Proyecto Final - Planeamiento Estrategico Las Meninas

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  • 1. Proyecto Final: Planeamiento Estratégico Ana Belén De Castro Belén Cambefort de Grajales Heiddis Palma Wanda Bennasar
  • 2. Datos de la Empresa Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS
    • Díaz I Nexos es una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño.
    • Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y 1979. A mediados de los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad.
    • A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales, Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ I NEXOS.
    • Actualmente Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países.
    • Cuenta con un equipo de 22 colaboradores
    • Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
  • 3. FODA
    • El mercado de publicidad es muy competitivo.
    • Reducción del mercado debido a la crisis financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad)
    • Nuevos competidores
    • Operación desleal por parte de medios y otros competidores
    • El poder esta centrado en una sola persona.
    • Otras agencias ofrecen servicios de optimización de medios
    • Servicios generales que deben ser contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor)
    • Falta de Leyes que regulen la profesión
    AMENAZA DEBILIDAD
    • El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos.
    • Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
    • Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación.
    • Experiencia (Más de 30 años)
    • Conocimiento del Negocios
    • Maneja cuentas de empresas a nivel nacional e internacional.
    • Equipo Estratega
    • Conocer a fondo la marca a publicitar, su función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades.
    OPORTUNIDAD FORTALEZA
  • 4. Clientes Atención a Clientes / Ejecutivas de Cuentas Departamento De Medios Medios de Comunicación Contabilidad / Facturación Creatividad Producción Tráfico Diseño Proveedores Proceso de Negocio
  • 5. Clientes DIAZ NEXOS Empresa Proveedores Gobierno
  • 6. Presidencia Administración Cuentas Creatividad Contabilidad Tráfico Diagrama de Funciones
  • 7. Análisis de Procesos
  • 8. Necesidades de Información
    • Procesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual)
    • Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimización)
    • Procesamiento y registro de ordenes de medios
    • Generación de reportes de consumo de producción y medios de clientes de acuerdo a la información procesada
    • Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.
    • Acceso múltiple a documentos e información
  • 9.
      • Procesos Manuales
      • No se cuenta con ningún plan tecnológico para el mejoramiento continuo
      • Limitado acceso a información
    Impacto Tecnológico
  • 10. EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS Nombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico Tamaño Grado de Riesgo Herramienta de administración de proyecto 1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal 2.Ampliación Red de Datos Baja Alta Pequeño Alto Alta integración interna 3.Protección acceso a la red Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Uso intenso de control formal 4.Proyecto Portafolio de Inversiones Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de control formal 5.Planes estratégicos para el Marketing Bajo Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formal 6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias Alta Alta Pequeño Mediano-Bajo Alta integración interna 7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos Alta bajo Grande bajo Uso intenso de planeación formal
  • 11. GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS Riesgo del proyecto Beneficios potenciales para la compañìa 1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos 3. Protección acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones 5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
  • 12. PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTO FACTORES ESTRATEGICOS: P- Productividad D- Diferenciación TD- Toma de Decisiones PRO- Promedio FACTORES FACTIBILIDAD: T- Técnica O- Operacional E- Económica C- Calendario L- Legal PRO- Promedio Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO 1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 8 9 10 9.0 8 9 7 9 8 8.2 2.Ampliación Red de Datos 8 9 9 8.7 8 8 8 9 8 8.2 3.Protección acceso a la red 7 7 8 7.3 8 8 7 8 8 7.8 4.Proyecto Portafolio de Inversiones 9 9 10 9.3 9 9 8 9 8 8.6 5.Planes estratégicos para el Marketing 8 9 10 9.0 9 8 8 8 9 8.4 6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 9 9 10 9.3 9 9 8 9 9 8.8 7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos 9 7 9 8.3 7 8 8 9 8 8.0
  • 13. GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS 1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos 3. Protección acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones 5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
  • 14. Planeación Estratégica
  • 15. Organización Responsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informatica
    • Objetivos
    • Evaluar las necesidades de implementacion de sistemas
    • Establecer sistemas informaticos adecuados con los requerimientos
    • Establecer programas de capacitacion para el personal
    • Desarrollar metodos de evaluacion de la efectividad del sistema
    • Informes de productividad/eficiencia antes y despues
    • Forma de comunicacion de los objetivos
    • Programa de comunicacion interna en la organizacion
    • Programa de capacitacion de los colaboradores
    • Informacion Interna Requerida
    • Estudio de procesos actuales
    • Necesidades de mejora de la organizacion
    • Informacion sobre los equipos utilizados actualmente
    • Objetivos de productividad y desempeno esperados
    • Informacion Externa Requerida
    • Empresas de informatica relacionadas con empresas publicitarias
    • Ranking de las mejores empresas en ese campo
    • Benchmarking
    • Analisis de costos vers. resultados
    • Planeacion de Tiempos:
    • Procesos (6 meses)
    • Necesidades de mejora (2 meses)
    • Informacion de los equipo s (1 semana)
    • Objetivos (2 semanas)
    • Empresas Outsourcing (2 semanas)
    • Ranking (2 semanas)
    • Benchmarking (2 meses)
    • Analisis de costos (1 semana)
    • Recursos y responsabilidades:
    • Procesos (Depto. De Calidad/RH)
    • Objetivos (Management Team)
    • Data de equipos (IT Department)
    • Benchmarking (Consultant company)
    • Analisis de costos (Finance)
    • Entrenamiento:
    • Management Team: Entrenamiento de IT
    • Personal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compania.
  • 16. Análisis Competitivo y Evaluación de posición Analisis de posicion actual: Basado en la trayectoria que tiene Diaz Nexos la empresa es muy solida en el ambito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calida de su trabajo.
    • Factores de exito en la industria:
    • Credibilidad
    • Productos de Calidad
    • Eficiencia
    • Excelente servicio al cliente
    • Fortalezas :
    • Gran trayectoria
    • Renombre
    • Clientes
    • Debilidades:
    • Decisiones centralizadas
    • Falta de mejoras con el tiempo
    • Falta de IT actualizada
    Resumen de la posicion en la industria: Esta en 14 paises Tiene afiliaciones con fuertes publiciarias Clientes de renombre internacional
  • 17. Análisis del ambiente y proyección Mercado: En relacion con el mercado la compania necesita actualizar ciertas herramientas y procesos para estar la vanguardia con la velocidad en que se mueve el dia a dia. Tecnologia: A pesar de que Diaz Nexcos cuenta con cierta programacion a nivel de diseno, no esta equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia. Economia y politica: En lo referente a la politica no existe una influencia tangible, sin embargo en terminos economicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria. Proyeccion Ambiental En base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnologia, la proyeccion con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rapido crecimiento.
    • Factores Externos Claves
    • Benchmarking. Esta herramienta nos permitira poder copiar modelos ya utiles en otras organizacionales de publicidad para acercanos a los objetivos.
    • Tecnologia de punta. Estas herramientas seran el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitacion.
    • Empresas Consultoras. La evaluacion y diseno de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeas organizaciones que nos constan de mucha informacion en el tema.
  • 18. Desarrollo Estratégico
    • Estrategias Alternativas
    • Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos.
    • Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo.
    • Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea.
    • Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.
    • Tiempos y recursos requeridos
    • Contratación de consultora . 1 mes de evaluación, consenso de todo el management team.
    • Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos.
    • Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta.
    • Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión.
    • Evaluación y selección de estrategia
    • Costos
    • Tiempos
    • Recursos
    • Factibilidad
    • Velocidad
    • Esfuerzo vs.. Eficiencia
    • Aceptabilidad organizacional
  • 19. Objetivos y Metas
    • Definir meta del negocio
    • Establecer procesos de mayor eficiencia
    • Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos.
    • Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.
    • Desarrollo de objetivos y factores de éxito
    • Consultoría
    • Estrategia organizacional
    • Desarrollo de planes de crecimiento en IT
    • Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro
    • Benchmarking
    • Comunicación de objetivos y factores de éxito
    • Campana organizacional orientada a la aceptación de los colaboradores
    • Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas
    • Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje
  • 20. Desarrollo del Plan
    • Responsabilidades
    • Gerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo
    • Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas.
    • IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización.
    • Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.
    • Plan Estratégico
    • Definir Objetivos
    • Establecer responsabilidades
    • Establecer tiempos
    • Resultados deseados
    • Formas de implementación
    • Planes de contingencia
    • Proceso de capacitación
    • Costos
    • Formas de evaluación
    • Medición del clima organizacional
    • Proceso de aprobación del Gerente General
    • Presentar la propuesta escrita
    • Realizar una reunión de presentación de propuesta
    • Cambios o correcciones necesarias
    • Aprobacion final
    • Puesta en marcha
  • 21. Implementación
    • Actividades de planeación
    • Campanas organizacionales
    • Establecer fechas de lluvia de ideas
    • Establecer formas de selección de los invitados a la lluvia de ideas
    • Desarrollo de invitaciones
    • Sistemas de Monitoreo
    • Cada persona encargada de su área debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General
    • Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto
    • Base para presupuesto anual
    • Costos de tecnología
    • Costos de capacitación
    • Costos de consultoría
    • Aprobacion de implementación
    • Presentar la propuesta escrita
    • Realizar una reunión de presentación de propuesta
    • Cambios o correcciones necesarias
    • Aprobacion final
    • Puesta en marcha
  • 22. Planificación de la Información
  • 23. Estrategia de Negocios
    • Revisión de Operaciones
    • Realizar Auditorías
    • Revisión de Condiciones de Trabajo
    • Revisión de los Planes Estratégicos
    • Influencia de Clientes Potenciales
    • Ampliar cartera existente, para captar a nuevas empresas
    • Revisión de los Planes de Información Existentes
    • Plan a largo plazo de tecnología de información
    • Evaluación de los Sistemas Existentes
    Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones en los sistemas
    • Crear Estrategias para asignar prioridades:
    • Saber asignar recursos
    • . definir el rumbo de la empresa
  • 24. Organización
    • Establecer comité consultivo de Gestión
    • Gestión de Riesgos
    • Control interno
    • c. Gestionar e implementar proyectos
    • Establecer trabajo en equipo
    • Aprender a escuchar
    • Tomar decisiones inteligentes
    • Establecer objetivos claros
    • Organizar los proyectos
    • Enfoque
    • Técnica
    • método
  • 25. Necesidades de Información Evaluar las Tendencias: *información: aprendizaje y reflexión critica *procesamiento: finalidad *industria: análisis de mercado y estadísticas *funcionales: analizar entorno competitivo Gestión de la Entrevista
    • Requisitos y necesidades de información
    • Establecer criterios de búsqueda
    • Modelo de búsqueda con distintas fuentes
    • Identificar los efectos de la organización en General
    • Identificar factores internos de la organization
    • Identificar factores externos de la organización
    Los objetivos de información de documentos para revisión de la gestión
  • 26. Estatus Presente Sistemas de Información del Documento Actual a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones Evaluar estándares actuales y métodos a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
    • Evaluar adecuación de los sistemas actuales
    • Eficiencia
    • eficacia
    • Evaluar operaciones de computadoras y capacidad
    • Determinar capacidad y uso de los servidores
    • Evaluar costos y procedimientos
    Habilidades del presente documento *Realizar *Costo *Análisis
  • 27. Estrategia de la Organización
    • Desarrollar Estrategia de la Organización
    • Reducción de Costos
    • Apoyar en sistemas de Información para realizar sus operaciones básicas
    • Reemplazar procesos manuales , para ofrecer rapidez en procesos a un menor costo
    • Desarrollar Plan de Personal:
    • * "La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“
    • Métodos para que el individuo alcance su desarrollo
    • Definir propósito de trabajo
    • Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.
  • 28. Aplicación de la Estrategia
    • Desarrollar modelos de datos
    • Para función específica
    • Entender estado actual de los datos de la empresa
    Desarrollar descripción del modelo inicial a. Realizar trabajo de manera efectiva
    • Desarrollar sistemas generales de arquitectura
    • diseño de más alto nivel de la estructura de un sistema.
    • La Arquitectura de Software establece los fundamentos para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que permita alcanzar los objetivos del sistema de información, cubriendo todas las necesidades
    • Definir el enfoque de desarrollo
    • Definir metas
    • Definir periodo de Tiempo
  • 29. Estrategia de Equipos y Programas
    • Desarrollar Estrategia de Oficina
    • Crear óptimo desempeño
    • Avance tecnológico
    Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos a. Poseer copia de seguridad siempre
    • Desarrollar Estrategia de Equipo
      • Aplicar estrategia de la Compañía
    • Tener claro oportunidades del entorno de la empresa
    • c.Poseer enfoque
    Desarrollar Estrategias de la Comunicación a. Comunicación sea funcional B. Expedita
  • 30. Empresa Seleccionada Solusoft
    • Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.
    • Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos.
    • Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal.
    • Su oferta incluye el soporte técnico
  • 31. La industria publicitaria mostrado un crecimiento notorio convirtiéndose así en una industria tremendamente competitiva. Resulta esta una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental. Por lo que es necesario buscar una solución particular, a la medida de las necesidades que hemos presentado. Uno de los objetivos principales en este negocio (y en casi todos) resulta ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente. Conclusiones
  • 32. A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general, pudimos detectar los problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones. A través de una empresa outsourcing, la cual presentamos anteriormente, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.