• Like
Manajemen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
Uploaded on

 

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,320
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
67
Comments
1
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Dasar – Dasar Proses Pengawasan Kelompok 2 Alfian Yudho P. (03) Benediktus Bimo A.N. (08) Marcha Rahayuningtyas (21) Mukhlis Setyawan (25) Rini Purnama J. (31) Theo Thomy H. (35)
  • 2. Pengertian Karakteristik Pengawasan Tipe-Tipe yang Efektif Dasar-Dasar Proses Pengawasan Alat Bantu Tahap-TahapPengawasan Perancangan Pentingnya Proses
  • 3. * Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasiuntuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakanberjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan (Sondang P.Siagian) Pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untukmengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenaipelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yangsemestinya atau tidak (Suyamto)
  • 4. Menurut Winardi, ―Pengawasan adalah semua aktivitasyang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upayamemastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yangdirencanakan‖. Menurut Basu Swasta, ―Pengawasan merupakan fungsiyang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikanhasil seperti yang diinginkan‖. Sedangkan menurut Komaruddin, ―Pengawasan adalahberhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktualrencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadappenyimpangan dan rencana yang berarti‖.
  • 5. * Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untukmenetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancangsistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerjaaktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkanapakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untukmengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjaminbahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telahdigunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuanperusahaan atau pemerintahan.
  • 6. * Dalam pengawasan terdapat beberapa tipepengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal.589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macamtipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:a) Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)b) Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)c) Pengawasan Feed Back (feed back control)
  • 7. a) Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upayamanajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akanberdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaansedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagiandari fungsi pengawasan. Pengawasan pendahuluan meliputi:1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.3. Pengawasan pendahuluan modal4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
  • 8. b) Terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkanpekerjaan para bawahan mereka. Pengarahan berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajersewaktu mereka berupaya untuk:1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-- metode serta prosedur-prsedur yang tepat.2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apapetunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orangyang memberikan penyerahan.
  • 9. c) Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik)adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagailandasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyakdilakukan oleh dunia bisnis yaitu :1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
  • 10. *1. Tahap 1 : Penetapan Standar Standar: suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai ―patokan‖ untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar Tiga bentuk standar yang umum: a) Standar fisik (operation control) : meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk. b) Standar moneter (financial control) : ditunjukkan dalam rupiah (IDR) dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya c) Standar waktu (time control) : meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
  • 11. 2. Tahap 2 : Penentuan pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.3. Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.4. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagi manajer.5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
  • 12. * Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting,diantaranya :1. Perubahan lingkungan organisasi Manajer mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
  • 13. 3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan Kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
  • 14. *1. Merumuskan hasil yang diinginkan. Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai dengan sejelas mungkin.2. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil Untuk menemukan sejumlah indikator – indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan - tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
  • 15. Menurut Wiliam H. Newman beberapa “early warning editor” yang dapat membantu manajer memperkirakan apa hasil tercapai atau tidak : a. Pengukuran masukan. b. Hasil-hasil pada tahap permulaan. c. Gejala-gejala (symptoms) yang dihadapi. d. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan.3. Menetapkan Standart penunjuk dan hasil Bersifat penting agar tidak terjadi pengabaian pada penyimpangan penyimpangan.
  • 16. 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik * Jaringan kerja komunikasi dianggap baik apabila tidak hanya keatas tetapi juga ke bawah. * Harus efisien dan relevan kepadak pihak yang memerlukan. * Didasarkan prinsip ―Management by Exception‖, atasan hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar dari standar atau rencana.5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Informasi penyimpangan dari standart harus dievaluasi sebelum alternatif yang lain di implementasikan.
  • 17. * Agar manajer dapat merancang sistem pengawasanefektif, maka perlu diidentifikasikan bidang—bidangstrategik satuan kerja atau organisasi. Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akanmembantu perumusan sistem pengawasan dan standaryang lebih terperinci bagi manajer-manajer tingkatanbawah.
  • 18. * Hasil yang diinginkan Standar untuk hasil yang diinginkan dan untuk penunjuk Penilai Peramalan faktor-faktorekstern dan masukan yangakan mempengaruhi hasil akhir Peramalan hasil akhir Tindakan koreksi Hasil-hasil intern yang dicapai Kegiatan-kegiatan
  • 19. * Dua teknik yang paling terkenal untuk dapatmembantu manajer agar pelaksanaan pengawasanmenjadi lebih efektif adalah :1. Manajemen dengan Pengecualian (Management by Exception)2. Sistem Informasi Manajemen (Managemen Information Systems).
  • 20. * MBE, atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untukmengarahkan pengarahannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritisdan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untukmenangani variasi-variasi rutin. Pengawasan yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah,tetapi penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana.Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yangbersifat otomatis dan rutin.
  • 21. *
  • 22. * MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan danpenyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusanmanajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasiwaktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadiandidalam dan diluar organisasi. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.2. Tahap desain konseptual.3. Tahap desain terperinci.4. Tahap implementasi akhir.
  • 23. Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) kedalam tim perancang.2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka.4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.
  • 24. Konsep MIS berhubungan sangat erat denganteknologi komputer. Organisasi mungkin mempunyaiMIS tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangansebagian ―keampuhannya‖ tanpa bantuan komputer. Jadi, pada dasarnya MIS membantu manajemenmelalui penyediaan personalia yang tepat denganjumlah yang tepat dari informasi yang tepat pulapada waktu yang tepat.
  • 25. * Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteriatertentu bahwa siatem seharusnya :1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar,2. Tepat waktu,3. Dengan biaya yang efektif,4. Tepat akurat, dan5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin terpenuhinya kriteria di atas semakin efektif sistempengawasan.
  • 26. Karakteristik pengawasan secara lebih diperinci sebagaiberikut :1. Akurat, informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Karena data ang tidak akurat dapat menyebabkan tindakan koreksi yang keliru atau menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.2. Tepat-Waktu, informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.3. Obyektif dan Menyeluruh, informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
  • 27. 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik, sistem pengawasan harus memusatkan pada bidang di mana penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.5. Realistik secara ekonomis, biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau paling tidak sama dengan manfaat yang akan diperoleh dari sistem tersebut.6. Realistik secara organisasional, sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
  • 28. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, informasi harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena : a) Setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau gagalnya keseluruhan operasi, b) Informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukan.8. Fleksibel, fleksibilitas sistem untuk memberikan reaksi terhadap ancaman atau kesempatan dari lingkungan.9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional, sistem pengawasan yang efektif harus menunjukkan tindakan koreksi yang seharusnya diambil.10. Diterima para anggota organisasi, sistem pengawasan harus mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab, dan berprestasi.
  • 29. *