ECM nei processi aziendali integrazione con SAP
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ECM nei processi aziendali integrazione con SAP

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ECM nei processi aziendali Case Study di Integrazione con SAP

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ECM nei processi aziendali integrazione con SAP ECM nei processi aziendali integrazione con SAP Presentation Transcript

  • ottobre ’09 ECM nei processi aziendali L’integrazione con SAP – Il caso CO-VER ALTEA S.p A. - Strada Cavalli 42, 28835, Baveno (VB) www.alteanet.it info@alteanet.it
  • Agenda Le criticità di CO-VER Obiettivi e Aspettative Descrizione dei processi La soluzione  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • CO-VER Industrial: le criticità BUSINESS CONTENT MANAGEMENT Per le società che operano in ambito Engineering & Construction la documentazione di commessa è fondamentale e critica per il proprio business Documenti quali Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di Progetto, documenti di Collaudo, etc., rappresentano asset fondamentali e strategici di questo business COMPLIANCE La gestione dei contenuti è necessaria anche per far fronte a problematiche di tipo: Normativo Quality Assurance Legal Issues CONTENT GOVERNANCE Gestione di una mole considerevole di contenuti: Difficoltà di reperimento e consultazione Problematica di security  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • CO-VER Industrial: le criticità BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Necessità di adeguati controlli della corretta ricezione di tutti i documenti richiesti al fornitore tramite l’Ordine di Acquisto La ricezione di tutti i documenti richiesti è condizione necessaria per l’autorizzazione dei pagamento anche qualora la merce sia stata ricevuta nelle tempistiche concordate e la qualità sia quella richiesta Questo tipo di controllo viene attualmente eseguito fuori sistema senza alcuna integrazione con l’attuale sistema gestionale utilizzato SYSTEM INTEGRATION Strumento che consente di ricercare agevolmente e velocemente la documentazione di commessa tramite criteri quali: commessa cliente codice materiale per il quale è stato chiesto un documento fornitore che ha inoltrato a CO-VER Industrial la documentazione  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Agenda Le criticità di CO-VER Obiettivi e Aspettative Descrizione dei processi La soluzione  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Obiettivi e Aspettative Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Govervance per la gestione della documentazione. Utilizzo di un’unica piattaforma di gestione documentale Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti. Collegare la documentazione con processi SAP Rendere la documentazione gestibile direttamente da SAP Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal informazioni tipicamente documentali. Autorizzazione Pagamenti Minimizzare l’impatto vs utente per l’introduzione di un “nuovo strumento informatico”. Gestione documentazione in SAP ‘trasparente’ rispetto alla piattaforma CMS. Training unificato SAP - UCM  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Agenda Le criticità di CO-VER Obiettivi e Aspettative Descrizione dei processi La soluzione  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Esempio di ciclo passivo integrato SAP Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento Documenti e Metadati Docs Metadati •Project ORACLE •Customer •Supplier UCM •Materiale Code •Invoice  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Esempio di Processo integrato Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati al fornitore e quali il fornitore deve consegnare con la merce acquistata. I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in tutti i documenti di acquisto collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto. Documento richiesto al fornitore Documento da consegnare al fornitore Documento richiesto al fornitore  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Richiesta di Acquisto Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento I documenti che dovranno essere inviati al fornitore e di competenza dell’Ufficio Tecnico potranno essere allegati alla posizione della RdA già in questa fase. L’ufficio tecnico provvederà all’upload del file cosicché possa essere archiviato nell’UCM. Durante l’archiviazione il connettore SAP-ORACLE provvederà all’aggiornamento automatico di tutti i metadati determinabili dalla posizione della RdA (Codice Materiale, Commessa, Cliente, ecc…)  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Richiesta di Acquisto Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento I documenti inseriti in SAP vengono archiviati su Oracle UCM tramite il connettore che consente di creare, modificare e cancellare i documenti ed aggiornare i relativi metadati che caratterizzano i documenti legati a SAP  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Ordine di Acquisto Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento L’Ufficio Acquisti di CO-VER ha la necessità di integrare la documentazione eventualmente già richiesta dall’Ufficio Tecnico al momento dell’emissione della Richiesta di Acquisto. Questa documentazione extra, di carattere commerciale, verrà specificata sulle posizioni dell’Ordine di Acquisto. Certificato di Fideiussione richiesto dal Buyer che si aggiunge a quelli già collegati alla RdA  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Stampa Ordine di Acquisto Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento L’invio dell’Ordine di Acquisto nonché l’invio degli allegati dell’OdA al fornitore avviene tramite UCM di ORACLE. A tale proposito: l’Ordine di Acquisto verrà stampato in SAP e verrà quindi archiviato, tramite il connettore SAP-UCM sviluppato da Altea, come documento PDF nell’UCM di ORACLE. Attraverso SAP, il connettore provvederà all’aggiornamento automatico di tutti quei metadati che possono essere determinati dalla posizione dell’OdA quale N°OdA, codice materiale, commessa, cliente, RdA, ecc…  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Stampa Ordine di Acquisto Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento In Oracle UCM verranno estratti tutti i documenti archiviati accomunati dal metadato “Ordine di Acquisto”. Attraverso i “Composite Contents” di UCM, il risultato della ricerca verrà trasformato in un unico documento PDF nel quale saranno compresi sia la stampa dell’OdA sia tutti i documenti collegati all’OdA che dovranno essere inviati al fornitore. Il “Foglio” verrà quindi inoltrato al fornitore via FAX o e-mail  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Entrata Merci Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento Ogni singolo documento ricevuto verrà registrato a sistema come una “Entrata Documento” in modo tale da tener traccia di quanto ricevuto e soprattutto di quanto non ancora ricevuto. Dopo che il documento è stato collegato alla posizione dell’ordine di acquisto di provvederà a modificarne lo stato da “In attesa” a “Ricevuto”. Il documento verrà quindi archiviato in Oracle UCM con le stesse modalità viste in precedenza. Solo dopo aver ricevuto tutti i documenti richiesti si potrà sbloccare la posizione dell’OdA per il pagamento.  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Entrata Merci Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento L’Ufficio Qualità di CO-VER, dopo aver controllato che tutti i documenti richiesti al fornitore siano stati ricevuti, effettuerà la registrazione in SAP della “Entrata Certificato” che provvederà ad autorizzare il pagamento della posizione dell’OdA.  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Verifica Fattura Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento Durante il processo di Verifica Fattura fornitore, CO-VER desidera allegare al documento contabile che verrà registrato in SAP la fattura fornitore. Qui di seguito gli steps:  Assegnazione BARCODE alla fattura fornitore  Scansione della fattura e Archiviazione in UCM  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Verifica Fattura Stampa Entrata Richiesta di Ordine di Verifica Ordine di Merci/ Acquisto Acquisto Fattura Acquisto Documento La verifica fattura viene effettuata in SAP e si completerà con la digitazione del BARCODE cui la fattura fornitore fa riferimento. Questo consente di collegare in tempo reale la fattura fornitore archiviata in Oracle UCM con il documento contabile registrato in SAP.  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Esempio 1 Ordini di Acquisto 1° documentazione 5° stampa/invio di progetto documentazione a fornitori 3° Collegamento OdA – Doc Progetto 2° creazione OdA 4° stampa OdA  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Esempio 2 Fatture di Vendita 1° Certificato di 5° stampa/invio pagamento documentazione a cliente 3° Collegamento fattura – Cert.pag. 2° creazione fattura 4° stampa fattura  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Agenda Le criticità di CO-VER Obiettivi e Aspettative Descrizione dei processi La soluzione  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Soluzione: L’architettura FI CO MM … Oracle DM DAM WCM Document Capture ECC Content Server Java SOAP Workflow API WSDL WebDAV BPEL ALINK KPRO (DMS) UCM-SAP Connector  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Soluzione: Le componenti Oracle UCM Universal Content Management Content Server Inbound Refinery Oracle DC Document Capture Document Scanning Bar Code Recognition UCM Commit Server Altea Connector UCM-SAP  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Altea Connector UCM-SAP: Caratteristiche SAP Content Server HTTP Interface compliant Creazione Cancellazione Consultazione Gestione dei metadati Ricerca per Chiavi SAP Ricerca Fatture per BARCODE Aggiornamento metadati in tempo reale Enterprise Capabilities Scalabile, Multipiattaforma Sistemi di cache  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • Credits Grafica template Il layout grafico, i pittogrammi e le iconografie sono una produzione Altea S.p.A. Altea S.p.A. – Strada Cavalli, 42 – 28835 Feriolo di Baveno (VB) Altre sedi: Torino – Milano – Busto Arsizio - Ancona www.alteanet.it altea@alteanet.it Tutti i marchi riprodotti sono proprietà delle rispettive società  Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo  This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way