Modelos E Ferramentas Para A GovernançA Em Tic

Modelos e Ferramentas para a Governança em TIC Daniel Barreto Fabricio Carvalho Layse de Jesus Marcel Lessa

Sumário • Introdução • Conceitos e Tecnologias utilizados – Governança em TIC – CMM – PMBOK – BSC • Estudo de Caso • Aplicando a GTIC no Estudo de Caso • Conclusão

Introdução

Governança em TIC “Cada vez mais as organizações se dão conta de que a informação é o recurso estratégico mais importante a ser gerenciado em um negócio. E diante da necessidade de alinhar e integrar os objetivos deste negócio com a TIC, surge a necessidade de controlar processos, serviços, custos e pessoas através de um conjunto de modelos e metodologias que apresentem as melhores práticas. Tecnologia da informação e comunicação.”

Governança em TIC “Com a existência desse quadro de necessidades em relação a gestão estratégica da tecnologia da informação e comunicação e, posteriormente, devido à obrigações intrínsecas a fatores externos, modelos e metodologias foram concebidos com o objetivo de reunir um conjunto de regras, práticas e sugestões capazes de subsidiar a governança e alavancar a TIC como forma de obter eficácia, eficiência e vantagem competitiva.”

Governança em TIC – Hierarquia da GTIC como fator organizacional sobre os modelos operacionais

CMM • Na área de desenvolvimento de software, o PETIC utiliza o CMM(Capability Maturity Model) para organização. O CMM descreve os estágios de maturidade através dos quais organizações passam enquanto evoluem o seu ciclo de desenvolvimento de software, através de avaliação contínua, identificação de problemas e ações corretivas dentro de uma estratégia de melhoria dos processos. Este caminho de melhoria é definido por cinco níveis de maturidade, sendo que tais níveis exigem o comprimento de algumas metas no desenvolvimento de software para que dessa forma seja alcançado um patamar elevado em termos de CMM.

Ferramenta CMM • Interim Maturity Evaluation – Desenvolvida por Management Information Systems bvba – Ferramenta livre – Auto-avaliação da organização – Registro das avaliações anterios – Módulos • Questionário • Verificador de Nível CMM

Ferramenta CMM • Classificação das respostas do questionário: – 0-1: Prática não requerida ou (quase) nunca é usada. – 2-3: Prática é requerida algumas vezes – 4-5: Prática é requerida mas nem sempre é utilizada ou a prática é regularmente utilizada embora não ser requerida ou avaliada. – 6-7: Prática é normalmente exigida e, geralmente, utilizada. – 8-9: Prática é necessária, é feita e é verificada (a prática é institucionalizada). – 10: Prática é institucionalizada e é um exemplo de classe geral. – ? : Se o participante não sabe a resposta. – na: Se a prática não for aplicável.

Ferramenta CMM • Verificador de nível CMM – Usa as respostas colhidas através do questionário para gerar um gráfico diamante com a situação da organização. – Pode ser repetido, consequentemente gerando um histórico de CMM na organização.

O que esse software gerencia

• Solicitação de novos projetos • Seleção e priorização • Painel com indicadores de desempenho • Acompanhamento de todo ciclo de vida

• Gestão de grande número de demandas de médio porte • Priorização e seleção • Padronização da execução e atendimento

• Cronograma de atividades • Projeções de atrasos e desvios de custos • Indicadores de desempenho • Cálculo de valor agregado

• Inventários de riscos • Planejamento de ações de monitoração, mitigação e resposta • Follow-up automático • Quantificação por simulações estocásticas

• Configuração gráfica de workflows • Diversos níveis de escalada e aprovação • Comunicação via internet e e-mail • Integrado aos módulos de Execução e Controle

• Agenda compartilhada de atividades por recurso, projeto ou equipe • Identificação de disponibilidade ou sobre-alocação • Indicadores de desempenho e conformidade

• Controle microscópico • Ênfase na comunicação da equipe • Estruturação das tarefas do dia-a-dia • Integração das ações de diferentes demandas • Foco para os executores, visibilidade para os coordenadores

• Registro simples integrado às tarefas • Base multidimensional para consultas: Controle e memória técnica p/ novas estimativas • Alimentação automática de indicadores de andamento, valor agregado e projeções de prazos

• Orçamento mensal por projeto, rubrica e centro de custo • Previsto x Realizado • Simulação estocástica de impactos da carteira comercial e riscos: margem de confiança

• ABC - Custeio Baseado em Atividades • Rateios e apropriação de custos a projetos • Análise por centros de custos, projetos, clientes, chamados, equipes, tarefas etc.

Indicadores de evolução Curva FC

Controle de qualidade das tarefas Controle de Qualidade A pede que B B concorda B completa faça a tarefa em fazê-la sua tarefa B completa B completa A aprova Assegurando a qualidade de cada micro-tarefa, reduz-se a necessidade e o risco do Controle de Qualidade final

Apropriação de Gastos Empreendimento $$$ - Despesas - Investimentos Projeto 1 - Custos Projeto 2 Projeto 3 Atividade A Tarefa 1 Atividade B Tarefa 2 Atividade C Tarefa 3 Atividade D Tarefa 4 Atividade E Projeto N Tarefa N

BSC • Balanced Scorecard • Modelo para gerenciamento de desempenho de uma organização • Baseada no visão e estratégia da organização • Visão dividida em quatro perspectivas – Financeira – Consumidor – Processos internos – Aprendizado e crescimento

BSC • Desempenho medido através de Key Performance Indicators (KPIs) • Cada organização terá seus próprios KPIs, dependendo da estratégia e da própria organização • Descrição SMART de KPIs: – Específico (Specific) – Mensurável (Measurable) – Alcançável (Achievable) – Relevante (Relevant) – Temporizado (Timely)

BSC • Alguns exemplos de KPIs: – Financeira • Total de vendas • Retorno de capital empregado – Processos internos • Downtime • Número de iniciativas tomadas para redução de lixo – Aprendizado e crescimento • Investimento em P&D • Taxa de demissões – Consumidor • Taxa de satisfação do cliente • Tempo médio de espera na fila

Ferramenta para BSC • Balanced Scorecard Designer – Exportação de relatórios (Excel, HTML) – Importação de indicadores (arquivos, SQL)

Estudo de Caso • Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe – Órgão máximo representante do Poder Judiciário no Estado – O Tribunal é composto por 13 desembargadores e vários juízes que dependem dos SI atualmente desenvolvidos pela Secretaria de Tecnologia do órgão

Estudo de Caso • Secretaria de Tecnologia – A Secretaria de Tecnologia é dividida em quatro setores • Diretoria de desenvolvimento sistemas judiciais • Diretoria de desenvolvimento sistemas gerenciais • Diretoria de redes e banco de dados • Diretoria de suporte ao usuário – Existe ainda um call-center que concentra as ligações dos usuários

Estudo de Caso • Tomada de decisão – Baseada em dados estatísticos processuais – Criação de fóruns e varas – Monitoramento feito através do Sistema de Controle Processual – Supervisão dos projetos da própria Secretaria através do Sistema de Monitoramento de Projetos

Estudo de Caso • Sistema de Controle Processual (SCP) – Indicadores de desempenho da vara em relação às varas de mesmo tipo – Solução desenvolvida pela própria Secretaria de Tecnologia

Estudo de Caso • Sistema de Monitoramento de Projetos – Sistema interno à Secretaria de Tecnologia – Responsabilidade do gerente do setor – Relaciona prazos, responsáveis, processos e atividades do setor – Visualizado por todos os funcionários do setor

Estudo de Caso • Novas Instalações – Criação da sala-cofre para os servidores – Redundância desde o gerador de energia aos próprios servidores – Servidor da Google para indexação e pesquisa na base de dados (duplicado) – Equipamentos para melhorar a atividade de suporte da Secretaria de Tecnologia

CMM no TJSE • A ferramenta pode ser aplicada no TJSE para: – Primeiramente: • Estabelecer em que nível CMM a organização se encontra. • Descobrir falhas em processos • Descobrir necessidades antes invisíveis para a organização atual. – Periodicamente: • Manter o nível e perceber as áreas críticas onde há necessidade de desenvolvimento e melhora de práticas ou até substituir práticas obsoletas por outras eficientes.

CMM no TJSE • Sugestão para adaptação da ferramenta no TJSE – Tornar a ferramenta da Management Information Systems bvba utilizável pela web. • Questionário Online direcionados aos gerentes de seção. • Resultado disponível aos gerentes da organização.

PMBOK no TJSE • Percebemos que em relação ao gerenciamento de projetos, o TJSE está com um bom software que faz essa atividade • Tanto gerencia tarefas, pessoas, custos, qualidade • Mede a execução das tarefas e das fases do projeto

PMBOK no TJSE • Alimenta automaticamente os indicadores de andamento, valor agregado e projeções dos prazos • Permite a comunicação da equipe e a visualização das tarefas dos colaboradores e como vai o andamento

PMBOK no TJSE • Exibe o Cronograma de atividades • Faz Projeções de atrasos e desvios de custos • Dá Indicadores de desempenho • Oferece um acompanhamento e gerenciamento do ciclo de vida do projeto

PMBOK no TJSE • Obs.: A solicitação de um novo projeto é baseada na demanda, também gerada pelo próprio sistema. • Esse software, (o já utilizado no TJSE) foi desenvolvido pelos próprios colaboradores do mesmo e tem dado bons resultados, auxiliando o gerente de projetos.

BSC no TJSE • Como vimos o TJSE tem uma solução de gerenciamento de desempenho para os juízes • Essa solução pode ser vista como uma parte do BSC, especificamente, a perspectiva de processos internos • Uma idéia seria a extensão da ferramenta existente para acomodar as outras perspectivas

BSC no TJSE • Já internamente à Secretaria de Tecnologia, há a ferramenta de controle de projetos, porém não há um controle estatístico dos dados desta ferramenta • O desempenho dos funcionários poderia ser monitorado apenas trabalhando com os dados que já existem

Conclusão • As ferramentas de gestão oferecidas pela informática facilitaram e aceleraram os processos internos e externos do Tribunal • Esses processos podem ser melhorados ainda mais com a aplicação dos conceitos de GTIC vistos nesta apresentação

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