ALUMNA.- Laura Rojas Ayala; Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales  UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO
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ALUMNA.- Laura Rojas Ayala; Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO

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NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ

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  • 1. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ 1. RESUMEN DEL PROYECTO 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El principal problema encontrado es la falta de organización y de procesos técnicos del área de archivo, ya que existe mucha demora en la administración de la biblioteca y recuperación de los archivos y documentos, como así también en la catalogación en el Comité Cívico Pro Santa Cruz siendo esta empresa precisa de información rápida y oportuna al servicio del departamento, para eso se implementara la catalogación en sistemas computarizados. 1.2 AMBITO O COMPETENCIA Implementación de paquete informático para la catalogación y recuperación de información. 1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO Este proyecto tiene como propósito organizar la documentación para su rápida recuperación, catalogación y brindar al usuario un mejor servicio. 1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO Comité Cívico Pro Santa Cruz 1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO Comité Cívico Pro Santa Cruz 1.6 RESPONSABLE DEL PROYECTO Nombre Cargo Firma Laura Rojas Ayala Responsable de Biblioteca ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 1
  • 2. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 1.7 JUSTIFICACION DEL PROYECTO La implementación del presente proyecto permitirá organizar la documentación y de esta manera una fácil búsqueda y recuperación de los documentos para poder tomar decisiones rápidas y oportunas. 1.8 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO Optimizar la organización del archivo a través de la implementación de los procesos técnicos y la sistematización computarizada, para una búsqueda y recuperación rápida, fácil y oportuna de la información, así como brindar al usuario mejor acceso a la información documental física y digital. 2 DESARROLLO DEL PROYECTO 2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO i. Objetivo del proyecto Proponer un sistema de organización digital para optimizar, la clasificación, el acceso y la recuperación de la información de forma eficaz y eficiente. ii. Procesos técnicos a. inventario b. selección c. clasificación d. organización e. catalogación computarizada f. indización g. digitalización h. migración base de datos ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 2
  • 3. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO iii. Enfoque físico El material requerido para la implementación del presente proyecto comprende: 2 estantes móviles metálicos con capacidad de 100 archivadores tipo torre cada uno 1 estación de trabajo tipo L 1 silla giratoria con ruedas 1 computadora personal 1 scanner 1 impresora Material de escritorio 2.2 CRONOGRAMA DE EJECUCION Noviembre Diciembre Enero Actividad Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem .1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4 INVENTARIO SELECCIÓN CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN CATALOGACIÓN COMPUTARIZADA INDIZACIÓN DIGITALIZACIÓN ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 3
  • 4. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 2.4. SITUACION DE LA COMPAÑÍA SIN / CON PROYECTO SITUACION SIN PROYECTO SITUACION CON PROYECTO  Demora en la entrega de la  Documentación organizada en el información sistema  Envío de información errónea o  Fácil y rápido acceso a la incompleta información computarizada  Extravío o pérdida de información  Información correcta y oportuna 3. RESUMEN PLAN DESARROLLO UNIVERSITARIO 2003-2007 3.1. MISION Brindar un servicio de excelencia en la administración de la documentación para que el usuario tenga la información en tiempo y calidad. 3.2 ANALISIS FODA FORTALEZA OPORTUNIDADES 1. Herramientas informáticas 1. Expansión de la empresa 2. Infraestructura adecuada 2. Sistemas informáticos avanzados 3. Recursos económicos 4. Personal capacitado DEBILIDADES AMENAZAS 1. Falta de organización 1. Pérdida de información 2. Falta de un sistema de 2. Exigencias del medio con relación clasificación a la fluidez de la información 3. Falta de apoyo de las diferentes áreas 4. Falta de personal ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 4
  • 5. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 3.3 LINEAS DE ACCION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LINEAS DE ACCION OBJETIVOS ESTRATEGICOS atención al cliente Alcanzar excelencia en atención al público de interés, con un sistema computarizad eficiente Alcanzar mayores niveles de eficiencia operacional y de gestión Modernización institucional Promover el uso de herramientas de gestión adecuadas al desarrollo del negocio Capacitación de la fuerza laboral Desarrollar y fortalecer las competencias del personal, y actualizar al personal Óptimo clima laboral Fortalecer el compromiso, la satisfacción e identidad de los funcionarios con la compañía 3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EL PROYECTO OBJETIVOS DEL PLAN OBJETIVOS DEL PROYECTO INSTITUCIONAL Optimizar el sistema de gestión a Proponer un sistema de organización través de la permanente planificación, manual y digital para optimizar, la evaluación y optimización de nuestros clasificación, el acceso y la procesos, la capacitación, valorización recuperación de la información de y reconocimiento del personal. forma eficaz y eficiente, a fin de satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 5