SRM70 Présentation

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SRM70 Présentation

  1. 1. Présentation de la solution SRM7.0 Pour une gestion complète et intégrée du cycle d’achat Delphine SEGUIN, Consultante Avant-vente, SAP France Paris, le 3 juin 2009
  2. 2. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 6. Références © SAP 2007 / Page 2
  3. 3. Introduction Les cycles d’achat sont complexes par nature Planification Besoins Expression de besoin prioritaires des besoins Identification des sources d’approvisionnement. Définition des besoins Contrôle des engagements Budgets annuels et pluriannuels Suivi Gestion des ressources contrat Performance fournisseur Appel d’offres Clôture administrative Contrep. Cessions /opp. Evaluation Facturation des candidats Retenues Procédures multiples Avance / acompte / paiement Avenants Réception vs. recette Enchères et enchères inversées Réception Reporting Gestion budgétaire Contrat / Engagement Avenants Clauses Référencement fournisseur
  4. 4. Introduction La gestion des achats dans les services financiers Comptables Centrales Difficulté à suivre l’exécution des contrats d’Achats Services • Décentralisation de la fonction achat Gestionnaires • Nombre élevé de contrats en cours • Cycles d’achats très longs Entités • Conformité légale et réglementaire non assurée Directions Services Entités Directions Services Pas de consolidation des besoins Entités Directions • Peu d’économies d’échelle Services • Très grand nombre de fournisseurs • Peu de capacité de négociation Développement limité Peu de visibilité sur les fournisseurs des achats électroniques Processus de gestion hétérogènes et non intégrés • Données fournisseurs peu fiables • Peu de catalogues • Rationalisation faible du portefeuille électroniques partagés • Difficulté à identifier les économies et fournisseurs • Utilisation limitée des les gains potentiels • Risque élevé de défaillance places de marché • Information redondante et pauvre • Peu de capacité de négociation • Processus internes • Traitements et retraitements manuels • Pas d’évaluation systématique de la coûteux et coûteux et nombreux performance fournisseurs dématérialisaton limitéee Pas de vision consolidée des besoins, peu de moyens pour analyser la dépense, et une conformité encore mal assurée
  5. 5. Introduction La recherche d’un « chaînage vertueux » Identifier et planifier les besoins Sélectionner les fournisseurs Analyser les dépenses Lancer les appels d’offres et les Consolider les besoins procédures de consultation Définir les priorités Analyser et évaluer les offres Elaborer et valider les budgets Négocier avec les fournisseurs Sélectionner les fournisseurs Notifier les contrats Evaluer et mesurer S’approvisionner Evaluer la performance Achats Gestion des expressions de besoins Evaluer la performance fournisseurs Gestio des commandes Evaluer la conformité et les risques Gestion des réceptions Gestion des factures Gestion des paiements
  6. 6. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 6. Références © SAP 2007 / Page 6
  7. 7. Vue d’ensemble de la solution SRM La gestion complète du cycle d’achat Gouvernance Achats Analyse globale des dépenses Gestion des catégories Gestion de la conformité Appels d’offres et Evaluation Sourcing Plateforme centrale de sourcing enchères inversées et sélection des offres SAP NetWeaver Référentiel des Elaboration des Passation et Gestion des contrats Exécution Suivi et pilotage contrats contrats négociation Achats collaboratifs Self-service Achats Achats de services Achats directs / planifiés Gestion de catalogues Collaboration Self-service et Echange de documents Réseau fournisseurs fournisseurs interaction fournisseurs Gestion et optimisation du Gestion de la base Identification et référencement Développement des fournisseurs portefeuille fournisseurs fournisseurs Des fournisseurs et mesure de la performance
  8. 8. Mise en œuvre de la stratégie achat Vue d’ensemble Améliorer la visibilité sur Réduire les erreurs et les les achats et la stratégie temps de cycle de sélection d’approvisionnement des fournisseurs Analyse des dépenses Sélection Fournisseur Analyse globale des dépenses Qualification fournisseurs Consolidation par axe stratégique Appel d’offres Enchères inversées Développement Stratégie Analyse des offres Agrégation et planification de la Maîtriser et assurer le demande respect des contrats Analyse de portefeuille Planification stratégie achats Gestion par famille d’achat Gestion des Contrats Gestion de programmes d’achat Création Contrôle de gestion des achats Gestion documentaire Distribution Validation des Budgets Exécution Elaboration des budgets Analyse Simulations Validation Gestion Catalogue Gestion de contenu catalogue
  9. 9. Mise en œuvre de la stratégie achat Analyse des dépenses Fonctionnalités SAP SRM : Gestion et harmonisation des données de base Tableaux de bord consolidés par catégorie d’achat Analyses globales de dépenses Analyses de la performance des fournisseurs Analyses de l’exécution des contrats Analyses de marchés externes + de 250 états dédiés aux achats + une complémentarité native SAP / Business Objects
  10. 10. Mise en œuvre de la stratégie achat Analyse des dépenses Un pilotage intégrée des dépenses
  11. 11. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs 1. Enregistrement du fournisseur 2. Questionnaire adressé au fournisseur 1. 1. 3. Validation de l’enregistrement 2. 2. 3. 3.
  12. 12. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs par appel d’offres Avantages SAP SRM : • Processus en ligne d’appels d’offres • Evaluations multi-critères • Evaluation et classement automatiques des offres des fournisseurs en fonction de pondérations • Gestion des documentations techniques
  13. 13. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs par enchères inversées Sélection des fournisseurs par système d’enchères (lié avec l’appel d’offre) Avantages SAP SRM : • Enchères avec pondération automatique du fournisseur (enchère égalisée) • Multiple choix de configuration pour les enchères • Evaluation et classement automatiques des offres des fournisseurs en fonction de pondérations
  14. 14. Mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des contrats Gestion des contrats Avantages SAP SRM : • Solution de gestion de contrats intégrée • Base de donnée centrale des contrats • Contrats publiables sous forme de catalogues • Distribution des contrats négociés en central vers de multiples organisations d’achat • Alertes pour l’expiration des contrats
  15. 15. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Simplifier les processus pour l’achat sur catalogue et hors catalogue Approvisionnement de biens Expression de besoin Commande Réception Traitement de factures Etablir des limites pour les accords cadres de services Approvisionnement de services Appel d’offres de service Commande de service Confirmation de services Automatiser la création de commande Traitement de factures pour les achats stratégiques Approvisonnement planifié Détermination des sources d’approvisionnement Intégration avec la gestion de maintenance Intégration avec la gestion de projets
  16. 16. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Différentes typologies de catalogue 2 Gestionnaire de Contenu // Place Gestionnaire de Contenu Place 1 Fournisseur externe gère son Fournisseur externe gère son de marché de marché catalogue catalogue • Le catalogue est géré et hébergé par un gestionnaire de contenu • Le fournisseur met C externe à jour lui-même son • Ce catalogue est multi- catalogue ou un C fournisseurs catalogue privatif C pour le compte de Ac cè l‘organisation C sv ia acheteuse Int C ern C et C SRM DB C et nt ern C I via cès Ac 3 Catalogue hébergé dans Catalogue hébergé dans l’entreprise (intranet) l’entreprise (intranet) C DB 4 C • Le contenu est fourni par les Catalogue interne fournisseurs C Catalogue interne • Mais il est enrichi et maintenu par C • Les approvisionnements un département Achat ou créé ad font référence à des articles hoc de l‘organisation acheteuse C propres à l‘organisation C acheteuse
  17. 17. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Colonnes triables Image en grand format Scrolling / drill-down dans les éléments du catalogue
  18. 18. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Les utilisateurs peuvent gérer leurs favoris : prestations recurrentes ou listes de prestations les plus souvent utilisées Utilisation des listes d’achats Processus simple d’ajout des • Liste d‘achats individuelles ou partagées prestations à la liste d’achat • Permet de constituer des « vues personnalisées » de catalogues Retrait des prestations de la liste d’achats
  19. 19. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Vue comparée • In the Compare Items View you can compare up to 30 items • You can remove singel items to further refine your selection • Value differences are displayed in a lighter color • You can configure which of the most important attributes of a category are displayed in the Compare Items View (in the configuration UI)
  20. 20. Gestion des processus d’approvisionnement Sourcing opérationnel Rfx Annuaires fournisseurs (OPI) Public marketplaces Liste fournisseurs (VL) Contrats Business Warehouse Information Catalogue, Article Fournisseur ‘Sourcing Cockpit’ Transfert Création Demandes Suite du demandes Demandes Demandes (shopping cart ou Rfx au sourcing internes et internes et process système externe) cockpit externes Création externes commande Création contrat
  21. 21. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Approvisionnement planifié Liste des demandes sans source d‘approvisionnement Sélection d‘une méthode de recherche et de sélection de fournisseur
  22. 22. Gestion des processus d’approvisionnement Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid
  23. 23. Gestion des processus d’approvisionnement Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid Créer des questionnaires avec le cockpit d’enquêtes d’évaluation fournisseur Cockpit d’enquêtes d’évaluation fournisseurs Sélectionner le Indiquer les Affecter le fournisseur participants questionnaire Gérer les Envoyer les réponses enquêtes Réponses fournies par l’utilisateur Total notation SAP Fiabilité 20% Qualité 20% Prix 15% Nnn X% NetWeaver BI ... ... © SAP 2008 / Page 23
  24. 24. Gestion des processus d’approvisionnement Pilotage des engagements
  25. 25. Gestion des processus d’approvisionnement Pilotage des engagements
  26. 26. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 4. Références © SAP 2007 / Page 26
  27. 27. Contexte et enjeux généraux Le traitement des factures fournisseurs en entreprise PDG “Charges et fonds de DAF roulement trop élevés.” “Manque de visibilité sur les dépenses liées aux achats Analyste financier fournisseurs.” “Peu d’escomptes obtenus et les charges augmentent.” Responsable achat “Gestion des commandes fournisseurs fastidieuse et Les enjeux : coûteuse.” Optimiser ses processus Diminuer ses coûts de fonctionnement Améliorer ses relations fournisseurs Service financier “Retraitements matériels, et traitement des plaintes fournisseurs Fournisseur Aucune visibilité sur le Comptable paiement des factures et retards de paiement à Suivi impossible de l’état de traitement des répétition…” factures et délais de paiement aléatoires © SAP 2008 / Page 27
  28. 28. Contexte et enjeux généraux Le traitement des factures fournisseurs en entreprise Ou se trouve la facture ? Service courrier Aucune idée ! al in r ig Quel est son statut ? O Pas de réponse ! Comptabilité Comptabilité Comment répondre à une question du fournisseur ? Pas vraiment de procédure se pi Co Département(s) Escomptes obtenus pour paiement rapide ? Quasiment jamais ! se pi Combien de copies de factures ? Co En général plusieurs, en différentes versions ! Possible récupération en cas de perte d’information ? Presque impossible ! Paiement en double ? Ça arrive trop souvent. © SAP 2008 / Page 28
  29. 29. SAP Invoice Management De la numérisation au paiement Préparation et numérisation Analyses OCR et Approbation et vidéocodage libération SAP Invoice Management Gestion des écarts Archivage Rapprochement comptabilisation
  30. 30. Traitement automatique de la facturation Corbeille Interprétation des Suivi des Collaboration Clôture des Paiement d'arrivée factures factures factures (e-mail/fax entrant) Comptabilité PRÉPARER TRANSFORMER MONITEUR WORKFLOW MONITEUR fournisseurs/ comptabilité financière Traitement de toutes Annulation des Résolution des Numérisation Interprétation les exceptions exceptions Paiement factures entrantes Comptabilisation Comptabilisation Archivage Transformation automatique des Commentaires automatique des factures factures Traitement des exceptions Frontend OCR (déc. 2008) Cockpit de factures ERP © SAP 2008/page 17
  31. 31. Extraction des données d’une facture Fournisseur N° Facture Date Facture Numéro Commande N° Livraison Lignes de factures Montant Net Devise Montant Total © SAP 2008 / Page 31
  32. 32. Vidéo Codage Haute productivité de VidéoCodage via une synchronisation des données et de l’image Slide 32
  33. 33. Exemples d’exceptions gérées en standard Exceptions Description Frais de port facturés Les frais de port sur la facture dépassent la limite définie # commande d’achat non valide Le n° de commande sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’un numéro de commande d’achat existant dans le système # fournisseur non valide Le n° de fournisseur sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’un numéro de fournisseur existant dans le système Unité non valide L’unité sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’une unité existant dans le système Conflit de devise La devise sur la facture ne correspond pas à la devise de la commande Re-numérisation demandée L’image n’est pas lisible Suspicion de facture / avoir en Facture ou avoir suspectée d’être le double d’une facture ou avoir déjà double en traitement ou traité Approbation demandée Facture nécessitant une approbation avant comptabilisation Contrôle fournisseur demandé Les factures émises par certains fournisseurs ne sont pas automatiquement comptabilisées. Maintenance données fournisseur Nécessité de mettre à jour les données fournisseurs (changement d’adresse par exemple) Disparité fournisseur Le fournisseur indiqué sur la facture ne correspond pas au fournisseur indiqué sur la commande d’achat
  34. 34. Traitement des documents : contrôle des doublons Utilisateurs SAP déjà familiarisés avec l'environnement Saisie des données automatisée ou manuelle Validation immédiate des données Détection rapide et automatisée des doublons © SAP 2008/page 20
  35. 35. Traitement des exceptions : différences de prix Accès en un seul clic aux informations d'aide Options de processus orientées rôle Routage Gestion des transparent exceptions issue orienté rôle des meilleures pratiques Historique complet de processus © SAP 2008/page 21
  36. 36. Approbation des factures avec affectation des données comptables Un seul clic pour accéder à des informations complémentaires Informations concises, facilement compréhensibles Délégation simplifiée pour saisir la comptabilité Validation immédiate des Historique des données approbations d'un simple coup d'œil Un seul clic pour approuver ou refuser © SAP 2008/page 22
  37. 37. Analyse et suivi Analyse Analyse des KPI utilisant plus avec des de 50 critères graphiques SAP Résumé de l'intégralité du processus Plein accès Accès en un aux fonctions seul clic aux SAP détails des factures Synthèse complète de toutes les factures traitées © SAP 2008/page 23
  38. 38. Bénéfices attendus de SAP Invoice Management Réduit les coûts de traitement des factures Li Permet de se focaliser sur des activités à gn Processus d’approbation simplifié haute valeur ajoutée es Accès à tout moment aux factures et ce M à l’historique de leur traitement ét an Optimise la gestion de la trésorerie ie n Meilleur processus de décision basé Permet de respecter les règles de Fi Result: Résultat: rs sur des informations de qualité l'entreprise et les contraintes réglementaires Gains de Cost of High productivité Finance Operations Réduction des coûts Relations fournisseurs Gestion simplifiée des éventuels Réduit les coûts et les Bad Vendor Relations conflits interfaces entre les systèmes améliorées In s ur Améliore les relations avec les fo Intégration optimale entre les différents e fournisseurs permettant ainsi r ss m systèmes i d’obtenir de meilleures conditions rn at commerciales ou iqu Réduit la complexité de l’infrastructure technique F e Transparence complète du Réduit le coût total de possession processus de traitement des factures fournisseurs © SAP 2008 / Page 38
  39. 39. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 4. Références © SAP 2007 / Page 39
  40. 40. Ils ont modernisé leur système achats avec SAP SRM Application rolled out in 19 On target to save 100s £ countries Millions Support for total procurement 740 Rolled out to 72,000 “SAP Supplier Relationship process employees Management helps to save “A key factor in deciding to €292M per annum in choose SAP was the indirect procurement company's strategic focus spend” €292M in annual savings on developing solutions Single system to manage all Geoff Wells, which cover the whole procurement Global Indirect procurement process from Procurement strategy to execution.” Program Manager Caroline Booth, Chief Procurement Dir Implemented across 1,800 Nationwide implementation at suppliers hundreds of locations Over 50K suppliers are One centralized system across the entire company “In 2000 only 2% of enabled to participate “Our aim is to have procurement transactions standardized procurement were via electronic processes, and SAP SRM bidding. By 2006 over 1000% increase Over $262M effectively has paved the way.” managed in 1st 18 months By late 2006 it was over in electronic bids 40%.” Abraham Sotelo, E-Government & IT Policy Suzette Bergman, Chief of Staff Senior Spend Manager © SAP 2007 / Page 40
  41. 41. Ils utilisent la solution SAP Invoice Management by Open Text © SAP 2008/page 27
  42. 42. Merci de votre attention © SAP 2008 / Page 42

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