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Project Health Check

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Terminverzug, Kostensteigerungen, Konflikte. Wo steht ein Projekt genau? Was leistet das Projektmanagement? Wie ist die Project Performance? Welche Risiken sind aktuell im Projekt zu sehen? …

Terminverzug, Kostensteigerungen, Konflikte. Wo steht ein Projekt genau? Was leistet das Projektmanagement? Wie ist die Project Performance? Welche Risiken sind aktuell im Projekt zu sehen?

Fragen, die der Statusreport oft nicht klärt und die oft mangels Transparenz nur unzureichend beantwortet werden können. Dieses Seminar vermittelt Ihnen, wie sie zu einer objektiven, faktenbasierten Sicht auf den wahren Zustand eines Projekts gelangen.

Damit gelingt es, drohende Fehlinvestitionen noch abzuwenden oder deutlich abzumildern. Sie erfahren, was sie benötigen (bewährte Vorgehensweisen, Tools und Techniken), um eine rasche Bewertung von Projekten vornehmen zu können und wie Sie nachhaltige Maßnahmen zur Stabilisierung ableiten.

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  • 1. www.gotscharek-company.comPROJECT HEALTH CHECKProject Health Check
  • 2. www.gotscharek-company.comProject Health Check 2Inhalt.1. Hintergrund zu Project Health Check – Was genau ist ein Health Check?2. Warum ist das Thema wichtig?3. Project Health Check – Benefits4. Kernbestandteile des Project Health Checks5. Vorgehen im Rahmen eines Project Health Check6. Relevante Standards und Rahmenwerke7. Anhang
  • 3. www.gotscharek-company.comProject Health Check 3Hintergrund zum Project Health Check
  • 4. www.gotscharek-company.comProject Health Check 4Was genau ist ein Project Health Check?Mit einem Project Health Check prüfen Sie den Zustand Ihres Projektsund erfahren welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Ein Project Health Check ist ein Kurz-Assessment eines Programms oder eines Projekts Wird in der Regel vom Management beauftragt wenn ein Projekt droht in Schieflage zugeraten oder schon geraten ist Kann vorbeugend zur Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit durchgeführt werden Prüft auf Basis weltweit anerkannter Best Practices/Standards für das Projektmanagement(PMBoK, PRINCE2) den Zustand des Projektes und gibt Handlungsanweisungen zurVerbesserung Dauert in der Regel 3 – bis 4 Tage und wird vor Ort beim Kunden durchgeführt Ist jedoch kein detaillierter Audit!
  • 5. www.gotscharek-company.comProject Health Check 5Warum ist das Thema wichtig?
  • 6. www.gotscharek-company.comProject Health Check 6Warum das Thema wichtig ist.Kennen Sie das? Unklare oder widersprüchliche Aussagen über Projektziel und Projektauftrag Besprechungstermine werden abgesagt, zu späte oder ausbleibende Rückrufe auf Anfragen Projektinhalte werden häufig umgeplant Fortgesetztes Verschieben bzw. Nicht-Einhalten von Meilensteinen Projekt- oder Teilprojektleitung kann inhaltliche oder planerische Fragen nicht oder nur ungenügendbeantworten Der Projektverlauf wird unter Inkaufnahme steigender Risiken neu geplant Die Statusreports zeigen viele „rote Ampeln“ Zu optimistisches Reporting („gelbe Ampeln“, obwohl alle Beteiligten den Status eher auf „rot“ sehen) Akzeptanz der Resultate bei wichtigen Stakeholders (Kunden, Nutzer, etc.) schwindet Fehlende Transparenz über Ressourcenverbrauch im Projekt (Kosten, Investitionen, Projektmitarbeiter,Beraterreichweiten) oder deutliche Budgetüberschreitungen Missstimmungen im Projektteam
  • 7. www.gotscharek-company.comProject Health Check 7Benefits
  • 8. www.gotscharek-company.comProject Health Check 8Project Health Check – Benefits.Erzielbare Nutzeneffekte durch einen Project Health Check. Transparenz - Rascher kompakter Einblick in das Projekt und deren Schwachstellen Eine unabhängige Sicht auf das Projektmanagement bietet einen neutralen Blick auf denwahren Zustand des/der Projekte Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen und Quick Wins aus denUntersuchungsergebnissen Drohende Fehlinvestitionen können noch abgewendet oder deutlich abgemildert werden,wenn ein Project Health Check rechtzeitig durchgeführt und anschließend dieKorrekturmaßnahmen entschlossen umgesetzt werden Der Project Health Check kann als Initiierung für die Optimierung künftiger Projektarbeitdienen
  • 9. www.gotscharek-company.comProject Health Check 9Kernbestandteile des Project Health Checks
  • 10. www.gotscharek-company.comProject Health Check 10Project Health Check – Kernbestandteile (1/2).Das Project Excellence Model der GPM/IPMA1 dient als Leitfaden undOrientierung für eine ganzheitliche Sicht auf die Projektgüte..Beurteilung der Güte des Projektmanagements(500 Punkte) - 5 KriterienGüte des Projektmanagements und des VorgehensBeurteilung der Ergebnisorientierung(500 Punkte) – 4 KritierienLeistung des Projekts - ErgebnisseProjektmanagement (500 Punkte) Projektergebnisse (500 Punkte)Innovation und WissenZiel-orientierung(140)Prozesse(140)Führung(80)Mitarbeiter(70)Ressourcen(70)Ziel-erreichung(180)Kundenzufriedenheit (180)Mitarbeiterzufriedenheit (80)Zufriedenheit bei sonstigenInteressensgruppen (60)1 GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. / IPMA: International Project Management Association
  • 11. www.gotscharek-company.comProject Health Check 11Project Health Check - Kernbestandteile (2/2).Referenz für das PM ist „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“Monitoring & ControllingProcessExecution ProcessPlanning ProcessInitiationProcessClosingProcessStart Project End ProjectProduct oftheProjectProjectStructuresIntegrationMgmnt.ScopeMgmnt. TimeMgmnt.CostMgmnt.ProcurementMgmnt.RiskMgmnt.HRMgmnt.QualityMgmnt.Communic.Mgmnt.
  • 12. www.gotscharek-company.comProject Health Check 12Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check
  • 13. www.gotscharek-company.comProject Health Check 13Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check.Der Project Health Check basiert auf einem strukturierten 4-stufigen Vorgehensmodellsowie auf bewährten Methoden zur Datenerhebung und Auswertung.SituationerfassenZustandanalysieren und bewertenMaßnahmenableitenAktivitätenErgebnisseRahmenvereinbarenIdentify Analyze & AssessTakeactionInitialize StrukturierteFaktensammlung Durchführung von ver-traulichen Interviews Studium derProjektakten Projektauftrag Business case Planungen Statusberichte etc. Ggf. Durchführung vonWorkshops Umfrage – Fragebögen Zusammenstellung und Einordnen allerrelevanten Fakten Analyse und Einschätzung der Situation unddes Umfelds Ermittlung der Stärken und Schwächen desProjekts Bewertung durchführen Identifizierung der Handlungsfelder Objektiver Überblick über den Projektstand Faktenbasierte Projekthistorie Stärken- und Schwächenprofil Handlungsfelder und Empfehlungen Ergebnisdokumentation Priorisierter Maßnahmenkatalog Fazit & Handlungsempfehlung Vorschlag zur Kommunikation derErgebnisse Maßnahmen auf Basis von BestPractices und Erfahrungswissenableiten Maßnahmen priorisieren Handlungsempfehlungenzusammenstellen Ergebnisdokumentation erstellen Anforderungen Beauftragung Organisation im Zeit-und Kostenrahmen Rahmen zusammen mitAuftraggeber festlegen Inhaltlicher Umfang Zeitlicher Umfang Kostenumfang Organisation der für denHealth Checkerforderlichen Terminemit : Projektleiter Projektteam Stakeholder
  • 14. www.gotscharek-company.comProject Health Check 14Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht. Neutrales, objektives Gutachten über den Zustand ihres Projekts Objektiver Überblick über den Projektstatus mit einer zusammenfassenden Einschätzung . Faktenbasierte Projekthistorie als Hintergrundinformation ohne jegliche Wertung Die Erkenntnisse bezüglich der zukunftsorientierten Stärken und Schwächen des Projektesund eine Einschätzung des jeweiligen Einflusses auf den Projekterfolg bzw. ein möglichesScheitern Qualifizierte, priorisierte Handlungsempfehlungen für die Problembereiche Eine Kommunikationsstrategie, damit sowohl der Health Check als solcher, die Ergebnisse undauch die weitere Vorgehensweise bei der Geschäftsleitung, den Stakeholdern und denProjektmitarbeitern entsprechend nahe gebracht werden können
  • 15. www.gotscharek-company.comProject Health Check 15Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht.Faktenbasierte ProjekthistorieHandlungsfelder und EmpfehlungenObjektiver Überblick über den ProjektstatusStärken und SchwächenprofilProjektProjekt-fortschritt Projekt –planungZielsetzungScopeDurchführungMonitoring&ControllingDecisions&Risk-Mgnt.QualifikationRollen &Verantwortl.Projekt-StrukturenStep 3Step 2 Z.B. Controllingprozess optimieren Z.B. Qualifizieren des Projektleiters Z.B. Verteilte Teams zusammenziehen Z.B. Erwartungsmanagent Stakeholder opt.Step 1 Z.B. Zieldefinition überarbeiten Z.B. Entscheidungsgremien etablieren2008 2009xxxxxxxxxxAuftragnehmerAuftraggeber30.01.200918.11.2008xxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxAnfang 02. 2009Anfang 02.2009XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxAnfang 02.2009xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxMitte 11.200814.03.2009xxxxxxxxxxxxxxxxx07.04.2009Xxxxxxxxxx01.10.2009xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx21.10.2009Beginn 7/2009xxxxxxxxxxxx201023.12.2009xxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxGoLive 31.03.2010xxxxxxxxx25.11.2009GoLive 2.7.2009xxxxxxxxxx050100150200Zielorientierung -Zielentwicklung, -…Führung - Verhalten,Inspiration, Unterstützung…Mitarbeiter - Einbeziehung derProjektmitarbeiter und ihrer…Ressourcen - Effektiver undEffizienter Einsatz…Prozesse - Identifikation,Überprüfung und…Kundenzufriedenheit -Leistung im Hinblick auf die…Mitarbeiterzufriedenheit -Erwartungen und…Zufriedenheit sonstigerInteressensgruppen -…Zielerreichung - Leistung desProjekts im Hinblick auf das…Resultat Project Health CheckMaximale Punktzahl Erreichte Punktzahl
  • 16. www.gotscharek-company.comProject Health Check 16Bedeutende Standards und Rahmenwerke für den Health Check. PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG)- Internationale Standards für das Programm-/Projektmanagement Project Excellence Model (GPM/IPMA)- Ein von der GPM entwickeltes Bewertungsmodell für Projekte, basiert auf demBusiness Excellence Modells der EFQM (European Foundation of QualityManagement) und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt OPM3 (PMI)- Assessment und Improvement der Reifegrade einer Organisation bzgl. Programm-/Projekt- und Projektportfolio-Management
  • 17. www.gotscharek-company.comProject Health Check 17Gotscharek & Company – Kontakt.Wolfgang GotscharekGotscharek & Company GmbHBegonienweg 1D-63456 HanauTel. + 49 6181 66 27 90Fax + 49 6181 66 27 44E-mail: info@gotscharek-company.comwww.gotscharek-company.comSie finden uns auch auf:
  • 18. www.gotscharek-company.comProject Health Check 18Anhang
  • 19. www.gotscharek-company.comProject Health Check 19Assessmentmodell und Auswertung.Beispielauswertung: Überblicksauswertung des Health Checks.020406080100120140160180Zielorientierung - Zielentwicklung, -formulierung, - überprüfung, -umsetzungFührung - Verhalten, Inspiration,Unterstützung und PromotionMitarbeiter - Einbeziehung derProjektmitarbeiter und ihrer PotentialeRessourcen - Effektiver und EffizienterEinsatz vorhandener RessourcenProzesse - Identifikation, Überprüfungund Veränderung wertschöpfenderProzesse im ProjektKundenzufriedenheit - Leistung imHinblick auf die Erwartungen undZufriedenheitMitarbeiterzufriedenheit - Erwartungenund Zufriedenheit der MitarbeiterZufriedenheit sonstigerInteressensgruppen - Erwartungen undZufriedenheit sonstiger StakeholderZielerreichung - Leistung des Projektsim Hinblick auf das geplante ProjektzielResultat Project Health CheckMaximale Punktzahl Erreichte Punktzahl

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