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P Integrador Mercabaratillo Envigado

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Proyecto Integrador del Sistema de Información de un Supermercado …

Proyecto Integrador del Sistema de Información de un Supermercado
"MercaBaratillo-Envigado"

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  • 1.  
  • 2. RAZÓN SOCIAL ABARROTES SERVITIENDA – MERCABARATILLO RESEÑA HISTÓRICA: MERCABARATILLO ES UNA SOCIEDAD FAMILIAR DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE VÍVERES ENFOCADA A LA DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE ALTA CALIDAD PARA EL CONSUMO DE LA SOCIEDAD. EN 1995 INCURSIONÓ EN EL AMBIENTE COMERCIAL DE ENVIGADO Y CON EL PASO DEL TIEMPO SE FUE POSICIONANDO COMO UNO DE LOS SUPERMERCADOS QUE EVOLUCIONABA FRECUENTEMENTE LA GAMA EN VARIEDAD DE PRODUCTOS, ECONOMÍA Y EFICIENCIA EN EL SERVICO.
  • 3. <ul><li>OBJETO SOCIAL: </li></ul><ul><li>RECAUDO POR CONCEPTO DE LA DISTRIBUCIÓN Y/O VENTA DE PRODUCTOS DE LA CANASTA FAMILIAR </li></ul><ul><li>SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN: </li></ul><ul><li>JUNTA DE SOCIOS </li></ul><ul><li>GERENCIA </li></ul><ul><li>REVISORÍA FISCAL </li></ul><ul><li>CONTABILIDAD </li></ul><ul><li>COMPRAS </li></ul><ul><li>CONTROL INTERNO </li></ul><ul><li>CONTROL DE GASTOS </li></ul><ul><li>MERCADEO Y VENTAS </li></ul><ul><li>COMUNICADOR SOCIAL </li></ul><ul><li>TALENTO HUMANO </li></ul>
  • 4. <ul><li>ESTE PROYECTO SE HACE COMO UNA ALTERNATIVA MÁS PARA EL ANÁLISIS DE COMPORTAMIENTOS DE UNA EMPRESA APLICANDO LOS DISTINTOS FUNDAMENTOS QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE INFORMACIÒN </li></ul><ul><li>EL PROYECTO REFLEJA EL ANÁLISIS OPERATIVO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE PRESTA UN SERVICIO DE PRIMERA NECESIDAD A LA SOCIEDAD. </li></ul><ul><li>PERMITE DIAGNOSTICAR FALENCIAS QUE LUEGO SE CONVERTIRÁN EN SOLUCIONES FINALES PARA UN ÒPTIMO FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA </li></ul><ul><li>COMO LIMITACIONES ENCONTRAMOS UN ALTO NIVEL DE DESCONFIANZA PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÒN REQUERIDA POR PARTE DEL ESTABLECIMIENTO; A SU VEZ, POCA OBJETIVIDAD EN LA MISMA. </li></ul>
  • 5. APLICAR LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN, IDENTIFICANDO SUS COMPONENTES, FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS CON EL FIN DE PLANTEAR PLANES DE MEJORAMIENTO QUE CONLLEVEN A UNA EFICAZ PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIALIZACIÒN, VENTA, SOPORTE AL CLIENTE Y ADECUADA ADMINISTRACIÒN DEL ESTABLECIMIENTO.
  • 6. <ul><li>ANALIZAR Y DEFINIR CLARAMENTE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA, SU ORGANIZACIÓN Y PROCESOS HACIA EL OBJETIVO FINAL QUE ES LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES. </li></ul><ul><li>DETECTAR LAS PRINCIPALES FALENCIAS DENTRO DEL SUPERMERCADO, FALLAS Y FUERZAS ENTRÓPICAS QUE ALLÍ EXISTEN; Y HALLAR ALTERNATIVAS QUE INVOLUCRE LA SOLUCIÓN DE DICHAS PROBLEMATICAS. </li></ul><ul><li>CONOCER A CABALIDAD TODO EL PROCESO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA CON EL PROPÓSITO DE OTORGAR SOLUCIONES QUE OPTIMICEN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA EN CADA SUBSISTEMA DE MANERA PREVENTIVA Y CORRECTIVA QUE PERMITA MAXIMIZAR EL VALOR AGREGADO PERCIBIDO POR EL CLIENTE A TRAVÈS DEL SERVICIO </li></ul>
  • 7. <ul><li>IDENTIFICACIÓN CLARA Y CONCRETA DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA EXISTENTE EN EL SUPERMERCADO; LA PLATAFORMA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS PARA SATISFACER LOS CLIENTES. </li></ul><ul><li>SE LOGRO UNA CLARA DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE CADA SUBSISTEMA DEL SUPERMERCADO MEDIANTE DIAGRAMAS DE FLUJO Y DE VALOR; PARA UN DINÁMICO ENTENDIMIENTO DE LA COMPLEJIDAD SISTÈMICA DE LA ORGANIZACIÒN </li></ul><ul><li>MEDIANTE ESTE PROYECTO INTEGRADOR ENFOCADO AL ANÁLISIS DE UN SUPERMERCADO PUDIMOS COMPRENDER Y DIFERENCIAR TODA LA PLATAFORMA DE OPERATIVIDAD PARTIENDO DESDE LA PARTE ADMINISTRATIVA HASTA EL USUARIO FINAL QUE ES EL CLIENTE, OBJETIVO COMUN DEL PROCESO. </li></ul>
  • 8. <ul><li>SEGÚN EL SISTEMA ASIGNADO A INVESTIGAR, SE ANALIZARON LAS EMPRESAS ÚTILES PARA LA INVESTIGACIÓN; SE CONTACTÓ CON EL ADMINISTRADOR DEL SUPERMERCADO MERCABARATILLO, WILLIAM QUINTERO, QUIEN NOS BRINDÓ LA INFORMACION NECESARIA PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO. </li></ul><ul><li>SE INVESTIGÓ EN INTERNET INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PROPIA DE LA CADENA DE SUPERMERCADOS Y ALMACENES. </li></ul><ul><li>CON LA ASESORÍA DEL SEÑOR JUAN PABLO GARCÍA, QUIEN ES NUESTRO DOCENTE, SE DISEÑÓ LA PLATAFORMA IDEAL DEL PROYECTO INTEGRADOR CON LA INFORMACIÓN CONSULTADA DE UNA MANERA ORGANIZADA, CLASIFICANDO LAS FUNCIONES PRINCIPALES Y CONDUCTOS REGULARES BUSCANDO UNA ÒPTIMA COMPRENSIÓN DEL SISTEMA INVESTIGADO </li></ul>
  • 9. RECURSOS TÉCNICOS RECURSOS TECNOLÓGICOS DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD DETALLE PAPELERIA 100 HOJAS $ 3.500 INTERNET 24 HORAS EMPRESA/CASA GASTOS ANEXOS: (PASAJES, REFRIGERIOS) $ 50.000 FOTOCOPIAS 20 HOJAS $ 2.000 TINTA IMPRESIÓN 1 CARTUCHO $ 10.000 IMPRESORAS EMPRESA/CASA/ PAPELERIAS VISITAS SUPERMERCADO 2 VISITAS $ 5.000 CHARLAS SOBRE ADMINISTRACIÓN 1 HORA MEDIO MAGNÉTICO REUNIONES GRUPO DE TRABAJO 12 HORAS TOTALES 120 HOJAS $ 70.500 TOTALES 25 HORAS
  • 10. ACTIVIDAD TIEMPO EN MESES 1. Justificación del proyecto 8 9 10 11 2. Diagnostico/funcionamiento sistema         3. Análisis de requerimientos       4. Especificación recursos humanos, técnicos, materiales y gestión de procesos         5. Ejecución del proyecto         6. Evaluación del proyecto        
  • 11. SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS Analizar el funcionamiento del Supermercado. Crear estrategias a nivel de empresa. Evaluar y realizar cambios en la distribución de utilidades y valorización del capital invertido en caso de ser necesario. Informes, Proyectos, Soluciones, Tecnología, Equipos de cómputo y Elementos Audiovisuales. Junta de accionistas. Diseñar planes estratégicos de expansión, innovación tecnológica y mejoramiento de los servicios de acuerdo a las modernas tendencias del mercado. GERENCIA Organizar actividades, ser proactivo, estar abierto y atento a las circunstancias que suceda en el supermercado con el fin de tomar decisiones preventivas y correctivas. Tecnología, video Beam, Teléfono, fax, Equipo de Computo e Impresión, Internet, T.V, Sala de Juntas, Oficinas, Gerente o representante legal del supermercado. Llevar la representación legal del establecimiento ante terceras personas. Ejercer el liderazgo necesario para el cumplimiento a cabalidad del direccionamiento estratégico del Supe rmercado.
  • 12. SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS REVISOR FISCAL Verificar Ingresos y Egresos, Presentar informes sobre los detalles de la gestión del contador ante la junta de socios. Tecnología, Teléfono, Equipo de Cómputo e Impresión, Internet, software contable (UNO v 0.5). Contador Público titulado con amplia experiencia en auditoría financiera y administrativa. Verificar que los Estados Financieros para propósitos tributarios reúnan la conformidad necesaria de acuerdo a las normas contables vigentes del país. CONTADOR Recopilación de los soportes de contabilidad respecto a movimientos, Facturación, Consignaciones, Pagos, Nómina, Gastos y Presupuestos. Tecnología, Equipo de cómputo e Impresión, Software de gestión contable (UNO v 0.5) Auxiliar Contable, Teléfono, Internet, Oficina. Contador Público titulado con amplia experiencia en teneduría de libros fiscales, contables y financieros. Elaboración de los estados financieros de Estado de Resultados, Balance General y estado de Fuentes y Aplicación de fondos de conformidad a los principios y normas contables vigentes en Colombia.
  • 13. SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS COMPRAS Buscar alternativas de ofertas a buena calidad y bajos precios. Abastecer las necesidades del Supermercado en cuanto a los productos vendidos. Cotizaciones , presupuestos del contador, Equipo de cómputo e Impresión, Internet, fax, teléfono, T.V. Auxiliar de compras con experiencia en elaboración de requisiciones de compras, facturación y control de inventarios según ciclos de rotación por temporadas de ventas. Cotizar las compras del portafolio de productos con proveedores que garanticen una relación calidad/precio favorable a la rentabilidad del establecimiento. MERCADEO Analizar las oportunidades de mercadeo creando ofertas, evaluando, impulsando y controlando los productos vendidos en el Supermercado. Tecnología, Avisos Publicitarios, Volantes, Software de diseño, Equipo de computo e Impresión. Analista de marketing con amplia experiencia en logística de mercadeo e inteligencia de mercados .. Diseñar estrategias de mercadeo que conlleven rápida fidealización de clientes y posicionamiento de mercado.
  • 14. SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS CONTROL DE GASTOS Justificar y coordinar los gastos en todas las secciones del supermercado (Papelería, cafetería, etc.) Solicitudes de compras, propuestas de mejoras de planta física y enseres. CONTROL INTERNO Controlar productos almacenados en bodega y Producción (Detectar irregularidades en productos y fechas de caducidad de los mismos) Tecnología, Palms, scanner de códigos binarios, Stickers, Equipo de cómputo e Impresión.
  • 15. SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS COMUNICADOR SOCIAL Mostrar la imagen interna y externa del supermercado. Solucionar conflictos entre los empleados mediante charlas y conferencias que integren estrategias de comunicación y comportamiento humano. Tecnología, Video Beam, Sala de juntas, Volantes, Carteleras. Comunicador social con amplia experiencia y conocimientos en administración del talento humano . Software de aplicaciones laborales en ambientes Windows XP 2007. Administrar las capacidades del talento humano, diseñar políticas de incentivos y planes de mejoramiento continuo del personal. TALENTO HUMANO Cumplir las órdenes e instrucciones según los componentes de direccionamiento estratégico del supermercado desde el nivel directivo a cada da uno de los subsistemas donde deban operar. Dar seguridad al cliente mediante la buena atención y orientación según sus particulares necesidades. Tecnología, Equipos de computo e Impresión, Uniformes, Manuales reglamentarios. Personal operativo de las diferentes áreas que ejecutan procesos primarios y de apoyo a la gestión del servicio al cliente.
  • 16. MISIÓN VISIÓN Somos un supermercado independiente moderno, ágil, flexible y cercano al cliente. Buscamos ser reconocidos como los mejores, ofrecemos atención personalizada, buenos precios, surtido amplio, calidad y tecnologías adecuadas, así generamos beneficios, para los clientes, proveedores, personal y socios de la empresa. Nuestro principal esfuerzo lo dirigimos a transmitir pasión a nuestros colaboradores, a nuestros proveedores y a nuestros clientes. Respondemos a las necesidades de nuestros clientes y sus familias. Seremos un supermercado líder dentro de los independientes, moderno en su formato y estructura, tecnológico para generar una ventaja competitiva real y con un proceso de expansión pensado desde la cercanía con el cliente, ordenado y sólido, consolidándonos en el sur del Valle de Aburrá como uno de los supermercados independientes más modernos. Nuestro proceso de transformación está apalancado en el Grupo Humano Mercabaratillo y nuestra cultura fundamentada, en un principio, que contiene los elementos básicos para ser los mejores, Merca- baratillo es una pasión.
  • 17. JUNTA DIRECTIVA GERENCIA COMPRAS CONTROL INTERNO CONTABILIDAD MERCADEO CONTROL GASTO ASISTENTE LIDERES REVISOR FISCAL COMUNICADOR SOCIAL ASESOR PUNTOS DE VENTA ASISTENTE TALENTO HUMANO
  • 18. SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS Orientar el direccionamiento estratégico del supermercado. Análisis financieros, Proyectos, Soluciones, Informes, Actas, Balances, Actividades de Seguimiento, Estudios de Inteligencia de mercados, Estudios sobre tendencias del sector en cuanto a tecnologías e innovación en los servicios Cámara de Comercio(Cuando haya un cambio significativo en el Supermercado). DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio, Grandes proveedores de líneas de productos Gerencia Administrativa. Maximizar la función de valor de los clientes. Rentabilización del capital invertido en la operación del negocio. Diseño de esquemas de relacionamiento basados en alianzas estratégicas. GERENCIA ADMINISTRATIVA Liderazgo directivo para el cumplimiento de la promesa de valor con clientes externos, proveedores, acreedores y clientes internos de la Organización. Estados financieros por año fiscal, Informes Presupuestales, reportes estadísticos acerca de la posición competitiva de la organización, Informes de desempeño por subsistema, diseño de planes de mejoramiento correctivo y preventivo Junta Directiva Administración de los bienes tangibles e intangibles del Supermercado, conforme a normas de calidad y eficiencia. Gerencia Administrativa Subsistema de compras, control del gasto, talento humano, mercadeo, contabilidad.
  • 19. SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS REVISOR FISCAL Verificación de la condición de conformidad de los Estados Financieros de acuerdo a la normatividad contable vigente en el país. Firmar declaraciones de impuestos, IVA, Rete fuente, Estados financieros consolidados. Contador, Gerencia, Junta Directiva CONTADOR Elaboración y presentación de los informes de gestión y desempeño financiero del supermercado ante el Gerente , Junta de Socios ,Revisor Fiscal y Organismos gubernamentales de control externo. Balances, Cruces de cuentas por cobrar y Pagar , Informes estadísticos con gráficos que indiquen movimientos reales en cuanto a productos vendidos en el supermercado respecto a inversiones y ganancias obtenidas. Revisor Fiscal, Gerencia y Junta de Socios quienes tomaran decisiones pertinentes. Asesores externos (DIAN), Mercadeo.
  • 20. SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS COMPRAS Aseguramiento de la cadena de suministros de las diferentes líneas de productos, según los requerimientos de precio, calidad y marca que maximicen el bienestar de los clientes. Informes vía Email, Comparaciones de precios en el mercado, Facturas de compras, bases de datos de proveedores, bases de datos de clientes. Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Control Interno, mercadeo. MERCADEO Proyectar el posicionamiento estratégico del supermercado a través de valores agregados diferenciados que permitan una mayor productividad y competitividad. Estrategias de motivación al cliente, convenios con empresas, descuentos comerciales, festivales de precios, comborizaciòn de productos, descuentos especiales por aniversario . Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Empleados, socios, mercadeo, compras..
  • 21. SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS CONTROL DE GASTOS Asegurar eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos financieros del supermercado, para evitar riesgos de iliquidez y de rentabilidad por erosión del patrimonio e inadecuada distribución de las utilidades. Cartas de propuestas, proyectos de inversión, viabilidad de las compras, flujos de caja, estados de costos de la mercancía vendida, presupuestos . Compras, Contabilidad, Gerencia, Junta de Socios CONTROL INTERNO Asegurar el adecuado suministro en volumen de los productos en almacén y de exhibición externa, procurando condiciones de inocuidad e idoneidad de los mismos para beneficio del cliente. Informe de productos en mal estado, mal almacenamiento, Recepción y control de pedidos, informes de quejas y reclamos de los clientes. Compras, Contador, Gerencia, Mercadeo, Compras.
  • 22. SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS COMUNICADOR SOCIAL Promover la imagen corporativa del supermercado a través de medios de comunicación eficaces que permitan un clima organizacional caracterizado por la armonía, el trabajo en equipo y una preocupación constante por lograr la satisfacción del cliente. Eventos, Actividades lúdicas de recreación y capacitación, celebración de convivencias de integración, coaching para fortalecer los principios y valores que orientan la cadena de servicios del establecimiento. Empleados del Supermercado, Supervisores, Jefe de talento humano. TALENTO HUMANO Diseñar estrategias para la creación de un clima organizacional donde los empleados tengan sentido de pertenencia por el supermercado y de esta manera mejoren la servicio al cliente. Orientación de productos según su género. Precios, Promociones, Descuentos, Rifas, Formas de pago. Consumidores, Empleados, Comunicador Social, Gerencia Administrativa
  • 23. <ul><li>Venta de productos referentes a la canasta familiar. </li></ul><ul><li>Almacenamiento y conservación de los productos. </li></ul><ul><li>Abastecimiento de almacenes . </li></ul><ul><li>Actualización de precios. </li></ul><ul><li>Cambio continuo de productos obsoletos. </li></ul><ul><li>Lanzamiento de nuevas marcas y nuevos productos para afrontar los retos del mercado . </li></ul>CADENA DE VALOR PROCESOS PRIMARIOS PROCESOS DE APOYO PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE ADAPTACIÓN <ul><li>Revisoría fiscal </li></ul>
  • 24. El producto se encuentra bajo su presupuesto? NO SI SI NO El producto se encuentra bajo su presupuesto? SI NO INICIO CLIENTE Ingresa al Supermercado ¿ Encuentra producto? CLIENTE Busca Producto Similar CLIENTE Se retira del supermercado CLIENTE Consulta precio en el lector bidimensional CLIENTE Busca producto más económico CLIENTE Cancela el valor de la tirilla CLIENTE Se dirige hacia la caja registradora CAJERA Registra el producto y emite tirilla CLIENTE Se retira del supermercado FIN INICIO CLIENTE Ingresa al Supermercado ¿ Encuentra producto? CLIENTE Busca Producto Similar CLIENTE Se retira del supermercado ¿ Encuentra producto? CLIENTE Consulta precio en el lector bidimensional CLIENTE Busca producto más económico CLIENTE Cancela el valor de la tirilla CLIENTE Se dirige hacia la caja registradora CAJERA Registra el producto y emite tirilla CLIENTE Se retira del supermercado FIN
  • 25. DIFICULTAD ENCONTRADA EN EL SISTEMA DESCRIPCIÓN SITUACIÓN IMPACTOS QUE GENERA Falta de una bodega acondicionada para cargue y descargue y revisión de la mercancía. <ul><li>Congestión y demora de los proveedores al llevar la mercancía. </li></ul><ul><li>Incomodidad de los transportadores e invasión del espacio público. </li></ul>Ausencia de identificación de los guardas de seguridad puesto que llevan ropa informal. <ul><li>Baja confianza en la imagen del supermercado. </li></ul><ul><li>Atenta contra los reglamentos de seguridad del sistema. </li></ul>Falta de lectores de precios y sensores de seguridad en las puertas de entrada y salida del supermercado. <ul><li>Facilita robos. </li></ul><ul><li>Permite el consumo de alimentos al interior. </li></ul><ul><li>Vulnerabilidad a la seguridad. </li></ul>
  • 26. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO AL SISTEMA DESCRIPCIÓN PROPUESTA IMPACTOS ESPERADOS Construcción de bodegas que permitan una óptima logística en la entrega y recepción de mercancías teniendo en cuenta la normatividad vigente con relación al diseño y distribución de espacio. <ul><li>Contribución a la organización. </li></ul><ul><li>Seguridad a los transportadores, Mercancías, Ayudantes. </li></ul><ul><li>Comodidad y eficacia en los procesos de cargue y descargue. </li></ul>Dotación adecuada de uniformes para el personal operativo y de seguridad. <ul><li>Mejor Imagen. </li></ul><ul><li>Confianza absoluta en el usuario. </li></ul><ul><li>Mayores Ingresos (Comodidad). </li></ul><ul><li>Cumplir reglamentos (Riesgos Profesionales y de seguridad). </li></ul>Implementación de sistema electrónico que abarque lectores de precios, circuito cerrado de televisión eficiente y sensores de seguridad en las puertas. <ul><li>Contribuye a mejorar las condiciones de seguridad del supermercado. </li></ul><ul><li>Agilidad en los servicios de consulta de precios. </li></ul><ul><li>Mayor organización de los productos. </li></ul>
  • 27. <ul><li>REFERENCIAS PERSONALES: </li></ul><ul><li>William Quintero, Administrador del supermercado “MERCABARATILLO”. </li></ul><ul><li>CIBERGRAFÍA: </li></ul><ul><li>www.mercabaratillo.com </li></ul>

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