XVII Curso Internacional de Crédito Educativo “Cálculo y Evaluación de Costos en Programas de Crédito Educativo” El Papel del Presupuesto para la Planeación y el Control Regla Brito de Vargas Cancún, México 4-8 de Octubre 2004

Presupuesto Plan Integrado y Coordinado Expresado en Términos Financieros Relaciona Operaciones y Recursos que forman parte de un Período determinado. Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeación estratégica. Presupuesto Control

Plan Integrado y Coordinado

Expresado en Términos Financieros

Relaciona Operaciones y Recursos que forman parte de un Período determinado.

Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeación estratégica.

Presupuesto PRESUPUESTO Operaciones Recursos Planeación Estratégica Términos Financieros Período Período Período Período Objetivos Planeados

Principales Características y Elementos del Presupuesto Plan Lo que se trata de realizar. Integrado: Toma encuenta TODAS las áreas y actividades de la institución. Coordinado : Preparado conjuntamente y en armonía para varios de los departamentos.

Plan

Lo que se trata de realizar.

Integrado:

Toma encuenta TODAS las áreas y actividades de la institución.

Coordinado :

Preparado conjuntamente y en armonía para varios de los departamentos.

Expresado en Términos Financieros : Debe ser representado en la unidad monetaria. Operaciones : Determina Ingresos y Gastos detalladamente. Recursos : Se debe planear todo lo que será necesario para realizar los planes de operación. Principales Características y Elementos del Presupuesto

Expresado en Términos Financieros :

Debe ser representado en la unidad monetaria.

Operaciones :

Determina Ingresos y Gastos detalladamente.

Recursos :

Se debe planear todo lo que será necesario para realizar los planes de operación.

Evolución del Presupuesto Planeación Plan Estratégico Retroalimentación Objetivos de largo plazo Objetivos de corto plazo Presupuestos Operaciones: Recuperaciones y Colocaciones Control Comparar los resultados reales con los resultados planeados

Consideraciones Importantes Los Presupuestos: Obligan a la Administración a planear para el futuro. Permiten que se tomen mejores decisiones. Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos de una entidad y motivar al personal. Sirven para comunicar los planes de la organización a cada empleado y coordinar sus esfuerzos.

Los Presupuestos:

Obligan a la Administración a planear para el futuro.

Permiten que se tomen mejores decisiones.

Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos de una entidad y motivar al personal.

Sirven para comunicar los planes de la organización a cada

empleado y coordinar sus esfuerzos.

Tipos de Presupuestos El presupuesto maestro es un plan financiero extenso constituido por varios presupuestos departamentales y de actividades, ambos individuales. Presupuesto Maestro Presupuesto de Operación Presupuesto Financiero

Tipos de Presupuestos (Continuación) Los presupuestos de operación : Relaciona las actividades que generan ingresos, los gastos que se producirán y su resultado final. Esta información debe de elaborarse en la forma mas detallada posible. Los presupuestos financieros: Tienen que ver con las entradas y salidas de efectivo y con la posición financiera la cual incluye un presupuesto de efectivo y un presupuesto de adiciones de activos.

Los presupuestos de operación :

Relaciona las actividades que generan ingresos, los gastos que se producirán y su resultado final. Esta información debe de elaborarse en la forma mas detallada posible.

Los presupuestos financieros:

Tienen que ver con las entradas y salidas de efectivo y con la posición financiera la cual incluye un presupuesto de efectivo y un presupuesto de adiciones de activos.

Relación de Presupuestos Recuperación de Cartera & Préstamos Presupuesto, colocación de cartera de prestamos Presupuesto de ingresos x cartera Presupuesto de ingresos x adm. fondo de terceros Costos financieros Costos de reserves de carteras Estado de resultados presupuestados Presupuesto de efectivo Balance presupuestado Estado de flujos de efectivo presupuestados Presupuesto de capital Proyección de largo plazo Presupuesto de gastos de personal Presupuesto de desarrollo y capacitación Presupuesto de gastos administrativos Presupuesto de Tecnología & Desarrollo

Informes Periódicos de Desempeño Control Tiene el propósito fundamental de asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la institución. El control tiene muchas facetas: Observación directa La expresión verbal Las políticas Los procedimientos Los informes de los resultados reales y los informes de desempeño.

Control

Tiene el propósito fundamental de asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la institución.

El control tiene muchas facetas:

Observación directa

La expresión verbal

Las políticas

Los procedimientos

Los informes de los resultados reales y los informes de desempeño.

La Planificación y Control integral de Utilidades centra su atención en: Los Informes de Desempeño y en su Evaluación para determinar las causas tanto de los desempeños altamente satisfactorios como de los desempeños mediocres. Informes Periódicos de Desempeño

La Planificación y Control integral de Utilidades centra su atención en:

Los Informes de Desempeño y en su Evaluación para determinar las causas tanto de los desempeños altamente satisfactorios como de los desempeños mediocres.

Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan. El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional. Debe formularse un informe de acuerdo con la autoridad y responsabilidades asignadas. Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad para que la medición sea clara y justa.

El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan.

El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.

Debe formularse un informe de acuerdo con la autoridad y responsabilidades asignadas.

Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad para que la medición sea clara y justa.

Se formulan informes oportunos . Para que el control sea eficaz , los informes de desempeño deben emitirse sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos, diariamente. Debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del problema. Para que sean útiles y efectivos , deben presentarse unos cuantos días después al fin del periodo . Cuanto más tiempo se aplace la acción de control, mayor será el efecto financiero desfavorable que se produzca. Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto

Se formulan informes oportunos .

Para que el control sea eficaz , los informes de desempeño deben emitirse sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos, diariamente.

Debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del problema.

Para que sean útiles y efectivos , deben presentarse unos cuantos días después al fin del periodo .

Cuanto más tiempo se aplace la acción de control, mayor será el efecto financiero desfavorable que se produzca.

Se compara los resultados reales con los resultados planificados , mostrando la diferencia entre los mismos. Los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las variaciones. Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto

Se compara los resultados reales con los resultados planificados , mostrando la diferencia entre los mismos.

Los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las variaciones.

Implantación de Seguimiento El seguimiento es parte importante del control eficaz. Los informes de desempeño se basan en las responsabilidades asignadas , que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento. Las variaciones en desempeño del presupuesto son efectos (los resultados). Hay que dar prioridad al análisis para determinar las causas que determinaron las variaciones en el desempeño tanto favorables como desfavorables.

El seguimiento es parte importante del control eficaz.

Los informes de desempeño se basan en las responsabilidades asignadas , que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento.

Las variaciones en desempeño del presupuesto son efectos (los resultados).

Hay que dar prioridad al análisis para determinar las causas que determinaron las variaciones en el desempeño tanto favorables como desfavorables.

Implantación de Seguimiento En el caso de que las variaciones en el desempeño sean desfavorables: Una vez identificadas las causas básicas (y no los resultados) debe escogerse una alternativa para la acción correctiva , implementándose de inmediato. Si se trata de variaciones favorables : Deben identificarse también las causas subyacentes. Este caso rara vez requiere de la acciones correctivas

En el caso de que las variaciones en el desempeño sean desfavorables:

Una vez identificadas las causas básicas (y no los resultados) debe escogerse una alternativa para la acción correctiva , implementándose de inmediato.

Si se trata de variaciones favorables :

Deben identificarse también las causas subyacentes.

Este caso rara vez requiere de la acciones correctivas

Implantación de Seguimiento (Continuación) Las causas fundamentales de las variaciones a menudo aportan información valiosa para manejar la eficiencia y para desarrollar reforzamiento positivos en las operaciones. A esto se le denomina “transferencia del éxito”. Debe haber particular atención a las acciones pasadas de seguimiento para: Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas y, Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificación y control.

Las causas fundamentales de las variaciones a menudo aportan información valiosa para manejar la eficiencia y para desarrollar reforzamiento positivos en las operaciones.

A esto se le denomina “transferencia del éxito”.

Debe haber particular atención a las acciones pasadas de seguimiento para:

Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas y,

Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificación y control.

Tiempos del Proceso de Planificación El presupuesto maestro se prepara para período de un año dividido en presupuestos trimestrales y mensuales. El uso de periodos más cortos permite que se comparen los datos reales con los datos presupuestados conforme pasa el año, para poder hacer correcciones en forma oportuna. De esta forma es menos probable que los problemas se vuelvan demasiado graves.

El presupuesto maestro se prepara para período de un año dividido en presupuestos trimestrales y mensuales.

El uso de periodos más cortos permite que se comparen los datos reales con los datos presupuestados conforme pasa el año, para poder hacer correcciones en forma oportuna.

De esta forma es menos probable que los problemas se vuelvan demasiado graves.

Tiempos del Proceso de Planificación (Continuación) Sucesos imprevistos ¿Modifico el Presupuesto? Algunas organizaciones experimentan condiciones que hacen que les resulte inconveniente planificar adentrándose demasiado lejos en el futuro y es por eso que pueden recurrir a la Planificación Continua de Utilidades.

Algunas organizaciones experimentan condiciones que hacen que les resulte inconveniente planificar adentrándose demasiado lejos en el futuro y es por eso que pueden recurrir a la Planificación Continua de Utilidades.

Ventajas de los Presupuestos Presiona para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos. Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización. Incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización. Facilita la utilización óptima de los diferentes insumos.

Presiona para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.

Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

Incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización.

Facilita la utilización óptima de los diferentes insumos.

Ventajas de los Presupuestos (Continuación) Obliga a hacer un auto-análisis periódico. Facilita el control administrativo. Es un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la organización. Ayuda a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Obliga a hacer un auto-análisis periódico.

Facilita el control administrativo.

Es un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la organización.

Ayuda a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Limitaciones Están basados en estimaciones. Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

Están basados en estimaciones.

Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

Advertencia ¡NO ES UNA CAMISA DE FUERZA! EL PRESUPUESTO STOP STOP