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Gestión documental y cuentas por pagar con Alfresco

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3 Situaciones frecuentes en el proceso de cuentas por pagar. …

3 Situaciones frecuentes en el proceso de cuentas por pagar.
Conozca como Alfresco ayuda las empresas a ser más productivo en la gestión y aproación de pagos a proveedores.

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  • 1. “Gestión documental y Workflow de cuentas por pagar”
  • 2. www.grupointellego.com 3 Situaciones frecuentes en el proceso de cuentas por pagar
  • 3. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com 1. Los aprobadores no liberan las facturas de proveedores • Riesgo: No contabilizar a tiempo iva recuperable • Flujo de caja: Tesorería tiene poca visibilidad sobre facturas pendiente de aprobar (facturas “cajoneadas” por los aprobadores) • Demora en el proceso de aprobación , desconocimiento de las aprobaciones pendientes y ubicación de la factura física Solución • Centralizar la recepción de facturas • Digitalizar los documentos al momento de su recepción • Habilitar la aprobación de cuentas por pagar vía sistema
  • 4. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com 2. Personal calificado utiliza gasta tiempo en digitar facturas en sistema contable • Alto costo operacional • Sobre carga de trabajo en periodos de recepción de facturas Solución • Digitalización de facturación con software de reconocimientos de texto • Servicio de digitación externalizado
  • 5. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com 3. Las áreas de negocios tienen dificultades en acceder a información de compras y pagos históricos • Auditorías y controles internos requieren acceder a facturas y otros comprobantes • Necesidad de acceder a información histórica de compras (cotizaciones, orden de compra, facturas, etc) Solución • Implementar un repositorio documental para almacenar la documentación de los procesos de compras y pagos
  • 6. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Solución: Automatización del proceso de cuentas por pagar con tecnología de BPM
  • 7. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Modelo de la solución Repositorio documental + BPM Facturas Boletas honorario Flujo de aprobación Digitalización de documentos y otros antecedentes Exportación de lotes de documentos digitalizados hacía repositorio documental Consulta en línea de documentos a autorizar •Reportes •Exportación de los pagos hacía el sistema contable Otras cuentas por pagar Recordatorios de documentos pendientes de aprobar Carta de rechazo / devolución • Notificación de fecha y forma de pago
  • 8. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Uso de una herramienta de BPM para diseño del flujo de pagos de la empresa y generar de formulario electrónicos de solicitud / aprobación El BPM permite implementar mejoras continuas en los procesos con mínimo esfuerzo de adecuación en el sistema de apoyo que soporta el proceso.
  • 9. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Ejemplo de bandeja aprobaciones pendientes Herramienta de búsqueda de documentos. Imagen de la factura digitalizada
  • 10. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Carpeta electrónica de compras (histórico y vigente) Datos de la factura Notas de los aprobadores Imagen de la factura
  • 11. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Servicio de digitalización y captura de datos de cuentas por pagar Pagina  11 Digitalización Indexación o complementación de índices Reordenamiento  Productividad: aprox 5.000 facturas por mes por operador 1 2 3 4 Preparación de documentos Validación del proceso de carga Liberación de Lotes en gestor documental y preingreso en sistema contable
  • 12. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com Captura asistida de datos de cuentas por pagar Proveemos un servicio remoto o presencial de indexación de los documentos de cuentas por pagar recibidos. La aprobación de los pagos se realiza visualizando una imagen evitando de esta manera la perdida de documentos originales.
  • 13. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.comwww.grupointellego.com ¿ Qué hacemos? Ayudamos a nuestros clientes a optimizar el desempeño de sus capacidades a través de la correcta aplicación de la tecnología, maximizando el valor de las inversiones realizadas en información, procesos de negocio y TI, generando beneficios en sus resultados operacionales y estratégicos. Management Consulting Creamos fuentes de ventajas competitivas a través de potenciar la Estrategia de Negocio, Procesos, Tecnologías de la Información y el Capital Humano de las organizaciones. Diseñamos las estrategias de negocio, gestionamos y optimizamos los procesos claves de la organización y fortalecemos las capacidades del Capital Humano. Nuestra misión es lograr que nuestros Clientes cumplan la suya. Information Management Obtenemos el máximo partido de las tecnologías de la información Ayudamos a nuestros clientes a administrar los procesos, la tecnología y las metodologías necesarias para que los líderes de las empresas respondan a preguntas de negocio, y tomen decisiones utilizando información relevante, consistente y oportuna. Business Solutions Incorporamos tecnología de apoyo a los modelos organizacionales Ayudamos a las empresas a dar respuesta oportuna a las exigencias del mercado y a los requerimientos de sus clientes, logrando un significativo salto en la dimensión de sus negocios, con una mayor ventaja competitiva y liderazgo. Technology Projects Ayudamos a nuestros clientes a potenciar sus cadenas de servicios con tecnología a su medida. Diseñamos e implementamos soluciones de software para que los procesos de negocios sean mas eficientes. Facilitamos el acceso a la información, agilizamos los procesos de toma de decisiones y controlamos los tiempos de ejecución de procesos. Managed Services Gestionamos servicios o soluciones para nuestros clientes Gestionamos para nuestros clientes, servicios o soluciones de TI basadas en nuestro conocimiento profundo de gestión de servicios, aplicaciones y tecnologías, a través de niveles de servicios establecidos y claros que se incorporen a la cadena de servicio de nuestros clientes, y así apoyarlos en el cumplimiento de sus desafíos de negocio.
  • 14. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.intellego.com.mx Ubicación de nuestras oficinas USA 1800 SW 1st Ave, Suite 502, Miami, FL 33129 Tel. (305) 461-1180 México Corporativo OpciÓN Santa Fe III Avenida Prolongación Reforma 1236 piso 3 Col. Santa Fe México, D.F. México Tel. +52 55 3004 - 2984 Colombia Calle 81 # 11-68, Oficina 505 Bogotá Colombia Tel. + 57 1 618 - 0704 Brasil Rua Verbo Divino, 1661 - cj.32 Chácara Sto. Antonio Sao Paulo Brasil Tel. +55 11 2101 - 2200 Chile Los Leones 2255, of. 403, Providencia Santiago de Chile Chile Tel. +56 2 371 - 2071 USA México Colombia Chile Brasil Perú Argentina Perú Av. Victor Andrés Belaunde 147, Torre Real Seis, Piso 7 San Isidro, Lima 27, Lima - Perú Tel. +51 1 712 2562
  • 15. www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com

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