Gestión Documental - Evento de Gobierno 2013
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    Gestión Documental - Evento de Gobierno 2013 Gestión Documental - Evento de Gobierno 2013 Presentation Transcript

    • Gestión Documental
    • Breve Historia • Somos una compañía internacional de servicios de consultoría, líder en Management Consulting, Information Management, Business Application & Technology y Managed Services. • Nuestra casa matriz está en México, con subsidiarias en Brasil, Colombia, Perú, Chile y Estados Unidos. Contamos con cerca de 1.200 profesionales - 400 de ellos en Chile - con proyectos en los principales países de América y prestamos servicios a 150 de las 500 mayores empresas de Latinoamérica del ranking Fortune (ver www.grupointellego.com). • Mantenemos alianzas estratégicas formales con los principales proveedores de soluciones y tecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados en estas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento y experiencia de industria. • Ayudamos a agregar valor en la gestión de empresas en distintas industrias, como la financiera, de servicios, de consumo, de manufactura, minería y salud, entre otras. Desde hace más de 15 años entregamos un servicio de excelencia a nuestros clientes, que apunta a buscar las mejores estrategias y herramientas para acelerar su desarrollo, ayudándolos a incrementar su contribución a sus distintos grupos de interés. • Como consultores, contamos con un amplio conocimiento del mercado y un sólido equipo de expertos en todas las áreas, que nos permite responder con prontitud y eficiencia a los requerimientos y necesidades de nuestros clientes.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • VisiónNuestro Sueño al 2015:Ser una de las principales consultoras del país.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com
    • MisiónAyudar a nuestros clientes a cumplir su visión, aportando valor diferenciador a su negocio.Apoyándolos en la mejora de sus empresas, a través de diseño e implementación deestrategias, optimizando sus procesos de negocio, la gestión efectiva del talento y el usoeficiente de tecnologías y soluciones de información de clase mundial.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com
    • Valor agregado a nuestros clientes +300 +1200 #1 Clientes de diferentes Colaboradores a nivel en servicios de industrias se han regional con experiencia Information beneficiado de en tecnologías y Management y nuestras soluciones metodologías Business Intelligence líderes en el en México en el mercado 2010* Neutralidad Equipo tecnológica Ejecutivo Reconocimientos Recomendamos las con amplia experiencia Intellego es una de las soluciones que más se en las empresas líderes 500 empresas más ajusten a las de la industria de importantes de México y necesidades de Tecnologías de la pertenece a la nuestros clientes Información comunidad de empresas Endeavor*IDC IT Services Tracker 2010 – Intellego Marketswww.grupointellego.comwww.intellego.com.mxwww.grupointellego.com
    • Intellego en el Mundo
    • Gestión Documental
    • La Gestión Documental¿Qué es un gestor documental?La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas para administrar losdocumentos de una organización.La gestión documental está relacionada con los siguientes aspectos de los documentos: • El contenido • La tipificación • La catalogación • La seguridad • Las relaciones entre documentos. • Los ciclos de vida y la lógica de negocioLos gestores documentales, como herramientas de administración de documentos van apermitir: • El almacenamiento de la documentación. • El acceso y presentación de la información y el contenido de los documentos. • La automatización de los procesos y eventos relacionados con un documento. • La trazabilidad.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión Documental¿Por qué un gestor documental?• Porque permite aflorar el conocimiento y la información contenida en los documentos sacándola de los cajones dejándola disponible para la organización.• Porque permite pasar de buscar a encontrar documentos, ahorrando tiempos de proceso y mejorando la oportunidad de la información.• Porque permite disminuir costos operacionales, derivado de la mejora en los tiempos de proceso y del propio ahorro en papel.• Porque participa en la preservación del medio ambiente.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión Documental¿Qué soluciones aporta un gestor documental?• Como complemento a un sistema de gestión de registros de información, que adicionalmente administre documentos relacionados a las acciones o hechos relacionados con la lógica de negocio. Por ejemplo la administración de los documentos manejados por un sistema de recursos humanos.• Para departamentos donde se reciben y derivan grandes cantidades de documentos, como un sistema centralizado de ingreso y disponibilización de los documentos. Por ejemplo una oficina de partes.• Como base de conocimientos. Por ejemplo un departamento de atención al cliente para la administración de los procedimientos.• Como entorno colaborativo para la comunicación interna y con terceros. Por ejemplo la gestión de proyectos.• Como solución para la disponibilización del histórico de documentos en papel.• Como repositorio para el almacenamiento de archivos multimedia, voz, video, imágenes.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión Documental¿Cómo opera un gestor documental?Los gestores documentales mantienen un esquema de operación similar al siguiente: Presentación WEB FS API WS API REST Servicios Contenido Búsqueda Flujos de trabajo Transformación Versionamiento Repositorio Motor de  Repositorio indexación BBDDwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalHerramientas de gestión documental en el mercadowww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco y el cuadrante Gartnerwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco / Breve reseña histórica• Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentumy John Powell, ex COO de Bussiness Object. Entre sus inversionistas se incluyeron SAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el producto inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión de documentos, en mayo de 2006 se anunció la intención de expandirlo hasta abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivo de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de Vignete.• Desde el principio los objetivos de Alfresco fueron desarrollar una herramienta de gestión documental basada en Open Source que compitiera en costos con los gigantes del mercado. Para ello Alfresco crea su versión Community, que va a permitir a las organizaciones y personal relacionado con las tecnologías de la información, descargar y probar un producto sin limitaciones funcionales.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco. Características generalesLas características generales de la plataforma Alfresco son:• Gestión documental.• Gestión de contenidos WEB.• Gestión de registros.• Control de versiones.• Gestión de imágenes.• Flujos de trabajo basados en jBPM y Activity.• Acceso al repositorio vía CIFS/WEBDAV/FTP.• Implementación de un ambiente colaborativo.• Búsquedas basadas en el motor Lucene.• Soporte multiidioma.• Soporte multiplataforma.• Arquitectura descentralizada.• APIs.• Basada en WEB.• Soporte clustering y replicación.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco: Características generalesLas principales fortalezas de la plataforma frente a sus competidores son:• Bajo costo. Gracias a una versión Community totalmente funcional.• Open Source.• Flexible y escalable.• APIs ampliamente documentadas.• Alto Rendimiento y bajo consumo de recursos.• Gran capacidad de integración con otros sistemas.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco. Requerimientos e implementación • Alfresco puede ser implementado en los siguientes SO: • Linux. • Unix. • Windows. • MacOS. • El instalador de Alfresco puede ser autosuficiente e instala todos los módulos y componentes requeridos por el sistema. • Los requerimientos de recursos hardware, dependerán del uso previsto para la plataforma y sus servicios, sirviendo como referencia las siguientes configuraciones para Linux: • Los requerimientos en un host Windows serían:www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco: Arquitectura de la plataforma Según Servicios Según tecnologíawww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalAlfresco: Community vs EnterpriseLas funcionalidades de Alfresco están presentes en sus dos versiones por igual, sin limitacionesni restricciones. Las diferencias entre ambas son:www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalOffering de servicios• Consultoría sobre gestión documental.• Desarrollo de soluciones de gestión documental.• Instalación de plataformas de gestión documental.• Soporte y mantenimiento de plataformas instaladas.• Capacitación e inducción en gestión documental, administración de plataformas de gestión documental, desarrollo y personalización de herramientas de gestión documental.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • La Gestión DocumentalCasos reales de soluciones de gestión documental• Servicio Civil. Intranet y biblioteca de documentos basada en Alfresco.• Servicio de evaluación ambiental. E-Kardex• Fundación Imagen de Chile. Gestión documental para documentos administrativos y repositorio de objetos audiovisuales.• Isapre Colmena. Digitalización y disponibilización de licencia médicas.• DGAC. Digitalización y migración del histórico físico y digital.• Plataforma de talleres. Gestión de los documentos de siniestros.• DAEM Vallenar. Digitalización del histórico en papel.• SAFP. Inducción para la habilitación de un repositorio documental + migración del histórico.• Principal. Sistema de publicación de información financiera y Sistema de pago de liquidaciones.• UTA. Sistema de oficina de partes.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx