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ECM - Enterprise Content Manager

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Le tematiche aziendali affrontate, le soluzioni proposte, l’approccio e le esperienze Altea

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ECM by Altea ECM by Altea Presentation Transcript

  • ECM Enterprise Content Management Le tematiche aziendali affrontate, le soluzioni proposte, l’approccio e le esperienze Altea Ottobre 2009
  • Sommario Lo scenario di riferimento Introduzione all’ECM La soluzione Oracle L'approccio Altea Una storia di successo ECM in azienda: Alcuni possibili scenari d’impiego
  • Alcuni dati 90% dei contenuti all’interno di una organizzazione sono non strutturati [Ovum] Per ogni $ speso nel creare un documento, vengono spesi 18$ per la sua gestione [Independent studies by IBM, Coopers, GSA, ARMA International & Information Week] Il costo della gestione dei documenti può rappresentare dal 3% al 12% delle revenue annuali [idem] 90% delle aziende non conosce i costi sostenuti per il DM [idem] 2 ore al giorno: tempo medio speso dai manager per la ricerca di informazioni (oltre la metà delle quali risulta inutile) [Accenture] Si stima che dati aziendali ed e-mail crescono del 25-30% annualmente [varie] 200% per anno: previsione di crescita del contenuto non strutturato [Forrester Research] Ogni secondo è creato un nuovo blog [BBC News] 4
  • Immaginate vi sia possibile .. Ridurre il tempo perso nella ricerca manuale di un documento (addio a preziose ore passate ad eseguire ricerche d’archivio) Ridurre il volume di ingombro e dei costi di archiviazione (addio a faldoni pesanti e voluminosi) Diminuire drasticamente la movimentazione dei documenti cartacei Eliminare le difficoltà operative che derivano dal fatto che uno stesso documento cartaceo non può essere consultato da più persone contemporaneamente Assicurare il governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento: Check-In/Out - controllo della versione principale e minore Disporre delle informazioni su chi ha creato, chi ha aggiornato un documento, quando la versione è stata creata, quando è stata aggiornata Ridurre i rischi connessi alla perdita di documenti, assicurando adeguata sicurezza e privacy Assicurare la trasmissione e la conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata Garantire organizzazione e tenuta della produzione documentaria “ordinata” e coerente alle funzioni svolte Garantire rapidità e efficienza nell’individuazione e reperimento del documento di interesse nell’ambito dell’attività di processo Garantire la disponibilità del documento richiesto, e questo ovunque voi siate Assicurare conformità a legislazioni e normative vigenti, come a procedure aziendali
  • Alcune sfide Evoluzioni in atto Requisiti comuni Esplosione delle informazioni Conformità a leggi, standard, regolamenti Documenti, Immagini, Voce, Video; IM, E-mail… Ricerche trasversali all’interno dell’organizzazione Proliferazione dei siti WEB Applicazioni Web-enabled Flussi informativi come linee trasversali in strutture classicamente verticali Accesso tramite dispositivi differenti Flusso delle informazioni e dei dati che spesso Collaborazione Web 2.0 attraversano in maniera orizzontale i “silos” Integrazione dei contenuti cartacei ed elettronici organizzativi ed i sistemi gestionali Rapida crescita della domanda ed uso dei contenuti Formati: documenti, email, voice mail, digital media, … Vari repository: file server, DBMS, PC, mail server, .. Difficoltà per trovare, condividere, mettere in sicurezza e distribuire le informazioni Esplosione del “Web 2.0” Ogni persona contribuisce, commenta, crea informazione Tutto deve essere coerentemente condiviso
  • La risposta.. Governare al meglio il sovraccarico di dati e trasformarlo in valore aggiunto per l’impresa, utilizzabile quando serve e facilmente accessibile è possibile grazie a quello che in gergo si chiama Enterprise Content Management ECM
  • Perché le aziende introducono l’ECM Portare ordine al costante aumento del volume di documenti elettronici Rispondere a nuovi requisiti normativi previsti in termini di gestione delle informazioni Ridurre il volume di documentazione cartacea all’interno dell’organizzazione Fornire un ambiente standardizzato per la raccolta e distribuzione dei dati attraverso form definiti Re-ingegnerizzare i processi di business e aumentare l’efficienza organizzativa Supportare i requisiti di continuità aziendale Ottenere maggiore valore dagli investimenti Migliorare la comunicazione con i dipendenti, i partner e i clienti Fonte: CMS Watch – The ECM Suites Report 2009
  • ECM: Cos'è ? Enterprise Content Management Enterprise = unico e trasversale a tutta l’organizzazione Content = i “dati” a definizione e supporto del business “ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.” - The Enterprise Content Management Association Altri termini per ECM ECM – Electronic Content Management DMS – Document Management System DAM – Digital Asset Management
  • Contenuti: Cosa sono ? Contenuti Strutturati Processati dai sistemi Databases File dati generici …tutti i dati che possono essere immagazzinati in un DB Contenuti Non-Strutturati Utilizzati dalle persone Documenti in “formato immagine”, es. fax (tiff/pdf/…) Office documents (es. Documenti legali, Contratti) Print streams E-Mail Immagini, Grafici e Disegni Presentazioni, Video, Rich media assets Web pages and contents
  • ECM - la genesi
  • ECM – le componenti Per la condivisione di Per il check-in/check- documenti ed il out, il versioning, la supporto ai team di Document-Centric security e in genere la progetto collaboration Document libreria di servizi per la gestione dei documenti Management di business Per il controllo e la gestione dei contenuti di Per la gestione dei uno o più siti WEB. Include Digital Asset contenuti multimediali le funzioni di creazione dei WEB Content Management (streaming, contenuti, dei template, Management conversione formati, degli work-flow e del video story-board) change-management, della pubblicazione dei ECM contenuti, che permettono Enterprise Content il delivery sui server Web Per la “cattura” la di contenuti pre- Managementt trasformazione e la pacchettizati o su richiesta gestione dei documenti in “formato Document immagine” (es. fax) Imaging Per il supporto ai processi business, Per la gestione degli archivi “lungo- indirizzare i Work Flow termine”, l’automazione della contenuti, assegnare conservazione dei documenti in task di lavoro e stati, Record accordo a policy e normative e creare audit trails Management assicurare la compliance legale e con le authority. Fonte: Gartner – Elaborazione Altea
  • ECM – Le diverse prospettive Il mercato di riferimento dell’ECM può essere rappresentato in tre differenti tipologie di impiego: transactional, business content, and persuasive. Queste possono essere immaginate come silos di tipologie di contenuti abbinati a specifiche esigenze di business. Va comunque considerato che mentre molti requisiti di business rientrano in pieno nelle singole tipologie di contenuto, altri possono anche passare da una categoria di utilizzo ad un’altra. Transactional content ECM: Le applicazioni in quest’area supportano i processi people-centric allineando contenuti informativi con i processi aziendali in corso. Permettono di “catturare” i “transactional content” - che includono non solo immagini da scanner ma anche tutte le informazioni originate da e_forms e fax, stampe generate dai sistemi applicativi di back-office, immagini digitali, e-mail - e di integrarli con le funzioni di business process management (BPM) e gli strumenti di workflow. Business content ECM: includono applicazioni che si focalizzano sulla fornitura di informazioni e contenuti a sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo decisionale. Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i contenuti al fine di meglio supportare i servizi offerti ai propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga scala a prescindere dalla loro locazione o formato. Elaborazione Altea
  • ECM – Le diverse prospettive Le diverse tipologie di “Enterprise Content” Transactional Content Business Content Persuasive Content Tipo di contenuti Tipo di contenuti Tipo di contenuti • Immagini da scanner • Documenti Office • Contenuti WEB • Computer Reports • Contenuti WEB • Cataloghi Prodotto • Forms • Corporate Records • Media (immagini e video) • FAX • Messaggi (blog/discussion) • Garanzie • Corporate Records • Blogs (anche esterni) Esempi Esempi Esempi • Fatture • Offerte • Self-Service Clienti • Prestiti • Documentazione tecnica • eCommerce • Crediti • Materiale per Training • Marketing multi canale • Dichiarazioni fiscali • Business Plan • Comunicazioni aziendali • Contratti • Extranet Tecnologie Tecnologie Tecnologie • Imaging • Document Management • Web Content Management • E-forms • Records Management • Personalization • Document output mngt • Web Content Management • Campaign Management • Workflow / BPM • Team Collaboration • Digital Asset Management • Workflow • Document output mngt • Web Analytics Fonte: Ferrester – Elaborazione Altea • Portal
  • La soluzione Oracle La Oracle Enterprise Content Management Suite è una delle soluzioni del mercato ECM piu complete e flessibili in termini di strumenti a disposizione per la gestione dei contenuti. E’ inoltre importante sottolineare che ECM è una componente della Fusion Middleware l’offerta Oracle per Enterprise 2.0, in cui Oracle è leader di mercato, assicurando in questo modo la piena compatibilità e estendibilità della soluzione verso le diversi frontiere di applicazione del paradigma Enterprise 2.0 in azienda.
  • La piattaforma abilitante Enterprise Content Management Business Applications Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000 Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele Extranet, Blog & Wiki Gestione delle normative Gestione dei contratti Tipo di Contenuto Funzionalità applicativa Web Content HTML, XML, ... Documenti Contratti, fatture, bilanci, Document Management presentazioni Web Content Management Email corpo della mail, allegati Digital Asset Management Immagini X-rays, marketing, logo Collaborazione Fatture, assegni Records Management File Audio Conference call, Imaging/BPM registrazione delle chiamate Email Management al supporto Report Output Management File Video Riunioni aziondali, video clips Knowledge Management CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici
  • La piattaforma abilitante Enterprise Content Management Business Applications Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000 Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele Extranet, Blog & Wiki Gestione delle normative Gestione dei contratti Tipo di Contenuto Funzionalità applicativa Web Content HTML, XML, ... Documenti Contratti, fatture, bilanci, Document Management presentazioni Web Content Management Email corpo della mail, allegati Digital Asset Management Immagini X-rays, marketing, logo Collaborazione Unified Enterprise Content Management File Audio Fatture, assegni Conference call, Records Management Imaging/BPM registrazione delle chiamate Email Management al supporto Report Output Management File Video Riunioni aziondali, video clips Knowledge Management CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici
  • Imaging Information Rights Management Document Management Collaboration Records & Retention & Workflow Management Web Content Digital Asset Management Management
  • Il prodotto di gestione documentale Architettura logica Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Center, ISO 9000 Sistema completamente Viste Intranet, Portali Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management Gestione del rischio Gestione lamentele unificato Extranet, Blog & Wiki Gestione normative Gestione contratti Unico repository documentale Gestione Multisito Gestione della conformità Applicazioni utente Funzionalità base comuni Applicazioni Content-Centric e Siti Web Semplice aggiunta, Unified Enterprise Content Management System abilitazione ed Information Rights Management amministrazione di nuove funzionalità Integrazione con il Desktop, web GUI, API estese Architettura a Gestione Digital Web Records and componenti Documenti Asset Content Retention Management Management Management Interfaccia singola ed API Servizi sui contenuti Service-Oriented Gestione documenti ed immagini, Sicurezza, Workflow, Ricerca, Metadati Architecture Servizi di Repository Supporto ad applicazioni Gestione Contenuti, File e Dati multiple Scalabilità e robustezza
  • Unica infrastruttura di ECM Vantaggi Enterprise Content Management Intranet Moduli e documentazione per i Business Applications dipendenti Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000 Video per formazione ed orientamento Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele Comunicazioni Gestione delle normative Gestione dei contratti Extranet, Blog & Wiki Risorse umane e gestione delle normative Content Types Application Functionality Acquisizione dei contratti firmati, documentazione del personale Web Content - HTML, XML, ... Document Management Documenti - Contratti, fatture, Web Content Management Conformità legislativa, aggiornamento/ bilanci, presentazioni Digital Asset Management scarto dei contenuti obsoleti Email - corpo della mail, allegati Immagini - marketing, logo, X-rays, Collaboration Call centers & siti di supporto Fatture, assegni Records Management File Audio - Conference call, Imaging/BPM Accesso controllato alle informazioni registrazione delle Email Management appropriate chiamate al supporto Report Output Management File Video - Riunioni aziondali, video Riuso del contenuto in siti distinti clips Knowledge Management Aggiornamento costante della CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici knowledgebase, workflow, scarto informazioni obsolete, protezione dal contenzioso
  • Unica infrastruttura di ECM Vantaggi Enterprise Content Management Intranet Moduli e documentazione per i Business Applications dipendenti Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000 Video per formazione ed orientamento Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele Comunicazioni Gestione delle normative Gestione dei contratti Extranet, Blog & Wiki Risorse umane e gestione delle normative Content Types Application Functionality Acquisizione dei contratti firmati, documentazione del personale Web Content - HTML, XML, ... Document Management Documenti - Contratti, fatture, Web Content Management Conformità legislativa, aggiornamento/ bilanci, presentazioni Digital Asset Management scarto dei contenuti obsoleti Email - corpo della mail, allegati Immagini - marketing, logo, X-rays, Collaboration Call centers & siti di supporto Fatture, assegni Records Management File Audio - Conference call, Imaging/BPM Accesso controllato alle informazioni registrazione delle Email Management appropriate chiamate al supporto Report Output Management File Video - Riunioni aziondali, video Riuso del contenuto in siti distinti clips Knowledge Management Aggiornamento costante della CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici knowledgebase, workflow, scarto informazioni obsolete, protezione dal contenzioso
  • Unica infrastruttura di ECM Vantaggi Enterprise Content Management Intranet Moduli e documentazione per i Business Applications dipendenti Siti WEB Pubblici Conformità legislativa Call Centers, ISO 9000 Video per formazione ed orientamento Viste Intranet, Portali, Sarbanes-Oxley Acquisti e fatturazione Knowledge Management, Gestione del rischio Gestione lamentele Comunicazioni Gestione delle normative Gestione dei contratti Extranet, Blog & Wiki Risorse umane e gestione delle normative Content Types Application Functionality Acquisizione dei contratti firmati, documentazione del personale Web Content - HTML, XML, ... Document Management Documenti - Contratti, fatture, Web Content Management Conformità legislativa, aggiornamento/ bilanci, presentazioni Digital Asset Management scarto dei contenuti obsoleti Email - corpo della mail, allegati Immagini - marketing, logo, X-rays, Collaboration Call Centers & siti di supporto Fatture, assegni Records Management File Audio - Conference call, Imaging/BPM Accesso controllato alle informazioni registrazione delle Email Management appropriate chiamate al supporto Report Output Management File Video - Riunioni aziondali, video Riuso del contenuto in siti distinti clips Knowledge Management Aggiornamento costante della CAD/CAM - Disegni e progetti tecnici knowledgebase, workflow, scarto informazioni obsolete, protezione dal contenzioso
  • Le valutazioni degli analisti Organismo Vendor IBM Leader Leader 6/8 Oracle Leader Leader 6/8 EMC Leader Leader 4/8 Open Text Leader Leader 4/8 Microsoft Leader Strong Performer 6/8 SAP Niche player Contender 2/8 Hyland Software Challenger Strong Performer 1/8 Interwoven Visionarie Strong Performer 4/8 Vignette Visionarie Strong Performer 3/8 Xerox Niche player Contender 1/8 Alfresco Niche player Contender 2/8
  • L'approccio Altea Altea SpA, società di consulenza nell’ambito dello sviluppo di progetti di sistemi ERP e di Business Process Review, è profonda conoscitrice dei processi aziendali nella maggior parte dei settori industriali italiani. Altea seleziona le migliori tecnologie a livello mondiale, integrandole nell’ambito delle piattaforme applicative dei propri clienti per massimizzarne il valore. L’approccio Altea ai progetti di Enterprise Content Management si pone come obiettivo la VALORIZZAZIONE DELLE SOLUZIONI ECM INTEGRATE CON I PROCESSI E LE RISORSE ICT AZIENDALI
  • Quali obiettivi Altea crede nell’adozione di soluzioni ECM come strumento per : ottimizzare i processi aziendali preesistenti attraverso la valorizzazione e l’utilizzo di informazioni prima inutilizzate; razionalizzare i processi permettendo di trattare tutte le informazioni necessarie riunendo contenuti strutturati e non; favorire i processi di comunicazione e collaborazione condividendo le informazioni in azienda e lungo le dorsali di SC e CC; migliorare il supporto alle attività di business, rendendo disponibili le informazioni “contestualizzate” cioè quando servono, dove servono… ma anche come servono; ridisegnare le strutture aziendali, riassegnando ruoli e competenze.
  • Il Cliente Co-Ver. CO-VER Group è una realtà consolidata a livello italiano e internazionale nei principali settori dell'impiantistica industriale, del terziario e nel mercato energetico. In tutti settori in cui opera CO-VER le problematiche Azienda: CO-VER Industrial documentali sono estremamente critiche e fortemente Fatturato: 250 Milioni € legate ai processi di business. Settore: Engineering & Construction Attività: Impianti Industriali Documenti amministrativi, di progettazione, Ingenieria Civile Presenza: certificazioni, documenti di trasporto sono solo alcuni tra Italia, Europe, Middle-East Asia, USA Utenti Oracle UCM: i più importanti. oltre 200 Soluzione: Oracle DB 11g Oracle Universal Content Management Oracle Document Capture
  • Le criticità di Co-Ver. In ambito Project&Engineering la documentazione è fondamentale e critica per il business (Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di Progetto, documenti di Collaudo, …). Oltre alla numerosità va tenuto conto di esigenze quali: Esigenze normative Quality Assurance Legal issues I processi amministrativi (ciclo attivo e ciclo passivo) sono fortemente legati ai contenuti in ambito Engineering: Le richieste di offerta devono essere corredate delle specifiche tecniche provenienti dall’engineering. I pagamenti devono essere subordinati al ricevimento di tutta la documentazione necessaria a corredo della fornitura. …
  • Obiettivi e Aspettative Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Governance per la gestione della documentazione. Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti. Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal informazioni tipicamente documentali.
  • La soluzione implementata La soluzione individuata e proposta da Altea è basata su due componenti della piattaforma Oracle ECM.  Oracle Universal Content Management: rappresenta l’asse portante della suite Oracle in ambito ECM.  Oracle Document Capture: è la componente che abilita la gestione delle fasi di INBOUND di contenuti e documenti consentendo l’archiviazione sul repository unico (Oracle UCM) di FAX, eMail, ipload FTP, http, shared directory. L’integrazione tra SAP e UCM è realizzata tramite un connettore sviluppato da Altea utilizzando le modalità standard di gestione documentale di SAP, ovvero attraverso ArchiveLink e DMS. L’integrazione nei processi SAP di gestione della documentazione attraverso Oracle UCM è stata realizzata attraverso uno specifico connettore in grado di rendere completamente trasparente all’utente la fonte di archiviazione dei documenti.
  • Esempio di Processo integrato U U U U U Richiesta di C Stampa Richiesta di C Richiesta di C Ordine di Stampa Ordine di C Entrata Merci C Verifica Fattura Acquisto Offerta Acquisto M Acquisto M M Acquisto M M L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati al fornitore e quali il fornitore deve consegnare con la merce acquistata. I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in tutti i documenti di acquisto collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto. Documento richiesto al fornitore Documento da consegnare al fornitore Documento richiesto al fornitore
  • Principali benefici e miglioramenti I principali benefici ottenuti attraverso questa soluzione possono essere sintetizzati nei seguenti aspetti. Integrazione dei processi di gestione documentale con i processi SAP. Automazione dei processi di INBOUND della documentazione. Miglioramento dei processi di quality relativi alle procedure documentali in ambito ingegneristico. Introduzioni di Workflow per la gestione dei processi documentali: Fatture Fornitori, Entrate merci.
  • Sviluppo prodotto • Ambiente “collaborativo” per attori interni ed esterni (disegnatori, sviluppatori, fornitori, ..) dove condividere idee, progetti e documenti vari , con possibilità di abilitare funzioni di “discussion”. • Ambiente organizzato e regolamentato negli accessi sulla base dell’organizzazione aziendale ma anche su progetti e tipologie di documenti. • Librerie di “templates”, eventualmente con workflow collegati, che permettono di “facilitare” processi ripetitivi di progettazione e sviluppo (es. autorizzazioni, richiesta di pareri tecnici/commerciali/legali, prove di laboratorio, ….) • Gestione accessi e permission diversificate e gestione dei diversi ruoli di sviluppo, controllo e valutazione. • Capacità di condivisione documenti in formato “CAD” (oltre 400 formati) con possibilità di apportare note e osservazioni che vengono “registrate” su UCM e condivise nel gruppo di lavoro. I documenti CAD originali non vengono modificati.
  • HR • Raccogliere, gestire e archiviare tutti i “contenuti” relativi ai dipendenti fin dalle fase di ricerca e assunzione. • Fornire un ambiente in cui rendere disponibili, in modo integrato, tutte le informazioni sui collaboratori anche a integrando/collegando sistemi . • Abilitando adeguati livelli di sicurezza negli accessi è possibile pensare all’erogazione di servizi self-service per i dipendenti. • Facilitare il processo di creazione, approvazione e distribuzione di procedure e policies interne, come pure rendere disponibili modulistica e formulari aziendali (con legami alle relative procedure). • Migliorare il livello di compliance ai dettati legislativi e normativi in merito alla conservazione, e distruzione, dei documenti con contenuti sensibili.
  • Legale • Abilitare alla “raccolta” dei documenti contrattuali rendendoli disponibili in formato elettronico. • Abilitare una gestione “collaborativa” dei contratti generati in azienda in formato elettronico con la possibilità di definire e gestire l’intero processo dalla predisposizione alla negoziazione, dall’approvazione all’archiviazione, dai rinnovi alle cessazioni. • Possibilità di raccogliere e gestire tutta la documentazione, in formati diversi, collegata al singolo contratto. • Fornire supporto alle attività di auditing aziendale mediante la disponibilità di adeguati metadati “informativi” e di funzioni automatiche di notifica relativamente a modifiche e scadenze. • Fornire un unico punto di raccolta e accesso a tutti i contenuti (documenti elettronici, fax, e-mail , fotografie,.. ) relativi a contratti, corrispondenza legale, policies, relazioni e quant’altro , in un ambiente collaborativo con singoli individui e uffici in modo trasversale all’organizzazione aziendale.
  • Commerciale/Marketing • Possibilità di gestire un’ampia tipologia di contenuti (schede prodotto, schede tecniche, fotografie, schizzi, disegni, condizioni di vendita e di garanzia, listini) anche di tipo rich-media (es. filmati). • Possibilità di raccogliere, gestire e condividere filmati relativi ad eventi aziendali, rendendo possibile la partecipazione “virtuale” differita agli stessi (es. presentazioni di nuovi prodotti, sfilate pre-collezione, eventi marketing,…). • Acquisire e gestire in un’unica base informativa le informazioni sui prodotti per rendere disponibili al canale di vendita e/o agli acquirenti informazioni dettagliate su prodotti e servizi migliorando le capacità di scelta e decisione dei clienti anche in relazione al posizionamento di mercato. • Abilitare un ambiente in cui “centralizzare” i contenuti necessari alla ideazione, definizione e costruzione delle Campagne Marketing , al monitoraggio delle stesse durante le fasi esecutive, di analisi dei risultati a campagna completata (relazioni, fonti esterne, reporting analitico,…)
  • Engineering & Construction 1/2 • Archiviazione dei documenti strutturata per Progetto. I documenti possono contenere più file, anche di tipo diverso (es. pdf, doc xls) con possibilità di caricamento massivo di documenti stessi. • Le informazioni associate ai singoli documenti (metadati) possono essere “ereditate” dal progetto di riferimento, inserite dall’operatore o, ancora, attribuite automaticamente da sistema. • La “codifica” automatica dei documenti in inserimento può essere gestita in accordo con normative e codifiche standard interne o internazionali (es. KKS codification). • Ai singoli documenti è possibile associare note e commeti, anche in tempi successivi all'archiviazione, e senza dover necessariamente produrre revisionare del documento. • Creazione automatica di TRANSMITTAL, ad esempio su modulo Excel predefinito, con indirizzi dei destinatari e n.° copie già preimpostate. Possibilità archiviazione e gestione “integrata” dei Transmittal prodotti. • Possibilità di definire “stati” ai singoli documenti o a più documenti facendo comparire la relativa scritta (es. “As Shipped”, “As Built”) sull'immagine in pdf sia in stampa che in video.
  • Engineering & Construction 2/2 • Funzione di stampa massiva mediante invio automatico dei documenti elencati in Transmittal, verso i sistemi di stampa assegnati per tipologia di documento (stampanti, plotter,..). • Possibilità di ottenere in modo "immediato" una raccolta di tutti i documenti richiesti per archiviazione su supporti elettronici. • Funzioni specifiche per la gestione delle “revisioni” dei disegni/documenti originate dalle attività di cantiere. Il processo “supportato” prevede che i disegni con le annotazioni "a mano" fatte sul cantiere vengano scansiti e spediti via mail in sede. Qui i file "markuppati" vengono inseriti all'interno del sistema "collegati" al documento "originale" (“AS Shipped”) con status "da aggiornare. I documenti, quando aggiornati, vengono portati ad "Aggiornato“ gestendo il passaggio ad “AS Build” del documento “originale” . Sono rese disponibili funzioni di monitoring ed di alerting via e-mail che agiscono sulla base di "Stato" e data di scadenza/variazione. • Possibilità di apporre "firma digitale" ai documenti archiviati, gestendo due livelli di "firma": • firma con certificazione interna (per “rilascio interno”) • firma con certificazione di CA riconosciuta (norma CNIPA, per “emissione ufficiale”)
  • ROI Case Study – Assunzioni e parametri Costo del lavoro Impiegato Stipendio (RAL) 26.000 € TFR/INPS 10.557 € IRAP 1.554 € INAL 208 € • Totale costo annuo 38.319 € Costo orario 1.840 ore/anno 38.319 € / 1840 h 20,83 € Costo per minuto 20,83 € / 60mins = € 0.35 /min
  • ROI Case Study – Studio dei tempi * Attività: Ricerca> Copia> Invio Fax / Mail di un report di 8 pagine Processo “legacy” Processo ECM Ricerca File 5 min Ricerca File 0.5 min Copia del File 3 min Copia del File none Invio Fax/Mail 7 min Invio Fax/Mail 2 min TOTAL 15 min TOTAL 2.5 min Risultato: Il processo ECM può ridurre fino a 12.5 min il tempo impiegato per ogni singola transazione *Da uno studio IBM, Coopers, GSA Study
  • ROI Case Study – Valorizzazione Risparmi Costi Processo “legacy” Costi Processo ECM Costo per singola transazione Costo per singola transazione Impiegato= € 0.35 /min Impiegato= € 0.35 /min Per transazione = € 6,00 Per transazione = € 0,875 (17,5 min x 0.35) (2,5 min x 0.35) 20 transazioni al giorno 20 transazioni al giorno – € 120,00 /giorno – € 17,50 /giorno – € 2.400,00 /mese – € 350,00 /mese – € 26.400,00 /anno – € 3.850,00/anno Risultato: L’introduzione di un sistema ECM può rappresentare un risparmio di 22,550.00 € per impiegato all’anno.
  • “Hard Savings” Addizionali Riduzione dei costi di copiatura (Forniture, manutenzioni, deprezzamento,) Fino al 65% Riduzione dei costi di fax Fino al 85% Riduzione dei costi “spedizionieri/postalizzazione” Fino al 60% Riduzione dei costi archiviazione documenti (in sede e/o esterni) Fino al 90% *Da uno studio IBM, Coopers, GSA Study
  • “Soft Savings” Addizionali Miglioramento de tempi di risposta ai “clienti” interni ed esterni Miglioramento della sicurezza e del controllo nella gestione dei documenti Miglior controllo sul “versioning” dei documenti Aumentare la capacità di collaborazione di più utenti su un singolo documento Capacità di svolgere più lavoro a parità di risorse …. ….o di svolgere il medesimo lavoro con meno risorse Risultato: Maggiore competitività nel business e nella struttura dei costi