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    Gestão do tempo Gestão do tempo Presentation Transcript

    • DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS PESSOAIS E RELACIONAIS GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e melhorar a utilização do seu tempo.
      • Para se compreenderem e aplicarem os princípios da gestão do tempo devemos:
      • não só saber o modo de utilização do tempo
      • o tipo de problemas que confrontamos para utilizá-lo sabiamente, e
      • o que originou esses problemas .
    • GESTÃO DO TEMPO É como o Bruno ou como a Beatriz?
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Como controla o seu tempo?
      • O ponto de partida ideal para começar a melhorar o seu tempo, é determinar em que medida é que consegue controlar o seu tempo disponível.
      • Analisar a forma como, presentemente, utiliza o seu tempo é o primeiro passo para poder controlá-lo melhor.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos.
      • Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspectos:
        • Necessidade;
        • Adequabilidade;
        • Eficiência.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Necessidade - deve examinar escrupulosamente cada actividade para se certificar de que se trata de algo necessário.
      • Adequabilidade – identifique qual a pessoa para desempenhar a tarefa. Existem actividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas.
      • Eficiência – “existirá uma forma de fazer melhor?” isto servirá para incentivá-lo a descobrir um modo mais rápido, a usar tecnologia mais avançada ou estabelecer formas melhores de processar as actividades contínuas.
    •  
    • GESTÃO DO TEMPO
      • HORÁRIO NOBRE
      • Algumas pessoas funcionam melhor no início da manha.
      • Outras ganham mais ritmo ao início da tarde.
      • Sempre que possível procure planear o seu dia de acordo com o seu “horário nobre”.
    • GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Estabelecer prioridades
      • Estabelecer prioridades na gestão do tempo é um processo de duas etapas:
      • Fazer uma lista com as tarefas que é preciso fazer, e
      • Ordenar por prioridades os itens dessa lista.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Método ABC
      • Prioridade A: aqui ficam os itens urgentes. Alguns encaixam-se aqui devido a directivas da administração, solicitações de clientes importantes, prazos rígidos ou oportunidades de sucesso ou melhoria.
      • Prioridade B: nesta secção ficam os itens de valor médio. Estes itens podem contribuir para a melhoria de desempenho mas não são essenciais e nem têm prazos rigorosos.
      • Prioridade C: esta categoria inclui os itens de valor baixo. Apesar interessantes ou agradáveis podem ser eliminados, adiados ou programados para os tempos mortos.
    • GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Técnicas de Gestão do Tempo
      • Planeamento
      • É um processo complexo. Constitui a chave para aliviar o stress provocado pela escassez de tempo. Planear é a maneira de se estruturar o futuro. O planeamento é tipicamente de curto prazo ou de longo prazo.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Instrumentos de auxilio no planeamento a longo prazo
      • Formulário de um Plano de Acção;
      • Gráfico de Progresso;
      • Diagrama de PERT;
      • Calendário mestre.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Formulário de um Plano de Acção –
      • Estes formulários podem variar em complexidade. Os mais simples mostram apenas os passos requeridos para se completar um projecto. Podem ser acrescentadas informações complementares tais como data de início, data de conclusão, estimativa de custos e pessoa responsável.
    • GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Gráfico do Progresso –
      • Um gráfico de progresso demonstra a relação entre os passos a percorrer num projecto. Para ser elaborado faz-se uma lista com os passos requeridos para realizar o projecto e calcula-se o tempo necessário para cada passo. Em seguida, posicionam-se os passos ao longo de uma lista alinhada pelo lado esquerdo do gráfico, para cada passo, começando na data marcada para o início e terminando na data de conclusão desse passo. Quando terminar será capaz de ver o fluxo de passos e a sua sequência.
    • GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • - Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique)-
      • Trata-se de um diagrama que representa uma sofisticação acrescida no processo de planeamento. Para o elaborar faça uma lista dos passos requeridos para concluir o projecto e calcule os tempos para cada passo. Em seguida trace uma rede de relações entre os vários passos. O número do passo é colocado num círculo e o tempo estimado para completar a tarefa é colocado sobre a linha que conduz ao próximo círculo. Os passos que obedecem a uma ordem sequencial são demonstrados num único caminho para clarificar essa sequência. Os passos que podem ser tomados simultaneamente são demonstrados em caminhos diferentes.
    • GESTÃO DO TEMPO
    • GESTÃO DO TEMPO
      • O diagrama de PERT demonstra não só as relações entre os vários passos de um projecto como serve também para calcular com facilidade o caminho crítico.
      • Trata-se do percurso temporal mais longo através da rede e identifica quais os passos essenciais para completar dentro dos prazos e para que não haja atrasos na data final de conclusão do projecto.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Instrumentos de auxilio no planeamento a curto prazo
      • Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se melhor numa base semanal ou diária.
      • Planos semanais
      • Planos diários
      • Plano de conferência
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Planos semanais
      • Um plano semanal deve descrever aquilo que se pretende concretizar até ao final da semana e as acções necessária para conseguir fazê-lo. Podem ser simples ou complexos. Depois de concluído deve manter o seu plano junto de si para consultá-lo com frequência.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Planos diários
      • Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos sues objectivos mais importantes. O formato da sua lista não é importante. Pode fazê-la em qualquer lado: numa agenda, numa folha de papel ou num formulário da sua autoria. Utilize a sua lista de “coisas a fazer” para esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão constar reuniões e compromissos além do tempo necessário para realizar itens com prioridade na sua lista.
    • GESTÃO DO TEMPO A Reunir documentos para projecto importante C Comprar bilhetes para o teatro no caminho de casa A Avaliação do Álvaro – lembrar Bernardo para estar presente B Telefonar à Beatriz para confirmar participantes na reunião de 2.ª feira C Telefonar à Teresa para marcar a próxima reunião C Enviar fotocópias ao Carlos B Reunião de equipa – pedir informações sobre o cliente Y ao António C Escrever ao Samuel – incluir último relatório A Fazer apresentação à direcção A Telefonar ao João sobre o calendário do novo projecto Estado A B C “ Para fazer”
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Plano de Conferência
      • Necessita de comunicar frequentemente com colegas de trabalho para obter informações que requer para o seu trabalho? Muitas vezes isso ocasiona interrupções que distraem as pessoas. Uma maneira de lidar com este problema eficazmente é través da utilização de um Plano de Conferência.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Em primeiro lugar introduza os nomes das pessoas que consulta com frequência. Em seguida, à medida que for pensando nos assuntos que tem para discutir anote-os por baixo desse nome. Quando chegar a altura para conferenciar com essa pessoa, organize os itens da lista por prioridades.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Desperdiçadores de tempo
      • Toda a gente desperdiça tempo. Faz parte da natureza humana. Algum desse tempo desperdiçado pode ser construtivo, pode ajudar-nos a relaxar ou a reduzir as tensões. Os desperdiçadores de tempo têm, normalmente, duas origens:
        • Internas (auto-gerados);
        • Externas (contexto ambiental)
    • GESTÃO DO TEMPO Relatórios sem utilização prática Perfeccionismo desnecessário Conversas à hora do café Falatório Outros Outros Crises Reuniões não produtivas Esperar por alguém Correio inútil Incapacidade de dizer “Não” Telefonemas Procrastinação Visitas Desorganização Contextuais Auto-Gerados
    • GESTÃO DO TEMPO
      • A desorganização
      • É a culpada chave do tempo que se desperdiça. Os sinais evidentes da desorganização são aspecto geral da sua área de trabalho. Torna-se necessário avaliar a sua zona de trabalho:
    • GESTÃO DO TEMPO
        • É eficiente?
        • Está organizada para minimizar o esforço?
        • O fluxo de materiais e movimentos processa-se livremente?
        • Já pensou colocar mais próximo de si os materiais que utiliza com maior frequência?
        • O espaço para trabalhar está desarrumado?
        • Quanto tempo perde a procurar coisas que sabe que estão lá mas não as encontra?
    • GESTÃO DO TEMPO
      • “ Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
      • Os dossiers devem ser preparados para as actividades em curso e mantidos sempre à mão;
      • Tudo o que estiver relacionado com um determinado projecto deve ser guardado num único dossier;
      • Os ficheiros devem estar indexados para facilitar a consulta rápida;
      • Deve manter-se um dossier para assuntos correntes tais como, correio recebido, telefonemas ou visitas e este deve ser verificado diariamente.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Procrastinação
      • É a arte de adiar. Todas as pessoas adiam assuntos. De um modo geral, estas tarefas apresentam-se como entediantes, difíceis, desagradáveis ou onerosas mas contudo têm de ser feitas. Quando isto sucede tome em consideração os seguintes aspectos:
    • GESTÃO DO TEMPO
        • Marque um prazo para completar a tarefa e cumpra-o;
        • Crie um sistema de recompensa. Diga a si próprio “Quando terminar, ofereço-me uma deliciosa refeição”;
        • Combine com alguém (um colega) para que, de uma forma rotineira acompanhe o seu processo nas tarefas que tem tendência para protelar;
        • Trate das tarefas logo pela manhã de forma a ver-se livre delas o mais cedo possível.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Incapacidade para dizer “Não”
      • Utilize como abordagens oferecer uma alternativa. Em vez de dizer “Sim”, muitas vezes, tente algumas das seguintes respostas:
            • “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”;
            • “Faço isso com muito gosto. No entanto, não posso começar sem terminar o que estou a fazer neste momento. Isso será…”;
    • GESTÃO DO TEMPO
            • Desculpe mas não tenho tempo para aceitar mais trabalho. Falo consigo logo que me seja possível.”;
            • “ Agradeço a confiança depositada em mim mas, neste momento, é-me impossível encaixar mais trabalho na minha agenda. Desculpe.”;
            • “ Peço desculpa mas não posso mesmo fazer isso, já pensou pedir à…?”.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Visitantes
      • Como ponto de partida limite o n.º de pessoas que convida para a sua área de trabalho.
      • Quando precisar de conferenciar com um colega dirija-se ao posto de trabalho dele (a). É mais difícil convencer as pessoas a deixarem a sua área de trabalho do que você ir-se embora.
      • Quando alguém inesperadamente o visitar levante-se e dialogue ficando de pé. É natural que o visitante também o faça e isso poderá encurtar a visita.
      • Caso não resulte seja sincero e diga ao visitante algo como “Obrigado pela visita. Vai ter de me desculpar mas tenho que terminar este projecto.”
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Telefonemas
      • Não os podemos eliminar por completo mas podemos limitar a sua duração.
      • Se tiver a sorte de ter alguém que possa atender as suas chamadas, estas poderão ser filtradas.
      • Quando estiver ao telefone restrinja o lado social da conversa.
      • Dê respostas breves.
      • Termine a conversa com cordialidade
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Correio
      • As cartas indesejadas chegam constantemente.
      • Se tiver quem lhe separe o correio forneça instruções para que organizem dois grupos: “somente informação” e “acção”, aquilo que deve ser encaminhado a terceiros e aquilo que deve ser eliminado.
      • O correio “somente informação” deve ser guardado para ser lido numa altura mais conveniente.
      • Pode poupar tempo a responder por telefone a alguma correspondência.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Tempos de espera
      • As pessoas perdem demasiado tempo em esperas: nos compromissos para o arranque das reuniões, para que alguém termine alguma coisa, por aviões ou comboios ou mesmo esperas telefónicas.
      • Fazer uso do tempo enquanto espera é utilizá-lo de uma forma produtiva. Por exemplo:
        • ler a correspondência,
        • transportar consigo um bloco e uma lapiseira para esboçar planos e redigir cartas, e
        • trabalhar num dossier de baixa prioridade.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Reuniões
      • O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:
        • Reuniões marcadas por si;
        • Reuniões para as quais é convocado.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Quando marcar uma reunião planeie aquilo que pretende realizar.
          • Limite ao máximo o número de participantes;
          • Clarifique os pontos da agenda e avance de imediato para o objectivo da reunião;
          • Estabeleça um tempo limite;
          • Mantenha a discussão pertinente sumariando periodicamente aquilo que foi dito;
          • Nomeie responsabilidades e estabeleça datas de follow up ;
          • Dê por concluída a reunião;
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Antes de participar numa reunião para a qual foi convocado:
      • Certifique-se de a sua presença é mesmo necessária;
      • Em caso afirmativo, chegue à hora marcada;
      • Esteja preparado para participar na discussão;
      • Evite desviar-se do assunto ou prolongar-se no debate;
      • Esforce-se por tornar a reunião produtiva;
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Crises
      • Podem ocorrer eventos inesperados que requerem solução imediata. Quando se adia algo que devia ter sido feito, estamos a contribuir para a criação de uma crise futura.
      • Algumas crises estão para além do seu controlo como por exemplo:
        • Os prazos de conclusão pouco realistas;
        • Prioridades que se alteram, no último minuto;
        • Erros que alguém cometeu;
        • Máquinas que podem avariar.
      • Quando isto suceder aborde a situação de forma tranquila e metódica. Não precipite uma segunda crise por não saber lidar com a primeira.
      • MEIOS ELECTRÓNICOS
      • PARA
      • ECONOMIZAR O TEMPO
      • TELEFONE - novos atributos
      • Atendedor automático de chamadas;
      • Voice-Mail;
      • Teclas de marcação rápida;
      • Marcação activada por voz;
      • Agenda
      • Operação com mãos livres (alta voz)
      • MANTER-SE CONTACTÁVEL
      • Reencaminhar chamadas;
      • Pagers;
      • Telemóveis.
      • ALTERNATIVAS ÀS REUNIÕES
      • Conferência por telefone;
      • Teleconferência;
      • Videoconferência
      • COMPUTADORES
      • Portáteis (Laptops) ou de pequena dimensão (Notebooks)
      • Modems - permitem ligação à Internet;
      • Ligação à Internet sem fios (wireless)
      • Scanners – importam texto ou imagens impressas em papel para o seu PC;
      • Tecnologia ASR (reconhecimento da Voz) – estes aparelhos registam a voz e através de um processador de texto convertem-na em palavras impressas
      • Notepad ou Bloco de Notas – PC do tamanho de um bloco de apontamentos onde se pode utilizar uma caneta electrónica para introduzir os dados
      • Organizers – servem de agenda diária. Muitos possuem calculadora, e relógio. Podemos armazenar dados, traduzir línguas estrangeiras; servir de dicionário
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Referências Bibliográficas
      • Bilhim, J. (2001). Teoria Organizacional . Lisboa: Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas.
      • Bird, P. (2007). Gestão do Tempo . Lisboa: Actual Editora
      • Caetano, A. & Vala, J. (2002). Gestão de Recursos Humanos . Lisboa: Editora RH, Lda.
      • Camara, P. B.; Guerra, P. B. & Rodrigues, I. V. (2001). Humanator: Recursos Humanos & Sucesso Empresarial . Lisboa: Publicações Dom Quixote.
      • Fachada, O. (2003). Psicologia das Relações Interpessoais . (vol.1 e 2). Lisboa: Edições Rumo Lda.
      • Cenini, a. (2001). Ei, Malta! Calados porquê ? Lisboa: Paulinas.
      • Fritzen, S. J. (2004). Exercícios e práticas de dinâmica de grupo . (1.º e 2.º volume). Petrópolis: Editora Vozes.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • Haynes, e. M. (2004). Gestão do Tempo . Lisboa: Monitor.
      • Hare, K. & Reynolds, L. (2003). 51 Instrumentos para transformar a formação . Lisboa: Monitor.
      • O´Neill, L. & O´Neill, B. (2002). Teste a sua resistência ao estresse . São Paulo: Publifolha.
      • Maddux, R. B. (1991). Negociar com sucesso . Lisboa: Monitor.
      • Manes, S. (2003). 83 Jogos para dinâmica de grupos. São Paulo: Paulus Editora.
      • Nierenberg, j. & Ross, I. (2003). Os segredos de uma negociação bem sucedida . Lisboa: Plátano editora
      • Peretti, J.-M. (2001). Recursos Humanos . Lisboa: edições Sílabo.
      • Pinto, A. C. (2001). Psicologia Geral . Lisboa: Universidade Aberta.
      • Robert-Phelps, G. Serviço ao cliente – Jogos para formadores . Lisboa: Monitor
      • Stuart, R. (2003). Jogos para Formadores - Desenvolvimento de equipas . Lisboa: Monitor.
    • GESTÃO DO TEMPO
      • OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO!