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Social Software, iGoogle, Sharepoint, Würth Phoenix, Projektmanagement, Twitter, Facebook, verteilte Teams, VPR, Virtuelle Projekträume

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    Präsentation PM Forum  - Social Software Präsentation PM Forum - Social Software Presentation Transcript

    • Wie der Würth Konzern Social Software für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Projekten nutzt. Stream 1: Trends im Projektmanagement Clemens Drilling (Würth Phoenix GmbH) … more than software
    • • Projekte in der Würth-Gruppe • Was Projektteams wirklich brauchen • Social Software im WEB 2.0 • Erfahrungen bei Würth – Google Suite – Sharepoint • Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit und Teamentwicklung 9/25/2009 … more than software 2
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Würth: Handel mit Montagematerial Die Würth Gruppe Einzelunternehmen 400 Mitarbeiter im Außendienst 30.000 Mitarbeiter gesamt 55.000 Kunden 3.000.000 9/25/2009 Umsatz 2008 … more than software 8.800.000.000 3
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Würth: Handel mit Montagematerial Würth: Handel mit Montagematerial Projekte in der Würth Gruppe • Lagerstrukturen Bauvorhaben • Industriegebiete • Verwaltungsgebäude und Museen • Integration Lieferanten, Kunden Supply Chain Projekte • Integration Speditionen • Internationales Produkt • Key Account Entwicklung Vertriebsprojekte • Kundensegmentierung • Preismodelle • Mergers&Aquisitions, Start Ups OE-Projekte • Lebenszyklusmodell • Divisionalisierung … more than software
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Wir arbeiten heute kaum noch in einem Raum zusammen… • Raum • Stockwerk • Gebäude • Standort Land • • Kontinent • … 25.09.2009 … more than software 5
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit … was manchmal durchaus seine Vorteile hat … 25.09.2009 … more than software 6
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit … doch oft zu diesen Problemen führt „Wo ist die neueste Version unseres Projektplans?“ Nach einer halben Stunde Diskussion am Telefon: „Mensch Karl, welche Version des Handbuches hast Du da eigentlich?“ „Wo – zum Kuckuck – ist meine Anmerkung zu diesem Punkt geblieben? Ich bin sicher, dass ich sie geschrieben habe.“ „Wo – bitte schön – ist das Protokoll vom letzten Lenkungsausschuss? Haben wir das nun beschlossen oder nicht?“ 25.09.2009 … more than software 7
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit … oder zu diesen ! „Ich brauche einen schnelles Überblick über den Status des Projektes!“ „Wo ist noch mal seine email-Adresse? Wie sieht der Typ eigentlich aus?“ „Wie geht es euch diese Woche-lasst uns bitte kurz für 5 Minuten zusammensitzen. Wo stehen wir?“ „Zwei Stunden Zeitaufwand für einen gemeinsamen Termin sind keine Seltenheit bei uns.“ „Ich werde zugeschüttet mit Informationen, die mich weder interessieren noch angehen!“ 25.09.2009 … more than software 8
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Wir brauchen wieder einen „Raum“… Einen Raum… … der uns unser Wissen an einem Ort aufbewahren läßt … der uns Organisation erleichtert … in welchem wir ALLE aktiv und kreativ sein können … den ich mir einrichten kann, wie ich es brauche … der uns zusammenarbeiten läßt auch wenn wir gerade nicht neben- einander sitzen! 25.09.2009 … more than software 9
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Was Teams wirklich brauchen Information Optimierung der eigenen Arbeit  Dokumenten- Bibliotheken  Gute Integration mit bestehenden Anwendungen (Versionen, Check-In/-out, Nachvollziehbarkeit)  Abbonieren, Synchronisieren und Benachrichtigen  Terminkalender  Konfiguration eigener „persönlicher“ Bereiche  Rollen- & Stakeholderbasierte Zugriffsrechte  Leistungsstarke Suchfunktion (Volltext)  Automatisierung des Dokumenten-Life-Cycles  Gleichartiges Arbeiten auf Computer und PDA  Multimediale Kanäle (Text, Audio, Video) Zusammenarbeit Allgemeine Anforderungen  Geschütze Arbeitsbereiche für Dokumente  Look&Feel in Anlehnung an Bekanntes  Terminorganisation und –vorbereitung  Keine oder geringe Aufwände und Kosten für die  „Wikis“ zur Erarbeitung von Projektergebnissen Bereitstellung und den Betrieb  Diskussionsforen zur Sammlung von Rückmeldung  Keine Beteiligung der IT bei Strukturänderungen  „Blogs“ zur Meinungsäußerung und Information  Keine Beteiligung der IT für die Benutzerverwaltung  Bewertung von Inhalten und Verstichwortung 9/25/2009 … more than software 10
    • Social Software im WEB 2.0 Social Software Soziale Netz- Netzwerke Communities Plattformen zum gegenseitigen Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Formaten Wer? User = Sender und Empfänger (auf Augenhöhe) Wie? Interaktion und Selbstorganisation Was? User Generated Content (Infos, Links, Kontakte, Videos, Fotos, PPTs, Podcasts …) … more than software Quelle: Microsoft
    • Social Software Angebote Social Video, Network Podcast, Vlog Social- Social Blog/ Software- Book- Microblog marking Angebote Wiki Internet- forum 9/25/2009 … more than software 12 Quelle: Microsoft
    • Social Software mit starker Zukunft Zahlen Daten Fakten (2008) 1: Blogospäre: 100.000 neue Blogs jeden Tag • Flickr: > 1.000.000.000.000 Bilder 1.000.000 neue Bilder jeden Tag • Youtube: > 40.000.000 Videos 70.000 neue Videos jeden Tag • 20-25% der WEB-Anwender in Europa nutzen sogenannte Social Software Anwendungen 9/25/2009 … more than software 13 Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008
    • Social Software mit starker Zukunft 9/25/2009 … more than software 14 Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit … und ACHTUNG im Projektgeschäft • Im WEB sind alle Teilnehmer anonym. Im Projekt bestehen meist hierarchische Beziehungen sowie Geschäftsbeziehungen • Die 1:9:90 Regel ist kritisch und muss aktiv bearbeitet werden • Das 1:1000 Verhältnis zwischen formalen und informellen Netzwerken zeigt das Potentiale • Würth und das Konzept der virtuellen Projekträume (VPRs) 9/25/2009 … more than software 15 1„Liberating knowledge“, Snowden, D., Introductory Chapter, 1999, CBI Business Guide
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Erfahrungen bei Würth (I) • Ein professionell betriebener VPR reduziert erheblich die administrativen Aufwände • Ein VPR steigert die Transparenz: – Es werden mehr Informationen ausgetauscht – Die Teammitglieder fühlen sich informierter und steuern selbst mehr eigene Beiträge bei • Die kurze Einarbeitung und das „smarte“ Aussehen steigern die Akzeptanz • Es entsteht eine neue Rolle des Redakteurs, der heute vom Projektleiter wahrgenommen wird. • Die Nutzung von Blogs und Diskussionsräumen muss aktiv gefördert werden. „Build it and they come“ funktioniert nicht. • Persönliche Meetings gewinnen an Bedeutung. „Rein virtuell läuft praktisch nichts Soziales!“ VPR=Virtueller Projektraum 9/25/2009 … more than software 16
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Erfahrungen bei Würth (II) • Kooperation braucht Vertrauen. Die goldene VPR Regel: „First give, then take.“ • Unterstützung des WIR-Gefühls und des „persönlichen Drahtes“ zwischen den Teammitgliedern durch – Den ausgewogenen Mix aus sachlicher und informeller Information – Eine visuell ansprechende Darbietung (der „Spaß“-Faktor) – Einen Projektleiter-Blog – Gemeinsame Vorbereitung wichtiger Veranstaltungen mithilfe von Wikis – Ergänzung der sachlichen Informationen über die Team- mitglieder durch Privates auf freiwilliger Basis. – Gemeinsam geführte (Team-) Arbeitslisten und das kontinuierliche Feiern kleiner Erfolge – Vereinbarung und Einhaltung der Teamregeln • Wir tun uns mit „social“ noch schwer. VPR=Virtueller Projektraum 9/25/2009 … more than software 17
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit VPR mit Google Groups Dokumente und Diskussionen Erfahrungsberichte, Help Desk, Change Requests Konferenzorganisation 9/25/2009 … more than software 18
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit VPR mit Google Suite: Projektseiten Google Suite: - Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle 9/25/2009 … more than software 19
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Beispiel: iGoogle personalisierte WEB-Seite 9/25/2009 … more than software 20
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Bewertung Google Suite Vorteile Nachteile  Eine extrem einfache Bereitstellung (Stunden)  Zugriffsrechte nur rudimentär zu vergeben  Die Beteiligung der IT Abteilung ist nicht notwendig  Jeder Nutzer muss einen Google-Account haben  Die wesentlichen Anforderungen sind erfüllt  Alle Information sind physisch bei Google abgelegt  Die Nutzung ist kostenfrei  Einschränkungen für Dateitypen und –größen  Mit iGoogle steht auch ein MashUp zur Verfügung  Social Software Komponenten wie Wikis, Blogs, oder Tagging fehlen VPR=Virtueller Projektraum 9/25/2009 … more than software 21
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Windows Sharepoint Services… • WEB-Seiten-Struktur selbst gestaltbar • Dashboard mit dem Blick auf das Wesentliche • Aggregationen verbundener Seiten für Projektstatus • Sehen, wer aktuell online ist • Teaminformationen 9/25/2009 … more than software 22
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Dokumenten-Bibliotheken TIPP Checkin / Checkout Version Management Dokument-Historie Dokumente mit Drag & Drop hochladen Synchronisierung zur Offline Arbeit Direkte Verknüpfung mit Ihrem RSS-Reader Nachricht, wenn sich ein Dokument verändert 9/25/2009 … more than software 23
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Change Requests • Liste der Change Requests CRQ mit Priorität und beliebigen Attributen • Automatische Zuweisung von Aufgaben zur Bearbeitung der CRQs • Integrierter Workflow • CRQ-Filterung • CRQ-Historie 9/25/2009 … more than software 24
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Kalender with meeting workspaces TIPP Sitzungen mit Outlook planen 9/25/2009 … more than software 25
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Der PMO Blog • Kontinuierliche formale und informelle Kommunikation (M3) • Multimediale Darstellung • Kommentare der Leser erwünscht • Kommentare auf Kommentare erwünscht • Erzeugung von Wissen 9/25/2009 … more than software 26
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Bewertung Microsoft Sharepoint Vorteile Nachteile  Sehr einfache Bedienung für den Anwender  Einarbeitung in das System dauert Tage/Wochen  Betrieb und Erweiterung der Seiten ist ohne die IT  Initialaufwand der IT-Abteilung ist notwendig Abteilung möglich  Persönliche Seiten („MySite“) und Tagging nur in  Umfangreiche Funktionen für den VPR der kostenpflichtigen Version MOSS möglich  Social Software Komponenten vorhanden (Wiki, Blogs, Abbos und Benachtichtigungen, Arbeitsbereiche, …)  Autopmatisch auch eine mobile Version der Seiten  Synchronisation mit Outlook (Dateien, Meetings)  Alle Informationen und Dateien liegen physisch auf den Servern der eigenen Firma  Sharepoint „Light“ (WSS 3.0) quasi kostenfrei  Enthält PM-Basiskomponenten wie Gantt-Chart, Tasklisten und Fertigstellungs-% VPR=Virtueller Projektraum 9/25/2009 … more than software 27
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Regeln der Zusammenarbeit 1. Wie wir die 90:9:1 Regel durchbrechen – Zeiten zum Abrufen und Beantworten von Mails – Reaktionszeiten für Kommentare und Antworten in Blogs und Diskussionen – Prozessverabredungen werden publiziert 2. Wann und wie wir uns virtuell und persönlich treffen 3. Welche Informationen und Daten vertraulich sind und was dies bedeutet 4. Wie mit Kritik umgegangen wird (Feedback Modell) 5. Wie Verletzungen von Absprachen geahndet werden 6. „First give, then take“ 7. „Think positive“ 9/25/2009 … more than software 28
    • Zeit für Veränderung! Zeit für Social Software im Projektalltag! “Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen manche Menschen Mauern und andere Windmühlen.” 9/25/2009 … more than software 29
    • Interessiert daran, mehr zu erfahren? Dann lassen Sie uns zusammen sitzen! … im gleichen Raum! Clemens Drilling Würth Phoenix GmbH Fest: 0039 0471 564 138 Mobil: 0039 335 788 7891 eMail: clemens.drilling@wuerth-phoenix.com 9/25/2009 … more than software 30
    • Anhang 9/25/2009 … more than software 31
    • Social Software - Twitter • Beispiel: www.twitter.com Steckbrief: - Soziales Netzwerk für den Austausch von Kurznachrichten (140 Zeichen), Blogs, Chats in Echtzeit=Microblogging - Öffentlich einsehbares Tagebuch, geführt im Internet oder mobil mit Mobilphone - Einträge heißen Tweets aus der „Ich-Perspektive“ - Many-to-many Quelle: http://www.krasse-news.de/lance-armstrong-fahrrad-geklaut-nun-sucht-er-bei-twitter-12401/ … more than software Quelle: Microsoft
    • Social Software - XING • Beispiel Social Network: XING Steckbrief: Netzgemeinschaften/Netzwerke, bei denen die Nutzer gemeinsam eigene Inhalte erstellen und veröffentlichen. … more than software Quelle: Microsoft
    • Social Software - YouTube • Beispiel: www.youtube.de Steckbrief: - Internetvideoportal auf dem Nutzer kostenlos Videoclips ansehen und hochladen können: - Film- und Fernsehausschnitte - Commercials - Musikvideos - Selbstgedrehte Filme - Video-“Feeds“ können in Blogs gepostet oder auf Webseiten über eine Programmier- schnittstelle eingebettet werden Quelle: http://www.youtube.com/openreichstag?gl=DE&hl=de Quelle: http://www.youtube.com/results?search_query=ea+tiger+woods&search_type=&aq=f … more than software Quelle: Microsoft
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Aufgabenlisten TIPP Sie können eigene Ansichten festlegen 9/25/2009 … more than software 35
    • Meeting Workspace 9/25/2009 … more than software 36
    • Bibliotheken Version Historie 9/25/2009 … more than software 37
    • Change Request example MyCRQ_04 9/25/2009 … more than software 38
    • Synchronize Libraries for offline usage via connect to Outlook TIPP Includes Document viewer 9/25/2009 … more than software 39
    • Bibliotheken synchronisieren TIPP Includes Document viewer 9/25/2009 … more than software 40
    • Change Request Current workflow status 9/25/2009 … more than software 41
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Change Requests CRQ Tasks (workflow) 9/25/2009 … more than software 42
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Team Diskussion TIPP Diskussionsbeiträge können per Mail gesendet werden 9/25/2009 … more than software 43
    • Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit Beispiel Google Suite: Seminarorganisation Google Suite: - Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle - Google Gears 9/25/2009 … more than software 44