Digitale Documentenhuishouding
    met Microsoft SharePoint
          Jan R. Cirpka
Doelstelling

  Bekendmaking met Microsoft’s SharePoint technologie
  Inzicht in Microsoft’s zienswijze rondom digitale
  ...
Agenda

 Introductie
 Document Management
 Records Management
 Samenvatting
Winvision

 Microsoft Gold Partner met 10 competenties
 Meer dan 50 medewerkers
    Centraal staat het denken vanuit de op...
Winvision klanten
Digitale informatie en organisaties

  Hoe ontstaat informatie en
  waar wordt deze bewaard?
     File shares
     E-mail
...
“Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren”



          Projects        Staff

                                        ...
Informatie uitdaging


                                        t zoeken
                           tijd kwijt me          ...
Opslaan en archiveren

Opslag                          Archief
  Doel is snel terugvinden        Doel is dat de organisati...
Document Life-Cycle
                                  Persoon



                    Opzoeken                 Creëren
    ...
Microsoft’s aanpak

                                                                             Toegangkelijkheid
       ...
Eén platform voor Intranet-, Extranet- en
Internet-oplossingen
  Makkelijk en intuïtief
  informatie en kennis delen
  Ris...
SharePoint 2007 Functionaliteit

                                                             Documenten / taken / kalende...
Web Portaal

 Vertrouwde brouwser als user interface
 Structuur van de inhoud d.m.v. Sites
 Sjablonen voor consistente vor...
Samenwerking (Collaboration)

 Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc.
 Wiki’s, blogs, e-mail, discussie f...
Zoeken

 Doorbreken van informatie silos
    Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders
    b...
Business Intelligence en Formulieren

 Voor consumptie is slechts een browser vereist
    Server-gebaseerde Excel spreadsh...
Content Management

               Document Management
               Policy and Compliance
    Content    Workflow
  Mana...
Web Content Management

 Voor Intra- en Internet toepassingen
 WYSIWYG in context editing
 Publicatie – met goedkeuring en...
Demo
 Basisfunctionaliteit
       Werken met SharePoint
       Aanpassen van het User Interface
       Zoeken
Agenda: Document Management
Basisfunctionaliteit

  Check In/Check Out
  Major/Minor versies
  Prullenmand – met dubbele bodem
  Integratie met Micros...
Document Opslag
  Groot aantal
  documenten




                                        Rijke meta data voor
Mappen in boo...
Check In / Check Out en Versie’s
        Lezers        Beoordelaars                Auteurs               Huidige Auteur

 ...
Invoer van Metadata vanuit Office 2007
Centraal
gedefineerde meta
data velden




                                  Aanpas...
Metadata

 Kolom sjablonen
   Gecentraliseerd Management van Velden
   Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waarde...
Zoeken van Informatie

  Zoeken via
  intranet portal
                                                       Meta gegevens...
Beveiliging van Informatie
                                       Rolen gebaserde
Document Opslag                        b...
Gestructureed Samenwerken
                                       Rolen gebaseerde
                                       b...
Workflow out-of-the-box

 Op documenten, lijsten, pagina’s etc
 Serieel and parallel
    Document review en goedkeuring
  ...
Document Review Workflow
Workflow taken toe-
gekend aan
gebruikers




                      Workflow historie
Outlook integratie – documenten nu offline

 Email verzenden naar SharePoint
    Email discussie, meetings and documents
 ...
Demo
 Document Management
      Aanmaken en onderhouden van
      documentbibliotheken
      Hoe werken inhoudstypes
     ...
Business Benefits

              Hergebruik en veilig stellen van kennis



               Ondersteuning van gestructureer...
Agenda: Records Management

              SOX
              Archiefwet
               Basel II
Wat mist nog…

 Auditing en tracking
 Bewaartermijnen en vernietiging
 Labels, barcodes en andere eigenschappen
 Kluis - v...
Regels en opslag

 Regels worden centraal vastgelegd
    Auditing & Tracking
    Labeling & Barcodes
    …
 Aanvullend ged...
Regels voor Informatie Management


Track audit and
expiratie van inhoud




                         Configureerbare
    ...
Mogelijkheden voor Informatie Regels

 Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum
 Out of the box
    Expira...
Vastleggen van Records
                                                                                Record-
           ...
Records Archief
Officieel Record
Opslag




                         Record Routering
                         op basis va...
E-mail as Records
Folder Policy
Statement




                Managed E-mail
                Folders
Bewaartermijnen
                                                            Expiratie aktie
      Records Opslag



    Co...
File Plan Configuration




44
Compliance Raporten




45
Beheeren van bewaar lijsten
Certificering

  DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie)
     Door een Amerikaanse partner
     Add-on kit komt be...
Demo
 Records Management
      Auditing en Labels
      Recordscentrum
Business Benefits
               Vermindering risiko voor non-
               compliance en aanspraakelijkheid



        ...
Agenda : Samenvatting




                   Drinks are
                   waiting…
Ondersteunde scenario’s


   E-mail, Web          Document creatie,        Archivering
   Formulier            review and ...
Office is gegroeid tot 2007 Office System


                                                  Content
                    ...
Document & Records Mgmt Functionaliteit

 Organizatie van gegevens
    Metadata voor inhoudtypes
    Lijsten en mappen – m...
Success van SharePoint

 1 plek waar informatie
 worden opgeslagen
    Documenten
    Lijsten
    Contacten
 Ondersteuning...
Your platform to perform
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA

2,107

Published on

Published in: Business
1 Comment
1 Like
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
2,107
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
54
Comments
1
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA

  1. 1. Digitale Documentenhuishouding met Microsoft SharePoint Jan R. Cirpka
  2. 2. Doelstelling Bekendmaking met Microsoft’s SharePoint technologie Inzicht in Microsoft’s zienswijze rondom digitale documentenhuishouding
  3. 3. Agenda Introductie Document Management Records Management Samenvatting
  4. 4. Winvision Microsoft Gold Partner met 10 competenties Meer dan 50 medewerkers Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal mogelijk benutten het hele Microsoft platform Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken) Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM Virtualisatie, Identity Management, Exchange & Mail archivering, Beveiliging, Infrastructuur standaardisatie Sterke propositie voor het hoger onderwijs Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld
  5. 5. Winvision klanten
  6. 6. Digitale informatie en organisaties Hoe ontstaat informatie en waar wordt deze bewaard? File shares E-mail Wordt deze informatie beheerd (en weggegooid)? Lijdt u organisatie ‘geheugen’ verlies?
  7. 7. “Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren” Projects Staff Mail Archives (Hard-copy) EMail Electronic Contacts CAD Drawings Documents
  8. 8. Informatie uitdaging t zoeken tijd kwijt me Meer dan 80% van deze informatie staat op ijn veel emers z en! Werkn ument individuele hard disks en in persoonlijke naar doc mappen op het netwerk. Werknemers krijgen 50%-75% van hun relevante informatie direct van collega’s. Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je nodig hebt. Wat als zij het bedrijf verlaten…..?
  9. 9. Opslaan en archiveren Opslag Archief Doel is snel terugvinden Doel is dat de organisatie Ordening vaak naar eigen verantwoording kan inzicht en met weinig meta afleggen gegevens Organisatiebrede afspraken, Als deze gedeeld wordt, dan wet- en regelgeving wordt kennisdeling mogelijk Uitdaging
  10. 10. Document Life-Cycle Persoon Opzoeken Creëren ??? Organisatie Opslag Opslaan Documenten
  11. 11. Microsoft’s aanpak Toegangkelijkheid Discipline Office SharePoint Server 2007 Portal, Web Content Management, and More Windows SharePoint Services “v3” v3” SharePoint Portal Server 2003 Content Management Windows SharePoint Services “v2” v2” Server 2002 SharePoint Team Services “v1” v1” SharePoint Portal Server 2001
  12. 12. Eén platform voor Intranet-, Extranet- en Internet-oplossingen Makkelijk en intuïtief informatie en kennis delen Risicoverlagend content beheren en herbruiken Sneller en beter doordachte beslissingen kunnen nemen SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
  13. 13. SharePoint 2007 Functionaliteit Documenten / taken / kalenders , Server-gebaseerde Excel blogs, wikis, e-mail integratie, spreadsheets en data lijsten, Outlook Integratie visualisatie, Report Center Business Intelligence Collaboration Rijke Windows Enterprise Portal webformulieren SharePoint sjabloon, Site Business Portal Services Directory, mijn site, Forms social networking, privacy control Content Search Management Document management, records management, Enterprise schaalbaar, en Web content contextuele relevantie, management zoeken naar mensen en business data Gesamenlijk workspace fundament
  14. 14. Web Portaal Vertrouwde brouwser als user interface Structuur van de inhoud d.m.v. Sites Sjablonen voor consistente vormgeving Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web Parts) Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad Personalisatie naar doelgroepen
  15. 15. Samenwerking (Collaboration) Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc. Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums Notificatie via Waarschuwingen of RSS Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site” Grotendeels informeel
  16. 16. Zoeken Doorbreken van informatie silos Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders backend business systemen Impliciete kennis Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact treden middels een sociaal netwerk Belangrijke technologieën Relevantie – zinvol resultaat Hit highlighting Waarschuwingen – de data vind U
  17. 17. Business Intelligence en Formulieren Voor consumptie is slechts een browser vereist Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie Rijke Web formulieren gebaseerd op XML Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema Integratie d.m.v. Web Services
  18. 18. Content Management Document Management Policy and Compliance Content Workflow Management Web Content Management Buiten beschouwing gelaten voor deze presentatie 18
  19. 19. Web Content Management Voor Intra- en Internet toepassingen WYSIWYG in context editing Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip Meerdere talen/brands
  20. 20. Demo Basisfunctionaliteit Werken met SharePoint Aanpassen van het User Interface Zoeken
  21. 21. Agenda: Document Management
  22. 22. Basisfunctionaliteit Check In/Check Out Major/Minor versies Prullenmand – met dubbele bodem Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer Beveiliging tot op individueel niveau Workflow ter goedkeuring
  23. 23. Document Opslag Groot aantal documenten Rijke meta data voor Mappen in boom- zoeken structuur Dublin Core out-of- the-box Check-in, Check-out en Versie’s
  24. 24. Check In / Check Out en Versie’s Lezers Beoordelaars Auteurs Huidige Auteur Check Out 1.0 In (werk kopij) eck Ch tie bl ica 1.1 Pu g keurin G oed Zichtbaar bij zoeken, waarschuwingen 2.0
  25. 25. Invoer van Metadata vanuit Office 2007 Centraal gedefineerde meta data velden Aanpasbaar Document Information panel (InfoPath technology) Verzamelen van meta data als onderdeel van het schrijven
  26. 26. Metadata Kolom sjablonen Gecentraliseerd Management van Velden Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3 Inhoudstypen (Content Types) Herbruikbare definitie van een lijst schema Staat los van het bestandstype Hiërarchisch Gedrag is hieraan geassocieerd Spelregels Document Sjablonen Workflow
  27. 27. Zoeken van Informatie Zoeken via intranet portal Meta gegevens SharePoint Zoekmachine met Content scoren hoger in relevantie Repositories de relevantie ERP Systems Zoeken door verschillende bronnen van gestructureerde en ongestructureerde data File Shares Vind de dichstbijzijnde expert People
  28. 28. Beveiliging van Informatie Rolen gebaserde Document Opslag beveiliging op individuele documenten Sales HR Contracten Regio Noord Server side IRM Records Management Prullenmand
  29. 29. Gestructureed Samenwerken Rolen gebaseerde beveiliging Auteur Goedkeuring binnen Office Document Repository Sales HR Start workflow Contracten Regio Noord vanuit Office Reviewer Lezer Document sjablonen Central IT
  30. 30. Workflow out-of-the-box Op documenten, lijsten, pagina’s etc Serieel and parallel Document review en goedkeuring Verzameling van handtekeningen Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie
  31. 31. Document Review Workflow Workflow taken toe- gekend aan gebruikers Workflow historie
  32. 32. Outlook integratie – documenten nu offline Email verzenden naar SharePoint Email discussie, meetings and documents SharePoint informatie in Outlook Bibliotheken worden mappen in Outlook Gedeelde calender voor groepen Outlook als SharePoint offline interface
  33. 33. Demo Document Management Aanmaken en onderhouden van documentbibliotheken Hoe werken inhoudstypes Workflow
  34. 34. Business Benefits Hergebruik en veilig stellen van kennis Ondersteuning van gestructureerde en gezamenlijke creatie van documenten Geïntegreerde processen
  35. 35. Agenda: Records Management SOX Archiefwet Basel II
  36. 36. Wat mist nog… Auditing en tracking Bewaartermijnen en vernietiging Labels, barcodes en andere eigenschappen Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag
  37. 37. Regels en opslag Regels worden centraal vastgelegd Auditing & Tracking Labeling & Barcodes … Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights Management Services vastgelegd worden Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.) Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’
  38. 38. Regels voor Informatie Management Track audit and expiratie van inhoud Configureerbare bewaartermijn
  39. 39. Mogelijkheden voor Informatie Regels Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum Out of the box Expiratie Auditing Labels/Barcodes Uitbreidbaar met bijvoorbeeld De-duplicatie Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit Conversie naar een Fixed Formaat
  40. 40. Vastleggen van Records Record- Inclusief centrum overdracht van sjabloon document context Record Verzameling Sharepoint Interface Records Opslag Sites Contracten Financiale Planning Regio Noord Configuratie via archief plan Andere gegevens Records Manager
  41. 41. Records Archief Officieel Record Opslag Record Routering op basis van Inhoudstypes Bewaar Lijsten
  42. 42. E-mail as Records Folder Policy Statement Managed E-mail Folders
  43. 43. Bewaartermijnen Expiratie aktie Records Opslag Contracten Velopen Financiale Archief Planning Regio Noord Verlopen Bewaartermijnen gedefineerd door wetgeving of bedrijfsregels Vernieteging Records Manager
  44. 44. File Plan Configuration 44
  45. 45. Compliance Raporten 45
  46. 46. Beheeren van bewaar lijsten
  47. 47. Certificering DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie) Door een Amerikaanse partner Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese specificaties DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004 (Nederland) Overlap met DoD 5015.2 aspecten
  48. 48. Demo Records Management Auditing en Labels Recordscentrum
  49. 49. Business Benefits Vermindering risiko voor non- compliance en aanspraakelijkheid Beschikbaarheid van essentiele bedrijfsgegevens Kostenbesparing informatie verzameling om juridische redenen
  50. 50. Agenda : Samenvatting Drinks are waiting…
  51. 51. Ondersteunde scenario’s E-mail, Web Document creatie, Archivering Formulier review and goedkeuring Documenten en ondersteunende informatie Standaard naamgeving, standaard sjablonen, standaard tekstblokken, standaard metadata, standaard workflow Archivering voor vastgelegde tijden op vastgelegde plek
  52. 52. Office is gegroeid tot 2007 Office System Content Collaboration manageme nt Portals Search Streamline d Business processes intelligence Word Business processing modeling Business data Presentations manageme Information nt management
  53. 53. Document & Records Mgmt Functionaliteit Organizatie van gegevens Metadata voor inhoudtypes Lijsten en mappen – met eigen “spelregels” Mogelijkheid om historie te bewaren Workflow Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen Historie beschikbaar Regelgeving Ondersteuning voor Auditing, Labeling Records opslag is een veilige kluis
  54. 54. Success van SharePoint 1 plek waar informatie worden opgeslagen Documenten Lijsten Contacten Ondersteuning van de volledige life-cycle Veel out-of-the-box en nog meer is aanpasbaar Onderdeel van de Microsoft ‘Infrastructuur’
  55. 55. Your platform to perform
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×