Guia Para Mejorar La ComunicacióN Gerencial(1)

GUIA PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN GERENCIAL W. CHARLES REDDING Pd.D. Presentado por JUAN CAMILO RODRIGUEZ MARIN

ÍNDICE Cap.2 Cap.1 Cap.3 Cap.4 Cap.5 Cap.6 Cap.7 Cap.8

CAP 1: EL GERENTE QUE COMUNICA. “ TODOS LOS ADMINISTRADORES COMUNICAN” COMUNICAR = CUANDO ENVIAMOS O RECIBIMOS MENSAJES CUANDO OBTENEMOS ALGUN TIPO DE SIGNIFICADO DE ESTOS MENSAJES UN BUEN COMUNICADOR NO SIEMPRE SIGNIFICA UN BUEN ADMINISTRADOR “ LA COMUNICACIÓN EFICAZ ES NECESARIA” CIRCULOS DE CALIDAD: SON PEQUEÑOS GRUPOS DE EMPLEADOS QUE SE REUNEN CON REGULARIDAD “ PARA DISCUTIR SOLUCIONES A PROBLEMAS RELACIONADOS CON EL TRABAJO Y PARA ESTABLECER HORARIOS ENCAMINADOS A INSTRUMENTAR SOLUCIONES. volver

CAP 2: EN CAMINO HACIA EL MEJORAMIENTO PROPIO: PRIMER PASO

APRENDIZAJE EFICIENTE:

EL QUE APRENDE IDENTIFICA UN PROBLEMA

2. EL QUE APRENDE IMAGINA UNA SOLUCIÓN

3. EL QUE APRENDE APLICA SU SOLUCIÓN A ACTOS REALES

4. EL QUE APRENDE “GENERALIZA LO QUE HA SIDO APRENDIDO HACIA OTROS CONTEXTOS.

EN ESTE CAPITULO NOS MOSTRARAN 9 PASOS DEL PROGRAMA QUE SIGUE Y SE TRATARA EL PRIMERO, LOS PASOS SON: PASO 1: CREAR CONCIENCIA PROCURA IDENTIFICAR, EN FORMA PRELIMINAR Y TENTATIVA, INSTRUMENTOS Y OPORTUNIDADES DE COMUNICACIÓN. PASO 2: IDENTIFICAR POSTULADOS EL PROPOSITO ES EXPONER LAS CREENCIAS BÁSICAS QUE PROBABLEMENTE INFLUYAN EN SUS IDEAS SOBRE LO QUE ES UNA BUENA COMUNICACIÓN. PASO 3: MAPEO DEL TERRITORIO SE EVALÚAN LAS DESTREZAS, ACTIVIDADES Y PROGRAMAS QUE CONSTITUYEN EL TERRITORIO TOTAL DE LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

PASO 4: DEFINIR METAS CONSULTE CON OTRAS PERSONAS ANTES DE FIJAR EL PROGRAMA FINAL. USTED AVERIGUA LOS CRITERIOS EN BASE A LOS CUALES DETERMINAR HATSA QUÉ PUNTO SU LABOR DE COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA SE ACERCA AL “IDEAL” PASO 5: HACER INVENTARIO COMPARACION ENTRE LO QUE SE ESTA HACIENDO AHORA Y LO QUE DEBERIA ESTRASE HACIENDO. CONSIDERE TANTO SUS PUNTOS FUERTES COMO SUS PROBLEMAS. PASO 6: CREACIÓN DE UN PROGRAMA DE ACCIÓN DEBE CONVERTIR LOS RESULTADOS DE SU ANÁLISIS EN LOS PASOS 4 Y 5 EN UNA LISTA DE TODAS LAS ACCIONES CONCRETAS QUE SE PROPONGA TOMAR.

PASO 7: PRÁCTICA EN UN AMBIENTE “SEGURO” PONER EN PRÁCTICA LOS COMPORTAMIENTOS QUE CONSTITUYEN SUS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE, EN UN AMBIENTE DONDE LOS ERRRORES NO PROVOQUE GRAVES FALTAS. PASO 8: APLICACIÓN AL TRABAJO DE LO QUE SE APRENDIO PASO 9: BUSQUEDEA DE UNA RETROALIMENTACION CONTINUA

PASO 1: CREAR CONCIENCIA SU MENTE DEBE SINTONIZARSE HACIA LA IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS ANALOGOS QUE PUEDE USTED ESTRA ENFRENTANDO EN SU PROPIA VIDA ADMINISTRATIVA. LO QUE ACONSEJAN A LOS GERENTES AQUÍ ES SER UNO MISMO, DEPENDIENDO DE LA SITUACION PIDEN UN CAMBIO DE VESTUARIO, PERO NO GENERALMETE UN CAMBIO DE VESTUARIO HARA LOS CAMBIOS AUTOMATICAMENTE EN LA PERSONA. volver

CAP 3: POSTULADOS Y FALACIAS

“ COMO TODA LA GENTE LOS GERENTES SE COMPORTAN DEACUERDO A POSTULADOS PERSONALES RESPECTO A COMO FUNCIONA EL MUNDO”

ACCION PARADOJICA: NOS DICE QUE DEMASIDAS GENERALIZACIONES SOBRE EL COMPORTAMIENTO HUMANO ESTAN SIENDO MEJOR CONSIDERADOS COMO PARADOJAS.

BARNES SEÑALA TRES (3) POSTULADOS, ESTOS SON:

LOS PUNTOS IMPORTANTES PARA LOS GERENTES “CAEN EN DOS CAMPOS OPUESTOS”, CON EL RESULTADO DE QUE LAS DECISIONES ADMINISTRATIVAS SE TOMEN EN TERMINOS DE “ESTO O LO OTRO”

“ LO DURO SACA LO BLANDO”

“ LOS BUENOS TIPOS NO PROGRESAN”

FALACIAS LA FALACIA DE LA HORNILLA DE ATRÁS: EL GERENTE QUE SUSTENTA ESTA FALACIA ES LA GENTE QUE DICE COSAS COMO: “ MI CONDUCTA COMUNICATIVA SE CUIDARA SOLA, SIEMPRE Y CUANDO, HAGA UNA BUENA LABOR COMUNICATIVA EL COROLARIO DE LA DELEGACION: MITO EN EL CUAL LOS GERENTES PUEDEN DELEGAR RESPONSABILIDADES DE COMUNICACIÓN A OTRAS PERSONAS. “ NADIE PUEDE SUSTITUIR AL GERENTE COMO AUTENTICO SER HUMANO, QUIEN PIENSA HABLA Y ESCUCHA POR SI MISMO ”

LA FALACIA DEL ARREGLO RAPIDO: EL ARREGLO RAPIDO LLEVARA AL GERENTE A CREER QUE EXISTE UNA MAGIA DE LA COMUNICACIÓN. TODO LO QUE EL GERENTE DEBE HACER ES APRENDER LOS TRUCOS, Y ARMADO CON ESOS TRUCOS, EL GERENTE LUCHADOR DOMINARÁ DE INMEDIATO LA MAGIA DE LA COMUNICACIÓN. “ EL COMUNICADOR SE DEBE ADAPTAR A LA AUDIENCIA ESPECIFICA Y A LA SITUACIÓN ESPECIFICA” “ EL ÉXITO SE MIDE POR EL AGRADO HASTA DONDE UNA PERSONA PUEDE DOMINAR A LAS DEMÁS”

LA FALACIA DE LA VISIBILIDAD: HACE QUE SEA MUY FACIL PARA NOSOTROS ENFOCAR NUESTRA ATENCIÓN EN LO MAS OBVIO, LO MAS FAMILIAR Y EN LOS EVENTOS DE COMUNICACIÓN MÁS VISIBLES, MIENTRAS QUE PASAMOS POR ALTO LOS MENOS CONVENCIONALES, MAS SUTILES Y MENOS NOTORIOS.

LA FALACIA DE LA BANDA DE TRANSPORTE: CUANDO LOS SERES HUMANOS SE COMUNICAN, ESTAN TRANSFIRIENDO SIGNIFICADOS DESDE LA MENTE DE QUE ENVIA EL MENSAJE HACIA LA DEL QUE LO RECIBE EL PROBLEMA ENTRA A LA LUZ CUANDO: LA PARTE B NO RECIBE EL MENSAJE SI LA PARTE B NO EMITE NINGUN MENSAJE RECONOCIBLE COMO RESPUESTA SI LA PARTE A NO RECIBE LA RESPUESTA DE RETROALIMENTACION DE LA PARTE B SI LA PARTE A QUE LA RESPUESTA DE LA PARTE B ES REALMENTE UNA RESPUESTAAL MENSAJE ORIGINAL QUE ENVIO

“ SIN RETROALIMENTACION , LA INTERACCION HUMANA NORMAL ES IMPOSIBLE”

EN GENERAL ESCUCHAR PUEDE CUMPLIR TRES (3)FUNCIONES PARA EL GERENTE:

COMPRENDER Y RETENER INFORMACIÓN

ANALIZAR Y CRITICAR LO QUE SE OYE

EMPATIZAR CON LA OTRA PERSONA

volver

CAP 4: LAS RESPONSABILIDADES DE COMUNICACIÓN DEL GERENTE LOS TEORICOS DE LA ADMINISTRACIÓN HAN ANALIZADO LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS EN TERMINOS DE FUNCIONES AMPLIAS Y ABTRACTAS. ALGUNAS FAMOSAS SON LAS SIETE (7) DE LUTHER GLUICK: PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN PERSONAL DIRECCIÓN COORDINACIÓN REPORTE PRESUPUESTOS

“ LAS 6 M`S DE LA ADMINISTRACIÓN”

HOMBRES (MEN)

METODOS

MAQUINAS

MERCADOS

MATERIALES

DINERO (MONEY)

MINTZBERG ENCONTRO EN LOS GERENTES CINCO (5) TIPOS DE COMPORTAMIENTO

Asistencia a juntas formales y programadas

manejo de correspondencia

Asistencia a juntas informales

hablar por teléfono

Visitar a otros

Fenómenos de comunicación:

1. Envió de mensajes, tanto con o sin atención.

2. Recepción de mensajes, sea o no deseado por quien lo envía.

Y …¿Qué hay que esperar de un gerente típico?

Dominio aceptable de las destrezas de comunicación orales y escritas básicas.

lector eficiente

todo gerente necesita comprender las implicaciones en comunicación de las políticas empresariales y la toma de decisiones.

Los señores Katz y Kahn proponen tres niveles jerárquicos:

Altos ejecutivos

Gerentes medios

Supervisores de nivel

Para esto también proponen tres estilos de liderazgo:

“ carisma” para el de alto nivel.

“ relaciones humanas” para el nivel medio.

“ equidad” para el nivel inferior.

Lista de responsabilidades de comunicación:

Articular metas y alentar la comprensión de estas.

Difundir la información.

Obtener, almacenar y recuperar información.

Coordinar las actividades de individuos y unidades.

Recibir y transmitir información respecto al desempeño de subordinados.

Resolver conflictos destructivos.

Representarse a uno mismo.

Ayudar a hacer del lugar de trabajo una experiencia mas satisfactoria.

Alentar el pleno aprovechamiento de los recursos humanos.

Facilitar la innovación.

volver

CAP. 5: LAS MARCAS DE LA EXCELENCIA “ EL GERENTE PERFECTO ES UNA ABSTRACCION QUE NUNCA SE ENCONTRARÁ EN LA VIDA REAL” PARA LOGRAR AL “COMUNICADOR ADMINISTRATIVO IDEAL” , SE NECESITAN SEIS (6) CARACTERISTICAS, ESTAS SE LLAMARAN, MARCAS DE EXCELENCIA. LAS TRES (3) PRIMERAS MARCAS SON: -AUTOESTIMA -INTEGRIDAD -SABIDURÍA

ESTAS TRES (3) MARCAS SIGNIFICAN ATRIBUTOS DE PERSONALIDAD BÁSICOS. TECNOESTRUCTURA CASI TODOS LOS PODERES SE EJERCEN DENTRO DE LA COMPAÑÍA. NO SON LOS GERENTES QUIENES DECIDEN. LA DECISIÓN EFECTIVA DEPENDE EN GRAN MEDIDA DEL PERSONAL TECNICO, DE PLANEACIÓN Y DE OTROS ESPECIALISTAS” “ EL LIDERAZGO EMPRESARIAL ES ALGO COLECTIVO Y NO INDIVIDUAL” LOS ATRIBUTOS NO SON ALEATORIOS, PRIMERO VIENE LA AUTOESTIMA DEBIDO A QUE LA PERSONA DEBE TENER UN CONCEPTO DE SI MISMA COMO DIGNA DE RESPETO.

AUTOESTIMA: SEGÚN GLAUSER: “UNA ACTITUD GENERAL DE AUTOVALORACIÓN, QUE ABARCA SENTIMIENTOS DE VALIA PERSONAL, DEL INDIVIDUO, UTILIDAD AUTOPRECIO Y LA CAPACIDAD DE HACER APORTACIONES A LAS VIDAS DE LOS DEMAS” INTEGRIDAD: DENOTA EL GRADO HASTA DONDE UN GERENTE ES PERCIBIDO COMO SATISFACTOR DE CUALQUIER NORMA DE ETICA/MORAL QUE EL OBSERVADOR CONSIDERA RELEVANTE EN UNA SITUACION PARTICULAR. SABIDURÍA: A PESAR DE DEPENDER DEL CONOCIMIENTO, ES MUCHO MAS QUE CONOCIMIENTO, YA QUE IMPLICA LA CAPACIDAD DE PERCIBIR SIMILITUDES ENTRE COSAS DISIMILES Y DIFERENCIAS ENTRE COSAS SIMILARES.

CUARTA MARCA: CREDIBILIDAD

CREIBLE SIGNIFICA VEROSIMIL

LA CREDIBILIDAD COMO TAL NO EXISTE, YA QUE ES UNA CALIDAD ATRIBUIDA.

LA CREDIBILIDAD NO ES UNA CONSTANTE

AUNTORIDAD NO SE ASOCIA NECESARIAMENTE CON CREDIBILIDAD

FACTORES DE CREDIBILIDAD SEGÚN ARISTOTELES:

BUEN SENTIDO

BUEN CARÁCTER

BUENA VOLUNTAD

FACTORES DE CREDIBILIDAD ENCONTRADOS EN ESTUDIOS RECIENTES:

COMPETENCIA = BUEN SENTIDO

CONFIABILIDAD = BUEN CARÁCTER

INTENCIONES = BUENA VOLUNTAD

volver

CAP 6: EL COMUNICADOR SENSIBLE

LA SENSIBILIDAD PUEDE SER CONSIDERADA COMO:

UNA FORMA DE CONOCIMIENTO O COMPRESIÓN

UN TALENTO INNATO

UNA DESTREZA CONDUCTUAL ADQUIRIDA

¿Cuando se nota la INSENSIBILIDAD?

Se nota cuando un comunicador parece no darse cuenta que existen otras personas o de que tiene sentimientos, es decir, es aquel que no adapta las exigencias de la situación comunicativa total.

Impresiones:

-Percepción de eventos o personas (nivel de percepción 1)

Percepción de la percepción de las personas sobre eventos (nivel de percepción 2)

como percibimos las percepciones de otras personas sobre nuestras percepciones (nivel 3 de percepción)

“ LA RETROALIMENTACIÓN CONTINUA Y RECÍPROCA , ES REQUISITO INDISPENSABLE PARA COMBATIR LOS MALOS ENTENDIDIOS”

SENSIBILIDAD SENSIBILIDAD HACIA UNO MISMO. (AUTOCONOCIMIENTO) SENSIBILIDAD HACIA LAS EXIGENCIAS DE LA SITUACION GLOBAL DE COMUNICACIÓN

LOS ATRIBUTOS CLAVE DEL COMUNICADOR SENSIBLE APOYO RECEPTIVO Y RESPONSIVO EXPRESIVO Y ASERTIVO PERCEPTIVO

EL INTERES HACIA UNO MISMO, EN INTERACCIÓN CON EL INTERÉS HACIA LOS DEMAS:

BAJO EN INTERES HACIA UNO MISMO/ALTO EN INTERES HACIA LOS DEMAS: TERMINOS DESCRIPTIVOS TIPICOS: SERVIL.

BAJO EN INTERES HACIA UNO MISMO/BAJO EN INTERES HACIA LOS DEMAS:

MÁQUINA CALCULADORA.

ALTO EN INTERES HACIA UNO MISMO/BAJO EN INTERES HACIA LO DEMAS:

MANIPULADOR

ALTO EN INTERES HACIA UNO MISMO/ALTO INTERES HACIA LOS DEMAS:

SENSIBLE, SOLIDARIO

EL INTERÉS HACIA UNO MISMO, EN INTERACCIÓN CON LA CONCIENCIA DE LA SITUACIÓN.

BAJO EN INTERES HACIA UNO MISMO/ALTO EN CONCIENCIA DE LA SITUACIÓN:

CORDERO DE SACRIFICIO.

BAJO EN INTERES HACIA UNO MISMO/ BAJO EN LA CONCIENCIA DE LA SITUACIÓN: BOBO

ALTO EN INTERES HACIA UNO MISMO/BAJO EN CONCIENCIA DE LA SITUACIÓN:

PERDIDO .

ALTO EN INTERES A UNO MISMO/ALTO EN CONCIENCIA DE LA SITUACIÓN:

EL IDEAL.

volver

CAP 7: EL IDEALISMO SE ENFRENTA A LA REALIDAD: GENTE, PODER Y POLITICA SEXTA Y ÚLTIMA MARCA DE LA EXCELENCIA: LA IMAGINACIÓN IMAGINACIÓN PRETENDE ABARCAR LO QUE GENERALMENTE PENSAMOS CUANDO USAMOS PALABRAS COMO INNOVACIONES, INGENIO, CREATIVIDAD, NO CONFORMISMO.

La inevitabilidad de la política empresarial se resume a continuación en una serie de premisas: Premisa 1: La división de trabajo esta en el centro de cualquier organización. Premisa 2: La departamentalización y la especialización de tareas se combinan para alentar el desarrollo de las metas asociadas con el crecimiento de la unidad o de la especialización de trabajo. Premisa 3: Se necesita poder para lograr metas. Premisa 4: El poder esta distribuido inequitativamente en una organización. Premisa 5: El poder se deriva del control de los recursos. Premisa 6: Las partes buscan maneras para apoderarse de mayores porciones de recursos disponibles.

Tacticas cuestionables de la comunicación :

Atribuirse el merito de ideas ajenas

Pretender ser objetivo y cooperativo cuestionando la propuesta de otra persona

Asignar problemas a un comité que ha sido secretamente pagado para asegurar apoyo de conclusiones anteriores.

Retener información.

Aparentar una toma de decisiones participativa.

amenazar con repesarías

Pasar en privado información desprestigiadora.

Resultados indeseables del conflicto politico:

Ganar – perder

Perder – perder

A. COMPROMISO

B. CONCESION PREMATURA

C. TABLAS

D. ESCALA

volver

CAP 8: PANORAMA GENERAL DE LA COMUNICACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS “ La organización más eficaz, es aquella que tiene mayor éxito en el uso del rango completo de talentos, destrezas y creatividad, representados por todos los miembros de la organización. Un enfoque equivocado de los recursos humanos es pensar que un trabajador feliz es un trabajador productivo.

La frase “recursos humanos” ha enfocado nuevos diseños.

Estos diseños incorporan cosas nuevas como :

Cambios en la estructura de la organización.

Cambios en la estructura de puestos

Cambios relacionados con el uso de la toma de decisiones participativa.

Modelo relaciones humanas El objetivo de la participación es hacer que los subordinados se sientan mejor y por tanto inducir la “cooperación con la autoridad administrativa” Modelo de recursos humanos Este modelo parte de la premisa: “todos los subordinados tienen contribuciones únicas e importantes”