Guia Para Redactar Propuest

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Guia Para Redactar Propuest

  1. 1. Directrices para redactar propuestas de proyectos
  2. 2. ÍNDICE Directrices para redactar propuestas de proyectos INTRODUCCIÓN 3 PASO 1. PLANIFICACIÓN 4 Aclarar la idea 5 Determinar qué recursos se precisan 5 Determinar los principales colaboradores y los 5 partidos interesados Explorar las fuentes de financiación 6 PASO 2. PREPARACIÓN 9 Elaborar un resumen de la propuesta 9 Elementos principales del resumen 9 Introducción 9 Antecedentes 10 Importancia 10 Colaboración 11 Metas y objetivos 11 Métodos 11 Evaluación y sostenibilidad 11 Difusión 11 Presupuesto y su justificación 11 Documentacíon de apoyo 11 PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA 12 Sugerencias para las partes escritas de la propuesta 14 Preparar el documento definitivo 18 PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN 20 El proceso de examen de la propuesta 20 Características y puntos débiles comunes de las Propuestas de proyectos 20 REFERENCIAS 24 Sitios y recursos en la web 25 Lista para la solicitud de fondos 25 1
  3. 3. Introducción INTRODUCCIÓN En todo el mundo las naciones ven sometida a prueba su capacidad para abordar las prioridades de salud y satisfacer la necesidad y la demanda de servicios de salud, práctica profesional, formación e investigación. Si bien se insiste más en dispensar unos servicios de atención de salud de calidad que sean económicos y efi- caces, frecuentemente la prestación de tales cuidados tropieza con limitaciones económicas, que a menudo son graves. En el entorno de salud actual es imperativo buscar opciones de financiamiento o subvenciones que aporten recursos para unos cuidados de salud de cali- dad, elaborar e impartir programas de formación en enfermería y salud, e impulsar la ciencia de enfermería y las intervenciones de la enfermería basadas en pruebas. La redacción de las propuestas de proyectos es una parte necesaria del trabajo de las enfermeras y otros profesionales de salud en los sistemas de salud actua- les. Algunas enfermeras han conseguido redactar pro- puestas y conseguir financiación para abordar cuestio- nes tales como la escasez de personal de enfermería, y las estrategias de contratación y retención, la prepa- ración de enfermeras dirigentes y gestoras, la presta- ción de cuidados de enfermería a pacientes que sufren de VIH y SIDA, paludismo, o tuberculosis. Algunos de nosotros hemos podido también recibir fondos para desarrollar nuevos modelos de cuidados y aplicar nuevas intervenciones de enfermería basa- das en pruebas. Asimismo, hemos conseguido hallar fondos para diseñar y aplicar nuevos modos y estrate- gias de docencia para la formación continua de enfer- mería, y hallar recursos para conseguir nuevos libros, nuevos equipos y nuevos sistemas de formación de la enfermería en tiempo real. Estos son algunos ejemplos de sectores en los que hemos sido eficaces. Para muchas enfermeras y organizaciones de enferme- ría la redacción de propuestas de proyectos es una 3
  4. 4. PASO 1. PLANIFICACION competencia nueva y, por ello, las enfermeras han de desarrollar y ampliar sus capacidades para redactar propuestas que convenzan al posible financiador sobre los motivos por los que debe dedicar dinero a problemas importantes para la profesión y para las poblaciones de las que nos ocupamos. Las Directrices para redactar propuestas de proyectos proporcionan a las enfermeras y demás profesionales de salud un método paso a paso para redactar propuestas de proyectos. En la sección titulada Referencias y Apéndice, figuran ejemplos de otros recursos disponibles para redactar propuestas de proyectos y su financiamiento, junto con una lista recapitulativa para la revisión final de la pro- puesta de proyecto y su financiación. PASO 1. PLANIFICACIÓN El primer paso del proceso de redacción de una pro- puesta de proyecto es la planificación. En primer lugar ha de planificarse el trabajo antes de empezar a pre- parar el contenido y redactar la propuesta. Es el momento de seleccionar una persona que será respon- sable de la coordinación general de la propuesta. La persona a la que se asigne esta función se encargará también de la relación con el cesionista de fondos o subvenciones o con los representantes del organismo financiador, recibir, gestionar con el banco y adminis- trar los fondos levantados por la propuesta; vigilar el presupuesto y preparar los informes financieros y demás reportes necesarios. En algunos casos estas tareas pueden compartirse con otra persona. Independientemente del número de personas que se ocupen de la propuesta, es sumamente importante tener una persona principal de contacto que negocie y establezca las responsabilidades y deberes del perso- nal en la fase de planificación. La pronta selección de la persona principal de contacto para la propuesta de 4
  5. 5. PASO 1. PLANIFICACION proyecto, es de carácter imperativo y puede ayudar a todas las personas relacionadas con la propuesta a evitar el conflicto, la confusión y las malas comunica- ciones. 1. Aclarar la idea – En qué queremos que se centre la propuesta y por qué – ¿Es el proyecto o programa claramente necesario? – ¿Es oportuno? – ¿Cómo mejorará la situación, la actividad o asunto propuestos? – ¿Qué se ha conseguido ya en el sector propuesto? – ¿Es importante para la enfermería, la atención de salud, la comunidad y la sociedad? 2. Determinar qué recursos se precisan – ¿Qué recursos se precisan para elaborar la pro- puesta de proyecto? Por ejemplo, personal experto en presupuestos, finanzas, estudios, comercialización, excelentes capacidades para redactar y corregir. También es necesario determinar otras fuentes que se precisan, como instalaciones, equipo, suministros, acceso a Internet y medios de investigación en bases de datos. 3. Determinar quiénes son los principales colaborado- res e interesados – ¿Con quién hemos de trabajar para ser eficaces? Debe pensar en todos los posibles colaboradores e interesados con los que ha de contar en el proceso de planificación. Por ejemplo, si está interesado en elaborar un programa de VIH y SIDA para trabaja- dores de salud ya contagiados en un determinado país, deberá establecer asociaciones colaboradoras y buscar, para la propuesta de proyecto, el apoyo de trabajadores de salud ya contagiados, sus fami- lias, sus colegas, y la asociación nacional de enfer- meras (ANE). Estas personas interesadas pueden ayudar en la fase de planificación de la propuesta. 5
  6. 6. PASO 1. PLANIFICACION En este caso, algunos de los colaboradores mencio- nados pueden ser de gran ayuda si escriben cartas de apoyo. 4. Explorar las fuentes de financiación – ¿A qué fuentes de financiación se puede acudir? – ¿Cuáles son las posibilidades de financiación inter- na y las de financiación externa? En el plano interno, considere de qué recursos dispone y cuáles le faltan. Esto será de ayuda cuando prepare el contenido de la propuesta en una fase posterior del proceso. Por ejemplo, los financiadores desean cono- cer los recursos de que usted dispone, que puedan sumarse a la cantidad de dinero que ellos le den para realizar el proyecto o programa propuesto. Si usted prepara un inventario de los recursos internos de que actualmente dispone, su solicitud se fortalecerá. Piense modos creativos e innovadores de buscar fuen- tes de financiación. Explore todas las posibilidades y piense en todas las personas y organismos: institucio- nes financiadoras, organizaciones de la comunidad, fundaciones nacionales e internacionales, organiza- ciones profesionales (p. ej., asociaciones de enferme- ría y organismos de salud pública), organismos de desarrollo gubernamentales y no gubernamentales (p. ej., la Fundación africana para el desarrollo, la Fundación W.K. Kellogg, el Organismo estadouniden- se de desarrollo internacional (USAID), los organismos regionales de la Organización Mundial de la Salud), organismos culturales y religiosos, instituciones finan- cieras, oficinas gubernamentales nacionales y locales – tales como los ministerios de sanidad, departamen- tos de educación, departamentos de servicios sociales y recursos humanos. Recuerde que, aun cuando quizá se ocupe de un problema de salud, numerosos orga- nismos ajenos a la sanidad financian programas y actividades de salud. Así pues, si está interesado, por ejemplo, en preparar una campaña sobre el uso del 6
  7. 7. PASO 1. PLANIFICACION cinturón de seguridad en los coches, podría conside- rar la posibilidad de buscar fondos en el ministerio de transportes. Considere que esta fase de exploración de las posibi- lidades de financiación es una aventura. Le sorprende- rá cuántas personas se interesan en su idea y en con- seguir un resultado exitoso que mejore la situación en la atención de salud y en la sociedad en general. El reto para usted será convencer a los posibles financia- dores de que su propuesta es única y que con el dine- ro que se pide se conseguirán los resultados propues- tos. Entre las ideas para explorar las fuentes de financia- ción pueden mencionarse las siguientes: – Investigar las oportunidades de financiación en la biblioteca local. En la mayoría de las bibliotecas hay una sección de recursos sobre organismos financiadores. – Explorar la red mundial en busca de financiadores y solicitudes de propuestas. En algunos casos se puede bajar de la red la solicitud y enviarla por correo o completarla en línea. – Pedir a los colaboradores de la comunidad y a los organismos gubernamentales ayuda financiera e ideas de posibilidades de financiación. Después de explorar las fuentes de financiación, debe usted decidir qué financiadores se adaptan mejor al proyecto general, al programa o a las actividades pre- vistas. Algunas veces podrá usted presentar sus ideas y un proyecto inicial (no más de 1 ó 2 páginas, como un esbozo) a los posibles financiadores para que las examinen y comenten los planes de usted. Muchas veces, los financiadores no aceptan propuestas de proyectos, que ellos no hayan pedido. Más bien, los financiadores prefieren recibir un esbozo, que a veces recibe el nombre de carta de encuesta o de intencio- 7
  8. 8. PASO 1. PLANIFICACION nes. Ejemplos de esbozos y de carta de encuesta pue- den verse en la dirección www.npguides.org. La mayoría de los financiadores tienen personal asig- nado a trabajar con posibles solicitantes. Ese personal podrá ayudarle a aclarar las ideas y preparar la pro- puesta. No escribirán la propuesta por usted, pero pueden ayudarle a entender mejor lo que buscan y lo que han financiado en ocasiones anteriores. No debe usted basarse exclusivamente en cartas de comunica- ciones o en cartas por correo electrónico para dar información sobre la propuesta a los posibles financia- dores. Tenga siempre en cuenta el valor del contacto personal. Aun la propuesta más detallada habrá de desarrollarse después, si se recibe una respuesta posi- tiva. Los financiadores y los organismos financieros gene- ralmente requieren un formato fijo para la solicitud, con un límite de páginas y una fecha para su presen- tación. Léalo con cuidado y adapte lo mejor que pueda su propuesta al formato, las directrices o los cri- terios de ellos. Tenga en cuenta la misión, valores, metas y objetivos de la entidad financiadora. Siga las directrices paso a paso. Puede usted mostrar- se creativo y original en sus ideas, pero ponga esos pensamientos en el formato prescrito por el financia- dor o el organismo financiero. Posiblemente hayan de examinar un gran número de solicitudes y no les agra- da buscar en toda la información para hallar respues- tas o datos que se presentan bajo un título o en un orden diferentes. Si los financiadores tienen que bus- car para hallar una información específica, puede ser que la solicitud se deje de lado y no termine el proce- so de examen. Algunas organismos pedirán a usted más información si consideran valiosa la solicitud o si quieren contribuir al desarrollo de la organización. En general, es acon- 8
  9. 9. PASO 2. PREPARACIÓN sejable que presente lo mejor de usted en la primera solicitud. Las primeras impresiones, tanto en persona como en las propuestas escritas tienen gran importan- cia. Paso 1. Aspectos de la planificación que deben recordarse • Asignar o nombrar a una persona que dirija el proceso de creación de la propuesta de proyecto • Esclarecer la idea • Determinar los recursos con que usted cuenta • Establecer quiénes son los principales colaboradores e interesados • Explorar la fuentes de financiación • Seguir las directrices del financiador PASO 2. PREPARACIÓN Elaborar un resumen de la propuesta Después de terminada la fase de planificación, el segundo paso es la preparación del resumen.(OMS 1986) Un resumen de la propuesta es el plan que hay que seguir durante la fase de preparación de la pro- puesta. El resumen de la propuesta ayuda a organizar el contenido de ésta y garantiza que se ha recogido toda la información importante para incluirla en el documento escrito. Tras un detenido examen en esta fase, puede pasarse a redactar la propuesta de pro- yecto. Elementos principales del resumen: En el resumen de la propuesta deben elaborarse diez elementos: 1. Introducción: Describa la actividad, la necesidad de ella y a quién va a beneficiar, los resultados previstos, quién solicita los fondos, las credenciales del grupo, y la cantidad solicitada. En la 9
  10. 10. PASO 2. PREPARACIÓN Introducción se describe el contexto para los exa- minadores de la solicitud de proyecto y es un vín- culo de crucial importancia con el cuerpo de la propuesta. Definir de manera sucinta y clara el proyecto o programa propuesto ayudará a los exa- minadores a captar rápidamente lo que usted pro- pone que se haga y su finalidad. 2. Antecedentes: Defina el proyecto o programa y su alcance. Incluya en esta sección ideas sobre la motivación, una descripción sucinta del asunto, quién va a resultar beneficiado, datos de apoyo, referencias importantes. En el alcance del proyecto o programa propuesto se da una breve sinopsis, y no todos los detalles, de una determinada parte del asunto sobre el que usted va a escribir. Por ejemplo, quizá su organización tenga amplios antecedentes, experiencia y pericia en el campo de la prevención del VIH y SIDA, sin embargo la solicitud de fondos puede centrarse concretamente en la aplicación de tratamiento contra el retrovirus a trabajadoras de salud para prevenir la transmi- sión de madre a hijo del virus VIH. Así pues, el alcance de su programa sólo se dirige a una deter- minada parte del tema más general. No debe insistirse una y otra vez en el VIH y en el SIDA en otras modalidades. Por otra parte, cuando se exponen las ideas de la sección Antecedentes, es importante introducir datos y citas concretos sobre el asunto, que apoyen su afirmación de que son necesarios su trabajo anterior y el de otros en el contexto general y en el concreto dentro del sector para el que usted solicita fondos. Con esto aumen- ta su credibilidad y muestra que conoce bien el asunto. 3. Importancia: La propuesta de proyecto es un medio de comunicación destinado a persuadir al posible financiador de los motivos por los que debe invertir en la idea, proyecto, programa o 10
  11. 11. PASO 2. PREPARACIÓN actividad de usted. No dé por supuesto que por ser importante para usted, los demás van a acep- tarlo así. 4. Colaboración: Identifique con qué otros organismos va a colaborar. Incluya cartas de apoyo y mencio- ne otras financiaciones que haya obtenido o solici- tado. 5. Metas y objetivos: Exponga la meta general y los objetivos en términos de resultados o fines previs- tos: qué, cuánto y para cuándo. 6. Métodos: Esboce brevemente su plan de acción, con las estrategias, objetivos, actividades y plazos. 7. Evaluación y sostenibilidad: Describa los cambios o resultados esperados, cómo se medirán y por qué criterios, cómo se hará seguimiento de los objeti- vos, cómo se informará a los principales interesa- dos. Describa cómo va a mantener el programa cuando la financiación haya terminado. 8. Difusión: ¿Cómo hará llegar sus conclusiones o resultados a un auditorio más amplio? Por ejemplo, mediante reuniones, conferencias, en tiempo real, mediante presentaciones o por los medios informa- tivos. 9. Presupuesto y su justificación: Enumere el personal, las instalaciones, los equipos y suministros. Lo que necesita para ejecutar el proyecto, y por qué lo necesita. 10.Documentación de apoyo: Además de las cartas de apoyo, considere la posibilidad de incluir docu- mentos de evaluación de trabajos anteriores, comunicados de prensa, u otros documentos que sirvan para apoyar la propuesta de proyecto. 11
  12. 12. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA Paso 2. Aspectos generales de la propuesta que deben recordarse • Estudiar el asunto y examinar las pruebas disponibles • Reunir datos y documentación de apoyo • Los elementos fundamentales de la propuesta son: 1. Introducción 2. Antecedentes 3. Importancia 4. Colaboración 5. Metas y objetivos 6. Métodos 7. Evaluación y sostenibilidad 8. Difusión 9. Presupuesto y su justificación 10. Documentación de apoyo PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA Después de concluidos los pasos de planificación y preparación, se puede ya empezar a redactar la pro- puesta. Siga exactamente la solicitud del financiador: requi- sitos de formato, límite de páginas y límites de espa- cio necesarios para cada sección en la que se pide información. Si desea hacer algunas preguntas acer- ca de la solicitud, la persona encargada de la soli- citud de proyecto debe ponerse en contacto con el organismo financiador. Al empezar a redactar la propuesta, tenga en cuenta lo siguiente: • La misión, valores, metas y objetivos del organismo financiador. 12
  13. 13. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA • El formato necesario para la presentación de la pro- puesta y el número de ejemplares que hay que enviar en papel, disquete o por medios electrónicos. • La fecha límite para la presentación de la propues- ta, inclusive la hora. • Si no entiende la solicitud, pida ayuda a un miem- bro del personal del organismo financiador. Establezca contactos. Haga preguntas y comparta sus ideas para ver si están en consonancia con las directrices de ellos. Recuerde que su persona de contacto debe ser la única que se dirija al organis- mo financiador para preguntas sobre la solicitud. Hay que evitar que varias personas de la misma organización o agencia abrumen al financiador con llamadas y preguntas sobre la misma propuesta de proyecto. • Las cartas de apoyo deben pedirse a los principa- les interesados con antelación suficiente. Una vez más, es esencial establecer desde el princi- pio cómo se va a compartir el trabajo y quién debe encargarse de la redacción de las distintas partes de la propuesta de proyecto. Antes de empezar a redactar, hay que revisar y esclarecer de nuevo las funciones con el personal encargado de trabajar en el proyecto y de redactar la información que va figurar en las correspondientes partes de la solicitud de proyecto. Las personas encargadas de redactar la propuesta de proyecto deben celebrar reuniones periódicas de exa- men y revisión. El principal encargado de la solicitud de proyecto debe decidir quiénes han de participar en esas reuniones y qué aportaciones se precisan de ellos. 13
  14. 14. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA Sugerencias para cada una de las partes escritas de la propuesta: 1. Introducción La Introducción es una sección breve y concisa. En ella se hace, para el organismo financiador, un breve resumen sobre el solicitante, se describe la finalidad, las metas y objetivos del proyecto, el programa o actividad, su necesidad y los resultados y efectos pre- vistos. 2. Antecedentes En esta sección se presentan los motivos, se hace una descripción del problema, asunto o actividad y se describe quién va a beneficiarse, y cómo, del pro- yecto o programa propuesto. La necesidad debe apoyarse en las pruebas disponibles y en referencias pertinentes. Así pues, esta sección comprende en general: • Una breve exposición de las publicaciones, y la razón de ser. • Una descripción concisa de la cuestión o situación que debe resolverse, ampliarse o cambiarse (exposi- ción de necesidad, y uso de la información en apoyo de la solicitud o ayuda pedida) • La presentación del asunto en cuanto beneficie a la sociedad, la comunidad o la profesión. • Las referencias pertinentes. 3. Importancia Explique claramente por qué es importante esta activi- dad, programa o proyecto. Exponga su importancia para la enfermería, la atención de salud, la comuni- dad y la sociedad. Esta sección puede ser una parte independiente de la solicitud, o puede explicarse o situarse en la sección Antecedentes. La sección Importancia debe figurar en la propuesta de proyecto antes de la sección Metas y objetivos. 14
  15. 15. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA 4. Colaboración En esta sección, hable de los otros organismos con los que va a trabajar, de los que recibirá cartas de apoyo, u otra financiación obtenida o solicitada para realizar la actividad propuesta. En resumen: • Describa a sus colaboradores en la actividad propuesta. • Exponga los motivos de cada colaboración. • Describa el número y tipo de recursos que aportarán las colaboraciones. • En el apéndice incluya carta o cartas de aceptación y apoyo de los principales administradores de los organismos de que se trate. 5. Metas y objetivos En esta sección deben describirse las metas y objeti- vos generales. Es importante diferenciar entre metas y objetivos. Una meta es un declaración general en la que se describe un resultado deseado, que normal- mente es de largo plazo y de carácter general. Un objetivo es un resultado medible que ha de lograrse en el camino hacia la consecución de la meta. El cen- tro de interés debe ponerse en los resultados de las actividades propuestas. Los objetivos deben exponerse en términos cuantificables y medibles. Las metas y objetivos deben ser: C: concretos M: medibles O: orientados a la acción R: realistas o pertinentes L: limitados en el tiempo o a plazo fijo 6. Métodos Esta sección es muy importante. En ella debe figurar una descripción escrita de sus principales estrategias, actividades, metas y plazos. Básicamente, ésta es la 15
  16. 16. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA sección en que se describe cómo va a emplearse el dinero para conseguir la meta y los objetivos. ¿Qué actividades se llevarán a cabo en ese tiempo y quién las realizará? Será útil describir la sección sobre los Métodos en forma descriptiva y resumir la información en forma de gráfico, cuadro o sucesión temporal. 7. Planes de evaluación y sostenibilidad En esta sección, exponga los resultados o cambios que espera conseguir, cómo van a medirse esos resul- tados y según qué criterios, qué métodos van a apli- carse, cómo van a vigilarse los objetivos, cómo va a darse información a los principales interesados; y exponga también la manera en que prevé mantener el proyecto o programa propuesto cuando ya no se dis- ponga de fondos. Durante la evaluación del plan con- viene hablar de los modos en que va a cuantificar sus datos y reunir otros indicadores valiosos de éxito desde una perspectiva cualitativa y cuantitativa. 8. Difusión Aquí necesitará indicar cómo difundirá los progresos y conclusiones a los financiadores. Por ejemplo, ¿difundirá usted la información mediante reuniones o conferencias, por métodos de Internet en tiempo real o basados en la red, por publicaciones, medios informa- tivos, presentaciones formales e informales? 9. Presupuesto En la sección del presupuesto, tratará usted de la can- tidad total de dinero que se pide en la solicitud y para qué se utilizará ese dinero. Tiene que exponer tam- bién cómo se vigilará y auditará el dinero. Exponga los siguientes apartados presupuestarios: a) Personal - Enumere las personas y sus credencia- les, haga un breve resumen de la importancia que tienen en la propuesta, básicamente quién partici- 16
  17. 17. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA pará y qué hará. Es decir, la persona, sus creden- ciales, el porcentaje de tiempo que dedicará al proyecto, y el costo. b) Instalaciones, equipo y suministros - Exponga lo que se precisa para realizar el proyecto. Examine también el coste de los viajes, el apoyo en la web, y los costos de publicación, correo y difusión. c) Justificación presupuestaria - Escriba los motivos por los que pide las distintas partidas del presupuesto. d) Costos indirectos - Presente los gastos de su organi- zación. Ejemplos de ellos son los de electricidad, espacio de oficinas y almacén, ordenadores y telé- fono. Algunos financiadores no conceden dinero para esta clase de gastos. Considere presenter su presupuesto en forma de tabla. Recuerde que cuando presente el presupuesto y su justifi- cación ha de presentar los costos reales. Cerciórese de que está pidiendo un dinero que el financiador asigna. Por ejemplo, algunos financiadores no conceden dinero para alimentos, instalaciones o infraestructuras, ni para gastos administrativos. En las fases de planificación y preparación del proceso de redacción de la propuesta prepárese cuidadosamente y solicite información para determinar exactamente qué gastos está dispuesto a pagar el financiador. Algunas veces, un financiador con- cederá más dinero para determinadas tareas en ciertas categorias. Al final, resuma las categorias presupuesta- rias y el dinero solicitado, para facilitar la tarea de los examinadores de la solicitud de fondos de proyecto. Si usted no tiene experiencia en redactar y justificar un presupuesto, ésta es una sección que puede dele- garse en una persona experta financiera. Puede hablar con ella de sus ideas y ella se encargará de los cálculos de costos. Si desea más información sobre la gestión financiera, puede leer la siguiente fuente: CIE, Financial Management for Nurses (Gestión financiera para las enfermeras), 2001. 17
  18. 18. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA Examen interno Una vez preparado el primer proyecto, todas las per- sonas que hayan participado en la redacción deben examinar la propuesta para: 1. Verificar su claridad. La propuesta, ¿es clara, fácil de seguir y comprensible? 2. Cerciorarse de su concisión. ¿Ha escrito usted la pro- puesta de un modo conciso? ¿Ha transmitido sus ideas claramente con un lenguaje sencillo? ¿Ha sintetizado y ordenado sus ideas y los puntos principales de manera que atraiga el interés y la atención del financiador? 3. Verificar la coherencia del estilo: Su estilo de redac- ción, ¿es coherente en el documento y está dispues- ta según las directrices del financiador? 4. Verificar si está completa: ¿Ha rellenado y respondi- do a todas las partes de la solicitud de fondos para su proyecto? 5. Consultar con los principales interesados y los bene- ficiarios previstos para conocer sus ideas y aporta- ciones: ¿Ha consultado con los principales colabo- radores e interesados, ha reunido sus aportaciones y ha recibido sus cartas de apoyo? 6. Examinar el presupuesto con expertos financieros: ¿Ha establecido cuáles son las necesidades finan- cieras para la propuesta? ¿Está completo el presu- puesto? ¿Son exactos los cálculos de usted? ¿Ha pedido la ayuda y aprobación a expertos financie- ros dentro o fuera de su organización? 7. Finalizar la solicitud: ¿Ha pedido a una o dos perso- nas que hagan un examen final, preferiblemente a las personas que van a darle las cartas de apoyo Preparar el documento definitivo 1. Con el resumen de su propuesta y los elementos de la solicitud prepare una lista que contenga toda la información sobre la propuesta de proyecto, asegu- rando ser conciso y puntual. Véase en el apéndice 18
  19. 19. PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA un ejemplo de lista para la presentación de una propuesta de proyectos. 2. Mecanografíe la solicitud según las directrices del financiador y presente el resultado final de una manera profesional. 3. Cerciórese de que va dirigida y se envía según los detalles expuestos en la solicitud. 4. Cumpla el plazo de recepción de la solicitud. 5. Siga en contacto con los funcionarios del organismo encargados de la financiación, para cerciorarse de que su propuesta de proyecto se ha recibido. 6. Si su propuesta se financia, debe usted informar de sus progresos de manera periódica, según las direc- trices que le hayan dado. La información periódica y los contactos con el financiador pueden ser útiles cuando solicite futuros fondos para su proyecto. 7. Si su propuesta no se financia, debe seguirla para ver si puede mejorarse y cuándo debe presentarla de nuevo. 8. Ejemplos de cartas de información, propuestas y presupuestos pueden verse en el siguiente sitio web www.npguides.org Paso 3 . Redactar la propuesta - Puntos que hay que recordar 1. Siga las directrices del financiador y respete los plazos de presentación de la propuesta. 2. Refiérase a los elementos del resumen de la propuesta para cerciorarse de que se han incluido en ella todos los contenidos. 3. Examine la propuesta y busque a otras personas que le ayuden a examinarla y corregirla para mayor claridad, concisión y coherencia del estilo. 4. Determine todas las necesidades presupuestarias y verifique los cálculos presupuestarios con expertos y colaboradores financieros. 19
  20. 20. PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN El proceso de examen de la propuesta Cuando haya completado la lista (véase el Apéndice 1), estará usted preparado para enviar al financiador la propuesta de proyecto. Acuérdese de cumplir todos los requisitos del financiador en cuanto al número de originales, en papel y en soportes electrónicos o en discos, que se precisan. Durante el proceso de examinación, las propuestas pueden rechazarse por diversos motivos. Ellos pueden ser de carácter mecánico o metodológico, o sencilla- mente porque el financiador decide que no es un asunto prioritario en el momento del examen.(Locke, Spirduso & Silverman 2000) Algunas de las razones mecánicas por las que se rechaza una propuesta de proyecto o solicitud de fondos son: su presentación fuera de plazo, no seguir las directrices en cuanto al contenido, formato y longitud de la propuesta, o una calidad de redacción deficiente o poco convincente. Por otra parte, puede ser que algunos aspectos meto- dológicos, como la finalidad, las metas y objetivos principales, no estuvieran claros, o que la información de base y la justificación fueran deficientes. O las estrategias, objetivos o plazos no eran realistas, la evaluación era débil o el presupuesto era demasiado general o amplio para poder relacionar claramente los costos con los principales sectores de actividad. Características y puntos débiles comunes de las solici- tudes de propuestas de proyectos1 Nombre de proyecto: Los títulos de algunos proyectos no trasmiten claramente el centro de interés del pro- yecto. Las personas que lean el título han de poder 1 En el Programa Liderazgo para el cambio, del CIE™ se da a los partici- pantes una amplia formación para preparar solicitudes eficaces de pro- yectos y gestionar los fondos recibidos. Mediante las experiencias del CIE en más de 50 países, hemos ayudado a los participantes a evitar algunos de los puntos débiles comunes característicos en las solicitudes de financiación. 20
  21. 21. PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN adquirir una idea acertada del asunto. Un buen título anima a las personas a seguir leyendo, mientras que un mal título puede desanimar al lector. Finalidad y metas principales: Un error muy general es tratar de incorporar demasiadas cosas, de manera que se pierde el centro de interés. Información de base y justificación: Algunas veces ésta ha de ser más fuerte para describir y justificar la perti- nencia del proyecto, y para convencer al financiador de que es importante. Estrategias, metas, tiempos: Esta sección es importante porque debe convencer al financiador de que los solici- tantes son capaces de conseguir los resultados deseados, o tienen muchas posibilidades de conseguirlos. Planes de evaluación y sostenibilidad: Algunas veces se olvida hacer un plan de evaluación o exponer la manera en que va a sostenerse el proyecto cuando ya no se disponga de financiación. Presupuesto: Con frecuencia el presupuesto está mal hecho y las personas no siempre buscan ayuda o con- sejo cuando deberían hacerlo. Algunos presupuestos son demasiado generales y sus conceptos son dema- siado amplios para poder relacionarlos claramente con los sectores de actividades del proyecto. Si le hacen preguntas como: “¿de dónde se espera que venga lo esencial de la financiación?” o “¿qué proba- bilidades hay de conseguir otra financiación?”,debe usted responder a ellas. No las deje en blanco. Vigilancia y auditoría: Averigüe lo que se precisa a este respecto. Si tiene dudas, lea las directrices del financiador. Credenciales: Cuando se piden las credenciales de los solicitantes, lo que el financiador quiere saber es si el 21
  22. 22. PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN personal del proyecto tiene la experiencia y los cono- cimientos necesarios para contribuir a la ejecución exitosa del proyecto. Tienen que estar convencidos de que dan el dinero a personas fiables que probable- mente lo emplearán prudentemente y de manera que influya lo más posible en los resultados deseados. No se limite a enumerar las cualificaciones y experien- cias. Incluya observaciones sobre su pertinencia para el proyecto concreto que se propone. Cartas de apoyo: Estas cartas se piden frecuentemen- te. Deben provenir de los principales interesados que puedan corroborar y justificar por qué el proyecto es importante, y qué ventajas pueden obtener de él los interesados. Si no se toman precauciones a este res- pecto, los financiadores podrían preguntar “¿Por qué no se han ocupado de ello? ¿Significa eso que no cuentan con el apoyo de los interesados? En ese caso, ¿por qué debemos apoyarlos nosotros?” Contacto clave: Es muy importante nombrar a una per- sona como contacto clave, con amplios detalles para las relaciones. Favorece la comunicación y se identifi- ca así a una persona responsable de que se cumplan los requisitos del financiador, tales como la informa- ción sobre los aspectos financieros y los progresos del proyecto. Fecha límite: Para que las solicitudes se tomen en con- sideración, debe respetarse la fecha límite. Si hubiese problemas reales, debe preguntarse si es posible una prórroga. Aun cuando se conozcan los motivos de la denega- ción de una propuesta de proyecto, debe pedirse más información para poder aprender por experiencia o revisar la propuesta y volver a presentarla, si procede 22
  23. 23. PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIÓN Paso 4. Presentación de la Solicitud - Puntos que hay que recordar: 1. Conozca con claridad las expectativas del finan- ciador y el proceso de examen de la propuesta, antes de presentar la solicitud de fondos para su proyecto. 2. En la solicitud de fondos para su proyecto evite los aspectos y los puntos débiles comunes: • Ha de tener un título del proyecto que transmita claramente su centro de interés. • No incorpore demasiadas cosas en las metas principales. • Prepare una sección sólida sobre los anteceden- tes, en la que se justifique y describa la importan- cia del proyecto. • Pida ayuda para elaborar el presupuesto. • Averigüe lo que se necesita para el seguimiento y auditoría del presupuesto. • Cerciórese de que las credenciales del personal se adaptan a los conocimientos y pericia necesa- rios para la eficaz ejecución de un proyecto. • Consiga cartas de apoyo de los principales cola- boradores e interesados que puedan apoyarle y justificar por qué el proyecto es importante y qué beneficios les reportará. • Nombre a una persona como contacto principal. • Cumpla la fecha límite fijada por el financiador para la presentación de la propuesta. 23
  24. 24. REFERENCIAS Y APÉNDICE REFERENCIAS Y APÉNDICE REFERENCIAS Locke L, Spirduso W & Silverman S (2000). Proposals that work: A guide for planning dissertations and grant proposals (4th Edition), Thousand Oaks: Sage Publications, Inc. OMS (1986). Wrirting a funding proposal: It’s easy as 1, 2, 3 (Redactar una propuesta de financiación: es tan fácil como 1, 2, 3), ref. WHO/HMD/NUR 86.2. Otros recursos del Consejo internacional de enfermeras (CIE), que son importantes para la redacción de propuestas de proyectos. CIE (2003). Directrices éticas para la investigación de enferme- ría. Estas directrices revisadas contienen los principios éticos para las enfermeras que hacen investigaciones, y contienen tam- bién orientaciones sobre la integridad en la investigación, el consentimiento informado, la seguridad de los datos y la vigilan- cia. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch CIE (2001). Financial Management for Nurses (Gestión financie- ra para las enfermeras). Monografía de fácil utilización que explica lo que las enfermeras han de saber sobre la gestión financiera, y por qué han de saberlo. Trata de proporcionar conocimientos básicos e instrumentos prácticos para quienes empiezan en este sector. Facilita información útil para gestionar eficazmente los recursos y presupuestos y para contribuir a la adopción de decisiones en el cambiante entorno actual de salud. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch CIE (2001). Escribir para publicaciones. En esta monografía se dan indicaciones valiosas para escribir bien. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch CIE (1996). La planificación de recursos humanos para la enfer- mería. Con un método progresivo, en este documento se expo- nen los aspectos técnicos del proceso completo de planificación de los recursos humanos. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch CIE (1996). Guía práctica para la investigación de enfermería. Esta guía es útil para las enfermeras que empiezan a conocer la investigación de enfermería. Aporta modos útiles para que las enfermeras contribuyan a mejorar la calidad de su práctica pro- fesional mediante la investigación. Este texto puede ser de utili- dad para las enfermeras que redactan propuestas de proyectos 24
  25. 25. REFERENCIAS Y APÉNDICE para investigación. Puede adquirirse en la Librería del CIE: www.icn.ch SITIOS Y RECURSOS EN LA WEB Consejo internacional de enfermeras: www.icn.ch Fondos internacionales y sus financiadores: www.fundsnetservices.com Guías sin fines lucrativos, instrumentos de redacción de propues- tas de proyectos para organizaciones sin fines lucrativos: www.npguides.org Universidad de Wisconsin: www.grants.library.wisc.edu/organi- sations/proposalwebsites.html www.library.wisc.edu/libraries/Memorial/grants/proposal.htm Organización Mundial de la Salud y sus oficinas regionales: www.who.int 25
  26. 26. REFERENCIAS Y APÉNDICE LISTA PARA LA SOLICITUD DE FONDOS Este documento tiene por objeto ayudar a organizar la solicitud definitiva de los fondos para su proyecto, que ha de enviarse al financiador. Tiene los elementos básicos que se han expuesto en las Directrices para redactar propuestas de proyectos. Su finalidad es hacer que usted se cerciore de que ha incluido en la solicitud toda la información que se pide. Título de la Solicitud de la propuesta de proyecto y principales personas de contacto: – Nombre del proyecto. – Nombre, credenciales, puesto, departamento e institución de la persona o personas de contacto. – Dirección postal, teléfono, fax y correo electrónico. Propuesta: – Introducción – Antecedentes – Importancia – Colaboración – Metas y objetivos – Principales métodos, estrategias, objetivos actividades y plazos – Evaluación y sostenibilidad – Difusión – Presupuesto y su justificación – Documentos y cartas de apoyo y demás pruebas pertinentes Consideraciones sobre el formato de la propuesta de proyecto: – Espacio según las directrices para la solicitud (único o doble) en todas las páginas inclusive en los gráficos, cifras, cuadros, apéndices, etc. – Todas las páginas están numeradas. – Márgenes y mayúsculas según las indicaciones del financia- dor. – Título y subtítulos en todas las secciones de la propuesta. – La ortografía, puntuación, gramática y estructura son correctas. 26
  27. 27. REFERENCIAS Y APÉNDICE – Todas las abreviaturas están explicadas, por ejemplo no debe emplearse OPS ni otras abreviaturas de organismos sin expresar su significado: OPS (Organización Panamericana de la Salud) – Se adapta a la longitud de página requerida Figuras, cuadros, gráficos e ilustraciones – Cada figura, cuadro y gráfico figura en página aparte (o según las directrices dadas para la solicitud) con una leyenda. – Están numeradas consecutivamente y se hace referencia a ellas en el texto. Referencias – En página aparte y por orden alfabético. – Se adaptan a las directrices dadas para la solicitud. – En la lista de referencias sólo figuran las referencias que se encuentran en el texto. Decida si necesita una sección espe- cial para recomendar otras referencias relacionadas con el asunto tratado. Apéndices – Cada uno de los apéndices está bien numerado, por orden correlativo después de la primera mención que figura en el texto de la propuesta. – Cada uno de los apéndices figura en página aparte 27
  28. 28. 28
  29. 29. Reservados todos los derechos, incluido el de traducción a otros idiomas. Queda prohibida la reproducción de la presente publicación, en su totali- dad o en parte, (por impresión, fotocopia, microcopia o cualquier otro medio), su almacenamiento en sistemas de recuperación su transmisión en cualquier forma y su venta, sin autorización expresa y por escrito del Consejo Internacional de Enfermeras. Pueden reproducirse sin autoriza- ción extractos breves (menos de 300 palabras) a condición de que se cite la fuente. Copyright © 2006 by ICN - Consejo internacional de enfermeras, 3, place Jean-Marteau, 1201 Ginebra, Suiza ISBN: 92-95040-40-6 Impreso en Suiza
  30. 30. CONSEJO INTERNACIONAL DE ENFERMERAS 3, place Jean-Marteau 1201 Ginebra, Suiza Tfno. +41 22 908 01 00 Fax +41 22 908 01 01 Correo el.: icn@icn.ch Web: www.icn.ch

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