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IT Consulting - Multiprojektmanagement
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IT Consulting - Multiprojektmanagement

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  • 1. IT-Consulting - MultiprojektmanagementMarkus Groß
  • 2. Multiprojektmanagement (MPM)AGENDA2IT-Consulting
  • 3.  Projekt: „Vorhaben, das im wesentlichen durchEinmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheitgekennzeichnet ist, wie z. B. Eindeutige Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation.“ [DIN 69901] Projektmanagement ist die Gesamtheit vonFührungsaufgaben, Führungsorganisation,Führungstechniken und –mitteln zur Abwicklungeines ProjektesSingle-Projektmanagement1 PROJEKTDEFINITION3Das Einzel-Projekt
  • 4. Aufgaben des Projektleiters4Single-Projektmanagement Planung und Kommunikation Schaffung geeigneterRahmenbedingungen Verwaltung der Ressourcen Motivation und Steuerung derProjekt-Mitarbeiter Schutz des Projekts vor der Umgebung Frühes Erkennen und Behebenunerwarteter Schwierigkeiten1 PROJEKTDEFINITION
  • 5. Bedeutung und Techniken im Single-Projektmanagement1 PROJEKTDEFINITION5Methoden des Projektmanagements ZeitplanungProjektverlaufProjektstartLastenheftliegt vorPflichtenheftliegt vorTestsystemist lauffähigProduktiv-systemProjektende RisikoanalyseR10EintrittswahrscheinlichkeitAuswirkungR2R7R6R3R5R8R1R4R9 Stakeholderanalyse Kostenplanung Meilensteintrendanalyse Ressourcenplanung
  • 6. Probleme im Einzel-Projektmanagement6 Dead-Line Effekt (Pareto) „Der in eine Aktivität investierteUmfang an Energie und Aufwandverstärkt sich zusehens in dem Maße,in dem man sich der Deadline nähert,die für die Beendigung der Aktivitätfestgelegt wurde“ Mangel an Ressourcen/Personal Budget/Kostenexplosion fehlerhafte Aufwandsabschätzung Terminüberschreitungen2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT
  • 7. Transparenz und Kommunikation2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT7Probleme im Einzel-ProjektmanagementQuelle: Manager-Magazin, Plagiat eines Dilbert Cartoons,
  • 8.  Es existiert keine Definition nach DIN oder ISO Unter Multi-Projektmanagement versteht man dasManagement aller/mehrerer Projekte Überblick und Koordination verschiedener Einzel-Projekte Kontrolle der Fortschritte der verschiedenen Projekte Koordination und gemeinsame Nutzung der einzusetzendenRessourcen Bewertung der Projektnutzens und Priorisierung Hauptnutzen liegt in der Erreichung derstrategischen Unternehmensziele bei optimalerNutzung der RessourcenWas ist Multiprojektmanagement?3 MULTIPROJEKTMANAGEMENT8Definition Multiprojektmanagement
  • 9. Definition Multiprojektmanagement9Abhängigkeiten und Bedingungen3 MULTIPROJEKTMANAGEMENTDie UnternehmenszieleDie UnternehmenstrategieProjekt1Projekt2Projekt3 Projektn
  • 10. Ablauf des Multiprojektmanagements10Besondere Anforderungen im Multiprojektmanagement4 ABLAUFDESMPMProjektorganisation Projektplanung ProjektsteuerungProblemfeldanalyse Projektkontrolle Projektabschluss
  • 11. Definition der Rahmenbedingung die für alle Projekteim Unternehmen geltenProjektorganisation4 ABLAUFDESMPM11Ablauf des MultiprojektmanagementsLinien OrganisationVorteile:• Einfache Organisation• MA bleiben in FachabteilungNachteile:• Bedeutung des Projektes wirdnicht ersichtlich• Keine Einordnung bei MPM• Ressourcen werden nichtoptimal genutztStabs OrganisationVorteile:• Klare Zuständigkeiten• Direkte Zuordnung zur GLNachteile:• Geringe Befugnisse des PL• Einordnung inProjektportfolio unklar• Ressourcen werden schlechtkoordiniertProjektorganisationVorteile:• Klare Kompetenz des PL• Direktzugang zur GLNachteile:• Organisation in Konkurrenzzur Linie• Probleme für MA nachProjektende• Ressourcen werden für einProjekt geblocktFür die Steuerungen von mehrerenProjekten gleichzeitig nicht geeignet
  • 12. Projektorganisation - MatrixorganisationLinienorganisationAblauf des Multiprojektmanagements124 ABLAUFDESMPMProjektorganisationDie Matrixorganisation „verzahnt“Linien und ProjektorganisationVorteile: Verbesserte Nutzung von Synergien Vereinfachte Personalzusammenstellung Optimale RessourcennutzungProblem: Kompetenzüberschneidung!
  • 13.  Zur Projektplanung gehört die Vorbereitung allerAktivitäten vor dem Projektstart Priorisieren der Projekte Planen der benötigten Ressourcen Definition der Meilensteine und Abhängigkeitender einzelnen Projekte Beantragung und Rechtfertigung(Wirtschaftlichkeitsanalyse) des Budgets Formulierung des Projektantrags Definition der Ziele und ZielkongruenzProjektplanung4 ABLAUFDESMPM13Ablauf des Multiprojektmanagements
  • 14. Projektplanung - Vom Dreieck zum Fünfeck4 ABLAUFDESMPM14Ablauf des MultiprojektmanagementsProjektKostenZeitQualitätProjektKostenZeitFunktionenPersonenQualität
  • 15. Ablauf des Multiprojektmanagements15Projektsteuerung4 ABLAUFDEMMPM Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen• Verteilung derRessourcen• Qualitätssicherung• Kommunikationsregeln• Arbeitsabläufe• ArbeitspaketRückmeldung• Meilensteintrend-analyse• Kostenkontrolle• Auslastungsanalyse
  • 16. Ablauf des Multiprojektmanagements16Problemfeldanalyse Durch die Problemfeldanalyse wirdeine klare Definition der „Probleme“der einzelnen Projekte geliefert Wer sind die Betroffenen undBeteiligten (Stakeholder) Was sind die wichtigsten Ziele Welchen Umfang haben die einzelnenProjekte In welcher Entwicklungsphasebefinden sich die einzelnen Projekte4 ABLAUFDESMPM
  • 17.  Terminkontrolle Überwachung der Einhaltung von Terminvorgaben Entscheidungsgrundlage für eine wirksame TerminlicheSteuerung Basis ist die rechtzeitige und konsequente Rückmeldung Ziel ist die Vermeidung von Leerzeiten Aufwands- und Kostenkontrolle Gegenüberstellung von Ist- und Sollwerten Sowohl nicht monetär bewerteter Inputgrößen (z.B. Stunden)und monetär bewerteter Aufwand Überprüfung ob einzelne Projekte auch wirtschaftlich arbeitenund ob Einsatzmittel zwischen den Projekten vershobenwerden sollteProjektkontrolle4 ABLAUFDESMPM17Ablauf des Multiprojektmanagements
  • 18.  Sachfortschrittskontrolle Zentrale Kontrollmaßnahme Zerfällt in produkt- und projektbezogene Fortschrittskontrolle Basis ist die Earned-Value-Analyse Ausschlaggebend ist die Betrachtung des Gesamtfortschrittszum Erreichen der strategischen Ziele Projektberichtserstattungskontrolle Regelmäßiges Feedback über alle zu überwachenden Projekteeinfordern Wichtigster Faktor um einen umfassenden Überblick zuerhalten und steuern eingreifen zu könnenProjektkontrolle4 ABLAUFDESMPM18Ablauf des Multiprojektmanagements
  • 19. Ablauf des Multiprojektmanagements19Projektabschluss Projektabschluss gliedert sich in denformalen Abschluss und dieAufbereitung des Projektes Abnahme der einzelnen Projekte undZusammenführung zu einemgemeinsamen Ergebnis Projektabschlussanalyse hinsichtlichder Effizienz Erfahrungssicherung hinsichtlich derGeltung für zukünftige Projekte4 ABLAUFDESMPM
  • 20.  Ergebnis einer repräsentativen Studie (n=150) ander technischen Universität Berlin, Institut fürTechnologie und Management (2005) Informationsqualität Interaktionsqualität Allokationsqualität Portfolioqualität Die Faktoren bedingen sich gegenseitig und stehenin einer Abhängigkeit Ergebnis ist der Projektmanagement-QualitätszirkelBest Practice5 BESTPRACTICE20Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement
  • 21. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement21Informationsqualität Grundlage für MPM ist dieTransparenz über die vorhandenenProjekte und deren Status Relevanz der Informationen Gültigkeit der Informationen die denProjektleitern gemeldet werden Pünktlichkeit/Aktualität derInformationen Genauigkeit der geliefertenInformationen Redundanzfreiheit5 BESTPRACTICE
  • 22.  Unter Allokationsqualität versteht man das Maßdes Ressourcenmanagements Ressourcenmanagement wird als Königsdisziplindes Projektmanagements bezeichnet Abgleich der Ressourcenbereitstellung mit der Verfügbarkeit Überprüfung der Ressourcenzuweisung Sicherstellung, das die richtigen Mitarbeiter, zum richtigenZeitpunkt im richtigen Projekt eingesetzt werden Die kurz-, mittel- und langfristige Ressourcenfreigabe Schaffung von Planungssicherheit bei Einzel-Projektleitern Aufdeckung von inoffiziellen Projekten und damit verbundenerRessourcenverschwendungAllokationsqualität5 BESTPRACTICE22Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
  • 23. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement23Interaktionsqualität Zusammenarbeit zwischenProjektleitern, Abteilungsleitern undTop-Management Bereitschaft der Beteiligten offenuntereinander zu kommunizieren Reduzierung von unnötiger bewusstenund unbewussten Doppelarbeit Bündelung von Kern-Kompetenzen inzentralen Gremien Schaffung von klaren Zuständigkeitenbei abteilungsübergreifenden Teams5 BESTPRACTICE
  • 24.  Unter Projektportfolio versteht man dieGesamtheit der „laufenden“ Projekte mitentsprechender Priorisierung Das Portfolio sollte ausgewogen sein Indikator für die Qualität ist die Durchführung der richtigenAnzahl der Projekte in Anbetracht der zurVerfügung stehenden Ressourcen Vermeidung von Projekt-Kannibalismus Vernachlässigung von bereits gestartetenProjekten durch neue „attraktive“ Projekte Möglichst vollständige Wiedergabe derProjektlandschaftPortfolioqualität5 BESTPRACTICE24Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
  • 25. Wirksamkeit und Abhängigkeiten5 BESTPRACTICE25Qualitätszirkel MultiprojektmanagementPortfolio-qualitätInteraktionsqualitätAllokationsqualitätInformationsqualität
  • 26. gut33%sehr gut5%nicht entwickelt4%mäßig58%Wie schätzen Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmensim Multiprojektmanagement ein? (n=75)6 AUSBLICKE26Entwicklungspotenzial MultiprojektmanagementQuelle: IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation,Universität Bremen, 2006
  • 27. Fazit27 Multiprojektmanagement ist in einerglobal vernetzten Wirtschaft Alltag Eine genaue Definition vonMultiprojektmanagement ist schwierig Ein Multiprojektmanager sollte dienotwendigen Befugnisse habe Die „richtige“ Abstimmung vonInformation, Allokation, Interaktionund Portfolio-Qualität ist zielführend Multiprojektmanagement ist in vielenUnternehmen noch ausbaufähig7 ÜBERBLICK
  • 28. Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitNoch Fragen?

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