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AdministraçãO De Rec Mat E Pat   Mktpassos
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Adm materiais e patrimoniais - uso pessoal

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    AdministraçãO De Rec Mat E Pat   Mktpassos AdministraçãO De Rec Mat E Pat Mktpassos Presentation Transcript

    • Síntese da vida profissional FACULDADE SÃO GERALDO MANTIDA PELA: ESCOLA SÃO GERALDO LTDA Prof. Ivan Arenque Passos Credenciada pela Portaria MEC Nº 2738 de 12/12/2001 DOU DE 14/12/2001 Curso de Administração, Bacharelado,com Habilitação Comércio Exterior Portaria MEC Nº 2739 de 12/12/2001 (DOU 14/12/2001) Curso de Pedagogia ,Licenciatura com Habilitações Magistério das Disciplinas Pedagógicas do Ensino Médio, Supervisão Ivan Arenque Passos, casado, 38 anos, Bacharel em Administração Escolar, Orientação Educacional, Administração e Inspeção Escolar- Portaria MEC Nº 1839 de 20/06/2002 (DOU 21/06/2002) em Comércio Exterior – UNIP/SP, MBA marketing – FGV/ES, Administração Estratégica – University Central Florida EUA, Mestrando Administração Estratégica. Membro do Programa de Administração de Varejo da Fundação Instituto de Administração ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS (FIA- USP) Esteve trabalhando nas seguintes empresas: MATERIAIS E PATRIMONIAIS Prof. Ivan Arenque Passos Consultoria e treinamento em Adm. E Marketing – MKTPASSOS Se E-mail: mktpassos@gmail.com especializou nas áreas: Gestão da Qualidade Total, Marketing Varejo, Produto, Serviços, Pessoal, Social e Cultural e Administração. EMENTA: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS CAPÍTULO I MATERIAIS E PATRIMONIAIS Evolução e conceitos de administração de materiais, Funções e objetivos da EVOLUÇÃO, CONCEITOS, administração de materiais, Localização e alcance da administração de materiais nas FUNÇÕES E OBJETIVOS organizações, Normalização e qualidade, Armazenamento de materiais, Logística, A DA ADMINISTRAÇÃO DE função compras, A organização e o RECURSOS MATERIAIS E pessoal de compras, Compra na quantidade certa, Compra no preço certo, PATRIMONIAIS Fontes de fornecimento, Organizações alternativas para compras, Fabricar ou comprar, Terceirização 1
    • 1) UMA INTRODUÇÃO HISTÓRICA À A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS. consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias A atividade de material existe desde a mais remota época, deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão organização, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais antigo quanto a existência do ser humano. A Revolução marcantes e que comprovaram a necessidade de que Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar produtos, fazendo com que “compras” e “estoques” com outros desejos de conquistas como, principalmente, o ganhassem maior importância. Este período foi marcado por empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, suprimento se constituiu em elemento de vital importância e totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, que determinou o sucesso ou o insucesso dos fazendo com a produção evoluísse para um estágio empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados ser vistos sob um outro prisma pelas administrações. esperados. 2) CONCEITOS BÁSICOS: Empresa, Capital e . Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, Trabalho combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que Toda produção depende da existência administrar materiais é como administrar informações: “quem conjunta de três fatores de produção: os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, natureza, capital e trabalho, integrados por possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”. um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjunção desses quatro fatores de produção desses quatro fatores de produção. 2
    • c) Trabalho: é o fator constituído pela mão-de-obra, que Cada um dos quatro fatores de processa e transforma os insumos, através de operações produção tem uma função específica, manuais ou de máquinas e ferramentas, em produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho representa o fator a saber: de produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e a) Natureza: é o fator que fornece os insumos necessários à agiliza os outros fatores de produção. É comumente produção, como as matérias-primas, os materiais, a energia denominado mão-de-obra, porque se refere principalmente ao etc. É o fator de produção que proporciona as entradas de operário manual ou braçal que realiza operações físicas obre insumos para que a produção possa se realizar. as matérias-primas, com ou sem o auxílio de máquinas e equipamentos; Dentre os insumos, figuram os materiais e matérias-primas; b) Capital: é o fator que fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produção que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção; d) Empresa: é o fator integrador capaz de aglutinar a Os principais recursos empresariais são: natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso Recursos Materiais, que permite que o resultado alcançado seja muito maior do Recursos Financeiros, que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa Recursos Humanos, constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores Recursos Mercadológicos de produção envolvidos, fazendo com que o resultado do Recursos Administrativos conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que é o lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, também denominado efeito sinergístico ou sinergia. Modernamente, esses fatores de produção costumam ser denominado recurso empresarial. 3
    • 3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de A Administração de Materiais é definida como sendo um modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, tornar excessivo o investimento total”. de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho A Administração de Materiais moderna é conceituada e normal das respectivas atribuições. estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo Tais atividades abrangem desde o circuito de organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos funcionamento da organização, no tempo oportuno, na órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor estoques etc. custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos acima das necessidades imediatas da organização. Por outro financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses lado, a providência do suprimento após esse momento poderá decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da levar a falta do material Necessário ao atendimento de mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e conseqüências: quantidades além do necessário representam oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização. compras adicionais, etc. 4
    • 3.1 - Subsistemas Típicos: (normas e qualidade) Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à 3.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsável pela consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, gestão econômica dos estoques, através do planejamento e para uma boa Administração de material. da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque Decompondo esta atividade através da separação e é necessário para que o processo de produção-venda da identificação dos seus elementos componentes, encontramos empresa opere com um número mínimo de preocupações e as seguintes subfunções típicas da Administração de desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos Materiais, além de outras mais específicas de organizações em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de mais complexas: estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. 3.1.2- Classificação de Material - subsistema responsável 3.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema pela identificação (especificação), classificação, codificação, responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo cadastramento e catalogação de material. as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e 3.1.3 - Aquisição / Compra de Material - subsistema expedição de material, segundo determinadas normas e responsável pela gestão, negociação e contratação de métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o responsável compras de material através do processo de licitação. O setor pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os matéria-prima. É da responsabilidade de Compras assegurar produtos, para atender a produção e os materiais entregues que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à pelos fornecedores; disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo 3.1.5- Movimentação de Material - subsistema encarregado prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais do controle e normalização das transações de recebimento, favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um fornecimento, devoluções, transferências de materiais e componente fundamental no custo do produto. quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. 5
    • 3.2 - Subsistemas Específicos: 3.1.6 - Inspeção de Recebimento - subsistema responsável 3.2.1 - Inspeção de Suprimentos - subsistema de apoio pela verificação física e documental do recebimento de responsável pela verificação da aplicação das normas e dos material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela 3.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento administração e proporcionando soluções. de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. 3.2.2 - Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques. 3.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, movimentação e distribuição de material. A colocação do houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas produto acabado nos clientes e as entregas das matérias- para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o primas na fábrica é de responsabilidade do setor de subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Cadastro. Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o serviços de entrega e coleta. subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados A integração destas subfunções funciona como um sistema de ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de engrenagens que aciona a Administração de Material e estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo permite a interface com outros sistemas da organização. que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada. 6
    • . O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Quando o material é requisitado dos estoques, este Administração de Materiais de qualquer organização. As evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque partes componentes desta função dependem do tamanho, do pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de atividade-fim, e do número de itens do inventário. reposição. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material. 7
    • 4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Seguem os principais objetivos da área de Administração de a) Suprir, através de Compras, a empresa, de todos os Recursos Materiais e Patrimoniais: materiais necessários ao seu funcionamento; b) Avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente c) Supervisionar os almoxarifados da empresa; um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra d) Controlar os estoques; implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma e) Aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, qualidade; fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do critérios aprovados pela direção da empresa; capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e f) Manter contato com as Gerências de Produção, Controle de reduzindo o valor do capital de giro; Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) Estabelecer sistema de estocagem adequado; h) Coordenar os inventários rotativos. c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores Estoques, Armazenamento e Compras; resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os maior lucro final. “ As vezes compensa investir mais em custos de produção, expedição e transportes são afetados pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, diretamente por este item; propiciando maior benefício com relação aos custos e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau provenientes de fornecedores externos. Em algumas determinada pela maneira como negocia com seus empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços fornecedores; constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais; 8
    • •Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal; causar interrupções às unidades funcionais da organização; i) Bons Registros - são considerados como o objetivo •Estoque Ativo ou Normal - é o estoque que sofre flutuações primário, pois contribuem para o papel da Administração de quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqüência Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de de entradas e saídas; forma indireta. •Estoque Morto ou Inativo - não sofre flutuações, é estático; •Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, om utilização certa, comprometida • Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis - previamente e que por alguma razão permanece constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser para uma aplicação ou unidade funcional específica; eliminados. Constitui um Estoque Morto; •Estoque de Recuperação - quantidades de itens • Estoque Disponível - é a quantidade de um determinado constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( item existente em estoque, livre para uso; retirados de uso através de desmontagens) etc., sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após • Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível •recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condições normais; 9
    • •Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item •Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de que deverá existir em estoque para prevenir qualquer Reposição: é a quantidade de item de estoque que ao ser eventualidade ou emergência ( falta ) provocada por consumo atingida requer a análise para ressuprimento do item; anormal ou atraso de entrega; •Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que •Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a quando atingida requer medidas especiais para que não metade da quantidade necessária para um determinado ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do período mais o Estoque de Segurança; Estoque Mínimo; •Estoque Máximo: é a quantidade necessária de um item •Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de para suprir a organização em um período estabelecido mais o determinado item zera ( E = 0 ). A continuação das Estoque de Segurança; solicitações e o não atendimento a caracteriza; •Freqüência - é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período; •Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do documento de compra ( requisição ) até o •Quantidade a Pedir - é a quantidade de um item que deverá recebimento da mercadoria; ser fornecida ou comprada; •Requisição ou Pedido de Compra - documento interno que •Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um desencadeia o processo de compra; documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada; •Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de •Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização Fornecimento. Esta Coleta deverá conter todas as do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da especificações que identifiquem individualmente cada item; mercadoria; 10
    • •Proposta de Fornecimento - documento no qual o •Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento item ou artigo no estoque. Varia em função do número de etc); vezes ou da quantidade comprada; •Mapa Comparativo de Preços - documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais •Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: viável; é constituído pela somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. •Custo Fixo:- é o custo que independe das quantidades Varia em função do número de pedidos emitidos ou das estocadas ou compradas ( mão-de-obra, despesas adm, de quantidades compradas. manutenção etc. ); •Custo Variável - existe em função das variações de •Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o quantidade e de despesas operacionais; Custo de Posse e o Custo de Aquisição; •Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total. CAPÍTULO II GESTÃO DE ESTOQUE 11
    • Outros tipos de investimentos, aparentemente, não produzem A gestão de estoque é, basicamente, o ato de gerir lucros. Entre estes estão as inversões de capital destinadas a recursos ociosos cobrir fatores de risco em circunstâncias imprevisíveis e de possuidores de valor econômico e destinado ao solução imediata. É o caso dos investimentos em estoque, que suprimento das necessidades futuras evitam que se perca dinheiro em situação potencial de risco de material , numa organização. presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos Os investimentos não são dirigidos por uma que levam a não realização de vendas, a paralisação de organização somente para fabricação, a descontinuidade das operações ou serviços etc., aplicações diretas que produzam lucros, tais como além dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes os investimentos em máquinas e em fatores, igualam, em importância estratégica e econômica, os equipamentos destinados ao aumento da produção investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos. e, conseqüentemente, das vendas. 2 - NATUREZA DOS ESTOQUES Porém, toda a aplicação de capital em inventário priva Estoque é a composição de materiais - materiais em de investimentos mais rentáveis uma organização industrial ou processamento, materiais semi-acabados, materiais comercial. Numa organização pública, a privação é em relação acabados - que não é utilizada em determinado a investimentos sociais ou em serviços de utilidade pública. momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque A gestão dos estoques visa, portanto, numa primeira constitui todo o sortimento de materiais que a abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo empresa possui e utiliza no processo de produção de inventário, em constante equilíbrio em relação ao nível seus produtos/serviços. econômico ótimo dos investimentos. E isto é obtido mantendo Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em generalizada, como certa quantidade de itens quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo da mantidos em disponibilidade constante e produção da encomenda em equilíbrio com o fluxo de renovados,permanentemente, para produzir lucros e consumo. serviços. São lucros provenientes das vendas e serviços, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizações. 12
    • A acumulação de estoques em níveis adequados é uma Representam uma necessidade real em qualquer tipo necessidade para o normal funcionamento do sistema de organização e, ao mesmo tempo, fonte produtivo. Em contrapartida, os estoques representam permanente de problemas, cuja magnitude é função um enorme investimento financeiro. Deste ponto de do porte, da complexidade e da natureza das vista, os estoques constituem um ativo circulante operações da produção, das vendas ou dos serviços. necessário para que a empresa possa produzir e vender com um mínimo risco de paralisação ou de A manutenção dos estoques requer investimentos e preocupação. Os estoques representam um meio de gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formação ou, investimento de recursos e podem alcançar uma quando muito, tê-los em número reduzido de itens e respeitável parcela dos ativos totais da empresa. em quantidades mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos A administração dos estoques apresenta alguns aspectos usuários ou dos consumidores em geral, representa financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que de finanças, pois enquanto a Administração de Materiais aumenta a importância da sua gestão. está voltada para a facilitação do fluxo físico dos materiais e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais. É essencial, entretanto, para a compreensão mais nítida dos estoques, o conhecimento das principais A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao funções que os mesmos desempenham nos mais longo do período de planejamento; da disponibilidade variados tipos de organização, e que conheçamos as imediata de material nos fornecedores e do suas diferentes espécies. Ter noção clara das diversas cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade naturezas de inventário, dentro do estudo da de continuidade operacional e da remuneração do Administração de Material, evita distorções no capital investido, são as principais causas que exigem planejamento e indica à gestão a forma de tratamento estoques permanentemente à mão para o pronto que deve ser dispensado a cada um deles, além de atendimento do consumo interno e/ou das vendas. evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque Isto mantém a paridade entre esta necessidade e as errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se exigências de capital de giro. considerarmos que, à vezes, consideráveis montantes de recursos estão vinculados a determinadas modalidades de estoque. 13
    • Já outras naturezas de estoque podem apresentar Cada espécie de inventário segue comportamentos características bem próprias que, não estão sujeitas a próprios e sofre influências distintas, embora se influência alguma. É o caso dos estoques de sucata, sujeitando, em regra, aos mesmos princípios e às não destinada ao reprocessamento ou beneficiamento mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, e formados de refugos de fabricação ou de materiais os estoques destinados à venda são sensíveis às obsoletos e inservíveis destinados à alienação e outros solicitações impostas pelo mercado e decorrentes das fins. Em uma indústria, estes estoques podem vir a alterações da oferta e procura e da capacidade de formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, produção, enquanto os destinados ao consumo interno caracterizando-se como contingências de da empresa são influenciados pelas necessidades Armazenagem. contínuas da produção, manutenção, das oficinas e dos demais serviços existentes. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificação: Acabam representando, mesmo, para algumas organizações, estoques de venda e de consumo interno. Para uma verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional), enquanto indústria, os produtos de sua fabricação integrarão os os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, estoques de venda e, para outra, que os utilizará na tão somente, em despesas. Entretanto, esta divisão por si só, produção de outro bem, integrarão os estoques de pode trazer dúvidas a partir da definição da natureza de cada material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda um destes estoques. pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material específico e geral. Este último pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritório, de limpeza e conservação etc. 14
    • 3 - FUNÇÕES DO ESTOQUE Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os As principais funções do estoque são: estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicação etc. dos materiais que os compõem. O a)Garantir o abastecimento de materiais à empresa, importante, todavia, nestas classificações, que neutralizando os efeitos de: procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o - demora ou atraso no fornecimento de materiais; que eles representam para cada empresa, é que elas - sazonalidade no suprimento; servem de subsídios valiosos para a (o): configuração - riscos de dificuldade no fornecimento. de um sistema de material; estruturação dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de b) Proporcionar economias de escala: informação do sistema; estabelecimento de uma - através da compra ou produção em lotes classificação de material; política de centralização e econômicos; descentralização dos almoxarifados; dimensionamento - pela flexibilidade do processo produtivo; das áreas de armazenagem; planejamento na forma - pela rapidez e eficiência no atendimento às de controle físico e contábil. necessidades. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda - no processo de 4 - CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES comercialização em empresas comerciais - e entre as etapas a) Estoques de Matérias-Primas (MPs) de compra, transformação e venda - no processo de produção em empresas industrias. Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais Em qualquer ponto do processo formado por essas básicos que ingressam no processo produtivo da etapas, os estoques desempenham um papel empresa. São os ítens iniciais para a produção dos importante na flexibilidade operacional da empresa. produtos/serviços da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. 15
    • c) Estoques de Materiais Semi-acabados b) Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo Os estoques de materiais em processamento - também processamento está em algum estágio intermediário denominados materiais em vias - são constituídos de de acabamento e que se encontram também ao longo materiais que estão sendo processados ao longo das das diversas seções que compõem o processo diversas seções que compõem o processo produtivo da produtivo. Diferem dos materiais em processamento empresa. Não estão nem no almoxarifado - por não pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por ainda quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas não serem Pas. Mais adiante serão transformadas em do processo produtivo para se transformarem em Pas. materiais acabados ou em PAs. 5 - CONTROLE DE ESTOQUES d) Estoques de Materiais Acabados ou Componentes O objetivo básico do controle de estoques é Os estoques de materiais acabados - também denominados evitar a falta de material sem que esta diligência componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes resulte em estoque excessivos às reais necessidades já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, da empresa. na realidade, partes prontas ou montadas que, quando O controle procura manter os níveis juntadas, constituirão o PA. estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. e) Estoques de Produtos Acabados (Pas) Para mantermos este nível de água, no tanque, é Os Estoques de Pas se referem aos produtos já prontos e preciso que a abertura ou o diâmetro do ralo permita acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. vazão proporcional ao volume de água que sai pela Constituem o estágio final do processo produtivo e já torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, passaram por todas as fases, como MP, materiais em interrompendo, assim, o fornecimento de água, o processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados nível, em unidades volumétricas, chegará, após algum e Pás. tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto de transbordar. 16
    • Ou, se o diâmetro do raio permite a saída da água, em Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as volume maior que a entrada no tanque, precisaremos necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para de excesso de material ou ao transbordamento dos compensar o excesso de escapamento e evitar o seus níveis em relação à demanda real, com prejuízos esvaziamento do tanque. para a circulação de capital. O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de De forma semelhante, os níveis dos estoques material, onde atua , sobretudo, o controle de estão sujeitos à velocidade da demanda. Se a estoque, é um dos objetivos da gestão. constância da procura sobre o material for maior que o tempo de reposição, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc. 6 - FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUE f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do Para organizar um setor de controle de estoques, estoque; inicialmente devemos descrever suas funções principais que são: g) manter inventários periódicos para avaliação das a) determinar quot;o quequot; deve permanecer em estoque. quantidades e estados dos materiais estocados; Número de itens; b) determinar quot;quandoquot; se devem reabastecer os h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e estoques. Periodicidade; danificados c) determinar quot;quantoquot; de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; 17
    • 7 - CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para A curva ABC tem sido usada para a o administrador; ela permite identificar aqueles itens administração de estoques, para definição de políticas que justificam atenção e tratamento adequados quanto de vendas, estabelecimento de prioridades para a à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da programação da produção e uma série de outros ordenação dos itens conforme a sua importância problemas usuais na empresa. relativa. Após os itens terem sido ordenados pela Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a importância relativa, as classes da curva ABC podem seqüência dos itens e sua classificação ABC, disso ser definidas das seguintes maneiras: resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens. Exemplo: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe B: Grupo intermediário. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, noentanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. 18
    • 7.1 - MONTAGEM DA CURVA ABC - Relacionar os itens analisados no período que estiver A classe quot;Aquot; são os itens que nesse caso dão a sendo analisado; sustentação de vendas, podemos perceber que apenas - Número ou referencia do produto; 20% dos itens corresponde a 80% do - Nome do produto; faturamento.(alta rotatividade). - Preços unitário atualizado; - Valor total do consumo; A classe “B” responde por 30% dos itens em - Arrume os itens em ordem decrescente de valor; estoque e 15% do faturamento.(rotatividade média). - Some o total do faturamento; -Defina os itens da classe quot;Aquot; = 80% do faturamento; A classe quot;Cquot; compreende a sozinha 50% dos itens em - Fat. Classe quot;Aquot; = Fat. Total x 80; estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. 100 8 - NÍVEIS DE ESTOQUES - Defina os itens da classe quot;Bquot; = 15% do faturamento; - Defina os itens da classe quot;Cquot; = 5% do faturamento; 8.1 - CURVA DENTE DE SERRA - Após conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe. 19
    • O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: a) não existir alteração de consumo durante o tempo T; b) não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na No gráfico acima podemos notar, que durante os meses operação como representado abaixo: de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança. 8 - TEMPO DE REPOSIÇÃO; PONTO DE PEDIDO a)emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor; b) preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. c) Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. 20
    • 8.1 - DETERMINAÇÃO DO PONTO DE PEDIDO (PP). PP = C x TR + E.min Onde: PP = Ponto de pedido C = Consumo médio mensal / dia TR = Tempo de reposição E.min = Estoque mínimo Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. 9 - ESTOQUE MÍNIMO 10 - SISTEMA DE MÁXIMOS MÍNIMOS: É utilizado quando há muita dificuldade para Emin = Er + Pe x C determinar o consumo ou quando ocorre variação no tempo de reposição. Esse sistema consiste em estimar Onde: os estoques máximos (Emax) e mínimo (Emin) para ER= Estoque de Reserva ou de Segurança; cada ítem, em função de uma expectativa de consumo Pe = Prazo de Entrega; previsto para determinado período de tempo. A partir C = Consumo Diário daí, calcula-se o ponto de pedido (PP). Estoque mínimo é uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material. 21
    • O Er, ou de segurança, é uma quantidade morta em estoque que somente é consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do abastecimento da produção, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto é, o custo de paralisação da produção. Ponto de pedido (PP) é uma quantidade de estoque que, quando atingida, deverá provocar um novo pedido de compra. Intervalo de reposição (IR), é o período de tempo entre duas reposições de material. È o intervalo de tempo entre dois PPs. Para representar os sistema máximos-mínimos, utilizamos a chamada curva dente de serra. 11 - CUSTO DE PEDIDO (B) O total das despesas que compõe o CTA é: a) Mão-de-obra - para emissão e processamento; b) Material- utilizado na confecção do pedido (papel, Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. etc); Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente colocados no período de um ano é necessário com o pedido( telefone, luz, etc). multiplicar o custo de cada pedido pelo número de vezes que, em um ano, foi processado. Após apuração anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos. Se (N) for o número de pedidos efetuados durante um Para calcular o custo unitário é só dividir o CTA pelo ano, o resultado será: número total anual de pedidos. B x N = custo total de pedidos (CTA) B = CTA = Custo unitário do pedido N 22
    • 12 - CUSTO DE ARMAZENAGEM (I) -Método para cálculo do custo do pedido: Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expressão: 1) Mão de obra : Salários e encargos + honorários do pessoal envolvido, anual; Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I 2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informática, etc, anual; Onde: 3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, Q = Quantidade de material em estoque no tempo reprodução, viagens, custo de área ocupada, servidor considerado de Internet, etc, anual. P = Preço unitário do material I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário. T = Tempo considerado de armazenagem 13 - TAXA DE ARMAZENAMENTO 15 Fabricar ou Comprar ? a) Taxa de retorno de capital Sumário Ia = 100 x lucro Valor estoques FABRICAR OU COMPRAR CUSTO DE OPORTUNIDADE b) Taxa de armazenamento físico Ib = 100 x S xA CUSTOS PERDIDOS CxP CUSTOS IMPUTADOS Onde: S = área ocupada pelo estoque CUSTO DE REPOSIÇÃO A = custo anual do m² de armazenamento C = consumo anual P = preço unitário 23
    • Fornecimento externo é o processo de aquisição Algumas vezes os fatores qualitativos ditam as de bens e serviços de vendedores externos, em vez decisões dos gerentes. A Dell Computers, por de produzi-los ou executá-los na organização, o exemplo, precisa adquirir da Intel o chip Pentium que se denomina fornecimento interno. dos seus computadores portáteis, porque não A Kodak, por exemplo, prefere fabricar os seus dispõe do Know-how e de tecnologia para próprios filmes (fornecimento interno), mas tem a produzi-lo. IBM para efetuar o seu processamento de dados (fornecimento externo). Algumas vezes a empresa pode preferir fabricar Quais são os fatores mais importantes nas para manter o controle do produto e da decisões de fabricar ou comprar ? tecnologia. Com vistas a preservar a fórmula da → Qualidade Coca-Cola, por exemplo, a companhia não compra a produção do xarope. → Confiança nos Suprimentos → Custos 24
    • Exemplo Exemplo Uma fábrica de tecidos produz dois tipos de camisas: Social e Uma outra empresa oferece a mesma camisa Social por R$ 5,50. Sport. Trabalha com sua capacidade plena e apresenta os E agora, o que é melhor para esta empresa, produzir ou comprar seguintes dados: esta camisa ? Camisa Social Camisa Sport Fabricar Compensa Comprar Matéria Prima $ 36.000 Matéria Prima $ 44.000 Custos Variáveis Preço Compra $ 5,50 MOD $ 24.000 MOD $ 15.000 Matéria-Prima $ 36.000 Outros Custos Var. $ 29.000 Outros Custos Var. $ 31.000 MOD $ 24.000 (X) Quantidade 16.750 Custos Fixos $ 45.000 Custos Fixos $ 58.000 Outros C. Variáveis $ 29.000 Total $ 134.000 Total $ 148.000 Total Custos Var. $ 89.000 Total $ 92.125 (÷) Quantidade 16.750 Produção 16.750 unidades Produção 40.000 unidades Custo variável Unit. $ 5,31 Diferença $ 3.125 Preço de Venda R$ 17,00 Preço de Venda R$ 7,20 Exemplo Repensar a possibilidade de fabricar ao invés de comprar Uma outra empresa oferece a mesma camisa Sport por R$ 2,35. – aumento do prazo de entrega dos E agora, o que é melhor para esta empresa, produzir ou comprar fornecedores; esta camisa ? – diminuição da qualidade dos produtos dos fornecedores; Fabricar Compensa Comprar – aumento excessivo de preços pelos fornecedores, por exemplo, devido à Custos Variáveis Preço Compra $ 2,35 formação de cartéis; Matéria-Prima $ 44.000 – aumento ou diminuição muito grande da MOD $ 15.000 (X) Quantidade 40.000 demanda (muda a escala de produção do produto); Outros C. Variáveis $ 31.000 – diminuição da produção de outros itens (mão- Total Custos Var. $ 90.000 Total $ 94.000 de-obra ociosa que é interessante não (÷) Quantidade 40.000 dispensar); Custo variável Unit. $ 2,25 Diferença $ 4.000 – aquisição de novos de equipamentos; 25
    • Repensar a possibilidade de fabricar ao invés Repensar a possibilidade de comprar ao de comprar (continuação) invés de fabricar (continuação) – aumento ou diminuição de instalações; – existência de capacidade produtiva – aumento da disponibilidade de mão-de-obra ociosa; qualificada no mercado; – retirada de algum fornecedor do mercado; – utilização, em outros produtos, das – mudanças de estratégias (por exemplo, a matérias primas básicas para a entrada no ramo daquele tipo de produção do item; componente); – pagamento de royalties; – vencimento dos prazos de validade de – máquinas, instalações e ferramental patentes; necessário; – diminuição dos custos dos insumos necessários para a fabricação do produto; – mão-de-obra especializada; – segurança de fornecimento; Repensar a possibilidade de comprar Vantagens habituais de fabricar ao invés de fabricar (continuação) – manutenção de segredos – know-how; – garantia do prazo de entrega – impostos; – garantia da qualidade – necessidade de segredo; – produto não padronizado no mercado – prazo de entrega; – um só ou muito poucos fornecedores – utilização de capacidade ociosa – facilidade de mudanças 26
    • Vantagens habituais de comprar CONDIÇÕES DE COMPRA – menos problemas com pessoal – menos problemas em deixar de usar - Entregas parceladas e respectivas o componente datas – menos custos indiretos – especialização no negócio (Ex. - Quantidades e respectivas rolamentos) tolerâncias – maior elasticidade - Prazos limites de entrega – não necessidade de investimentos - Frete – dificuldade de obter mão-de-obra - Seguro especializada - Embalagem 15.1 - RESTRIÇÕES AO LOTE ECONÔMICO DE COMPRA - Condições de pagamento 1. Espaço de Armazenagem - uma empresa que - Condições de reajuste passa a adotar o método em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, - Impostos às vezes, os lotes de compra recomendados pelo - Local e horário de entrega sistema não coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado; - etc. 27
    • 2. Variações do Preço de Material - Em economias 3. Dificuldade de Aplicação - Esta dificuldade inflacionarias, calcular e adquirir a quantidade ideal ou decorre, em grande parte, da falta de registros ou da econômica de compra, com base nos preços atuais dificuldade de levantamento dos dados de custos. para suprir o dia de amanhã, implicaria, de certa Entretanto, com referência a este aspecto, erros, por forma, refazer os cálculos tantas vezes quantas fossem maiores que sejam, na apuração destes custos não as alterações de preços afetam de forma significativa o resultado ou a solução sofridas pelo material ao longo do período, o que não final. São poucos sensíveis à alterações razoáveis nos se verifica , com constância, nos países de economia fatores de custo considerados. Estes são, portanto, relativamente estável, onde o preço permanece sempre de precisão estacionário por períodos mais longos; relativa; 4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poderá tornar-se Equipamentos de obsoleto ou deteriorar-se; 5. Natureza de Consumo - A aplicação do lote econômico de compra pressupõe, em regra, um tipo, Manuseio e de demanda regular e constante, com distribuição uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possível que não consigamos Movimentação resultados satisfatórios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatória e descontínua. Podemos, nestas circunstâncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua utilização. 28
    • Contextualização A transformação da matéria-prima em produto acabado requer que pelo menos um dos três elementos básicos de produção (trabalhador, máquina e material) seja movimentado. Para a maioria dos processos produtivos atuais, o material é o Benefícios potenciais do elemento que se movimenta. Nesses casos, os custos de movimentação de material têm grande impacto sobre o emprego de Equipamentos de custo final do produto. Manuseio e Movimentação Obs.: Nas indústrias Civil, Aeronáutica e Naval, por exemplo, o trabalhador e as máquinas se movimentam para onde está o material a ser transformado em produto. O trabalho braçal será realizado pelo Redução da equipamento, liberando o trabalhador para mão de obra. serviços mais nobres (!?) Redução do Os equipamentos permitem melhor custo de acondicionamento e um transporte mais seguro, materiais. reduzindo as perdas. As 11 Leis da Movimentação Aumento de Ocorre pela facilitação e aceleração do fluxo de produção. materiais até o processo produtivo. de Materiais Aumenta a capacidade Ocorre pelo melhor aproveitamento da altura de dos prédios destinados à estocagem. armazenage m. Melhora a distribuição Os dispositivos destinados à formação de carga da unitária favorecem a arrumação e distribuição armazenage das cargas. m. Melhora as Os equipamentos proporcionam maior condições segurança e redução da fadiga. trabalho. 29
    • Obediência ao fluxo das operações Disponha a trajetória dos materiais de forma que a mesma seja a seqüência de operações. Padronização Ou seja, utilize sempre, dentro do possível, o Use equipamento padronizado na medida do arranjo tipo linear. possível. O custo inicial é mais baixo, a Mínima distância manutenção é mais fácil e mais barata e a Reduza as distâncias e transporte pela utilização desse equipamento é mais variada eliminação de zigue--zagues no fluxo dos por ser mais flexível que equipamentos materiais. especializados. Mínima manipulação Flexibilidade Reduza a freqüência de transporte manual. O O valor de determinado equipamento para o transporte mecânico custa menos que as usuário é proporcional à sua flexibilidade, isto operações de carga e descarga, levantamento é, à capacidade de satisfazer ao transporte de e armazenamento. Evite manipular os vários tipos de cargas, em condições variadas materiais tanto quanto possível ao longo do de trabalho. Máxima utilização do ciclo de processamento. equipamento Segurança e satisfação Leve sempre em conta a segurança dos operadores e o pessoal circulante, quando selecionar o equipamento de transporte de materiais. Máxima utilização do equipamento Método alternativo Mantenha o equipamento ocupado tanto Faça uma previsão de um método alternativo de quanto possível. Evite acúmulo de materiais movimentação em caso de falha do meio nos terminais do ciclo de transporte. Se não mecânico de transporte. Essa alternativa pode puder manter o equipamento de baixo ser bem menos eficiente que o processo investimento, mantenha o quaociente definitivo de transporte, mas pode ser de [CARGA ÚTIL / CARGA MORTA] tão baixo grande valor em casos de emergência. quanto possível; ¼ é considerado o ideal. Exemplos: colocar pontos esparsos para Máxima utilização da gravidade instalação de uma talha manual; prever espaço Use a gravidade sempre que possível. para movimentação de uma empilhadeira Pequenos trechos moto-rizados de numa área coberta por uma ponte rolante. transportadores podem elevar a carga a Menor custo total uma altura con-veniente para suprir trechos Selecione equipamentos na base de custos totais longos de transportes por gravidade. e não somente do custo inicial mais baixo, ou Máxima utilização do espaço disponível do custo operacional, ou somente de Use o espaço “sobre cabeças” sempre que for manutenção. O equipamento escolhido deve possível. Empilhe cargas ou utilize suportes ser o que apresenta o menor custo total para especiais para isso. uma vida útil razoável e a uma taxa de retorno do investimento adequado. 30
    • DESCRIÇÃO APLICAÇÃ DESCRIÇÃO APLICAÇÃ O O DESCRIÇÃO APLICAÇÃ O DESCRIÇÃO APLICAÇÃ O 31
    • Exemplos de Empilhadeiras Empilhador * * Suporte móvel para empilhar em ambientes confinados. Classificação de Materiais: o que é e como se faz? Classificação e Classificar um material é agrupá-lo utilizando critérios como gênero, finalidade, tipo, forma, dimensões etc. A boa classificação permite: Codificação de 1. Perfeita identificação mesmo para materiais muito parecidos; 2. Tratamento adequado para cada gênero de Materiais material (produtos químicos versus alimentos). A classificação é feita em etapas e gera o catálogo (impresso ou não). Catalogação: consiste na criação do catálogo do estoque, onde constam todos os itens apresentados em conjunto, porém por classes. 32
    • Exemplos de classificação de Simplificação: consiste na racionalização dos materiais, eliminando sempre que possível a materiais diversidade de itens com uma mesma finalidade. PAPEL couché, 70g / m², bobina com 1,0 m Especificação: descrição detalhada de cada largura. item, com sua forma, material / composição, tamanho, peso etc. A PARAFUSO de aço, M10 x 25 x 1,0, cabeça especificação pode ser técnica e / ou sextavada. comercial. A especificação facilita a compra dos itens, a verificação no recebimento e a CANETA esferográfica, ponta grossa, azul, marca identificação pelo requisitante / cliente. BIC. Normalização e Padronização: define a maneira CANETA esferográfica, ponta grossa, preta, marca que os materiais serão utilizados e a forma BIC. única de identificação dos mesmos, tanto pelo Almoxarifado / Depósito quanto pelo CANETA esferográfica, ponta fina, azul, marca Requisitante / Cliente. PILOTO. Sistemas de Classificação de Materiais Alfabético Numérico Alfa-numérico Inventário 33
    • Planejamento do INVENTÁRIO Contar e Atualizar os registros: a) Todos os documentos emitidos um dia antes e um dia depois do inventário deverão ser identificados como Para atingir seus objetivos, o inventário deve ser tais. planejado: b) Os saldos do dia do inventário deverão ser destacados (sublinhados). Convocar inventariantes antecipadamente. c) Cada item deverá ser contado obrigatoriamente duas Montar duas equipes: vezes. A cada contagem, a respectiva parte do cartão a)Primeira Contagem (ou de Reconhecimento). deverá ser entregue ao Coordenador, que verificará se há diferenças. Se houver, uma 3ª equipe é montada b)Segunda Contagem (ou de Revisão). na hora para recontar o item. Explicar como será o trabalho: Emitir relatório de diferenças, justificando-as. a)Providenciar cartões ( + ) ou listagens (SI) de inventário. b)Arrumar, limpar e identificar os itens com o cartão de inventário. c)Arrumar a área para permitir livre circulação do pessoal e para separar os itens que não serão inventariados. quot;A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sortequot;. CAPÍTULO III quot;Em muitos casos não é o custo que determina o preço de venda, mas o inverso. O preço de venda necessário determina ADMINISTRAÇÃO DOS qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em redução de custo de SERVIÇOS DE COMPRAS compra, que é uma parte de despesa de operação de uma industria, é 100% lucro. Os lucros das compras são líquidosquot;. (HENRY FORD) 34
    • 1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS 2 CONCEITO DE COMPRA Embora todos saibamos comprar, em função do cotidiano de É a função responsável pela obtenção do material no mercado nossas vidas, é imprescindível a conceituação da atividade, fornecedor, interno ou externo, através da mais correta que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, tradução das necessidades em termos de fornecedor / na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço requisitante. justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa. É ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo1, ao preço certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5. 3 Material Certo É importante que o comprador esteja em situação de certificar- Em hipótese alguma o comprador deve der inicio a um se se o material comprado, de um fornecedor está de acordo processo de compras, sem ter idéia exata de que quer com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que “sentido técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias vai comprar, o comprador, sempre que possível, deverá entrar entre a cotações de um fornecedor e as especificações da em contato cem os setores que utilizam ou que vão utilizar o Requisição de Compras. O comprador deve ter condições de material ou serviço a ser adquirido, de que maneira e se reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma inteirar de todos os problemas e dificuldades que poderão economia do custo potencial ou a idéia de melhoria do ocorrer ou ocorrem quando da utilização do item requisitado. produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a decisão final não será do comprador mas ele deve ter habilidade para Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa deve ser um técnico. essas sugestões. Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”. 35
    • 4 Preço Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o O quot;preço objetivoquot; é que vai servir de orientação ao comprador Setor de Pesquisa e Análise de Compras. Sua função é, entre quando de uma concorrência. No julgamento da concorrência outras, a de calcular o quot;preço objetivoquot; do item (com base em duas são as possíveis situações: desenhos e especificações) . O cálculo desse quot;preço objetivoquot; é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão a) Preço muito mais alto do que o quot;preço objetivoquot;: nessas de obra direta, no custo da matéria prima com mão de obra circunstâncias, eventualmente, o comprador poderá chamar o média no mercado; a este valor deve-se acrescentar fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica tive do um valor, pré-calculado, de mão de obra indireta. Ao valor preço. O fornecedor ou está querendo ter um lucro excessivo, encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e sistema de apropriação de custos; do balanço e demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores. Portanto, se o preço for muito mais baixo que o preço objetivo, b) Preço muito mais baixo que o quot;preço objetivoquot;: o menor o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar preço não significa hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princípio do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os fundamental de que toda empresa deve ter lucro, motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma técnica de evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, não nos fabricação tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O interessa que qualquer fornecedor tenha prejuízos. Se a fornecedor não soube calcular os seus custos e nessas empresa não tiver condições de determinar esse preço circunstâncias dois problemas podem ocorrer: ou ele não objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrência descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades tendo uma idéia de que vai encontrar pela frente. Nessas financeiras com possibilidades de interromper seu circunstâncias, ele deve tomar como base ou o último preço, fornecimento, ou descobre o erro e então solicita um reajuste ou, se o item for um item novo, deverá fazer uma pesquisa de preço que, na maioria das vezes, poderá ser maior que o preliminar de preços. segundo preço na concorrência original. 36
    • 5 Hora.Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores Em resumo: nunca o comprador deve dar mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de início a uma concorrência, sem ter estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite uma idéia do que vai receber como propostas. coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. 6 Quantidade Certa 7 Fonte Certa A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material ocasião da compra. Até pouco tempo atrás aumentava-se a a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na fatores fundamentais para o funcionamento de compras. quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, manter o maior número de contatos externos na busca cada qualquer que seja, a fórmula ou método a ser adotado não vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Tão elimina a decisão final da Gerência de Compras com importante é este item que mais adiante vamos tratar com eventuais alterações destas quantidades devido as situações detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores. peculiares do mercado. 37
    • 8 FUNÇÃO DE COMPRA O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques A Função Compras é uma das engrenagem do grande de material devem, também, ser mantidos em um nível conjunto denominado Sistema Empresa ou Organização e econômico. Essas considerações elementares são a base de deve ser devidamente considerado no contexto, toda a função e ciência de Compras. para que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o A função Compras compreende: não cumprimento de promessas de entregas e clientes - Cadastramento de Fornecedores; insatisfeitos. - Coleta de Preços; A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em - Definição quanto ao transporte do material; grande parte, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, - Julgamento de Propostas; devida a realização de boas compras, e para que isto ocorra é - Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, material; desde que satisfaçam as exigências de qualidade. - Recebimento e Colocação da Compra. 10 OBJETIVO DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a 9 FLUXO SINTÉTICO DE COMPRAS função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior 1 Recebimento da Requisição de Compras amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a 2 Escolha dos Fornecedores análises e, determinando ações que antecedem ao ato final, 3 Consulta aos Fornecedores podemos dizer que compras tem como objetivo quot;comprar os 4 Recebimento das Propostas materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas 5 Montagem do Mapa Comparativo de Preços quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores 6 Análise das propostas e escolha condições de preço e na fonte certaquot;. 7 Emissão do documento contratual 8 Diligenciamento 9 Recebimento 38
    • Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar 11 TIPOS DE COMPRAS alcançar as seguintes metas fundamentais: Toda e qualquer ação de compra é precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois 1 - Atender o cronograma de produção, através do tipos de compra: fornecimento contínuo de materiais; - a compra para consumo e; 2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da -a compra para investimento. produção desde que represente uma economia para a organização; 11.1 Compra para investimento 3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que deterioração e obsolescência; compõem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais ). 4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificações; 5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito a qualidade; 6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores. 11.2 Compras para consumo 12 Materiais Produtivos São de matérias primas e materiais destinados a produção, ‘ São aqueles materiais que integram o produto final, portanto, incluindo-se a parcela de material de escritório. Algumas neste caso, matéria-prima e outros materiais que fazem parte empresas denominam este tipo de aquisição do produto, sendo que estes diferem de indústria - em função como compras de custeio. do que é produzido. As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividemse em: 12.1 Materiais improdutivos São aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, - compras de materiais produtivo e; não integram o produto, o que quer dizer que é apenas - compras de material improdutivo. material de consumo forçado ou de custeio. Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importação. 39
    • 12.2 Compras Locais 12.3 Compras por Importação As atividades de compras locais podem ser exercidas na As compras por importação envolvem a participação do iniciativa privada e no serviço público. A diferença fundamental administrador com especialidade em comércio exterior, motivo entre tais atividades é a formalidade no serviço público e a pelo qual não cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. informalidade na iniciativa privada, muito embora com Seus procedimentos encontram-se expostos a contínuas procedimentos praticamente idênticos, independentemente modificações de regulamentos, que compreendem, entre dessa particularidade. As Leis nº 8.666/93 e 8.883/94, que outras, as seguintes etapas: envolvem as licitações no serviço público, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais serão detalhados em Compras no Serviço Público. a. Processamento de faturas pro forma; 12.4 Compras Formais b. Processamento junto ao Departamento de Comércio São as aquisições de materiais em que é obrigatória a Exterior - DECEX – dos documentos necessários à emissão de um documento de formalização de compra. Estas importação; compras são determinadas em função de valores pré - c. Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em irrevogável; graus diferentes. d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; 12.5 Compras informais e. Solicitação de averbações de seguro de transporte marítimo São compras que, por seu pequeno valor, não justificam maior e/ou aéreo; processamento burocrático. f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g. Pagamento de direitos alfandegários; h. Reclamação à seguradora, quando for o caso. Quanto a formalização das compras, as mesmas podem ser: 40
    • Para se comprar bem é preciso conhecer as respostas de A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo cinco perguntas, as quais irão compor a lógica de toda e orçamento financeiro da Empresa. qualquer compra: A capacidade de armazenamento é limitada pela própria - O que comprar? R. - Especificação / Descrição do Material condição física da Empresa. Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou não ser apoiado por áreas técnicas ou mesmo compras - Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. para especificar o material. É de responsabilidade do órgão de compras criar e manter um - Quanto e Quando comprar? R.- É função direta da cadastro confiável (qualitativamente) e numericamente expectativa de consumo, disponibilidade financeira, adequado (quantitativa). capacidade de armazenamento e prazo de entrega. Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve A maior parte das variáveis acima deve ser determinada pelo figurar o usuário de material ou equipamentos e logicamente órgão de material ou suprimento no setor denominado gestão os próprios compradores. de estoques. - Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da 13 CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS Empresa. Estas Normas deverão retratar praticamente a Em quase todas as empresas mantém-se um departamento política de compras na qual se fundamenta a Empresa. separado para compras. A razão que as leve a proceder assim Originadas e definidas pela cúpula Administrativa deverão diz respeito a custos e padronização, assim sendo, somente mostrar entre outras, competência para comprar, contratação alguns materiais são dele gados a aquisição, e estes são de serviços, tipos de compras, fórmulas para reajustes de aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para preços, formulários e rotinas de compras, etc. a empresa, e que por essa razão não sofrem maiores - Outros Fatores controles. Além das respostas as perguntas básicas o comprador deve A empresa que atua em diversos locais distintos não procurar, através da sua experiência e conhecimento, sentir necessariamente deve centralizar compras em um único local, em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que neste caso procede-se uma analise e se a mesma for possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior favorável deve-se regionalizar as compras visando um influência na compra são: Preço; Prazo; Qualidade; Prazos de atendimento mais rápido e um custo menor de transporte. Pagamento; AssistênciaTécnica. O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens: 41
    • 14 SELEÇÃO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom 1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras; fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas clausulas - A concentração das verbas para compras aumenta o poder solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o de barganha; comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o 2 - Melhor controle por parte da direção; número de fornecedores em potencial a serem consultados, 3 - Melhor aproveitamento de pessoal; de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi 4 - Melhoramento das relações com fornecedores. executado em benefício da empresa. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras. 14.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando e necessária a Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado aquisição de determinado material. A atividade deve ser material, e necessário levantar e pesquisar fornecedores em exercida de forma permanente e contínua, através de potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos várias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: seguintes instrumentos: - Cadastro de Fornecedores do órgão de Compras; - Edital de Convocação; - Guias Comerciais e Industriais; - Catálogos de Fornecedores; - Revistas especializadas; - Catálogos Telefônicos; - Associações Profissionais e Sindicatos Industriais. 42
    • 14.2 ETAPA 2 - Análise e Classificação sistema de maturidade com técnicas mais sofisticadas. Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a Um dos aspectos que devem merecer muita atenção são os respectiva classificação quanto aos tipos de materiais a custos industriais que representam percentual considerável na fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornecedores que composição final do preço de venda. não satisfizerem as exigências da empresa. . CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE AQUISIÇÃO + CUSTO 14.3 ETAPA 3 - Avaliação de Desempenho DE TRANSFORMAÇÃO. Esta etapa é efetuada pós - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras. O controle da eficiência dos custos de transformação já são perfeitamente realizados através de técnicas consagradas, entretanto o controle da eficiência de aquisição constitui um problema de difícil equacionamento, principalmente em virtude de a atividade de aquisição estar voltada para fora da empresa e sujeita a um sem número de fatores ainda não controláveis. Muitos estudos têm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas de manufatura podem alcançar mais de 50% da receita líquida. 43
    • 15 ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS 15.1 Vantagens de Centralizar: As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é que vai definir a necessidade de a) visão do todo quanto à organização do serviço; centralizar. b) poder de negociação para melhoria dos níveis de preços Uma prática muito usada é ter um comitê de compras, obtidos dos fornecedores; em que pessoas de todas as área da empresa participem das c) influência no mercado devido ao nível de relacionamento decisões. com os fornecedores; As vantagens da centralização dos serviços de compras d) análise do mercado, com eficácia, em virtude da são sempre postas em dúvida pelos departamentos que especialização do pessoal no serviço de compras; necessitam de materiais. De modo geral, a centralização e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas apresenta aspectos realmente positivos, pela redução dos compras associado a um controle de estoques; preços médios de aquisição, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhável à aquisição descentralizada. f) economia de escala na aquisição centralizada, gerando 15.2 O uso de comitê tem as seguintes vantagens: custos mais baixos; g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de a) larga faixa de experiência é aplicada nas decisões; implantação do sistema de qualidade; b) as decisões são tomadas numa atmosfera mais científica; h) sortimento de produtos com mais consistência, para c) o nível de pressões sobre compras é mais baixo, suportar as promoções nacionais; melhorando as relações dos compradores com o pessoal i) especialização das atividades para o pessoal da produção interno e os vendedores; não perder muito tempo com contatos com os vendedores. d) a co-participação das áreas dentro do espírito de engenharia simultânea, cria um ambiente favorável para melhor desempenho tanto do ponto de vista político, como profissional. 44
    • 15.3 Pontos importantes para descentralização: 16 CUIDADOS AO COMPRAR O processo de produção inicia-se com planejamento das a) adequação da compra devido ao conhecimento dos vendas, estabelecimento de uma política de estoque de problemas específicos da área onde o comprador exerce sua produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de atividade. produtos a serem fabricados, quantidades estas distribuídas b) menor estoque e com uma variedade mais adequada, por ao longo de um cronograma de produção. causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, Um sistema de planejamento de produção fixa as quantidades variedade. a comprar somente na etapa final da elaboração do plano de c) coordenação, em virtude do relacionamento direto com o produção. As quantidades líquidas a comprar serão apuradas fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo pela desagregação das fichas de produção e em especial pela com as necessidades regionais. listagem de materiais necessários para compor cada unidade d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação de produto a ser produzido. das ordens, provocando menores faltas. Será necessário comparar as necessidades de materiais com As pressões exercidas pelos setores de produção e as existências nos estoques de matérias-primas, para se faturamento reforçam ainda mais a probabilidade de atritos na apurar as necessidades líquidas distribuídas no tempo área de compras. Neste momento todos se esquecem dos conforme o cronograma de produção necessária para atender atrasos no planejamento das vendas e na programação da ao planejamento de vendas. Entretanto, a execução da produção. inversão curiosa de atitude que se processa entre o compra será a primeira etapa executiva do programa de comprador e o vendedor após a emissão do pedido. A posição produção. O término da programação e o início das atividades inicial de vendedor é sempre solicitante e o comprador de compra caracterizam-se, portanto, como uma área com nesta fase poderá usar seus recursos de pressão para forçar o muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre vendedor a chegar às condições ideais para a empresa. agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento. Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posição de comando e passa a uma atitude de expectativa. Procurará de agora em diante adotar uma atitude de vigilância, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos. 45
    • 17 COTAÇÃO DE PREÇOS O depto de compras com base nas solicitações de mercadorias, Exercício: efetua a cotação dos produtos requisitados. 1) Na cotação de preços de um determinado material, a Após efetuadas as cotações o órgão competente analisa qual a empresa recebeu as seguintes propostas de fornecimento: proposta mais vantajosa levando em consideração os seguintes a) A empresa Bom Preço fornece o material ao preço de $ itens: 81.000,00 para pgto a vista. a) prazo de pagamento; b) A empresa Bom Negócio fornece o material ao preço de $ b) valor das parcelas; 86.100,00 para pgto 30/60 dias. Para análise, utilizamos a seguinte fórmula: Pergunta-se: VA = VF Em que empresa deverá ser adquirido o material, se a taxa de VA = Valor atual do produto juros vigente no mercado é de 10% ao mês. VF = Valor futuro do produto i = Taxa de juros n = prazo de pgto 2) Na cotação do produto XX, nossa empresa recebeu as 18 O PEDIDO DE COMPRA seguintes propostas: a) Valor $ 99.990,00 para pgto com 15 dias. Após término da fase de cotação de preços dos materiais e b) Valor $ 100.290,00 para pgto com 10 dias fora o mês. analise da melhor proposta para fornecimento, o setor de c) Valor $ 109.990,00 para pgto com 30/45/60/75 dias. compras emite o pedido de compras para a empresa Pergunta-se: escolhida. Esse pedido deverá ter com clareza a descrição do Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros é de material a ser comprado, bem como as descrições técnicas, 9% ao mês e que a compra está sendo efetuada no dia 10/3. para que não ocorra as freqüentes dúvidas que comumente acontecem. 46
    • Preferencialmente o pedido deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e 2ª vias enviadas ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª via e a devolverá, que passará a ter força de contrato, funcionando como um quot;instrumento particular de compromisso de compra e vendaquot;. A 3ª via funciona como follow up do pedido. 47
    • 19 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser considerados como: 1) Especificação técnica: conferencia das especificações pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de amostragem quando for inviável a contagem um a um. 4) Preço: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condições de pgto: conferencia com relação ao pedido. 20 O ARMAZENAMENTO a) Carga unitária: Dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou Na definição do local adequado para o armazenamento acondicionam uma certa quantidade de material para devemos considerar: possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento - Volume das mercadorias / espaço disponível; como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária - Resistência / tipo das mercadorias (itens de fino se através de pallets. Pallet é um estrado de madeira acabamento); padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas - Número de itens; convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão - Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva, etc; internacional para se adequar aos diversos meios de - Manutenção das embalagens originais / tipos de transportes e armazenagem; embalagens; - Velocidade necessária no atendimento; -O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na Adm. de Materiais. As principais técnicas de estocagem são: 48
    • b) Caixas ou Gavetas: É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, d) Raques: Ao raques são construídos para acomodar peças e alguns materiais de escritório; materiais em processamento, longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc. semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de em função das necessidades específicas de cada atividade. caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a c) Prateleiras: É uma técnica de estocagem destinada a uma distribuição eqüitativa de cargas. materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Também como as caixas poderão ser Container Flexível: È uma das técnicas mais recentes de construídas de diversos materiais conforme a conveniência da estocagem, é uma espécie de saco feito com tecido resistente atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais e borracha vulcanizada, com um revestimento interno simples e econômico. conforme o uso. . 1. COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO 1.1 Objetivos: - Suprir mercado; - Atender satisfatoriamente o cliente; COMERCIALIZAÇÃO E - Garantia de reposição de itens; CONSUMO - Obtenção de lucro; - Continuidade do negócio. 49
    • Poderíamos resumir que a comercialização no setor de Poderíamos fazer as seguintes perguntas: materiais, deverá estar preparada para vender as mercadorias - Qual o volume aproximado de vendas que se pode do estoque, de maneira mais rentável e prestando o melhor estimar ? atendimento. - Quais as características desse mercado ? Tende a crescer ? Para tanto é imprescindível que a empresa conheça o - Existem novos projetos para a região que poderiam mercado onde atua; os concorrentes; o produto que vende; e incrementar os negócios ? os meios para vendê-los e os clientes. Essas e muitas outras questões devem ser colocadas e analisadas pela empresa, a fim de estabelecer a quantidade Com relação ao mercado é necessário saber qual a de m.o., volume e características do estoque e política de potencialidade, o que poderá ser absorvido pelos comercialização. consumidores. 1.2 CONHECIMENTO DO PRODUTO 1.3 POLÍTICA DE COMERCIALIZAÇÃO O conhecimento do produto, pode ser decisivo, na comercialização, sendo capaz de alterar o comportamento de A comercialização é uma atividade que deve respeitar normas vendas. e princípios para poder se desenvolver com sucesso. Devemos saber: Para isso a empresa deve estabelecer uma Política de - Origem: quem é o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, Comercialização, isto é, as normas de vendas, definindo e utilização, características técnicas. detalhando, todo o processo de vendas. - Nome do produto: denominação técnica e popular. - Função: 0nde é aplicado e para que se destina, o que faz. A política deverá, tratar de categorias de vendas, tipos de - Inter relação: um dado precioso, pois a utilização de um item clientes, prazos, entregas, garantia e política de preços. pode influir no outro. Toda política comercial deverá ser estabelecida objetivando - Intercambialidade: o mesmo componente poderá ser praticas saudáveis de comercialização para obter a realização utilizado em mais de um produto ou processo. de vendas com qualidade. - Preço: valor, condições de venda, prazo, desconto. 50
    • O item preço x margem de lucro, exige uma análise bastante ampla, pois é necessário conquistar e manter mercado, tendo preços competitivos, com uma margem de lucro coerente com o volume comercializado e com o produto, tendo em vista as ARRANJO FÍSICO – LAYOUT práticas da concorrência ou as peculiaridades daquele mercado. Um cuidado muito grande pois pratica de concessão de descontos e condições descabidas, levam a realização de vendas suicidas. trabalho valendo 01 ponto data: ARRANJO FÍSICO – LAYOUT Podemos citar em princípio três motivos que tornam Planejar o arranjo físico de uma certa instalação significa importantes as decisões sobre arranjo físico: tomar decisões sobre a forma como serão dispostos, nessa instalação, os centros de trabalho que aí devem a) elas afetam a capacidade da instalação e a produtividade permanecer. Pode-se conceituar como centro de trabalho a das operações: uma mudança adequada no arranjo físico qualquer coisa que ocupe espaço: um departamento, uma pode muitas vezes aumentar a produção que se processa sala, uma pessoa ou grupo de pessoas, máquinas, dentro da instalação no fluxo de pessoas e/ou materiais; equipamentos, bancadas e estações de trabalho, etc. Em todo o planejamento de arranjo físico, irá existir sempre uma b) mudanças no arranjo físico podem implicar no dispêndio de preocupação básica: tornar mais fácil e suave o movimento do consideráveis somas de dinheiro, dependendo da área trabalho através do sistema, quer esse movimento se refira ao afetada e das alterações físicas necessárias nas fluxo de pessoas ou de materiais. instalações, entre outros fatores; 51
    • c) as mudanças podem apresentar elevados custos e Num esforço de sistematização, costuma-se agrupar os dificuldades técnicas para futuras reversões; podem ainda arranjos físicos possíveis em três grandes tipos: causar interrupções indesejáveis no trabalho. Arranjo físico por produto: corresponde ao sistema de Por todos esses motivos, poderia à primeira vista parecer que produção contínua (como linha de montagem); um arranjo físico, uma vez estabelecido, é quase imutável e se aplica prioritariamente a novas instalações. Isso não é Arranjo físico por processo: corresponde ao sistema de verdade, entretanto, diversos fatores podem conduzir a produção de fluxo intermitente ( como a produção por lotes ou alguma mudança em instalações já existentes: a ineficiência encomendas ); de operações, taxas altas de acidentes, mudanças no produto ou no serviço ao cliente, mudanças no volume de produção ou Arranjo físico de posição fixa: corresponde ao sistema de fluxo de clientes. produção em projetos. Na administração atual fica cada vez mais evidente a importância das relações humanas na empresa. Ex.: Os investimentos que as empresas vem fazendo para conquista de capital humano e intelectual. No setor de materiais também não é diferente, pois as RECURSOS HUMANOS preocupações são as mesmas de uma organização como um todo, só que com foco centrado na sua atividade como parte do todo empresarial, tendo suas preocupações específicas, com relação às condições de trabalho, segurança, salários, cargos, treinamento, hierarquia, etc. Dentro do setor de materiais as funções mais usuais são: 52
    • - Gerente: função responsável pela Administração do setor, - Estoquista: função responsável pelas atividades de pelo cumprimento das metas e objetivos estabelecidos , seja recepção, locação e proteção das mercadorias, de modo a pela eficiência ou pelo lucro no caso de comercialização mantê-las em perfeitas condições sempre. direta. - Atendente: função responsável pelo atendimento das - Programador: função responsável pelo planejamento e requisições dos diversos setores da empresa. coordenação de compra de modo a obter um equilíbrio no - Vendedor ou Balconista: função responsável pelas vendas estoque. ou solicitações dos clientes, quando for o caso. - Comprador: função responsável pelas compras, com Dentre essas funções, poderemos encontrar uma grande critérios de preço, formas de pagamento, qualidade, variação de empresa para empresa, mas algumas delas são quantidade, prazo de entrega, etc. básicas e fundamentais. - Controlador de Estoque: função responsável pelo controle O relacionamento entre as funções e sua hierarquia de entrada e saída de mercadorias do estoque. também deverá ser muito clara para todos empregados do setor. REFERÊNCIAS - DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais uma abordagem logística, São Paulo: Atlas, 1997. - VIANA, João José. Administração de Materiais e recursos Patrimoniais – Um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002. - CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação a Administração de Materiais. São Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991. - MARTINS, Petrônio G. Administração de Materiais e Recursos Empresariais, São Paulo: Saraiva, 2000. - MOREIRA, Daniel Augusto. Introdução a Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira, 1998. - MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. Curitiba - PR 53