Et år med Office 365 og SharePoint i Hydro - hva gjorde vi og hva lærte vi?
•
5 likes•1,088 views
Denne presentasjonen ble holdt av Gro Elin Hansen (Digital Collaboration Manager, Hydro) og Jill Mathisen (konsulent, Sopra Steria) for Norwegian SharePoint Community 26 august 2016.
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Et år med Office 365 og SharePoint i Hydro - hva gjorde vi og hva lærte vi?
Similar to Et år med Office 365 og SharePoint i Hydro - hva gjorde vi og hva lærte vi? (20)
Et år med Office 365 og SharePoint i Hydro - hva gjorde vi og hva lærte vi?
- 1. Gro Elin Hansen, Hydro og Jill Mathisen, Sopra Steria Norwegian SharePoint Community, 24 august 2016 Ett år med Office 365 og SharePoint – hva gjorde vi og hva lærte vi?
- 2. Hva skal vi prate om? • Om Hydro • Hvor kom vi fra? • Hvorfor Office 365 • Brukeradopsjon • Hva gjorde vi riktig? • Hva ville vi gjort annerledes? • Utfordringer fremover • Tilslutt: 8 tips 2
- 3. The future is here – isn’t it time to join it? 3
- 5. Hydro: globalt selskap med 13 000 ansatte (5) Primary aluminium 2.1million tonnes Tyngdepunkt i Norge, Tyskland og Brasil Europe’s #1 aluminium company World’s largest alumina refinery High quality bauxite 10 TWh hydropower production Global top 10 aluminium smelter Largest hot rolling mill outside China Market leader Asia in primary foundry alloys Long position in bauxite and alumina Bauxite & Alumina Primary aluminium Rolling mills Remelters
- 6. Hvor kom vi fra? 6
- 9. Ambisjon for innføringen av Office 365 (9) To change the way Hydro works and lift us up to a modern way of collaborating, by…. • Enhancing personal work productivity • Improving knowledge sharing and collaboration with internal and external stakeholders • Optimizing and simplifying work processes and thus drive efficiency by offering userfriendly messaging and collaboration tools • Meeting the needs of employees and managers for relevant services and support • Supporting business in line with business strategies, IS strategy and Hydro’s aspiration
- 10. Stegvis implementering av Office 365 (10) Enable basic tools Extend mobile and collaborative tools Introduce more tools and social features Embrace new way of working, ongoing change Phase 1 Q1-Q3 2015 Phase 2 Q1-Q2 2016 Phase 3 Q1-Q2 2017 Phase 4 2017 >
- 11. Brukeradopsjon: en prosess, ikke en engangshendelse 11
- 13. Gradvis innføring av Office 365 og SharePoint – på kort tid 13
- 14. Opplæring 14
- 15. Change Network: superbrukerne for nye verktøy og nye arbeidsmåter (15)
- 16. Synlige endringsagenter i organisasjonen 16
- 17. Ledernes rolle: Gå foran, walk the talk, delta på kurs 17
- 18. Hva synes brukerne i dag? 18
- 19. Hva har vi gjort riktig? (19)
- 20. Hva ville vi gjort annerledes? • Brukt mer tid til å planlegge aktiviteter på forhånd. − Det ble benyttet fossefall prosjektmetodikk, alle aktiviteter måtte være nøye planlagt før prosjektet kunne starte. Lite rom for å endre. • Brukerobservasjoner før oppstart. − Jobber man forskjellig i de ulike forretningsområdene? − Kulturelle forskjeller -> Tyskland vs Brasil? − Analyse av brukergrupper (f.eks K1 vs E3): intervjuer, fokusgrupper, kartlegging av ‘arbeidsmønstre’ • Information management − Metadata – globale, lokale, obligatoriske, frivillige • Dokumenters og områders levetid − Når skal ting settes til lesestatus eller arkiveres? − Lever innholdet for alltid? • Tilpasset søkeresultat • Innholdstyper/Content types • Mer fokus på fallgruver ved bruk av subsites (20)
- 21. Utfordringer fremover (21) • Innføring av SharePoint i Brasil med kulturelle og infrastrukturelle utfordringer • Utfasing av enkle Notes-databaser • Mobilitet (InTune) • Økt behov for rådgivnings- og endringskompetanse – nye forventninger til IT-avd. • Økt satsing på opplæring og kommunikasjon – ny rolle for IT-avd. • Organisasjonens evne til å absorbere mange nye endringer på samme tid • Helpdeskens evne til å bistå sluttbrukere med oppdatert kunnskap • Følge Microsofts endringstakt • Onboarding av nyansatte med vekt på innføring i digitale verktøy • Videreutvikling av digital kompetanse i eksisterende organisasjon
- 22. Tilslutt: Åtte tips (22) • Vær innstilt på å være ‘støttekontakt’ • Sett av god tid (prosjekt vs drift) • Våg å be om mer tid hvis det trengs • Lytt til erfarne folk • Gå foran; vis åpenhet og bruk verktøyene selv • Legg inn tid til kurs & opplæring • Vit når du har forankret ‘nok’ og gå videre • Vær sulten – det kommer noe nytt hele tiden!
- 23. Takk for oss! Gro Elin Hansen: @groelin Jill Mathisen: @jillwm 23
- 24. 24
Editor's Notes
- https://intra.hydro.com/en/news/all-news/561/2016---05/employees-star-in-sharepoint-movie/
- Hydro er et globalt aluminiumselskap med produksjon og salg i hele verdikjeden fra bauksitt / alumina og energi til framstilling av primærmetall og valsede aluminiumprodukter, samt resirkulering. Selskapet er mer enn 100 år. Med utgangspunkt i produksjon av fornybar energi, teknologiutvikling og nyskapende samarbeid tar Hydro sikte på å gi større livskraft til kundene vi betjener, og til samfunnet vi er en del av. Det er vår visjon.
- Hydro har base i Norge, men har 13.000 ansatte involvert i aktiviteter i mer enn 50 land på alle kontinenter. Det geografiske tyngdepunktet har betydning når vi innfører store, globale IT-systemer som f.eks Office 365. Lokal kultur og infrastruktur gir både muligheter og begrensninger. Det er store forskjeller mellom Brasil, Tyskland og Norge når det gjelder internettilgang, bruk av mobile devicer, digital modenhet & kompetanse, erfaring med andre (liknende systemer), endringsvillighet.
- 2013: Hydro had old and outdated platform and versions Tailor-made solutions from different service providers Lack of investments to upgrade/update to supported application versions High cost/risk related to upgrading projects (example Office 2007 – 2010) Service provider dependencies (eg. Fujitsu did not know Notes very well)
- 70 ansatte i Hydros Information Systems-avdeling. De fleste i Oslo, noen på Karmøy, Årdal og Tyskland (Grevenbroich). Driftsavtale med Fujitsu. (IBM i Brasil). Vi er en lean organisasjon og har ikke store vekstambisjoner. Må være håndterbart, skalerbart og vi må kunne hente kompetanse i markedet på standardprodukter. Den overordnede org.modellen i Hydro er desentralisert; også på IT-siden (til en viss grad) selv om de lokale IT-kreftene er relativt få. (IT er ikke kjerneprodukt i Hydro.)
- Ønsket en framtidsrettet plattform; mest mulig standard hyllevare. Det måtte finnes kompetanse i markedet. Måtte ha et enkelt oppgraderingsregime. Vi vurderte flere, men landet på Office 365 i 2014. Deretter begynte implementeringen. Det var flere aktører involvert: WAN assessment done by Microsoft Detailed analysis phase together with Avanade Gartner discussions Reference customers Migration discussions with Dell (Quest) Key competence resources from Avanade in phase 1 Key competence in Hydro resources Microsoft-ressurser med på laget i begge faser. I fase 2 kom Sopra Steria med på laget.
- Hydro’s overordnede strategi er å bruke Office 365 fullt ut, vi ser at dette er riktig strategi, ergo Sharepoint kan ikke sees isolert. Office 365 Cloud only SharePoint Online Office 365 2013 Pro Plus Office 2013 stand-alone Directory synchronization services (DirSync recently upgraded to ADConnect) Federation services (ADFS) Simultaneously moved to new Active Directory Domain Dell Change Auditor Dell Enterprise reported Dell recovery manager forest edition Implemented MFA and Intune Under implementation RMS (IRM implemented as part of SharePoint implementation) To be implemented 2017: Yammer, Skype Broadcast Meeting, Power BI, Planner/O365 Groups (possibly)
- Brukeradopsjon er en prosess, ikke et event. Man må ha fokus på adopsjon, ikke bare under innføring, men også lenge etter at systemet er satt i drift. Adopsjon er en god måte å måle et prosjekts suksess, hvis du ikke har noen brukere er det heller ingen som bruker systemet ditt. De to viktigste faktorene for Hydro da vi tok i bruk SharePoint, var å formidle: Hvordan Hydro ønsket å bruke SharePoint Kommunikasjon til sluttbrukerne En suksessfull utrulling av et nytt verktøy må gi et positivt førsteinntrykk til brukerne. Det er viktig med både obligatorisk opplæring og lederforankring i alle deler av organisasjonen. Har ikke sett det i Hydro, men det finnes mange eksempler fra andre organisasjoner på at manglende lederforankring har stoppet utrulling i deler av organisasjonen. Hvis lederen ikke vil ta et verktøy i bruk, så er det høy sannsynlighet at flere av hans eller hennes ansatte heller ikke gjør det. Hvis man opplever slike ting, så finner det analyser som kan se på det sosiale nettverket i organisasjonen og hvor ting «stopper opp» samt hvem som er de virkelige ambassadører Alle IT-prosjekt består av eller burde…) endringsledelse, og det er svært viktig iht brukeradopsjon at dette skjer i prosjektet. ** Establish clear goals Management anchoring Business value and vision Communicate with the users Create understanding Communicate timeline Make training available Rollout phase Operational phase Launch activities Create excitement Support end users during rollout phase, and learn and improve training materials Build a network of super users
- Kottler/Kübler Ross sin endringskurve i popularisert versjon. Lang vei fra begynnelse til ‘slutt’: sjokk, fornektelse, frustrasjon, depresjon, eksperimentering, aksept, integrering i arbeidsrutiner el.l. (= typiske reaksjoner)
- Utrullingen av Office 365 i 2015 og SharePoint i 2016 ble gjort i faser per forretningsenhet. Dette er både tidkrevende og kompliserende, men dette gjorde det mulig å ha fokus på en del av organisasjonen av gangen. Hver utrullingsfase ble gjennomført med 14 dager forberedelse og 14 dager utrulling, med støtte av en ressurs fra det sentrale teamet. Fasene ble støttet med kommunikasjon og informasjonsmateriell til de ansatte og ledere. Aktiviteter i forberedelsesfasen: Forretningsenheten hadde muligheten til å nominere opp til 6 forretningsbehov i forkant av innføringen, og det var disse behovene som ble løst i første omgang. Hvert behov var ikke nødvendigvis en SharePoint site, et behov kunne være flere siter Noen av forretningsenhetene satte opp egne arbeidsgrupper for å planlegge og koordinere internt. Vi observerte at disse enhetene hadde et bedre moment enn de andre. Opplæring for områdeeiere og evt endringsagenter Workshop for å planlegge området: struktur, utseende, metadata, dokumentbiblioteker, lister og andre apper) Aktiviteter i utrullingsfasen: Kick off for arbeidsgruppen, og bestilling av nytt SharePoint område Etablering av SP området Konfigurasjon Lage og laste opp innhold Bruke området daglig Rapportere issues til det sentrale teamet og feil til support Utrullingsfase ble avsluttet med et lessons learned Det ble oppfordret til å starte med enkle behov for å starte å lære seg SharePoint, uten å være nødt å se på de mest komplekse løsningene og migreringsproblematikk Det er hovedsakelig benyttet standardfunksjonalitet i SharePoint Online
- Opplæringen ble styrt fra IT under utrullingen. Det først tilbudt kurs til de som skulle være endringsagenter og områdeeiere, deretter de som var sluttbrukere av den aktuelle SharePoint siten Kursene ble holdt i klasserom i Norge, Tyskland og Brasil, og på alle 4 Hydro-språk -> Norsk, engelsk, tysk og portugisisk Det er også blitt holdt webinarer for de som sitter på mindre lokasjoner, samt at det er tilgjengeliggjort innspilte webinar for de som sitter alene eller få i en tidssone. Opplæringen fortsetter ut i operasjonell fase. Opplæringen er modulbasert, med forskjellige brukergrupper som mottakere. F.eks Modul A – Basic SharePoint, for alle som skal bruke SharePoint, Modul B – kun for de som skal være områdeeiere. Det jobbes nå med å lage et fast opplegg for nyansatte sammen med HR Tips publiseres på intranettet jevnlig for å gi brukerne bedre kjennskap til alle Office365-verktøyene. De er veldig populære og har høye lesertall sammenliknet med andre intranettsaker. Alt lages på 4 språk.
- Hydro’s organisasjonsmodell: desentral modell. Adopsjon av O365 må støtte dette, dette gir en ekstra utfordring. Vi bygger sentral tjeneste, bl.a med noen globale templates, men mye adopsjon må ivaretas lokalt. Bl.a lokal språk viktig. Sentrale og lokale kapabiliteter må henge sammen. Derfor har vi satset på Office 365 Change Network – superbrukerne. Office 365 Change Network er en nettverksgruppe med 210 ansatte, spredt over hele Hydros globale organisasjon Nettverket er Hydros superbrukere og ambassadører for alle Office 365-verktøy og den nye måten å jobbe på Nettverkets medlemmer har vært blant de første i Hydro til å få opplæring i hvordan å bruke Office 365 og Sharepoint Nettverksmedlemmene skal gi råd og praktisk hjelp til kolleger i samme avdeling, enhet eller fabrikk. Nettverket er organisert og drevet av IT-avdelingen i Hydro
- Per august: 210 medlemmer 265 diskusjonstråder på nett 5 Skype-økter Lokale grupper med lokale møter på eget språk
- KL skal på SharePoint-kurs den 30 august Alle har tatt imot oss i sine ledergrupper gjennom vinteren. En del av en større villighet til å jobbe med digitalisering. Har vært en utfordring å få den menige mellomleder til å gå foran – de opplever tidsklemma og klarer ikke alltid være proaktive.
- Verktøyene er godt tatt i mot i organisasjonen Gir muligheter man ikke har hatt tilgang til tidligere, f.eks sanntidsredigering eller å kunne gi tilgang til innhold selv. Mindre belastning på nettverket pga deling av lenker Selv om dette er enkle funksjoner i SharePoint, så gir det stor nytte for brukerne og dette gjør at de er raskt positive til den nye løsningen. For mange er dette en helt ny arbeidshverdag i forhold til filservere og Notes. Noen synes det var smertefullt å gi slipp på Notes-databaser. SharePoint gir svært mange valg som brukerne og områdeeiere ikke helt klarer å ta stilling til i starten. Dette har vært tøft for noen av områdeeierne, og har krevd ekstra tid. Terskelen for å ta i bruk SharePoint (uten mappestruktur) kan være høy, en av grunnene til at man oppfordrer til kurs for alle E3-brukere Kan være vanskelig for noen å se helheten i hele Office 365-pakken -> OneNote, Delve, PowerBI, mens andre tar i bruk verktøyene med en gang Ikke like enkelt for alle å skjønne forskjellen på OneDrive og SharePoint…what goes where?! Vi må fortelle og visualisere i ett sett.
- Etablering av nettverk for superbrukere Grundig – men realistisk – governance-plan Etablering av arena for intern rådgivning og sparring Nitidig oppfølging av supportfunksjoner (Fujitsu) Egenutviklet kurskonsept – gode kursholdere Stegvis utrulling, både for Office 365 og SharePoint Fokus på intern kompetanseutvikling – gode bestillere Involvering av organisasjonen: styringsgruppe, referansegruppe, BA-arbeidsgrupper, testpersoner, superbrukere
- Brukt mer tid til å planlegge på forhånd. Planlegge aktiviteter. Det ble benyttet fossefall prosjektmetodikk, alle aktiviteter måtte være planlagt før prosjektet kunne starte Brukerobservasjoner før oppstart. Jobber man forskjellig i de ulike forretningsområdene? Verk vs kontor. Kulturelle forskjeller -> Tyskland vs Brasil? Information management Metadata – globale, lokale, obligatoriske, frivillige Dokumenters og områders levetid – når skal ting settes til lesestatus eller arkiveres? Lever innholdet for alltid? Tilpasse søkeresultat Innholdstyper/Content types Analyse av brukergrupper (f.eks K1 vs E3): intervjuer, fokusgrupper, kartlegging av ‘arbeidsmønstre’ Overdreven bruk av subsites. - Mennesker tenker i hierarki, og mange har lagt sin elsk på å bygge org.struktur på site cols med subsites. Noe som sjelden går bra under f.eks en omorganiserting. Dette er velkjent problemstilling fra intranet/websider.
- Innføring av SharePoint i Brasil med kulturelle og infrastrukturelle utfordringer Utfasing av enkle Notes-databaser (p.t. 800 enkle databaser) Mobilitet (InTune). (da hjelper det ikke at SharePoint-apper er så dårlig...) Økt behov for rådgivnings- og endringskompetanse – nye forventninger til IT-avd. Økt satsing på opplæring og kommunikasjon – ny rolle for IT-avd. Organisasjonens evne til å absorbere mange nye endringer («change fatigue») Helpdeskens evne til å bistå sluttbrukere med oppdatert kunnskap Følge Microsofts endringstakt for intern IT-avd. Onboarding av nyansatte med vekt på innføring i digitale verktøy Videreutvikling av digital kompetanse i eksisterende organisasjon