A short overview for barcamp organizers. Some hints you may find usefull organising a barcamp youself. If you have further questions, please contact me.

1. Howto:
Organize a BarCamp

2. Vorbereitung ist alles!
• Location und Termin finden
• Thema festlegen,Team suchen
• Logo, Broschüre, Mixxt, Social Media
• Sponsoren ansprechen
• ständige Kommunikation ist wichtig!
• Bestellungen abschicken

3. Location
• Bildungseinrichtungen sind top!
• Infrastruktur vorhanden
• Technik vorhanden
• Barrierefrei (meistens)
• kostenlos

4. Vor Ort Organisation
• Versicherung (Veranstaltung,Technik)
• Ausdrucke
• Sessionplan, Sponsoren,Anmeldelisten,
Logo, Infozettel
• Verkabelung in Sessionräumen
• WLAN!!!

5. Team
• Orga-Chef
• Sponsoring,T-Shirts
• Catering
• Partys
• Technik, vor OrtVerantwortlicher
• Kommunikation, Presse

6. Zusammenarbeit
• Kommunikation über Basecamp
• regelmäßige Treffen (Skype geht auch)
• Tasks entsprechend sinnvoll verteilen

7. Zeitplan
• Location: mehrere Monate vorher
• Sponsoren: mehrere Monate vorher!
• T-Shirts: 2-3 Wochen vorher
• Catering: 2 Wochen vorher
• Einkauf: mind. 1 Tag vorher
• Kommunikation: ab mehrere Monate
vorher und laufend weiter

8. Budget
• Getränke über Sachsponsoring
• mind. 1 Euro / Person für Frühstück
• mind. 5 Euro / Person pro Hauptmahlzeit
• mind. 6-7 Euro / T-Shirt
• Rechnungen weitergeben
• Spende an Stiftung (-19%)

9. Beispiel mcdd11
Budget: 6000 €
3 %
4 %
4 %
5 %
15 %
33 %
37 % Mittag T-Shirts
Miete Möbel Einkäufe
Frühstück Reinigung
Party

10. Sponsoren
• Logos auf Printprodukten
• Logos auf T-Shirts
• Links bei Mixxt, Social Media
• Erwähnung in Rundmails,Twitter, Facebook
• Jobwall
• Raumnamen / Essen / Partysponsor

11. Probleme?
• No-Show-Rate ca. 20-30%
• Lieferungen
• zu wenig/viel Catering
• zeitig genug anfangen (Location, Sponsoren)

12. Fragen?