Enhancing Productivity and 
Accelerating the Pace of Business with 
a Private ScheduleOnce Edition 
 

             In thi...
B. Organization Membership 

Members of the Organization: Attendees who are members of the organization typically share 
t...
 

 
                            Calendaring Server Support for Mid‐Sized Meetings 
 

                                   ...
Following are the key characteristics of mid‐sized meetings: 

    •     High importance: These meetings are typically at ...
•     Based on availability:  ScheduleOnce is based on availability rather than  discrete time 
          suggestions. Wit...
 
 
 
 
 
 
    2. The meeting organizer sends a link to all invitees. Invitees click on the link and reply with 
       t...
 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    3. The optimal meeting time is automatically identified ...
The Benefits of the ScheduleOnce Private Edition 
With the ScheduleOnce Private Edition you get complete technological sup...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

CheduleOnce

284 views

Published on

Published in: Technology, Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
284
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

CheduleOnce

  1. 1. Enhancing Productivity and  Accelerating the Pace of Business with  a Private ScheduleOnce Edition    In this white paper we explain why calendaring servers such as Microsoft  Exchange, Lotus Notes and others cannot address the complete  scheduling needs of an organization. We then show how the portion of  scheduling which cannot be addressed by these calendaring servers is  supported by the Private ScheduleOnce Edition. We conclude with a  description of the key features and benefits of the ScheduleOnce solution.    Introduction  Meetings are the lifeblood of business activity. Hundreds of millions of meetings are scheduled  each day both face‐to‐face and virtually, via audio, video and web conferencing. However, not  all meetings place a scheduling burden of the same level on the organization ‐ some are easy to  schedule and some are not. To gain a better understanding of the scheduling pain, we will start  by analyzing the type of meetings that originate from within an organization: be it a corporation,  an educational institution, or a non‐profit or government organization. We will analyze these  meetings from a number of perspectives:  A. Number of Attendees  One‐on‐One Meetings: These are the most common meetings. These meetings are typically  easy to schedule by email or phone and their scheduling doesn’t take more than 2‐3 minutes.  These meetings do not place a significant scheduling burden on the organization.  Mid‐sized Meetings (2‐6 attendees): These meetings are not as common as the one‐on‐one  meetings, but they occur often, and usually involve between 2‐6 attendees. These meetings are  typically difficult to schedule and place a heavy scheduling burden on the organization.  Large Meetings (more than six attendees): These meetings are large gatherings that usually  happen only once in a while, such as monthly and quarterly business reviews, company  announcements, guest lectures, etc. These meetings are typically scheduled far in advance,  often by announcing a single time. These meetings do not place a significant scheduling burden  on the organization. However, in some cases, such meetings require that specific individuals  participate, making them resemble mid‐sized meetings.  © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 1 of 8  
  2. 2. B. Organization Membership  Members of the Organization: Attendees who are members of the organization typically share  their free/busy information, allowing other members to see when they are available. For this  reason, scheduling with members of the same organization does not place a heavy scheduling  burden on the organization.  Non‐members: Attendees who are not members of the organization cannot easily share their  free/busy information, making it very difficult for someone within the organization to know  their real‐time availability. For this reason, scheduling with non‐members places a heavy  scheduling burden on the organization.  C. Working Relationship  Close Working Relationship: People who work together on an ongoing basis have developed  formal and informal codes of conduct between them. This usually implies that they have each  other’s permission to schedule meetings in their available time slots. This type of scheduling  does not place a significant burden on the organization.  Distant Working Relationship: When people do not have an ongoing working relationship, even  though they may work in the same organization, it is less acceptable to book a meeting in an  attendee’s free time without first verifying availability and asking for permission. This type of  scheduling places a moderate burden on the organization.    Mid­Sized Meetings Create Most of the Scheduling Burden  From the above analysis we can conclude that most of the scheduling burden is centered on  mid‐sized meetings with 2‐6 attendees, especially when at least some of the attendees are not  members of the organization, or are members with which the meeting organizer has a distant  working relationship.   The following table analyzes how scheduling for these meetings is supported by the  organizational calendaring server based on the organization membership and working  relationship dimensions:            © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 2 of 8  
  3. 3.     Calendaring Server Support for Mid‐Sized Meetings       Complete Support:   Partial Support:  Yes  Identify a free time and  Identify a free time,    create the meeting  but manually ask for    permission  Organization    Membership   No Support: Cannot   No Support: Cannot    see free/busy data and  see free/busy data and  No  need to manually ask  need to manually ask for    for availability  availability    Yes No     Working Relationship   The calendaring server’s inability to support a large portion of the mid‐sized meeting scheduling  scenarios creates a void that is filled with manual scheduling (via email, phone, or SMS).   Manual scheduling increases costs and reduces productivity in the organization ‐ but this is not  the only problem. During the time span between the time of scheduling and the proposed  meeting time, there is no visibility into attendee availability, making it difficult to respond to  schedule changes which create opportunities to advance the meeting time. As a result,  meetings scheduled manually are on average scheduled farther in the future, slowing the  overall pace of business.    The ScheduleOnce Private Edition – Support for the Organization’s Core  Scheduling Activity  The ScheduleOnce solution is inherently designed to support the organization’s core scheduling  activity – mid‐sized meetings with 2‐6 attendees. This is not to say that it cannot be used for  one‐on‐one meetings or large meetings with dozens of attendees ‐ it can. However, mid‐sized  meetings have their unique characteristics and these have been consciously taken into account  when the SceduleOnce solution was originally designed.    © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 3 of 8  
  4. 4. Following are the key characteristics of mid‐sized meetings:  • High importance: These meetings are typically at the core of the organization’s activity  and take place in order to advance business issues and make critical decisions.  • Short scheduling timeframe: Since these meetings are important to the business, there  is pressure to have them sooner, rather than later.  • All attendees are important: In these meetings almost all attendees have critical roles.  In many cases it is impossible to have the meeting if not all attendees are present.  • Mixed audience: These meetings typically involve stakeholders and subject matter  experts from other parts of the organization or from outside the organization.  • Virtual and face to face: These meetings are often completely virtual, or involve at least  some level of participation via conference call, and attendees may be located in  different time zones.  • Importance of the scheduling experience: Since these meetings are important and  often involve important attendees, it is critical that the scheduling experience leading to  the meeting is satisfying and does not create unnecessary delay, hassle and discontent.  In order to address the above needs, ScheduleOnce is based on the following principles:  • Organization agnostic: ScheduleOnce works across organizations. For each meeting,  ScheduleOnce collects the availability of all attendees, regardless of their organizational  membership.  • Connection to attendee calendars: Busy times from attendee calendars update their  availability for the meeting, ensuring its accuracy at any point in time.  • Integration into the meeting organizer’s calendar: The entire scheduling process can be  easily managed from the organizer’s calendar without having to go to an external  website.  • Time zone and Daylight Saving Time support: To avoid confusion and embarrassment  for the organization, a scheduling solution must always be accurate, regardless of the  time in the year and time zones involved. For this to happen, the solution must make all  necessary adjustments to properly account for Daylight Saving Time changes around the  world.  • Integrated into the organization’s application environment: The solution is under the  organization’s domain and features the organization’s brand.  • Visibility and transparency: Attendees see each other’s availability during the process,  facilitating convergence towards a common time.  © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 4 of 8  
  5. 5. • Based on availability:  ScheduleOnce is based on availability rather than  discrete time  suggestions. With availability, a one hour meeting can take place from 9:00‐10:00, 9:15‐ 10:15 and so forth, providing maximum scheduling flexibility.  • Based on 15 minute increments: Rather than using 30 minute increments, the  ScheduleOnce solution allows 15 minute increments, which maximizes utilization of  attendee availability.    The Scheduling Process with the ScheduleOnce Private Edition  The scheduling process with ScheduleOnce is a three‐step process and only takes a few minutes  to complete. The following steps describe the process in detail:  1. The meeting organizer sets tentative availability for the meeting:   ⇒ Marks tentative availability for the meeting (green)  ⇒ If the organizer’s calendar is connected, tentative availability overlapping busy times  (blue) is not displayed to the invitees                © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 5 of 8  
  6. 6.             2. The meeting organizer sends a link to all invitees. Invitees click on the link and reply with  their tentative availability:  ⇒ Invitees see each others’ replies, helping them identify common meeting times  ⇒ They mark tentative availability (green) within the organizer’s timeframe  ⇒ If the invitee’s calendar is connected, tentative availability overlapping busy times  (blue) will not be displayed to the organizer              © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 6 of 8  
  7. 7.                       3. The optimal meeting time is automatically identified by comparing real‐time availability:  ⇒ Best times are automatically identified by the system   ⇒ If the organizer’s calendar is connected, once scheduled, the meeting is  automatically created in all attendee calendars                © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 7 of 8  
  8. 8. The Benefits of the ScheduleOnce Private Edition  With the ScheduleOnce Private Edition you get complete technological support for your  organization’s  core scheduling activity, resulting in:  • Meetings are scheduled earlier, accelerating the pace of business: In contrast to  manual scheduling, which takes a snapshot of attendee calendars at a single point in  time, ScheduleOnce is constantly updated by attendee calendars, taking advantage of  changing schedules and free time slots. In addition, the transparency and visibility of the  scheduling process allows invitees to see each others’ availability for the specific  meeting, facilitating convergence towards a common time.    • Meetings are scheduled faster, enhancing productivity: While the manual scheduling  process can sometimes take longer than the meeting itself, the entire process with  ScheduleOnce only takes a few minutes to complete. For example, a complex scheduling  scenario with three external attendees in different time zones only takes two minutes to  schedule in ScheduleOnce. This saves time and money, and frees employees to do the  more strategic aspects of their job.  • Professional organizational image: Scheduling is often the first point of contact for an  external invitee with your organization. With ScheduleOnce, all invitees are engaged  with a professional system and a transparent process under the organization’s domain  and brand, conveying an image of an efficient and sophisticated organization.    Summary  We have seen that mid‐sized meetings are responsible for most of the scheduling burden in the  organization. Existing calendaring servers such as Microsoft Exchange, Lotus Notes and others  are not designed to support scheduling of mid‐sized meetings. The scheduling of these meetings  is currently done manually, resulting in much inefficiency for the organization.   A Private ScheduleOnce Edition implemented at the organizational level can put an end to  manual scheduling, accelerating the pace of business, increasing productivity and conveying a  professional organizational image.  © Copyright ScheduleOnce 2009. All rights reserved.                                                              Page 8 of 8  

×