Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
2 Part1
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply
Published

 

Published in Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
265
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Samenvatting Strategic Planning For Information Systems John Ward and Joe Peppard Third Edition Strategisch Management, Organisatieontwikkeling en ICT (SMOI) UU Collegejaar 2002-2003, blok 4 Docenten: Dr. R.S. Batenburg Dr. J. Versendaal Drs. R. Lambooy
  • 2. Index Samenvatting H 01: The Evolving Role of Information Systems and Technology in Organizations: A Strategic Perspective .................................................................................................................. 4 1. Information Systems (IS) and Information Technology (IT)......................................... 4 2. Early views and models od IS/IT in organizations ........................................................ 4 3. Early views and models: up to 1980 .............................................................................. 5 4. The DP ans MIS Eras: The lessons learned ................................................................... 6 5. The three-era Model ....................................................................................................... 6 6. The Strategic Information System Era ........................................................................... 6 7. Strategic Uses of IS/IT ................................................................................................... 7 8. Success factors in Strategic Information Systems.......................................................... 7 9. The Management Implications....................................................................................... 8 10. What is an IS/IT Strategy ........................................................................................... 8 11. The context for IS/IT Strategy ................................................................................... 8 12. Toward a Fourth Area:... ............................................................................................ 9 H 02: An overview of Business Strategy Concepts and the IS/IT Strategy Implications ........ 10 1. The evolving nature of Strategy ans Strategic Planning in Organizations................... 10 2. The Strategic Framework ............................................................................................. 10 3. Strategic Implementation ............................................................................................. 11 4. Strategy Tools and Techniques .................................................................................... 15 5. A Resource-based View of Strategy ............................................................................ 15 H 03: Developing an IS/IT Strategy: Establishing Effective Processes................................... 16 1. The evolution of the IS/IT Strategy Process: ... ........................................................... 16 2. Approaches to IS/IT Strategy Development ................................................................ 17 3. Problems and barriers................................................................................................... 18 4. The environment of the IS/IT Strategy ........................................................................ 20 5. The Challenges of Planning Strategically for IS/IT today ........................................... 20 6. Establishing an IS/IT Strategy Process ........................................................................ 21 7. Purpose ans Stimuli Driving IS/IT strategy Development........................................... 22 8. Scope, Objectives and Expectations............................................................................. 22 9. An IS/IT Strategy Framework ans Approach............................................................... 22 10. Deliverables from the IS/IT Strategy Process .......................................................... 22 H 04: IS/IT Strategic Analysis: Asessing and Understanding the Current Situation............... 16 1. Business Re-engineering and IS Strategy .................................................................... 23 2. Understanding the Current Situation............................................................................ 24 3. Interpreting the Business Strategy................................................................................ 25 4. Examining the Current IS/IT Environment.................................................................. 27 5. Techniques for Interpretation and Analysis ................................................................. 28 6. Information Requirements to meet the Current Business Objectives .......................... 28 7. Business Process Analysis ........................................................................................... 30 8. Organizational modelling ............................................................................................. 31 9. Evaluating the Gap between Current & Required IS/IT Environments....................... 32 H 05: IS/IT Strategic Analysis: Determing the Future Potential ............................................. 33 1. Aligning the IS/IT Investment Strategy to the Business .............................................. 33 2. Value Chain Analysis................................................................................................... 33 3. The External Value Chain... ......................................................................................... 33 4. Information Systems and the Value Chain................................................................... 34 5. The Interval Value Chain ............................................................................................. 35 6. Alternative Value ‘Configuration’ Models .................................................................. 36 7. The Use of Value Chain Analysis ................................................................................ 37
  • 3. 8. ‘Natural’ and ‘Contrived’ Value Chains ...................................................................... 37 9. Business re-engineering and the Value Chain.............................................................. 38 H 06: Determining the Business Information Systems Strategy.............................................. 39 1. Strategic Planning Techniques and Their Relationships.............................................. 39 2. Framework in which the Tools and Techniques can be used effectively..................... 39 3. Identifying how IS/IT could impact the Strategy......................................................... 40 4. Establishing the Relative Priorities for IS/IT Investments........................................... 40 5. Large Organizations, Multiple SBUs and their Consolidation ....Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. H 07: Managing the Applications Portfolio ............................................................................. 41 1. Conclusions from various Matrices and Models...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Classifying the Applications in the Portfolio ........Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Generic Application Management Strategies........Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Portfolio Management Principles Applied to the Application Portfolio.................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Managing Application Portfolios in Multi-unit Organizations ....Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 4. H 01: The Evolving Role of Information Systems and Technology in Organizations: A Strategic Perspective § 1. Information Systems (IS) and Information Technology (IT) De meeste organisaties zijn afhankelijk van hun informatie systemen. Er wordt steeds vaker gekeken naar de mogelijkheden om nieuwe mogelijkheden te creëren die een concurrentie voordeel kunnen opleveren. Men richt zich nu op een strategische aanpak, maar zit vaak nog met legacy systemen uit de tijd dat men op een tactisch niveau naar IS/IT keek. factoren die de snelheid en effectiviteit van IS/IT vooruitgang beïnvloeden zijn: • de mogelijkheden van de technologie • economie van het inzetten van de technologie • haalbare applicaties • beschikbare bekwaamheid en vermogen om de applicaties te ontwikkelen en te gebruiken • druk op de organisatie om zijn uitvoering te verbeteren IT: technologie; hardware, software en telecommunicatienetwerken IS: theorieën en praktijken die gerelateerd zijn aan sociale en technologische fenomenen, welke de ontwikkeling, gebruik en effecten van informatiesystemen in organisaties en de maatschappij bepalen. Er worden vaak investeringen gedaan in technologie zonder begrip of analyse van de aard van de activiteiten die de technologie ondersteunt in de organisatie. e-bussiness: de automatisering van de interne bedrijfsprocessen van een organisatie m.b.v. internet en browser technologieën. e-commerce: het elektronisch handel drijven IT is niet de business strategie. Onderscheid tussen internet en andere technologieën: 1. pervasive: doordringend / alomtegenwoordig 2. interactive marketspace: nieuwe medium met andere karakteristieken dan de fysieke wereld. 2. Early views and models od IS/IT in organizations 1970 Gibson & Nolan gebaseerd op Anthony’s structuur voor informatie systemen • strategic planning • management control • operation control Gibson & Nolan stappen van evolutie van IS/IT in relatie tot kosten.
  • 5. computer (DP) management Information (systems) management initiation contagion control integration data maturity management Ondanks verschillende kritieken is dit model door zijn eenvoud erg populair gebleven tot de komst van strategic system in de jaren 80. In het model is de overgang van computer (DP) management naar informatie (systemen) management. Een fundamentele overgang van hoe IS/IT resources werden gemanaged en hoe de rol van IS/IT in de organisatie geëvalueerd wordt. Tot nu toe was de drijfveer het managen van computer resources en activiteiten met meer aandacht voor de technische aspecten zonder aandacht voor de waarde voor het bedrijf. Dit veranderde in een top down aanpak. Er zijn drie fasen in de model: Delivery: IS is grotendeels intern. Heroriëntatie: De focus wordt uitgebreid naar buiten de DP afdeling Reorganisatie: Hoog niveau van bewustzijn in zowel lokaal in het bedrijfsgebied als centraal in het hogere management zorgt voor integratie van IS investeringen met de bedrijfsstrategie. 3. Early views and models: up to 1980 Tot 1960/70 werd er voornamelijk vanuit een technisch perspectief naar IS/IT management gekeken i.p.v. er in het bedrijf gebruik van maken. De ontwikkeling van operationele en controle systemen werden redelijk succesvol uitgevoerd. Plan systemen kwamen echter niet van de grond. Operatie en controle systemen bestonden uit twee typen: • monitoring – transactie afhandeling en controle • exception – triggered verslag en/of acties De invoering van PC en spreadsheet programma’s zorgde voor de nieuwe functies: • enquiry – flexibele toegang tot data en informatie geïnitieerd door de gebruiker • analyse – beslissingsondersteuning met flexibele verwerking van data en informatie De grote verschillen tussen Data processing en Management Informatie Systemen Operational and control Control and planning systems (Data processing) systems (Management Information Systems) Objectives efficient transaction effective problem handling and effective resolution and support for resource control decision making Life cycles 3-12 years, depending on from hours to months and rate of change occasionally recurring information time frame recent history, current and consolidated history, short-term future current and extended future information sources internal plus external internal plus external transactions ‘research’ data logical processes strictly algorithmic probabilistic and ‘fuzzy’
  • 6. users operators, clerical staff and professionals and middle first line supervisors to senior managers technologies mainframe/mini computer local processing linked to controlled processing at information resources workstations This book will focus considerable attention on the application and implications of the third era (‘strategic information systems (SIS)) but: • A considerable part of future investment will be in DP and MIS and these must be part of any strategic plan. • Much can be learned from experience gained in the first two eras. • All organizations have to live with the legacy of previously developed applications 4. The DP ans MIS Eras: The lessons learned Hardware, software and methodology developed in three parallel threads of evolution. The problems of developing DP systems are generally well known, if not fully resolved. Return on investment calculation did not look as attractive for MIS as they did for DP. Database applications required a heavy user involvement in data definitions and the datasets often prove inflexible. Zie tabel 1.2 blz. 21 voor DP en MIS lessons. IS/IT deployment has generally improved the efficiency of information based functions in organizations when technology is used to automate discrete, structured, repetitive, stable information-intensive tasks. The return on investment is lower that the often quoted figures. The results with regard to management effectiveness are less consistent. This is due to measuring difficulties. 5. The three-era Model The three era overlap but differ in the prime objective of using IS/IT: • Data Processing (DP): to improve operational efficiency by automating information-based processes • Management Information Systems (MIS): to increase management effectiveness by satisfying their information requirements for decision making • Strategic Information Systems (SIS): to improve competitiveness by changing the nature or conduct of business The objectives of DP and MIS are a subset of the SIS objective, but this tends to be achieved indirectly by using IS/IT to improve current business practices. SIS systems rely on DP or MIS systems as MIS systems rely on good DP systems for accurate information. SIS systems are not essentially different applications, it’s the impact on the business due to the changes they enable or cause that’s different. 6. The Strategic Information System Era during the late 70s a number of organizations had began to use IS/IT in ways that fundamentally changed who their business was conducted, changing the balance of power with respect to competitors, customers and/or suppliers. In the mid 80s a lot of examples were
  • 7. quoted on how IS/IT proved competitive advantages. They are all fundamentally different from the analysis approaches traditionally employed regarding the deployment of IS/IT they are therefore additional tools and techniques that need to be includes in the IS/IT strategy development and planning toolkit. 7. Strategic Uses of IS/IT four main types of strategic systems: 1. those that share information via technology based systems with customers/consumers and/or suppliers and change the nature of the relationship 2. those that produce more effective integration of the use of information in the organization’s value-adding processes 3. those that enabled the organization to develop, produce, market and deliver new or enhanced products or services based on information 4. those that provide executive management with information to support the development and implementation of strategy Notowigidigdo divided SIS into: internal systems that have direct benefit for the company and external systems that have direct benefits for the company’s customers. Venkatraman described 3 types of ‘revolutionary’ uses of IT: 1. business process redesign 2. business network redesign 3. business scope redefinition Purpose operational management business advantage Focus efficiency effectiveness through change internal 1. data processing 2. management 3. internal business automation of information integration by business tasks and systems (and process, job and processes ‘executive and organization information redesign systems’) external 4. electronic links 5. sharing 6. external business between information by integration, organizations direct access form changing the roles automating data one company to of the firms in the exchanges another’s industry information resources 8. Success factors in Strategic Information Systems Externe focus niet intern: Kijken naar klanten, concurrentieleveranciers en andere business relaties. toevoegen waarde, niet cost reduction: Doing it better, not cheaper. Alleen door beter te zijn kan men de concurrent het hoofd bieden. Delen van de voordelen: binnen de organisatie, met klanten, leveranciers en zelfs concurrenten.
  • 8. Kennen van je klanten: hoe zij het product gebruiken en waarin de meerwaarde voor hun zit. Business-driven inovation, not technologie-driven: In praktijk komt dit neer op het kunnen realiseren van bedrijfsmogelijkheden door toe doen van IT. incrementele ontwikkeling Realiseren van 1 stap per keer en niet in 1 keer de gehele visie. Gebruik de vergaarde informatie Wanneer bijvoorbeeld de klantgegevens bekend zijn, is men instaat om gerichte marketing toe te passen. Gebruik deze kennis dan ook. De bovenstaande factoren hebben in het verleden bewezen succesvol te zijn. Het is echter wel zo dat het voordeel van deze systemen niet geldt voor de lange termijn planning. De reden hierachter ligt in het feit dat binnen kortte tijd de concurrent over dezelfde of soortgelijke systemen kan beschikken. Het grootste rendement ligt dan ook net na de aanschaf. 9. The Management Implications In deze paragraaf worden de relaties tussen de business en de DP, MIS, SIS weergegeven door middel van figuur 1.5 blz 39. Deze figuur geeft aan dat de techniek is opgeklommen van DP (operationeel nivo) via MIS naar SIS (strategisch nivo). SIS onderscheid zich van de twee andere door zich te richten op de externe wereld en het ondersteunen van strategische beslissingen. Hierbij word gekeken naar competitive impact analysis (manier van kijken naar het potetieel van IS/IT vanuit het business oog punt) en strategic alignment (het synchroniseren van IS/IT met de rest van de doelstellingen. Dit doet men door onderscheid te maken tussen Business strategie, IS strategie en IT strategie. Zie figuur 1.6 blz 41. Business strategie geeft antwoord op de vraag where is the business going and why, IS strategie geeft antwoord op de vraag What is requierd en IT strategie geeft antwoord op de vraag How it can be delivered. An applicatons portfolio for ‘Combined Era’ De opdeling van DP, MIS en SIS in de verschillende categorieën houdt tevens in dat ze elke een andere strategie na streven. Afhankelijk van de manier waarop ze in het bedrijf gebruikt worden. Dit resulteert in het boek in de volgende op deling. Zie figuur 1.7 (blz 42) • Strategic futere business succes • Key operationel Sustain the existing business oprations • Support Improve business efficiency • High potential Innovate the business and create opportunities 10. What is an IS/IT Strategy IS/IT strategie is de strategie die investeringen prioriteerd naar gelang ze bijdragen aan het applicatie portfolio, op basis van de voordelen en de nodige veranderingen om deze te bereiken, zonder hierbij buiten de grenzen van de organisatie te gaan. Strategic alignment
  • 9. Is het op elkaar afstemmen van business strategie, organazational infrastructure en processen en IT.strategie en infrastructuur. Het boek geeft hiervoor een model SAM (Strategic alignment model). Zie figuur 1.8. Hierin worden deze factoren samen met de dynamische relaties weergegeven. Doorlezen box 1.3 12 componenten van van alignment Why have an IS/IT strategy Doorlezen is een opsomming van argumenten voor het hebben van IS/IT strategie 11. The context for IS/IT Strategy IS/IT strategie kan in twee contexten voor komen een interne en een extrene context. Internal context De interne context wordt perfect weergegeven door figuur 1.9 Hier is verder geen uitleg bij nodig. External context In de externe context is het zaak op de activiteiten van de concurrenten en leveranciers in te spelen. Deze activiteiten beïnvloeden namelijk de organisatie en het is door mogelijk met behulp van de strategie hier op in te spelen. How you gather, manage, an use information will determine whether you win or lose 12. Toward a Fourth Area:... Ondanks het feit dat pioniers in de it een klein voordeel kunnen hebben is dit voordeel beperkt daar in de huidige maatschappij als razend snel gedupliceerd word en men dus terug valt op standaard applicaties als SAP BAAN en JD edwards. Hierdoor word het streven naar een blijvend competitief voordeel van strategisch management onmogelijk en zullen we blijvend en competitief moeten splitsen. Het competitieve is een kort leven beschoren maar het blijvend verwijst naar het IT systeem dat ook na dat het voordeel is verdwenen, meer waarde levert aan de business. Box 1.4 is een opsomming van concurrentie voordelen Box 1.5 is SIS in de praktijk Kortom afhankelijk van hoe IS in een organisatie geïmplementeerd word levert het voordelen en mogelijk blijvend toegevoegde waarde op.