SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA

on

  • 3,428 views

 

Statistics

Views

Total Views
3,428
Views on SlideShare
3,420
Embed Views
8

Actions

Likes
1
Downloads
53
Comments
1

1 Embed 8

http://www.slideshare.net 8

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA Presentation Transcript

  • Digitale Documentenhuishouding met Microsoft SharePoint Jan R. Cirpka
  • Doelstelling Bekendmaking met Microsoft’s SharePoint technologie Inzicht in Microsoft’s zienswijze rondom digitale documentenhuishouding
  • Agenda Introductie Document Management Records Management Samenvatting
  • Winvision Microsoft Gold Partner met 10 competenties Meer dan 50 medewerkers Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal mogelijk benutten het hele Microsoft platform Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken) Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM Virtualisatie, Identity Management, Exchange & Mail archivering, Beveiliging, Infrastructuur standaardisatie Sterke propositie voor het hoger onderwijs Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld
  • Winvision klanten
  • Digitale informatie en organisaties Hoe ontstaat informatie en waar wordt deze bewaard? File shares E-mail Wordt deze informatie beheerd (en weggegooid)? Lijdt u organisatie ‘geheugen’ verlies?
  • “Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren” Projects Staff Mail Archives (Hard-copy) EMail Electronic Contacts CAD Drawings Documents
  • Informatie uitdaging t zoeken tijd kwijt me Meer dan 80% van deze informatie staat op ijn veel emers z en! Werkn ument individuele hard disks en in persoonlijke naar doc mappen op het netwerk. Werknemers krijgen 50%-75% van hun relevante informatie direct van collega’s. Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je nodig hebt. Wat als zij het bedrijf verlaten…..?
  • Opslaan en archiveren Opslag Archief Doel is snel terugvinden Doel is dat de organisatie Ordening vaak naar eigen verantwoording kan inzicht en met weinig meta afleggen gegevens Organisatiebrede afspraken, Als deze gedeeld wordt, dan wet- en regelgeving wordt kennisdeling mogelijk Uitdaging
  • Document Life-Cycle Persoon Opzoeken Creëren ??? Organisatie Opslag Opslaan Documenten
  • Microsoft’s aanpak Toegangkelijkheid Discipline Office SharePoint Server 2007 Portal, Web Content Management, and More Windows SharePoint Services “v3” v3” SharePoint Portal Server 2003 Content Management Windows SharePoint Services “v2” v2” Server 2002 SharePoint Team Services “v1” v1” SharePoint Portal Server 2001
  • Eén platform voor Intranet-, Extranet- en Internet-oplossingen Makkelijk en intuïtief informatie en kennis delen Risicoverlagend content beheren en herbruiken Sneller en beter doordachte beslissingen kunnen nemen SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
  • SharePoint 2007 Functionaliteit Documenten / taken / kalenders , Server-gebaseerde Excel blogs, wikis, e-mail integratie, spreadsheets en data lijsten, Outlook Integratie visualisatie, Report Center Business Intelligence Collaboration Rijke Windows Enterprise Portal webformulieren SharePoint sjabloon, Site Business Portal Services Directory, mijn site, Forms social networking, privacy control Content Search Management Document management, records management, Enterprise schaalbaar, en Web content contextuele relevantie, management zoeken naar mensen en business data Gesamenlijk workspace fundament
  • Web Portaal Vertrouwde brouwser als user interface Structuur van de inhoud d.m.v. Sites Sjablonen voor consistente vormgeving Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web Parts) Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad Personalisatie naar doelgroepen
  • Samenwerking (Collaboration) Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc. Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums Notificatie via Waarschuwingen of RSS Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site” Grotendeels informeel
  • Zoeken Doorbreken van informatie silos Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders backend business systemen Impliciete kennis Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact treden middels een sociaal netwerk Belangrijke technologieën Relevantie – zinvol resultaat Hit highlighting Waarschuwingen – de data vind U
  • Business Intelligence en Formulieren Voor consumptie is slechts een browser vereist Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie Rijke Web formulieren gebaseerd op XML Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema Integratie d.m.v. Web Services
  • Content Management Document Management Policy and Compliance Content Workflow Management Web Content Management Buiten beschouwing gelaten voor deze presentatie 18
  • Web Content Management Voor Intra- en Internet toepassingen WYSIWYG in context editing Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip Meerdere talen/brands
  • Demo Basisfunctionaliteit Werken met SharePoint Aanpassen van het User Interface Zoeken
  • Agenda: Document Management
  • Basisfunctionaliteit Check In/Check Out Major/Minor versies Prullenmand – met dubbele bodem Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer Beveiliging tot op individueel niveau Workflow ter goedkeuring
  • Document Opslag Groot aantal documenten Rijke meta data voor Mappen in boom- zoeken structuur Dublin Core out-of- the-box Check-in, Check-out en Versie’s
  • Check In / Check Out en Versie’s Lezers Beoordelaars Auteurs Huidige Auteur Check Out 1.0 In (werk kopij) eck Ch tie bl ica 1.1 Pu g keurin G oed Zichtbaar bij zoeken, waarschuwingen 2.0
  • Invoer van Metadata vanuit Office 2007 Centraal gedefineerde meta data velden Aanpasbaar Document Information panel (InfoPath technology) Verzamelen van meta data als onderdeel van het schrijven
  • Metadata Kolom sjablonen Gecentraliseerd Management van Velden Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3 Inhoudstypen (Content Types) Herbruikbare definitie van een lijst schema Staat los van het bestandstype Hiërarchisch Gedrag is hieraan geassocieerd Spelregels Document Sjablonen Workflow
  • Zoeken van Informatie Zoeken via intranet portal Meta gegevens SharePoint Zoekmachine met Content scoren hoger in relevantie Repositories de relevantie ERP Systems Zoeken door verschillende bronnen van gestructureerde en ongestructureerde data File Shares Vind de dichstbijzijnde expert People
  • Beveiliging van Informatie Rolen gebaserde Document Opslag beveiliging op individuele documenten Sales HR Contracten Regio Noord Server side IRM Records Management Prullenmand
  • Gestructureed Samenwerken Rolen gebaseerde beveiliging Auteur Goedkeuring binnen Office Document Repository Sales HR Start workflow Contracten Regio Noord vanuit Office Reviewer Lezer Document sjablonen Central IT
  • Workflow out-of-the-box Op documenten, lijsten, pagina’s etc Serieel and parallel Document review en goedkeuring Verzameling van handtekeningen Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie
  • Document Review Workflow Workflow taken toe- gekend aan gebruikers Workflow historie
  • Outlook integratie – documenten nu offline Email verzenden naar SharePoint Email discussie, meetings and documents SharePoint informatie in Outlook Bibliotheken worden mappen in Outlook Gedeelde calender voor groepen Outlook als SharePoint offline interface
  • Demo Document Management Aanmaken en onderhouden van documentbibliotheken Hoe werken inhoudstypes Workflow
  • Business Benefits Hergebruik en veilig stellen van kennis Ondersteuning van gestructureerde en gezamenlijke creatie van documenten Geïntegreerde processen
  • Agenda: Records Management SOX Archiefwet Basel II
  • Wat mist nog… Auditing en tracking Bewaartermijnen en vernietiging Labels, barcodes en andere eigenschappen Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag
  • Regels en opslag Regels worden centraal vastgelegd Auditing & Tracking Labeling & Barcodes … Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights Management Services vastgelegd worden Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.) Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’
  • Regels voor Informatie Management Track audit and expiratie van inhoud Configureerbare bewaartermijn
  • Mogelijkheden voor Informatie Regels Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum Out of the box Expiratie Auditing Labels/Barcodes Uitbreidbaar met bijvoorbeeld De-duplicatie Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit Conversie naar een Fixed Formaat
  • Vastleggen van Records Record- Inclusief centrum overdracht van sjabloon document context Record Verzameling Sharepoint Interface Records Opslag Sites Contracten Financiale Planning Regio Noord Configuratie via archief plan Andere gegevens Records Manager
  • Records Archief Officieel Record Opslag Record Routering op basis van Inhoudstypes Bewaar Lijsten
  • E-mail as Records Folder Policy Statement Managed E-mail Folders
  • Bewaartermijnen Expiratie aktie Records Opslag Contracten Velopen Financiale Archief Planning Regio Noord Verlopen Bewaartermijnen gedefineerd door wetgeving of bedrijfsregels Vernieteging Records Manager
  • File Plan Configuration 44
  • Compliance Raporten 45
  • Beheeren van bewaar lijsten
  • Certificering DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie) Door een Amerikaanse partner Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese specificaties DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004 (Nederland) Overlap met DoD 5015.2 aspecten
  • Demo Records Management Auditing en Labels Recordscentrum
  • Business Benefits Vermindering risiko voor non- compliance en aanspraakelijkheid Beschikbaarheid van essentiele bedrijfsgegevens Kostenbesparing informatie verzameling om juridische redenen
  • Agenda : Samenvatting Drinks are waiting…
  • Ondersteunde scenario’s E-mail, Web Document creatie, Archivering Formulier review and goedkeuring Documenten en ondersteunende informatie Standaard naamgeving, standaard sjablonen, standaard tekstblokken, standaard metadata, standaard workflow Archivering voor vastgelegde tijden op vastgelegde plek
  • Office is gegroeid tot 2007 Office System Content Collaboration manageme nt Portals Search Streamline d Business processes intelligence Word Business processing modeling Business data Presentations manageme Information nt management
  • Document & Records Mgmt Functionaliteit Organizatie van gegevens Metadata voor inhoudtypes Lijsten en mappen – met eigen “spelregels” Mogelijkheid om historie te bewaren Workflow Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen Historie beschikbaar Regelgeving Ondersteuning voor Auditing, Labeling Records opslag is een veilige kluis
  • Success van SharePoint 1 plek waar informatie worden opgeslagen Documenten Lijsten Contacten Ondersteuning van de volledige life-cycle Veel out-of-the-box en nog meer is aanpasbaar Onderdeel van de Microsoft ‘Infrastructuur’
  • Your platform to perform