• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Guia de organizacion de archivos
 

Guia de organizacion de archivos

on

  • 33,969 views

 

Statistics

Views

Total Views
33,969
Views on SlideShare
33,920
Embed Views
49

Actions

Likes
3
Downloads
351
Comments
1

1 Embed 49

http://www.slideshare.net 49

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

11 of 1 previous next

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Guia de organizacion de archivos Guia de organizacion de archivos Presentation Transcript

    • ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
      • BARBARA CARVAJAL
      • PROGAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
      • MATERIA : EXPRESION ORAL Y ESCRITA
      • UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
      • FECHA: 17 DE MAYO DE 2010
    • Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http:// www.manizales.unal.edu.co /archivo/descargas/acuerdo_042. pdf
      • LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO
      • Facilita el acceso a los documentos y a la información
      • Favorece el control por parte del encargado del archivo
      • Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan
      • Agiliza la Gestión de la Entidad
      • Beneficia al usuario
      • Refleja una Buena organización
      • DOCUMENTO DE ARCHIVO
      • Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , toda información textual, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades
      • Decretos - Archivo General de la Nación
      • CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL
      ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
      • VALORES PRIMARIOS
      • Administrativos
      • Legales
      • Fiscales
      • Contables
      • Funcionales
      • VALORES SECUNDARIOS
      • Históricos
      • Científicos
      • Culturales
      • Misionales
      DISPOSICION FINAL ELIMINACION
      • ALMACEN DE PAPEL
      • Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias
      • Pocas personas saben lo que hay
      • Los documentos llegan como pueden
      • Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno
      • Es difícil encontrar y consultar un documento
      • Todo el mundo puede acceder
      • No hay normad de archivo ni de clasificación
      • ARCHIVO DE DOCUMENTOS
      • Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar
      • Inventario de los documentos con la descripción correspondiente
      • Traslado organizado al archivo central
      • Criterios únicos de conservación y eliminación
      • Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna
      • Acceso para el personal autorizado
      • Manual de gestión de documentos
    • DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO ABARCA EXCLUYE
      • Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas
      • Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento
      • Documentos que establecen responsabilidad fiscal
      • Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones de la empresa
      • Documentos que reflejan la historia de la entidad
      • Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta
      • Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia
      • Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente
      • Notas, tarjetas, invitaciones particulares
      • Cotizaciones desactualizados
      • Todo escrito a lápiz puesto que no tiene valor jurídico
    • PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
      • Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos
      • ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.
      • ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.
      • PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día
      • PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata
      • CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.
      • SIGILO PROFESIONAL : Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.
      • CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo
    • ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA DAN ORIGEN A: UNIDADES DOCUMENTALES Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales
    • SERIE: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS ORDEN DE PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico Fallo Sep 12/07 Pruebas Ago. 30/07 Descargos Agosto 15/07 Indagación Julio 05/ Denuncia Junio 30/07 Investigación Disciplinaria
      • COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION
    • DOCUMENTOS RECIBIDOS CORRESPONDENCIA RECIBIDA Solicitud Serie Respuesta Correspondencia despachada
    • COMUNICACIONES INTERNAS SUB. TECNICA TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR LICENCIAS CONTABILIDAD DIRECCION GENERAL COMUNICACIONES INTERNAS SUB. FINANCIERA
    • DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA PROVEEDORES INVENTARIOS CUENTAS DE COBRO CAJA MENOR Capacitación de personal Actas Consejo Directivo ACTAS VIATICOS
    • ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclasen con otros Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora Permite identificar, localizar Y recuperar la información Para la gestión. Principio de procedencia Principio de orden original Marcación de legajos, Cajas e inventario
    • TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
      • ARCHIVO CENTRAL
    • PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
      • Cumplir con el cronograma ( del 1 de enero al 31 de enero de todos los años)
      • Valoración y selección de la documentación .
      • Elaboración de Inventario documental
    • PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
      • Recepción de Transferencias
      • Revisión y cotejo.
      • Verificación de firmas y foliación.
      • Verificación retiro copias y material metálico.
      • Ubicación.
    • FOLIACION Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superior Derecha en forma Ascendente de Abajo hacia Arriba haciendo La respectiva Foliación por cada Documento dentro De la carpeta , Utilizando lápiz Negro Alcaldía de Bucaramanga 3 Alcaldía de Bucaramanga 2 Alcaldía de Bucaramanga 1
    • CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION
      • Asignar un número consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento.
      • El número debe ser registrado a lápiz de mina negra.
      • La foliación se efectúa respetando la ordenación cronológica que presenta la unidad de conservación ( carpeta, libro, legajo, etc..
      • Si existe otra foliación, esta se anulará con una línea diagonal (/) o una (X) y quedará como validad la última realizada.
    • MARCACION Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior derecha y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_____________ Carpeta No ____________________ Código de la Dependencia______ Código de la Serie Documental Nombre de la Serie Documental Fecha Mes___________ Año_________ No de folios______--
    • MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO Las carpetas o legajos se identificarán con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior izquierda y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_________ Carpeta No___________ Nombre de la Serie Documental Mes_________________ Año__________________Folios___________
    • MARCACION DE CAJAS
      • No CAJA
      • CODIDO DEL AREA
      1 100 ACTAS Actas Consejo Directivo Vigencia Folios 1 2 3 4 El lomo del legajo o carpeta debe descansar sobre la base de la caja de izquierda a derecha
    • FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
      • FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
      • UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AÑO
      No caja/legajo 1-1 Código 100 NOMBRE DE LA SERIE O CONTENIDO ACTAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AÑO MES DIA VIGENCIA NO DE FOLIOS UNIDAD DE CONSERVACION ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________ FIRMA_____________________________ FIRMA______________________________ CARGO_____________________________CARGO________________________________