IT Consulting - Multiprojektmanagement

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IT Consulting - Multiprojektmanagement

  1. 1. IT-Consulting - MultiprojektmanagementMarkus Groß
  2. 2. Multiprojektmanagement (MPM)AGENDA2IT-Consulting
  3. 3.  Projekt: „Vorhaben, das im wesentlichen durchEinmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheitgekennzeichnet ist, wie z. B. Eindeutige Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation.“ [DIN 69901] Projektmanagement ist die Gesamtheit vonFührungsaufgaben, Führungsorganisation,Führungstechniken und –mitteln zur Abwicklungeines ProjektesSingle-Projektmanagement1 PROJEKTDEFINITION3Das Einzel-Projekt
  4. 4. Aufgaben des Projektleiters4Single-Projektmanagement Planung und Kommunikation Schaffung geeigneterRahmenbedingungen Verwaltung der Ressourcen Motivation und Steuerung derProjekt-Mitarbeiter Schutz des Projekts vor der Umgebung Frühes Erkennen und Behebenunerwarteter Schwierigkeiten1 PROJEKTDEFINITION
  5. 5. Bedeutung und Techniken im Single-Projektmanagement1 PROJEKTDEFINITION5Methoden des Projektmanagements ZeitplanungProjektverlaufProjektstartLastenheftliegt vorPflichtenheftliegt vorTestsystemist lauffähigProduktiv-systemProjektende RisikoanalyseR10EintrittswahrscheinlichkeitAuswirkungR2R7R6R3R5R8R1R4R9 Stakeholderanalyse Kostenplanung Meilensteintrendanalyse Ressourcenplanung
  6. 6. Probleme im Einzel-Projektmanagement6 Dead-Line Effekt (Pareto) „Der in eine Aktivität investierteUmfang an Energie und Aufwandverstärkt sich zusehens in dem Maße,in dem man sich der Deadline nähert,die für die Beendigung der Aktivitätfestgelegt wurde“ Mangel an Ressourcen/Personal Budget/Kostenexplosion fehlerhafte Aufwandsabschätzung Terminüberschreitungen2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT
  7. 7. Transparenz und Kommunikation2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT7Probleme im Einzel-ProjektmanagementQuelle: Manager-Magazin, Plagiat eines Dilbert Cartoons,
  8. 8.  Es existiert keine Definition nach DIN oder ISO Unter Multi-Projektmanagement versteht man dasManagement aller/mehrerer Projekte Überblick und Koordination verschiedener Einzel-Projekte Kontrolle der Fortschritte der verschiedenen Projekte Koordination und gemeinsame Nutzung der einzusetzendenRessourcen Bewertung der Projektnutzens und Priorisierung Hauptnutzen liegt in der Erreichung derstrategischen Unternehmensziele bei optimalerNutzung der RessourcenWas ist Multiprojektmanagement?3 MULTIPROJEKTMANAGEMENT8Definition Multiprojektmanagement
  9. 9. Definition Multiprojektmanagement9Abhängigkeiten und Bedingungen3 MULTIPROJEKTMANAGEMENTDie UnternehmenszieleDie UnternehmenstrategieProjekt1Projekt2Projekt3 Projektn
  10. 10. Ablauf des Multiprojektmanagements10Besondere Anforderungen im Multiprojektmanagement4 ABLAUFDESMPMProjektorganisation Projektplanung ProjektsteuerungProblemfeldanalyse Projektkontrolle Projektabschluss
  11. 11. Definition der Rahmenbedingung die für alle Projekteim Unternehmen geltenProjektorganisation4 ABLAUFDESMPM11Ablauf des MultiprojektmanagementsLinien OrganisationVorteile:• Einfache Organisation• MA bleiben in FachabteilungNachteile:• Bedeutung des Projektes wirdnicht ersichtlich• Keine Einordnung bei MPM• Ressourcen werden nichtoptimal genutztStabs OrganisationVorteile:• Klare Zuständigkeiten• Direkte Zuordnung zur GLNachteile:• Geringe Befugnisse des PL• Einordnung inProjektportfolio unklar• Ressourcen werden schlechtkoordiniertProjektorganisationVorteile:• Klare Kompetenz des PL• Direktzugang zur GLNachteile:• Organisation in Konkurrenzzur Linie• Probleme für MA nachProjektende• Ressourcen werden für einProjekt geblocktFür die Steuerungen von mehrerenProjekten gleichzeitig nicht geeignet
  12. 12. Projektorganisation - MatrixorganisationLinienorganisationAblauf des Multiprojektmanagements124 ABLAUFDESMPMProjektorganisationDie Matrixorganisation „verzahnt“Linien und ProjektorganisationVorteile: Verbesserte Nutzung von Synergien Vereinfachte Personalzusammenstellung Optimale RessourcennutzungProblem: Kompetenzüberschneidung!
  13. 13.  Zur Projektplanung gehört die Vorbereitung allerAktivitäten vor dem Projektstart Priorisieren der Projekte Planen der benötigten Ressourcen Definition der Meilensteine und Abhängigkeitender einzelnen Projekte Beantragung und Rechtfertigung(Wirtschaftlichkeitsanalyse) des Budgets Formulierung des Projektantrags Definition der Ziele und ZielkongruenzProjektplanung4 ABLAUFDESMPM13Ablauf des Multiprojektmanagements
  14. 14. Projektplanung - Vom Dreieck zum Fünfeck4 ABLAUFDESMPM14Ablauf des MultiprojektmanagementsProjektKostenZeitQualitätProjektKostenZeitFunktionenPersonenQualität
  15. 15. Ablauf des Multiprojektmanagements15Projektsteuerung4 ABLAUFDEMMPM Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen Umsetzen Kontrollieren ReagierenProjektControlling Planen• Verteilung derRessourcen• Qualitätssicherung• Kommunikationsregeln• Arbeitsabläufe• ArbeitspaketRückmeldung• Meilensteintrend-analyse• Kostenkontrolle• Auslastungsanalyse
  16. 16. Ablauf des Multiprojektmanagements16Problemfeldanalyse Durch die Problemfeldanalyse wirdeine klare Definition der „Probleme“der einzelnen Projekte geliefert Wer sind die Betroffenen undBeteiligten (Stakeholder) Was sind die wichtigsten Ziele Welchen Umfang haben die einzelnenProjekte In welcher Entwicklungsphasebefinden sich die einzelnen Projekte4 ABLAUFDESMPM
  17. 17.  Terminkontrolle Überwachung der Einhaltung von Terminvorgaben Entscheidungsgrundlage für eine wirksame TerminlicheSteuerung Basis ist die rechtzeitige und konsequente Rückmeldung Ziel ist die Vermeidung von Leerzeiten Aufwands- und Kostenkontrolle Gegenüberstellung von Ist- und Sollwerten Sowohl nicht monetär bewerteter Inputgrößen (z.B. Stunden)und monetär bewerteter Aufwand Überprüfung ob einzelne Projekte auch wirtschaftlich arbeitenund ob Einsatzmittel zwischen den Projekten vershobenwerden sollteProjektkontrolle4 ABLAUFDESMPM17Ablauf des Multiprojektmanagements
  18. 18.  Sachfortschrittskontrolle Zentrale Kontrollmaßnahme Zerfällt in produkt- und projektbezogene Fortschrittskontrolle Basis ist die Earned-Value-Analyse Ausschlaggebend ist die Betrachtung des Gesamtfortschrittszum Erreichen der strategischen Ziele Projektberichtserstattungskontrolle Regelmäßiges Feedback über alle zu überwachenden Projekteeinfordern Wichtigster Faktor um einen umfassenden Überblick zuerhalten und steuern eingreifen zu könnenProjektkontrolle4 ABLAUFDESMPM18Ablauf des Multiprojektmanagements
  19. 19. Ablauf des Multiprojektmanagements19Projektabschluss Projektabschluss gliedert sich in denformalen Abschluss und dieAufbereitung des Projektes Abnahme der einzelnen Projekte undZusammenführung zu einemgemeinsamen Ergebnis Projektabschlussanalyse hinsichtlichder Effizienz Erfahrungssicherung hinsichtlich derGeltung für zukünftige Projekte4 ABLAUFDESMPM
  20. 20.  Ergebnis einer repräsentativen Studie (n=150) ander technischen Universität Berlin, Institut fürTechnologie und Management (2005) Informationsqualität Interaktionsqualität Allokationsqualität Portfolioqualität Die Faktoren bedingen sich gegenseitig und stehenin einer Abhängigkeit Ergebnis ist der Projektmanagement-QualitätszirkelBest Practice5 BESTPRACTICE20Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement
  21. 21. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement21Informationsqualität Grundlage für MPM ist dieTransparenz über die vorhandenenProjekte und deren Status Relevanz der Informationen Gültigkeit der Informationen die denProjektleitern gemeldet werden Pünktlichkeit/Aktualität derInformationen Genauigkeit der geliefertenInformationen Redundanzfreiheit5 BESTPRACTICE
  22. 22.  Unter Allokationsqualität versteht man das Maßdes Ressourcenmanagements Ressourcenmanagement wird als Königsdisziplindes Projektmanagements bezeichnet Abgleich der Ressourcenbereitstellung mit der Verfügbarkeit Überprüfung der Ressourcenzuweisung Sicherstellung, das die richtigen Mitarbeiter, zum richtigenZeitpunkt im richtigen Projekt eingesetzt werden Die kurz-, mittel- und langfristige Ressourcenfreigabe Schaffung von Planungssicherheit bei Einzel-Projektleitern Aufdeckung von inoffiziellen Projekten und damit verbundenerRessourcenverschwendungAllokationsqualität5 BESTPRACTICE22Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
  23. 23. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement23Interaktionsqualität Zusammenarbeit zwischenProjektleitern, Abteilungsleitern undTop-Management Bereitschaft der Beteiligten offenuntereinander zu kommunizieren Reduzierung von unnötiger bewusstenund unbewussten Doppelarbeit Bündelung von Kern-Kompetenzen inzentralen Gremien Schaffung von klaren Zuständigkeitenbei abteilungsübergreifenden Teams5 BESTPRACTICE
  24. 24.  Unter Projektportfolio versteht man dieGesamtheit der „laufenden“ Projekte mitentsprechender Priorisierung Das Portfolio sollte ausgewogen sein Indikator für die Qualität ist die Durchführung der richtigenAnzahl der Projekte in Anbetracht der zurVerfügung stehenden Ressourcen Vermeidung von Projekt-Kannibalismus Vernachlässigung von bereits gestartetenProjekten durch neue „attraktive“ Projekte Möglichst vollständige Wiedergabe derProjektlandschaftPortfolioqualität5 BESTPRACTICE24Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
  25. 25. Wirksamkeit und Abhängigkeiten5 BESTPRACTICE25Qualitätszirkel MultiprojektmanagementPortfolio-qualitätInteraktionsqualitätAllokationsqualitätInformationsqualität
  26. 26. gut33%sehr gut5%nicht entwickelt4%mäßig58%Wie schätzen Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmensim Multiprojektmanagement ein? (n=75)6 AUSBLICKE26Entwicklungspotenzial MultiprojektmanagementQuelle: IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation,Universität Bremen, 2006
  27. 27. Fazit27 Multiprojektmanagement ist in einerglobal vernetzten Wirtschaft Alltag Eine genaue Definition vonMultiprojektmanagement ist schwierig Ein Multiprojektmanager sollte dienotwendigen Befugnisse habe Die „richtige“ Abstimmung vonInformation, Allokation, Interaktionund Portfolio-Qualität ist zielführend Multiprojektmanagement ist in vielenUnternehmen noch ausbaufähig7 ÜBERBLICK
  28. 28. Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitNoch Fragen?

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