Tunisel manuel de_procedures_14_avril_2010 (2)

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Tunisel manuel de_procedures_14_avril_2010 (2)

  1. 1. SOCIETE TUNISEL S.A MANUEL DE PROCEDURES Membre de Performances Plus International Groupement International de Consultants Pluridisciplinaires et d’Auditeurs
  2. 2. TUNISEL Manuel des procédures 2 Sommaire Pages A . ORGANIGRAMME GENERAL 2 B. FICHES DE FONCTION 4 a. Organigramme de la Direction Management et Système d’Information. 24 b. Fiches de Fonctions de la Direction Management et système d’Information. 26 CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  3. 3. TUNISEL Manuel des procédures 3 A. ORGANIGRAMME GENERAL CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  4. 4. TUNISEL Manuel des procédures 4 ORGANIGRAMME GENERAL PDG DGA ou Secrétaire Général Unité Recherche & Bureau d’ordre & Développements Assistante de Direction Unité Contrôle de gestion/ Audit Interne Direction Management & Système d’information Directeur Technique Service Service Administratif & Unité calcul des coûts de Service Comptabilité Service Financier Service Commercial Gestion du Personnel Approvisionnement production Unité pointage & Gestion du Unité Achats BEN personnel BEN Service Production Service Maintenance Service Qualité GUERDANE GUERDANE Pompage et circulation des Unité Gestion des Magasins BEN GUERDANE eaux des bassins & Installations fixes Qualité Produits laboratoire Magasin Pièces de Récolte & transfert sur Carburants Parc d’engins Qualité Procédé Rechange Site Traitements du sel Infrastructure Environnement Stockage et Expédition Ateliers de réparation Sécurité CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  5. 5. TUNISEL Manuel des procédures 5 B. FICHES DE FONCTIONS CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  6. 6. TUNISEL Manuel des procédures 6 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.G-1/4 PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL. I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Assurer la coordination, consolidation et supervision des activités exercées par les différentes fonctions de l’entreprise et veiller à l’atteinte des objectifs stratégiques. II. MISSIONS : 1. Définir la politique générale de l’entreprise et arrêter ses principales orientations stratégiques. 2. Diriger l’entreprise et assurer le pilotage stratégique et opérationnel de ses différentes activités. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : - Conseil d’administration. - Assemblée Générale des actionnaires. 2. Liaisons Fonctionnelles : L’ensemble des Directions, Sous-Directions, Unités et Services de l’entreprise. 3. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Ministères (de Tutelle et Autres). - Clients internationaux. - Tierces Personnes en liaison avec l’entreprise,… - Organismes nationaux et internationaux. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  7. 7. TUNISEL Manuel des procédures 7 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.G-2/4 PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL. IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : - Fixer les objectifs et les buts organisationnels de l’entreprise et définir les stratégies, fondamentales, fonctionnelles et de développement qui lui permettent de les atteindre. - Arrêter la planification stratégique et opérationnelle de l’entreprise et veiller à sa cohérence avec sa finalité. - Fixer les moyens à mettre à la disposition des différentes Directions et Unités de l’entreprise pour atteindre les objectifs assignés. - Veiller à la préparation des budgets prévisionnels de fonctionnement et d’investissement et assurer les moyens de leur financement. - Veiller à la préparation des états financiers de l’entreprise dans les délais requis et en conformité avec les normes et principes comptables prescrits. - Diriger l’entreprise et Superviser la gestion des affaires administratives, financières et techniques relevant de ses différentes Unités et Directions. - Contrôler l’évolution réelle des activités de l’entreprise par rapport aux objectifs assignés et déclencher toutes les mesures et actions correctives nécessaires pour prévenir les anomalies. - Piloter les activités des différentes Unités et Directions de l’entreprise à travers les indicateurs du tableau de bord de pilotage stratégique et opérationnel. - Veiller à développer un dispositif de communication, coordination, concertation entre les différentes Unités et Directions de l’entreprise. - Prendre toutes les décisions qui entrent dans le cadre de ses attributions et exercer d’une manière générale toutes les prérogatives conformément au statut et aux délégations de pouvoir du Conseil d’Administration et aux directives de l’Assemblée Générale des actionnaires. - Superviser les différents conseils et comités (conseil d’entreprise, comités de direction et autres) et définir leur ordre du jour. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Tous les documents et supports financiers, administratifs et techniques émanant des différentes Directions et Unités de l’entreprise et soumis à l’approbation, signature ou visa de la Direction Générale. - Divers courriers et correspondances émanant de l’extérieur de l’entreprise. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  8. 8. TUNISEL Manuel des procédures 8 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.G-3/4 PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL. 2. Documents de sortie : - Rapport d’activité annuel de l’entreprise et états financiers.. - Autres rapports destinés aux différents Ministères (Tutelle et autres…). - Courrier,correspondances… 3. Documents de position : - Budgets prévisionnels de fonctionnement et d’investissement. - Tableau de bord de pilotage stratégique et opérationnel. 4. Autres documents : - Textes réglementaires et juridiques. - J.O.R.T,… VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible - Président Directeur Général 1 - - 1 - Assistante de Direction et Bureau 1 - - 1 d’Ordre Central - Agent de liaison 1 - - 1 2. Moyens et supports logistiques : - Micro – ordinateur. - Meubles de bureau. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Efficacité dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise. - Efficience dans l’optimisation et l’utilisation des moyens alloués. - Pertinence dans les décisions stratégiques et opérationnelles arrêtées et prises. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  9. 9. TUNISEL Manuel des procédures 9 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.G-4/4 PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : - Expérience et savoir-faire. - Qualités managériales. - Esprit de synthèse. - Célérité dans la prise de décision. - Tact et vigilance. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  10. 10. TUNISEL Manuel des procédures 10 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – A.D-BOC-1/3 ASSISTANTE DE DIRECTION ET RESPONSABLE DU BUREAU D’ORDRE CENTRAL. I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Assurer Les travaux logistiques de la direction générale. II MISSIONS : 1. Réceptionner, trier et enregistrer tout le courrier « Arrivée-départ » de l’entreprise. 2. Organiser, ventiler et suivre le courrier et la documentation entre les différentes Unités et Directions. 3. Veiller à la gestion et au classement des différents dossiers de la direction générale. 4. Assurer tous les travaux de saisie et de traitement de textes. 5. Gérer les rendez-vous et réunions de la Direction Générale. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Président Directeur Général. 2. Liaisons Fonctionnelles : - Toutes les Directions, Sous-Directions, Unités et Services de l’entreprise. 3. Liaisons externes à TUNISEL SA : - Différents Organismes. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  11. 11. TUNISEL Manuel des procédures 11 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – A.D-BOC-2/3 ASSISTANTE DE DIRECTION ET RESPONSABLE DU BUREAU D’ORDRE CENTRAL. IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Veiller au classement et à la gestion de tous les dossiers traités par la Direction Générale. 2. Assurer tous les travaux de saisie et de traitement de textes. 3. Gérer les rendez-vous et réunions de la Direction Générale. 4. Attribuer un numéro d’ordre et la date à tout courrier «arrivée-départ » avant sa transmission aux destinataires internes ou externes. 5. Donner une décharge au porteur de tout courrier « arrivée » et lui attribuer un numéro d’ordre sur le registre «arrivée ». 6. Enregistrer sur le registre « arrivée » la date, le numéro d’ordre, l’expéditeur et l’objet du courrier. 7. Classer les décharges du courrier « Arrivée-départ » suivant l’ordre chronologique et dans des classeurs prévus à cet effet. 8. Soumettre le courrier « arrivée » à la Direction Générale pour information et annotation avant de le remettre au destinataire concerné contre décharge sur le registre « arrivée ». 9. Enregistrer sur le registre « départ » la date, le numéro d’ordre, et le nom de la personne ou l’organisme destinataire. 10. Expédier tout courrier « départ » destiné à l’extérieur et donner un exemplaire enregistré à l’expéditeur de l’entreprise. 11. Enregistrer les notes d’information interne et veiller à la conservation des notes de services. 12. Veiller au classement et à la gestion de tous dossiers traités par la Direction Générale. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Divers courriers parvenus à l’entreprise. 2. Documents de sortie : - Courrier départ. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  12. 12. TUNISEL Manuel des procédures 12 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – A.D-BOC-3/3 ASSISTANTE DE DIRECTION ET RESPONSABLE DU BUREAU D’ORDRE CENTRAL. 3. Documents de position : - Registre courrier « arrivée ». - Registre courrier « départ ». 4. Autres documents : Notes de services,… VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible - Assistante de Direction et Responsable 1 - - 1 du Bureau d’Ordre Centrale 2. Moyens et supports logistiques : - Meubles de bureau. - Micro-ordinateur. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Soutien logistique de qualité pour la Direction Générale. - Célérité dans le traitement du courrier « arrivée-départ ». - Efficacité dans le classement des différents documents de la Direction Générale. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Compétences et qualités humaines requises: - Confidentialité. - Secret professionnel. - Savoir à faire. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  13. 13. TUNISEL Manuel des procédures 13 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AI- CDG-1/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Apprécier la maîtrise des dispositifs de contrôle interne en place et veiller à la protection et à la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise ainsi qu’à la fiabilité de son système d’information. Favoriser la maîtrise des actes et des pratiques de gestion par tous les membres du personnel en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise. II. MISSIONS : II.1.Module Audit Interne : 1. Evaluer le système de contrôle interne de l’entreprise à travers les missions d’audit de manière à protéger le patrimoine social, fiabiliser les informations financières et évaluer le degré de maîtrise des activités. 2. Apprécier le respect et la pertinence des procédures instituées, afin de vérifier que les services de l’entreprise gèrent avec efficacité les activités dont ils ont la charge. 3. Veiller à la bonne application par les différentes Directions et Unités de l’entreprise de la réglementation et des instructions de la Direction Générale, ainsi que des recommandations du Conseil d’Administration et du manuel des procédures. 4. Planifier et conduire les missions d’Audit Interne conformément aux normes et aux pratiques d’usage. II.2.Module Contrôle de Gestion : 1. Participer à la planification stratégique et opérationnelle de l’entreprise et au suivi du contrat d’objectifs. 2. Assurer la maîtrise du système d’information de gestion. 3. Contribuer à la préparation du budget de l’entreprise et au contrôle de son exécution. 4. Procéder au calcul et à l’analyse des coûts des prestations de l’entreprise. 5. Arrêter les indicateurs de gestion nécessaires au suivi de l’ensemble des activités de l’entreprise, assurer le suivi des objectifs par les tableaux de bord et mesurer les performances. 6. Réaliser les études économiques, sociales et financières spécifiques à l’entreprise. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  14. 14. TUNISEL Manuel des procédures 14 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AI- CDG-2/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Président Directeur Général. 2. Liaisons Fonctionnelles : 3. - Toutes les Directions, Sous Directions, Services et Unités de l’entreprise. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Auditeurs externes. - Consultants externes,… - Autres organismes. IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : IV. 1 - Module Audit Interne : 1. Evaluation du système de contrôle interne de l’Agence : - Planifier selon l’approche par les risques, dans le cadre d’un plan triennal et d’un programme annuel, les missions d’audit interne couvrant l’ensemble des activités de l’entreprise. - Collecter les informations et les données requises en matière de contrôle et de vérification. - Préparer les analyses et proposer les conseils et recommandations concernant l’efficacité du système de contrôle interne et le mode de fonctionnement de l’entreprise. - S’assurer que la configuration structurelle de l’entreprise est adaptée à ses objectifs et à ses orientations stratégiques et que l’organisation est efficace. - Vérifier que les procédures en place comportent les sécurités suffisantes. - S’assurer que les transactions et les opérations réalisées par l’entreprise sont régulières. - Evaluer les mesures prises pour la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  15. 15. TUNISEL Manuel des procédures 15 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AI-CDG-3/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE 2. Appréciation du respect et de la pertinence des procédures instituées : - Suivre la mise en œuvre des recommandations palliatives prévues dans les rapports d’audit interne. - Assurer le suivi et l’appréciation des remarques et des recommandations du réviseur des comptes (auditeur externe). - Etablir un rapport d’activité annuel. 3. Application de la réglementation et des instructions : - Conduire les missions d’audit interne conformément à la normalisation internationale en la matière. - Evaluer l’activité des différentes Directions et Unités de l’entreprise et s’assurer de la conformité de l’exécution des méthodes de travail au manuel des procédures. - Recommander en cas de besoin la mise à jour du manuel des procédures et veiller à la diffusion des modifications éventuelles apportées auprès des différentes directions de l’entreprise. - Assurer le suivi des décisions émanant de la Direction Générale et du Conseil d’Administration. - Assurer le suivi des travaux et des enquêtes demandées par la Direction Générale. - Assurer la relation avec les corps de contrôle externes intervenant dans l’entreprise. - Suivre les correspondances relatives aux obligations mises à la charge de l’entreprise. 4. Planification et exécution de la mission d’Audit : - Constituer et mettre à jour les dossiers permanents et annuels d’audit. - Constituer le plan d’audit et les programmes de missions à réaliser. - Procéder périodiquement à l’accomplissement de missions d’audit interne. - Procéder périodiquement à la révision des états financiers de l’entreprise conformément aux principes et normes comptables en vigueur et proposer les ajustements nécessaires. - Assurer une bonne présentation du rapport d’audit interne du point de vue fond et de la forme et le transmettre à la Direction Générale. - Discuter le projet de rapport d’audit avec les Unités et Directions auditées en vue de valider les insuffisances et les recommandations émises. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  16. 16. TUNISEL Manuel des procédures 16 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AI- CDG-4/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE IV.2. Module contrôle de gestion : 1. Planification et suivi du contrat d’objectifs : - Collecter les informations se rapportant aux prévisions d’investissements et d’exploitation de l’entreprise. - Analyser la concordance des besoins par rapport aux orientations stratégiques de l’entreprise. - Elaborer le plan quinquennal de l’entreprise de concert avec la Direction Générale. 2. Maîtrise du Système d’Information de Gestion : a) Maintenance du Système d’Information de Gestion : S’assurer de la fiabilité des informations de gestion ainsi que de leur exhaustivité et de leur périodicité. b) Développement du Système d’Information de Gestion : - Participer à la conception et à la mise en place de nouvelles applications. - Adapter le système d’information à la nouvelle structure et aux besoins exprimés par la Direction Générale. c) Traitement et communication des informations : - Transmettre après traitement les informations aux Directions et Unités de l’entreprise, ainsi qu’aux organismes externes après autorisation de la Direction Générale. - Concevoir et élaborer les rapports d’activité mensuels et annuels. 3. Budgétisation et contrôle budgétaire : a) Budgétisation : - Assister les responsables des Directions, Unités et Services dans l’élaboration de leurs budgets compte tenu des objectifs fixés et des contraintes. - Collecter les informations budgétaires auprès des différents Services, Unités et Directions l’entreprise. - Consolider les différents budgets en fonction des directives de la Direction Générale. - Préparer un projet de budget à soumettre à la direction générale pour validation. - Transmettre les prévisions au Responsable Financier et Comptable pour la préparation des comptes annuels prévisionnels et du budget de trésorerie. b) Contrôle budgétaire : - Suivre les réalisations budgétaires et les comparer aux prévisions selon la technique de la mensualisation. - Analyser les écarts et proposer les mesures correctives à prendre. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  17. 17. TUNISEL Manuel des procédures 17 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AF- CDG-5/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE 4. Calcul et analyse des coûts : - Maîtriser les différents paramètres de la comptabilité de gestion. - Mettre à jour les données de la comptabilité de gestion pour les adapter aux spécificités de l’entreprise. - Rapprocher les données de la comptabilité de gestion à celles de la comptabilité générale. - Exploiter les données de la comptabilité de gestion en vue d’arrêter les coûts par prestation et par fonction. - Analyser la structure des coûts des différentes prestations réalisées par les Directions et Unités de l’entreprise. 5. Suivi des activités et des objectifs de l’entreprise, pilotage par les tableaux de bord et mesure des performances : - Collecter les informations nécessaires pour le suivi de l’activité de l’entreprise. - Constituer une banque de données sur les principales informations de gestion de l’entreprise. - Analyser les principales fonctions de l’entreprise sous l’angle de l’efficacité et de l’efficience. - Traiter et analyser les informations communiquées par les Directions et Unités en vue de ressortir les écarts, les analyser et proposer les actions correctives nécessaires et préventives. - Communiquer les informations traitées aux différents responsables pour exploitation et utilisation. - Concevoir et élaborer des tableaux de bord de pilotage (maquettage, choix des objectifs, choix des indicateurs, périodicité, origine, destination,…). - Soumettre des propositions à la Direction Générale en vue de réviser, contrôler et optimiser si nécessaire les instruments dont elle dispose pour gérer l’entreprise. - Présenter à la Direction Générale des rapports d’activité mensuels, trimestriels et annuels. 6. Réalisation d’études spécifiques : Réaliser et participer à toutes les études économiques, financières et sociales se rapportant à l’activité de l’entreprise, notamment, les études de faisabilité de projet, les études de rentabilité, les études portant sur l’analyse des effectifs,… CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  18. 18. TUNISEL Manuel des procédures 18 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – AT-CDG-6/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Prévisions budgétaires. - Demandes d’études,... - Notes de service. 2. Documents de sortie : - Plan d’entreprise. - Budgets. - Etudes. - Analyses. - Rapports d’activité. - Rapport d’audit interne. 3. Documents de position : - Tableaux de bord de pilotage. - Tous les fichiers et supports de traitement intermédiaire. - Grilles d’analyse des tâches. 4. Autres documents : - Documentation technique en matière d’audit et de contrôle de gestion. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible - Responsable de l’Unité Audit Interne - - 1 1 et Contrôle de Gestion 2. Moyens et supports logistiques : - Micro-ordinateur. - Meubles de bureau. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  19. 19. TUNISEL Manuel des procédures 19 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – A.D-C CDG-7/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : VII.1. Module Audit Interne : A. Les ratios d’activité : nombre de missions réalisées i) nombre de missions figurant au plan annuel C’est l’indicateur de base qui va mesurer la réalisation du plan et surtout les résultats d’améliorations apportées dans ce domaine. nombre de jours d' audit ii) nombre de missions Cet indicateur permet de mesurer la durée moyenne des missions d’audit. Le nombre de jours d’audit est la durée réelle de réalisation de la mission. Le nombre de missions est celui réalisé pendant une année. nombre de jours de formation iii) jours ouvrables Cet indicateur permet de mesurer l’évolution de la formation dispensée. Jours ouvrables : le nombre de jours de travail par an. B. Les ratios de qualité : nombre de missions imprévues i) nombre de missions programmées Ce ratio permet de mesurer l’évolution de l’exhaustivité et de la qualité du plan d’audit. Nombre de missions imprévues : nombre de missions ne figurant pas dans le plan. Nbre de Recommandations non réalisées ii) Nbre de Recommandations émises dans les rapports d' audit Ce ratio donne une idée sur l’appréciation des recommandations par les audités. Une recommandation est qualifiée de non réalisée si le suivi le prouve. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  20. 20. TUNISEL Manuel des procédures 20 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – A.D-C CDG-8/8 RESPONSABLE DE L’UNITÉ AUDIT INTERNE, CONTRÔLE DE GESTION ET COMPTABILITE ANALYTIQUE nombre de jours consacrés aux tâches de conseil iii) jours ouvrables Nombre de jours consacrés aux tâches de conseil : nombre de jours non utilisés dans des missions d’audit. C. Les ratios de coût : Dépenses du service Nombre de jours de missions réalisées Cet indicateur donne une information sur le coût à la journée et permet de se comparer aux coûts du marché. VII.2. Module Contrôle de gestion : - Fiabilité des informations communiquées et respect des délais. - Pertinence des études réalisées et leur impact sur le système de décision. - Respect des enveloppes budgétaires allouées aux différentes unités. - Satisfaction des besoins des utilisateurs de l’information à temps. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Maîtrise en Sciences Comptables, Maîtrise en Finances et Techniques Comptables ,.... 2. Compétences et qualités humaines requises: - Qualité d’analyse et d’anticipation. - Qualités personnelles (Tact, Contact, intégrité, honnêteté,…). - Maîtrise des techniques d’audit, de planification, de budgétisation et de calcul des coûts. - Maîtrise de la Micro-informatique de Gestion. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  21. 21. TUNISEL Manuel des procédures 21 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – U.R.D-1/4 RESPONSABLE DE L’UNITE RECHERCHES ET DEVELOPPEMENTS I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Concrétiser la politique de l’entreprise en matière de recherches et développements en développant et en implantant les dispositifs lui permettant de s’orienter vers la maîtrise de la qualité totale. II. MISSIONS : 1. Définir la politique de recherches et développements de l’entreprise. 2. Gérer le système de recherches et développements de l’entreprise. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Président Directeur Général. 2. Liaisons Fonctionnelles : - Unité Audit Interne et Contrôle de Gestion. - Autres Directeurs, Sous-Directions, Unités et Services de l’entreprise. 3. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Institutions de même vocation. - Laboratoires. - Clients,… CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  22. 22. TUNISEL Manuel des procédures 22 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – U.R.D-2/4 RESPONSABLE DE L’UNITE RECHERCHES ET DEVELOPPEMENTS IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Définition de la politique de recherches et développements de l’entreprise : - Etablir la politique recherches et développements de l’entreprise. - Réaliser les études de nouveaux projets. - S’assurer que la politique recherches et développements comprend l’engagement à satisfaire aux exigences et à améliorer en permanence l’efficacité du système de management de la qualité. - S’assurer que la politique recherches et développements fournit un cadre pour établir et revoir les objectifs qualité. - S’assurer que la politique recherches et développements est communiquée et comprise au sein de l’entreprise. - S’assurer que la politique recherches et développements est revue quant à son adéquation permanente. - S’assurer que les objectifs de recherches et développements en matière d’amélioration de produits et de procédés et de développement de nouveaux produits et de nouvelles technologies de production sont atteints. 2. Etablissement, documentation mise en œuvre et entretien du système de recherches et développements et amélioration de son efficacité : - Identifier les processus nécessaires au système de recherches et développements et leur application dans toute l’entreprise. - S’assurer que les processus nécessaires au système de management de la qualité de l’entreprise comprennent les processus relatifs aux activités de recherches et développements. - Déterminer la séquence et l’interaction des processus de recherches et développements. - Déterminer les critères et les méthodes nécessaires pour assurer l’efficacité du fonctionnement et de la maîtrise des processus de recherches et développements. - Assurer la disponibilité des ressources et des informations nécessaires au fonctionnement et à la surveillance des processus de recherches et développements. - Surveiller, mesurer et analyser les processus de recherches et développements. - Mettre en œuvre les actions nécessaires pour obtenir les résultats planifiés et l’amélioration continue des processus de recherches et développements. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  23. 23. TUNISEL Manuel des procédures 23 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – U.R.D-3/4 RESPONSABLE DE L’UNITE RECHERCHES ET DEVELOPPEMENTS V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Tous les documents et les supports informationnels circulant au sein de l’entreprise qu’ils soient d’origine interne ou externe. 2. Documents de sortie : - Rapport d’enquêtes. - Documents qualité. - Etudes qualité. - Projets de normes. - Rapport d’activité,... 3. Documents de position : - Manuel Qualité. - Manuel des procédures. - Dossiers techniques. 4. Autres documents : - Normes qualité. - Normes spécifiques Nationales et Internationales. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible - Responsable de l’unité Recherches et - - 1 1 Développements. 2 . Moyens et supports logistiques : - Micro – ordinateur. - Meubles de bureau. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  24. 24. TUNISEL Manuel des procédures 24 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.G. FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – U.R.D-4/4 RESPONSABLE DE L’UNITE RECHERCHES ET DEVELOPPEMENTS VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Taux de concrétisation des objectifs de recherches et développements. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Ingénieur principal. 2. Compétences et qualités humaines requises: - Expérience et savoir-faire. - Esprit d’analyse. - Tact et Contact. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  25. 25. TUNISEL Manuel des procédures 25 a. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEME D’INFORMATION CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  26. 26. TUNISEL Manuel des procédures 26 DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTÈME D’INFORMATION Direction Management et Système d’Information Service Service Service Administratif et Service Service Approvision- Financier Gestion du Comptabilité Commercial nements Personnel Gestion du Gestion Personnel et Cellule Cellule Cellule Gestion des Gestion des Administrative Gestion Pointage Cellule Caisse Cellule Ventes Préparation de Comptabilité Financière Marketing Achats Magasins et Services du Personnel BG la Paie Généraux Magasins Pièces Magasin de Rechange Carburant BG BG BG : BENGUERDENE CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  27. 27. TUNISEL Manuel des procédures 27 b .FICHES DE FONCTIONS DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEME D’INFORMATION CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  28. 28. TUNISEL Manuel des procédures 28 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.M.S.I 1/5 RESPONSABLE DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEME D’INFORMATION I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Veiller à l’optimisation de la gestion des Ressources Humaines et Financières et de l’entreprise et au management de ses activités d’approvisionnements, commerciales et comptables. II. MISSIONS : 1. Gérer les ressources humaines et financières de l’entreprise. 2. Superviser les opérations de recrutement du personnel au sein de l’entreprise. 3. Superviser la préparation des budgets d’exploitation et d’investissement en collaboration avec l’unité « Contrôle de Gestion ». 4. Superviser les opérations d’approvisionnement et d’acquisition du matériel et des équipements nécessaires au fonctionnement des services et directions de l’entreprise. 5. Superviser toutes les opérations d’encaissements et de décaissements ainsi que la tenue des comptes de l’entreprise et la préparation de ses états financiers. 6. Superviser toutes les transactions commerciales et d’exploitation de sel à l’étranger. 7. Assurer la supervision des dossiers à caractère juridique et fiscal de l’entreprise. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Direction Générale. 2. Liaisons Fonctionnelles : - Unité Audit Interne et Contrôle de Gestion. - Autres Directions, Sous Directions, Services et Unités de l’entreprise. 3. Liaisons externes à TUNNISEL – S.A : - Banques ; - Autres organismes (C.N.S.S, Administration Fiscale, ….). - Auditeurs et Consultants externes ; - Fournisseurs d’équipements et de gros travaux ; - Clients étrangers,… CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  29. 29. TUNISEL Manuel des procédures 29 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.M.S.I 2/5 RESPONSABLE DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEMES D’INFORMATION CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  30. 30. TUNISEL Manuel des procédures 30 IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Gestion des Ressources Humaines et Financières de l’entreprise : - Superviser toutes les opérations se rapportant à la gestion des ressources humaines notamment, en matière de gestion des congés, des avancements, de l’assiduité de préparation et d’exécution de la paie. - Réaliser toute étude se rapportant à la gestion des ressources humaines notamment, en ce qui a trait à la gestion des effectifs, à l’adéquation formation-emploi, et à la politique sociale au sein de l’entreprise. - Superviser toutes les opérations financières liées aux cycles d’exploitation et d’investissement au sein de l’entreprise. - Réaliser toute étude financière sur demande de la Direction Générale touchant notamment à l’équilibre financier de l’entreprise, aux financements à moyen et long terme ainsi qu’à la gestion prévisionnelle et courante de la trésorerie. 2. Gestion des recrutements : - Définir la politique de recrutement au sein de l’entreprise conformément à ses orientations stratégiques et à ses prérogatives. - Planifier les politiques de recrutement. - Organiser et superviser toutes les phases intervenant dans l’opération de recrutement. 3. Participation à la préparation du budget et à l’arrêt de situations périodiques : - Présenter à « l’Unité Contrôle de Gestion » les budgets d’exploitation et d’investissement de la Direction et des Services qui la composent. - Participer avec le responsable de «l’Unité Contrôle de Gestion » à la préparation du budget général de l’entreprise. 4. Approvisionnement, Acquisition et gestion du matériel et des équipements : - Superviser toutes les opérations d’approvisionnements et d’acquisitions de matériel faites par la Direction Technique. - S’assurer que la Direction Technique gère correctement le matériel et les équipements de l’entreprise, notamment, en matière d’enregistrement, de suivi et d’inventaire. 5. Supervision des opérations d’encaissement et de décaissement et de tenue des comptes de l’entreprise : - Superviser toutes les opérations touchant aux flux d’encaissements de décaissements au sein de l’entreprise. - Superviser les opérations de tenue des comptes de l’entreprise, notamment en matière d’imputation comptable, de saisie, de centralisation, et de justification. TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.M.S.I 3/5 CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  31. 31. TUNISEL Manuel des procédures 31 RESPONSABLE DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEMES D’INFORMATION 6. Supervision des transactions commerciales : - Veiller à ce que toutes les opérations commerciales, notamment de prospection de nouveaux marchés et clients se réalisent d’une manière régulière. - S’assurer que toutes les opérations d’expédition de sel à l’étranger sont effectuées dans les délais convenus. - S’assurer que les délais et modes de règlement convenus avec les clients sont respectés. 7. Supervision des dossiers à caractère juridique et fiscal : - Suivre les dossiers juridiques et fiscaux et les affaires contentieuses de l’entreprise et s’assurer de la sauvegarde de ses intérêts. - Analyser le contenu des textes législatifs en rapport avec l’activité de l’Entreprise et de son environnement. - Emettre un avis argumenté sur les textes législatifs notamment en ce qui concerne leur interprétation et leur exécution. - Gérer les invitations et publications pour les réunions du C.A, A.G.O, A.G.E, …. - Gérer les relations avec les actionnaires, les membres du C.A ainsi que les communications et relations publiques. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Supports d’achat : (demande d’achat, Bon de commande). - Supports de paiement : (Bon de commande, Bon de livraison, Bon d’Entrée Magasin, Facture, Chèque/Traite/espèces). - Courrier. - Projets d’Etudes. - Etats financiers périodiques. - Etat de trésorerie. - Documents administratifs liés à la gestion du personnel (recrutement, assiduité, congés, avancement, paie, …). CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  32. 32. TUNISEL Manuel des procédures 32 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.M.S.I 4/5 RESPONSABLE DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEME D’INFORMATION 2. Documents de sortie : - Etudes. - Rapports. - Courrier. 3. Documents de position : - Contrat d’objectifs. - Budget d’exploitation et d’investissement. - Etats financiers prévisionnels. - Tableau de Trésorerie Prévisionnelle. 4. Autres documents : - Notes de services. - B.O.D.I. - Normes comptables. - Documents techniques. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible Directeur Management et - - 1 1 Système d’Information 2. Moyens et supports logistiques : - Micro – ordinateur. - Meubles de bureau. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  33. 33. TUNISEL Manuel des procédures 33 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – D.M.S.I 5/5 RESPONSABLE DE LA DIRECTION MANAGEMENT ET SYSTEME D’INFORMATION VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Gestion efficace des ressources humaines et financières de l’entreprise. - Gestion efficace des opérations d’approvisionnement et d’acquisition de matériels et d’équipements. - Equilibre financier de l’entreprise. - Certification des états financiers. - Efficacité des études réalisées et des décisions prises. - Suivi rigoureux des transactions commerciales et atteinte du chiffre d’affaires cible. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES UMAINES REQUISES : 1. Diplôme : 3ème cycle en Gestion ou en Administration des Entreprises (Master Business Administration). 2. Compétences et qualités humaines requises: - Expérience et savoir –faire.. - Intégrité. - Charisme. - Célérité dans le traitement des informations. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  34. 34. TUNISEL Manuel des procédures 34 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.A.G.P 1/5 RESPONSABLE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET GESTION DU PERSONNEL I. BUT OU RAISON D’ETRE : Assister le Directeur chargé du Management et du système d’information dans l’optimisation de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise. II. MISSIONS : 1. Participer au développement et à la mise en place des mesures organisationnelles et procédurales au sein des différents Services de la « D.M.S.I ». 2. Assister le Directeur « M.S.I » dans la gestion des recrutements au niveau de l’entreprise. 3. Superviser la préparation de la paie du personnel de l’entreprise. 4. Superviser la gestion administrative du personnel. 5. Superviser la gestion des prestations des services généraux 6. Assister le Directeur « M.S.I » dans l’application de la politique sociale de l’entreprise. 7. Assister le Directeur des « M.S.I » dans la réalisation d’études à caractère administratif en vue d’une utilisation optimale des ressources humaines de l’entreprise. 8. Assister le Directeur des « M.S.I » dans la réflexion sur les grandes orientations de politique générale en matière de ressources humaines. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Directeur Management et Système d’Information « D.M.S.I ». 2. Liaisons Fonctionnelles : a) Internes à la « D.M.S.I ». : b) Externes à la « D.M.S.I » : 3. - Service Financier. - Unité Audit Interne et Contrôle de Gestion. - Service comptabilité. - Autres Directions, Sous-Directions, - Service Approvisionnements. Services et Unités de l’entreprise. - Service Commercial. Liaisons externes TUNISIEL S.A : - Ministères. - Autres organismes (CNSS, Inspection du travail…). - Auditeurs et Consultants Externes, … CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  35. 35. TUNISEL Manuel des procédures 35 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.A.G.P 2/5 RESPONSABLE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET GESTION DU PERSONNEL IV. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Développement et mise en place de mesures organisationnelles et procédurales : - Participer à la conception des procédures organisationnelles et des normes de travail à mettre en œuvre au niveau des différents Services de la « D.M.S.I ». - Participer à l’actualisation des procédures de travail et veiller à leur mise à jour. 2. Gestion des recrutements : - Assister le Directeur « M.S.I » dans la définition de la politique de recrutement au sein de l’entreprise conformément à ses orientations stratégiques. - Assister le Directeur de l’entreprise « M.S.I » dans la planification des politiques de recrutement, des mises en retraite et de mouvements du personnel. - Assister le Directeur « M.S.I » dans l’organisation et la supervision de toutes les phases rentrant dans le cadre d’une opération de recrutement. - Veiller à la préparation des tableaux d’avancement du personnel administratif et technique. 3. Gestion de la paie et des rémunérations : - S’assurer de la préparation de la paie du personnel de l’entreprise dans les délais requis. - S’assurer de l’application de la réglementation en la matière. 4. Gestion administrative du personnel : - Superviser la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs du personnel. - Superviser le suivi et la gestion des congés de personnel. - Superviser le contrôle des présences et l'assiduité du personnel. - Superviser les avancements et les évolutions de carrières du personnel. - Superviser les opérations liées à la gestion des affaires administratives du personnel, notamment, en ce qui concerne l'élaboration des attestations du personnel, la préparation des mémoires de déplacement et l'établissement des ordres de mission. 5. Gestion des services généraux : Superviser la gestion des prestations des services généraux, notamment, les utilités, les achats de produits consommables, de bureautiques, les opérations d'entretien des meubles et des locaux de l'administration ainsi que la gestion du parc auto et autres. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  36. 36. TUNISEL Manuel des procédures 36 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.A.G.P 3/5 RESPONSABLE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET GESTION DU PERSONNEL 6. Gestion sociale : - Veiller au respect des budgets alloués.aux différentes prestations sociales. - S’assurer que les prestations sociales sont réalisées conformément à la réglementation en vigueur. - Veiller à la bonne gestion des prestations sociales avec les différents partenaires. 7. Réalisation des études à caractère administratif en vue d’une utilisation optimale du personnel : - Procéder à la réalisation de toute étude à caractère administratif visant notamment l’amélioration de : • la gestion du personnel ; • l’utilisation optimale du personnel ; • la motivation du personnel ; • l’interprétation de la légalisation ; • l’organisation du travail. 8. Participation à la réflexion sur les grandes orientations de politique générale en matière de ressources humaines : - Proposer à la Direction "MSI" des projets d’études comportant des suggestions et des réflexions se rapportant : • à la politique de recrutement ; • à la gestion prévisionnelle des effectifs ; • à l’adéquation formation-emploi ; • à l’organigramme cible ; • à la politique sociale ; • à l’amélioration du climat social. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Etat des supports servant à la préparation de la paie. - Pièces du dossier administratif du candidat. - Demande de congés. 2. Documents de sortie : - Rapports d’analyses et d’études. - Correspondances. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  37. 37. TUNISEL Manuel des procédures 37 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.A.G.P 4/5 RESPONSABLE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET GESTION DU PERSONNEL - Contrat de travail. - Attestation de travail. - Décision de recrutement. - Arrêté de congés. - Attestation de reprise de fonction. - Attestation d’avancement - Mémoires de déplacement - Ordres de mission 3. Documents de position : - Tableau d'avancement du personnel. - Fichiers des congés. - Dossier administratif. - Etat de suivi des retards et des autorisations. 4. Autres documents : - Notes de services. - Statuts. - Loi-cadre. - Convention collective. - Textes Réglementation. - J.O.R.T. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible Responsable du Service - - 1 1 Administratif et Gestion du Personnel. Responsable de la cellule "Gestion - - 1 1 Administrative et services Généraux" Responsable de la "Cellule - - 1 1 Gestion du Personnel et préparation de la paie". Responsable de la "Cellule - - 1 1 Pointage et Gestion du Personnel à BEN GUERDENE". CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  38. 38. TUNISEL Manuel des procédures 38 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.A.G.P 5/5 RESPONSABLE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET GESTION DU PERSONNEL 2. Moyens et supports logistiques : - Micro-ordinateurs. - Meubles de bureau. - Coffre-fort. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Dossiers administratifs du personnel correctement établis et suivis. - Promptitude dans la préparation de la paie. - Suivi rigoureux de présences, des congés et des évolutions de carrière. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Maîtrise en Gestion ou en Administration d'Entreprise. 2. Compétences et qualités humaines requises : - Expérience et savoir-faire. - Confidentialité /Intégrité/Honnêteté. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  39. 39. TUNISEL Manuel des procédures 39 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F –RCGASG 1/4 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION ADMINISTRATIVE ET SERVICES GENERAUX. I. BUT OU RAISON D’ETRE : Assister le Responsable du « S.A.G.P » dans la gestion des structures physiques et logistiques de l’entreprise et favoriser des conditions de vie au travail favorables au personnel. II. MISSIONS : 1. Veiller à la réalisation de toutes les opérations d’entretien des équipements. 2. Veiller à la réalisation des opérations de nettoyage et de gardiennage des bâtiments administratifs de l’entreprise. 3. Veiller à la gestion des autres prestations des services généraux. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Responsable du Service Administratif et Gestion du Personnel « S.A.G.P » 2. Liaisons Fonctionnelles : a) Internes au S.A.G.P. : b) Externes au S.A.G.P 3. - Cellule Gestion du Personnel et - Unité Audit Interne et Contrôle de préparation de la paie. Gestion. - Autres Directions, Sous Directions, Services et Unités de l’entreprise. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Sous-traitants et fournisseurs. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  40. 40. TUNISEL Manuel des procédures 40 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.C.G.A.S.G 2/4 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION ADMINISTRATIVE ET SERVICES GENERAUX. IV. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Réalisation des opérations d’entretien et de réparation des installations et des bâtiments de l’entreprise : - Assurer la maintenance périodique et l’entretien courant des installations électriques, de climatisation et de chauffage des bâtiments administratifs de l’entreprise. - Assurer le maintien en bon état de fonctionnement ainsi que les entretiens et réparations nécessaires des installations sanitaires des bâtiments administratifs. - Assurer l’entretien des bureaux des bâtiments administratifs du point de vue maçonnerie, peinture, menuiserie en bois et en aluminium, … - Assurer le maintien en bon état de fonctionnement de tous les équipements de lutte contre l’incendie et veiller notamment à leur contrôle périodique conformément à la réglementation en vigueur. - Assurer le suivi et le contrôle des entreprises sous-traitantes d’entretien et de réparation. 2. Réalisation des opérations de nettoyage et de gardiennage des bâtiments administratifs : - Veiller à assurer le nettoyage des bureaux administratifs de l’entreprise. - Assurer le gardiennage des bâtiments administratifs de l’entreprise. 3. Réalisation des autres prestations de services généraux: - Veiller à l’affectation des voitures, en fonction des disponibilités et des urgences. - .Assurer l’entretien et la réparation des voitures de l’entreprise. - Délivrer les bons de carburant. - Assurer le suivi des consommations de carburants et des parcours réalisés. - Assurer le contrôle des voitures en réparation chez les sous-traitants. - Gérer la situation du personnel de conduite des voitures et des coursiers (affectation, repos, détachement,…). - Assurer le contrôle des documents de bord de la voiture (carnet de bord de la voiture, papiers nécessaires de la voiture, ordre de mission, outillage de la voiture, état de la voiture, …). - Assurer l'achat et la gestion des fournitures de bureaux et des produits consommables. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  41. 41. TUNISEL Manuel des procédures 41 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.C.G.A.S.G 3/4 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION ADMINISTRATIVE ET SERVICES GENERAUX. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Demande d’intervention. - Devis. - Bon de livraison. 2. Documents de sortie : - Ordre de mission. - Rapports d’activité. - Comptes rendus. - Bon de commande. 3. Documents de position : - Tableau comparatif des offres. - Fiche de suivi des interventions. - Situation journalière. - Feuille de service des agents de conduite. - Parcours et consommation carburant. 4. Autres documents : - Notes de service,…. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible Responsable de la Cellule Gestion Administrative et services - - 1 1 généraux. 2. Moyens et supports logistiques : - Micro-ordinateur. - Meubles de bureau. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  42. 42. TUNISEL Manuel des procédures 42 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.C.G.A.S.G 4/4 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION ADMINISTRATIVE ET SERVICES GENERAUX. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Qualité des prestations réalisées. - Coût des prestations réalisées. - Rapidité dans le traitement des affaires. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Technicien en Gestion ou Diplôme équivalent. 2. Compétences et qualités humaines requises: - Intégrité/Honnêteté - Qualités humaines et relationnelles. - Tact – Contact – Vigilance. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  43. 43. TUNISEL Manuel des procédures 43 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.P.P 1/5 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU PERSONNEL ET PREPARATION DE LA PAIE I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Assister le responsable du Service Administratif et Gestion du Personnel « S.A.G.P » dans la gestion du personnel de l’entreprise. II. MISSIONS : 1. Assurer la gestion des dossiers de recrutement du personnel. 2. Assurer le suivi et la gestion des congés du personnel. 3. Veiller au contrôle des présences et de l’assiduité du personnel. 4. Assurer la préparation de la paie. 5. Suivre l’évolution de la carrière du personnel de l’entreprise. 6. Assurer la gestion des affaires administratives du personnel. 7. Veiller à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Responsable du Service Administratif et Gestion du personnel. 2. Liaisons Fonctionnelles : a) Internes au S.A.G.P. : b) Externes au S.A.G.P 3. - Cellule Gestion Administrative et - Unité Audit Interne et Contrôle de Services Généraux. Gestion. - Cellule Pointage et Gestion du - Autres Directions, Sous Directions, Personnel BENGUERDENE. Services et Unités de l’entreprise. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Autres organismes (C.N.S.S, Inspection du Travail, ….). - Auditeurs externes,… CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  44. 44. TUNISEL Manuel des procédures 44 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.P.P 2/5 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU PERSONNEL ET PREPARATION DE LA PAIE IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : 1. Gestion des dossiers de recrutement du personnel : - Envoyer une convocation au candidat retenu. - Recevoir les pièces justificatives et constituer le dossier de recrutement. - Etablir un contrat de travail (C.D.D/ C.D.I) et une attestation de travail. - Transmettre les pièces justificatives requises aux bureaux de la CNSS pour inscription du candidat. - Recevoir la notification du numéro matricule CNSS attribué au candidat. - Etablir une « décision de recrutement d’un agent contractuel » qui sera soumise à la signature du "D.M.S.I". - Etablir une « décision de rémunération » qui sera soumise à la signature du "D.M.S.I" et envoyée au service Financier pour prise en compte du (R.I.B : Relevé d’Identité Bancaire) du candidat. 2. Suivi et gestion des congés du personnel : a) Congé annuel : - Recevoir une demande de congé de la part de l’intéressé(e) signée par le responsable hiérarchique. - Vérifier le solde de congé sur la fiche de congé de l’intéressé(e). - Etablir un titre de congé qui sera soumis à la signature du "Directeur Management et système d'Information". b) Congé maternité : - Recevoir un certificat médical de la part de l’intéressée accompagné d’une demande de congé. - Préparer un arrêté de congé qui sera soumis à la signature du "D.M.S.I". - Etablir une attestation de reprise de fonction qui sera soumise à signature du "D.M.S.I". CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  45. 45. TUNISEL Manuel des procédures 45 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.P.P 3/5 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU PERSONNEL ET PREPARATION DE LA PAIE c) Autres types de congés : Les autres catégories de congés (mariage, maladie, accompagnement d’enfants malades, de parents malades, décès d’un ascendant, ou d’un descendant, …) sont régies par les conventions collectives sectorielles. Leur traitement est le suivant : - Recevoir une pièce justificative de la part de l’intéressé(e). - Constater le congé sur la fiche de congé dans la rubrique concernée. 3. Contrôle des présences, des retards et de l’absentéisme : - Soumettre la feuille de présence à la signature des agents du siège à l’entrée et à la sortie. - Retirer la feuille de présence, après le temps autorisé et la remplacer par la feuille des retards. - Constater les retards sur l’état de suivi des retards et des autorisations. 4. Préparation de la paie et traitement des demandes de travaux : - Procéder à la préparation de la paie en fonction des états de congés et d'absence selon le logiciel de la paie. - Editer la paie à blanc avec les états de virement des salaires. - Vérifier les données de la paie à blanc. - Vérifier systématiquement les différentes rubriques de l’état détaillé des ordres de paiement ». - Parapher toutes les feuilles de «l’état détaillé des ordres de paiement ». - Transmettre la paie définitive à «l’Unité Audit Interne» pour contrôle et vérification. - Soumettre l’ordre de virement des salaires définitifs à la signature du « D.M.S.I » et envoi à la banque. 5. Suivi de l’évolution des carrières du personnel : - Suivre l’évolution de carrière sur le tableau d’avancement du personnel. - Préparer l’attestation d’avancement et la soumettre à la signature du "D.M.S.I". CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  46. 46. TUNISEL Manuel des procédures 46 - TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.P.P 4/5 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU PERSONNEL ET PREPARATION DE LA PAIE 6. Mise à jour des dossiers administratifs du personnel : - Suivre les actes administratifs du personnel (absences, congés de maladie,…). - Elaborer les attestations du personnel. - Préparer les mémoires de déplacement. - Etablir les ordres de missions. 7. Mise à jour des dossiers administratifs du personnel : - Veiller au rangement méthodique des différents documents relatifs aux dossiers administratifs du personnel dans les supports prévus à cet effet. - Procéder régulièrement à la mise à jour des différents dossiers administratifs du personnel. V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Pièces administratives du candidat. - Notification N° matricule CNSS. - Demande de congé. - Certificat de maladie. 2. Documents de sortie : - Convocation - Paie à blanc - Etat des virements des salaires. - Contrat de travail à durée déterminée. - Attestation de travail. - Décision de recrutement. - Décision de rémunération. - Arrêté de congé. - Attestation de reprise de fonction. - Attestation d’avancement. - Mémoires de déplacement. - Ordres de mission. - CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  47. 47. TUNISEL Manuel des procédures 47 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.P.P 5/5 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU PERSONNEL ET PREPARATION DE LA PAIE 3. Documents de position : - Dossier administratif. - Fiche de congé. - Etat de suivi de retards et des autorisations. - Tableau d’avancement du personnel. 4. Autres documents : Notes de service,…. VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible Responsable de la cellule - - 1 1 Gestion du Personnel et préparation de la paie. 2. Moyens et supports logistiques : - Micro – ordinateur. - Meubles de bureau. - Eléments de rangement. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Dossiers administratifs du personnel correctement établis et suivis. - Promptitude dans la préparation de la paie. - Suivi rigoureux des présences, des congés et des évolutions de carrière. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Technicien en Gestion (spécialité G.R.H). 2. Compétences et qualités humaines requises: - Ponctualité. - Confidentialité. - Honnêteté/Intégrité. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  48. 48. TUNISEL Manuel des procédures 48 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.C.G.P.B.G 1/3 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU POINTAGE DU PERSONNEL DE BEN GUERDENE I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Assister le responsable du "Service Administratif et Gestion du Personnel" dans la gestion du pointage du personnel de BENGUERDANE. II. MISSIONS : 1. Veiller au contrôle des présences et de l’assiduité du personnel sur le site Industriel à BEN GUERDANE. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Responsable du Service Administratif et Gestion du personnel. II. Liaisons Fonctionnelles : a) Internes au S.A.G.P. : b) Externes au S.A.G.P III. - Cellule Gestion du Personnel et - Unité Audit Interne et Contrôle préparation de la paie. Gestion. - Direction Technique sise à BE GUERDANE. Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Auditeurs externes. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  49. 49. TUNISEL Manuel des procédures 49 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.B.G 2/3 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU POINTAGE DU PERSONNEL DE BEN GUERDENE IV- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET TÂCHES : a. Gestion des dossiers de recrutement du personnel : - Centraliser les "Etats de présence" faxés quotidiennement par le Directeur Technique. - S'assurer qu'ils sont signés par le Directeur Technique. - Saisir quotidiennement les états de présence sur le logiciel de traitement. - Suivre les heures supplémentaires sur un état et le soumettre à l'avis du responsable du "Service Administratif et Gestion du Personnel" à la fin du chaque mois. - Transmettre à la fin du mois la saisie des "Etats de présence et des heures supplémentaires au responsable de la "Cellule Gestion du Personnel et préparation de la paie" après visa du responsable du "Service Administratif et Gestion du Personnel" pour traitement et préparation de la paie. - Procéder mensuellement à l'élaboration des statistiques et à l'analyse des temps de présence par nature d'activité et par ouvrier et les transmettre au responsable du "S.A.G.P". - Elaborer mensuellement un état de suivi de l'absentéisme, des accidents de travail et de la rotation des effectifs par poste et par activité sur le site industriel et les transmettre au responsable du "S.A.G.P". V- PRINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES : 1. Documents d’entrée : - Etat de présence du personnel ouvrier. 2. Documents de sortie : - Etat de saisie des présences. - Etats de saisie des heurs supplémentaires. - Etats statistiques des temps de présence. - Etats de suivi de l'absentéisme, des accidents de travail et de la rotation des effectifs. 3. Documents de position : - Fichier de suivi des états de présence. - Fichier de suivi des heures supplémentaires. - Fichier de suivi de l'absentéisme, des accidents de travail et de la rotation des effectifs 4. Autres documents : Notes de service,…. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  50. 50. TUNISEL Manuel des procédures 50 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : S.A.G.P FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.CG.P.B.G 3/3 RESPONSABLE DE LA CELLULE GESTION DU POINTAGE DU PERSONNEL DE BEN GUERDENE VI. MOYENS ET CONDITIONS DE REUSSITE : 1. Moyens Humains : Catégories Effectif Sureffectif Effectif Effectif Existant Requis Cible Responsable de la cellule - - 1 1 Gestion du pointage du Personnel de BEN GUERDANE. 2. Moyens et supports logistiques : - Micro – ordinateur. - Meubles de bureau. - Eléments de rangement. VII. INDICATEURS DE MESURE DES PERFORMANCES : - Promptitude dans la saisie des états de présence. - Suivi rigoureux des heures de présences et des heures supplémentaires - Elaboration des statistiques régulièrement. VIII. CONNAISSANCES ET COMPETENCES EXIGEES : 1. Diplôme : Technicien en Gestion (spécialité G.R.H) ou autre. 2. Compétences et qualités humaines requises: - Honnêteté/Intégrité. CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010
  51. 51. TUNISEL Manuel des procédures 51 TUNISEL S.A Date d’élaboration : Février 2010 UNITE : D.M.S.I FICHE DE FONCTION Date de M. A.J : Référence : F.F – R.S.F 1/4 RESPONSABLE DU SERVICE FINANCIER I. BUT OU RAISON D’ÊTRE : Assister le Directeur "Mangement et Système d'Information" dans la direction, coordination et contrôle des activités financières de l'entreprise. II. MISSIONS : 1. Participer à l’étude et à la définition des attributions et des procédures de la fonction financière de l’entreprise. 2. Assister les Directions et Unités, qui ont dans leurs attributions des tâches de préparation et de mise en forme des éléments ayant un aspect financier dans la bonne application des procédures. 3. Etablir les prévisions budgétaires de trésorerie et veiller à leur réalisation. 4. Superviser toutes les opérations d’encaissements et de décaissements d’exploitation et hors cycle d’exploitation relatives à l’activité de l’entreprise. 5. Veiller à la rationalisation de la gestion des flux financiers.. III. RELATIONS ORGANISATIONNELLES : 1. Liaison Hiérarchique : Directeur Management et Système d’Information. 2. Liaisons Fonctionnelles : a) Internes à la D.M.S.I: b) Externes à la D.M.S.I : - Service Administratif et Gestion du - Unité Audit Interne et Contrôle Personnel. de Gestion. - Service comptabilité. - Autres Directions, Sous - Service Approvisionnements. Directions, Services et Unités de l’entreprise. - Service Commercial. 3.Liaisons externes à TUNISEL S.A : - Banques, - Fournisseurs et autres tiers. - Auditeurs externes. - Autres organismes (CNSS, Administration Fiscale,…). CABINET NEJIB SFAYHI Février 2010

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