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Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría <br />Básicamente la Secretaria debe realizar sus estudios...
Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />	Al   ser   asistente   directa   del   jefe   y   co...
Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />El trabajo administrativo que realiza cada Secretaria...
  Tomar dictados y transcribirlos
  Realizar trabajos de mecanografía
  Preparar reuniones y juntas
  Organizar entrevistas y viajes
  Archivar la correspondencia de la oficina
  Custodiar los documentos de la oficina</li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría...
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HERRAMIENTAS PARA UNA GESTION EFICAZ

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MANEJO ADECUADO DE HERRAMIENTAS QUE PERMITAN UNA GESTION EFICAZ DENTRO DE LA ORGANIZACION

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  1. 1. MAESTRÍA EN GESTIÓN SECRETARIAL Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL<br />Módulo de Tecnología en Información Secretarial <br />Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría <br />Ing. Marcela Ochoa Herrera<br />04-06-2009<br />
  2. 2. Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría <br />Básicamente la Secretaria debe realizar sus estudios a nivel superior y obtener de ser posible una especialización que le permita el conocimientos correcto de determinadas herramientas, sin las cuales no podría realizar con eficacia sus labores. Sin bien, el título de estudios es importante para que la Secretaria sea una empleada competente, precisa de una formación específica y continua, para desarrollarse profesionalmente. <br />Deberá tener conocimientos en: mecanografía, computación, taquigrafía, gramática, ortografía, caligrafía, manejo de equipos de oficina, archivo, relaciones públicas e idiomas<br />
  3. 3. Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br /> Al ser asistente directa del jefe y constituir el principal eslabón de comunicación entre él y el resto de personas, es portavoz de las decisiones de su superior y sus funciones principales son: <br />Representar personalmente al jefe<br />Organizar el trabajo del jefe <br />Preparar la correspondencia de rutina de jefe<br />Coordinar adecuadamente las actividades de la oficina<br />Mantener la oficina en funcionamiento en ausencia del jefe <br />Servir de enlace en al actividades externas de la oficina <br />
  4. 4. Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />El trabajo administrativo que realiza cada Secretaria puede ser diferente dependiendo del tipo de actividad al que esté dedicada la empresa, la amplitud del negocio, la forma jurídica de la institución entre otros factores. En forma general, las ocupaciones administrativas que la secretaria suele desempeñar son: <br /><ul><li> Redactar comunicaciones
  5. 5. Tomar dictados y transcribirlos
  6. 6. Realizar trabajos de mecanografía
  7. 7. Preparar reuniones y juntas
  8. 8. Organizar entrevistas y viajes
  9. 9. Archivar la correspondencia de la oficina
  10. 10. Custodiar los documentos de la oficina</li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br /><ul><li>Preparar la correspondencia de entrada y salida
  11. 11. Atender llamadas telefónicas
  12. 12. Recibir y atender a los clientes </li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />Aparte de los aspectos técnicos que debe conocer la Secretaria, existen característica personales y profesionales que hacen que ella triunfe y cumpla su misión dentro de la empresa: <br /><ul><li>Inteligencia
  13. 13. Razonamiento
  14. 14. Creatividad
  15. 15. Iniciativa
  16. 16. Ejecutividad y eficiencia
  17. 17. Estabilidad emocional
  18. 18. Adaptabilidad </li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br /><ul><li>Espíritu de colaboración
  19. 19. Planificación del trabajo
  20. 20. Capacidad de atención
  21. 21. Buena memoria
  22. 22. Trato agradable
  23. 23. Atractivo personal
  24. 24. Buena imagen </li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />Las relaciones de trabajo involucran el trato con los demás departamentos de la institución, por lo que es necesario cultivar otras actitudes, que determinan nuevas formas de comportamiento: <br /><ul><li> Discreción
  25. 25. Lealtad
  26. 26. Honestidad
  27. 27. Amabilidad
  28. 28. Comedimiento
  29. 29. Tacto
  30. 30. Paciencia
  31. 31. Orden </li></li></ul><li>Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría<br />Resumiendo diríamos que el triunfo o el fracaso de una gestión eficaz no depende únicamente de las herramientas empleadas, sino también de las actitudes y aptitudes de la Secretaria. Es necesario saber conducirse, qué cualidades impulsar y perfeccionar diariamente y cuáles aspectos de su carácter y personalidad desechar. <br />
  32. 32. Bibliografía<br /><ul><li> SEVILLA Quiroz María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria eficaz, Editorial Ecuador, 1998 </li>
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