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microfilmacion y plan de archibo

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    microfilmacion y plan de archibo microfilmacion y plan de archibo Presentation Transcript

    • ÍNDICE I. LA MICROFILMACIÓN Historia. 1. concepto. 2. formas de la microfilmación. 3. Modo de grabación de película en microfilmación. 4. Clases de microfilmación. 5. Principales ventajas de la microfilmación. 6. Principales desventajas de la microfilmación. 7. Esquema de posibilidades de microfilmación. 8. Aplicación. 9. 10. las cuatro principales formas de la microfilmación. 1
    • II PLAN DE ARCHIVO concepto. 1. Aspecto a considerar al elaborar un plan de archivo. 2. Guía para elaborar un plan de archivo. 3. destrucción o incineración de un archivo. 4. recursos (bienes y medios). 5. confiabilidad. 6. control. 7. transferencia. 8. políticas. 9. 10. restauración. 2
    • 3
    • HABLEMOS UN POCO DE HISTORIA DE LA MICROFILMACIÓN Este novedoso aparato se creado por Prudent René Dragón en París – del año de 1871. Propuso que las cartas y los documentos de los despachos importantes fuesen reducidos fotográficamente y enviados por medio de palomas desde tours hasta parís. Hasta 3.000 palabras podían reducirse y acomodarse en un negativo de 35 x 65 mm y 18 negativos. George L. McCarthy, desarrollo el sistema de fotografiar los cheques simultáneamente con las listas de sumadoras. Ofreciendo a los bancos un registro permanente de las operaciones con cheques. Ray M. Hasset, norteamericano, invento la mamara microfilmadora automática, que fue lanzado en el mercado en 1928 4
    • La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones en forma original , sin por ello perder calidad o información. Toda la gama de micro formas nos permitirá reducir los archivos desde un 80% hasta un 90% de lo que ocupan normalmente los archivos convencionales ( 8 mm, 16 mm, 35 mm, 70 mm, 82.5 mm, 105 mm). Dicho en otras palabras, un sistema de microfilmes es una forma de archivar información para que pueda conservarse en le mínimo espacio y manejarse e conservarse en pocos segundos. 5
    • 6
    • FORMAS DE MICROFLIM DOCUMENTAL En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y mas de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados. Básicamente existen tres anchos de cinta de microfilm, y de ellos se derivan múltiples formatos. 1) Película en rollo de 16 mm de ancho 2) Película en rollos de 35 mm de ancho 3) Película 105 mm. En microfichas 7
    •  PELÍCULA EN ROLLO DE 16 MM DE ANCHO: Este tipo de formato se aplica en los llamados “Sistema C.A.R.” que se refiere a “Búsqueda apoyada por computador”. Es un sistema altamente eficiente en buscar un documento entre millones, en el microfilm, y en escasos segundos. Requiere solamente una excelente planificación previa al microfilmado. Con algunas variantes, se puede aplicar a los archivos digitalizados. Muy usado este método en microfilmación de historias clínicas, expedientes, legajos de personal, etc. 8
    • 9
    • Microfilm 16 mm en dos canales: Este es usado normalmente para compactar grandes volúmenes de documentos, y cuando ellos son series secuenciales no actualizables. Documentos históricos, expedientes o documentos de gobierno, facturas, etc. Los documentos son fácilmente recuperados. Se utilizan lectores de microfilm con rotación de la imagen de 360 °. Película 10
    • película de 16 mm. maquinas microfilmadoras “rotativas”, que microfilman los documentos ambas caras simultáneamente. Su uso generalmente está destinado a documentación bancaria: cheques, cupones, boletas de depósito, etc. 11
    • PELÍCULA EN ROLLOS DE 35 MM : La película de 35 mm. brinda cuadros de microfilm de gran superficie, por lo que da excelentes prestaciones para, cuando se desean microfilmar ejemplares muy grandes, o donde la calidad de imagen sea un factor crítico. Los documentos históricos, planos, los diarios antiguos y modernos se microfilman casi exclusivamente en este formato. 12
    • PELÍCULA 105 MM. EN MICROFICHAS : 13
    • Recuperación de los documentos: Para la recuperación de las imágenes del microfilm solo basta con un aparato que básicamente consiste en un lente de microscopio que proyecta la imagen de la película en una pantalla. La búsqueda de los documentos esta normalmente ayudado por un computador, que es el que guarda en la memoria los posicionamientos de los documentos contenidos en los rollos. Si se desea rescatar información se lo puede hacer a través de la pantalla, pero si se quiere restituir el documento en papel, se lo puede hacer por medio de un lector impresor de papel común, que cumple las dos funciones: mostrar en pantalla e imprimir en papel una copia del documento mostrado. Habitualmente los equipos lectores o lectores impresores son sencillos y económicos. No requieren mayormente de mantenimiento, y los insumos se reducen a papel y tonner en los lectores impresores. 14
    • 15
    • CLASE DE PELÍCULAS DE MICROFILMACION A) Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definición B) Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia  Diazoica (organica) -Copia de uso muy económica polaridad (-) Vesicular (organica) - Copia de uso muy económica polaridad (+) 16
    • MODO DE GRABACION DE MICROFLIMACION SIMPLEX Con el posicionamiento de imágenes en formato simplex cada cara del documento ocupa todo el ancho de la película. 17
    • DUPLEX Con el posicionamiento de imágenes en formato dúplex, la parte frontal y el dorso de cada documento se colocan uno al lado del otro en la película. 18
    • Dúo El posicionamiento de imágenes en formato Dúo se realiza cubriendo la mitad de la película y fotografiando los documentos con la mitad expuesta. Cuando la película se ha utilizado en toda su longitud, se vuelve a cargar para fotografiar en la mitad no expuesta todavía 19
    • MODO COMIC O CINE En el modo comic esta especializado para las imágenes y películas, se orientan de forma que el borde superior del documento esté alineado con el borde de la película. Tanto el posicionamiento tipo simplex como el tipo dúplex o el dúo pueden utilizarse en combinación con el modo comic o el modo cine. 20
    • IMAGEN EN NEGATIVO En una imagen en negativo, un trazo negro sobre el papel blanco aparece en la película como una línea blanca sobre fondo negro. La mayoría de las películas originales tienen la imagen en negativo. 21
    • IMAGEN EN POSITIVO En una imagen en positivo, un trazo negro sobre papel blanco aparece en la película como una línea negra sobre fondo blanco (es decir, como en el documento original). 22
    • PRINCIPALES VENTAJAS DEL MICROFILM La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química, pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de 18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.  Ahorro sustancial de espacio y peso: Mas del 95% de mas espacio y al reducir el espacio se reduce el peso y evita el daño de las escrituras del edifico y especialmente las de mas antigüedad. Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas, etc. 23
    • Acceso y localización Permite el rápido y consulta ágil. Seguridad Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es mas sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc. Seguridad en la conservación de la información de los documentos, ya que esto, en el microfilm es inadulterable Fácil manejo, distribución y durabilidad El microfilm es mas fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. 24
    •  economía en operación Resulta económico tanto en cuento a la mano de obra como el material.  contabilidad y unidad Los registros archivados en microfilme se halla un orden secuencial, a prueba de alteración o perdida. Haciendo caso omiso del tamaño original del documento, las imágenes se reducen para ajustarlas a las dimensiones del microfilme y proporcionar así un manipulado mas conveniente.  mejor servicio al cliente Las consultas de clientes se contesta con toda precisión y sin demoras que causan los archivos de papeles. 25
    • V R S 26
    • 27
    • ALGUNAS DESVENTAJAS DEL MICROFILMACIÓN El filme se puede rayar con el manejo. Cada generación o copia que se hace pierde resolución (10%). La mayoría de los impresores y lectores deben manipular el filme y las copias automáticas hechas por el impresor, lector que son de muy baja calidad. Las variaciones de creación del filme se pueden determinar solamente después que se haya terminado la filmación y las páginas malas deben ser vueltas a filmar y colocadas en su lugar correspondiente. 28
    • ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM Los documentos una vez microfilmados, (el microfilm y sus copias pueden llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en otro tipo de película mas económica, y usar para su consulta en los lectores o lectores impresores. Estos últimos tienen la capacidad de restituir el documento a papel. Asimismo se pueden digitalizar los documentos en archivos TIF, JPG, etc. y distribuirlos grabados en CDROM. 29
    • APLICACIONES El microfilm se aplica a archivos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos, comerciales, y de arte, cubriendo las siguientes aéreas: COLECCIONES:  Diarios, revistas, folletos, libros REGISTRO CIVIL: libro de nacimientos, matrimonio, defunciones. COMERCIALES: facturas, pagos, compras, remitos , libros contables, documentos contables, cheque y cupones INDUSTRIA: planos de construcción, manuales, catálogos 30
    • ARTE : pinturas, dibujos, bocetos, fotografías. SALUD: historias clínicas, radiografías, histogramas otros : estudios de ciencias, documentos legales , censos y estadísticas 31
    • 32
    • 1. REGISTRO O MICROFILMACIÓN DEL DOCUMENTO. Primero debemos estudiar cómo se fotografían los documentos (simplex, dúplex, dúo, modo comic o sine, modo negativo o modo imagen positivo). En el campo de la microfotografía se conoce este paso como quot;Registroquot; del documento. Existen cuatro tipos de microfilmadoras (Cámaras) utilizadas para registrar (fotografiar). Microfilmadoras Planetarias. Microfilmadoras Rotativas. Microfilmadoras Paso a Paso. COM Microfilmadoras de salida de computadora. 33
    • MICROFILMADORAS PLANETARIAS. Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente al lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles. 34
    • MICROFILMADORA ROTATIVA: Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el crea de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora. 35
    • MICROFILMADORA PASO A PASO La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. en forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. por cada imagen. 36
    • COM : MICROFILMADORA DE SALIDA DE COMPUTADORA Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación 37
    • !IMPOTANTE¡ Al microfilmar nunca debemos olvidar que en los archivos microfilmados se debe colocar acta de inicial y acta de final Acta final: Al terminar el rollo se anota lo siguiente: Acta inicial: Al comenzar cada rollo se anota la siguiente: Fecha de terminación. Numero de orden del rollo y Numero de orden de rollo. cantidad de documentos Fecha de iniciación de orden producidos. del rollo. Estado en el cual se quedo la Nombre de la persona a quien cinta. pertenece el archivo. Nombre y firma de la persona responsable de la microfilmación. Contenido. En caso de corrección de Nombre de la persona bajo errores se reproducen los cuya responsabilidad se ejecuta documentos en el rollo siguiente, la microfilmación. dejando constancia de este hecho. 38
    • Pero no debemos olvidar, que todos los actos de protocolización en Colombia, en original de todas las actas finales deben ser protocolizados en un historial, según el articulo 80 del decreto 2527 de 1950. 39
    • 2. PROCESO DE PELÍCULA Una vez captados los documentos en microfilm, la película debe ser procesada. Este procesamiento, comúnmente conocido como revelado, fija la imagen en la película. Al igual que otros tipos de película fotográfica de plata, el microfilm debe ser tratado químicamente para producir la visualización de la imagen latente. La imagen latente permanece invisible hasta que la película es procesada (revelado, fijado, lavado, y secado). Después de procesada la película, se evalúa el resultado de la microfilmación o se hace control de la calidad, que consisten en la inspección de los rollos procesados para comprobar el cumplimiento de las normas técnicas que regulan la microfilmación. 40
    • Este procesado puede hacerse en la misma empresa o en laboratorios especializados. El procesado en la misma empresa es aconsejable en los siguientes casos: Cuando el usuario utiliza la información de forma activa y necesita consultar rápidamente esta información. el usuario no puede, por razones de seguridad, Cuando desprenderse de los documentos microfilmados. Cuando el usuario genera un gran volumen de microfilm. 41
    • 3. MONTAJE DE LA PELÍCULA EN UN RECEPTÁCULO (Archivo de los diferentes microfilmación) A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser montado en un mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado depende del sistema de microfilmación en el que vaya a utilizarse. Existen dos categorías básicas:  Película plana : son las de 105 mm Película en rollo. Son las de 16 mm 42
    • Las imágenes en microfilme se pueden conservar en diferentes formas Cajetillas:  Receptáculos de plástico de 10 cm por lado y 2.5 mm de espesor, dentro de los cuales va un rollo de película procesada en 16 mm de ancho por 30.5 mm de largo. Se puede modificar fácilmente para localización automatizada de la microfilmación. Fundas:  Microfilme de 16 mm en tiras, dentro de cubiertas de 10 cm x 15 cm con capacidad para 5 bandas (70 imágenes) Portadores:  una o mas tiras de 30 cm de microfilme de 16 mm, dentro de portadores de plástico. Con esta micro forma, los datos se localizan rápidamente por medio de simples índices numéricos o alfabéticos 43
    • Magazines: El magazine protege la película de elementos externos y sobre todo, brinda un acceso mas rápido; se enhebra automáticamente en el lector. Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los siguientes tipos: Rollo: Cintas de 16 mm y 35 mm, y usualmente, de 30.5 mm y 61 mm de longitud enrolladlos en carretes. Los registros de este tipo de micro forma primera se puede se puede localizar visualmente o por medio de una clave de identificación. 44
    • Casete: La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede sacarse del lector sin necesidad de rebobinarlo. 45
    • Cartucho y magazín: La película está enrollada en un carrete situado en el interior de una caja plástica. 46
    • Los receptáculos para película plana pueden ser de los siguientes tipos: Jacket: O conocido funda tranparente que trata de mirar transparentemente con uno o más canales que contienen la película de microfilm previamente cortada en tiras. Estos formatos van desde 7,6 cm x 12,7. hasta 12,7 cm x 20,3 cm. Ofrece nitidez y facilidad para guardar registros médicos consecutivos, correspondencia e información que debe utilizarse con cierta frecuencia. 47
    • Microfichas: Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes estructuradas de forma de filas. Las de 10.2 cm x 15.2 cm contiene de 60 a 240 imágenes. Las microfichas son consultadas por medio de tiras de identificación visual se usa para simplificar y acceder la publicación de datos. 48
    • Tarjeta de Abertura: Es una tarjeta (Parecida a una tarjeta IBM) que tiene una ventana en la que se monta el microfilm. Son cuadros de microfilme de 16 mm o 35, con una o mas imágenes, montadas en tarjetas de ventanilla, las cuales pueden ser tarjetas de tabulación, tarjetas perforadas, o simplemente tarjetas de registro. 49
    • 4. LOCALIZACIÓN Y LECTURA DE IMÁGENES (búsqueda de la información) Seleccionar el formato deseado a partir de un grupo de microfilmas no es problema. Solo debe localizarse las letras en números de identificación de los magacines o rollos, los títulos de las microfichas o jackets transparente situadas en la cabeceras, o las etiquetas numeradas o escritas. Para seleccionar una imagen entre siento o miles de ellas alojadas en el micro formato, se debe utilizar simple técnicas de codificación, a medidas que los documentos son microfilmados 50
    • CRITERIOS EN RELACIÓN CON LA MICROFILMACIÓN Cuando una identidad determina microfilmar sus documentos, libros, papeles y correspondencia en general debe analizar:  ¿Qué es lo que sebe microfilmar?  ¿ que se debe microfilmar y destruir una vez microfilmado?  ¿ que se debe destruir sin microfilmar?  ¿ que documentos se requieren su conservación original? 51
    • Recomendación de cuales documentos se debe conservar en original.  la escritura de constitución de una empresa, su vigencia es de 100 años y solo se prescribe al terminar la vida legal de la sociedad.  los títulos de propiedad como: escrituras publicas, acciones, certificados, etc.  los oficios de embargo, hasta que expida un orden judicial diferente en respectivo negocio. Los desembargos se conservaran hasta por 20 años, cumplidos en los cuales se destruirán.  las sentencias judiciales que hayan definido derecho reales (propiedad, posesión, usufructo, uso servidumbre) deben conservarse en las copias autenticas expedidas por los jueces, lo mismo para las sentencias que formulen pronunciamientos sobre pensiones de jubilación. El estado de jubilación es imprescriptible. 52
    •  los contratos de trabajo vigentes; si el empleado se retira, pasado seis meces se microfilmaran, mas no se destruirán, así lo mismo las liquidaciones definitivas. Los documentos, papeles, y correspondencias sobre contratos y negocios ya concluidos que no caigan bajo prescripción (20 años de conclusión en Colombia) 53
    • Se pueden destruir sin microfilmar  cartas y notas de remisión.  solitud de aclaración.  cartas notas y tarjetas personales.  correspondencia de divulgación, avisos de presa, etc.  comunicaciones internas, lista y pedidos de información, sin valor administrativo. Correspondencia relacionadas con juntas, conferencias, convocatorias, etc. 54
    • 55
    • CONCEPTO: Es el conjunto de normas, sistema y procedimientos que rigen el archivo. 56
    • CUANDO ESTABLECEMOS UN PLAN DE ARCHIVO DEBEMOS TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Adoptar los objetivos que se persigue al implantar el plan de archivo. Reglamentar los procedimientos que se deben seguir a planear, organizar, ejecutar y controlar la administración del archivo, para así lograr la optimización de los recursos. Definir los grupos de sistemas y clasificación más adecuados, y vigilar su estricto cumplimiento. Determinar después de un estudio técnico, equipo, materiales, elementos, entre otros. Facilitar la conservación lógica y apropiada de los documentos, buscando a la vez economía de espacio, y acondicionamiento técnico del local. 57
    • Fijar políticas sobre duplicados, programas de retención y descarte, transferencia e incineración de documentos. Fijar responsabilidades: Del comité de archivo de la empresa Del personal encargado del archivo De los usuarios del servicio de archivo Garantizar su eficiente manejo de manera que permita la continuidad, sostenimiento y recopilación de la información. Establecer las bases para el entrenamiento y actualización del personal, hasta lograr técnicas y procedimientos dignos de crédito y confianza. 58
    • Diseñar mecanismo de controles capaces de propiciar la existencia segura de los procesos y de los documentos. Logara que la localización de los documentos se realice en forma fácil, rápida y segura. 59
    • GUÍA PARA ELABORAR UN PLAN DE ARCHIVO como elaborar un plan de archivo: 1. Disposiciones generales: El manual o plan de archivos plantea todos los propósitos que persigue, el método empleado, los criterios que se aplicaron, las indicaciones complementarias para aclarar los contenidos, los servicios que va a prestar y las instrucciones para su uso. Incluye además esquemas, diagramas, que ayuden a clasificar su utilización. 2. Organización: Establecer relaciones efectivas y eficientes de comportamiento, de manera que todas las personas puedan trabajar juntas, realicen las tareas asignadas, y logren las metas en condiciones satisfactorias para la empresa y los empleados. 60
    • 3. Procedimientos: son una serie de tareas relacionadas, que forma la secuencia cronológica y la forma establecida para efectuar el trabajo. Los procedimientos para solicitar actualización o modificación del plan de archivo son:  La solicitud para actualización o modificación debe formularse por escrito al comité de archivo, indicando: El objetivo La justificación Las especializaciones claras y concretas La fecha en la cual debe entrar a funcionar 61
    • comité evaluara la solicitud en coordinación con las El dependencias afectadas. Si la solicitud es aceptada, se tramitara ante la autoridad competente; y si no es aceptada, se devolverá al solicitante. 62
    • 4. Procedimientos: son una serie de tareas relacionadas, que forma la secuencia cronológica y la forma establecida para efectuar el trabajo. Los procedimientos para solicitar actualización o modificación del plan de archivo son:  La solicitud para actualización o modificación debe formularse por escrito al comité de archivo, indicando: El objetivo. La justificación. Las especializaciones claras y concretas. La fecha en la cual debe entrar a funcionar. 63
    • 5. Sistema de clasificación: ordenar o disponer por clases. La clasificación, en lo que toca al archivo no solo busca un orden sino que contribuye a su conservación, por ello debe ser simple lógica y completa. La clasificación no es un sistema rígido de agrupación de documentos, es un medio flexible de ordenación , permite a cada persona, empresa adoptar un sistema propio de agrupación según su necesidad ,tales como: Cronológica = tiempo Alfabético = alfabeto numérica = números 64
    • 6. responsabilidades: Es la obligación que uno tiene que cumplir de la mejor manera, con las funciones asignadas, es lo que uno espera hacer para lograra los resultados esperados. Cuando las personas se les hacen por completo responsable de una terea, rendirán más y demostraran competencia y habilidad para alcanzarla. Siendo la responsabilidad un aspecto tan importante en la administración , se hace necesaria contemplarla separadamente para la cual podríamos dividirla así: responsabilidad de los usuarios: solicitar al comité de archivo los cambios que consideren necesarios. Analizar las modificaciones introducidas Mantener actualizado el plan Responsabilidades del comité Responsabilidades del personal encargado 65
    • 7. El comité de archivo: Es el grupo de miembros de una empresa con autoridad y responsabilidad suficiente para decidir sobre: Destrucción y incineración de documentos Los periodos de retención y descarte de documentos  La redacción de reglamentos y su divulgación La revisión permanente del plan El control de las normas implantadas El adiestramiento del personal de archivo 66
    • El comité de archivo además de designar a sus miembros, establece: Funciones: Que pueden ser, entre otras, el Las asesoramiento a las dependencias que así lo requieran, para el cumplimiento de las normas establecidas. Las actividades: Determinar la vigencia de los archivos, con base en normas legales y de la empresa. El reglamento: para poder funcionar, el comité necesita una reglamentación propia, con funciones claras y bien determinadas, que le confieran la autoridad suficiente para poder operar con eficiencia. 67
    • El comité está integrado por: La máxima de autoridad de la empresa o su delegado o representante. La máxima autoridad revisada o auditoria de la entidad o su delegado. El jefe de la dependencia objeto de la modificación, actualización. 68
    • 8. Retención y descarte: Es el periodo prudencial durante el cual se deben conservar todo documento, bajo la responsabilidad de cada dependencia o del archivo. este hace relación Al documento físico. Para fijar el tiempo de retención de los documentos, además de considerarse la ley debe tenerse en cuenta las reglas de la empresa y cada documento en forma independiente como: Los inventarios de existencia La importancia del documento Su consulta Su ubicación 69
    • DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN DE ARCHIVOS La conservación y custodia de los documentos aun microfilmados, “no podrán ser destruidos hasta cuando allá trascurrido el tiempo de la prudencia y la costumbre aconseja en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Cuando los archivos, tanto oficiales como particulares, deben destruirse, la mejor manera de hacerlo es incinerándolos, para no dejar constancia de sus existencias. De todas maneras, ellos deben relacionarse, de acuerdo, con lo establecido con el comité de archivo. El acta de destrucción de documentos debe indicar el término del periodo de retención, fecha y lugar de destrucción, relación de los documentos, forma aun que se va a destruir, y debe ser firmada por un representante del comité y dos testigos. 70
    • RECURSOS (BIENES Y MEDIOS) Se dividen en: Recursos humanos: hombres y mujeres. físicos: área o local de instalación y Recursos condiciones requeridas para su desarrollo. Inversiones: comprende la maquinaria y los equipos necesarios para el normal funcionamiento del archivo. Gastos operacionales: representan los materiales o elementos indispensables para su proceso 71
    • REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y SERVICIOS En algunas ocasiones la consulta de un documento obliga al usuario a proveerse del mismo por lo tanto, se hace necesaria su reproducción. El plan debe contemplar: Autorización: identificar la autoridad competente para elevar esta solicitud  Procedimientos: describir los procedimientos que se deben seguir para elevar esta solicitud  Control: presentar el registro del libro, tarjeta, o ficha que se debe llevar para controlar este servicio 72
    • CONFIDENCIALIDAD Se refiere a los documentos considerados reservados o secretos, con su respectiva clasificación y sistema de manejo, guarda, conservación y control. 73
    • CONTROL Es una función fundamental de la administración; es la comprobación de lo que se está haciendo para asegurar el conocimiento de los objetivos. Se aplica para cerciorarse de que las actividades, funciones, procesos y procedimientos se cumplan; es decir, mide, compara i corrige el desempeño. Comprende los siguientes: Controles de préstamos de documentos De documentos en existencia De procedimientos De documentos confidenciales De operaciones 74
    • TRANSFERENCIA Un sistema transferencia debe asegurar la consecución del material transferido y facilitar su localización inmediata , manteniendo el mismo orden establecido con los documentos activos. 75
    • POLÍTICAS Es una guía general que revela las intenciones de los directivos de la entidad, señala límites y proporciona la dirección dentro de la cual tendrá lugar la acción. Se debe dejar por escrito la política general que se seguirá en cuanto a la administración del archivo. 76
    • RESTAURACIÓN Es el proceso renovar, recobrar, enmendar o completar los documentos para prolongar su vida. Para conservar los documentos debemos conocer: la forma de conservarlos, las causas del deterioro y las formas restaurarlos. 77
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