434176 Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 e-mail: eperez@infogestion.com.co Funciones para el proyecto: Usuario, archivista. DESARROLLADORES Nombre: José Luis Mora Villadiego Teléfono: 6666983 – 3118020161 Dirección: Lo Amador Cra 19 # 32-13 e-mail: esao0718@hotmail.com Nombre: Lina Victoria Matoso Galán Teléfono: 6741804 – 3135774732 Dirección: Camino del Medio calle Visbal 31A-195 e-mail: livimaga@hotmail.com Nombre: David Navarro Mora Teléfono: 6437218 Dirección: Pie de la popa calle 29D # 21B59 e-mail: dnavarro@infogestion.com.co Nombre: Ed. Lewis Lever Pion Teléfono: 3167646385 - 6447121 Dirección: República de chile Mz 37 Lote 8 e-mail: ellp-05@hotmail.com - ellp-06@hotmail.com 34
    • FUENTES DE REQUERIMIENTO Nombre: Pastora Mora Cargo: TÉCNICO Empresa: INFOGESTION LIMITADA Teléfono: 6434176 Dirección: Boca grande, Carrera 3ª. No. 6-24 Local 2 e-mail: pmora@infogestion.com.co Requerimiento: El sistema debe gestionar el nivel de acceso de los usuarios por medio de perfiles ya sea funcionario o administrador, así como los procesos y la información relacionada con los documentos tales como salidas, préstamos y/o entrada de los documentos. 35
    • REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES El sistema debe gestionar el nivel de acceso de los usuarios por medio de perfiles ya sea funcionario o administrador: Iniciar sesión: Todo usuario debe iniciar sesión para entrar al sistema. Registrar usuario: solo un administrador tendrá permiso para registrar un usuario nuevo al sistema. Consultar usuario: todos los usuarios podrán consultar el perfil de otros usuarios, pero la información será mostrada dependiendo del nivel de acceso que tenga, es decir, si es un administrador, serán mostrados todos los datos, desde el nombre hasta la contraseña de acceso. Pero si es un usuario normal, solo será mostrado un perfil correspondiente al nombre, apellidos, cargo en la empresa, e-mail y teléfonos. Eliminar usuario: solo un administrador tendrá el acceso para eliminar del sistema a un usuario. Suspender usuario: solo un administrador, tendrá acceso para suspender por un tiempo determinado, a un usuario para que este no tenga acceso desde ningún punto, al sistema. 36
    • El sistema debe gestionar los procesos y la información relacionada con los documentos: Registrar documento: Cualquier usuario podrá registrar un documento en el software, convirtiéndose así en un archivista por un lapso de tiempo. Consultar documento por características: Cualquier usuario que cumpla el papel de archivista, podrá consultar los documentos que su nivel de acceso le permita, además de que este podrá ser consultado por título o nombre, ubicación, fecha de ingreso, fecha del documento o consecutivo. Cantidad de documentos prestados: Una persona que accede al sistema en forma de administrador, tendrá el permiso de ver la cantidad de documentos prestados en un lapso de tiempo determinado, con el fin de llevar una cuenta o control sobre la cantidad de documentos activos prestados dentro de la empresa. Esta consulta mostrara como resultado, no solo la cantidad numérica de cuantos documentos se prestaron, sino que como añadido, se mostraran los tipos de documentos y el número de veces que fueron prestados y las personas que prestaron ese tipo de documento. El sistema debe gestionar las salida o préstamo y entrada de los documentos dentro de la empresa. Registrar préstamo: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podrá prestarlos siempre y cuando su nivel de acceso se lo permita. Este préstamo se debe registrar para llevar un control de quien tiene el documento, en qué estado se lo llevo y saber cuántos documentos hay fuera de la empresa, en caso de que este salga. 37
    • Registrar devolución: Cualquier usuario que tenga acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podrá registrar una devolución, siempre y cuando el documento haya sido prestado en ese departamento. Este registro se hace con el fin de llevar un control sobre los documentos y saber que aquellos que han sito prestados, ya regresaron. En la devolución se tendrá en cuenta la fecha en que llega, el estado y la cantidad de hojas de más o de menos en el documento. Consultar préstamos: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podrá hacer una consulta de los préstamos hechos, con el fin de llevar un control sobre estas prestaciones y saber cuáles son los documentos que más se prestan. Esta consulta no solo arrojara el dato numérico de los prestamos, sino que también dejara saber de qué tipo son los documentos, por quienes fueron prestados, en qué fecha se prestaron y en qué estado se encuentran si devueltos o aun prestados. Consultar devolución: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podrá hacer una consulta de las devoluciones hechas, con el fin de llevar un control sobre estos retornos. Esta consulta no solo arrojara el dato numérico de las devoluciones, sino que también dejara saber de qué tipo son los documentos, por quienes fueron devueltos y en qué fecha. Ultimo documento prestado: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos ya sea administrador o archivista, podrá consultar el último documento prestado, con el fin de tener un acceso rápido a este. 38
    • REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Gestor de base de datos. Escáner. 300 Gigabyte mínimo de disco duro. Conexión a Internet. Maquina virtual JAVA 39
    • PRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE DATOS DEMOGRAFIA DE ACTORES Archivista (dor): Persona encargada de manejar el software y archivar los documentos físicos en su gabinetes, gestionando la información digital de los documento en el software. Esta puede ser algún administrador, o un usuario con estos derechos. Administrador: Usuario que tiene mayor nivel de acceso al sistema, es el encargado de administrar la gestión de usuarios y ver estadísticas para la toma de decisiones. Usuario: Generalización de funcionario, administrador y archivista que puede tener acceso al software obteniendo un nivel de acceso a la información que provee el sistema al momento de su registro. Solicitante: Usuario cualquiera que este registrado en el sistema, que solicita préstamos de documentos físicos para su óptimo desempeño en la empresa. 40
    • DESCRIPCION DE ENTIDADES DE NEGOCIO NOMBRE TIPO ATRIBUTO Departamento Objeto Nombre Nombre Archivador Objeto Capacidad Departamento Nombre Gabinete Objeto Capacidad Archivador Nombre Carpeta Objeto Numero de documentos Gabinete Nombre Tipo Fecha ingreso Fecha documento Documento Objeto Descripción Estado Folio Versión Carpeta Nombre Apellido Nombre de usuario Contraseña Usuario Objeto Correo electrónico Teléfono Cargo en la empresa Cargo en el sistema Estado de actividad 41
    • Fecha préstamo Objeto, Fecha devolución Devolución evento Documento Solicitante de tipo usuario INVENTARIO DE CASOS DE USO El sistema debe gestionar el nivel de acceso de los usuarios por medio de perfiles ya sea funcionario o administrador N° Caso de uso Actores Caso de uso relacionado Usuario 1 Iniciar sesión 2 Registrar Usuario Administrador Consultar usuario Modificar Usuario 3 Administrador Eliminar usuario Consultar Usuario Eliminar usuario, modificar 4 Administrador usuario, suspender usuario. 5 Eliminar Usuario Administrador Consultar usuario. 6 Suspender Usuario Administrador Consultar usuario. Eliminar usuario, modificar 7 Reporte de Usuario Administrador usuario, suspender usuario. Reporte gráficos de 8 Administrador Usuarios 42
    • El sistema debe gestionar los procesos y la información relacionada con los documentos N° Caso de uso Actores Caso de uso relacionado 1 Registrar documento Archivador 2 Modificar Documento Archivador Consultar Documento 3 Eliminar Documento Archivador Consultar Documento Eliminar Documento, 4 Consultar Documento Archivador Modificar Documento Eliminar Documento, 5 Reporte de Documentos Archivador Modificar Documento Reporte gráficos de 6 Archivador Documentos El sistema debe gestionar las salida o préstamo y entrada de los documentos dentro de la empresa. N° Caso de uso Actores Caso de uso relacionado 1 Registrar préstamo Archivador Consultar documento, Consultar Usuario 2 Registrar devolución Archivador Consultar Documento, Consultar Usuario. 3 Consultar Prestamos Archivador Registrar devolución 4 Historial de Prestamos Archivador 43
    • MODELO FUNCIONAL DIAGRAMAS DE CASOS DE USO
    • DESCRIPCION DE CASOS DE USO El sistema debe gestionar los permisos y la información relacionada con el usuario. N° 1 Nombre Iniciar sesión Objetivo Identificar el nivel de acceso de los usuarios al sistema Actores Usuario Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Que el usuario este registrado en el sistema Que se haya iniciado el programa Usuario Sistema 1. Inicia cuando el 2. El sistema despliega una usuario pide interfaz de usuario para funcionalidad para iniciar sesión, con dos iniciar sesión. campos de contraseña y usuario 3. El usuario, ingresa el 4. El sistema valida si los datos usuario y la son correctos. contraseña. Flujo Ideal 5. El sistema consulta la existencia del usuario en la base de datos 6. El sistema aplica los permisos correspondientes para dicho usuario. 7. El sistema despliega la interfaz grafica para dicho usuario. 8. El sistema despliega la interfaz grafica para dicho
    • usuario. 1. En el flujo ideal #4 la validación es errada 1.1. El sistema notifica el error 1.2. El sistema retorna al flujo normal #2 Flujo 2. El flujo ideal #5, el sistema Alternativo determina que el usuario no está registrado 2.1. El sistema notifica el error. 2.2. El sistema retorna al flujo ideal #2 Pos El sistema guarda un registro de la fecha y hora de la entrada al condición sistema. N° 3 Nombre Consultar usuario Objetivo Ver una información breve del funcionario. Actores Administrador Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Haber iniciado sesión un usuario Usuario Sistema 1. El usuario pide 2. El sistema despliega una funcionalidad de interfaz grafica para consultar usuario consultar usuario. 3. El sistema consulta en base de datos la existencia de dicho usuario 4. El sistema despliega una 48
    • interfaz grafica donde Flujo Ideal aparecen los siguientes datos: apellidos, nombres, nivel de acceso de funcionario, cargo de funcionario. Pos condición N° 4 Nombre Modificar usuario Objetivo Registrar modificaciones en un usuario deseado Actores Administrador Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Haber iniciado sesión un Administrador Flujo ideal Usuario Sistema 1. El usuario estando 2. El sistema valida si el en el caso de uso usuario en sesión tiene #2 pide nivel de accesibilidad de funcionalidad en administrador modificar usuario. 3. El sistema despliega una interfaz grafica para Flujo ideal modificar 4. El usuario 5. El sistema valida los datos selecciona los entrantes. atributos del usuario que desee modificar. 6. El sistema actualiza en la base de datos la nueva modificación 49
    • 1. En el flujo ideal #5 los datos no son validos 1.1. El sistema notifica el error 1.2. El sistema regresa al flujo de datos ideal # 1 Flujo 2. En el flujo ideal #2 el Alternativo usuario no tiene un nivel de acceso de administrador 2.1. El sistema notifica los permisos que tiene tal usuario 2.2. El sistema regresa al flujo ideal #1 Pos condición N° 5 Nombre Eliminar usuario Objetivo Eliminar del sistema un usuario ya sea por causas no relacionadas con el sistema sino con la empresa Actores administrador Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Haber iniciado sesión un Administrador Flujo ideal Usuario Sistema 1. El usuario estando 2. El sistema valida si el en el caso de uso usuario en sesión tiene #2 pide nivel de accesibilidad de funcionalidad en administrador Flujo Ideal eliminar usuario 50
    • 3. El sistema despliega una interfaz grafica para eliminar usuario con los datos generales del usuario previamente consultado para eliminar. 1. En el flujo ideal# 2 el usuario no tiene nivel de accesibilidad de administrador. 1.1. El sistema notifica Flujo los permisos de Alternativo accesibilidad del usuario actualmente en sesión. 1.2. El sistema retorna al usuario al caso de uso #2 Pos condición 51
    • N° 6 Nombre Suspender usuario Objetivo Dejar inhabilitado a un usuario por un rango de tiempo por cualquier circunstancia dada previamente Actores Administrador (p) Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Haber iniciado sesión un Administrador Usuario Sistema 1.El usuario estando en el 2.El sistema verifica si el usuario caso de uso consultar tenga los permisos de usuario puede pedir administrador para utilizar este ejecución a suspender caso de uso usuario Flujo Ideal 4.El usuario selecciona el 3.El sistema despliega la interfaz rango de fecha en que el grafica para suspender usuario usuario va a hacer suspendido 5.El sistema deja inhabilitado al usuario seleccionado como suspendido por el periodo de fecha introducido 1.El el flujo ideal #2 el usuario no tiene el nivel de acceso de administrador para hacer esta tarea Flujo 1.1 El sistema notifica los permiso Alternativo del usuario actual 1.2 El sistema regresa al flujo ideal #1 Pos El sistema actualiza los datos y los eventos y estadísticas de la condición gestión de usuarios. 52
    • El sistema debe gestionar los procesos y la información relacionada con los documentos. N° 1 Nombre Registrar documento Objetivo Registrar un documento. Actores Archivador (P), Administrador (S) Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Haber iniciado sesión como Archivador o Administrador Usuario Sistema 1 El usuario pide 2 El sistema despliega la interfaz funcionalidad a registrar grafica para registrar un nuevo nuevo documento documento Flujo Ideal 3 El usuario llena los 4 El sistema valida los datos atributos del nuevo introducidos por el usuario documento solicitados por la interfaz grafica dada por el sistema 5 El sistema guarda en la base de datos el nuevo documento 1 en el flujo ideal 4 los deditos no son validos Flujo 1.1 El sistema muestra el error Alternativo 1.2 El sistema regresa al flujo ideal 2 Pos El sistema actualiza la base de datos condición 53
    • N° 2 Nombre Consultar documento Objetivo Encontrar un documento cualquiera por parámetros de búsqueda definidos por el usuario Actores Usuario Precondición Haber iniciado sesión, tener conexión a la base de datos Usuario Sistema 1. El usuario pide 2. El sistema despliega una interfaz funcionalidad a consultar grafica para consultar documentos documento 3. El usuario llena los 4. El sistema valida los parámetros parámetros por los cuales introducidos por el usuario Flujo Ideal quiere buscar el documento 5. El sistema busca en la base de datos las posibles documentos relacionados con los parámetros que introdujo el usuario 6. El sistema despliega los documentos en una lista encontrados en la base de datos 1. En el flujo ideal # 4 los dato no son validos 1.1 El sistema notifica el error 1.2 el sistema regresa al flujo ideal #2 Flujo 2. El sistema no encuentra Alternativo relaciones con los parámetros introducidos por el usuario 2.1 el sistema notifica no haber encontrado documentos relacionados con esos parámetros 2.2 Regresa al flujo ideal #2 54
    • Pos El sistema no hace nada condición El sistema debe gestionar las salida o préstamo y entrada de los documentos dentro de la empresa. N° 1 Nombre Registrar préstamo Objetivo Registrar la salida de un documento Actores Archivador (P), Administrador (S) Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Usuario Sistema 1 el usuario pide 2 El sistema despliega la interfaz funcionalidad para hacer un grafica para registrar los atributos préstamo del préstamo 3 El usuario mientras hace 4 El sistema hace el mismo el préstamo pide buscar un proceso de búsqueda que en el Flujo Ideal documento caso de uso consultar documento descrito antes 6 El usuario selecciona el 8 El sistema valida los atributos de documento que desea préstamo introducidos por el prestar usuario 7 El usuario termina de 9 El sistema guarda en la base de llenar los atributos del datos el préstamo y referencia el préstamo préstamo al usuario 1 Los atributos introducidos no son validos Flujo 1.1 El sistema notifica el error Alternativo 1.2 El sistema regresa al flujo ideal 7 Pos El sistema actualiza la base de datos y la base de préstamos. condición 55
    • N° 2 Nombre Consultar préstamo Objetivo Listar los documentos que están prestados Actores Archivador (P), Administrador Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Usuario Sistema 1. El usuario pide consultar 2 .El sistema despliega una interfaz préstamo grafica donde aparecen atributos para rellenar y poder relacionar, mas una opción que lista todo los prestamos de documentos 3. El usuario registra los 4. El sistema valida los parámetros Flujo Ideal parámetros introducidos por el usuario 5. El sistema busca en la base de datos las relaciones de préstamos con los atributos introducidos por el usuario 6. El sistema muestra una interfaz grafica en donde se puede apreciar los prestamos relacionados con los parámetros pasados por el usuario 1. En el flujo ideal # 4 los datos no son correctos 1.1 El sistema notifica el error 1.2 El sistema retorna al flujo ideal #2 Flujo 2 El sistema no encuentra Alternativo relaciones de préstamos con los parámetros introducidos por el usuario 2.1 El sistema notifica la excepción 2.2 El sistema regresa al flujo ideal #2 56
    • Pos El sistema no hace nada condición N° 3 Nombre Registrar devolución Objetivo Registrar la devolución de un documento prestado Actores Archivador (P), Administrador (S) Precondición Conexión a la base de datos satisfactoria Usuario Sistema 1 El usuario puede pedir 2 El sistema despliega una interfaz funcionalidad de registrar grafica donde actualiza el estado devolución estando en el de préstamo del documento caso de uso consultar Flujo Ideal préstamo 3 El usuario digita los 4 El sistema valida los datos de parámetros en interfaz entrada grafica 5 El sistema actualiza el estado de préstamo del documento 1 En el flujo ideal # 4 los datos son errados Flujo 1.1 El sistema notifica el error Alternativo 1.2 El sistema regresa al flujo ideal #2 Pos El sistema actualiza los datos en la base de datos condición 57
    • MODELO ESTATICO ESTRUCTURAL DIAGRAMA DE CLASES 58
    • MODELO RELACIONAL (BASE DE DATOS) 59
    • MODELO DINAMICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Hacer préstamo 60
    • Devolver préstamo 61
    • CONCLUSIONES De la mano con la tecnología, la administración de una empresa lleva consigo el manejo óptimo de toda la documentación. Se hace necesaria la participación de todo el personal de la empresa que de una u otra forma tenga acceso a los documentos. La gestión documental requiere en forma inminente un software capaz de identificar usuarios, niveles de acceso, manejo de la información reportes y casos de uso, así como ser capaz de retroalimentarse con los nuevos documentos generados. El acceso a la información no puede ni debe encontrarse restringido por distancias ni espacios. Tan importante como el manejo de la base de datos, lo es el archivo físico como tal. 62
    • BIBLIOGRAFIA Wikimedia Foundation, Inc. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. JOYANES AGUILAR, Louis. Fundamentos de programación, y estructura de datos, 2 ed., España, Mc Gran Hill Interamericana, c 1998. De la Hoz, Rita – Manyoma, Enyel. Formatos para proyectos de investigación ICONTEC. 4 Septiembre de 2008. www.icontec.org Tipos de programación. 18 Septiembre de 2008. http://www.desarrolloweb.com/articulos/2477.php 63