Pd Eoct08

CONCEVOIR DES PRODUITS DOCUMENTAIRES ELECTRONIQUES Sessions 2008 Animation Clotilde Vaissaire – Françoise Quaire http://prodocelec.jimdo.com

Les PDE: des outils stratégiques

Quelle place ?

La médiation des produits documentaires

ATTENTE DES UTILISATEURS Besoins variés – exprimés ou non GISEMENTS D’INFORMATION DIVERS Info. hétérogène, surabondante, évolutive PDE DOCUMENTALISTES Des produits comme témoins de la médiation Info. Interne Produite par l’organisme Info. Rapatriée Acquise par la Doc. Info. Externe Reste à l’extérieur

La chaîne documentaire Opérations d’entrée Opérations de traitement Opérations de sortie Iceberg documentaire COLLECTE Analyse des besoins Recherche de sources Acquisition TRAITEMENT Sélection Enregistrement Catalogage Analyse Stockage DIFFUSION des Produits & Services Contrôle

Produits documentaires, outils stratégiques

Ils sont la partie émergée de l’iceberg documentaire

Ils sont des produits de médiation

Ils témoignent de la stratégie documentaire

Ils correspondent aux besoins du publics exprimés ou non (s’informer, gagner du temps, décider, agir…)

Ils sont un produit de promotion des documentalistes, et transportent l’image du C.D. (en positif ou en négatif…)

Du produit doc. au produit doc. électronique

Evolution de la notion d’information : explosion quantitative, séparation de l’information et du document…

Evolution des supports : explosion technologique, multiplication des types de supports

Evolution des modes d’organisation : d’une structure linéaire à une organisation hypertexte

Les services documentaires

L’accueil

La consultation de documents

Le prêt

Les questions réponses, SVP…

La recherche d’informations

La circulation des documents : DSI…

La formation des utilisateurs

La veille documentaire

b) La grand famille des produits

ELEMENTAIRES

Guides, index, répertoires

Catalogues d’ouvrages

Liste d’acquisition

Liste des dossiers en cours

Revue ou bulletin de

sommaires

ELABORES

Bibliographies

Revues de presse

Dossiers documentaires

DSI (ou profil)

Synthèses

Une typologie fonctionnelle Repérage et orientation Index Liste d’adresses utiles Sommaire de sommaires Sitothèque portail Signalement Inventaire Catalogue et bulletin biblio. Liste des acquisitions Bibliographies Analyse Biblio. avec résumés Panorama de presse DSI, dossier outil newsletter Synthèse Dossier documentaire Revue de presse Synthèse doc. FAQ

c) Analyse des besoins

Paradoxe : savoir détecter ce besoin (parfois formulé, ou bien non existant, mais pressenti) OU savoir orienter sa nécessité (intime conviction mais on peut aussi se tromper !)

Etape incontournable et essentielle de l’analyse des besoins :

Analyse externe : environnement professionnel et informationnel

Analyse interne : définir précisément les besoins d’info.

pour quel(s) public(s) ?

pour quel(s) usage(s) ?

en visant quelle valorisation ?

Connaître son public

Être capable de distancier sa connaissance du terrain

Connaître l’environnement externe et interne

Faire systématiquement remonter l’information (quelle appréciation du produit même en projet, pour quel usage ?)

Mener l’enquête

entretiens informels

entretiens semi-dirigés

enquête de satisfaction (ou de projet)

Savoir tirer les conclusions les plus adaptées

Points de vigilance pour l’enquête

Objectifs du produit

Contenu

Fréquence

Moyen de diffusion

Connaissance existant

Forme de l’information

Organisation de l’info.

Mode de recherche

Archivage ?

Remarques libres

2. Panorama évolutif des PDE

a) PDE d’orientation

Objectif : aider les utilisateurs à s’y retrouver dans un certain volume de données sans pour autant fournir plus de services.

index

bulletin de sommaires

listes d’adresses

répertoires de signets, portails

FOCUS : Répertoire de signets

Sélection thématique de liens vers des pages Web, organisée pour faciliter le repérage de l’usager.

Les critères classiques pour la sélection :

La qualité de l’information en ligne

L’ergonomie du site

Sa mise à jour régulière

O rganisation : s ommaire dynamique plutôt qu’une liste déroulante

Exemples

… et PDE de signalement

Référencent des documents, mais sans analyse particulière de contenu

Catalogue du fonds (voir après)

Liste des acquisitions

Bibliographies

Guide des sources

FOCUS : Le catalogue

Le catalogue : l a problématique des professionnels

Il a toujours fallu répertorier et organiser les collections

La catalogage date du XIXème siècle

Le catalogage partagé date de 1901 (LC)

Partager le travail entre catalogueurs

Puis partager les ressources : première idée de collection virtuelle

La problématique des professionnels (2)

Normalisation, puis automatisation

Formats d’échanges

Professionnels très actifs dans les années 70

Intégration des normes dans les premiers SIGB

Accès au catalogue en ligne

Arrivée du texte intégral, d’Internet, des documents électroniques.

La problématique des utilisateurs

Interroger le catalogue c’est compliqué, c’est long, c’est rébarbatif

Google c’est plus pratique

Le Googlac ce serait super : on interroge d’un seul clic, la médiathèque et Internet.

Je ne comprends rien de ce que me dit mon documentaliste …(cf. article : le bibliothécais sans peine , Noelle Balley, BBF T52, n°3, 2007) (cf. Visual catalogue de l’Université D’Artois)

Comparaison des deux visions

Le catalogue

La pertinence

La sélection

L’indexation

L’exhaustivité

La fiabilité

La collection

La centralisation

La gestion des droits

La pérennité

Le moteur

Le bruit

Le zapping

Le tagging

L'instantané

L’util e

Le butinage

Le nomadisme

L’accès instantané en ligne

Le court terme

L’avenir ou la fin du catalogue ?

Une recherche simple, simple, et simple

Une ouverture vers l’extérieur

Les autres bibliothèques et centres de documentation

Les autres ressources sur Internet : Amazon, Google Book Search, etc.

Les réseaux sociaux : Librarything, etc.

Une offre nouvelle – concevoir et encourager la participation : intégrer les commentaires, avis, critiques, mots clés des utilisateurs…et des documentalistes = l’Opac 2.0 , ou Opac Social

b) Les produits d’analyse

Travail sur le contenu du document, pour une aide à la sélection : permettre d’en savoir plus sur un document ou un contenu sans forcément avoir besoin de le lire in extenso

Bulletin analytique, ou critique ( exemples )

Newsletter

Panorama de presse

Dossier documentaire outil

c) Les produits de synthèse

Ils privilégient la rapidité de la prise de connaissance en confrontant les sources, les points de vue. Produits à haute valeur ajoutée

Revue de presse

Lettre d’information

Foire aux Questions

Synthèse documentaire

Dossier documentaire produit

FOCUS : La revue de presse

Remarque : revue ou panorama de presse ?

Paradoxe : il n’existe pas de définition officielle et « documentaire » de la revue de presse, malgré une pratique très courante

On constate des terminologies floues, héritées du journalisme et de la communication

(surveillance, synthèse de la presse, alerte, flash ...)

Savoir que le « Panorama » concerne une compilation d’articles primaires (texte intégral – type photocopie) et que la « Revue de presse » présente un résumé documentaire d’articles sélectionnés

Rappel succinct

Revue de presse : pas de texte intégral des articles

Signalétique : on signale juste l’article (titre, réf. et un éventuel résumé court qui ne dispense pas de lire l’article)

Analytique : l’article est analysé = résumé indicatif qui permet de dégager les idées essentielles

Contextuelle : ne signale que l’information qui intéresse le lectorat dans un article donné

Synthétique : une synthèse qui reprend les idées de plusieurs articles sur le même sujet mais de sources différentes

Panorama de presse : du texte intégral

Un exemple de revue de presse documentaire

Il s’agit de MEDISCOOP , une revue de presse quotidienne de l’actualité médicale et de la santé destinée aux médecins.

Elle est éditée par Santor : une agence d’édition numérique dans le domaine de l’information scientifique médicale. (travail professionnel !)

Diffusion par mail + site Web + archives en ligne = un produit de qualité plutôt complet

Exemple de la revue de presse envoyée chaque jour par mail Un événement est plus développé et fait office d’accroche Signature personnalisée Liste des autres sujets du jour (titre, source(s) et suite possible) Date + données de diffus° Lien pour lire la synthèse de l’article (et non le texte intégral)

La même sur le Web (en colonne centrale) Synthèse rédigée de plusieurs articles de la PQN Usage intensif de la citation Aucun accès prévu au texte intégral des articles condensés.

Les archives et le moteur de recherche Version imprimable de la RdP et des résultats Recherche par mots du titre et du résumé Recherche par source Recherche par date (depuis 2004) Un produit électronique complet !

De la revue de presse …. à la lettre d’information L’écart n’est pas énorme ! Alors que la revue de presse sélectionne de l’information récente et pertinente issue de la presse (généraliste ou spécialisée), la newsletter ou lettre d’information au sens documentaire du produit sélectionne de l’information récente et pertinente multi-source (interne, externe, presse, web, etc.) Régularité et fonctionnalités en font deux produits bien proches !

FOCUS : Le dossier documentaire

Le dossier documentaire

« Produit documentaire rassemblant un ensemble de documents de sources diverses, choisis et réunis sur une question donnée, et organisé de façon à faciliter l’accès à l’information rassemblée. »

(in Vocabulaire de la Documentation – ADBS, INTD, 2004)

Nature et support variés des éléments du dossier

Mises à jour régulières et durée de vie limitée dans le temps

Création à la demande ou suivi systématique

Support papier ou électronique pour le dossier

Dossier outil Dossier produit

DOSSIER STANDARD

Collecte au fil de l’eau

Toujours OUVERT et MIS A JOUR.

Enrichi au fur et à mesure

Il n’y a pas véritablement d’organisation du dossier.

C’est un OUTIL DOCUMENTAIRE

DOSSIER SUR MESURE

constitué A POSTERIORI

Le DP est constitué à un moment donné, sur un laps de temps défini et FERME. Il s’agit d’une prestation personnalisée

Le dossier est présenté correctement, organisé

un PRODUIT D’INFORMATION

D’où vient la valeur ajoutée d’un dossier ?

La qualité de la sélection

La juste quantité d’information

Le choix dans l’organisation des informations

La facilité à entrer dans le dossier

Attention à différencier les démarches

Politique de dossiers

Ex: la Doc Française

Comité éditorial

Charte rédactionnelle

Charte graphique

Travail en équipe

Long terme

Travail préalable sur les thématiques à couvrir

Dossiers ponctuels

Travail seul possible

Court/Moyen terme

Plus léger en terme de moyens

Choix des thématiques en fonction de l’actualité

Les rendre visibles

REALISER DES DOSSIERS ELECTRONIQUES NUMERISER SES DOSSIERS PAPIERS #

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 1: Transposer - numériser DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Note de présentation

Sommaire

Documents classés selon la facette choisie (thématique ou typologique ou chronologique)

Titre

Sommaire

PDF Exemple : dossier de l’Injep sur l’engagement des jeunes

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 2 : Rassembler des liens = le dossier outil DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Sommaire

Titre

Sommaire

Liens vers les sites répertoriés classés selon la facette choisie (thématique ou typologique ou chronologique)

Exemple : dossier de la revue Espaces

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 3: Blocs d’infos et liens DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Sommaire

Titre cliquable

Sommaire cliquable

Pour chaque partie, liens vers les documents en texte intégral avec ou sans présentation détaillée

Exemple : les dossiers de Educnet

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 4: Synthétiser et valoriser l’information DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Sommaire

Titre cliquable

Sommaire cliquable

Une synthèse par partie

Liens vers les documents en texte intégral avec ou sans présentation détaillée

Exemple : les dossiers du Gref Bretagne

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 5: Modulariser et créer des parcours DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Sommaire

Titre cliquable

Sommaires cliquables par facettes

Des synthèses

Des liens vers les documents

Des « alertes actualités »

Exemple : le dossier sur les logiciels libres

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 6: S’adapter à des contraintes spécifiques DOSSIER PAPIER DOSSIER ELECTRONIQUE

Titre

Sommaire

Un fonds multimédia

Des documents particuliers: Thélème

Les attentes des publics: dossier pédagogique , etc.

Pour l’écran et l’écrit : une version html et le même en pdf

Autres exemples : http://prodocelec.galilo.info

Le blog possède les fonctionnalités nécessaires à la réalisation d’un dossier

Rangement ante-chronologique

Accès par date / thème (catégories) / mots clés

Le blog peut être utilisé pour un dossier outil :

http://dossierdocdif.blogspirit.com

http://jeunescadres.over-blog.com/

Ou pour un dossier produit de synthèse

http://ecolebibdoc.blogs.com/le_dublin_core_dossier_do/

LA DEMATERIALISATION DU DOSSIER 7: Utiliser le web 2.0 – les blogs

Donc…qu’est ce que c’est au final un dossier électronique ?

Toujours un dossier…

De l’information sélectionnée,

Et organisée autour d’un thème

Un dossier outil

Constitué a priori

Toujours ouvert

Mis à jour par accumulation…

Mais aussi un dossier produit

Réalisé en fonction d’un besoin prévu, d’une actualité

Régulièrement remanié : on peut éliminer des documents et en rajouter d’autres

Donc une nouvelle forme de dossier…

Apportant une valorisation de l’information par:

L’organisation des ressources

Les parcours proposés : facettes thématiques, événements, types de documents, usages…

La « recommandation » : commentaires des ressources

Echanges possibles avec les lecteurs

Travail coopératif et qualitatif qui valorise le travail des documentalistes

Au final, un produit documentaire qui repose

Sur des bases « classiques »

Mais qui est renouvelé par le format électronique

Et à forte valeur ajoutée

3. Outils et techniques

Quelques outils

Outils de recherche de l’information : moteurs, annuaires, portails…

Outils documentaires : se servir des logiciels et des outils existants

Outils bureautiques : utiliser des astuces de Word : insertion de liens, ancres, etc. pour organiser le dossier et ses pages

Techniques de rédaction : mise en forme, mise en page, charte graphique, etc.

Outils de publication : éditeur HTML, logiciel de mise en forme (FrontPage, dreamweaver), logiciel de gestion de contenu (Spip, etc.), …

Les différents formats

Word – traitement de texte, pas toujours lisible sur toutes les machines, maniement aisé

Html – le plus courant sur le Web, graphisme soigné mais impression surprenante, manipulation facilitée désormais

Xml – pour structurer l’info via le Web, le futur annoncé, connaissance experte

PDF – portable sur toutes les configurations, permet de conserver le graphisme d’origine, connaissance minimale, nécessite de la mémoire

Et les nouveaux outils du Web 2.0

Du Web 1.0 au Web 2.0

Tous les ingrédients du Web 2.0 étaient présent dans le web 1.0.

Mais une meilleurs convivialité et une simplification des outils (« user-friendly ») ainsi que l'accès au réseau en haut débit donne le sentiment d'une révolution.

Le Web 2.0

Surtout une appellation pour décrire les évolutions actuelles de l'Internet :

implication volontariste des utilisateurs ( place centrale à l'utilisateur dans la conception de contenu + appropriation du média par le public et usages de + en + souvent collectifs.)

évolution des interfaces homme/machine

nouveaux modes de consultation des sites web (RSS, MASHUPS, etc. )

changement de modèle économique (agrégation de niches)

Qu’est ce que ça implique ?

Aucun changement technologique majeur, plutôt une intégration de services existants.

Se rapprocher des utilisateurs, de leurs attentes, de leurs pratiques; leur permettre de participer

Proposer de nouveaux services

Marketing documentaire « alternatif »

Se positionner dans la communauté (« social library »)

Qualifier et recommander

Mixer des outils complémentaires, pas uniquement informatiques

Une ouverture sur le monde

En utilisant

Blogs

RSS (catalogues, nouveautés, sommaires, etc…)

Wikis

Enrichissement par les utilisateurs : tags, commentaires

Suggestions des documentalistes

Intégration de sites externes : Amazon, Librarything, éditeurs électroniques, etc.

Tags

Médiation vers le web

Autogestion des utilisateurs

Réseaux sociaux

Animation de communautés

Exemples

Hennepin County Library

Danbury Library

Médiathèque de l’ESC Lille

Bibliothèque de St Herblain

4. Des contraintes à respecter

a) Contraintes juridiques

mettre en libre consultation des documents en ligne

créer des supports (CD ROM, DVD ou autres)

proposer des documents en téléchargement

envoyer par mail des documents

 Que ce soit sur Internet ou sur l’Intranet

concerne le droit d’auteur : droit de représentation, droit de reproduction

Etude de cas

Liste de références

Liste de références avec liens sur des pages web

Cf. droit des liens hypertexte

3. Je propose du texte intégral

Je suis en règle avec ma société de gestion des droits d’auteur et je respecte le contrat

Je vérifie ce qui couvre les repro. papier, et celles en ligne

je ne paye pas de redevance et je ne suis pas l’auteur du texte

je ne paye pas de redevance mais je suis l’auteur du texte (synthèse, résumé…)

! ! !

b) Contraintes documentaires

Un produit documentaire est daté. Sur Internet on peut trouver :

Une date de mise en ligne ou de création du dossier

Une date de mise à jour

Une période couverte par la production

Notion d’édition ou de réédition : « mis en ligne le 15 06 1995 »  désherbage

Règles de citation des documents électroniques

c) Contraintes ergonomiques

l’hypertexte suit une logique non-linéaire mais associative

l’hypertexte est discontinu

un document hypertexte semble infini

Résultat : la lecture est parfois difficile, en tout cas différente.

MULTIMEDIA : « Combinaison de supports de différentes natures qui modifient la notion de document » DOCUMENT ELECTRONIQUE: Modifie l’information contenue sur les supports

Au niveau de l’appropriation par l’usager

Au niveau de l’organisation de l’info.

Au niveau de la gestion de l’information

Au niveau de la médiation documentaire

Principes de l’hypertexte

NON LINEARITE

 circulation transverse dans les documents par associations d’idées

= prévoir de pouvoir cliquer

= prévoir tous les circuits possibles

= concevoir son produit sur papier

2. DISCONTINUITE

Différents parcours  portions de textes indépendantes

= information modulaire

= découpage thématique

3. PROFONDEUR

Superposition des textes

= pas de limite aux documents

= lecteur ne perçoit pas son parcours

= risque de se perdre en route

Donc sur écran…

Lecture difficile, ralentie (de 25%)

Procède plus du scanning que de la lecture

Largeur de l’écran est un inconvénient : lecture en colonnes

Couleur et animation perturbent la lecture mais restent indispensables

 Surcharge cognitive conduit à imprimer

Les règles de rédaction sur le net

La règle des 4C pour une écriture multimédia efficace

Crédibilité : rédiger de façon à inspirer confiance à son lecteur

Clarté : organiser les contenus afin d’être compréhensible immédiatement

Concision : exprimer un maximum d’idées avec un minimum de mots

Cohérence : veiller à ne pas “dérouter” le lecteur

5. Au cœur de l’évolution du métier

Réduction des coûts

Liens directs avec les usagers à distance

Amélioration de la qualité des dispositifs d’information

Positionner la documentation dans l’organisme et la rendre visible

Valoriser l’image de la documentation

Positionnement relatif

Pourquoi des PDE ?

Concilier les supports

Proposer des PDE en parallèle avec des PDP :

Objectif image: valoriser / modifier l’image de la doc auprès des utilisateurs

Objectif développement :

Attirer les utilisateurs distants

Attirer les utilisateurs peu familiers du support papier

Objectif formation :

préparer les utilisateurs à l’évolution inéluctable des supports

Les former à la lecture sur écran

Objectif stratégie :

Quand les besoins auront été suscités

Et les usages devenus familiers

 Penser à la GED et réduire le papier !

La gestion du changement

Pour un même produit, des supports différents supposent des règles particulières :

de construction et mise en page

de rédaction

de lecture

d'appropriation par les usagers On ne transpose pas un produit papier vers l’électronique sans remettre à plat tout le projet !

Eléments d’un choix raisonné

Ce qu’il faut toujours garder à l’esprit :

les besoins réels des utilisateurs et leurs habitudes de travail

les contraintes de toutes sortes :

techniques

budgétaires

juridiques

générées par le type de ressources

induites par l’effet « réseau »

l’évolution probable du produit

En conclusion : tableau de synthèse PDE + Quelle valeur ajoutée ? Pour qui ? Quels publics ? Quoi ? Quels contenus ? Pourquoi ? Quels usages et quelles finalités ? Comment ? Quels modes de diffusion?