<ul><li>موضوع :  </li></ul><ul><li>اصول ارزشیابی </li></ul><ul><li>شورای ارزشیابی </li></ul><ul><li>برگه های ارزشیابی و دس...
<ul><li>سیاست کسب اسناد ماهیت هر آرشیو را تعریف میکند .  این سیاست چگونگی جمع آوی اسناد، محدودیتهای گردآوری و انواع ویژه ا...
<ul><li>آرشیوها در کسب اسناد گزینشی عمل کرده وهر چیزی را به خزانه خود انتقال نمی دهند .  روشی که تعیین میکند چه اسنادی در ...
<ul><li>آرشیویستها همواره به دنبال جمع آوری و تکمیل اطلاعات مورد نیاز خود می   باشند  که عمدتاً آنها را از دستگاههای دولتی...
<ul><li>مرحله ایجاد :  هدف کنترل و کاهش تولید اسناد و سوابق  </li></ul><ul><li>مرحله به کارگیری و استفاده :  هدف دسترسی آس...
<ul><li>به عقیده شلنبرگ افزایش جمعیت و گسترش فعالیتهای دولتی موجب تولید بیش از حد اسناد وسوابق شده اند و سوابق به صورت تصا...
<ul><li>بر طبق این نظریه عمر اسناد و سوابق قبل از ایجاد معین میشود تا از ارزیابی شتابزده قبل از امحا اسناد جلوگیری شود .  ...
اول -  اسناد حیاتی ( Vital Records  ) :  مدارک و سوابقی که نگهداری آنها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری میباشد مانند قانون...
در شکل زیر انتقال انواع اسناد به آرشیو مقایسه شده است .
<ul><li>3- هدف از ایجاد یا دریافت اسناد و سوابق و توجه به آنها :  نکته حائز اهمیت در این مرحله جلوگیری از ایجاد یا دریافت ...
<ul><li>ارزشهای اولیه  :  یعنی ارزشی که سند برای سازمان ایجاد کننده دارد . </li></ul><ul><li>ارزشهای ثانویه :  یعنی ارزشی ...
<ul><li>ارزشهای اولیه اسناد  (  ارزشهای استنادی ): </li></ul><ul><li>علت ایجاد اسناد دولتی، انجام وظایف و رسیدن به اهداف س...
<ul><li>ارزشهای اولیه اسناد زودگذر است  .  اگرچه تعدادی از اسناد ممکن است ارزش اولیه بلند مدت یا حتی دائمی داشته باشند .  ...
<ul><li>حفظ اطلاعات ضروری و مهم </li></ul><ul><li>انجام وظایف تعیین شده  </li></ul><ul><li>نداشتن آثار مالی یا حقوقی  </li...
<ul><li>منظور از ارزشهای ثانویه، عمدتاً ارزشهای آرشیوی و تحقیقاتی اسناد می باشد و علت نگهداری آنها در آرشیو ملی، این است ک...
<ul><li>حال این سوال میشود که هر سابقه ای ممکن است در آینده واجد ارزش اطلاعاتی و تحقیقاتی تلقی شود و جزو مواد آرشیوی محسوب...
<ul><li>ارزشیابی اسناد و تعیین ارزشهای ثانویه آنها امری مهم و پیچیده است و قطعاً اگر از بازدیدکنندگان آرشیوهای مختلف نظرخو...
<ul><ul><li>8- تعیین وضعیت نمونه برداری :  آرشیو باید مشخص کند که آیا اطلاعاتی که مصادیق آنها به وفور در سازمان یافت میشود...
<ul><li>با توجه به مطالب پیشین اهمیت ارزشیابی و همچنین اهمیت نتیجه ارزشیابی به روشنی نمایان میشود .  حال این سوال مطرح میش...
<ul><li>3 -  شورای آرشیوی :  </li></ul><ul><li>با توجه به نظرات گوناگون در خصوص ارزشهای اسناد شورای آرشیوی به عنوان مرجع ن...
<ul><li>4-  روش دریافت اسناد :  </li></ul><ul><li>1-4-  روش انفعالی </li></ul><ul><li>این روش مربوط به اسنادی است که برای ...
<ul><li>  </li></ul><ul><li>5-  راکد سازی اسناد  </li></ul><ul><li>آرشیو ها از دریافت اسناد جاری خودداری میکنند .  اگر قصد...
<ul><li>  </li></ul><ul><li>8- ارزشیابی مجدد :  با توجه به تغییر زمان و اوضاع و احوال اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی نگر...
<ul><li>این فرم ها در موقع ارزشیابی مقدماتی  (  یا در آرشیو یا محل استقرار سند قبل از انتقال آنها به آرشیو )  در دو نسخه ت...
<ul><li>الف )  طیف زمانی (  تاریخ مربوطه )  اسناد :  حتی الامکان باید تاریخ دقیق مشخص شود (  در صورتیکه این امر ممکن نباشد...
<ul><li>شرح و جزییات مراجعه  </li></ul><ul><li>اهدا کننده :  </li></ul><ul><li>عنوان سند : </li></ul><ul><li>ایجاد کننده ا...
<ul><li>د )  ارزش پژوهشی اسناد </li></ul><ul><li>ه )  میزان هماهنگی اسناد با سیاست دریافت </li></ul><ul><li>ارتباط مجموعه ...
<ul><li>باربارا رید /  دریافت اسناد و ارزشیابی آنها .-  </li></ul><ul><li>شکیبایی، رضا /  درآمدی بر ارزشیابی اسناد آرشیوی ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

ارزشیابی اسناد آرشیوی

2,368 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,368
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
18
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ارزشیابی اسناد آرشیوی

  1. 1. <ul><li>موضوع : </li></ul><ul><li>اصول ارزشیابی </li></ul><ul><li>شورای ارزشیابی </li></ul><ul><li>برگه های ارزشیابی و دستورالعمل تکمیل آنها </li></ul>
  2. 2. <ul><li>سیاست کسب اسناد ماهیت هر آرشیو را تعریف میکند . این سیاست چگونگی جمع آوی اسناد، محدودیتهای گردآوری و انواع ویژه اسناد را که بیشتر مورد توجه است ابتدا مشخص کرده و سپس توصیف میکند . </li></ul><ul><li>هدف از سیاست کسب اسناد مکتوب کردن نکاتی برای ارزیابی اسناد ارائه شده به مجموعه است . </li></ul><ul><li>یکی از اهداف سیاست کسب اسناد فراهم آوردن خطوط راهنمایی است که احتمال لغزشهایی را که بر روند جمع آوری اسناد تأثیر میگذارند کاهش میدهد و همچنین راههای را پیش پای آرشیویستها قرار میدهد تا از پذیرش منابعی که متناسب با مجموعه اسناد نیست امتناع کنند . </li></ul>
  3. 3. <ul><li>آرشیوها در کسب اسناد گزینشی عمل کرده وهر چیزی را به خزانه خود انتقال نمی دهند . روشی که تعیین میکند چه اسنادی در حیطه سیاست کسب قرار میگیرند « ارزشیابی » خوانده میشود . </li></ul><ul><li>انواع ارزشیابی </li></ul><ul><li>1- ارزشیابی محتوایی : بررسی محتوای اسناد و مدارک را از نظر اهمیت و ویژگی در زمینه های اداری، قانونی، مالی، تاریخی و پژوهشی </li></ul><ul><li>2- ارزیابی فنی و اداری : بررسی صحت و سندیت اطلاعات مورد مطالعه ( اطلاعات اداری و اصولی در مورد یک سند کاربرد، اطلاعات و هدف از تهیه و تشکیل آن را توضیح میدهد .) </li></ul>
  4. 4. <ul><li>آرشیویستها همواره به دنبال جمع آوری و تکمیل اطلاعات مورد نیاز خود می باشند که عمدتاً آنها را از دستگاههای دولتی تأمین می نمایند و چون تمام اطلاعات موجود در دستگاهها واجد ارزش آرشیوی نیستند، تعیین ضوابط انتخاب و دریافت اسناد و ارزشیابی آنها به عنوان یک بحث جدی مطرح میشود . تعیین جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد، مستلزم تبیین مراحل چرخه اسناد میباشد که به شکل زیر ترسیم میشود : </li></ul>
  5. 5. <ul><li>مرحله ایجاد : هدف کنترل و کاهش تولید اسناد و سوابق </li></ul><ul><li>مرحله به کارگیری و استفاده : هدف دسترسی آسان به اطلاعات و همچنین تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده، راکد سازی و تهیه تجهیزات مناسب و ضروری </li></ul><ul><li>مرحله امحا یا انتقال به آرشیو ملی : هدف این مرحله امحا میباشد اما در شمار وظایف مدیریت اسناد در این مرحله انتقال اسناد واجد ارزش به آرشیو ملی نیز پیش بینی شده است . </li></ul><ul><li>حتی در صورت کنترل شدید و اصولی در مرحله ایجاد انباشت سوابق راکد امری عادی است و در این مرحله ارزشیابی دارای نقش بسیار مهمی است اما باید توجه داشت که در یک نظام کارآمد و صحیح ارزشیابی از نخستین مرحله ایجاد سابقه نقش خود را ایفا میکند به طوری که تعیین تعداد نسخ مورد نیازاسناد، کنترل تولید و استاندارد نمودن اطلاعات بدون فرایند ارزشیابی امکان پذیر نیست و همچنین طراحی نظام بایگانی بدون درنظر گرفتن مدت زمان نگهداری سوابق مشکلات متعددی برای مدیریت اسناد در پی خواهد داشت </li></ul>
  6. 6. <ul><li>به عقیده شلنبرگ افزایش جمعیت و گسترش فعالیتهای دولتی موجب تولید بیش از حد اسناد وسوابق شده اند و سوابق به صورت تصاعد هندسی افزایش می یابند . و از آنجا که نگهداری همه آنها هزینه های بسیاری بر دوش دولتها تحمیل میکند و تمامی آنها را نیز نمیتوان برای همیشه نگه داشت و نگهداری تمام اسناد کمکی به پژوهشگران نمیکند کاهش حجم اسناد ضروری است . به عقیده باربارا رید انسان درصد ناچیزی از مدارکی که تولید میکند یا به دست می آورد نگه میدارد بی آنکه کم بودن حجم سوابق باقیمانده مهم باشد . در صورت نگهداری نامنظم و نابسامان اسناد به سختی میتوان از میان آنها سند مورد نظر را به دست آورد . به عقیده آن ماری شویرتلیش پیمان نامه ها و سایر اسناد به خاطر برخی خصایص ذاتی مانند دلایل اداری و تاریخی شایسته نگهداری دائمی اند ولی مدارک، نوارها، فیلم ها، عکسها و ... که به وسیله افراد و سازمانها تولید شده اند ارزش نگهداری دائمی به عنوان سند را ندارند . به طور کلی 90 – 95 % از سوابق تولید شده پس از آنکه کارایی خود را در جریان امور و برآوردن نیازهای دولتی، قانونی و مالی از دست دادند امحا میشوند . اما 5 تا 10 % باقیمانده اسناد آرشیوی محسوب میشوند . </li></ul>
  7. 7. <ul><li>بر طبق این نظریه عمر اسناد و سوابق قبل از ایجاد معین میشود تا از ارزیابی شتابزده قبل از امحا اسناد جلوگیری شود . زیرا در شرایطی که آرشیو ادارات از اسناد انباشته میشود ارزشیابی نه تنها خالی از خطا نیست بلکه عین خطا و اشتباه است . </li></ul><ul><li>مراحل اجرایی : </li></ul><ul><li>به منظور ارزشیابی صحیح تر و رهایی از مشکلات فوق ابتدا باید عمر مفید اسناد را قبل از ایجاد تعیین نمود و نظام بایگانی را نیز بر همین اساس پایه ریزی کرد که مراحل آن به این شرح است : </li></ul><ul><li>1- شناخت اسناد سازمان : برای ازرشیابی باید ابتدا به بایگانیهای جاری مراجعه کرد و ضمن تهیه فهرستهای مناسب اسناد آنها را مورد ارزیابی قرار داد . بدیهی است که در بادی امر ارزشهای اولیه مورد نظر میباشد . به منظور شناخت اسناد هر سازمان قبلاً باید تشکیلات و شرح وظایف هریک از واحدهای آن را دقیقاً مطالعه کرد و ارتباط وظایف را با اسناد ایجاد شده کاملاً بررسی کرد . </li></ul><ul><li>2- درجه بندی اهمیت اسناد : پس از شناخت اسناد درجه بندی آنها از نظر اهمیت ضروری میباشد . درجه : اهمیت اسناد برای سازمانها معمولا به این شرح است </li></ul>
  8. 8. اول - اسناد حیاتی ( Vital Records ) : مدارک و سوابقی که نگهداری آنها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری میباشد مانند قانون تاًسیس، قراردادهای مهم، اسناد مالکیت و سایر مدارکی که به منظور دفاع از حقوق مادی و معنوی سازمان ممکن است مورد استفاده قرار گیرد . این گونه اسناد دارای عمر بسیار طولانی هستند و هر سازمان باید اسناد در صورت راکد شدن سریعاً به آرشیو منتقل شوند . دوم - اسناد مهم ( Important Records ): اسناد و مدارکی که برای ادامه منظم فعالیتها مورد نیاز هستند مانند دستورالعملها و بخشنامه ها، اعلامیه ها و اظهارنامه های مالی، اسناد خرید اموال سرمایه ای و ... ارزش اولیه اسناد درحد اسناد دسته ی اول نمی باشد اما فقدان آنها لطمه های جبران ناپذیری در اجرای وظایف سازمانی به وجود می آورد و حتی ممکن است آن را با بحران مواجه سازد . این دسته اسناد ارزش نگهداری دائمی در دستگاه مربوطه را ندارد اما عمر نگهداری آنها طولانی خواهد بود و درنگهداری آنها باید دقت کافی صورت بگیرد و نظام بایگانی متناسب با آنها طراحی شود . سوم - اسناد مفید ( Records Useful ) مدارک و سوابقی که برای افزایش کارایی و اثربخشی سازمان ایجاد میشود، مانند پرونده های مؤدیان مالیاتی در دارایی، پرونده های کارکنان در کارگزینی، پرونده های دعاوی در دادگستری و ... تنوع اینگونه مدارک از دو دسته قبل بیشتر است و ارزش اولیه این اسناد موقت است و بستگی به هدف از ایجاد آنها و نیز وظیفه و تأثیر در تصمیم گیریهای سازمان دارد . ارزشهای ثانویه اینگونه اسناد متفاوت وبستگی به دیدگاه افراد و آرشیویستها دارد چهارم - اسناد غیر ضروری ( Records non essential ) سوابقی هستند که نقشی در تصمیم گیریها یا انجام وظایف اصلی دستگاه ایفا نمیکنند و فقط برای انجام عملیات روزانه و امور فرعی ایجاد میشوند و یا تابعی از سوابق دسته سوم میباشند . ارزش اولیه آنها بسیار اندک و در حد صفر و پس از مدتی فاقد ارزش خواهند بود . همچنین فاقد ارزش ثانویه خواهند بود و اجازه امحای آنها به سرعت صادر میشود .
  9. 9. در شکل زیر انتقال انواع اسناد به آرشیو مقایسه شده است .
  10. 10. <ul><li>3- هدف از ایجاد یا دریافت اسناد و سوابق و توجه به آنها : نکته حائز اهمیت در این مرحله جلوگیری از ایجاد یا دریافت سوابق فاقد ارزشهای اولیه و سوابق غیر ضروری می باشد . امروزه بیش از 30 درصد سوابقی که ایجاد یا دریافت میشوند فاقد هرگونه کارایی اند </li></ul><ul><li>4- تعیین رونوشتها : جلوگیری از ایجاد رونوشتهایی که صرفاً جهت اطلاع بوده و تأثیری در تصمیم گیری واحد ذیربط سازمانی ندارد . </li></ul><ul><li>5- استاندارد کردن اطلاعات : استاندارد کردن مکاتباتی که دائماً در سازمان انجام میگیرد و مشخص کردن مدت نگهداری آنها، که این اقدام در مورد سوابق غیر ضروری بسیار لازم است . </li></ul><ul><li>6- تهیه جداول زمانی به منظور تعیین مدت نگهداری هر موضوع از اسناد و سوابق هر سازمان که این جداول زمانی متأثر از درجه اهمیت اسناد و سوابق و بر اساس مرور زمان بوده و در حقیقت نشاندهنده ارزش اولیه آنها میباشد . </li></ul><ul><li>7- اخذ مجوزهای لازم از شورای آرشیوی : بدون مجوز شورای آرشیوی امحای هرگونه اوراق غیر قانونی و مردود میباشد . </li></ul><ul><li>8- تنظیم و طراحی نظام بایگانی بر اساس جداول زمانی : اگر کلیه موضوعات ذکر شده در پرونده ای بایگانی شود هم در ارزشیابی پرونده دچار مشکل خواهیم شد و هم اطلاعات متنوع و بعضاً بدون ارتباط با یکدیگر مانع بررسی عملکرد کارکنان خواهد بود . لذا باید قبل از تنظیم پرونده اوراق و اسناد آن را شناسایی و پس از تعیین درجه اهمیت هر کدام عمر مفید آنها را نیز تعیین و بعد از اخذ مجوز امحا برای هر موضوع پرونده ی جداگانه ای تشکیل داد . </li></ul>
  11. 11. <ul><li>ارزشهای اولیه : یعنی ارزشی که سند برای سازمان ایجاد کننده دارد . </li></ul><ul><li>ارزشهای ثانویه : یعنی ارزشی که سند برای افراد مختلف یا سازمانهای دیگر دارد </li></ul>
  12. 12. <ul><li>ارزشهای اولیه اسناد ( ارزشهای استنادی ): </li></ul><ul><li>علت ایجاد اسناد دولتی، انجام وظایف و رسیدن به اهداف سازمان از لحاظ اداری، مالی، حقوقی، و اجرایی میباشد . معیار ایجاد ارزشهای اولیه ی اسناد شامل : </li></ul><ul><li>حمایت از پیشبرد و انجام امور اداری، به صورت روز به روز ( ارزش اداری ). </li></ul><ul><li>استفاده از مقررات قانونی و حمایتهای حقوقی ( ارزش حقوقی ) </li></ul><ul><li>ایجاد مسئولیت پاسخگویی مالی ( ارزش مالی ) </li></ul>
  13. 13. <ul><li>ارزشهای اولیه اسناد زودگذر است . اگرچه تعدادی از اسناد ممکن است ارزش اولیه بلند مدت یا حتی دائمی داشته باشند . اغلب این ارزشها، زمانی منتفی میشود که آن فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن سند گردیده تمام و کامل شده باشد . ارزشهای اولیه اسناد به سه دسته تقسیم میشود : </li></ul><ul><ul><li>سوابقی که برای سازمان تولید کننده یا مؤسسه ای که بعدها آن را در اختیار میگیرد، کاربرد اداری و مالی مستمری دارد . </li></ul></ul><ul><ul><li>سوابقی که از حقوق مدنی، قانونی، اموال یا سایر حقوق فردی جامعه حمایت میکند . </li></ul></ul><ul><ul><li>سوابقی که تاریخچه تحول پیکره تولید کننده، ساختار، وظایف، سیاستها، تصمیمها و کارکردهای مهم هر سازمان را معرفی میکند یا سیر تکاملی حرفه، علاقه یا فعالیتهای فردی را منعکس می سازند . </li></ul></ul><ul><li>طبق آئین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها، مدارک و سوابقی که از لحاظ اجرای وظایف و مسئولیتهای قانونی هر سازمان و نیز حفظ حقوق افراد، مورد استفاده و قابل استناد نباشد، فاقد ارزشهای اولیه قلمداد میشود . </li></ul>
  14. 14. <ul><li>حفظ اطلاعات ضروری و مهم </li></ul><ul><li>انجام وظایف تعیین شده </li></ul><ul><li>نداشتن آثار مالی یا حقوقی </li></ul><ul><li>تأثیر نداشتن در تصمیم گیریها </li></ul><ul><li>وجود نسخه های متعدد </li></ul><ul><li>خاتمه عملیات اجرایی </li></ul><ul><li>طی مرور زمانهای قانونی </li></ul><ul><li>انجام حسابرسیهای قانونی </li></ul><ul><li>پرداخت حقوق افراد و وصول حقوق دیوانی و مطالبات </li></ul>
  15. 15. <ul><li>منظور از ارزشهای ثانویه، عمدتاً ارزشهای آرشیوی و تحقیقاتی اسناد می باشد و علت نگهداری آنها در آرشیو ملی، این است که این اسناد و سوابق، پس از استفاده شدن در دستگاه ذیربط و از دست دادن ارزشهای اولیه، باز هم مدت مدیدی ارزش خود را دارا هستند و این ارزش منحصراً متعلق به سازمان ایجاد کننده آن نیست، بلکه ممکن است برای محققان یا افراد دیگری نیز ارزشمند باشد مثل؛ نرخنامه های کالا که در ابتدا برای تعیین میزان مالیات به کار می رفته است ولی بعدها برای بررسی نوسانات وضعیت اقتصادی استفاده میشود . آرشیویست پس از مشاوره با پژوهشگران رشته های مختلف باید همیشه گوش به زنگ چنین اطلاعاتی باشد تا ارزش اسناد پیشین را افزایش داده و اطلاعات گذشته را از نحوه کار تولید کننده سند بالا ببرد . </li></ul>
  16. 16. <ul><li>حال این سوال میشود که هر سابقه ای ممکن است در آینده واجد ارزش اطلاعاتی و تحقیقاتی تلقی شود و جزو مواد آرشیوی محسوب شود . مبالغه در ارزشهای ثانویه اسناد به اندازه نفی آنها خطرناک است و نتیجه اش یکسان خواهد بود . لذا باید روشی منطقی در پیش گرفت و ضمن حفظ اسناد واجد ارزش آرشیوی، از تبدیل آرشیو به انبار کاغذ جلوگیری نمود و بر این اساس باید معیارهای خود را جهت سنجش و انتخاب ارزشها ی آرشیوی مشخص نماییم . </li></ul><ul><li>معیارهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران : </li></ul><ul><li>طبق آئین نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد ملی در انتقال اسناد ملی اولویت به ترتیب شامل اسناد زیر میباشد : </li></ul><ul><li>اسناد دارای قدمت بیش از 40 سال </li></ul><ul><li>اسناد مذکور در تبصره ذیل ماده قانون اول تأسیس « سازمان اسناد ملی ایران » و یا مشابه آنها که سازمان مزبور آنها را واجد ارزش نگهداری در آرشیو ملی تشخیص دهد . </li></ul><ul><li>اسنادی که دستگاههای مختلف، پیشنهاد امحای آنها را به شورای سازمان ارائه مینمایند و بنا به تصمیم این شورا، واجد ارزش دائمی شناخته میشوند که باید به سازمان منتقل گردند . </li></ul><ul><li>اسنادی که پس از طی عمر قانونی خود در مرکز یا مراکز بایگانی راکد نگهداری می شود و طبق نظر دستگاه ذیربط عدم مراجعه به آنها قطعی شده باشد ولی از نظر سازمان واجد ارزش نگهداری تلقی گردد . </li></ul>
  17. 17. <ul><li>ارزشیابی اسناد و تعیین ارزشهای ثانویه آنها امری مهم و پیچیده است و قطعاً اگر از بازدیدکنندگان آرشیوهای مختلف نظرخواهی شود هرکسی به بخشی از اسناد آرشیوی علاقه مند است و سایر اسناد جمع آوری شده را چندان مهم نمیداند و یا ممکن است که در هر آرشیوی اسنادی انباشته شده باشد که مورد توجه قرار نمیگیرد . به این منظور جهت ارزشیابی صحیح و جمع آوری اسناد آرشیوی راهکارهای زیر پیشنهاد میشود : </li></ul><ul><ul><li>تعیین ماهیت : ابتدا باید تعیین نماییم در تقسیم بندی آرشیوها کدامیک مورد نظر ما میباشد . برای مثال در آرشیو محلی صرفاً اسناد منطقه مورد نظر انتخاب و نگهداری میشود . </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین هدف : آرشیو ملی باید اهداف خود را مشخص و آنها را قانونمند نماید . آرشیو ملی باید اهداف خود را در قبال ارزشهای اولیه، مراجعان و مخاطبان، اسناد و سوابق راکد مشخص نماید </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین حوزه عملکرد : </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین مواد اطلاعاتی : شکل و قالب اطلاعات مورد نظر آرشیو باید مشخص باشد مثل فیلم، نوار و ... </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین روش دریافت اسناد </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین اولویتها : چنانچه به انتقال اسناد بر اساس اولویت اقدام شود هم اسناد مهم سریعتر منتقل میشوند و هم از اتلاف وقت جلوگیری میشود . </li></ul></ul><ul><ul><li>تعیین اطلاعات موردنظر : مشخص نمودن اطلاعات مهم ، چگونگی به دست آوردن آنها و ... </li></ul></ul>
  18. 18. <ul><ul><li>8- تعیین وضعیت نمونه برداری : آرشیو باید مشخص کند که آیا اطلاعاتی که مصادیق آنها به وفور در سازمان یافت میشود را مهم میشمارد یا صرفاً نمونه ای از هر مصداق کفایت میکند . </li></ul></ul><ul><ul><li>9- درجه بندی اسناد از لحاظ اهمیت </li></ul></ul><ul><li>10- تعیین نسخه اصلی به عنوان سند آرشیوی </li></ul><ul><li>11- تغیییر اهداف و سیاستها : با تغییر و تحولات اجتماعی، سیاسی و اداری و با در نظر گرفتن امکانات، آرشیو می تواند اهداف خود را تغییر دهد و ضمن حفظ مواد دریافتی پیشین شیوه های نوین را تدوین و به مرحله اجرا درآورد . </li></ul><ul><li>12– تعیین شورای آرشیوی و تدوین اصول حاکم بر آن </li></ul><ul><li>13- برنامه ریزی منابع انسانی : انتخاب آرشیویستهای مجرب، تعیین ویژگیهای آرشیویست، سازماندهی آنها و تعیین خط مشی مناسب در خصوص نحوه ی تصمیم گیری آنها </li></ul><ul><li>14- تدوین برنامه اجرایی </li></ul>
  19. 19. <ul><li>با توجه به مطالب پیشین اهمیت ارزشیابی و همچنین اهمیت نتیجه ارزشیابی به روشنی نمایان میشود . حال این سوال مطرح میشود که چگونه میتوان ارزشیابی صحیح انجام داد و آیا هیچ ملاک و معیار اصولی جهت این تصمیم گیری وجود دارد یا خیر؟ به ویژه این که امحای یک سند با ارزش ممکن است لطمات جبران ناپذیری را به پیکره سازمان تولید کننده آن، آرشیو ملی و حتی هویت کشور وارد کند . به همین منظور اصول و چارچوبهایی برای ارزشیابی درنظر گرفته شده است که عبارتند از : </li></ul><ul><li>1- تعیین ارزشهای اسناد : تقسیم ارزشهای اسناد به اولیه و ثانویه امروزه به عنوان یکی از اصول ارزشیابی قلمداد میشود و این موضوع نقش تعیین کننده ای در تصمیم گیری نهایی دارد . مهمترین مسائلی که در این تصمیم گیری مؤثر میباشند عبارتند از </li></ul><ul><ul><li>تا زمانی که اسناد دارای ارزش اولیه اند باید نگهداری شوند . </li></ul></ul><ul><ul><li>اسنادی که واجد ارزش ثانویه اند باید به آرشیو منتقل شوند . </li></ul></ul><ul><ul><li>محل مناسب برای نگهداری اسناد دارای ارزش اولیه سازمان ایجاد کننده آنها میباشد . </li></ul></ul><ul><ul><li>تنها در صورت فقدان ارزش اولیه و ثانویه سوابق میتوان آنها را امحا کرد . </li></ul></ul><ul><li>2- صلاحیت ارزشیابی اسناد : در تعیین مقام ذیصلاح جهت ارزشیابی اسناد، توجه به انواع ارزشها ضروری میباشد به این معنا که مقام ذیصلاح جهت تشخیص ارزشهای اولیه با مقام مشابه در تشخیص ارزشهای ثانویه متفاوت است . از اصول پذیرفته شده در تمامی آرشیوها این است که تشخیص ارزشها ی اولیه اسناد برعهده سازمان تولید کننده است زیرا که کارشناسان ایجاد کننده بیش از دیگران با محتوای سوابق ایجاد شده آشنایی دارند . اما تشخیص ارزشهای ثانویه در صلاحیت آرشیو با بهره گیری از مشاورت مدیران اسناد دستگاه ذیربط باشد . </li></ul>
  20. 20. <ul><li>3 - شورای آرشیوی : </li></ul><ul><li>با توجه به نظرات گوناگون در خصوص ارزشهای اسناد شورای آرشیوی به عنوان مرجع نهایی تصمیم گیرنده شناخته شده است و مصوبات آن برای دستگاه های تولید کننده ی سند و آرشیو لازم الاجراست و اعتبار شورای آرشیوی به عنوان مرجع انکار ناپذیر ارزشیابی اسناد در همه جا پذیرفته شده است . بر اساس ماده چهارم قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و با توجه به تغییر نام و ادغام بعضی از دستگاهها شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر است : </li></ul><ul><li>وزیر امور خارجه </li></ul><ul><li>وزیر علوم تحقیقات و فناوری </li></ul><ul><li>دادستان کل کشور </li></ul><ul><li>رییس سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور </li></ul><ul><li>دادستان دیوان محاسبات </li></ul><ul><li>دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر علوم تحقیقات و فناوری و تصویب هیئت وزیران که به مدت 3 سال انتساب میشوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است . </li></ul>
  21. 21. <ul><li>4- روش دریافت اسناد : </li></ul><ul><li>1-4- روش انفعالی </li></ul><ul><li>این روش مربوط به اسنادی است که برای نگهداری در آرشیو پیشنهاد شده اند . در این روش پیش از ارسال اسناد به آرشیو در مورد ارزش آرشیوی آنها تصمیم میگیرند . در این روش مدیران اسناد دستگاهها، اسناد آرشیوی را انتخاب و به آرشیو منتقل مینمایند و همچنین کارکنان سازمان برای وجین کردن اسناد با آرشیویست مشورت نمیکنند . در واقع در این روش آرشیو در پی شناسایی و دریافت اسناد مناسب نیست و </li></ul><ul><ul><li>چنانچه اسنادی برای نگهداری در آرشیو ارائه گردد به سنجش آنها می پرداز د .   </li></ul></ul><ul><li>2-4- روش پویا </li></ul><ul><li>در این روش آرشیویست در انتخاب اسناد و انتقال آنها به آرشیو نظارت داشته و پیوسته با سازمان مربوطه همکاری مینماید . در این روش در حالی که سوابق هنوز در سازمان ایجاد کننده نگهداری میشوند، آرشویست و کارشناس سازمان مربوطه، آنها را مورد ارزیابی قرار میدهند تا نسبت به انتقال آنها به آرشیو یا امحای منظم آنها اقدام شود . این کار میتواند در حین جاری بودن اسناد هم صورت گیرد . </li></ul>
  22. 22. <ul><li>  </li></ul><ul><li>5- راکد سازی اسناد </li></ul><ul><li>آرشیو ها از دریافت اسناد جاری خودداری میکنند . اگر قصد نگهداری اسناد نیمه جاری یا راکد در میان باشد حتماً باید در « مرکز اسناد راکد کشور » نگهداری شوند و از انتقال آنها به آرشیو خودداری میشود . </li></ul><ul><li>6- تهیه و تصویب جداول زمانی : که به معنای تعیین عمر مفید اسناد در سازمان ایجاد کننده است . به دو صورت است جدول زمان عمومی که برای اسنادی است که در تمامی سازمانها و وزارتخانه ها تقریباً به صورت یکسان تولید میشود و مقررات حاکم بر آنها نیز در سطح کشور به صورت یکنواخت میباشد . جدول زمانی اختصاصی صرفاً برای سوابق و اسناد یک سازمان تهیه میشود   </li></ul><ul><li>7- امحای اوراق زائد : اگر فرایند امحا صورت نگیرد ارزشیابی بی فایده خواهد بود . اما فرایند امحا بسیار پیچیده است و بدون تحقق شرایط زیر توجیه ندارد . </li></ul><ul><li>تهیه جدول زمانی </li></ul><ul><li>همکاری و هماهنگی متقابل آرشیو و سازمان ایجاد کننده </li></ul><ul><li>تصویب شورای آرشیوی </li></ul><ul><li>سود آوری </li></ul><ul><li>امحای هرگونه اسناد بدون مجوز شورای آرشیوی ممنوع است . </li></ul>
  23. 23. <ul><li>  </li></ul><ul><li>8- ارزشیابی مجدد : با توجه به تغییر زمان و اوضاع و احوال اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی نگرش انسانها نیز به به مسائل تغییر میکند و اسناد نیز از این قاعده مستثنی نیستند . پس باید در ادوار مختلف و فواصل زمانی معین نسبت به معیارها و دیدگاههای پیشین تجدید نظر کرد . </li></ul><ul><li>9- اصل بی طرفی : ارزشیاب نباید تمایلات ذهنی و عقاید خود را در ارزشیابی دخیل نماید . </li></ul><ul><li>10- رعایت اصول آرشیوی که اهم آنان عبارتند از : اصل منشأ مداری اولیه سند، اصل حفظ یکپارچگی سند، اصل احترام به مؤسسه ایجاد کننده سند و اصل حفظ حیثیت افراد و علاوه بر آن باید اصول و قوانین خاص آرشیو هر کشور رعایت شود . </li></ul><ul><li>11- نمونه برداری : </li></ul>
  24. 24. <ul><li>این فرم ها در موقع ارزشیابی مقدماتی ( یا در آرشیو یا محل استقرار سند قبل از انتقال آنها به آرشیو ) در دو نسخه تکمیل میشود . نسخه اصلی نزد آرشیو و نسخه ثانویه نزد اهداکننده سند باقی میماند . </li></ul><ul><li>دستورالعمل تکمیل فرم ارزشیابی مقدماتی 1 </li></ul><ul><li>نام و آدرس و تلفن اهدا کننده </li></ul><ul><li>نام ایجاد کننده : نام شخص ( اشخاص ) ، سازمان، مجمع و ... و شرح زندگی یا کار و فعالیت خالق </li></ul><ul><li>نسبت اهدا کننده با ایجاد کننده سند : آیا خود اهدا کننده خالق سند هم هست و یا خویشاوند، وارث، دوست، وصی و ... </li></ul><ul><li>توضیح درمورد اسناد : </li></ul><ul><li>عنوان : ابتدا باید یک عنوان که حاکی از ایجاد کننده اسناد باشد به آن اختصاص یابد . مثلاً اسناد علاء الدوله </li></ul>
  25. 25. <ul><li>الف ) طیف زمانی ( تاریخ مربوطه ) اسناد : حتی الامکان باید تاریخ دقیق مشخص شود ( در صورتیکه این امر ممکن نباشد تاریخ نزدیک و تقریبی برای اسناد تعیین شود ) </li></ul><ul><li>ب ) حجم اسناد : درج تعداد کارتنها و بسته های دریافتی </li></ul><ul><li>ج ) سازمان / اشخاص ذیربط : درج نام افرادیا سازمانها </li></ul><ul><li>د ) نوع اسناد و درصد مربوطه : شرح دقیق اسناد و درصد آنها تا حد امکان . </li></ul><ul><li>ه ) وضعیت اسناد : آیا وضعیت ظاهری و فیزیکی اسناد خوب است؟ آیا نیاز به مرمت دارد؟ چند درصد از اسناد دریافت شده نیاز به مرمت دارند؟ و ... </li></ul><ul><li>5- شروط اهدا کننده : در این قسمت شروط و درخواستهای اهدا کننده یا انتظارات او درج میگردد . </li></ul><ul><li>6- امضاء اهدا کننده در حکم موافقت و رضایت او برای ارزشیابی اسنادش است . نسخه ثانوی و امضا شده فرم که نزد اهدا کننده می ماند، رسید اسناد اهدایی تلقی میگردد . </li></ul><ul><li>7- امضاء آرشیویست نیز به منزله تائید اسناد اهدایی است . </li></ul>
  26. 26. <ul><li>شرح و جزییات مراجعه </li></ul><ul><li>اهدا کننده : </li></ul><ul><li>عنوان سند : </li></ul><ul><li>ایجاد کننده اسناد </li></ul><ul><li>تعریف دقیق / توضیح </li></ul><ul><li>الف ) اهمیت و اعتبار ایجاد کننده اسناد </li></ul><ul><li>ب ) کیفیت و نحوه ثبت کار / زندگی ایجاد کننده </li></ul><ul><li>ج ) منحصر به فرد بودن اسناد </li></ul>
  27. 27. <ul><li>د ) ارزش پژوهشی اسناد </li></ul><ul><li>ه ) میزان هماهنگی اسناد با سیاست دریافت </li></ul><ul><li>ارتباط مجموعه هایی که از قبل نگهداری میشوند با اسناد جدید </li></ul><ul><li>ز ) مجموعه های مرتبط که در آرشیوهای دیگر نگهداری میشوند </li></ul><ul><li>ح ) عواملی که موجب افزایش یا کاهش ارزش اسناد برای آرشیو میشوند </li></ul><ul><li>ط ) سایر توضیحات </li></ul><ul><li>تصمیم ارزشیابی و شرایط نهایی </li></ul><ul><li>تاریخ تکمیل بررسی : نام ارزشیاب : </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  28. 28. <ul><li>باربارا رید / دریافت اسناد و ارزشیابی آنها .- </li></ul><ul><li>شکیبایی، رضا / درآمدی بر ارزشیابی اسناد آرشیوی .- </li></ul><ul><li>فدایی عراقی، غلامرضا / مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی .- تهران : سمت، 1377 </li></ul><ul><li>بوشهری، جعفر / مدیریت اسناد و فن بایگانی .- تهران : دانشگاه تهران، دانشکده علوم اداری و مدیریت بازرگانی، 1349 </li></ul><ul><li>http://nlai.ir/Default.aspx?tabid=1142>. > </li></ul>

×