UNE 166002

CAPITULO 6: UNE 166002 M.A. GARCIA MADURGA

UNE 166002

La implantación de un sistema de gestión de la innovación aporta las siguientes ventajas :

Fomenta la actividad de I+D+i

Proporciona directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+i:

Análisis de la situación tecnológica interna y eterna.

Identificación y valoración de las amenazas y oportunidades de la evolución tecnológica.

Definición de los objetivos básicos de las actividades de I+D+i

Selección y gestión de una adecuada cartera de proyectos de I+D+i

Asegura que no se pierden actividades susceptibles de generar tecnologías propias y patentes.

Potencia la I+D+i como factor diferencial de competitividad.

Ayuda a planificar, organizar y controlar las unidades de I+D+i

Contribuye a ahorrar recursos y a mejorar la motivación e implicación de los empleados

UNE 166002 RECEPCIÓN DE SOLICITUD ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN CLIENTE ACCIONES CORRECTIVAS AUDITORÍA VISITA PREVIA (OPCIONAL) PROCESO DE CERTIFICACIÓN DOC INCOMPLETA CLIENTE DOC COMPLETA

AUDITORÍAS ANUALES DE REVISIÓN

AUDITORÍA DE RENOVACIÓN AL TERCER AÑO

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Algunas definiciones:

Sistema de gestión de la I+D+I: Parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de I+D+I de la organización.

Unidad de gestión de I+D+I: Persona o personas de la organización, designadas por la alta dirección, con dedicación parcial o completa, que disponen de los medios necesarios para:

- Gestionar la cartera de proyectos de I+D+I

- Gestionar la transferencia de tecnología

- Gestionar la protección y explotación de los resultados

- Realizar la medición, análisis y mejora de los resultados

UNE 166002

Unidad de I+D+I: Persona o personas de la organización designadas por la alta dirección con dedicación parcial o completa que disponen de los medios necesarios para:

- Procurar la obtención de conocimientos científicos y tecnológicos útiles para la organización.

- Desarrollar nuevas tecnologías o mejora de las actuales

- Aplicar los nuevos desarrollos tecnológicos a los productos o procesos.

Vigilancia Tecnológica: Forma organizada, selectiva y permanente, de captar información del exterior sobre tecnología, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.

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Proceso de I+D+i

Como cliente internos pueden citarse al departamento comercial, el departamento de producción, el departamento financiero, compras.

Como clientes externos básicamente el comprador, aunque también algún organismo externo ( la administración, por ejemplo, si se solicitan subvenciones o se establecen colaboraciones .

Proveedores internos son también los departamentos comercial, financiero, compras,...

Proveedores externos la administración, eventuales outsourcings, proveedores de tecnología, de materias primas..

Integración de sistemas de gestión

Varios de los requisitos de UNE 166002 son comunes a otros sistemas de gestión, como ISO 9000 de calidad , ISO 14000 de gestión medioambiental , y OSAS 18001. Citar así la formación, las auditorías internas, la política de gestión,...

UNE 166002 Proceso de I+D+i

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Requisitos de la norma

4.1.- Modelo y sistema de gestión de la I+D+i

Deben definirse el proceso de I+D+i y su sistema de gestión. Esto implica:

Identificar las actividades implicadas.

Determinar su secuencia e interacciones.

Asegurar su control.

Asegurar la disponibilidad de recursos e información.

Definir los procedimientos de seguimiento, medición y análisis de las actividades implicadas.

Implantar las acciones planificadas.

Establecer mecanismos de protección y explotación de los resultados

Caso de externalizar alguna actividad, definir los métodos de control correspondientes.

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4.1.- Modelo y sistema de gestión de la I+D+i

Documentación a desarrollar:

Declaración de política y objetivos.

Procedimientos.

Documentos de planificación, operación y control.

Registros requeridos por la norma.

Control de la documentación:

Debe redactarse un procedimiento que defina el método de aprobación, revisión y actualización de los documentos del sistema, que asegure que sólo las versiones actualizadas están disponibles, que los documentos son fácilmente identificables y que prevenga del uso no intencionado de documentos obsoletos

Control de los registros:

Deben procedimentarse controles respecto los registros del sistema: su identificación, almacenamiento,protección, tiempo de conservación,..

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4.2.- Responsabilidad de la dirección

La dirección debe evidenciar su Compromiso :

Comunicando la importancia de la innovación.

Estableciendo la política.

Asegurando el establecimiento de objetivos.

Revisando el sistema.

Asegurando la disponibilidad de recursos, incluido el presupuesto.

Definiendo la política de protección y explotación de los resultados

Creando la Unidad de Gestión de la I+D+i, y, si es menester, la Unidad de I+D+i

La dirección debe integrara a las partes interesadas :

Debe asegurar que se atiende a clientes y proveedores, a los accionistas, la motivación e implicación de los empleados,el cumplimiento legal y los requerimientos del mercado.

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Establecer la política de acuerdo a las siguientes premisas :

Adecuación al propósito de la organización.

Incluir el compromiso de cumplir con la norma y de mejorar continuamente el sistema.

Convertirla en marco de referencia para el establecimiento y revisión de objetivos.

Asegurar su comunicación y comprensión

Revisarla para su continua adecuación

Planificación

Definición de objetivos

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Definir y comunicar las funciones y responsabilidades de la Unidad I+D+i :

Utilización de herramientas de I+D+i

Ejecución de proyectos.

Generación de conocimiento.

Desarrollo de nueva tecnología y mejora de la actual.

Implantar la estructura que permita la gestión de los proyectos, en base a unidades I+D+i flexibles, en los que se pueden incorporar expertos externos o subcontratar actividades

Asegurar que se establecen procedimientos operacionales, con informes tipo, y se definen las líneas de autoridad y responsabilidad.

Designar al responsable del control de las actividades de I+D+i, quien mantiene el sistema, informa a la dirección y conciencia a toda la organización

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Establecer los procesos de comunicación que optimicen el sistema

Revisar el sistema:

A intervalos planificados.

Incluyendo oportunidades de mejora.

Resultados de auditorías Feed back partes interesadas KPI,s Acciones correctoras y preventivas Revisiones previas Eventuales cambios Recomendaciones de mejora REVISION

Decisiones relativas a :

Mejoras del sistema

Uso de los recursos

Necesidades de recursos

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4.3.- Gestión de los recursos

Deben definirse y proporcionarse recursos para :

Implantar y mantener una Unidad de Gestión de la I+D+i

Aumentar la satisfacción de las partes interesadas

Fomentar la cooperación con entidades externas que proporcionen conocimientos, metodologías, financiación,..

Debe procedimentarse como se va a concienciar al personal, se le va a motivar e ilusionar y fomentar su participación creativa trabajando en equipo.

Deben determinarse las competencias necesarias del personal que gestiona la I+D+i, asegurando acciones formativas cuya eficacia se evalúa y de las que queda registro

Debe asegurarse toda la infraestructura necesaria para el proceso de I+D+i.

La Unidad de I+D+i determinara y gestionara el ambiente de trabajo necesario para la consecución de sus objetivos.

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4.4.- Actividades de I+D+i

Las realizadas por la Unidad de Gestión de la I+D+i para la gestión del sistema

Las ejecutadas por la Unidad de I+D+i durante los proyectos

Las subcontratadas

Herramientas :

Vigilancia tecnológica

Identificación de las necesidades de información.

Búsqueda, tratamiento y difusión de la información.

Valoración de la información ( mapas tecnológicos,... )

Previsión tecnológica

A promover en el seno de la Unidad de Gestión de la I+D+i y de la Unidad de I+D+i

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Herramientas :

Creatividad . - Debe impulsarse como proceso generador de ideas

Análisis externo . Debe sistematizarse el análisis de los siguientes aspectos :

Identificación de escenarios futuros en base a desarrollos tecnológicos.

Proyectos tecnológicos externos exitosos y fracasados.

Datos de evolución de los mercados del sector.

Estudios tecnológicos comparativos de productos de la competencia.

Identificación, valoración y propuesta de oportunidades de alianzas tecnológicas

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Herramientas :

Análisis interno . Debe procedimentarse el análisis de los siguientes aspectos :

Inventario de recursos humanos y materiales susceptibles de uso en tareas de I+D+i .

Catalogo de habilidades y conocimientos.

Factores de éxito y fracaso de proyectos internos.

Identificación de las funciones básicas que se desarrollan en la organización, y valoración de su adecuación para la generación de ideas innovadoras

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Identificación y análisis de problemas y oportunidades :

La unidad de gestión de I+D+i establecerá el método para :

Analizar resultados científicos y tecnológicos bajo la óptica de la política de I+D+i de la organización.

Seguir resultados científicos y tecnológicos para anticipar cambios

Identificar barreras internas al uso de nuevos conocimientos.

Identificar posibles colaboraciones externas en materia de investigación y adquisición de conocimientos.

Colaborar en la estimación del coste de los proyectos y en el marketing de sus resultados

Analizar la coherencia entre la estrategia empresarial y los proyectos de I+D+i

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Análisis y selección de ideas :

La unidad de gestión de I+D+i establecerá un método de selección de ideas, que asegure que para cada idea se identifican y definen los siguientes aspectos :

Escenarios de evolución.

Recursos necesarios.

Principales tareas.

Impacto en coste, en contribución a los objetivos de I+D+i y en posición en el mercado.

Factores de riesgo.

Posibilidades de éxito.

Beneficios esperables.

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Planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos :

La unidad de gestión de I+D+i establecerá un método de planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos , para aquellos casos en los que la complejidad de las ideas implique su realización. Dicho método considerara entre otros los siguientes aspectos :

Revisión y aprobación.

Propuesta de prioridades

Supervisión.

Informes de estado de situación.

Búsqueda de fuentes de financiación.

Búsqueda de colaboraciones internas y externas.

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Transferencia de tecnología :

La unidad de gestión de I+D+i establecerá la sistemática para mantener y documentar un sistema de transferencia de tecnología ( en los dos sentidos ) . Dicho método considerara los siguientes aspectos :

Propiedad intelectual e industrial.

Contratos de adquisición y venta de tecnología

Asistencia técnica

Formación de joint/ventures

Cooperación y alianzas en proyectos de I+D+i

Transferencias desde la Universidad a la organización.

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Producto de I+D+i :

La realización del producto de I+D+i incluirá las fases que se describen a continuación, así como la documentación de todos los cambios que se produzcan :

Dise ñ o básico : descripción del dise ñ o, planificación de recursos, planos preliminares.

Dise ñ o detallado :elementos de apoyo, equipo de dise ñ o, estructura de comunicaciones,....

Prueba piloto :descripción de la situación del trabajo, procedimientos para adaptar cambios, procedimientos de validación de prototipos,..

Re dise ñ o, demostración y producción

Comercialización. Igual que la fase anterior, debe generar feed backs.

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Compras :

Proceso de compras : Debe asegurarse que subcontrataciones y compras cumplan los requisitos especificados por la unidad de gestión de I+D+i . Los proveedores se seleccionaran en función de su capacidad de satisfacer las necesidades de la unidad de gestión de I+D+i .

La información de compras debe incluir los requisitos para la aprobación de la compra o para la calificación del personal subcontratado.

Deben implementarse inspecciones que verifiquen las compras.

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Resultados del proceso de I+D+i :

Documentación de los resultados : La unidad de gestión de I+D+i establecerá como informar de los resultados, considerando

Informes finales de proyectos.

Descripción de la protección de los resultados.

Problemas y soluciones especificas, con las técnicas, procedimientos y equipos utilizados.

Evaluaciones escritas de los proyectos en su conjunto, incluyendo el conocimiento adquirido para el futuro.

Seguimiento y medición : La unidad de gestión de I+D+i definirá los criterios de revisión, selección y aprobación de resultados, cuantificándolos y comparándolos con los objetivos para evidenciar la " productividad “de la actividad innovadora

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Protección y explotación de los resultados :

La unidad de gestión de I+D+i valorara la viabilidad y oportunidad de proteger los resultados obtenidos, identificando las distintas alternativas de protección,iniciando procedimientos de patentes, estableciendo niveles de confidencialidad de los resultados

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4.5. - Medición, análisis y mejora

Generalidades :

La Organización debe planificar, programar e implantar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora de la ejecución de las actividades de I+D+i, el sistema de gestión y su mejora continua.

Auditorias internas :

La Organización debe realizar a intervalos planificados auditorias del sistema, siguiendo los criterios que se estipulen mediante procedimiento ( responsabilidades y requisitos para la planificación y realización de auditorias, información de los resultados y mantenimiento de los registros ), de modo que se confirme que el sistema de gestión se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Seguimiento y medición del proceso de I+D+i :

La Organización debe poder asegurarse de que se alcanzan los resultados previstos para, en caso contrario, tomar medidas.

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Seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+i :

La Organización debe seguir los resultados del proceso en etapas preestablecidas.

Control de las desviaciones en los resultados no esperados :

Si existen desviaciones, deben identificarse y registrarse con vistas a posteriores reutilizaciones.

Análisis de datos :

Deben recopilarse datos que proporciones información sobre :

La satisfacción de las partes interesadas.

La conformidad con los requisitos de los resultados.

Las tendencias del proceso y sus resultados

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Mejora :

La Mejora Continua de la eficacia del sistema se basara en el uso de la política, los objetivos, las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

Se elaborara un procedimiento de acciones correctoras y preventivas, de modo que:

Se revisen las no conformidades, actuales y potenciales.

Se establezcan la causas.

Se evalúe la necesidad de acciones correctoras y/o preventivas.

Se determinen e implementen dichas acciones.

Se registren los resultados

Se controle su eficacia.

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Indicadores relacionados con el sistema de gestión

Previsión y Vigilancia Tecnológica

Nº de consultas a la UGIDI

Nº de Fuentes consultadas

Tiempo de Respuesta

Puntuación Media

Análisis Interno y Externo

Nº estudios realizados

Nº análisis de productos y servicios

Creatividad

Nº Ideas presentadas

% Ideas que pasan a proyecto

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Indicadores relacionados con el sistema de gestión

Financiación de Cartera de Proyectos

Subvenciones solicitadas I+D+I

Subvenciones concedidas

% total subvenciones conseguidas

Control del Proyecto

Nº de desviaciones temporales

Nº de desviaciones en Costes

Protección, explotación y transferencia de resultados

Nº Patentes registradas

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Fases de implantación de la norma

Planteamiento inicial y compromiso de la Dirección Comunicación interna de la iniciativa Definición de responsabilidades y formación del personal implicado Diagnóstico Definición del sistema de gestión a implantar Implantación Implantación, seguimiento y mejora continua

UNE 166002 El Manual de Gestión de la Innovación 1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I 1.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE IDI 1.2 MAPA DE PROCESOS 2 REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION 2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 2.2 PARTES INTERESADAS 2.3 POLÍTICA DE I+D+I 2.4 PLANIFICACIÓN 2.5 ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIÓN. 2.6 REVISION POR LA DIRECCION 3 GESTION DE LOS RECURSOS 3.1 PROVISION DE RECURSOS 3.2 RECURSOS HUMANOS 3.2.1 GENERALIDADES 3.2.2 MOTIVACION DEL PERSONAL 3.2.3 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN 3.3 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO 4 ACTIVIDADES DE I+D+I 4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES 4.2 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I 4.3 PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE I+D+I 4.4 COMPRAS 5 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 5.1 AUDITORIAS INTERNAS 5.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO DE I+D+I Y DE SUS RESULTADOS. CONTROL DE DESVIACIONES. 5.3 ANALISIS DE DATOS 5.4 MEJORA

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Vocabulario

Actividades de I+D+I: Son las relativas a Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación.

• Auditoría del sistema de gestión de la I+D+I: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar periódica y objetivamente evidencias que hagan posible determinar si el sistema de gestión de una organización se ajusta a los criterios y disposiciones previamente establecidos, si se ha implantado de forma efectiva, y si es adecuado para alcanzar la política y objetivos de I+D+I de la organización.

• Comportamiento innovador: Resultados medibles del sistema de gestión de la I+D+I, relativos al control por parte de una organización de sus aspectos, basados en su política tecnológica, sus objetivos y metas.

• Eficacia: Extensión en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

• Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• Estado del arte: Situación, en un momento dado, del estado de los conocimientos, tecnologías, productos y procesos. Su estudio proporciona un conocimiento de la situación más avanzada de la disciplina de que se trate.

• Evaluación de la marcha del proyecto: Evaluación de los resultados de las actividades del proyecto, basada en criterios definidos y llevada a cabo en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida del mismo.

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Vocabulario

Innovación: Actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes. Se distingue entre:

Innovación en tecnología: Actividad de generación y puesta a punto de nuevas tecnologías en el mercado que, una vez consolidadas, empezarán a ser usadas por otros procesos innovadores asociados a productos y procesos.

Innovación tecnológica: Actividad de incorporación, en el desarrollo de un nuevo producto o proceso, de tecnologías básicas existentes y disponibles en el mercado.

Innovación en la gestión: Mejoras relacionadas con la manera de organizar los recursos para conseguir productos o procesos innovadores.

• Investigación: Indagación original y planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico o tecnológico.

• Mejora continua en I+D+I: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+I.

• Meta de I+D+I: Requisito detallado de actuación, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organización o a parte de la misma, que proviene de los objetivos de I+D+I y que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos.

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Vocabulario

Objetivo de I+D+I: Fin de carácter general con origen en la política de I+D+I que una organización se marca a sí misma, y que debe estar cuantificado, cuando sea posible.

• Plan de I+D+I: Documento que especifica las actividades, recursos y resultados necesarios para alcanzar los objetivos establecidos en la política de I+D+I.

• Plan de proyecto: Documento que especifica lo que es necesario para alcanzar el (los) objetivo(s) del proyecto.

• Política de I+D+I: Declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios en relación con sus actividades de I+D+I, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y metas en Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación.

• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.

• Prospectiva tecnológica: Proceso sistemático realizado para explorar el futuro de la ciencia, la tecnología y la sociedad, con el objetivo de identificar aquellas tecnologías genéricas emergentes y las áreas de investigación estratégicas necesarias para su desarrollo, que tengan mayor probabilidad de proporcionar beneficios económicos y sociales.

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Vocabulario

Proyecto : Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, los cuales incluyen los compromisos de plazos, costes y recursos. Los objetivos de un proyecto deben ser: concretos, mensurables, alcanzables y retadores. Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos más grande. La organización puede ser temporal y establecerse únicamente durante la duración del proyecto. El resultado de un proyecto puede ser una o varias unidades de producto.

• Sistema : Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

• Sistema de gestión de la I+D+I: Parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de I+D+I de la organización.

• Tecnología : Conjunto de recursos técnicos propios de una actividad que pueden ser utilizados de forma sistemática para el diseño, desarrollo, fabricación y comercialización de productos o para la prestación de servicios.

• Transferencia de tecnología: Proceso de transmisión de la información científica, tecnológica, del conocimiento, de los medios y de los derechos de explotación, hacia terceras partes para la fabricación de un producto, el desarrollo de un proceso o la prestación de un servicio, contribuyendo al desarrollo de sus capacidades.

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Vocabulario

Unidad de I+D+I: Persona o personas de la organización designadas por la alta dirección con dedicación parcial o completa, que disponen de los medios necesarios para:

Procurar la obtención de conocimientos científicos y tecnológicos útiles para la organización

Desarrollar nuevas tecnologías o mejorar las actuales

Aplicar los nuevos desarrollos tecnológicos a los productos o procesos

• Unidad de gestión de I+D+I: Persona o personas de la organización designadas por la alta dirección con dedicación parcial o completa, que disponen de los medios necesarios para:

Gestionar la cartera de proyectos de I+D+I

Gestionar la transferencia de tecnología

Gestionar la protección y explotación de los resultados o Realizar la medición, análisis y mejora de los resultados

• Vigilancia Tecnológica: Forma organizada, selectiva y permanente de captar información del exterior sobre tecnología, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios

Dinámica del SG de la I+D+I: cumplimiento de objetivos y metas establecidos Fuerzas motrices del Sistema de Gestión de I+D+I. Planificación Revisión por la Dirección Implantación y operaciones Medidas y acciones correctoras Política de I+D+I - Control y medición - No conformidades y acciones correctoras. - Registros - Auditoría de SG de I+D+I - Estructura y responsabilidad. - Aprendizaje, conocimiento y competencia. - Comunicaciones. - Documentación I+D+I. - Control de documentos. - Control de procedimientos. - Programa de contingencias. SISTEMA DE GESTION DE I+D+I