Guía Practica Para Hacer Exposiciones Exitosas

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Esta guía le permitirá al lector conocer la técnica de exposición S3P3 para llevar a cabo su examen de grado, exponer en clase, presentar proyectos y o resultados de investigaciones.

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  • ES FACIL DONDE SICE BAJAR Y YA ESTA AUTOMATICAMENTE DESCARGA
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  • Sr. Martínez: Buenos días. En rimer lugar permítame felicitarle tan loable labor, de difusión de temas tan importantes y buscados por nosotros que tenemos que exponer de manera continua en nuestros estudios. Considero que Ud. se sacrifica para poder subir al internet estos temas y por ese motivo le agradecemos todos los que los leemos. Quisiera solicitarle que por favor si se pudiera, me enviara esta guía práctica paar hacer exposiciones exitosas. Le estaré sumamente agradecido. Atte. Su amigo Marthy Ravello Alva, estudiente de Maestría en Ingeniería Ambiental en al Universidad Naciona de Trujillo de Perú,
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  • Buen día me gustaría poder contar con este material que has publicado ya que me parece valisos para el ejercicio academico de mis muchachos. Agradeceria poder tenerlo al correo joseantonioparracaballero@gmail.com
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  • Buenas Tardes me gustaría por favor me facilitaran este documento ya que se me hace de suma importancia para mi estudios, me parece estar muy completo ,gracias. mi correo es kathadg84@hotmail.com
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  • estimado Giovanni muy bueno el documento presentado, quisiera tenerlo te agradeceria si me lo enviaras a mi correo heilu_06@hotmail.com
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Guía Practica Para Hacer Exposiciones Exitosas

  1. 1. Gu ía práctica para hacerExposiciones exitosas
  2. 2. ISBN: 970689327-X9 789706893277“Guía práctica para hacer exposiciones exitosas”Autor:Giovanni M. Martínez CastilloPrimera edición: noviembre de 2007Universidad de SonoraDivisión de Ciencias SocialesLicenciatura en Ciencias de la Comunicación.Portada: Platón y Aristóteles en “La escuela de Athena” de Rafael Sanzio 1510-1511 ( fragmento)Publicación arbitrada por: M.C. Zoila Pablos Lugo y M.C. Carlos Tena Figueroa.Universidad de SonoraRosales y Boulevard Luis EncinasC. P. 83000© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 2
  3. 3. Agradecimientos: Mi más sincero agradecimiento a todas aquellas personas, empresas e instituciones que colaboraron para la realización de esta guía, en especial a aquellos que me motivaron a realizarla: Dra. Silvia Molina y Vedia Dr. Aquiles Fuentes Fierro Dr. Daniel Carlos Gutiérrez Rohán C. Dra. Norma Guadalupe Pesqueira Bustamante M. C. Karina Ávila Dominguez Lic. Jesús Moreno Durazo A quienes revisaron y corrigieron este trabajo gracias por sus consejos, observaciones y sugerencias: M. C. Carlos Tena Figueroa M. C. Zoila Pablos Lugo A quienes me externaron su apoyo y me motivaron para la consumación de este esfuerzo: M. C. Lisset Oliveros Rodríguez M. C. Manuela Matuz Verduzco M. C. Joaquín Félix Anduaga Y, lo más importante, a quienes dedico este trabajo, a mi esposa María Esthela y a mis hijos: Gabriel Elías, Paul Abraham, Charity Victoria y José Miguel© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 3
  4. 4. ÍndiceDescripción general 7 El método expositivo 7 El modelo de entrenamiento S3P3 101. Planeación 14 1.1 Visualización 15 1.1.1 El tema 15 1.1.2 La audiencia 17 1.1.2.1 Tipos de Audiencia 19 1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos 19 1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia 21 1.1.3 Su propósito 23 1.2 Proyección 25 1.2.1 La evidencia 25 1.2.1.1 Tipos de evidencias 26 1.2.1.2 En dónde investigar 27 1.2.2 La Estructura 28 1.2.2.1 Organice la estructura 28 1.2.2.2 Patrones estructurales de organización 29 1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 30 1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección 31 Tres: Diseñe su conclusión 31 Uno: Planee su introducción 32 Dos: Organice el desarrollo del tema 36 1.2.3 Mida su tiempo 36 1.2.4 Materiales de apoyo 37 1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos? 38 1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital? 42 1.3 Realización 43 1.3.1 La forma 43 1.3.1.1 Concepto del diseño 43 1.3.1.2 Diseño en pantalla 50 1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos 532. Preparación 54 2.1 La práctica hace al maestro 54 2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición 55 2.1.2 Practique en voz alta 55 2.1.3 Practique usando tecnología 56 2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos” 56 2.1.5 Eliminando hábitos molestos 58© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 4
  5. 5. 2.2 Busque asesoría profesional 59 Consejos y técnicas de los expertos para las grandes presentaciones 593. Performance 61 3.1 El discurso público acertado 61 3.1.1 Comunicación no verbal 62 3.1.2 Comunicación verbal - la voz 64 3.1.3 Escuche activamente 66 3.1.4 Estilo 67 3.1.5 ¿Nervios…? 69 3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir” 70 3.1.5.2 Concentración 70 3.2 Sesión de preguntas y respuestas 71 3.3 Dé el salto hacia la excelencia 73 3.4 Logística 75 3.5 Evaluación 79Actividades Uno Presentación del tema 81 Dos Aprenda a definir su audiencia 82 Tres El Método de planeación 3-1-2 84 Cuatro Performance 85 Cinco Auto-evaluación 86Resumen ejecutivo de la exposición 88Fuentes 90© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 5
  6. 6. © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 6
  7. 7. Descripción general Lo que se oye tiende a olvidarse, lo que se ve queda en nuestra memoria, lo que se hace se aprende. Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina.Para tener control sobre la realización de una exposición, el hecho de argumentar enpúblico una idea, un proyecto, una propuesta de solución a un problema o simplementecompartir información, es necesario que cumpla con los estándares de calidad, atributos ycaracterísticas que lleven a efectuar el propósito para el que fue diseñada, es decir, quelogre el éxito.El método expositivoEl método expositivo, que consiste en la declaración de un tema lógicamente estructurado,en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los más antiguos yprobablemente es el recurso de enseñanza, capacitación y promoción más utilizado. De esta manera, la exposición como método provee de estructura y organización detemas complejos pero también permite extraer los puntos importantes de esa amplia gamade información. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban unmensaje claro, concreto, específico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad decontar con el tiempo y la atención de un grupo de personas, muchas veces con poder dedecisión, es una oportunidad estratégica que puede aprovecharse al máximo si se cuentacon los conocimientos y técnicas adecuadas. Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el éxito, lahabilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual deimportante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeños, depende mucho de laexpresión verbal y no-verbal del orador, pero en discursos más formales como un examende grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante públicos numerosos, lo primeroque se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producensituaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante públicos específicos. En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de lainformación y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado suscaracterísticas originales al integrar herramientas de diversa índole para que el expositorpueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo más accesible a suaudiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse enverdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales esque permiten integrar fácilmente información de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen,sonido, vídeo, interacción). Esta guía profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparación, forma yejecución de las exposiciones en diferentes ámbitos –académicos o empresariales.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 7
  8. 8. Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no está solo; muchos expositorescarecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algúnmomento todos hemos sido víctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunqueprobablemente ellos sabían de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener lasmejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotarlas ideas, pero en el momento de exponerlo todavía no lo hace bien: ¿Será por la manera enque entrega su discurso? ¿O quizá la audiencia no está interesada en el tema? Ésta es una descripción bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantesde nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compañías.¿Por qué estas personas talentosas dudan en el momento de diseñar una buena exposición?Quizá porque no saben organizar lógicamente los puntos cómo crear un mensaje claro ypreciso, cómo incluir historias vívidas en su charla, cómo desarrollar el tema, cómo motivara la audiencia, cómo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales,cómo practicar su exposición de la manera correcta y cómo llamar a la acción. En pocaspalabras, dudan porque desconocen cómo hacer exposiciones exitosas. La clave para lograr el éxito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: ▪ Conocimiento del tema ▪ La selección y estructuración de los contenidos ▪ Facilidad a la hora de comunicarlos ▪ Comodidad ante los interlocutores ▪ La utilización eficaz de herramientas tecnológicas de apoyo Sin embargo, cuando la comunicación es escasa y el contenido deficiente no se puedesolucionar ni con la más moderna tecnología ni con un libro, un curso y, ciertamente, nopor la presente guía; lo que se necesita es aprender a investigar. Cuando el método de exposición se aplica de manera apropiada, con el contenidoadecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didácticas, puedecontribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no secumplen y sólo se emplean los recursos tecnológicos sin sentido algunos autores, comoTufte,1 denominan a este fenómeno el “síndrome de PowerPoint”, “PowerPointlessness” o“PowerPointitis”; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia decontenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramientaeminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medioimpreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software1 Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia política, ciencias computacionales y estadística, y diseño grafico de laUniversidad de Yale. En “The Cognitive Style of PowerPoint” escribió: “las diapositivas con movimiento a menudo reducen lacalidad analítica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas de PowerPoint* (prediseñadas y listas parausarse)”.* PowerPoint® es una marca registrada de Microsoft Corporation® de esta particular aplicación del software; pero tambiénse domina así a las presentaciones digitales alrededor del mundo, por lo que la palabra “PowerPoint” ha venido a seresencialmente sinónimo de charlas a toda clase de público apoyadas con laminas o diapositivas digitales.Microsoft tiene una demanda de 400 millones de usuarios por todo el planeta de Suite Office®, el paquete que contienePowerPoint®. Aunque no existe ninguna estimación de la firma con números reales de los usuarios de este software ni paraprogramas de usos similares tales como Keynote® de Apple, Lotus Freelance Graphics® de IBM o programas libres comoOpenOffice Impress, tales datos es probablemente que sumen centenares de millones (Card 2005, estimación basadasobre respuesta del E-mail del departamento de la comercialización de Microsoft Corporation).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 8
  9. 9. sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aquí se propone es el empleo adecuado tanto delmétodo de exposición como del uso didáctico de las presentaciones digitales –el problemano es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemático relacional demanera que el expositor pueda emplearla de forma no-lineal es una magnífica herramientapara comunicar información, para motivar y enseñar. Entonces, aprender a hacerexposiciones exitosas es una habilidad crítica. Una exposición exitosa es un proceso de comunicación en el que cada uno de loscomponentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su información(mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les propongaalgo útil y práctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamentedebe investigar las características generales de su público: su edad, género, nivel educativo,creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobación y forma deaprendizaje –auditivo, visual, kinestésico) y para ello realizar una presentación (medio) quecontemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca deun contexto común sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas –una vez queestos se reinterpreten– sirvan para lograr una retroalimentación, es decir una respuesta a lapropuesta de solución al problema planteado; será exitosa en la medida que se cumplan lasexpectativas del emisor, lo que requiere una evaluación posterior a este proceso altamentepersuasivo. Cuadro 1: Elementos del proceso de comunicación durante el método de exposición Podríamos decir que la capacidad de comunicarse está íntimamente relacionada másque con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentación. Enuna exposición exitosa el auditorio busca un consejo, información, inspiración, o todo enconjunto y no hay mejor forma de convencer al público que entregarle un mensaje querealmente “diga algo” y que les proporcione una experiencia que valoren como algoverdaderamente significativo.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 9
  10. 10. El modelo de entrenamiento S3P3 El siguiente modelo fue diseñado originalmente por Lawrence L. Tracy, autor de TheShorcut to Persuasive Presentations (Los Atajos para las Presentaciones Persuasivas) y esempleado en talleres avanzados de comunicación dirigido a las grandes corporaciones y lasagencias estatales norteamericanas para los diplomáticos que se preparan para ir a lasembajadas. Este modelo es sostenido por tres pilares conocidos en inglés como “las tres S”;Sustancia, el conocimiento que el expositor investigo sobre el tema; Estructura, los medioslógicos por los cuales este conocimiento es expuesto a la audiencia; y Estilo, el uso dedispositivos retóricos, el arreglo y elección de palabras, la calidad vocal, expresión facial,los gestos y comunicación no verbal. Estos pilares son la base de la pirámide que Tracydenomina “las tres P”: Planeación, Práctica y Presentación. Veamos como las define: Planeación Es la preparación de una exposición que agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo –lo qué quisiera que su audiencia hiciera en términos de su propio interés; definiendo su exposición para esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando la atención de manera que pueda engranar su objetivo con las necesidades y las preocupaciones de la audiencia; superando las limitaciones inherentes en las exposiciones orales de retención y atención de la audiencia; explotando el “efecto de novedad y Diseñado Modelo S3P3 por Tracy (2005) primacía” para conducirlos hacia los puntos clave.Practica Es la realización previa en forma de ensayo enfocada hacia una unidad temáticaplaneada con el método 3-1-2; llamando la atención en la apertura y reforzando el cierre;forma que construye un andamio lógico; ejemplificando y reforzando con citas; dominandolos “atajos a la elocuencia” –“las pausas estratégicas, el ritmo en el discurso y laspreguntas retóricas– para llegar a ser un expositor más experimentado: aprendiendo la“elegancia”; anticipando las probables objeciones y preguntas, a través de la simulaciónrigurosa del “consejo de expertos” con colegas que actúan en papel de la audiencia, demanera que pueda preverlas en su exposición y buscar la forma de contestaradecuadamente. De la misma manera, aprender cuándo y cuándo no utilizarrepresentaciones visuales que refuercen su mensaje y no que lo distraigan; así comoconocer las ventajas y las trampas de las presentaciones digitales, haciendo todo lo posiblepor evitar la “ley de Murphy” –que a grandes rasgos dice: “si algo tiene la posibilidad desalir mal, saldrá mal”.Performance Hemos empleado la palabra Performance como el acto de realizar y ejecutar laentrega de (o dar a conocer) la información, con el fin de no confundir al lector con la© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 10
  11. 11. palabra presentación la que hemos usado para identificar al conjunto de herramientasdigitales que utiliza el orador para orientar al auditorio sobre el tema de su exposición. Recuerde que la primera impresión siempre perdura, para mantenerse enfocado en eltema y tener congruencia entre la comunicación no-verbal y las palabras es necesarioaprender cómo “leer” la comunicación no-verbal de su audiencia mientras que le estáhablando; canalizando su nerviosismo para que trabaje a su favor, porqué cómo usted sevea y se escuche será el impacto para conseguir el objetivo de su mensaje; eliminando losmolestas muletillas; haciendo la que la sesión de preguntas y de respuesta sea su momentomás fino, tendiendo un puente entre la audiencia para revertir la “disonancia cognoscitiva”a su favor y conseguir que sus últimas palabras faciliten la retención de su principalargumento. Otros expertos como Lenn Millbower (2006) acentúan la importancia de lapersonalidad del expositor durante el performance, argumentando que la planeación y lapreparación ayudan a la perfección técnica, pero no la conexión personal con la audiencia.Lo que se busca es lograr la credibilidad al ser competente y cuidadoso en la forma en quese entrega y comparte la información y para eso, dice Millbower, se requiere que el estiloresalte la personalidad del orador; la clave es compartir esos elementos que le son genuinos. Podríamos decir que lo que constituye el corazón del modelo S3P3 no es otra cosaque la actualización de la Retórica de Aristóteles traducida y aplicada en los tiemposmodernos: la sustancia contesta a la pregunta ¿Qué se investigó?, es decir, el proceso deinvestigación sobre un tema y objeto de estudio que requirió una metodología y técnicasespecíficas para conocer los datos y encontrar las evidencias que nos permitan proponeralternativas de solución al problema planteado. Una vez realizada la investigación y sóloentonces, surge la necesidad de compartir los resultados y aquí es cuando el método deentrenamiento de la técnica de exposición se hace necesario y gracias a que el modeloS3P3 es flexible hemos integrado, ampliado y desarrollado algunos de sus elementossobretodo en diseño del proceso de producción y realización en lo referente a la estrategiade planeación y entrega con la aplicación de los recursos básicos de la comunicación. El acercamiento que presentamos aquí afirma la noción que para realizar unaexposición implica la parte final de proceso de investigación en el que hay que seguir unaserie de pasos básicos: la reflexión del objeto de la exposición, el análisis de la audiencia, laelaboración y estructuración de la exposición, la utilización de apoyos audiovisuales, lainteracción con la audiencia y dentro de cada uno de ellos aprender a tomar decisionesestratégicas. Para ello precisaremos los elementos, preguntas críticas y ejemplos necesariospara reflexionar sobre ellos. Nuestra finalidad es que su mensaje tenga una mayor efectividad, ayudarle a mejorarsu habilidad de comunicarse y, en definitiva, ser capaz de llevar a cabo las acciones dentrodel proceso de su exposición que le orienten a alcanzar sus metas; ya sea si su actividadprofesional le implica hacer exposiciones frente a grupos pequeños, diseñar y realizarproyectos para una reunión, convencer a inversionistas para que piensen en su empresa oinstitución, realizar exposiciones formales en salas de conferencias, presentar su examen degrado o simplemente preparar una clase.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 11
  12. 12. La información incluida en esta guía es un esquema de entrenamiento el cual, a pesarde su brevedad, le ayudará a ser un expositor eficaz y persuasivo: una habilidad vital parael profesionista de hoy. Nos enfocaremos en técnicas prácticas, diseñadas por losconsultores en comunicación más renombrados a nivel mundial, para diseñar, planificar yejecutar exposiciones exitosas, apoyadas por materiales impresos y herramientas visualesen presentaciones asistidas por computadora; con pasos básicos que nos orientan en cómoformular una estrategia para la audiencia específica, desarrollar una estructura flexible quefluya, preparar el material para realzar y no para distraer, preparándolo para dar respuestasconfiables e informadas a las preguntas del público y enfrentar el desafío. Cuadro 2: Modelo simplificado de entrenamiento S3P3 para realizar exposiciones exitosasElaboración propia con base en: Adler (2005), Clark B. (2006), Clark D. (1998), Mills (2005), Wilder (2001), Millbower (2006) y Tracy (2005).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 12
  13. 13. VENTAJAS DEL USO DE ESTA GUÍA Respuesta favorable de la audiencia: Los miembros de la audiencia prefieren las exposiciones que son sistemáticas y fáciles de seguir. Ahorro de tiempo: El expositor ahorrará tiempo para dedicarlo al contenido. No más sentarse y comenzar a hacer diapositivas digitales. En su lugar, comenzará decidiendo el formato que va a utilizar para presentar los datos y las recomendaciones de manera lógica y secuencial. Comprensión: La audiencia encontrará que la exposición es fácil de seguir por su lógica y orden; con ello logrará un mejor desempeño, enfocado y profesional. Mensajes claros: Durante la exposición el mensaje estará presentado de forma clara y precisa para cumplir el objetivo esperado. Mejores decisiones tomadas: Cuando la información se da de manera organizada, la audiencia pueden comparar y contrastar la decisión que se les están pidiendo tomar.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 13
  14. 14. 1 P lan eación Primero está el pensamiento, luego la organización de dicho pensamiento en ideas y planes y por último, la transformación de dichos planes en realidad. El inicio, como podrán ver, parte de su imaginación. –Napoleón Hill2 El proceso de planeación para analizar cómo abordar el tema de su exposición lodividiremos en tres secciones: 1. Visualización: Aquí se examinarán los elementos básicos de una exposición exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un análisis de cómo debe abordarse el tema, cuál es su objetivo y que características tiene la audiencia a la que se va a dirigir. 2. Proyección: Comprenderá los pasos necesarios para preparar una exposición que dé posibles soluciones al tema planteado. 3. Realización: Aprenderá cómo motivar a la acción apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentación digital para que sea atractiva para el público. Cuadro 3: Cómo abordar el tema de exposición Elaboración propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987).2 Napoleón Hill (1883-1970). Ha sido quizás el hombre más influyente en el área de logro personal de todos los tiempos.Su clásico Piense y hágase rico ha ayudado millones de personas. Su cita más famosa es: “lo que la mente del hombrepuede concebir y puede creer, lo puede lograr." Hill fue un hombre increíble. Luchando contra toda clase de desventajas ypresiones, dedicó más de 25 años de su vida a entrevistar a los grandes triunfadores e investigar sus carreras. ¿Su meta?aislar y definir las razones por las cuales tantos fracasan y tan pocos alcanzan el éxito. Entrevisto a 500 millonarios que lerevelaron el origen de su riqueza. El resultado de su trabajo fue una filosofía con los siguientes principios: 1) Precisión deobjetivos, 2) Genio creador, 3) Una personalidad agradable, 4) Fe aplicada, 5) Recorre un kilómetro más, 6) Trabajo enequipo, 7) Visión creadora, 8) Autodisciplina, 9) Exactitud de pensamiento, 10) Aprender de la derrota, 11) Atencióncontrolada, 12) Iniciativa personal, 13) Entusiasmo, 14) Dedicación de tiempo y dinero, 15) Conservación de una buenasalud física y mental, 16) Utilización de la fuerza del "hábito", y 17) Una actitud mental positiva .© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 14
  15. 15. 1.1 Visualización La visualización es concentración La concentración produce visualización –Elizabeth Clare Prophet3 El primer criterio para realizar una exposición exitosa es: concentración,concentración y más concentración. Para Howard Garner, quién desarrollo la Teoría de lasInteligencias Múltiples, la visualización es “la capacidad para construir o evocar imágenesvisuales y acústicas mentalmente”,4 lo que además es un gran recurso para fomentar lacreatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental,pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposición: 1. El tema (qué va a decir) 2. La audiencia (a quién se dirige) 3. Su propósito (qué quiere conseguir) Y para después de haber expuesto: 4. Evaluación (según su audiencia –cumplió con sus expectativas) 5. Autoevaluación (¿logró su propósito?)1.1.1 El tema Defina el tema y las palabras fluirán solas Al preparar la exposición de un tema es importante considerar los siguientes aspectos: Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que esté demás, integrar lo que le hacefalta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, elotro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona. Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar paraexponer cualquier estudio; en su redacción se puede detectar en forma implícita y sintéticalos objetivos, el contenido, la metodología y, en general, las características del estudio; unbuen principio para redactarlo responde a ¿qué se estudió, porqué, cómo, cuando y dónde?3 Elizabeth Clare Prophet, escritora, conferencista e instructora. Entre ella y su esposo, Mark L. Prophet, han registradoy publicado algo de las enseñanzas espirituales más profundas y hermosas del mundo en más de 75 libros. Ha instruidoampliamente a lo largo de los Estados Unidos y en 29 países más, dando conferencias en más de 150 ciudades de los seiscontinentes Presidente y fundadora de Montesori Internacional, The Summit Lighthouse, Summit University, SummitUniversity Press. Ha hablado de su vida, trabajo y enseñanzas en numerosos programas de radio y televisión.4 Garner Howard, en su Teoría de las Inteligencias Múltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas yofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) CinestésicaVerbal-lingüística, 2) Musical, 3) Lógico- matemática, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8)Naturalista.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 15
  16. 16. Clarificar la naturaleza del tema para que el público conozca la perspectiva desde lacual se abordará, esto les permite dar sentido a la información que se está exponiendo. La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar,actualizar y aportar nueva información al reflexionar sobre como esa información permiteconocer mejor y dar solución al problema que nos hemos planteado. Aportar información (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar unargumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el proyecto deinvestigación impreso. La respuesta a ¿cuánto es suficiente? depende del tema que seaborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de lainformación expuesta y no sólo de la forma como ésta se presente. “Ponga especial cuidado en la articulación de la información que aporta en su exposición. Un argumento sólido debe conducir a una exposición fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca. Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podrá dedicarse a compartir sus descubrimientos.”5 La información puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuandodefinimos un tema y seleccionamos qué información es necesaria y cuál no, esto sólo puedelograrse cuando se organiza por localización, por alfabeto, por tiempo, por categoría y porjerarquía. Una vez organizada se denomina “compartibilidad”6 al grado por el cual lainformación es compartible. La información tiene compartibilidad alta si es fácil compartirentre diversos individuos sin la pérdida de fidelidad. La información perceptiva yemocional no es particularmente compartible. Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atención de laaudiencia también es limitada a no más de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de lacantidad de tiempo que le sea asignado –y del ánimo del público– lo mejor es apegarse detres a cinco ideas principales. Cualquiera que sea el tema seguramente no podrá decirlo todo en 30 minutos; encambio, tendrá que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audienciacomprenda y así ganarse su atención y confianza. Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo quedebe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle.Sea cual sea su elección, asegúrese de no salirse del tema: recuerde, sólo puede presentaruna idea a la vez.5 Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas6 Freyd, Jennifer J. (2003) What is Shareability? http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 16
  17. 17. 1.1.2 La audiencia Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie. –Adlai E. Stevenson, Jr.7 Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quién va adirigirse. El éxito de la exposición dependerá de su habilidad para llegar a los diferentespúblicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupación de laaudiencia, hasta el orador más impecable puede fallar a la hora de inspirar al público. Conocer al máximo a la audiencia le ayudará, no sólo a preparar el contenido y acómo decirlo, sino también a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, asícomo a su nivel cultural, grado de formación, posición que ocupan en la institución oempresa y cualquier otro rasgo de interés. Conteste las siguientes preguntas: ● ¿Quién será la audiencia? ▪ ¿Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) ▪ ¿Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) ▪ ¿Son estudiantes, amigos o clientes? ▪ ¿Es un público cerrado (personas con características homogéneas) o es abierto al público en general? ● ¿Cuál es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? ▪ ¿Los miembros de su audiencia están familiarizados con el tema? ▪ ¿Están familiarizados de forma general pero no de los detalles? ▪ ¿Es la primera vez que han oído hablar de este tema? ● ¿Qué es lo que espera la audiencia que toque en su exposición? ▪ ¿La audiencia tiene una descripción general? ▪ ¿Qué necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposición? ▪ ¿Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado? ● ¿Cómo presentar la información para que la audiencia tome la decisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? ▪ Pregúntese ¿quién es su público meta?, es decir, espera que todos los asistentes estén de acuerdo con usted, o sólo aquellos a quienes dirigió su mensaje. ▪ ¿Qué información necesita presentar y cómo?7 Adlai Ewing Stevenson II (1900-1965) político americano, conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria. Fue dosveces candidato demócrata a la presidencia de los Estados Unidos (1952 y 1956). Discurso a la Convención NacionalDemocrática en Chicago, Illinois, el 21 de julio de 1952, frase citada por Hewlett-Packard (2007).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 17
  18. 18. A fin de orientar su exposición tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia:Tamaño: Las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas generalmente requieren mayor formalidad y estructuración, mientras que si es dirigida a un grupo pequeño parecerá muy rígida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo grande, tendrá que hacer mucho más para lograr que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados en la exposición; en cambio, con un grupo pequeño puede ser más fácil incitar a la participación.Datos demográficos: Considere factores como edad, profesión, origen étnico o cultural, estatus socio-económico, perfil académico y sexo. Por ejemplo, hacer una exposición a un grupo de ejecutivos experimentados requerirá mayor deferencia a la edad y la experiencia que al exponer ante un grupo de recién graduados.Conocimiento del tema: ¿Qué es lo que la audiencia ya sabe sobre el tópico de la exposición? Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales, asuma que habrá mayor conocimiento del tema que si expone ante un grupo de alumnos; los expertos harán preguntas precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones de los neófitos serán vagas e incluso podrán ser absurdas.Motivación: ¿Por qué la audiencia está escuchando su exposición? ¿Es un proceso administrativo para examinarlo? ¿O es un experto exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por oír su opinión? O ¿convocó a una reunión para dar a conocer su punto de vista? Si el público no está motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendrá que realizar la exposición de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atención. La percepción que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estarajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades yresultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren elriesgo de tener poca influencia sobre su público. Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2)los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemoscambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nosescuchan y en lo que perciben cuando exponemos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 18
  19. 19. Suponiendo que haya creado el interés y la necesidad de que escuchen su mensaje,todavía falta considerar en que forma lo procesarán los miembros de su audiencia. Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestromensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos ocomplicados y describiendo con claridad y precisión para que no se desconecten. Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas delpúblico, ellos necesitan saber que los comprende y que está capacitado para hacerlo puessabe qué es lo que están experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras,dígales cómo llegó a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Ustedse maravillará de cuánto se acorta el proceso de aceptación y cuanto mejorará suexposición. A pesar de ello, como dice el refrán “nadie es monedita de oro para caerle bien atodos”, contemple que no llegará a la totalidad de la audiencia, no se desanime si algunavez creyó que lo lograría.1.1.2.1 Tipos de Audiencia En cualquier caso el expositor encontrará tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrédulos) son laspersonas que por desconocimiento del tema o por convicción están en su contra, si lesdemuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos están contemplados en ellaquizá se vuelvan su más fiel público. La audiencia neutral: (escépticos) aquellos quienes no tienen información sobre eltema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algúnmomento de su exposición los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema yle reconocen como experto en el área.1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos Entonces, ¿cómo presentar la información para los distintos públicos tomen ladecisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? Miller, Williams yHayashi (2004) en “Los cinco Senderos a la Persuasión” encuestaron a 1700 ejecutivos ydescriben cinco estilos de la toma de decisión:Dominantes: Son conducidos por el miedo y manejan esa emoción proactivamente. Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del procedimiento en la toma de decisión final y tienen la tendencia de refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer que ellos tomaron la decisión. Ellos ven la información desde su perspectiva y es difícil hacerlos tomar algún dato que funcione contrario© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 19
  20. 20. a su opinión. También son los perfeccionistas que no están muy interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables.Pensadores: Están abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metódicos. Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la información que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y desventaja. Son muy racionales, su lógica es el análisis exhaustivo para tomar decisiones. Esta es la razón por la cual puede ser que no tengan las mejores habilidades sociales, y sean impertinentesEscépticos: Mantienen su visión del mundo y son muy desconfiados de la información que no entra en ella. Para un escéptico, todo y todos son sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin consideración alguna hacia su reacción. Ellos ven los datos para encontrar qué apoya su visión; la información tiene que ser creíble ante sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a escéptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos.Simpatizantes: Parecen estar muy excitados sobre lo que se está discutiendo, ya que les gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con PowerPoint –sólo quieren oír los resultados y no todos los detalles que condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los riesgos y cómo reducirlos al mínimo. Aunque los simpatizantes no pueden parecer no estar interesados en el análisis, lo que ellos buscan es la opinión de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa para que la examinen y entonces decidirán.Seguidores: Por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden interés a menos que les hable de cómo puede ser puesto en ejecución con éxito el proceso que describió; desean pruebas y que les demuestre “en donde se ha hecho eso antes”. Son quienes compran marcas de fábrica conocidas; no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen. Cuando expone un tema en realidad “está vendiendo su idea”, su éxito del proyecto.Ciertamente hará una charla eficaz si tiene una comprensión de cómo estás personas tomandecisiones. Como ya se dijo, para que la exposición sea acertada y persuasiva debe estar centradaen la audiencia. Preocúpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre suobjetivo debe ofrecer una solución. Esto requiere investigación a profundidad su laaudiencia. Como primera motivación para que la gente escuche su punto de vista tengapresente la pregunta clásica de todas las audiencias es “¿cuál es el beneficio para mí?”. Además, el público es capaz de escuchar la información de maneras muy diversas deacuerdo a la organización de su exposición y al mismo tiempo hacerse otras preguntasbásicas:© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 20
  21. 21. ▪ ¿Por qué debo prestar la atención a este expositor cuando puedo estar haciendo cosas más interesantes? ▪ Ahora que estoy escuchando, ¿por qué debo creer estos datos y resultados? ▪ Estoy de acuerdo cómo trata el tema, pero ¿cómo justifica el orador sus ideas? ▪ …¡Sí!, pues ahora convénzame, ¿qué es lo que quiere de mí?1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia El público es una mezcla de personas que aprenden de distintas maneras, 8 así que ensu charla contemple usar todos los métodos de aprendizaje –visual, auditivo y kinestésico–y procesan la información como se describe a continuación:Método Visual En los modernos procesos de comunicación la imagen se muestra con mayor energíaque las palabras, siempre es más enfática y en muchos casos más útil. La imagen presentala información y el texto fija el conocimiento, de ahí que se recuerde apenas un 20% de loque escuchamos y más de un 50 % de lo que vemos. A las personas visuales les gusta vercosas. Desean ver apoyos visuales tales como diagramas, organigramas, líneas de tiempo,gráficas, cuadros, fotografías y videos. Necesitan ver un gráfico en su cabeza oexternamente para entender la información; también les gusta dibujar diagramas y escribirsus palabras tanto como a otros charlar, esto los mantiene en contacto mientras ilustran loque se les dice. Los apoyos visuales se utilizan para apuntalar el contenido, no para impresionar, estospueden hacer o deshacer una presentación. La ventaja de usarlos es que la mayoría de laspersonas somos visuales y podemos absorber más fácilmente la información que sepresenta gráficamente. La desventaja es que las diapositivas pueden convertirse en unamuletilla y el uso excesivo de gráficas, con efectos y sonidos, puede ser una distracciónconfusa. El punto es no permitir que las maravillas del software sean recordadas mientrasque la sustancia de la exposición se olvide. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN VISUAL Las personas visuales aprenden mejor cuando leen o ven la información de alguna manera. En una conferencia, por ejemplo, preferirán leer las fotocopias o diapositivas a seguir la explicación oral, o, en su defecto, tomarán notas para poder tener algo que leer. Cuando pensamos en imágenes (por ejemplo, cuando „vemos‟ en nuestra mente la página del libro de texto con la información que necesitamos) podemos traer a la memoria mucha información a la vez. Por eso la gente que utiliza el sistema de representación visual tiene mayor facilidad para absorber grandes cantidades de información con rapidez. Visualizar nos ayuda además a establecer relaciones entre distintas ideas y conceptos. Cuando un alumno tiene problemas para relacionar conceptos muchas veces se debe a que está procesando la información de forma auditiva o kinestésica. “La capacidad de abstracción y la capacidad de planificar están directamente relacionadas con la capacidad de visualizar. Esas dos características explican que la gran mayoría de los alumnos sean visuales”.98 Estilos de aprendizaje, se especifican las características de cada uno de estos tres sistemas según el sistema derepresentación de la Programación Neurolingüística, tal como lo explica Jesús Pérez Jiménez (2001).9 Cazau, Pablo (2001). Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 21
  22. 22. Método Auditivo Las personas auditivas tienen el gusto de oír, su voz tiene que ser fuerte y segura,también les agrada que la información se les explique de manera organizada. Algunaspersonas auditivas repiten lo que se les dijo –sus comentarios– para procesar lainformación, no se sienta ofendido. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN AUDITIVO. Cuando recordamos al utilizar el sistema de representación auditivo, lo hacemos de manera secuencial y ordenada. Los alumnos auditivos aprenden mejor cuando reciben las explicaciones oralmente y cuando pueden hablar y explicar esa información a otra persona. En un examen, por ejemplo, el alumno que vea mentalmente la página del libro podrá pasar de un punto a otro sin perder tiempo, porque está viendo toda la información a la vez. Sin embargo, el alumno auditivo necesita escuchar su grabación mental paso a paso. Los alumnos que memorizan de forma auditiva no pueden olvidarse ni una palabra, porque no saben que sigue. Es como cortar la cinta de un cassette. Por el contrario, un alumno visual que se olvida de una palabra no tiene mayor problema, porque sigue viendo el resto del texto o de la información. El sistema auditivo no permite relacionar conceptos o elaborar conceptos abstractos con la misma facilidad que el sistema visual y no es tan rápido; es, sin embargo, fundamental en el aprendizaje de los idiomas y naturalmente de la música.Método Kinestésico A las personas kinestésicas les gusta estar ocupadas. Mientras habla ellos estánescribiendo tomando nota. Tienen dificultad en sentarse por más de una hora. Les gustahacer preguntas para que se les conteste en los siguientes diez minutos. Parecen estarsiempre adelante de la charla. Eso es porque se mantienen concentrados pensando en lo quesigue.SISTEMA DE REPRESENTACIÓN KINESTÉSICO. Cuando procesamos la información asociándola a nuestras sensaciones y movimientos, a nuestro cuerpo, estamos utilizando el sistema de representación kinestésico. Utilizamos este sistema, naturalmente, cuando aprendemos un deporte, pero también para muchas otras actividades. Por ejemplo, muchos profesores comentan que cuando corrigen ejercicios de sus alumnos, notan físicamente si algo está mal o bien, o que las faltas de ortografía les molestan físicamente. Escribir a máquina o en PC es otro ejemplo de aprendizaje kinestésico. Aprender utilizando el sistema kinestésico es lento, mucho más lento que los sistemas visual y auditivo. El aprendizaje kinestésico también es profundo; nos podemos aprender una lista de palabras y olvidarlas al día siguiente, pero cuando uno aprende a montar en bicicleta, no se olvida nunca. Una vez que sabemos algo con nuestro cuerpo, que lo hemos aprendido con la memoria muscular, es muy difícil que se nos olvide, por tanto, los alumnos que utilizan preferentemente el sistema kinestésico necesitan más tiempo que los demás. Decimos de ellos que son lentos; esa lentitud no tiene nada que ver con la falta de inteligencia, sino con su distinta manera de aprender. Las personas kinestésicas aprenden cuando “hacen cosas” como por ejemplo, experimentos de laboratorio o proyectos debido a que necesitan moverse. Cuando estudian muchas veces pasean o se balancean para satisfacer esa necesidad de movimiento; en el aula también buscarán cualquier excusa para levantarse y moverse. Si considera motivar al público contemple estas diferencias, recuerde que elcomportamiento más importante que puede hacer es estar verdaderamente interesado enellos. Hable directamente de sus necesidades al principio de la charla, durante el desarrolloy termine pensando en discutir el siguiente paso que pueden hacer.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 22
  23. 23. 1.1.3 Su propósito Planee su exposición cuidadosamente alrededor de un mensaje básico y tenga enmente ¿cuál es el propósito de su exposición? El primer planteamiento que debe contemplara la hora de iniciar un proceso de comunicación es determinar el objetivo que persigue,porque éste será el referente a la hora de construir el mensaje (qué va a decir y cómo), porlo tanto, deberá definir cuál es su propósito. La mayoría de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: ▪ Informar ▪ Persuadir ▪ EntretenerAnalice su propósito, cuál es su objetivo: ¿Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar,como de informarse a sí mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido yreducir la incertidumbre, así como de comunicar conocimientos que permitan ampliar yprecisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que seproducen día a día en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son deinterés para el público. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo quequiere convencer, deberá resaltar los beneficios que su argumento tiene para suinterlocutor. ¿Lo que pretende es persuadir? La persuasión es mover a la acción o motivar a uncambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa,cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo básico y razón de laeducación, la publicidad, la propaganda y las relaciones públicas. Para promover a laacción o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final delproceso mediante un plan de acción. ¿Lo que quiere es entretener? Necesitara recrear el ánimo de la audiencia paracomunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor.El propósito triple o la regla de las tres “E” Piense de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirán a suexposición (véase 1.1.2.1). En el primer caso: con el público hostil, oponentes e incrédulos,les está tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremaneraquizá lo logre. En el segundo, el público neutral, el objetivo es meramente informativo; lesestá explicando los datos para tratar de integrarlos, es el público más difícil. Y en el tercero,el público de apoyo, simpatizantes y seguidores, está tratando de mantener su simpatía, eneste caso no trate de persuadirlos, dé nuevos elementos vívidos con ejemplos prácticos quelo llevará a una exposición lúdica muy efectiva y entretenida.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 23
  24. 24. En realidad prevea que tendrá los tres tipos de público simultáneamente su audienciapor lo que es preferible integrar a su propósito la regla de las tres “E”: 1. Educar 2. Explicar 3. Entretener CUANDO SU CHARLA INFLUYE A OTROS Una charla que reúne la regla de las tres “E” literalmente puede cambiar su vida. En cierta ocasión estaba colaborando en la Maestría de Derecho para llevar a cabo un circuito cerrado de televisión de un gran conferencista y autor, el Dr. Leonel Pérez-Nieto; eran tantos los abogados que querían escucharle que fue la única solución posible en ese momento. Siendo experto en Derecho Internacional Privado todos sus ejemplos hacían reír a los participantes salvo a uno, quien le cuestionó diciendo: ¡Yo no estoy de acuerdo con su libro! – el silencio fue total y la tensión creció en el ambiente– a lo que, con una sonrisa en el rostro, contestó: Es muy sencillo ¡escriba uno! Su respuesta redujo la tensión e hizo reflexionar a todos los presentes, incluso a mí que me motivó a escribir sobre los temas que siempre me habían apasionado y de los que, hasta ese momento, no encontraba respuestas. Dondequiera que esté, le agradezco por su enseñanza y estimulación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 24
  25. 25. 1.2 Proyección Normalmente, un discurso improvisado toma más de tres semanas de preparación. –Mark Twain10 Después de haber delimitado el tema, conocer quién será su audiencia y determinarcuál es su propósito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocerdetalles que no debía exponer o de causar una mala impresión en el público, por lo quenuestro siguiente paso es proyectar. Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. Éstos no brotan de la nada yaelaborados de forma completa y espectacular como un libro recién impreso. La buenanoticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implícito en la redacción de unbuen discurso, sólo basta con que sepa cuáles son los pasos a seguir y los siga: ▪ Presente la evidencia, los hechos ▪ Establezca una estructura de presentación sólida ▪ Cite y ejemplifique1.2.1 La evidencia Llegue a los hechos, o los hechos llegarán a usted. Y si llega a ellos, hágalo bien, pues si ellos llegan a usted primero, no será de la mejor manera. –Thomas Fuller11 Cualquier que sea el propósito de su exposición necesitará presentar las evidenciasde lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigación preliminar.Asimismo, tendrá que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Supropósito debe ser asegurarse de brindar a su público las evidencias basadas en hechosreales, de modo que respalden su argumento de manera sólida. Sin embargo, evitesobrecargar a la audiencia con gran cantidad de números insignificantes o de datoscomplejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decididoexponer. En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, sila utiliza razonablemente conseguirá: ▪ Dejar en claro su posición y su idea principal ▪ Respaldar lo que está diciendo ▪ Causar una impresión impactante10 Mark Twain, seudónimo del escritor Samuel Langhorne Clemens (1835-1910), fue un humorista, novelista, yconferencista americano. En ocasiones Twain era confundido como empresario y hombre de negocios, su humor e ingenioeran tan afilados que lo llevaron a gozar de un enorme reconocimiento, probablemente fue la celebridad americana máspopular de su tiempo.11 Dr. Thomas Fuller (1608-1661), sacerdote e historiador inglés, frase citada en Hewlett-Packard (2007).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 25
  26. 26. 1.2.1.1 Tipos de evidencias El conocimiento es de dos tipos: Tenemos conocimiento propio sobre un tema, o sabemos dónde encontrar la información sobre el mismo. –Samuel Johnson12 Una exposición bien diseñada incluye diversos tipos de evidencias, pues lacombinación de éstas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegúrese de integrar demanera clara y coherente todas las evidencias en su presentación, poco hará si aparecensolas y sin conexión alguna. Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran:Datos y hechos: Información que puede ser verificada por una fuente externa.Estadísticas: Datos que explican algo en términos de variables (de tiempo y frecuencia). Las estadísticas son muy poderosas, sin embargo, pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos estadísticos, considere siempre la fuente de donde provienen, compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos sean precisos. Al presentar estadísticas use sólo información actual.Citas de expertos: Declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quién está citando no es lo suficientemente conocida, además de la cita, muestre alguna información sobre su perfil. El citar las palabras de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su mensaje con una fuente con credibilidad. No todas las referencias deben tomarse de algún personaje distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean adecuadas para el tema y el público; quien las haya dicho puede ser prácticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio.Testimonios: Declaraciones de un tercero que funciona como una recomendación para respaldar y enfatizar una idea; los testimonios13 pueden provenir de personas expertas, de personas con prestigio o de particulares sin referencias.12 Dr. Samuel Johnson (1709-1784), fue una de las figuras literarias más grandes de Inglaterra: un poeta, ensayista,biógrafo, lexicógrafo y a menudo considerado crítico de la literatura inglesa. También fue un gran estilista del ingenio y de laprosa. Frase citada en Hewlett-Packard (2007).13 Los testimonios son una técnica altamente persuasiva aplicada en los dispositivos de publicidad y propaganda. Entrelos espectadores causa sensación las personas famosas o reconocidas en alguna área. De seguro una celebridad captarásu atención. Sin embargo, la gente común y corriente es más eficaz que las celebridades, pues los espectadores sonescépticos respecto a las celebridades, modelos y talentos que aparecen en pantalla, puesto que están conscientes de quese les paga por su intervención o que tienen un interés particular. Martínez Giovanni (2006) Treinta Segundos de MarketingElectoral. Tesis de maestría. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM (pp. 117 y 126).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 26
  27. 27. Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que gozan de gran estima, incluyendo políticos, empresarios, deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes de personas sin referencias profesionales) se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupación para los demás.Narraciones: Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.1.2.1.2 En dónde investigar Hemos clasificado doce grandes categorías de fuentes de información en dondeinvestigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en elsiguiente cuadro: Cuadro 4: Tipología de fuentes de informaciónElaboración de Zoila Pablos y Giovanni Martínez (2007)© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 27
  28. 28. 1.2.2 La estructura Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audienciadetermine cuáles son los puntos más importantes que van a resaltar durante su discurso eintégrelos en su propuesta dentro de la estructura. El próximo paso es identificar una buena estructura de organización de las ideas. Laestructura del argumento dependerá principalmente de su propósito. Si su propósito es informar, utilice el desarrollo de la presentación para describir eltema y demostrar como se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propósito espersuadir, utilice el cuerpo de la presentación para definir el problema y plantear susolución. Por último, si su propósito es entretener busque los ejemplos y citas que lepermitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solución que les plantea.1.2.2.1 Organice la estructura Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partesde la estructura de organización lógica y lineal: 1. Introducción. Diga lo que tenga que decir; una buena introducción propicia un ambiente adecuado para la exposición del tema: permite captar la atención del público, despierta su interés por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados. 2. Desarrollo del tema ¡Dígalo! No desarrolle más de tres puntos ni más de dos subtemas por punto. Es la exposición gradual del contenido, lógicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad. 3. Conclusión. Asegúrese de haberlo dicho; sintetice la información de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de interés para conectar los conocimientos previos con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisición de compromisos.¿Qué va a decir? Si no sabe lo que desea lograr en su exposición, la audiencia tampoco lo sabrá. Darun gran discurso no es un propósito en sí mismo –el medio no es un fin, el fin es lo quequiere que la audiencia haga con la información que le presentará. Sea absolutamenteespecífico, diga su objetivo en no más de una frase o dos. Imprímalo y péguelo cerca delmonitor de su computadora, esto lo mantendrá enfocado en el objetivo mientras organiza laestructura de su exposición.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 28
  29. 29. ¿Cómo lo va a entregar? A la hora de construir el mensaje siempre busque que sea: Concreto: centrado en un argumento principal Activo: que suscite la discusión y reflexión Progresivo: que la introducción de los conceptos se establezca de forma paulatina, siendo estos asimilados antes de pasar a los siguientes Estimulante: que incremente la autoestima y estimule los esfuerzos Dirigido: que permita corregir inmediatamente los errores, si los hay Autoformativo: que favorezca el descubrimiento de las cosas por uno mismo Individualizado: tenga en cuenta la personalidad de cada individuo y trátele según la misma Repetitivo: que reitere los conceptos claves Variado: que evite el aburrimiento¿Cómo lo va a decir? Determine el canal de comunicación más adecuado, a la hora de elegir el canal tengaen cuenta que en situaciones habituales el ser humano asimila: 20% de lo que oye 30% de lo que lee 50% de lo que ve 70% de lo que corrobora 90% de lo que practicamos Por lo tanto, al combinar la comunicación verbal con apoyos visuales y audiovisualesque ilustren el contenido de su exposición la refuerzan; traslade dicho mensaje a la realidadde la audiencia y sobre todo, lo más importante, observe permanentemente si la audienciaestá comprendiendo el mensaje.1.2.2.2 Patrones estructurales de organización Trate de organizar el desarrollo de la exposición de manera que tenga sentido para eltema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden a inclinarse, por naturaleza, a unaestructura en particular. Los patrones estructurales de organización más comunes son:Causa-efecto: Los eventos son citados y explicados haciendo referencia a las situaciones que provocaron su origen y luego se plantean sus efectos reales y las formas de mitigarlos, pueden ser hechos que han ocurrido o ocurrirán, lo que es conveniente para discursos persuasivos ya que se puede usar para probar que ciertas circunstancias ocasionan un problema.Cronológico: La información se estructura en orden secuencial y “cronológico”. También se le conoce como línea de tiempo© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 29
  30. 30. Espacial: Sirve para organizar el material siguiendo el punto donde se encuentra físicamente. Ideal para presentar modelos, productos y ubicar lugares.Problema/solución: Se presenta un problema, se sugiere una solución y se dan a conocer las ventajas y beneficios, esto es muy útil para casos que requieren persuasión. Se señala el problema en una situación determinada y a continuación se sugiere tomar una medida y dirigir la atención hacia los méritos de la propuesta en particular. Pero si la propuesta no contiene recomendaciones específicas para dar solución al problema planteado el público se sentirá impotente de cambiar esa situación.Temático: Se utiliza al agrupar sus ideas sobre algunos temas o divisiones de forma lógica desde un punto central y cada idea se convierte a su vez en un punto importante. Esta estructura es útil para exposiciones informativas. Las ideas se enumeran del más simple al más complejo. También puede hacerlo en orden inverso. Es posible que un tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto, consideredistintos enfoques estructurales antes de decidir cuál es el mejor para su exposición. Porejemplo, una exposición puede organizarse con una estructura cronológica o con unatemática. Si se opta por la cronológica, se describirá la secuencia de acciones necesariaspara llevar a cabo el análisis. Mientras que en la temática, se puede cubrir de tres a cincosubtemas importantes del tema principal.1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 Como hemos visto todas las exposiciones se diseñan para dar la solución a unproblema. Las distintas audiencias y quienes le evalúan, no ven con buenos ojos a aquellosque descuidan este punto y no dan soluciones. Por ello, al desarrollar un tema integrador dérespuesta al problema que pretende resolver puede pensar en el tema como si fuera elpárrafo principal de un artículo de un periódico –la nota de ocho columnas– que describe elprograma que emprenderá. Esto es fácil de aprender a través del método de proyección de la “estructura inversa3-1-2” que le ayuda a desarrollar el enfoque y la unidad temática de la exposición. Cuandolo haga, su charla tendrá mayor claridad, cohesividad y consistencia. La mayoría de las personas hemos aprendido a escribir y hablar con una estructura1-2-3: 1) introducción, 2) desarrollo y 3) conclusión. En la planeación de los discursosorales esto es contraproducente. En contraste con la lectura de una nota, en una charla no setiene el lujo de ir hacia atrás y leer de nuevo lo que faltó. Pero, si durante la etapa de proyección inicia con la esquematización o el bosquejo desu estructura con el punto tres, la conclusión; su exposición estará centrada en la© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 30
  31. 31. combinación de su objetivo con los problemas, intereses y preocupaciones de la audiencia.Escriba su conclusión en una hoja electrónica o tarjeta brístol marcada como (3), despuésdesarrolle una introducción que señale a la audiencia que conoce de sus problemas y queles ofrecerá una solución. Coloque esto en una hoja o tarjeta marcada como (1). Finalmenteescriba sus argumentos de soporte en una serie marcada como (2A), (2B) y (2C).1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección Llegó el momento de aplicar la estructura inversa 3-1-2 en nuestra exposición. Enresumen, inicie el diseño de la estructura por la conclusión, luego continúe por laintroducción y finalmente por el desarrollo. Esto es sólo para organizar las ideas, recuerdeque en el momento de la presentación se expondrán en el orden 1-2-3.Tres: Diseñe su conclusión ¿Qué diría si asistiera a un concierto y la última canción está desentonada?Desafortunadamente muchos personas terminan sus exposiciones sin hablar del mensajeporque están alegres de haber terminado y lo que desean es salir del lugar. Incluso si sienteeso, nunca lo demuestre a la audiencia. Debe concluir con estilo y confianza para dar laimpresión que podría estar parado otra hora y mantenerse perfectamente contento. Un cierre es adecuado cuando el propósito fundamental de la reunión ya se haexpuesto lo que permite la consolidación de la estructura conceptual, mediante la relaciónexplícita entre las ideas previas del público que han sido activadas y la organizaciónconceptual de los materiales presentados en la fase del desarrollo de la exposición. La conclusión es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar eltema o a olvidar por completo la experiencia. Por ello, ahorre bastante energía paramantenerse animado mientras que dé su conclusión. Aquí están algunas formas de concluircon estilo:Exponga el panorama Concluya su presentación con una historia sobre qué sucederá después de que se pongan en acción sus pasos. Presente una gráfica clara y concisa, sobre todas las ventajas que ocurrirán cuando pongan su idea en ejecución o contraten sus servicios.Presente hechos y estadísticas Para un cierre con lógica, muestre un número razonable de hechos y estadísticas. Incluso si ha mencionado ciertos números durante su charla, puede repetir esas estadísticas durante la conclusión y terminar con una historia memorable.Pida que tomen una decisión Puede dar una exposición en la cual quisiera que la audiencia tomara una decisión a la conclusión de su charla. Pida que decidan. No deje abierto el cierre. Puede© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 31
  32. 32. hacer preguntas tales como ¿qué otra información necesitan para tomar la decisión? Ya han escuchado las ventajas y desventajas ¿qué les parece el plan que les he propuesto realizar para ponerlo en práctica? Trate de mantener el llamado a la acción lo suficientemente simple como para que sea algo que la audiencia pueda lograr. Hágales saber que con tan sólo dar un pequeño paso –el que les propuso– pueden lograr grandes resultados. Dé a la audiencia el incentivo suficiente para que piensen en su exposición fuera de las paredes de la sala de conferencia, indique las instrucciones sobre qué hacer con toda la información que les acaba de presentar.Los puntos importantes Tendrá su exposición organizada alrededor de un tema general y tres subtemas. Bajo esos puntos habrá presentado los hechos, estadísticas, cuadros etc. para sostenerlos. Cuando concluya resuma a su audiencia estos puntos clave. Probablemente concluirá y después contestará preguntas. Después de las preguntas,debe concluir de nuevo. ¿Por qué? Si no concluye después del período de preguntas yrespuestas su exposición podría ser víctima de la última pregunta. Su conclusión es loúltimo que la gente escuchará. Prepare una diapositiva para mostrarla después del período de preguntas y respuestasen la que repita al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de sutrabajo. Tenga lista una frase que resuma su charla de manera positiva y enérgica. Si estádudando de que no pueda recordar esos puntos principales, escríbanlos en una tarjeta yténganla frente a sí para hacer las observaciones finales.Uno: Planee su introducción Primero, considere dos tipos de introducción, a una la podemos llamar “introduccióna la introducción”, donde brevemente se hacen comentarios sobre la propia reunión,pasando con una transición suave a la “introducción del tema” de la exposición la cual sedivide en tres partes: presentación del orador, descripción de la estructura de la exposicióny la introducción del tema. El objetivo fundamental es captar desde un inicio la atención einterés del público. En una “introducción a la introducción” usted puede responder o ampliar lapresentación que le hicieron, comentar sobre lo especial de la ocasión de la reunión,recordar alguna fecha especial o asociada al tema, elogiar a la audiencia, referirse a algúnacontecimiento anterior, reconocer a personas clave en la audiencia y expresar el placer dehacer sido elegido para ser el expositor.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 32
  33. 33. Sus comentarios deben ser breves –no más de dos o tres frases– antes de pasar a la“introducción al tema”. Si está utilizando una presentación digital la introducción puede visualizarse de lasiguiente manera: a) En la primera diapositiva integre el logo de la institución (universidad, facultad, departamento) o empresa en donde se realizó la investigación y la fecha (mes o temporada y año. Esto le servirá como fondo durante la “introducción a la introducción”. b) En la siguiente diapositiva escriba el tema de la exposición y su nombre. Le servirá para introducirse a sí mismo y dirá quién es usted y porqué deben de escucharle, al tiempo que mantiene el título de la exposición y nombre del expositor en pantalla. c) La mayoría de la gente que atiende a una exposición “recuerda” no más de cinco puntos dominantes, por ello, lo último es lo primero –en la tercera diapositiva o sumaria: se enumera, a manera de índice o agenda, los puntos que se tratarán en la exposición. No enumere más de tres o cuatro subtemas en su agenda, no importa si estos se ramifican en otros, si la audiencia ve una lista larga puede sentirse agobiada si considera que tendrá que escuchar sobre todos esos asuntos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 33
  34. 34. Otra opción es explicar brevemente cuáles serán los subtemas a tratar a modo de mapa general. –hágalo fácil de seguir– vaya lógicamente de lo simple a lo complejo. En cualquier opción que elija comience por indicar al público lo que presentará ymanténgalo en los materiales de su exposición. Piense en la agenda como una guía que loorientará en el resto de su presentación. Mientras la da a conocer no debe dar mayoresdetalles sobre los puntos a tratar, sino proporcione un mapa general que defina laestructura organizativa de su presentación y permita al público saber qué esperar. Enganche a la audiencia con una entrada provocativa, algo que los ponga a pensarsobre el tema que va a exponer. Éstas son las áreas principales que planea sean cubiertas.Comience colocando su tema en contexto; puede ser que desee proporcionar un bosquejo odelinear un mapa mental. Dígales lo que vinieron a escuchar, es decir, cuál es el tema que tiene paracompartir. Dé una visión general de lo que necesitan saber, esto no debe llevarle más decinco minutos. La introducción al tema actúa como un “puente cognitivo” entre losconocimientos previos del auditorio y la información contenida en la exposición.1414 Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernabé; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseñanza y aprendizaje de conceptos,procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 34
  35. 35. Algunos tipos de introducción consiste en:Revisión de material Consiste en la revisión de conocimientos, habilidades y/oprevio actitudes previamente adquiridos por el público. La revisión de material “previo” es una actividad importante, sin embargo es necesario tener en cuenta que su manejo a manera de introducción, puede resultar terriblemente monótona.Alusión a un asunto de Aquí se hace referencia a algún evento ocurridoactualidad recientemente en alguna organización en la localidad, en el país o a nivel internacional y que haya sido divulgado en algún medio de comunicación.Anécdotas El expositor utiliza una experiencia que ilustra el aspecto central que es objeto de estudio.Analogías El expositor alude a un concepto o situación que ya es conocido por la audiencia para clarificar el concepto o situación que constituye la idea central del tema en cuestión.Alusión a un evento Se hace referencia a una situación ya pasada que hahistórico dejado huella en la historia universal o local y que refleja de una u otra manera la idea central del tema a desarrollar en la sesión de clase.Referencias humorísticas Decir una broma o una historia graciosa, ya sea real o imaginaria, es una forma de introducir al tema. A las personas les gusta escuchar algo gracioso y la referencia humorística es una buena manera de llamar y captar la atención de los que escuchan.Ejemplos Son historias que describen una imagen, verbalmente o por medio de apoyos visuales (fotografías, imágenes, videos o algún otro tipo de material de apoyo). Este tipo de introducciones llama la atención de la audiencia al presentar al inicio de la sesión una historia que “involucre” al que escucha, con la imaginación o por medio del canal visual.Preguntas Su intención es hacer que las personas piensen sobre ella, sin que necesariamente se pida una respuesta. Esta respuesta podrá construirse a partir del desarrollo de la exposición.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 35
  36. 36. Dos: Organice el desarrollo del tema, la parte principal Una exposición será más eficaz cuando esté organizada jerárquicamente, es decir,cuando desarrolla una red conceptual cuyos elementos se ramifican progresivamente. Elaprendizaje que deriva de una exposición no depende sólo del significado lógico delcontenido, sino también de la coherencia e ilación con que está estructurada la informaciónexpuesta. Así pues, es importante que las ideas estén conectadas entre sí y no simplementeyuxtapuestas, que se perciba un hilo conductor o argumental. El tema se comprende mejorcuando parte de las ideas más generales para irse adentrando en los detalles. Es conveniente que esa estructura conceptual jerárquica de la exposición vengadenotada no sólo por su organización secuencial, sino también por otras ayudas, señales oelementos complementarios que faciliten al auditorio el seguimiento de la estructuraargumental. En el caso de un texto, estas ayudas pueden consistir en el uso adecuado de losapartados del mismo, la presentación de esquemas, el uso de recursos formales (tipografía,subrayado, etc.). En una exposición oral se suele recurrir a elementos no verbales del lenguaje talescomo el énfasis, la reiteración, la clasificación o el uso de material gráfico, con el finrealzar la estructura y organización interna de la exposición. Deben servir no sólo paradestacar cuáles son las ideas principales, sino también para hacer explícita la forma en quese relacionan. Más adelante se presenta información sobre el papel que juega el manejo dela comunicación no verbal en la aplicación de la exposición como técnica didáctica. Por ser la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle dos tercios deltiempo y espacio. En la presentación digital incluya los aportes al conocimiento, losresultados obtenidos y el significado de su trabajo para el futuro. Es muy importantetransmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio, use: Un mensaje central, nomás de tres puntos complementarios y no más de dos subpuntos por tema. Para estructurarel desarrollo, en al menos tres diapositivas plantee el problema, explique el estado del artey se señale cuál es la solución que propone. Por lo general, los detalles no son parte de laexposición, quienes estén interesados en ellos le harán preguntas al final de la misma.1.2.3 Mida el tiempo Elegir el tiempo es ahorrar tiempo –Francis Bacon15 Como expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para suexposición y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivosexposición es la retroalimentación de conocimientos con el auditorio, por lo cual esrecomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.15 Francis Bacon. (1561-1626) Padre del razonamiento inductivo y el método científico, responsable de la actualtecnología. Sabía que sólo la ciencia aplicada podría liberar a las masas de la miseria humana. Lucho contra la mayorconspiración, al serle negado el trono como hijo natural de la Reina Isabel I y Lord Leicester, algunos historiadoresaseguran que algunas de sus obras las firmó como William Shaspeare.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 36
  37. 37. Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando espor debajo de lo establecido. En general, dé un plazo de dos minutos para cada diapositivaque utilice en su presentación digital, pero dé más tiempo para cuando desee desarrollarpuntos específicos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por másde cinco minutos, especialmente si no se está hablando activamente sobre ella; si este es elcaso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de lainstitución o compañía. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ningunoclasifica para más de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en unvideo considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sinocomo una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o gráficos pueden llevarle variosminutos). ¡Apéguese al plan para la presentación, no intente desviarse, consumirá tiempoimportante y podría terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explícitamente, tiempo ideal para la discusión essuficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesión puede ampliarlosi las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos más. La distribución del tiempo ideal para una exposición exitosa es: 1. Introducción ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) 2. Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) 3. Conclusión ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) 4. Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposición pregunte si hay algunas dudas –evite de ser conciso,cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida– si las hay eso ledemuestra que no prestaban atención o que quieren saber más sobre un puntodeterminado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a laaudiencia así que téngala preparada. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesiónde preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duraciónentre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis,la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora puedenprolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.1.2.4 Materiales de apoyo Nos referimos en este caso a aquellos recursos físicos que apoyan y facilitan lacomunicación entre el expositor y el público. Ningún apoyo es mejor que otro por símismo. Su disponibilidad, las características físicas del lugar, el tamaño de la audiencia, eltiempo disponible para su preparación y el uso apropiado de los mismos es lo que resultadeterminante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 37

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