1. ЗВІТ
з переддипломної практики
студентки І курсу магістратури групи ДМІАС-202/дм
спеціальності 8.020105 “Документознавство та
інформаційна діяльність”
Ярмаченко Лідії Вікторівни
База практики: Святошинська районна в місті Києві
державна адміністрація, відділ організації
діловодства

3. Історія створення
Назва Святошин має витоки
ще з часів Київської Русі ХІІ
століття і пов'язується з
ім'ям Чернігівського князя
Святослава Давидовича, бо
ці землі були його вотчиною
і дісталися йому у спадок.
На схилі літ він перейшов у
чернецтво з ім'ям Миколай,
але в народі його називали
Святоша. Звідси, очевидно,
й назва Святошинські землі,
місця Святоші. Так про це
пишеться й у Літописі
Руському.
 Відповідно Закону України "Про столицю
України" на виконання рішення Київради від 30.01.01 №
162/1139 "Про адміністративно - територіальний устрій
м. Києва" від 27.04.2001 № 280/1257 "Про межі нових
адміністративних районів м. Києва та організаційні
заходи по проведенню адміністративно-територіальної
реформи" на базі Ленінградського району створено
Святошинський район з приєднанням житлового масиву
Галагани.
 Розпорядженням Київського міського голови від
01.08.01 № 1625 утворено Святошинську району у м.
Києві державну адміністрацію. Таким чином, район
отримав свою історичну назву. А 09 вересня 2010 року
рішенням Київської міської ради № 7/4819 «Про питання
організації управління районами в місті Києві» з 31
жовтня 2010 року шляхом ліквідації припинено
виконавчі органи районних в місті Києві рад (районні у
місті Києві державні адміністрації).
 30 вересня 2010 року розпорядженням Київської
міської державної адміністрації № 787 «Про
організаційно-правові заходи, пов'язані з виконанням
рішення Київської міської ради від 09.09.2010 N 7/4819
"Про питання організації управління районами в місті
Києві"» утворено з 31 жовтня 2010 року у районах міста
Києва районні в місті Києві державні адміністрації,
підпорядковані Київській міській державній
адміністрації.
 Що зумовило зміну підпорядкування та назви
Святошинська районна у місті Києві державна
адміністрація на Святошинську районну в місті Києві
державну адміністрацію.

4. Основними завданнями
Святошинської районної в м. Києві
державної адміністрації є:
виконання Конституції, Законів
України, актів Президента України, Кабінету
Міністрів України, інших органів виконавчої
влади вищого рівня;
законність і правопорядок, додержання прав
і свобод громадян;
виконання державних і регіональних
програм соціально-економічного і
культурного розвитку, програм охорони
довкілля, а в місцях компактного проживання
корінних народів і національних меншин -
також програм їх національно-культурного
розвитку;
підготовка та виконання відповідних
бюджетів;
звітування про виконання відповідних
бюджетів та програм;
взаємодія з органами місцевого
самоврядування;
реалізація інших наданих державою, а
також делегованих відповідними радами
повноважень.
 Святошинська райдержадміністрація
діє на засадах:
 відповідальності перед людиною і
державою за свою діяльність;
 верховенства права;
 законності;
 пріоритетності прав людини;
 гласності;
 поєднання державних і місцевих
інтересів.

6. Відділ організації діловодства
Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації
У відповідності з Положенням про відділ організації діловодства
апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації
відділ організації діловодства утворюється головою районної в місті
Києві державної адміністрації з метою організації діловодства апарату
районної в місті Києві державної адміністрації та здійснення контролю
за виконанням службових документів і підпорядковується голові
районної в місті Києві державної адміністрації та керівнику апарату.
Структура і чисельність відділу організації діловодства
затверджується головою районної в місті Києві державної
адміністрації.
Відділ організації діловодства очолює начальник відділу, який
призначається на посаду та звільняється з посади у відповідності до
вимог Закону України “Про державну службу” головою
райдержадміністрації.
Працівники відділу організації діловодства призначаються на
посаду та звільняються з посади у встановленому порядку головою
райдержадміністрації за поданням начальника відділу.
Функціональні обов’язки між працівниками відділу відповідно
до повноважень розподіляє начальник відділу. Покладення на відділ
організації діловодства та його працівників обов’язків, які не
передбачені положенням про відділ, і таких, що не відносяться до
компетенції відділу, не допускається.
Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України,
законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів
України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями
Київського міського голови, розпорядженнями виконавчого органу
Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації),
розпорядженнями Святошинської районної в місті Києві державної
адміністрації, Регламентом Святошинської районної в місті Києві
державної адміністрації, Інструкцією з діловодства в управліннях,
відділах та інших структурних підрозділах Святошинської районної в
місті Києві державної адміністрації, Положенням про відділ та іншими
нормативними актами.

7. Основними завданнями роботи відділу організації діловодства є:
 забезпеченняконтролю за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті районноїв місті Києві державної адміністрації;
 організація обліку і контролю за виконанням службових документів структурними підрозділами районної в місті Києві державної адміністрації, територіальними органами
центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі - територіальні органи центральних органів
виконавчоївлади ), а також аналіз причин порушення строків виконаннядокументів і внесення пропозицій щодо їхусунення;
 організаціяобліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів;
 розроблення проектів нормативно-правовихактів, інструкцій, методичних рекомендацій, що належать до компетенції відділу;
 забезпечує регулярний прийом інформації від органів державної влади вищого рівня та здійснює передачу інформації, підготовленої структурними підрозділами районної
в місті Києві державної адміністрації за допомогою електронної пошти;
 здійснює контрольза додержанням вимог до підготовкита погодженнярозпорядженьСвятошинської районноїв місті Києві державноїадміністрації;
 здійснює реєстрацію, тиражування розпоряджень голови районної в місті Києві державної адміністрації, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних відділів,
управлінь, інших структурних підрозділіврайонноїв місті Києві державноїадміністрації і організацій, видає копії та витяги з виданихрозпоряджень;
 надаєметодичну допомогупри ознайомленні з виданимидокументами;
 веде в установленому порядку облік завдань,реалізація яких передбачена відповідними службовими документами;
 перевіряє організацію діловодства і виконання документів структурними підрозділами районної в місті Києві державної адміністрації, територіальними органами
центральних органів виконавчої влади;
 забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної в місті Києві державної адміністрації,
територіальних органів центральнихорганіввиконавчої владипро стан діловодстваі виконанняслужбових документів;
 готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам районної в місті Києві державної адміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої
влади щотижневі письмовінагадування-попередженняпро закінченнястроків виконанняслужбових документів;
 готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови районної в місті Києві державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови, керівника апарату
щодо виконанняслужбових документів;
 розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавськоїдисципліни;
 проводить випереджувальний моніторинг строків виконання службових документів та своєчасно інформує голову районної в місті Києві державної адміністрації, першого
заступникаголови, заступників голови,керівника апарату відповідно дорозподілуобов'язків про неможливість їх додержання;
 вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії районної в місті Києві державної адміністрації питань про стан ведення діловодства і виконання службових
документів в структурних підрозділахрайонноїв місті Києві державної адміністрації;
 сприяє впровадженню нових інформаційних технологій в сфері електронногодокументообігу;
 вживає заходів доскороченнядокументообігу, а також обсягів копіювально-розмножувальнихробіт;
 складає зведену номенклатуру справ апарату Святошинської районноїв місті Києві державноїадміністрації, забезпечує контроль за правильністю
 підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконанняслужбових документів;
 інформування голови, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації про стан
виконанняслужбових документів;
 організаціяпередачі, прийому інформації за допомогою електронної пошти та своєчаснедоведення її до структурних підрозділів, якимвона адресована;
 забезпеченняконтролю за додержанням встановлених вимог до підготовки та погодженнярозпоряджень Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації;
 забезпеченняреєстрації та випуску розпоряджень Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації;
 ведення єдиної системи обліку бази даних службової кореспонденції,розпорядчих документів, розпоряджень районної в місті Києві державної адміністрації;
 виконаннякопіювально-розмножувальних робіт;
 узагальнення та аналіз роботи з питань покладених на відділ, надання практичної та методичної допомоги по веденню діловодства та здійсненню контролю управлінням,
відділам та іншим структурним підрозділамрайонноїв місті Києві державноїадміністрації.

8. В період з 6.05.13 – по 24.05.13
відбувалось проходження практики в Святошинській районній в м. Києві державній
адміністрації
у відділі організації діловодства.
Протягом тижнів виконувалось:
 Ознайомлення з: інформацією про історію створення установи, місцем установи в системі
державного управління, структурою управління, системою та організацією інформаційної
діяльності установи, видами документів; з Інструкцією з діловодства відділу організації
діловодства.
 Опанування порядку реєстрації та комп’ютерної обробки документів адміністрації
Президента України, КМУ, Київської міської адміністрації, а також методики роботи з
документами в програмі АСКОД.
 Ознайомлення з методами і засобами інформаційної безпеки у відділі.
 Опрацювання опису справ, приймання вхідної документацію, реєстрування у
журнал, внесення в базу даних АСКОД.
 Перегляд новин на веб-сайті, ознайомлення з організацією інформаційного
ринку, задоволення інформаційних потреб користувачів.
 Удосконалення умінь та навичок техніки відбору інформації, створення інформаційно-
аналітичних матеріалів.
 Виконування копіювально-розмножувальних робіт.
 Удосконалення умінь та навичок ділового спілкування та роботи з документами.
 Ознайомлення з методами забезпечення контролю за своєчасним надходженням інформації та
ін. інформаційних матеріалів, здійснення контролю за виконанням документів.

9. • Системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової
організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців
більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним
службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і
спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем.
Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи
влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні
службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до
клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
• Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до
створення інформаційно-телекомунікаційної системи електронного документообігу
«Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» (далі – ІТС ЄІПК),
Положення про яку затверджено рішенням Київської міської ради від 25 грудня 2012
року № 689/8973.

10.  Правовою основою діяльності ІТС ЄІПК є закони України «Про місцеве
самоврядування в Україні», «Про місцеві державні адміністрації», «Про
столицю України – місто-герой Київ», «Про інформацію», «Про основні засади
розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки», «Про
захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
 ІТС ЄІПК – це сукупність організаційно-розпорядчих заходів, програмно-
технічних та телекомунікаційних засобів, що забезпечують обробку
інформаційних ресурсів територіальної громади міста Києва (уведення,
записування, зчитування, зберігання, знищення, приймання, передавання та
інше) та авторизований доступ до цих інформаційних ресурсів.
 Метою діяльності ITC ЄІПК є впровадження у абонентів єдиного
захищеного електронного документообігу для створення загальноміського
інформаційного простору територіальної громади міста Києва.
 Призначення ITC ЄІПК - інформаційно-довідкове та організаційно -
технологічне забезпечення діяльності абонентів.

11. ITC ЄІПК виконує такі завдання:
 формування єдиного електронного інформаційного простору територіальної громади міста Києва, ведення баз
даних в єдиному інформаційному середовищі, автоматизація процесів діловодства, підготовка статистичних даних з
метою скорочення часу на обробку й передачу інформації;
 надання користувачам системи доступу до інформації, що зберігається в системі;
 надання фізичним та юридичним особам доступу до публічної інформації;
 забезпечення постійного ефективного контролю за виконанням законів України, указів, розпоряджень, постанов і
доручень;
 обмін інформацією між абонентами із використанням захищеної технології;
 забезпечення комплексного захисту інформації та розмежування доступу до інформації, що зберігається в базах
даних ITC ЄІПК.
 До складу центральної підсистеми ITC ЄІПК входять:
 основний та резервний сервери баз даних;
 WEB-сервер;
 засоби захисту інформації;
 автоматизовані робочі місця користувачів
системи.

12. Висновки
Підсумовуючи отриманий досвід під час проходження
виробничої практики в Святошинській районній в місті
Києві державній адміністрації та зазираючи в майбутнє,
уже сьогодні можна стверджувати: лише глобальне
застосування технології електронного безпаперового
документообігу, яка об’єднує в єдиній мережі органи влади,
у змозі забезпечити швидкий цілісний обмін документами,
що ведеться за єдиними оптимальними правилами й
регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі
ті, що містять інформацію з обмеженим доступом),
скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою
базою, актуальність якої постійно підтримується на
належному рівні, та забезпечує реальні можливості для
зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок
відходу від практики контролю формального виконання
документів і запровадження аналізу ступеня досягнення
результату та якості кінцевого продукту.
Дякую за увагу!