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會議禮儀
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會議禮儀

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  • 1. 會議禮儀 陳寶玉 c570515@gmail.com
  • 2. 課程大綱 會議概念 會議之準備 會議禮節 麥克風使用技巧
  • 3. 國際會議概念 convention的會議指的是大型正式會 議,多半是好幾天的議程,參與成員也 較多,一個組織的全體會員大會多屬此 類。 conference的會議規模略小,但也算是 正式會議,一個組織的區域型大會則是 屬於這一類。
  • 4. 會議之準備 When-開始的時間和要進行多長時間。 Where-會議在什麼地點進行,要注意會議 室的佈局是不是適合這個會議的進行。 Who-貴賓名單依介紹之禮儀順序排列。 What-會議的議題。 Others-會議桌及座次的安排、物品的準 備。
  • 5. 會議進行之禮節 介紹與會人員 控制會議時間 控制會議進程,避免偏離主題議而不決 須有紀錄 贈送紀念品 如果必要,合影留念
  • 6. 應邀致詞禮儀 穿著整潔,儀表大方。 提前一點到達會場,服從會議主辦單位的安 排,講究禮節。 坐在主席台上的人應按要求就坐,姿態端正, 不要私下小聲說話或交頭接耳,不要擅自離 席。如須中途退場應輕手輕腳,不影響他人。 他人致詞結束時,應鼓掌致意。當聽眾鼓掌時 也要微笑鼓掌。 本人致詞儀態要落落大方,掌握好語速、音 量。注意觀眾回應,當會場中人聲漸大時,則 標誌著你該壓縮內容,盡快結束了。發言完畢 應向全體與會者表示感謝。
  • 7. 主持人的禮儀 主持人應衣著整潔,大方莊重,精神飽滿。 走上主席台應步代穩健有力,行走的速度因會議的性 質而定,一般地說,對出席人數多、熱烈的會議,步 頻應較慢。 入席後,如果是站立主持,應雙腿並攏,腰背挺直。 持稿時,右手持稿的底中部,左手五指並攏自然下 垂。雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體 挺直,雙臂前伸。兩手輕按于桌沿,主持過程中,切 忌出現搔頭、揉眼、搖腿等不雅動作。
  • 8. 主持人的禮儀 主持人言談應口齒清楚,思惟敏捷,簡 明扼要。 主持人應根據會議性質調節會議氣氛, 或莊重,或幽默,或沉穩,或活潑。 主持人對會場上的熟人不能打招呼,更 不能寒暄閒談,會議開始前,或會議休 息時間可點頭、微笑致意。
  • 9. 麥克風使用技巧 有線、無線、小蜜蜂、會議系統麥克風 事前準備就緒~試音、電池、避免噪音 不可敲打麥克風,也不可對著麥克風吹氣。 距離麥克風的最佳位置 說話時儘量保持一定音量 不論是何種麥克風,在說話的時候,一定要比 我們原先的速度還慢,以防止擴音及延遲的效 果。
  • 10. 會議參加者禮儀-1 衣著整潔 準時入場,進出有序,依會議安排落座 遵守會議紀律,尊重會議主持人和發言 人 開會時應認真聽講,不要私下小聲說話 或交頭接耳
  • 11. 會議參加者禮儀-2 當別人講話時,應認真傾聽,可以準備 紙筆記錄下與自己工作相關的內容或要 求。 不要在別人發言時說話、隨意走動、打 哈欠等,這是失禮的行為。 發言人發言結束時,應鼓掌致意。
  • 12. 會議參加者禮儀-3 中途退場應輕手輕腳,盡量不影響發言 者和其他與會者,如果長時間離開或提 前退場,應與會議主辦單位者打招呼, 說明理由,徵得同意後再離開。 與會者即使對發言人的意見不滿,也不 可吹口哨、鼓倒掌、喧嘩起哄,因為這 些行為極其失禮。
  • 13. 會議參加者禮儀-4 會議發言有正式發言和自由發言兩種, 前者一般是幹部報告,後者一般是討論 發言。 正式發言者,應衣冠整齊,走上主席台 應步態自然,剛勁有力,體現一種成竹 在胸、自信自強的風度與氣質。 發言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼 要。如果是書面發言,要時常抬頭掃視 一下會場,不能低頭讀稿,旁若無人。 發言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意。
  • 14. 會議參加者禮儀-5 自由發言則較隨意,應要注意,發言應講究順 序和秩序,不能爭搶發言;發言應簡短,觀點 應明確;與他人有分歧,應以理服人,態度平 和,聽從主持人的指揮,不能只顧自己。 如果有會議參加者對發言人提問,應禮貌作 答,對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明 理由,對提問人的批評和意見應認真聽取,即 使提問者的批評是錯誤的,也不應失態。
  • 15. 會議參加者禮儀-6 在開會過程中,如果有討論,最好不要保持沈 默,這會讓人感到你對工作或對單位漠不關 心。 想要發言時應先在心裡有個準備,用手或目光 向主持人示意或直接提出要求。 發言應簡明、清楚、有條理,實事求是。 反駁別人不要打斷對方,應等待對方講完再闡 述自己的見解,別人反駁自己時要虛心聽取, 不要急於爭辯。
  • 16. 其他事項 不得在會議進行中任意拍照,尤其是不 可站起來拍照,或與相熟朋友大聲招 呼。 有些會議中需要投票表決,成員務必重 視自己的神聖一票,仔細選擇並按照規 定投票。
  • 17. 會中會~研討會 在專業會議中通常會有研討會,此時要注意的 是不得錄音錄影,也不得朝著銀幕上的圖片或 文字拍照,此舉不僅是刺眼的閃光燈嚴重影響 主講人的視覺感受,最主要的還是對智慧產權 的不尊重。 研討會中常有分組討論,最好是能踴躍參與, 隨時做好發言準備,才不會臨場發窘,發言時 等後麥克風遞過來再開始效果較佳。
  • 18. 問卷、回饋表 研討會最後都有回饋表,建議仔細填 寫,真實反應想法,主辦方才能有所改 進越辦越好。此外主講人作完總結後, 禮貌上一定要給與對方熱烈掌聲,感謝 對方的努力與付出,至於真實感想,則 在回饋表中充分表達即可。會後如欲與 演講者合影,應按照順序排隊,並儘量 加快速度。
  • 19. 中場休息 主辦單位通常會準備一些茶點,不可吃喝過 度。 休息結束後最重要的是準時返回會場,不要滯 留在外遭人一再催促,甚至影響接下來的議程 進行。
  • 20. 與其他與會者交誼 休息時間除了放鬆,其實最重要的是與不相熟 的與會者聯誼,因此請隨身攜帶名片夾,便於 隨時發放,但也不建議到處隨手發名片的作 法,這樣的舉動落得花蝴蝶的稱號,對人際關 係並沒有幫助。 較好的作法是通過自我介紹,交換名片後,與 對方作適度交談才離開。如果希望能儘快結識 更多新朋友,可以主動加入一個小團體作自我 介紹,如此便能提高社交效率。
  • 21. 晚宴 更衣補妝請注意時間的掌控,才不至於遲到。 注意用餐禮儀必須按照不同的餐的形式小心遵循 注意宴會中的一些介紹、致詞及表演節目的進行。 重要人物致詞應停止用餐,不能繼續應酬交談。 該鼓掌處必須跟上節奏。 如有表演為了表示尊重,應將注意力集中在表演者身 上,不得任意與友人聊天,或三五成群私下拍照,也 不能因節目精彩隨意起立攝像,以免擋住他人視線。
  • 22. 小提醒 最好的禮儀就是跟隨著整個流程的進行,專注 且投入,一些私人社交行為只能在會前或會後 的時間進行較為妥當。 對於主客或參與宴會的重要人物,如想借機認 識,可以請主人代為引見或主動自我介紹,並 邀請合影留念,但不宜佔用過多時間。
  • 23. 著裝準則dress code 國際會議的議程中都會注明著裝準則 (dress code),這是沿襲西方人宴會邀 請函的習慣,讓與會者在每一個不同的 活動中都清楚該如何裝扮。
  • 24. 會議著裝 分為兩大類~ 白天開會的商務裝 晚上餐會的宴會裝
  • 25. 會議著裝 商務裝(business wear) 正式會議、職場 擔任主持或報告的職責 商務休閒裝 (business casual wear) 走休閒風,穿著較舒適。 品味商務休閒裝 (smart casual) 變化款多、自行搭配 經典商務休閒裝 (classic casual) 自行搭配
  • 26. 商務裝的款式 男士穿著深藍或深灰色整套西裝與淺色襯衫, 搭配色彩諧調的領帶; 女士穿著整套的裙或褲套裝,裙裝有比褲裝更 正式,顏色較有變化,表現權威與專業時選擇 深色,展現親和力可穿著較淺的色彩,想引人 注目可選擇較鮮豔的色彩,完全視身分與角色 的需求而定。
  • 27. 經典商務休閒裝 男士可穿著不成套的西裝,但最好還是 以深色上裝為主,多半仍需打領帶; 女士同樣的可以穿著不成套的西裝,或 變化款的外套配裙或褲,連衣裙加上外 套也很合適。
  • 28. 品味商務休閒裝 男士可以穿更輕鬆的休閒西裝,或變化款的外 套,裏面搭配色彩多樣化的襯衫,此時並不一 定要打領帶,或是選擇立領襯衫,也很合宜; 女士的款式則更富變化,時尚感可以加強,或 女性特質更為明顯,襯衫或兩件式針織衫搭配 裙或褲也是不錯的選擇。 這類著裝以簡單大方為原則,除了皮件、手錶 與筆,男士幾乎沒有其他配件的需要,女士則 可以使用一些不過於閃亮或誇張的飾品,項 鏈、胸花與圍巾都有加分效果。
  • 29. 影響著裝的因素 會議舉辦的地點 所在地的氣候 所在城市的氛圍 所在城市的屬性 紐約一定比邁阿密更正式 峇裏島一定比新加坡更休閒 會議場所 都會區五星級酒店 鄉間休閒度假中心
  • 30. ~謝謝聆聽~ 參考資料 國際獅子會 www.gmsx.com.cn/jsjl6.htm

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