Archiviazione Ottica e Sostitutiva a norme CNIPA Archiviazione automatica   da Spool di stampa Archiviazione automatica ed...
PERCHÉ AVVIARE UN PROGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE, ARCHIVIAZIONE DIGITALE E WORKFLOW <ul><li>Archivi eterogenei (document...
OBIETTIVI  <ul><li>Ridurre i costi  della gestione documentale </li></ul><ul><li>Incrementare la  produttività del persona...
COSA SONO I DOCUMENTI O DATI NON STRUTTURATI: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
<ul><li>Gli analisti stimano che  l’80%  delle informazioni di una azienda sia costituito da  “dati non strutturati” </li>...
<ul><ul><li>40%   : documenti  cartacei ; </li></ul></ul><ul><ul><li>40%   : documenti  elettronici  (realizzati con appli...
AUMENTO   ESPONENZIALE   DELLE   INFORMAZIONI <ul><li>Ogni anno produciamo  nel mondo circa  1.5 Exabyte  (miliardi di Gig...
COSTI OCCULTI <ul><li>Il   5%  di tutti i documenti viene perso , un ulteriore  3%  viene archiviato erroneamente </li></u...
QUANTO COSTA ARCHIVIARE FISICAMENTE UN DOCUMENTO? Costo medio   interno per l’Archiviazione fisica di un foglio:   €  0,34...
Quanto tempo si può risparmiare nella ricerca dei documenti ? <ul><li>T1 = 20%  Tempo medio giornaliero per  gestire i doc...
<ul><li>L’utilizzo di un sistema di Document e Workflow Management consente immediati risparmi. </li></ul><ul><li>I benefi...
<ul><li>Esempio di Risparmio per il solo  Document Management  , in azienda con: </li></ul><ul><ul><ul><li>N. 20 impiegati...
<ul><li>Sicurezza  nell’accesso ai documenti archiviati; </li></ul><ul><li>Velocità  nelle ricerche di documenti e pratich...
SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI <ul><li>Riduzione dei costi di gestione  (tempo degli utenti, spazi e riuso ottimizz...
<ul><li>SEGRETERIA:  Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni,  </li></ul><ul><li>AMMINISTRAZIONE:  Fattu...
<ul><li>Protocollo e Flussi Documentali:  Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, ...
INTERVENTI PROPOSTI <ul><li>Fornitura licenze software applicativo </li></ul><ul><li>Servizi di analisi ed organizzazione ...
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1 Gedoc Present Gest Documentale

  1. 1. Archiviazione Ottica e Sostitutiva a norme CNIPA Archiviazione automatica da Spool di stampa Archiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERP Archiviazione automatica e-mail Archiviazione automatica documenti con BarCode Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow Protocollo Informatico a norme CNIPA Introduzione a Ge.Doc ® la Soluzione Applicativa Italiana di Gestione Documentale WEB per: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  2. 2. PERCHÉ AVVIARE UN PROGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE, ARCHIVIAZIONE DIGITALE E WORKFLOW <ul><li>Archivi eterogenei (documenti o dati non strutturati); </li></ul><ul><li>Archivi ubicati in diverse località; </li></ul><ul><li>Archivi eterogenei derivati dall’acquisizione di altre aziende; </li></ul><ul><li>Difficoltà di aggregare logicamente documenti per pratiche, cliente, etc; </li></ul><ul><li>Saturazione spazi destinati agli archivi; </li></ul><ul><li>Gestione dei documenti farraginosa e non efficiente; </li></ul><ul><li>Difficoltà di controllo dei processi aziendali in atto. </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  3. 3. OBIETTIVI <ul><li>Ridurre i costi della gestione documentale </li></ul><ul><li>Incrementare la produttività del personale </li></ul><ul><li>Ottenere la sicurezza di accesso ai documenti </li></ul><ul><li>Rendere più efficienti e monitorare i processi aziendali </li></ul><ul><li>Migliorare il servizio ai clienti e l’immagine </li></ul><ul><li>Eliminare l’ingombro degli archivi mediante l’archiviazione sostitutiva </li></ul><ul><li>Non deteriorare, smarrire o duplicare i documenti </li></ul><ul><li>Ritrovare i documenti velocemente e da WEB </li></ul><ul><li>Eliminare i ritardi nella distribuzione dei documenti </li></ul><ul><li>Non disperdere le informazioni aziendali </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  4. 4. COSA SONO I DOCUMENTI O DATI NON STRUTTURATI: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  5. 5. <ul><li>Gli analisti stimano che l’80% delle informazioni di una azienda sia costituito da “dati non strutturati” </li></ul><ul><li>Gartner Group stima che il tempo perso dalla media dei cosiddetti knowledge worker in operazioni senza valore aggiunto, collegate alla gestione documentale, è destinato ad aumentare dal 30% al 40% rispetto al tempo complessivo di lavoro </li></ul>SI STIMA CHE ……… Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  6. 6. <ul><ul><li>40% : documenti cartacei ; </li></ul></ul><ul><ul><li>40% : documenti elettronici (realizzati con applicazioni Office, grafica, e-mail, etc); </li></ul></ul><ul><ul><li>20% : dati e spool di stampa , provenienti dai programmi gestionali su host. </li></ul></ul>I DOCUMENTI SONO COSÌ COMPOSTI: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  7. 7. AUMENTO ESPONENZIALE DELLE INFORMAZIONI <ul><li>Ogni anno produciamo nel mondo circa 1.5 Exabyte (miliardi di Gigabyte) di nuova informazione </li></ul><ul><li>Nel 1995 sono state spedite 101 miliardi di e-mail </li></ul><ul><li>Nel 2000 sono state spedite 2,6 trilioni di e-mail </li></ul><ul><li>Si stima che nel 2005 saranno spedite 9,2 trilioni di e-mail </li></ul>Fonte Gartner Group Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  8. 8. COSTI OCCULTI <ul><li>Il 5% di tutti i documenti viene perso , un ulteriore 3% viene archiviato erroneamente </li></ul><ul><li>Gli operatori professionali spendono tra il 5 e il 15% del proprio tempo per leggere l’informazione , ma impiegano addirittura il 30% nella sua ricerca </li></ul><ul><li>Ogni organizzazione: </li></ul><ul><ul><li>produce anche 19 copie di ogni documento </li></ul></ul><ul><ul><li>può spendere fino a 20 € per archiviare ciascun documento </li></ul></ul><ul><ul><li>può spendere fino a 120 € per ricercare ogni documento archiviato in modo non corretto </li></ul></ul>Fonte Gartner Group <ul><li>Qualche azienda ha perso una causa legale per un documento smarrito e le è costato veramente molto . </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  9. 9. QUANTO COSTA ARCHIVIARE FISICAMENTE UN DOCUMENTO? Costo medio interno per l’Archiviazione fisica di un foglio: € 0,34 € 3.394,00 Totale Costi archiviazione fisica per 10.000 fogli € 744,00 N. 10 minuti del tempo di un impiegato (per cartella) € 100,00 N. 10.000 fogli A4 € 100,00 N. 250 cartelline sospese € 450,00 N. 1 armadio in metallo € 800,00 Allestimento di 1 mq dell’ufficio € 1.200,00 Affitto di 1 mq d’ufficio per 10 anni Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  10. 10. Quanto tempo si può risparmiare nella ricerca dei documenti ? <ul><li>T1 = 20% Tempo medio giornaliero per gestire i documenti in modo tradizionale; </li></ul><ul><li>T2 = 4% Tempo medio giornaliero occorrente all’utente della Gestione Elettronica Documenti </li></ul><ul><li>TR = 16% Tempo medio giornaliero Risparmiato </li></ul>V.T.R.A. = (Costo Annuo Dip.) * (n. utenti) * Tempo Risparmiato ( 16% ) Formula del V alore del T empo R isparmiato A nnuo BENEFICI QUANTITATIVI OTTENUTI € 80.000,00 16% 20 € 25.000,00 Risparmio Annuo Tempo Risparmiato N. Utenti Costo Lordo Annuo Dipend. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  11. 11. <ul><li>L’utilizzo di un sistema di Document e Workflow Management consente immediati risparmi. </li></ul><ul><li>I benefici che ne derivano sono direttamente misurabili. </li></ul><ul><li>Si traducono in: </li></ul><ul><li>Taglio dei costi di processo del 10-30%, </li></ul><ul><li>Incremento della produttività delle persone del 20-30%, </li></ul><ul><li>Riduzione delle fasi dei processi aziendali del 10-40%. </li></ul><ul><li>In sintesi: </li></ul><ul><li>Contenimento dei costi di archiviazione </li></ul><ul><li>Riduzione dei tempi decisionali </li></ul><ul><li>Disponibilità di informazioni complete e accurate </li></ul><ul><li>Fidelizzazione dei clienti </li></ul><ul><li>Gestione ottimizzata dei siti Web, oggi centrali nelle strategie di comunicazione interna ed esterna. </li></ul>QUANTIFICAZIONE VANTAGGI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  12. 12. <ul><li>Esempio di Risparmio per il solo Document Management , in azienda con: </li></ul><ul><ul><ul><li>N. 20 impiegati </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>N. 100.000 fogli da gestire/anno </li></ul></ul></ul><ul><li>Risparmio sul “ Costo di Archiviazione Fisica” dei documenti : € 0,34 ( a foglio) x n. 100.000 (fogli) = € 34.000,00 ; </li></ul><ul><li>+ </li></ul><ul><li>Risparmio sul “Costo del Tempo Risparmiato” per la gestione documentale (calcolato per n. 20 impiegati) = € 80.000,00 (annui); </li></ul>= Risparmio Annuo Totale € 114.000,00 BENEFICI QUANTITATIVI OTTENUTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  13. 13. <ul><li>Sicurezza nell’accesso ai documenti archiviati; </li></ul><ul><li>Velocità nelle ricerche di documenti e pratiche; </li></ul><ul><li>Condivisione documento (consultabile da più utenti autorizzati); </li></ul><ul><li>Disponibilità documenti da ovunque e 24 ore su 24; </li></ul><ul><li>Velocità, monitoraggio ed economia nell’invio messaggi e documenti agli uffici; </li></ul><ul><li>Inalterabilità (il documento non si può manomettere, rovinare o macchiare) </li></ul><ul><li>Portabilità (un archivio è trasportabile e visibile su un DVD o su PC portatile) </li></ul><ul><li>Recupero spazi occupati dagli archivi (200.000 documenti archiviati su un DVD); </li></ul>BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI <ul><li>Integrazione documenti digitalizzati, con quelli office ed i dati gestionali; </li></ul><ul><li>Collegamento documenti ai “processi aziendali” con il workflow; </li></ul><ul><li>Miglioramento dell'immagine aziendale. </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  14. 14. SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI <ul><li>Riduzione dei costi di gestione (tempo degli utenti, spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane); </li></ul><ul><li>Incremento della produttività del personale; </li></ul><ul><li>Riduzione tempi di attesa; </li></ul><ul><li>Maggior controllo dei processi aziendali in atto; </li></ul><ul><li>Migliore servizio ai Clienti (processi veloci e precisi); </li></ul><ul><li>Risparmio dello spazio occupato dagli archivi; </li></ul><ul><li>Riduzione spese postali, carta e cartucce delle stampanti. </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  15. 15. <ul><li>SEGRETERIA: Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni, </li></ul><ul><li>AMMINISTRAZIONE: Fatture di acquisto, Pagamenti, Estratti Conto Bancari; Ordini di Pagamento, Solleciti, Estratti Conto CLI/FOR; Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA </li></ul><ul><li>MAGAZZINO: Bolle-DDT, Fatture Immediate o Differite, Ordini da clienti, Conferme d’ordine, Inventari di magazzino; </li></ul><ul><li>PRODUZIONE / TECNICO: Distinte base, Disegni CAD, Relazioni Tecniche, Fogli Conteggi, Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali,. </li></ul><ul><li>ACQUISTI: Preventivi, Ordini di acquisto, Contratti, </li></ul><ul><li>VENDITE: Offerte, Ordini, Contratti, Cataloghi, Listini. </li></ul><ul><li>QUALITÀ: Modulistica e Revisioni, Norme, Manuale, Segnalazioni Reclamo, Verbali, Rapporti di Intervento; </li></ul><ul><li>PERSONALE: Creazione Fascicolo Unico Dipendente, Buste e Cedolini Paga, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati, Titoli, Lettere di Merito, ecc;. </li></ul><ul><li>PRESIDENZA E DIREZIONE: Contratti, Accordi, Bilanci, Deliberazioni </li></ul><ul><li>MARCHETING: Promozioni, Analisi di Mercato, Schede visitatori, Contatti, </li></ul><ul><li>LEGALE: Pratiche, Corrispondenza </li></ul><ul><li>FIDI : Proposte, Contratti, Allegati, Relazioni, Bilanci, 730 e 740; </li></ul><ul><li>ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro; </li></ul><ul><li>GARE: Capitolati, Progetti, Attestati. </li></ul>CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZE E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  16. 16. <ul><li>Protocollo e Flussi Documentali: Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, a realizzare o revisionare i propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi (art. 50, comma 3 del Testo Unico n. 445/2000 sulla documentazione amministrativa). </li></ul><ul><li>Delibere e Determine </li></ul><ul><li>Cartelle Cliniche: sono i documenti che le strutture sanitarie devono mantenere inalterato nel corso del tempo, anche successivamente al decesso del paziente e, soprattutto, sono documenti strettamente riservati, la cui consultazione deve essere limitata al medico e al diretto interessato, così come viene stabilito dalla legge sulla privacy; si tratta di documenti i referti diversi tipi e formati, con testi, immagini e tracciati; </li></ul><ul><li>Ufficio Anagrafe: I cartellini individuali AP5 ; Le schede famiglia AP6 ; I cartellini delle carte d’identità </li></ul><ul><li>Ufficio Tecnico pratiche edilizie e documenti che provengono sia dall’esterno che da diversi settori all’interno dell’Ente. </li></ul><ul><li>Personale: Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati,ecc; creazione Fascicolo Unico del Dipendente. </li></ul><ul><li>Archivio Generale </li></ul>CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTI E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  17. 17. INTERVENTI PROPOSTI <ul><li>Fornitura licenze software applicativo </li></ul><ul><li>Servizi di analisi ed organizzazione logica archivi e processi </li></ul><ul><li>Servizi di installazione software applicativo e di base </li></ul><ul><li>Servizi di personalizzazione software applicativo </li></ul><ul><li>Servizi di formazione ed assistenza all’avviamento </li></ul><ul><li>Servizi post-vendita di help desk </li></ul><ul><li>Servizi di manutenzione ed assistenza tecnica telefonica ed elettronica </li></ul><ul><li>Fornitura hardware specializzato </li></ul><ul><li>Hosting del sistema di gestione documentale </li></ul><ul><li>Service di scannerizzazione e catalogazione documenti </li></ul><ul><li>Gestione in outsourcing del sistema di gestione documentale </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  18. 18. LA NOSTRA RISPOSTA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

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