Wci Proc It & Eng 22 Avril 2009 [Mode De Compatibilité]

Processus Achats Responsabilités & Mesure de la Performance 22 Avril 2009 Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 1

•Présenter par: Service achats IT & ENG Agenda •Jean Yves KONAN Objectifs & Objectifs & Missions Missions • Rappel de l’évolution de la conception de la fonction achats Responsabilités • Objectifs Mesure de la • Missions Performance Cas pratique Responsabilités • Générales Conclusion • Au niveau du processus Mesure de la performance •Qu’est-ce que la performance & pourquoi la mesurer? •Quels sont les indicateurs de mesure de la performance? •Le tableau de bord Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 2

Rappel de l’évolution de la conception de la fonction achats •1950. Période de pénurie, la production est prioritaire : La fonction Achat uniquement se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise ne produisait pas, pour que la production ne soit pas perturbée. Agenda •1960. Période d'abondance, la vente devient prioritaire, la production est diversifiée. La fonction Achat perd de son importance, mais elle continue de négocier au meilleur prix. Objectifs & •1970. Économie de concurrence, le contrôle de gestion prend de l’importance : Missions la fonction Achat doit participer à la réduction des coûts, elle a une mission technique de connaissance des processus de production amont (des fournisseurs). Responsabilités •1980. Économie de compétitivité, le développement de produits nouveaux de qualité est stratégique. Mesure de la La fonction Achat fait participer les fournisseurs. La part de produits achetés progresse (les entreprises sous-traitent, se Performance "désintègrent", retrouvent leur coeur de métier). Acheteurs & Fournisseurs "partenaires". Cas pratique Objectifs Conclusion • Baisser les coûts de revient • Améliorer la qualité des produits/services • Réduire les stocks et les délais Missions •CT ==> Procurer les produits demandés, conformes en quantité, qualité et délai avec niveau de service et sécurité d'approvisionnement. •LT ==> Informer l'entreprise des modifications du marché amont, menaces et opportunités, et faire des propositions. Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 3

DEFIT DES ENTREPRISES AUJOURDH’HUI Le plus gros défit auquel sont confrontées les entreprises aujourd’hui est de Agenda trouver des professionnels de talents capables de développer des stratégies Achat dont les objectifs s’alignent sur la stratégie globale de l’entreprise. RESPONSABILITES GENERALES Objectifs & Missions DONNER LA VISION Responsabilités Mesure de la Performance un pré-requis est d’énoncer clairement où vont les Achats. Les Achats ont besoin de professionnels comprenant pleinement le modèle Cas pratique de performance de l’entreprise et capables de déterminer et d’expliquer clairement à un public hétérogène la valeur ajoutée que les Achats offrent à Conclusion leur entreprise. UN ETAT D’ESPRIT les Achats ont également besoin de professionnels capables de s’approprier de nouvelles approches et de nouveaux outils mais surtout avec l’ouverture d’esprit et la diplomatie nécessaires pour faire accepter que les façons traditionnelles de fonctionner ne sont pas forcément les meilleures... L’acheteur est un acteur du changement. Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 4

OUTILS & METHODES la plupart des entreprises ont un réel besoin d’harmonisation des outils et Agenda techniques à une échelle multi-sites. Ces techniques s’appliquent dans le cadre de méthodes et programmes communément reconnus et utilisés par RESPONSABILITES GENERALES Objectifs & toute la population Achat. Ces outils de gestion propres à une catégorie Missions d’achat donnée, permettent à chaque acheteur d’utiliser les mêmes procédés pour analyser les besoins, évaluer et rationaliser les fournisseurs Responsabilités et développer une stratégie Achat en ligne avec les objectifs de l’entreprise. Mesure de la Performance Les acheteurs doivent également savoir décomposer les coûts et mettre en place des plans de réductions de coûts avec les fournisseurs. Cas pratique Le développement des relations fournisseurs est une composante quotidienne du travail des acheteurs. Ce travail permet l’amélioration Conclusion continue des performances des fournisseurs en termes de qualité, services, innovation, temps de cycle, tout en luttant continuellement contre les surcoûts. Un autre ingrédient vital dans une équipe Achat est le leadership. Dans des environnements devenus multi-sites et multi-culturel, ces qualités de leadership, de communication et de charisme sont devenues plus nécessaires que jamais. L’équipe Achat doit être composée de différents types de profils qui se complètent les uns les autres, tant par les rôles et responsabilités que par la personnalité et le style de management… Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 5

Besoin Demandeur Cahier de charges Demandeur / équipe projet Finance / Validation budget Agenda Proc. Recherche Objectifs & Missions oui non Démarche (Site Internet, Annuaire …) Responsabilités AU NIVEAU DU PROCESSUS Mesure de la Performance Etude des Cas pratique Propositions Négociation Workflows,analyse, signatures, … Conclusion Validation - BC Suivi de livraison Suivi de livraison import locale Réception Contrôle Litiges non oui non Litiges Livraison Facturation Paiement Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 6

Qu’est-ce que la performance & pourquoi la mesurer? Qu’est ce que la performance ? Agenda Au sens étymologique, PERFORMANCE = RESULTAT Cependant, il convient (faut) toujours de l’associer aux moyens mis en œuvre, développés pour sa réalisation afin de l’apprécier au sens de MESURE DE LA PERFORMANCE Objectifs & Missions l’EFFICACITÉ. Responsabilités Pourquoi mesurer la performance des achats ? Mesure de la Aujourd’hui, les achats (maillon essentiel de la Supply Chain Management) Performance sont devenus une fonction stratégique dans les entreprises, source de valeur ajoutée et d’économie de sorte que certains spécialistes n’hésitent Cas pratique plus à déclarer que les achats font la MARGE et les ventes, le CHIFFRE D’AFFAIRES. Conclusion En effet, avec un poids qui peut représenter jusqu’à 70% du CA (Moyenne de 68% en France en 2006), l’efficacité des achats est indispensable pour améliorer la rentabilité de l’entreprise. Il est fondamental de pouvoir mesurer cette performance (efficacité) pour au moins 3 raisons : Savoir ou l’on se situe : faire l’état des lieux et le mettre en perspectives avec la dimension temps Savoir où l’on doit aller : Évaluer les points forts et les points à améliorer, définir et prioriser les actions et valoriser les objectifs Évaluer des écarts : Situation avant / après, cela aurait coûté / cela coûte, Niveau objectif / Niveau atteint SI L’ON MESURE LA PERFORMANCE, C’EST POUR AGIR. Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 7

Quels sont les indicateurs de mesure de la performance La performance des achats dans le contexte actuel de changements rapides Agenda et de concurrence exacerbée (cas de la téléphonie en CI) n’est pas uniquement financière (donc à évaluer uniquement à partir d’indicateurs financiers). Il est fortement recommandé de décliner la performance sous MESURE DE LA PERFORMANCE Objectifs & Missions toutes ses formes afin de prendre les meilleurs décisions et ne plus se limiter à ne mesurer que la performance financière. Responsabilités Pour performer, réussir, les entreprises déterminent leurs objectifs et les Mesure de la indicateurs qui en résultent, et les suivent au travers de tableau de bord. Performance Des spécialistes, comme Robert KOPLAN et David NORTON (concepteurs Cas pratique du tableau de bord équilibré ou prospectif), proposent de décliner les indicateurs de la performance en 4 axes : Conclusion L’axe financier Ex indicateurs : Économies ou gains réalisées (achats récurrents : gain par rapport au dernier prix – achats non-récurrents : écart entre prix payé et meilleure offre techniquement acceptable) Réduction du coût des achats par rapport à l’année écoulée L’axe client Ex indicateurs : Satisfaction des clients internes Délais de livraison Qualité du matériel livré (réduction des retours, des plaintes) Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 8

Le processus interne Ex indicateurs : Respect des procédures Agenda Maîtrise du processus achat Mainmise des équipes achats sur les achats réalisés dans l’entreprise (plus les commandes à tous les niveaux sont maîtrisées par les achats, meilleure MESURE DE LA PERFORMANCE Objectifs & sera la performance globale) Missions Progression et importance de la fonction achats Responsabilités Suivi du panel fournisseurs (méthode ABC) Mesure de la Performance L’apprentissage organisation Cas pratique Ex indicateurs : La progression des méthodes de travail (avec la professionnalisation des acheteurs, les gains seront automatiquement au rendez-vous Conclusion Formation des acheteurs Il faut cependant noter que les indicateurs doivent être mis en place progressivement, selon le niveau de développement de la fonction et le degré de prise en charge des achats par l’ensemble de l’organisation. En la matière, la règle d’or, c’est de rester simple. Il ne faut pas noyer les équipes sous pléthores d’indicateurs, pas plus d’une douzaine pour les uns, 4 à 5 pour les autres, qui doivent changer régulièrement quand les objectifs visés sont atteints. Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 9

Le tableau de bord Agenda Le tableau de bord est un outil de management débouchant sur la prise de MESURE DE LA PERFORMANCE Objectifs & décisions stratégiques. Missions Responsabilités Mesure de la Performance L’intérêt du tableau de bord : Outil de pilotage Cas pratique Outil de communication Outil de gestion Conclusion Outil de reconnaissance et de motivation Les règles du tableau de bord La convivialité La simplicité La pertinence Les objectifs Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 10

02 x E1 full circuit capacity SAT3 ABIDJAN-SESSIMBRA Agenda Lease of Bandwitch of 2E1 from Abidjan to Sessimbra included maintenance CAS PRATIQUE D’UN ACHAT TECH Objectifs & Missions Consultation : durée min du contrat 3 ans Responsabilités CI Telecom (installation = 10 M + redevance mensuel = 11.8 M) Mesure de la -Délai de réalisation : 45 jours Performance -Modalité de règlement : 100% (21.8 M) + 3 mois de caution (35.4 M) = 57.2M Cas pratique Alink Telecom (installation = 5.750 M + redevance mensuel = 13.110 M) -Délai de réalisation : 35 jours Conclusion -Modalité de règlement : 100% (18.860 M) Résolution du problème : après 1 an d’exécution du contrat Démonstration •CI Telecom ( 11.8 M * 12 = 141.6 M) •Alink Telecom ( 13.110 M * 12 = 157.32 M) ===> 157.32 M – 141.6 M = 15.72 M ( économie réalisée) Objectif •CI Telecom : installation = 10 M •Alink Telecom : installation = 5.75 M ===> 15.72 M (ER) – 10 M (CIT) = 5.72 M ~ 5.75 M (AT) Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 11

Processus Achats Agenda Responsabilités & Mesure de la Performance Objectifs & Missions Responsabilités Mesure de la Facteurs de réussite Performance (outils et procédures) Cas pratique • adaptation aux besoins • organisation et structure Conclusion • simplicité, ergonomie • flexibilité, évolutivité Conditions pour arriver aux objectifs • former, informer • motiver • inciter • mesurer, contrôler Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 12

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