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Automate mail deploiement 100115_v1

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Présentation EasyE-mail, automate de gestion des mails

Présentation EasyE-mail, automate de gestion des mails

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  • 1. Automate de gestion des emails
    Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:
    • Consignation
    • 2. Récupération des mails entrant et sortant, directement sur le routeur du serveur de messagerie.
    • 3. Possibilité de filtrer certain mails suivant différents critères :
    • 4. Sujet.
    • 5. Emetteur.
    • 6. Destinataire.
    • 7. Suppression des doublons.
    • 8. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.
    Mails entrant
    Mails sortant
    Consignation
    Serveur DOMINO
  • 9. Automate de gestion des emails
    Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:
    • Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres
    • 10. Récupération des mails entrant et sortant d’une ou plusieurs boîte(s) mails à intervalles réguliers.
    • 11. Choix des boîtes aux lettres à explorer.
    • 12. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.
    Choix des BALs
    Serveur DOMINO
  • 13. Automate de gestion des emails
    Tri des mails:
    • Tri des mails :
    • 14. Filtre d’exclusion par rapport :
    • 15. Mots clé dans l’objet du mails :
    • 16. PRIVE
    • 17. DIRECTION
    • 18. ...
    • 19. Adresse émetteur/destinataire.
    • 20. Liste d’entités à traiter :
    • 21. Seul les mail adressés ou provenant d’une entité présente dans la liste seront traités.
    • 22. Mails bloqués par le filtre :
    • 23. Suppression définitive.
    • 24. Traitement et classement dans un dossier « A Classer ».
  • Automate de gestion des emails
    Prélèvement et tri des mails sur serveur EXCHANGE
    (A Confirmer avec exchange 2008):
    • Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres:
    • 25. Consignation
    • 26. Récupération des mails entrant et sortant, directement sur le routeur du serveur de messagerie.
    • 27. Possibilité de filtrer certain mails suivant différents critères :
    • 28. Sujet.
    • 29. Emetteur.
    • 30. Destinataire.
    • 31. Suppression des doublons.
    • 32. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.
    Mails entrant
    Mails sortant
    Consignation
    Serveur EXCHANGE
  • 33. Automate de gestion des emails
    Prélèvement et tri des mails sur serveur EXCHANGE:
    • Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres
    • 34. Récupération des mails entrant et sortant d’une ou plusieurs boîte(s) mails à intervalles réguliers.
    • 35. Choix des boîtes aux lettres à explorer.
    • 36. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.
    Choix des BALs
    Serveur EXCHANGE
  • 37. Automate de gestion des emails
    Tri des mails:
    • Tri des mails :
    • 38. Filtre d’exclusion par rapport :
    • 39. Mots clé dans l’objet du mails :
    • 40. PRIVE
    • 41. DIRECTION
    • 42. ...
    • 43. Adresse émetteur/destinataire.
    • 44. Liste d’entités à traiter :
    • 45. Seul les mail adressés ou provenant d’une entité présente dans la liste seront traités.
    • 46. Mails bloqués par le filtre :
    • 47. Suppression définitive.
    • 48. Traitement et classement dans un dossier « A Classer ».
  • Automate de gestion des emails
    Objectifs principaux :
    • Extraire les principales métadonnées d’identification :
    • 49. Date (format date, heure et minute),
    • 50. ID du mail,
    • 51. Expéditeur,
    • 52. Destinataires principaux,
    • 53. Destinataires en copie,
    • 54. Objet
    • 55.
    • 56. Faire une copie du corps du mail au format PDF (ou PDF/A si besoin) ;
    • 57. Identifier si le mail comporte ou non une ou plusieurs pièces jointes :
    • 58. Si oui, les transformer, si approprié et si besoin, au format PDF (ou PDF/A) avec indexation et les compresser ;
    • 59. Enregistrer dans la base :
    • 60. Les métadonnées d’identification,
    • 61. Le mail au format PDF (ou PDF/A), ses pièces jointes au format natif ou PDF(/A), et les PJ non convertissables à leur format natif (fichier audio, vidéo, …).
  • Automate de gestion des emailsImplantation individuelle
    AUTOMATE GESTION EMAILSDOMINO
    Serveur messagerie atelier
    Réception mails à traiter
    Consignation mails entrants
    et sortants - Exceptions
    Agent
    Dédoubleur
    Agent
    Filtre
    Mail
    Transfert un par un des mails
    Domaine client
    GED
    ou
    Répertoire
    Transfert périodique
    (push ou pull) des mails
    format PDF, des PJ compressées et métadonnées
    ACROBAT
    IRIS CAPTURE & DOCUMENT
  • 62. Automate de gestion des emailsImplantation individuelle
    AUTOMATE GESTION EMAILSEXCHANGE
    Serveur messagerie atelier
    Réception mails à traiter
    Consignation mails entrants
    et sortants
    Agent
    Filtre- Exceptions
    Agent
    Dédoubleur
    Mail
    Transfert un par un des mails
    Domaine client
    GED
    ou
    Répertoire
    Transfert périodique
    (push ou pull) des mails
    format PDF, des PJ compressées et métadonnées
    ACROBAT
    IRIS CAPTURE & DOCUMENT
  • 63. Automate de gestion des emailsImplantation mutualisée
    ATELIER
    AUTOMATE GESTION EMAILS DOMINO
    Serveur messagerie client
    Consignation mails entrants et sortants
    Exceptions définies par chaque client
    Internet
    Serveur messagerie atelier EZD
    Réception mails à traiter
    Une BAL par client
    Agent
    Dédoubleur
    Mail
    Mail
    Mail
    Agent Filtre
    Agent de
    transfert
    Transfert des mails (un à la fois)
    Domaine client 1
    Domaine client 2
    Domaine client ..
    Transfert périodique sous VPN
    mails format PDF, des PJ
    et métadonnées
    GED
    GED
    GED
    Agent de
    transfert
    ACROBAT
    IRIS CAPTURE & DOCUMENT
    DMZ CLIENT
    DMZ CLIENT
    DMZ CLIENT
    FTP Client
    FTP Client
    FTP Client
    Agent de
    transfert
  • 64. Automate de gestion des emailsImplantation mutualisée
    ATELIER
    AUTOMATE GESTION EMAILS EXCHANGE
    Serveur messagerie client
    Consignation mails entrants et sortants
    Internet
    Serveur messagerie atelier EZD
    Réception mails à traiter
    Une BAL par client
    Agent
    Dédoubleur
    Agent Filtre- Exceptions
    Mail
    Mail
    Mail
    Agent de
    transfert
    Transfert des mails (un à la fois)
    Domaine client 1
    Domaine client 2
    Domaine client ..
    Transfert périodique sous VPN
    mails format PDF, des PJ
    et métadonnées
    GED
    GED
    GED
    Agent de
    transfert
    ACROBAT
    IRIS CAPTURE & DOCUMENT
    DMZ CLIENT
    DMZ CLIENT
    DMZ CLIENT
    FTP Client
    FTP Client
    FTP Client
    Agent de
    transfert
  • 65. Merci de votre attention
    easydemat
  • 66. Automate de gestion des emailsScénario de démonstration
    Demander au client d’envoyer un mail avec une ou plusieurs PJ à l’adresse du démonstrateur - noter l’heure d’envoi du mail et son poids en ko ;
    Se connecter via VPN sur Easydemat.com ;
    Montrer la réception du mail dans sa BAL – Ouvrir le mail – Répondre sans PJ en mettant en copie un destinataire du client et en copie cachée un autre. Envoyer le mail ;
    Faire vérifier la réception du mail de réponse par le destinataire principal et si possible par ceux en copie ;
    Se connecter sur EasyCalame GED :
    • montrer la présence du 1er mail au format PdF – noter l’heure d’arrivée et le poids des fichiers ;
    • 67. montrer la présence du 2nd mail au format PdF – montrer les métadonnées enregistrées, en particulier le destinataire principal, le destinataire en copie et l’absence du destinataire en copie cachée.
  • Automate de gestion des emails
    • Phase 1 : Activation de la consignation
    • 68. Sur le serveur de mail, activation de la fonction « Consignation » : une copie de chaque mail entrant et sortant est routée vers une BAL dédiée (même serveur ou serveur distant) – (sauf mails exclus par règles de consignation).
    • 69. Phase 2 : 1er tri des mails
    • 70. Un agent automatique A :
    • 71. Élimine les mails dont :
    • 72. l’objet commence par : [Personnel], [CONF-RH], …
    • 73. le seul destinataire au sein de la société est en copie cachée,
    • 74. l’auteur figure dans une liste (blacklist – à enrichir au fil de l’eau)
    • 75.
    • 76. Déplace les autres mails vers un dossier « A DEDOUBLONNER»
    Nota : les mails avec des pièces jointes d’un volume dépassant un certain seuil peuvent être routés vers un dossier spécifique pour un traitement manuel.
  • 77. Automate de gestion des emails
    • Phase 4 provisoire : Traitement d’un mail
    • 78. Créer un répertoire (nom = ID du mail suivi de sa date, heure, minute d’émission)
    • 79. Créer trois sous-répertoires pour respectivement :
    EML & PJ Orig : y copier le mail au format EML et y détacher les pièces jointes à leur format natif,
    MAIL & PJ PDF : Enregistrer le mail au format PdF et y recopier les PJ ;
    IDENTIFICATION : Enregistrer les métadonnées d’identification.
    • Phase 4 (objectifs à confirmer) : Traitement d’un mail
    • 80. Créer un répertoire (nom = ID du mail suivi de sa date, heure, minute d’émission)
    • 81. Créer quatre sous-répertoires pour :
    • 82. copier le mail au format EML et y détacher les pièces jointes à leur format natif,
    • 83. Enregistrer le mail au format PdF et les PJ après transformation au format PDF, indexation et compression ;
    • 84. Enregistrer les métadonnées d’identification
    • 85. Enregistrer les métadonnées sémantiques.
    • Phase 6 : Indexation et analyse des fichiers par un agent C qui :
    • 86. Indexe les documents de chaque répertoire temporaire ainsi que les PJ ?
    • 87. Enregistre le mail au format PDF dans la GED avec ses PJ,
    • 88. Initialise un workflow pour soumettre à un secrétariat et/ou au destinataire (ou son délégué) l’enregistrement pour soit l’éliminer, soit enrichir et valider les métadonnées.
    Automate de gestion des emails
  • 89.
    • Phase 3 : Dédoublonnage des mails
    • 90. Un agent automatique B (fréquence d’intervention paramétrable) :
    • 91. Recense les mails arrivés sur la plage horaire de traitement (paramétrable),
    • 92. Recherche les doublons (en incluant la plage horaire suivante),
    • 93. Identifie le mail adressé au premier destinataire interne – le transfère dans un dossier « A traiter » et élimine les éventuelles autres copies.
    Automate de gestion des emails
  • 94.
    • Phase 5 : Enregistrement du mail dans la GED
    • 95. Sélectionne les pièces jointes :
    • 96. au format PDF et les enregistre dans un sous-répertoire temporaire A,
    • 97. pouvant être transformées au format PDF/A, les transforme et enregistre la version PDF dans le sous-répertoire A et la version originale dans un sous-répertoire B,
    • 98. éventuellement restantes et les enregistre dans le sous-répertoire A,
    • 99. Route vers :
    • 100. une BAL de stockage, les mails « courants » (durée de stockage à fixer),
    • 101. une BAL « Archivage coffre » les mails à « valeur probante » (durée de stockage à hériter de la GED),
    Automate de gestion des emails
  • 102. Automate de gestion des emails
    • Métadonnées de base :
    • 103. ID du message ; Objet ; Date ;
    • 104. Autres métadonnées (si liaison avec l’annuaire et fonction de la richesse de celui-ci)
    Expéditeur :
    Nom, prénom
    Société (code, désignation) :
    Destinataire(s) principaux :
    Internes :
    Externes :
    Destinataire(s) en copie :
    Internes :
    Externes :
    Affaire (code, désignation) :
    Quatre champs pour PJ :
    Mail PDF & PJ PDF
    Mail EML & PJ natives
    Métadonnées sémantiques :
    Divers
  • 105. Serveur messagerie EZD
    Consignation mails entrants
    et sortants mise en place
    SERVEUR
    MESSAGERIE
    Agent Filtre
    GRW01
    Agent Elimination doublons
    • Sélectionner le premier mail arrivé
    • 106. Détacher les PJ & copier le mail au format EML
    • 107. Copier le mail au format PDF
    • 108. Extraire et enregistrer les métadonnées
    • 109. Créer un enregistrement dans la GED
    • 110. Sélectionner le mail suivant
    • 111.
    DEV03
    GRW01

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