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Projektportfolio Management

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  1. 1. www.gotscharek-company.comPROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENTProjektportfolio-Management – PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze1Projektportfolio-Management
  2. 2. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 2Inhalt. Trends und Herausforderungen Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM? Warum ist das Thema wichtig? Projektportfolio-Management – Benefits Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements Relevante Standards und Rahmenwerke Anhang
  3. 3. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 3Trends und Herausforderungen
  4. 4. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 4Trends & Herausforderungen.Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern. Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie Investition in die richtigen Themen Terminierung schwacher Projekte An den richtigen Projekten arbeiten Vermeidung von Projekt-Redundanzen Optimale Ressourcenallokation Steigerung der EinspareffekteDynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften Kürzere Lebenszyklen Hochdynamische Umfelder Fusion, Übernahme, etc. Kürzere Reaktionszeiten Bedarfe Markt & Kunden Richtige Leistungen zumrichtigen Zeitpunkt Kundenerwartung bzgl.attraktiver Preise Sinkende Budgets Knappe Mitarbeiter-kapazitäten Inhaltliche Interdependenzen Gemeinsame personelle &finanzielle Ressourcen Risiken Unzureichende TransparenzErfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und KostensenkungOptimale Planung und Steuerung des gesamten ProjektportfoliosUnternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzenProjektPortfolioManagement
  5. 5. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 5Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität BerlinBefragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolioslag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform 32 % beklagen DoppelarbeitenAber…45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-Managements auf den Geschäftserfolg
  6. 6. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 6Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM
  7. 7. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 7Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?Projektportfolio-Management als strategisches Instrument. A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are groupedtogether to facilitate effective management of work to meet strategic businessobjectives. The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent ordirectly related. These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured,ranked, and prioritized.Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMIProjektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung undSteuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-,Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
  8. 8. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 8Projektportfolio-Management im Kontext.Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.
  9. 9. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 9Warum ist das Thema wichtig?Jede Organisation hat ein Portfolio.Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nichtbewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.
  10. 10. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 10Benefits
  11. 11. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 11Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt. Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25% Kostenreduktion je Projekt um 37% Verringerung redundanter Projekte um 78% Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14% Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%
  12. 12. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 12Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).Nutzen von Projektportfolio-Management. Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie Investition in die richtigen Themen Terminierung schwacher Projekte An den richtigen Projekten arbeiten Vermeidung von Projekt-Redundanzen Optimale Ressourcenallokation Steigerung der Einspareffekte
  13. 13. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 13Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
  14. 14. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 14Projektportfolio-Management – KernbestandteileProzesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM.ProzesseMethodenToolsProjectPortfolioManagementOrg. Strategy& Objectives(IT) – DemandAssessment(IT) – DemandPrioritization &Selection(IT)–Programm& ProjectManagementResourceManagement(IT) –GovernanceSCORING MODEL EvaluationList of Criteria%WeightLowMediumHigh Score TotalBusiness Case - Return onInvest 20 0 5 10 10 2Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2Time needed 10 0 5 10 5 0,5External Support needed 10 0 5 10 5 0,5Probabality of Success 10 0 5 10 10 1Budget needed 5 0 5 10 0 0Time needed 5 0 5 10 5 0,25Availability of skilled staff 5 0 5 10 5 0,25Risks 10 0 5 10 5 0,5Legal/Regulatory obligation /Compliance 5 0 5 10 10 0,5TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5Ideen,Projektvorschläge(Strategiekonform)Auswahl &VerdichtungAbstimmung &KoordinierungGATEMeilensteineAnreize für erfolgr.Projektabschlussz.B. Clarity, CA
  15. 15. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 15Kernbestandteil Prozesse (1/2).Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen.ProjectPortfolioManagementOrg.Strategy &ObjectivesDemandAssessmentDemandPrioritization &SelectionProgramm& ProjectManagementResourceManagementGovernance
  16. 16. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 16Kernbestandteil Prozesse(2/2).Strategie /Ziel-setzungenVorbereitung Planung NutzenschöpfungWerthaltigeProgramme& ProjekteIdentifi-kationKategori-sierungUmsetzungAutori-sierungPriori-sierungAus-balan-cierungEvalu-ierungSelektionStrategicChangeMonitoring&SteuerungPer-formanceReview Strategie & Zielsetzungen Projekte/Ideen-Inventar Balancierungs-Kriterien Rollen, Skills, Team Identifikation vonProjekten & Ideen Kriterien für das Aus-balancieren festlegen Business (Strat. Ausricht.) Risiken Finanzen (ROI, NPV,…) Markt weitere Rollen, Aufgaben, Skills &Verantwortlichkeiten Sponsor Portfolio Mgmnt. TeamAktivitätenErgebnisse Zusammenstellung der Nutzenversprechen undWertbeiträge je Projekt (Value Propositions) Bewertung jedes einzelnen Projekts Validierung und Auswahl der Projekte Einordnung der Projekte zu Kategorien Obligatorisch Businesskritisch Hohe, mittlere, niedrige Priorität Priorisierung auf Basis eines multikriteriellenRanking-Modells Ressourcenkapazitätsanalyse Planung und Allokation von BudgetsBudgetinduzierte Streichung von Projekten Ausbalancieren des Portfolios Wertbeiträge, Business Cases Geklärte Ressourcenkapazitäten Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte Allokierte Budgets (Strategic Buckets)Veränderungsmanagement Autorisierungund Freigabevon Projekten Ressourcenzu-weisung undFreigabe Festlegung derPortfolio-Meilen-steine und desAktivitätenablaufs KommunikationEntscheidungen Genehm. Projekte Ressourcen sindverfügbar Meilensteine Performance Metriken Entwicklung der Nutzenschöpfung Portfolioveränderungen Portfolio-Status Management und Steuerungder Ressourcen undPortfolioaktivitäten Monatliches Review der Port-folio-Performance durch Port-foliomanager Reporting der Portfolio-Performance anhanddefinierter Metriken an dasManagement Berücksichtigung von operativenund strategischen Änderungen
  17. 17. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 17Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.Anspruch und Praxiswirklichkeit.Der Idealfall Die Praxis?GATEProjektideen werdennicht identifiziertIdeen,Projektvorschläge(Strategiekonform)Auswahl &VerdichtungAbstimmung &KoordinierungGATE MeilensteineAnreize für erfolgr.ProjektabschlussAuswahl-entscheidungennicht transparentOffizielle Entscheidungs-wege werden verlassenAbhängigkeiten & Synergienwerden nicht erkanntQuelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität BerlinProjekte werden gestoppt,Ressourcen freigesetztU-BootProjekte
  18. 18. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 18Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM. CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement,Demand-Management, etc. Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management,Global Standard, 2nd Edition, PMI PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegradeeiner Organisation bzgl. Programm-/Projekt- und Projektportfolio-Management
  19. 19. www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 19Gotscharek & Company – Kontakt.Wolfgang GotscharekGotscharek & Company GmbHBegonienweg 1D-63456 HanauTel. + 49 6181 66 27 90Fax + 49 6181 66 27 44E-mail: info@gotscharek-company.comwww.gotscharek-company.com
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