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Gestión de procesos y BPMn - Evento de Gobierno 2013
 

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    Gestión de procesos y BPMn - Evento de Gobierno 2013 Gestión de procesos y BPMn - Evento de Gobierno 2013 Presentation Transcript

    • Gestión de Procesos  y BPMN
    • Temario1. Una manera de entender que son los procesos 1. procesos vs proyectos 2. la importancia de los procesos en la organización 3. algunos problemas clave asociados a los procesos2. Nuestro enfoque en la gestión de procesos 1. 2 problemas claves en las organizaciones 2. los procesos y la solución a estos problemas 3. las personas y su rol en los procesos3. BPM – BPMN – BPMS. 1. qué es un proceso? 2. Business Process Management 3. qué es BPMN? 4. tres características clave de BPMN 5. qué es BPMS?www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx •
    • Una manera de entender que son los procesos/¿Qué es un proceso?¿Qué es un proceso? Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. Es una colección de actividades estructurales relacionadas que producen un valor para la organización, sus inversores o sus clientes. Es, por ejemplo, el proceso a través del que una organización ofrece sus servicios a sus clientes. Un Proceso de Negocio es un conjunto completo, medible, modificable y dinámicamente coordinado, de actividades colaborativas que entregan valor.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos /Procesos y Proyectos¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y losproyectos? ¿%?www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos /Procesos y ProyectosEn toda organización hay dos tipos de acciones: PRO CESOS YECTOS Los procesos tienen como objetivo llevar una situación deseada a que se transforme en permanente. Los proyectos apoyan a que se consiga las condiciones deseadas. Los procesos son responsables de generar valor y los proyectos hacen que se den las condiciones para que los procesos lo generen.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos/Procesos y Proyectos Procesos v/s    Proyectos• Continuos y repetitivos. • Son discretos (única instancia).• Tienen énfasis en la continuidad. • Tienen énfasis en la innovación.• Su duración es indefinida. • Tienen duración limitada.• Son considerados higiénicos. • Tienen una alta visibilidad.• Entregan sus mejores recursos a los • Pueden escoger los mejores recursos. proyectos.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos/ La importancia de los procesos en la organización…Es más, los proyectos se hacen para los procesos!!!Los proyectos tienen por finalidad introducir cambios: - nuevos productos o servicios, o - nuevas formas de hacer las cosas.Los nuevos productos o servicios requieren cambios en la forma de producirlos oentregarlos, es decir, cambios en los procesos de producción o de entrega de servicios.Las formas de hacer las cosas son los procesos.Sea cual sea la finalidad de un proyecto, directa o indirectamente va a tener unimpacto en procesos. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos/La importancia de los procesos en la organización¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y losproyectos? ¿30% del presupuesto?www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Una manera de entender que son los procesos/La importancia de los procesos en la organización¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y losproyectos? Nuestra experiencia nos ha permitido PROYECTOS identificar que el 80% de los recursos son destinados a los procesos PROCESOSwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Problemas comunes asociados a los procesos Como consultora, nos hemos enfrentado con problemas recurrentes y transversales en todas las Industrias, tanto en el sector público como en el privado: • Incumplimiento de las promesas a los clientes. • No hay medición constante de la satisfacción de los clientes. • Carencia de una visión y misión común en la organización. • Falta claridad de los objetivos en la organización. • Indefinición de responsabilidades. • Falta de Alineación y compromiso. • Deficiente comunicación interna. • Burocracia, estructura excesiva, y duplicidad de funciones. • Contraposición de Objetivos e Indicadores al interior de la organización.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/ Dos problemas claves en las organizacionesDos problemas comunes en la gestión de las organizaciones: Falta de alineación Organización sin focowww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Dos problemas claves en las organizacionesDos problemas comunes en la gestión de las organizaciones: Falta de alineación Organización sin focowww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Dos problemas claves en las organizacionesDos problemas comunes en la gestión de las organizaciones: Falta de alineación Organización sin focoQué hacemos? Alineadas Cosas correctas Cosas correctas incorrectamente correctamente 50% 25% 25% No alineadas Cosas incorrectas Cosas incorrectas incorrectamente correctamente 50% 25% 25% 50% Desempeño Desempeño Cómo lo hacemos? malo/mediocre 50% razonable/buenowww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Las personas y su rol en los procesos. Uno de los pilares fundamentales de nuestra metodología es que somos catalizadores del conocimiento interno. “Nosotros somos los expertos en procesos, ustedes son los expertos en el negocio”www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Las personas y su rol en los procesos.“Si no es capaz de describir su trabajo como un proceso, no ha entendido en queconsiste.” W.EDWARDS DEMING, experto en gestión de productos y pionero del control estadístico de procesoswww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/¿Cómo vemos la Gestión por Procesos? Departamentos Ventas Plan Prod. Prod. Despacho Cobranza Adq. Contab. P. de Compras Procesos de Negocio Proceso de Ventas Aplicaciones Datos Infraestructura TI & Servicios Los procesos son transversales a las unidades, aplicaciones, datos y a la infraestructurawww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Un Ejemplo – Proceso de ComprasCONTABILIDAD AREA SOLICITANTE ADQUISICIONES PROVEEDOR Generar código Generar solicitud Preparar y enviar Solicitar cotización cotización u oferta de Activo Fijo de compra Analizar Orden de Ingresar cotización Compra al sistema Cotización ¿Aprueba OC? No Sí Generar Orden de Compra SP: RECEPCIÓN DE  PRODUCTOS Y PAGOwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/ Modelo de Madurez de BPM en las Organizaciones • Mejora continua de los procesos basada en diseño y resultados • Planificación estratégica integrada a los procesos. NIVEL 5 • Estandarización de Procesos MEJORA CONTINUA • Identificación de KPI de los procesos DE LOS PROCESOS NIVEL 4 • Definición del Modelo de Servicios (SOA) GESTIÓN CUANTITATIVA E INTEGRACIÓN DE PROCESOS NIVEL 3 PROCESOS ADAPTADOS Y ESTÁNDARES NIVEL 2 • Compromiso de la Dirección • Implementación de procesos con BPMS DEFINICIÓN GOBIERNO • Existencia de Unidad CORPORATIVO BPM • Monitoreo de KPI de los procesos Responsable de BPM • Asignación de responsables de procesos • Personal capacitado en BPM • Integración de procesos con sistemas CORE NIVEL 1 • Definición del Mapa de Procesos CONOCIMIENTOS EN BPM • Definición del Modelo de Operación BPM • Cartera de Proyectos BPM NIVEL 0 SILOSFUNCIONALES• Centrado en las personas - Funcional• Desconocimiento del contexto general de la organización www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Nuestro Valor Contribuimos a que las organizaciones entreguen valor a sus clientes mediante la gestión de sus procesos de negocio y en el transitar a través de sus niveles de madurez. Intellego brinda servicios de consultoría durante todo el ciclo de madurez de BPM, acompañando a las organizaciones durante las diferentes fases de su estrategia de Gestión de Procesos.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Business Process Management Business Process Management (BPM) es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno BPM es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPMN BPMS Bussines Process Bussines Process Modeling Notation Management Solutionwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Beneficios de BPM • Alineamiento de los procesos con la estrategia • Reducción de costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado) • Reducir tiempos de ciclo, lo que acorta los plazos de entrega • Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el proveedor. • Mejora la competitividad de la empresa • Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente (ej.: Información) • Aumento de la Productividad • Entre otros.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / ¿Qué es BPMN?¿Qué es BPMN?• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / ¿Qué es BPMN?¿Qué es BPMN?• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales. Actividad Flujo Compuerta Evento Objetos de Flujowww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / ¿Qué es BPMN?¿Qué es BPMN?• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones (eventos).www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / ¿Qué es BPMN?¿Qué es BPMN?• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones.• Soporta gran cantidad de participantes.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / ¿Qué es BPMN?¿Qué es BPMN?• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones.• Soporta gran cantidad de participantes. BPMN es bueno porque: • No requiere conocimiento técnico, • es un lenguaje de procesos común entré el negocio y TIwww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMN / Tres características clave de BPMN1. BPMN está basado en especificación formal. • el diagrama no está sujeto a la interpretación de quien modela el proceso • muy grafico: amplia variedad de iconos y bordes que refinan el significado de las formas básicas. • está definido que se forma se puede conectar “que con que”. • es posible validar el cumplimiento del estándar de los modelos en línea. • el significado es lo suficientemente preciso para describir los detalles técnicos que controlan el proceso de forma automatizada.2. BPMN puede describir el comportamiento de eventos que gatillan acciones. • un evento es algo que pasa mientras el proceso está ejecutándose: • el cliente llama para cambiar la orden. • el nivel de servicio no se cumple. • la respuesta no llegó a tiempo, etc.3. BPMN describe la comunicación del proceso con entidades externas. • es posible representar la interacción del cliente con el proceso, así como a proveedores o bien clientes internos. • está representada por el flujo de mensajes.www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • BPMS /¿Qué es BPMS?Qué es BPMS?• Es un software integrado que permite la generación del ejecutable del proceso y posee un “motor de proceso” que lo ejecuta controlando y monitoreando la ejecución de este.• Conjunto de servicios y herramientas que facilitan el análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos. BPMS es bueno porque: • Alinea los objetivos de IT con los del Negocio u Organización. • Consolida las reglas de negocio en un ambiente flexible y dinámico. • Integra los flujos de los sistemas verticales y sistemas heredadoswww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx
    • Ejemplo Final de un diagrama de procesoswww.grupointellego.comwww.intellego.com.mx