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Guía Practica Para Hacer Exposiciones Exitosas
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Guía Practica Para Hacer Exposiciones Exitosas

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Esta guía le permitirá al lector conocer la técnica de exposición S3P3 para llevar a cabo su examen de grado, exponer en clase, presentar proyectos y o resultados de investigaciones.

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  • Sr. Martínez: Buenos días. En rimer lugar permítame felicitarle tan loable labor, de difusión de temas tan importantes y buscados por nosotros que tenemos que exponer de manera continua en nuestros estudios. Considero que Ud. se sacrifica para poder subir al internet estos temas y por ese motivo le agradecemos todos los que los leemos. Quisiera solicitarle que por favor si se pudiera, me enviara esta guía práctica paar hacer exposiciones exitosas. Le estaré sumamente agradecido. Atte. Su amigo Marthy Ravello Alva, estudiente de Maestría en Ingeniería Ambiental en al Universidad Naciona de Trujillo de Perú,
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  • Buen día me gustaría poder contar con este material que has publicado ya que me parece valisos para el ejercicio academico de mis muchachos. Agradeceria poder tenerlo al correo joseantonioparracaballero@gmail.com
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  • Buenas Tardes me gustaría por favor me facilitaran este documento ya que se me hace de suma importancia para mi estudios, me parece estar muy completo ,gracias. mi correo es kathadg84@hotmail.com
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  • estimado Giovanni muy bueno el documento presentado, quisiera tenerlo te agradeceria si me lo enviaras a mi correo heilu_06@hotmail.com
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  • Hola buenos días, me gustaría obtener esta guía ya que me desempeño como Fiscal en Venezuela y serviría de apoyo para los juicios orales. Le agradezco si me lo pudiera enviar a mi correo franklin.nieves@mp.gob.ve
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  • 1. Gu ía práctica para hacerExposiciones exitosas
  • 2. ISBN: 970689327-X9 789706893277“Guía práctica para hacer exposiciones exitosas”Autor:Giovanni M. Martínez CastilloPrimera edición: noviembre de 2007Universidad de SonoraDivisión de Ciencias SocialesLicenciatura en Ciencias de la Comunicación.Portada: Platón y Aristóteles en “La escuela de Athena” de Rafael Sanzio 1510-1511 ( fragmento)Publicación arbitrada por: M.C. Zoila Pablos Lugo y M.C. Carlos Tena Figueroa.Universidad de SonoraRosales y Boulevard Luis EncinasC. P. 83000© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 2
  • 3. Agradecimientos: Mi más sincero agradecimiento a todas aquellas personas, empresas e instituciones que colaboraron para la realización de esta guía, en especial a aquellos que me motivaron a realizarla: Dra. Silvia Molina y Vedia Dr. Aquiles Fuentes Fierro Dr. Daniel Carlos Gutiérrez Rohán C. Dra. Norma Guadalupe Pesqueira Bustamante M. C. Karina Ávila Dominguez Lic. Jesús Moreno Durazo A quienes revisaron y corrigieron este trabajo gracias por sus consejos, observaciones y sugerencias: M. C. Carlos Tena Figueroa M. C. Zoila Pablos Lugo A quienes me externaron su apoyo y me motivaron para la consumación de este esfuerzo: M. C. Lisset Oliveros Rodríguez M. C. Manuela Matuz Verduzco M. C. Joaquín Félix Anduaga Y, lo más importante, a quienes dedico este trabajo, a mi esposa María Esthela y a mis hijos: Gabriel Elías, Paul Abraham, Charity Victoria y José Miguel© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 3
  • 4. ÍndiceDescripción general 7 El método expositivo 7 El modelo de entrenamiento S3P3 101. Planeación 14 1.1 Visualización 15 1.1.1 El tema 15 1.1.2 La audiencia 17 1.1.2.1 Tipos de Audiencia 19 1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos 19 1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia 21 1.1.3 Su propósito 23 1.2 Proyección 25 1.2.1 La evidencia 25 1.2.1.1 Tipos de evidencias 26 1.2.1.2 En dónde investigar 27 1.2.2 La Estructura 28 1.2.2.1 Organice la estructura 28 1.2.2.2 Patrones estructurales de organización 29 1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 30 1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección 31 Tres: Diseñe su conclusión 31 Uno: Planee su introducción 32 Dos: Organice el desarrollo del tema 36 1.2.3 Mida su tiempo 36 1.2.4 Materiales de apoyo 37 1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos? 38 1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital? 42 1.3 Realización 43 1.3.1 La forma 43 1.3.1.1 Concepto del diseño 43 1.3.1.2 Diseño en pantalla 50 1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos 532. Preparación 54 2.1 La práctica hace al maestro 54 2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición 55 2.1.2 Practique en voz alta 55 2.1.3 Practique usando tecnología 56 2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos” 56 2.1.5 Eliminando hábitos molestos 58© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 4
  • 5. 2.2 Busque asesoría profesional 59 Consejos y técnicas de los expertos para las grandes presentaciones 593. Performance 61 3.1 El discurso público acertado 61 3.1.1 Comunicación no verbal 62 3.1.2 Comunicación verbal - la voz 64 3.1.3 Escuche activamente 66 3.1.4 Estilo 67 3.1.5 ¿Nervios…? 69 3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir” 70 3.1.5.2 Concentración 70 3.2 Sesión de preguntas y respuestas 71 3.3 Dé el salto hacia la excelencia 73 3.4 Logística 75 3.5 Evaluación 79Actividades Uno Presentación del tema 81 Dos Aprenda a definir su audiencia 82 Tres El Método de planeación 3-1-2 84 Cuatro Performance 85 Cinco Auto-evaluación 86Resumen ejecutivo de la exposición 88Fuentes 90© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 5
  • 6. © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 6
  • 7. Descripción general Lo que se oye tiende a olvidarse, lo que se ve queda en nuestra memoria, lo que se hace se aprende. Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina.Para tener control sobre la realización de una exposición, el hecho de argumentar enpúblico una idea, un proyecto, una propuesta de solución a un problema o simplementecompartir información, es necesario que cumpla con los estándares de calidad, atributos ycaracterísticas que lleven a efectuar el propósito para el que fue diseñada, es decir, quelogre el éxito.El método expositivoEl método expositivo, que consiste en la declaración de un tema lógicamente estructurado,en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los más antiguos yprobablemente es el recurso de enseñanza, capacitación y promoción más utilizado. De esta manera, la exposición como método provee de estructura y organización detemas complejos pero también permite extraer los puntos importantes de esa amplia gamade información. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban unmensaje claro, concreto, específico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad decontar con el tiempo y la atención de un grupo de personas, muchas veces con poder dedecisión, es una oportunidad estratégica que puede aprovecharse al máximo si se cuentacon los conocimientos y técnicas adecuadas. Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el éxito, lahabilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual deimportante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeños, depende mucho de laexpresión verbal y no-verbal del orador, pero en discursos más formales como un examende grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante públicos numerosos, lo primeroque se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producensituaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante públicos específicos. En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de lainformación y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado suscaracterísticas originales al integrar herramientas de diversa índole para que el expositorpueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo más accesible a suaudiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse enverdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales esque permiten integrar fácilmente información de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen,sonido, vídeo, interacción). Esta guía profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparación, forma yejecución de las exposiciones en diferentes ámbitos –académicos o empresariales.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 7
  • 8. Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no está solo; muchos expositorescarecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algúnmomento todos hemos sido víctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunqueprobablemente ellos sabían de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener lasmejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotarlas ideas, pero en el momento de exponerlo todavía no lo hace bien: ¿Será por la manera enque entrega su discurso? ¿O quizá la audiencia no está interesada en el tema? Ésta es una descripción bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantesde nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compañías.¿Por qué estas personas talentosas dudan en el momento de diseñar una buena exposición?Quizá porque no saben organizar lógicamente los puntos cómo crear un mensaje claro ypreciso, cómo incluir historias vívidas en su charla, cómo desarrollar el tema, cómo motivara la audiencia, cómo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales,cómo practicar su exposición de la manera correcta y cómo llamar a la acción. En pocaspalabras, dudan porque desconocen cómo hacer exposiciones exitosas. La clave para lograr el éxito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: ▪ Conocimiento del tema ▪ La selección y estructuración de los contenidos ▪ Facilidad a la hora de comunicarlos ▪ Comodidad ante los interlocutores ▪ La utilización eficaz de herramientas tecnológicas de apoyo Sin embargo, cuando la comunicación es escasa y el contenido deficiente no se puedesolucionar ni con la más moderna tecnología ni con un libro, un curso y, ciertamente, nopor la presente guía; lo que se necesita es aprender a investigar. Cuando el método de exposición se aplica de manera apropiada, con el contenidoadecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didácticas, puedecontribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no secumplen y sólo se emplean los recursos tecnológicos sin sentido algunos autores, comoTufte,1 denominan a este fenómeno el “síndrome de PowerPoint”, “PowerPointlessness” o“PowerPointitis”; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia decontenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramientaeminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medioimpreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software1 Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia política, ciencias computacionales y estadística, y diseño grafico de laUniversidad de Yale. En “The Cognitive Style of PowerPoint” escribió: “las diapositivas con movimiento a menudo reducen lacalidad analítica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas de PowerPoint* (prediseñadas y listas parausarse)”.* PowerPoint® es una marca registrada de Microsoft Corporation® de esta particular aplicación del software; pero tambiénse domina así a las presentaciones digitales alrededor del mundo, por lo que la palabra “PowerPoint” ha venido a seresencialmente sinónimo de charlas a toda clase de público apoyadas con laminas o diapositivas digitales.Microsoft tiene una demanda de 400 millones de usuarios por todo el planeta de Suite Office®, el paquete que contienePowerPoint®. Aunque no existe ninguna estimación de la firma con números reales de los usuarios de este software ni paraprogramas de usos similares tales como Keynote® de Apple, Lotus Freelance Graphics® de IBM o programas libres comoOpenOffice Impress, tales datos es probablemente que sumen centenares de millones (Card 2005, estimación basadasobre respuesta del E-mail del departamento de la comercialización de Microsoft Corporation).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 8
  • 9. sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aquí se propone es el empleo adecuado tanto delmétodo de exposición como del uso didáctico de las presentaciones digitales –el problemano es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemático relacional demanera que el expositor pueda emplearla de forma no-lineal es una magnífica herramientapara comunicar información, para motivar y enseñar. Entonces, aprender a hacerexposiciones exitosas es una habilidad crítica. Una exposición exitosa es un proceso de comunicación en el que cada uno de loscomponentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su información(mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les propongaalgo útil y práctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamentedebe investigar las características generales de su público: su edad, género, nivel educativo,creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobación y forma deaprendizaje –auditivo, visual, kinestésico) y para ello realizar una presentación (medio) quecontemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca deun contexto común sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas –una vez queestos se reinterpreten– sirvan para lograr una retroalimentación, es decir una respuesta a lapropuesta de solución al problema planteado; será exitosa en la medida que se cumplan lasexpectativas del emisor, lo que requiere una evaluación posterior a este proceso altamentepersuasivo. Cuadro 1: Elementos del proceso de comunicación durante el método de exposición Podríamos decir que la capacidad de comunicarse está íntimamente relacionada másque con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentación. Enuna exposición exitosa el auditorio busca un consejo, información, inspiración, o todo enconjunto y no hay mejor forma de convencer al público que entregarle un mensaje querealmente “diga algo” y que les proporcione una experiencia que valoren como algoverdaderamente significativo.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 9
  • 10. El modelo de entrenamiento S3P3 El siguiente modelo fue diseñado originalmente por Lawrence L. Tracy, autor de TheShorcut to Persuasive Presentations (Los Atajos para las Presentaciones Persuasivas) y esempleado en talleres avanzados de comunicación dirigido a las grandes corporaciones y lasagencias estatales norteamericanas para los diplomáticos que se preparan para ir a lasembajadas. Este modelo es sostenido por tres pilares conocidos en inglés como “las tres S”;Sustancia, el conocimiento que el expositor investigo sobre el tema; Estructura, los medioslógicos por los cuales este conocimiento es expuesto a la audiencia; y Estilo, el uso dedispositivos retóricos, el arreglo y elección de palabras, la calidad vocal, expresión facial,los gestos y comunicación no verbal. Estos pilares son la base de la pirámide que Tracydenomina “las tres P”: Planeación, Práctica y Presentación. Veamos como las define: Planeación Es la preparación de una exposición que agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo –lo qué quisiera que su audiencia hiciera en términos de su propio interés; definiendo su exposición para esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando la atención de manera que pueda engranar su objetivo con las necesidades y las preocupaciones de la audiencia; superando las limitaciones inherentes en las exposiciones orales de retención y atención de la audiencia; explotando el “efecto de novedad y Diseñado Modelo S3P3 por Tracy (2005) primacía” para conducirlos hacia los puntos clave.Practica Es la realización previa en forma de ensayo enfocada hacia una unidad temáticaplaneada con el método 3-1-2; llamando la atención en la apertura y reforzando el cierre;forma que construye un andamio lógico; ejemplificando y reforzando con citas; dominandolos “atajos a la elocuencia” –“las pausas estratégicas, el ritmo en el discurso y laspreguntas retóricas– para llegar a ser un expositor más experimentado: aprendiendo la“elegancia”; anticipando las probables objeciones y preguntas, a través de la simulaciónrigurosa del “consejo de expertos” con colegas que actúan en papel de la audiencia, demanera que pueda preverlas en su exposición y buscar la forma de contestaradecuadamente. De la misma manera, aprender cuándo y cuándo no utilizarrepresentaciones visuales que refuercen su mensaje y no que lo distraigan; así comoconocer las ventajas y las trampas de las presentaciones digitales, haciendo todo lo posiblepor evitar la “ley de Murphy” –que a grandes rasgos dice: “si algo tiene la posibilidad desalir mal, saldrá mal”.Performance Hemos empleado la palabra Performance como el acto de realizar y ejecutar laentrega de (o dar a conocer) la información, con el fin de no confundir al lector con la© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 10
  • 11. palabra presentación la que hemos usado para identificar al conjunto de herramientasdigitales que utiliza el orador para orientar al auditorio sobre el tema de su exposición. Recuerde que la primera impresión siempre perdura, para mantenerse enfocado en eltema y tener congruencia entre la comunicación no-verbal y las palabras es necesarioaprender cómo “leer” la comunicación no-verbal de su audiencia mientras que le estáhablando; canalizando su nerviosismo para que trabaje a su favor, porqué cómo usted sevea y se escuche será el impacto para conseguir el objetivo de su mensaje; eliminando losmolestas muletillas; haciendo la que la sesión de preguntas y de respuesta sea su momentomás fino, tendiendo un puente entre la audiencia para revertir la “disonancia cognoscitiva”a su favor y conseguir que sus últimas palabras faciliten la retención de su principalargumento. Otros expertos como Lenn Millbower (2006) acentúan la importancia de lapersonalidad del expositor durante el performance, argumentando que la planeación y lapreparación ayudan a la perfección técnica, pero no la conexión personal con la audiencia.Lo que se busca es lograr la credibilidad al ser competente y cuidadoso en la forma en quese entrega y comparte la información y para eso, dice Millbower, se requiere que el estiloresalte la personalidad del orador; la clave es compartir esos elementos que le son genuinos. Podríamos decir que lo que constituye el corazón del modelo S3P3 no es otra cosaque la actualización de la Retórica de Aristóteles traducida y aplicada en los tiemposmodernos: la sustancia contesta a la pregunta ¿Qué se investigó?, es decir, el proceso deinvestigación sobre un tema y objeto de estudio que requirió una metodología y técnicasespecíficas para conocer los datos y encontrar las evidencias que nos permitan proponeralternativas de solución al problema planteado. Una vez realizada la investigación y sóloentonces, surge la necesidad de compartir los resultados y aquí es cuando el método deentrenamiento de la técnica de exposición se hace necesario y gracias a que el modeloS3P3 es flexible hemos integrado, ampliado y desarrollado algunos de sus elementossobretodo en diseño del proceso de producción y realización en lo referente a la estrategiade planeación y entrega con la aplicación de los recursos básicos de la comunicación. El acercamiento que presentamos aquí afirma la noción que para realizar unaexposición implica la parte final de proceso de investigación en el que hay que seguir unaserie de pasos básicos: la reflexión del objeto de la exposición, el análisis de la audiencia, laelaboración y estructuración de la exposición, la utilización de apoyos audiovisuales, lainteracción con la audiencia y dentro de cada uno de ellos aprender a tomar decisionesestratégicas. Para ello precisaremos los elementos, preguntas críticas y ejemplos necesariospara reflexionar sobre ellos. Nuestra finalidad es que su mensaje tenga una mayor efectividad, ayudarle a mejorarsu habilidad de comunicarse y, en definitiva, ser capaz de llevar a cabo las acciones dentrodel proceso de su exposición que le orienten a alcanzar sus metas; ya sea si su actividadprofesional le implica hacer exposiciones frente a grupos pequeños, diseñar y realizarproyectos para una reunión, convencer a inversionistas para que piensen en su empresa oinstitución, realizar exposiciones formales en salas de conferencias, presentar su examen degrado o simplemente preparar una clase.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 11
  • 12. La información incluida en esta guía es un esquema de entrenamiento el cual, a pesarde su brevedad, le ayudará a ser un expositor eficaz y persuasivo: una habilidad vital parael profesionista de hoy. Nos enfocaremos en técnicas prácticas, diseñadas por losconsultores en comunicación más renombrados a nivel mundial, para diseñar, planificar yejecutar exposiciones exitosas, apoyadas por materiales impresos y herramientas visualesen presentaciones asistidas por computadora; con pasos básicos que nos orientan en cómoformular una estrategia para la audiencia específica, desarrollar una estructura flexible quefluya, preparar el material para realzar y no para distraer, preparándolo para dar respuestasconfiables e informadas a las preguntas del público y enfrentar el desafío. Cuadro 2: Modelo simplificado de entrenamiento S3P3 para realizar exposiciones exitosasElaboración propia con base en: Adler (2005), Clark B. (2006), Clark D. (1998), Mills (2005), Wilder (2001), Millbower (2006) y Tracy (2005).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 12
  • 13. VENTAJAS DEL USO DE ESTA GUÍA Respuesta favorable de la audiencia: Los miembros de la audiencia prefieren las exposiciones que son sistemáticas y fáciles de seguir. Ahorro de tiempo: El expositor ahorrará tiempo para dedicarlo al contenido. No más sentarse y comenzar a hacer diapositivas digitales. En su lugar, comenzará decidiendo el formato que va a utilizar para presentar los datos y las recomendaciones de manera lógica y secuencial. Comprensión: La audiencia encontrará que la exposición es fácil de seguir por su lógica y orden; con ello logrará un mejor desempeño, enfocado y profesional. Mensajes claros: Durante la exposición el mensaje estará presentado de forma clara y precisa para cumplir el objetivo esperado. Mejores decisiones tomadas: Cuando la información se da de manera organizada, la audiencia pueden comparar y contrastar la decisión que se les están pidiendo tomar.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 13
  • 14. 1 P lan eación Primero está el pensamiento, luego la organización de dicho pensamiento en ideas y planes y por último, la transformación de dichos planes en realidad. El inicio, como podrán ver, parte de su imaginación. –Napoleón Hill2 El proceso de planeación para analizar cómo abordar el tema de su exposición lodividiremos en tres secciones: 1. Visualización: Aquí se examinarán los elementos básicos de una exposición exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un análisis de cómo debe abordarse el tema, cuál es su objetivo y que características tiene la audiencia a la que se va a dirigir. 2. Proyección: Comprenderá los pasos necesarios para preparar una exposición que dé posibles soluciones al tema planteado. 3. Realización: Aprenderá cómo motivar a la acción apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentación digital para que sea atractiva para el público. Cuadro 3: Cómo abordar el tema de exposición Elaboración propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987).2 Napoleón Hill (1883-1970). Ha sido quizás el hombre más influyente en el área de logro personal de todos los tiempos.Su clásico Piense y hágase rico ha ayudado millones de personas. Su cita más famosa es: “lo que la mente del hombrepuede concebir y puede creer, lo puede lograr." Hill fue un hombre increíble. Luchando contra toda clase de desventajas ypresiones, dedicó más de 25 años de su vida a entrevistar a los grandes triunfadores e investigar sus carreras. ¿Su meta?aislar y definir las razones por las cuales tantos fracasan y tan pocos alcanzan el éxito. Entrevisto a 500 millonarios que lerevelaron el origen de su riqueza. El resultado de su trabajo fue una filosofía con los siguientes principios: 1) Precisión deobjetivos, 2) Genio creador, 3) Una personalidad agradable, 4) Fe aplicada, 5) Recorre un kilómetro más, 6) Trabajo enequipo, 7) Visión creadora, 8) Autodisciplina, 9) Exactitud de pensamiento, 10) Aprender de la derrota, 11) Atencióncontrolada, 12) Iniciativa personal, 13) Entusiasmo, 14) Dedicación de tiempo y dinero, 15) Conservación de una buenasalud física y mental, 16) Utilización de la fuerza del "hábito", y 17) Una actitud mental positiva .© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 14
  • 15. 1.1 Visualización La visualización es concentración La concentración produce visualización –Elizabeth Clare Prophet3 El primer criterio para realizar una exposición exitosa es: concentración,concentración y más concentración. Para Howard Garner, quién desarrollo la Teoría de lasInteligencias Múltiples, la visualización es “la capacidad para construir o evocar imágenesvisuales y acústicas mentalmente”,4 lo que además es un gran recurso para fomentar lacreatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental,pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposición: 1. El tema (qué va a decir) 2. La audiencia (a quién se dirige) 3. Su propósito (qué quiere conseguir) Y para después de haber expuesto: 4. Evaluación (según su audiencia –cumplió con sus expectativas) 5. Autoevaluación (¿logró su propósito?)1.1.1 El tema Defina el tema y las palabras fluirán solas Al preparar la exposición de un tema es importante considerar los siguientes aspectos: Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que esté demás, integrar lo que le hacefalta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, elotro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona. Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar paraexponer cualquier estudio; en su redacción se puede detectar en forma implícita y sintéticalos objetivos, el contenido, la metodología y, en general, las características del estudio; unbuen principio para redactarlo responde a ¿qué se estudió, porqué, cómo, cuando y dónde?3 Elizabeth Clare Prophet, escritora, conferencista e instructora. Entre ella y su esposo, Mark L. Prophet, han registradoy publicado algo de las enseñanzas espirituales más profundas y hermosas del mundo en más de 75 libros. Ha instruidoampliamente a lo largo de los Estados Unidos y en 29 países más, dando conferencias en más de 150 ciudades de los seiscontinentes Presidente y fundadora de Montesori Internacional, The Summit Lighthouse, Summit University, SummitUniversity Press. Ha hablado de su vida, trabajo y enseñanzas en numerosos programas de radio y televisión.4 Garner Howard, en su Teoría de las Inteligencias Múltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas yofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) CinestésicaVerbal-lingüística, 2) Musical, 3) Lógico- matemática, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8)Naturalista.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 15
  • 16. Clarificar la naturaleza del tema para que el público conozca la perspectiva desde lacual se abordará, esto les permite dar sentido a la información que se está exponiendo. La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar,actualizar y aportar nueva información al reflexionar sobre como esa información permiteconocer mejor y dar solución al problema que nos hemos planteado. Aportar información (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar unargumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el proyecto deinvestigación impreso. La respuesta a ¿cuánto es suficiente? depende del tema que seaborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de lainformación expuesta y no sólo de la forma como ésta se presente. “Ponga especial cuidado en la articulación de la información que aporta en su exposición. Un argumento sólido debe conducir a una exposición fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca. Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podrá dedicarse a compartir sus descubrimientos.”5 La información puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuandodefinimos un tema y seleccionamos qué información es necesaria y cuál no, esto sólo puedelograrse cuando se organiza por localización, por alfabeto, por tiempo, por categoría y porjerarquía. Una vez organizada se denomina “compartibilidad”6 al grado por el cual lainformación es compartible. La información tiene compartibilidad alta si es fácil compartirentre diversos individuos sin la pérdida de fidelidad. La información perceptiva yemocional no es particularmente compartible. Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atención de laaudiencia también es limitada a no más de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de lacantidad de tiempo que le sea asignado –y del ánimo del público– lo mejor es apegarse detres a cinco ideas principales. Cualquiera que sea el tema seguramente no podrá decirlo todo en 30 minutos; encambio, tendrá que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audienciacomprenda y así ganarse su atención y confianza. Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo quedebe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle.Sea cual sea su elección, asegúrese de no salirse del tema: recuerde, sólo puede presentaruna idea a la vez.5 Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas6 Freyd, Jennifer J. (2003) What is Shareability? http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 16
  • 17. 1.1.2 La audiencia Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie. –Adlai E. Stevenson, Jr.7 Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quién va adirigirse. El éxito de la exposición dependerá de su habilidad para llegar a los diferentespúblicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupación de laaudiencia, hasta el orador más impecable puede fallar a la hora de inspirar al público. Conocer al máximo a la audiencia le ayudará, no sólo a preparar el contenido y acómo decirlo, sino también a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, asícomo a su nivel cultural, grado de formación, posición que ocupan en la institución oempresa y cualquier otro rasgo de interés. Conteste las siguientes preguntas: ● ¿Quién será la audiencia? ▪ ¿Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) ▪ ¿Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) ▪ ¿Son estudiantes, amigos o clientes? ▪ ¿Es un público cerrado (personas con características homogéneas) o es abierto al público en general? ● ¿Cuál es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? ▪ ¿Los miembros de su audiencia están familiarizados con el tema? ▪ ¿Están familiarizados de forma general pero no de los detalles? ▪ ¿Es la primera vez que han oído hablar de este tema? ● ¿Qué es lo que espera la audiencia que toque en su exposición? ▪ ¿La audiencia tiene una descripción general? ▪ ¿Qué necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposición? ▪ ¿Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado? ● ¿Cómo presentar la información para que la audiencia tome la decisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? ▪ Pregúntese ¿quién es su público meta?, es decir, espera que todos los asistentes estén de acuerdo con usted, o sólo aquellos a quienes dirigió su mensaje. ▪ ¿Qué información necesita presentar y cómo?7 Adlai Ewing Stevenson II (1900-1965) político americano, conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria. Fue dosveces candidato demócrata a la presidencia de los Estados Unidos (1952 y 1956). Discurso a la Convención NacionalDemocrática en Chicago, Illinois, el 21 de julio de 1952, frase citada por Hewlett-Packard (2007).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 17
  • 18. A fin de orientar su exposición tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia:Tamaño: Las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas generalmente requieren mayor formalidad y estructuración, mientras que si es dirigida a un grupo pequeño parecerá muy rígida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo grande, tendrá que hacer mucho más para lograr que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados en la exposición; en cambio, con un grupo pequeño puede ser más fácil incitar a la participación.Datos demográficos: Considere factores como edad, profesión, origen étnico o cultural, estatus socio-económico, perfil académico y sexo. Por ejemplo, hacer una exposición a un grupo de ejecutivos experimentados requerirá mayor deferencia a la edad y la experiencia que al exponer ante un grupo de recién graduados.Conocimiento del tema: ¿Qué es lo que la audiencia ya sabe sobre el tópico de la exposición? Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales, asuma que habrá mayor conocimiento del tema que si expone ante un grupo de alumnos; los expertos harán preguntas precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones de los neófitos serán vagas e incluso podrán ser absurdas.Motivación: ¿Por qué la audiencia está escuchando su exposición? ¿Es un proceso administrativo para examinarlo? ¿O es un experto exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por oír su opinión? O ¿convocó a una reunión para dar a conocer su punto de vista? Si el público no está motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendrá que realizar la exposición de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atención. La percepción que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estarajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades yresultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren elriesgo de tener poca influencia sobre su público. Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2)los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemoscambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nosescuchan y en lo que perciben cuando exponemos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 18
  • 19. Suponiendo que haya creado el interés y la necesidad de que escuchen su mensaje,todavía falta considerar en que forma lo procesarán los miembros de su audiencia. Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestromensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos ocomplicados y describiendo con claridad y precisión para que no se desconecten. Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas delpúblico, ellos necesitan saber que los comprende y que está capacitado para hacerlo puessabe qué es lo que están experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras,dígales cómo llegó a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Ustedse maravillará de cuánto se acorta el proceso de aceptación y cuanto mejorará suexposición. A pesar de ello, como dice el refrán “nadie es monedita de oro para caerle bien atodos”, contemple que no llegará a la totalidad de la audiencia, no se desanime si algunavez creyó que lo lograría.1.1.2.1 Tipos de Audiencia En cualquier caso el expositor encontrará tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrédulos) son laspersonas que por desconocimiento del tema o por convicción están en su contra, si lesdemuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos están contemplados en ellaquizá se vuelvan su más fiel público. La audiencia neutral: (escépticos) aquellos quienes no tienen información sobre eltema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algúnmomento de su exposición los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema yle reconocen como experto en el área.1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos Entonces, ¿cómo presentar la información para los distintos públicos tomen ladecisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? Miller, Williams yHayashi (2004) en “Los cinco Senderos a la Persuasión” encuestaron a 1700 ejecutivos ydescriben cinco estilos de la toma de decisión:Dominantes: Son conducidos por el miedo y manejan esa emoción proactivamente. Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del procedimiento en la toma de decisión final y tienen la tendencia de refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer que ellos tomaron la decisión. Ellos ven la información desde su perspectiva y es difícil hacerlos tomar algún dato que funcione contrario© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 19
  • 20. a su opinión. También son los perfeccionistas que no están muy interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables.Pensadores: Están abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metódicos. Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la información que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y desventaja. Son muy racionales, su lógica es el análisis exhaustivo para tomar decisiones. Esta es la razón por la cual puede ser que no tengan las mejores habilidades sociales, y sean impertinentesEscépticos: Mantienen su visión del mundo y son muy desconfiados de la información que no entra en ella. Para un escéptico, todo y todos son sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin consideración alguna hacia su reacción. Ellos ven los datos para encontrar qué apoya su visión; la información tiene que ser creíble ante sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a escéptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos.Simpatizantes: Parecen estar muy excitados sobre lo que se está discutiendo, ya que les gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con PowerPoint –sólo quieren oír los resultados y no todos los detalles que condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los riesgos y cómo reducirlos al mínimo. Aunque los simpatizantes no pueden parecer no estar interesados en el análisis, lo que ellos buscan es la opinión de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa para que la examinen y entonces decidirán.Seguidores: Por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden interés a menos que les hable de cómo puede ser puesto en ejecución con éxito el proceso que describió; desean pruebas y que les demuestre “en donde se ha hecho eso antes”. Son quienes compran marcas de fábrica conocidas; no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen. Cuando expone un tema en realidad “está vendiendo su idea”, su éxito del proyecto.Ciertamente hará una charla eficaz si tiene una comprensión de cómo estás personas tomandecisiones. Como ya se dijo, para que la exposición sea acertada y persuasiva debe estar centradaen la audiencia. Preocúpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre suobjetivo debe ofrecer una solución. Esto requiere investigación a profundidad su laaudiencia. Como primera motivación para que la gente escuche su punto de vista tengapresente la pregunta clásica de todas las audiencias es “¿cuál es el beneficio para mí?”. Además, el público es capaz de escuchar la información de maneras muy diversas deacuerdo a la organización de su exposición y al mismo tiempo hacerse otras preguntasbásicas:© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 20
  • 21. ▪ ¿Por qué debo prestar la atención a este expositor cuando puedo estar haciendo cosas más interesantes? ▪ Ahora que estoy escuchando, ¿por qué debo creer estos datos y resultados? ▪ Estoy de acuerdo cómo trata el tema, pero ¿cómo justifica el orador sus ideas? ▪ …¡Sí!, pues ahora convénzame, ¿qué es lo que quiere de mí?1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia El público es una mezcla de personas que aprenden de distintas maneras, 8 así que ensu charla contemple usar todos los métodos de aprendizaje –visual, auditivo y kinestésico–y procesan la información como se describe a continuación:Método Visual En los modernos procesos de comunicación la imagen se muestra con mayor energíaque las palabras, siempre es más enfática y en muchos casos más útil. La imagen presentala información y el texto fija el conocimiento, de ahí que se recuerde apenas un 20% de loque escuchamos y más de un 50 % de lo que vemos. A las personas visuales les gusta vercosas. Desean ver apoyos visuales tales como diagramas, organigramas, líneas de tiempo,gráficas, cuadros, fotografías y videos. Necesitan ver un gráfico en su cabeza oexternamente para entender la información; también les gusta dibujar diagramas y escribirsus palabras tanto como a otros charlar, esto los mantiene en contacto mientras ilustran loque se les dice. Los apoyos visuales se utilizan para apuntalar el contenido, no para impresionar, estospueden hacer o deshacer una presentación. La ventaja de usarlos es que la mayoría de laspersonas somos visuales y podemos absorber más fácilmente la información que sepresenta gráficamente. La desventaja es que las diapositivas pueden convertirse en unamuletilla y el uso excesivo de gráficas, con efectos y sonidos, puede ser una distracciónconfusa. El punto es no permitir que las maravillas del software sean recordadas mientrasque la sustancia de la exposición se olvide. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN VISUAL Las personas visuales aprenden mejor cuando leen o ven la información de alguna manera. En una conferencia, por ejemplo, preferirán leer las fotocopias o diapositivas a seguir la explicación oral, o, en su defecto, tomarán notas para poder tener algo que leer. Cuando pensamos en imágenes (por ejemplo, cuando „vemos‟ en nuestra mente la página del libro de texto con la información que necesitamos) podemos traer a la memoria mucha información a la vez. Por eso la gente que utiliza el sistema de representación visual tiene mayor facilidad para absorber grandes cantidades de información con rapidez. Visualizar nos ayuda además a establecer relaciones entre distintas ideas y conceptos. Cuando un alumno tiene problemas para relacionar conceptos muchas veces se debe a que está procesando la información de forma auditiva o kinestésica. “La capacidad de abstracción y la capacidad de planificar están directamente relacionadas con la capacidad de visualizar. Esas dos características explican que la gran mayoría de los alumnos sean visuales”.98 Estilos de aprendizaje, se especifican las características de cada uno de estos tres sistemas según el sistema derepresentación de la Programación Neurolingüística, tal como lo explica Jesús Pérez Jiménez (2001).9 Cazau, Pablo (2001). Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 21
  • 22. Método Auditivo Las personas auditivas tienen el gusto de oír, su voz tiene que ser fuerte y segura,también les agrada que la información se les explique de manera organizada. Algunaspersonas auditivas repiten lo que se les dijo –sus comentarios– para procesar lainformación, no se sienta ofendido. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN AUDITIVO. Cuando recordamos al utilizar el sistema de representación auditivo, lo hacemos de manera secuencial y ordenada. Los alumnos auditivos aprenden mejor cuando reciben las explicaciones oralmente y cuando pueden hablar y explicar esa información a otra persona. En un examen, por ejemplo, el alumno que vea mentalmente la página del libro podrá pasar de un punto a otro sin perder tiempo, porque está viendo toda la información a la vez. Sin embargo, el alumno auditivo necesita escuchar su grabación mental paso a paso. Los alumnos que memorizan de forma auditiva no pueden olvidarse ni una palabra, porque no saben que sigue. Es como cortar la cinta de un cassette. Por el contrario, un alumno visual que se olvida de una palabra no tiene mayor problema, porque sigue viendo el resto del texto o de la información. El sistema auditivo no permite relacionar conceptos o elaborar conceptos abstractos con la misma facilidad que el sistema visual y no es tan rápido; es, sin embargo, fundamental en el aprendizaje de los idiomas y naturalmente de la música.Método Kinestésico A las personas kinestésicas les gusta estar ocupadas. Mientras habla ellos estánescribiendo tomando nota. Tienen dificultad en sentarse por más de una hora. Les gustahacer preguntas para que se les conteste en los siguientes diez minutos. Parecen estarsiempre adelante de la charla. Eso es porque se mantienen concentrados pensando en lo quesigue.SISTEMA DE REPRESENTACIÓN KINESTÉSICO. Cuando procesamos la información asociándola a nuestras sensaciones y movimientos, a nuestro cuerpo, estamos utilizando el sistema de representación kinestésico. Utilizamos este sistema, naturalmente, cuando aprendemos un deporte, pero también para muchas otras actividades. Por ejemplo, muchos profesores comentan que cuando corrigen ejercicios de sus alumnos, notan físicamente si algo está mal o bien, o que las faltas de ortografía les molestan físicamente. Escribir a máquina o en PC es otro ejemplo de aprendizaje kinestésico. Aprender utilizando el sistema kinestésico es lento, mucho más lento que los sistemas visual y auditivo. El aprendizaje kinestésico también es profundo; nos podemos aprender una lista de palabras y olvidarlas al día siguiente, pero cuando uno aprende a montar en bicicleta, no se olvida nunca. Una vez que sabemos algo con nuestro cuerpo, que lo hemos aprendido con la memoria muscular, es muy difícil que se nos olvide, por tanto, los alumnos que utilizan preferentemente el sistema kinestésico necesitan más tiempo que los demás. Decimos de ellos que son lentos; esa lentitud no tiene nada que ver con la falta de inteligencia, sino con su distinta manera de aprender. Las personas kinestésicas aprenden cuando “hacen cosas” como por ejemplo, experimentos de laboratorio o proyectos debido a que necesitan moverse. Cuando estudian muchas veces pasean o se balancean para satisfacer esa necesidad de movimiento; en el aula también buscarán cualquier excusa para levantarse y moverse. Si considera motivar al público contemple estas diferencias, recuerde que elcomportamiento más importante que puede hacer es estar verdaderamente interesado enellos. Hable directamente de sus necesidades al principio de la charla, durante el desarrolloy termine pensando en discutir el siguiente paso que pueden hacer.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 22
  • 23. 1.1.3 Su propósito Planee su exposición cuidadosamente alrededor de un mensaje básico y tenga enmente ¿cuál es el propósito de su exposición? El primer planteamiento que debe contemplara la hora de iniciar un proceso de comunicación es determinar el objetivo que persigue,porque éste será el referente a la hora de construir el mensaje (qué va a decir y cómo), porlo tanto, deberá definir cuál es su propósito. La mayoría de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: ▪ Informar ▪ Persuadir ▪ EntretenerAnalice su propósito, cuál es su objetivo: ¿Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar,como de informarse a sí mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido yreducir la incertidumbre, así como de comunicar conocimientos que permitan ampliar yprecisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que seproducen día a día en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son deinterés para el público. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo quequiere convencer, deberá resaltar los beneficios que su argumento tiene para suinterlocutor. ¿Lo que pretende es persuadir? La persuasión es mover a la acción o motivar a uncambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa,cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo básico y razón de laeducación, la publicidad, la propaganda y las relaciones públicas. Para promover a laacción o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final delproceso mediante un plan de acción. ¿Lo que quiere es entretener? Necesitara recrear el ánimo de la audiencia paracomunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor.El propósito triple o la regla de las tres “E” Piense de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirán a suexposición (véase 1.1.2.1). En el primer caso: con el público hostil, oponentes e incrédulos,les está tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremaneraquizá lo logre. En el segundo, el público neutral, el objetivo es meramente informativo; lesestá explicando los datos para tratar de integrarlos, es el público más difícil. Y en el tercero,el público de apoyo, simpatizantes y seguidores, está tratando de mantener su simpatía, eneste caso no trate de persuadirlos, dé nuevos elementos vívidos con ejemplos prácticos quelo llevará a una exposición lúdica muy efectiva y entretenida.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 23
  • 24. En realidad prevea que tendrá los tres tipos de público simultáneamente su audienciapor lo que es preferible integrar a su propósito la regla de las tres “E”: 1. Educar 2. Explicar 3. Entretener CUANDO SU CHARLA INFLUYE A OTROS Una charla que reúne la regla de las tres “E” literalmente puede cambiar su vida. En cierta ocasión estaba colaborando en la Maestría de Derecho para llevar a cabo un circuito cerrado de televisión de un gran conferencista y autor, el Dr. Leonel Pérez-Nieto; eran tantos los abogados que querían escucharle que fue la única solución posible en ese momento. Siendo experto en Derecho Internacional Privado todos sus ejemplos hacían reír a los participantes salvo a uno, quien le cuestionó diciendo: ¡Yo no estoy de acuerdo con su libro! – el silencio fue total y la tensión creció en el ambiente– a lo que, con una sonrisa en el rostro, contestó: Es muy sencillo ¡escriba uno! Su respuesta redujo la tensión e hizo reflexionar a todos los presentes, incluso a mí que me motivó a escribir sobre los temas que siempre me habían apasionado y de los que, hasta ese momento, no encontraba respuestas. Dondequiera que esté, le agradezco por su enseñanza y estimulación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 24
  • 25. 1.2 Proyección Normalmente, un discurso improvisado toma más de tres semanas de preparación. –Mark Twain10 Después de haber delimitado el tema, conocer quién será su audiencia y determinarcuál es su propósito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocerdetalles que no debía exponer o de causar una mala impresión en el público, por lo quenuestro siguiente paso es proyectar. Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. Éstos no brotan de la nada yaelaborados de forma completa y espectacular como un libro recién impreso. La buenanoticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implícito en la redacción de unbuen discurso, sólo basta con que sepa cuáles son los pasos a seguir y los siga: ▪ Presente la evidencia, los hechos ▪ Establezca una estructura de presentación sólida ▪ Cite y ejemplifique1.2.1 La evidencia Llegue a los hechos, o los hechos llegarán a usted. Y si llega a ellos, hágalo bien, pues si ellos llegan a usted primero, no será de la mejor manera. –Thomas Fuller11 Cualquier que sea el propósito de su exposición necesitará presentar las evidenciasde lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigación preliminar.Asimismo, tendrá que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Supropósito debe ser asegurarse de brindar a su público las evidencias basadas en hechosreales, de modo que respalden su argumento de manera sólida. Sin embargo, evitesobrecargar a la audiencia con gran cantidad de números insignificantes o de datoscomplejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decididoexponer. En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, sila utiliza razonablemente conseguirá: ▪ Dejar en claro su posición y su idea principal ▪ Respaldar lo que está diciendo ▪ Causar una impresión impactante10 Mark Twain, seudónimo del escritor Samuel Langhorne Clemens (1835-1910), fue un humorista, novelista, yconferencista americano. En ocasiones Twain era confundido como empresario y hombre de negocios, su humor e ingenioeran tan afilados que lo llevaron a gozar de un enorme reconocimiento, probablemente fue la celebridad americana máspopular de su tiempo.11 Dr. Thomas Fuller (1608-1661), sacerdote e historiador inglés, frase citada en Hewlett-Packard (2007).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 25
  • 26. 1.2.1.1 Tipos de evidencias El conocimiento es de dos tipos: Tenemos conocimiento propio sobre un tema, o sabemos dónde encontrar la información sobre el mismo. –Samuel Johnson12 Una exposición bien diseñada incluye diversos tipos de evidencias, pues lacombinación de éstas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegúrese de integrar demanera clara y coherente todas las evidencias en su presentación, poco hará si aparecensolas y sin conexión alguna. Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran:Datos y hechos: Información que puede ser verificada por una fuente externa.Estadísticas: Datos que explican algo en términos de variables (de tiempo y frecuencia). Las estadísticas son muy poderosas, sin embargo, pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos estadísticos, considere siempre la fuente de donde provienen, compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos sean precisos. Al presentar estadísticas use sólo información actual.Citas de expertos: Declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quién está citando no es lo suficientemente conocida, además de la cita, muestre alguna información sobre su perfil. El citar las palabras de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su mensaje con una fuente con credibilidad. No todas las referencias deben tomarse de algún personaje distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean adecuadas para el tema y el público; quien las haya dicho puede ser prácticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio.Testimonios: Declaraciones de un tercero que funciona como una recomendación para respaldar y enfatizar una idea; los testimonios13 pueden provenir de personas expertas, de personas con prestigio o de particulares sin referencias.12 Dr. Samuel Johnson (1709-1784), fue una de las figuras literarias más grandes de Inglaterra: un poeta, ensayista,biógrafo, lexicógrafo y a menudo considerado crítico de la literatura inglesa. También fue un gran estilista del ingenio y de laprosa. Frase citada en Hewlett-Packard (2007).13 Los testimonios son una técnica altamente persuasiva aplicada en los dispositivos de publicidad y propaganda. Entrelos espectadores causa sensación las personas famosas o reconocidas en alguna área. De seguro una celebridad captarásu atención. Sin embargo, la gente común y corriente es más eficaz que las celebridades, pues los espectadores sonescépticos respecto a las celebridades, modelos y talentos que aparecen en pantalla, puesto que están conscientes de quese les paga por su intervención o que tienen un interés particular. Martínez Giovanni (2006) Treinta Segundos de MarketingElectoral. Tesis de maestría. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM (pp. 117 y 126).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 26
  • 27. Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que gozan de gran estima, incluyendo políticos, empresarios, deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes de personas sin referencias profesionales) se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupación para los demás.Narraciones: Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.1.2.1.2 En dónde investigar Hemos clasificado doce grandes categorías de fuentes de información en dondeinvestigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en elsiguiente cuadro: Cuadro 4: Tipología de fuentes de informaciónElaboración de Zoila Pablos y Giovanni Martínez (2007)© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 27
  • 28. 1.2.2 La estructura Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audienciadetermine cuáles son los puntos más importantes que van a resaltar durante su discurso eintégrelos en su propuesta dentro de la estructura. El próximo paso es identificar una buena estructura de organización de las ideas. Laestructura del argumento dependerá principalmente de su propósito. Si su propósito es informar, utilice el desarrollo de la presentación para describir eltema y demostrar como se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propósito espersuadir, utilice el cuerpo de la presentación para definir el problema y plantear susolución. Por último, si su propósito es entretener busque los ejemplos y citas que lepermitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solución que les plantea.1.2.2.1 Organice la estructura Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partesde la estructura de organización lógica y lineal: 1. Introducción. Diga lo que tenga que decir; una buena introducción propicia un ambiente adecuado para la exposición del tema: permite captar la atención del público, despierta su interés por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados. 2. Desarrollo del tema ¡Dígalo! No desarrolle más de tres puntos ni más de dos subtemas por punto. Es la exposición gradual del contenido, lógicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad. 3. Conclusión. Asegúrese de haberlo dicho; sintetice la información de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de interés para conectar los conocimientos previos con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisición de compromisos.¿Qué va a decir? Si no sabe lo que desea lograr en su exposición, la audiencia tampoco lo sabrá. Darun gran discurso no es un propósito en sí mismo –el medio no es un fin, el fin es lo quequiere que la audiencia haga con la información que le presentará. Sea absolutamenteespecífico, diga su objetivo en no más de una frase o dos. Imprímalo y péguelo cerca delmonitor de su computadora, esto lo mantendrá enfocado en el objetivo mientras organiza laestructura de su exposición.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 28
  • 29. ¿Cómo lo va a entregar? A la hora de construir el mensaje siempre busque que sea: Concreto: centrado en un argumento principal Activo: que suscite la discusión y reflexión Progresivo: que la introducción de los conceptos se establezca de forma paulatina, siendo estos asimilados antes de pasar a los siguientes Estimulante: que incremente la autoestima y estimule los esfuerzos Dirigido: que permita corregir inmediatamente los errores, si los hay Autoformativo: que favorezca el descubrimiento de las cosas por uno mismo Individualizado: tenga en cuenta la personalidad de cada individuo y trátele según la misma Repetitivo: que reitere los conceptos claves Variado: que evite el aburrimiento¿Cómo lo va a decir? Determine el canal de comunicación más adecuado, a la hora de elegir el canal tengaen cuenta que en situaciones habituales el ser humano asimila: 20% de lo que oye 30% de lo que lee 50% de lo que ve 70% de lo que corrobora 90% de lo que practicamos Por lo tanto, al combinar la comunicación verbal con apoyos visuales y audiovisualesque ilustren el contenido de su exposición la refuerzan; traslade dicho mensaje a la realidadde la audiencia y sobre todo, lo más importante, observe permanentemente si la audienciaestá comprendiendo el mensaje.1.2.2.2 Patrones estructurales de organización Trate de organizar el desarrollo de la exposición de manera que tenga sentido para eltema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden a inclinarse, por naturaleza, a unaestructura en particular. Los patrones estructurales de organización más comunes son:Causa-efecto: Los eventos son citados y explicados haciendo referencia a las situaciones que provocaron su origen y luego se plantean sus efectos reales y las formas de mitigarlos, pueden ser hechos que han ocurrido o ocurrirán, lo que es conveniente para discursos persuasivos ya que se puede usar para probar que ciertas circunstancias ocasionan un problema.Cronológico: La información se estructura en orden secuencial y “cronológico”. También se le conoce como línea de tiempo© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 29
  • 30. Espacial: Sirve para organizar el material siguiendo el punto donde se encuentra físicamente. Ideal para presentar modelos, productos y ubicar lugares.Problema/solución: Se presenta un problema, se sugiere una solución y se dan a conocer las ventajas y beneficios, esto es muy útil para casos que requieren persuasión. Se señala el problema en una situación determinada y a continuación se sugiere tomar una medida y dirigir la atención hacia los méritos de la propuesta en particular. Pero si la propuesta no contiene recomendaciones específicas para dar solución al problema planteado el público se sentirá impotente de cambiar esa situación.Temático: Se utiliza al agrupar sus ideas sobre algunos temas o divisiones de forma lógica desde un punto central y cada idea se convierte a su vez en un punto importante. Esta estructura es útil para exposiciones informativas. Las ideas se enumeran del más simple al más complejo. También puede hacerlo en orden inverso. Es posible que un tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto, consideredistintos enfoques estructurales antes de decidir cuál es el mejor para su exposición. Porejemplo, una exposición puede organizarse con una estructura cronológica o con unatemática. Si se opta por la cronológica, se describirá la secuencia de acciones necesariaspara llevar a cabo el análisis. Mientras que en la temática, se puede cubrir de tres a cincosubtemas importantes del tema principal.1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 Como hemos visto todas las exposiciones se diseñan para dar la solución a unproblema. Las distintas audiencias y quienes le evalúan, no ven con buenos ojos a aquellosque descuidan este punto y no dan soluciones. Por ello, al desarrollar un tema integrador dérespuesta al problema que pretende resolver puede pensar en el tema como si fuera elpárrafo principal de un artículo de un periódico –la nota de ocho columnas– que describe elprograma que emprenderá. Esto es fácil de aprender a través del método de proyección de la “estructura inversa3-1-2” que le ayuda a desarrollar el enfoque y la unidad temática de la exposición. Cuandolo haga, su charla tendrá mayor claridad, cohesividad y consistencia. La mayoría de las personas hemos aprendido a escribir y hablar con una estructura1-2-3: 1) introducción, 2) desarrollo y 3) conclusión. En la planeación de los discursosorales esto es contraproducente. En contraste con la lectura de una nota, en una charla no setiene el lujo de ir hacia atrás y leer de nuevo lo que faltó. Pero, si durante la etapa de proyección inicia con la esquematización o el bosquejo desu estructura con el punto tres, la conclusión; su exposición estará centrada en la© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 30
  • 31. combinación de su objetivo con los problemas, intereses y preocupaciones de la audiencia.Escriba su conclusión en una hoja electrónica o tarjeta brístol marcada como (3), despuésdesarrolle una introducción que señale a la audiencia que conoce de sus problemas y queles ofrecerá una solución. Coloque esto en una hoja o tarjeta marcada como (1). Finalmenteescriba sus argumentos de soporte en una serie marcada como (2A), (2B) y (2C).1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección Llegó el momento de aplicar la estructura inversa 3-1-2 en nuestra exposición. Enresumen, inicie el diseño de la estructura por la conclusión, luego continúe por laintroducción y finalmente por el desarrollo. Esto es sólo para organizar las ideas, recuerdeque en el momento de la presentación se expondrán en el orden 1-2-3.Tres: Diseñe su conclusión ¿Qué diría si asistiera a un concierto y la última canción está desentonada?Desafortunadamente muchos personas terminan sus exposiciones sin hablar del mensajeporque están alegres de haber terminado y lo que desean es salir del lugar. Incluso si sienteeso, nunca lo demuestre a la audiencia. Debe concluir con estilo y confianza para dar laimpresión que podría estar parado otra hora y mantenerse perfectamente contento. Un cierre es adecuado cuando el propósito fundamental de la reunión ya se haexpuesto lo que permite la consolidación de la estructura conceptual, mediante la relaciónexplícita entre las ideas previas del público que han sido activadas y la organizaciónconceptual de los materiales presentados en la fase del desarrollo de la exposición. La conclusión es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar eltema o a olvidar por completo la experiencia. Por ello, ahorre bastante energía paramantenerse animado mientras que dé su conclusión. Aquí están algunas formas de concluircon estilo:Exponga el panorama Concluya su presentación con una historia sobre qué sucederá después de que se pongan en acción sus pasos. Presente una gráfica clara y concisa, sobre todas las ventajas que ocurrirán cuando pongan su idea en ejecución o contraten sus servicios.Presente hechos y estadísticas Para un cierre con lógica, muestre un número razonable de hechos y estadísticas. Incluso si ha mencionado ciertos números durante su charla, puede repetir esas estadísticas durante la conclusión y terminar con una historia memorable.Pida que tomen una decisión Puede dar una exposición en la cual quisiera que la audiencia tomara una decisión a la conclusión de su charla. Pida que decidan. No deje abierto el cierre. Puede© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 31
  • 32. hacer preguntas tales como ¿qué otra información necesitan para tomar la decisión? Ya han escuchado las ventajas y desventajas ¿qué les parece el plan que les he propuesto realizar para ponerlo en práctica? Trate de mantener el llamado a la acción lo suficientemente simple como para que sea algo que la audiencia pueda lograr. Hágales saber que con tan sólo dar un pequeño paso –el que les propuso– pueden lograr grandes resultados. Dé a la audiencia el incentivo suficiente para que piensen en su exposición fuera de las paredes de la sala de conferencia, indique las instrucciones sobre qué hacer con toda la información que les acaba de presentar.Los puntos importantes Tendrá su exposición organizada alrededor de un tema general y tres subtemas. Bajo esos puntos habrá presentado los hechos, estadísticas, cuadros etc. para sostenerlos. Cuando concluya resuma a su audiencia estos puntos clave. Probablemente concluirá y después contestará preguntas. Después de las preguntas,debe concluir de nuevo. ¿Por qué? Si no concluye después del período de preguntas yrespuestas su exposición podría ser víctima de la última pregunta. Su conclusión es loúltimo que la gente escuchará. Prepare una diapositiva para mostrarla después del período de preguntas y respuestasen la que repita al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de sutrabajo. Tenga lista una frase que resuma su charla de manera positiva y enérgica. Si estádudando de que no pueda recordar esos puntos principales, escríbanlos en una tarjeta yténganla frente a sí para hacer las observaciones finales.Uno: Planee su introducción Primero, considere dos tipos de introducción, a una la podemos llamar “introduccióna la introducción”, donde brevemente se hacen comentarios sobre la propia reunión,pasando con una transición suave a la “introducción del tema” de la exposición la cual sedivide en tres partes: presentación del orador, descripción de la estructura de la exposicióny la introducción del tema. El objetivo fundamental es captar desde un inicio la atención einterés del público. En una “introducción a la introducción” usted puede responder o ampliar lapresentación que le hicieron, comentar sobre lo especial de la ocasión de la reunión,recordar alguna fecha especial o asociada al tema, elogiar a la audiencia, referirse a algúnacontecimiento anterior, reconocer a personas clave en la audiencia y expresar el placer dehacer sido elegido para ser el expositor.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 32
  • 33. Sus comentarios deben ser breves –no más de dos o tres frases– antes de pasar a la“introducción al tema”. Si está utilizando una presentación digital la introducción puede visualizarse de lasiguiente manera: a) En la primera diapositiva integre el logo de la institución (universidad, facultad, departamento) o empresa en donde se realizó la investigación y la fecha (mes o temporada y año. Esto le servirá como fondo durante la “introducción a la introducción”. b) En la siguiente diapositiva escriba el tema de la exposición y su nombre. Le servirá para introducirse a sí mismo y dirá quién es usted y porqué deben de escucharle, al tiempo que mantiene el título de la exposición y nombre del expositor en pantalla. c) La mayoría de la gente que atiende a una exposición “recuerda” no más de cinco puntos dominantes, por ello, lo último es lo primero –en la tercera diapositiva o sumaria: se enumera, a manera de índice o agenda, los puntos que se tratarán en la exposición. No enumere más de tres o cuatro subtemas en su agenda, no importa si estos se ramifican en otros, si la audiencia ve una lista larga puede sentirse agobiada si considera que tendrá que escuchar sobre todos esos asuntos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 33
  • 34. Otra opción es explicar brevemente cuáles serán los subtemas a tratar a modo de mapa general. –hágalo fácil de seguir– vaya lógicamente de lo simple a lo complejo. En cualquier opción que elija comience por indicar al público lo que presentará ymanténgalo en los materiales de su exposición. Piense en la agenda como una guía que loorientará en el resto de su presentación. Mientras la da a conocer no debe dar mayoresdetalles sobre los puntos a tratar, sino proporcione un mapa general que defina laestructura organizativa de su presentación y permita al público saber qué esperar. Enganche a la audiencia con una entrada provocativa, algo que los ponga a pensarsobre el tema que va a exponer. Éstas son las áreas principales que planea sean cubiertas.Comience colocando su tema en contexto; puede ser que desee proporcionar un bosquejo odelinear un mapa mental. Dígales lo que vinieron a escuchar, es decir, cuál es el tema que tiene paracompartir. Dé una visión general de lo que necesitan saber, esto no debe llevarle más decinco minutos. La introducción al tema actúa como un “puente cognitivo” entre losconocimientos previos del auditorio y la información contenida en la exposición.1414 Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernabé; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseñanza y aprendizaje de conceptos,procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 34
  • 35. Algunos tipos de introducción consiste en:Revisión de material Consiste en la revisión de conocimientos, habilidades y/oprevio actitudes previamente adquiridos por el público. La revisión de material “previo” es una actividad importante, sin embargo es necesario tener en cuenta que su manejo a manera de introducción, puede resultar terriblemente monótona.Alusión a un asunto de Aquí se hace referencia a algún evento ocurridoactualidad recientemente en alguna organización en la localidad, en el país o a nivel internacional y que haya sido divulgado en algún medio de comunicación.Anécdotas El expositor utiliza una experiencia que ilustra el aspecto central que es objeto de estudio.Analogías El expositor alude a un concepto o situación que ya es conocido por la audiencia para clarificar el concepto o situación que constituye la idea central del tema en cuestión.Alusión a un evento Se hace referencia a una situación ya pasada que hahistórico dejado huella en la historia universal o local y que refleja de una u otra manera la idea central del tema a desarrollar en la sesión de clase.Referencias humorísticas Decir una broma o una historia graciosa, ya sea real o imaginaria, es una forma de introducir al tema. A las personas les gusta escuchar algo gracioso y la referencia humorística es una buena manera de llamar y captar la atención de los que escuchan.Ejemplos Son historias que describen una imagen, verbalmente o por medio de apoyos visuales (fotografías, imágenes, videos o algún otro tipo de material de apoyo). Este tipo de introducciones llama la atención de la audiencia al presentar al inicio de la sesión una historia que “involucre” al que escucha, con la imaginación o por medio del canal visual.Preguntas Su intención es hacer que las personas piensen sobre ella, sin que necesariamente se pida una respuesta. Esta respuesta podrá construirse a partir del desarrollo de la exposición.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 35
  • 36. Dos: Organice el desarrollo del tema, la parte principal Una exposición será más eficaz cuando esté organizada jerárquicamente, es decir,cuando desarrolla una red conceptual cuyos elementos se ramifican progresivamente. Elaprendizaje que deriva de una exposición no depende sólo del significado lógico delcontenido, sino también de la coherencia e ilación con que está estructurada la informaciónexpuesta. Así pues, es importante que las ideas estén conectadas entre sí y no simplementeyuxtapuestas, que se perciba un hilo conductor o argumental. El tema se comprende mejorcuando parte de las ideas más generales para irse adentrando en los detalles. Es conveniente que esa estructura conceptual jerárquica de la exposición vengadenotada no sólo por su organización secuencial, sino también por otras ayudas, señales oelementos complementarios que faciliten al auditorio el seguimiento de la estructuraargumental. En el caso de un texto, estas ayudas pueden consistir en el uso adecuado de losapartados del mismo, la presentación de esquemas, el uso de recursos formales (tipografía,subrayado, etc.). En una exposición oral se suele recurrir a elementos no verbales del lenguaje talescomo el énfasis, la reiteración, la clasificación o el uso de material gráfico, con el finrealzar la estructura y organización interna de la exposición. Deben servir no sólo paradestacar cuáles son las ideas principales, sino también para hacer explícita la forma en quese relacionan. Más adelante se presenta información sobre el papel que juega el manejo dela comunicación no verbal en la aplicación de la exposición como técnica didáctica. Por ser la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle dos tercios deltiempo y espacio. En la presentación digital incluya los aportes al conocimiento, losresultados obtenidos y el significado de su trabajo para el futuro. Es muy importantetransmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio, use: Un mensaje central, nomás de tres puntos complementarios y no más de dos subpuntos por tema. Para estructurarel desarrollo, en al menos tres diapositivas plantee el problema, explique el estado del artey se señale cuál es la solución que propone. Por lo general, los detalles no son parte de laexposición, quienes estén interesados en ellos le harán preguntas al final de la misma.1.2.3 Mida el tiempo Elegir el tiempo es ahorrar tiempo –Francis Bacon15 Como expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para suexposición y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivosexposición es la retroalimentación de conocimientos con el auditorio, por lo cual esrecomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.15 Francis Bacon. (1561-1626) Padre del razonamiento inductivo y el método científico, responsable de la actualtecnología. Sabía que sólo la ciencia aplicada podría liberar a las masas de la miseria humana. Lucho contra la mayorconspiración, al serle negado el trono como hijo natural de la Reina Isabel I y Lord Leicester, algunos historiadoresaseguran que algunas de sus obras las firmó como William Shaspeare.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 36
  • 37. Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando espor debajo de lo establecido. En general, dé un plazo de dos minutos para cada diapositivaque utilice en su presentación digital, pero dé más tiempo para cuando desee desarrollarpuntos específicos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por másde cinco minutos, especialmente si no se está hablando activamente sobre ella; si este es elcaso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de lainstitución o compañía. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ningunoclasifica para más de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en unvideo considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sinocomo una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o gráficos pueden llevarle variosminutos). ¡Apéguese al plan para la presentación, no intente desviarse, consumirá tiempoimportante y podría terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explícitamente, tiempo ideal para la discusión essuficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesión puede ampliarlosi las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos más. La distribución del tiempo ideal para una exposición exitosa es: 1. Introducción ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) 2. Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) 3. Conclusión ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) 4. Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposición pregunte si hay algunas dudas –evite de ser conciso,cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida– si las hay eso ledemuestra que no prestaban atención o que quieren saber más sobre un puntodeterminado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a laaudiencia así que téngala preparada. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesiónde preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duraciónentre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis,la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora puedenprolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.1.2.4 Materiales de apoyo Nos referimos en este caso a aquellos recursos físicos que apoyan y facilitan lacomunicación entre el expositor y el público. Ningún apoyo es mejor que otro por símismo. Su disponibilidad, las características físicas del lugar, el tamaño de la audiencia, eltiempo disponible para su preparación y el uso apropiado de los mismos es lo que resultadeterminante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 37
  • 38. Los materiales de apoyo ofrecen un refuerzo fundamental tanto para las ideasprincipales como para las evidencias que las respaldan. También actúan como refuerzopara la memoria y como guía para el orador mientras está de pie frente a su audiencia.Existe una variedad de materiales de apoyo, que pueden ser agrupados en cinco grandescategorías: Cuadro 5: Categorías de apoyos para exposiciones Escritos Lexi-visuales Auditivos Visuales Audiovisuales Libros Diaporamas Grabaciones Fotografías pinturas Videos Materiales Pizarrón de todo tipo de y bocetos Películas de mano Rotafolios sonido. Gráficos, mapas y Presentaciones Notas Acetatos cuadros digitales1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos? Los materiales impresos son excelentes porque el público puede volver a verlosposteriormente. Identifíquenlos, en el encabezado con el tema de la exposición y sunombre, y el pie de página con el nombre de la institución y/o empresa, el año depublicación, el símbolo de derechos de autor y el número de la página. 16 A diferencia deotros tipos de materiales en los impresos –como los materiales de mano (hand out)– sepuede incluir una cantidad substancial de información. Si optan por una lecturacomplementaria, de preferencia entregue material didáctico de su autoría y no copiasfotostáticas o compilaciones de material de otros autores, recomiende la adquisición delibros originales impresos por las editoriales, lo que a la larga ayudará a crear la bibliotecadel público. Una recomendación técnica es no entregar material impreso de baja resolución(copias de la copia), un solución profesional es imprimir originales en centros de copiadoespecializados, le será más económico, le ahorrará tiempo y dinero que si lo imprime en sucasa u oficina. Si va a usar materiales impresos, decida con suficiente antelación si va arepartirlos antes de comenzar a hablar o al final. A fin de que los materiales de mano leayuden a mantener la atención de la audiencia durante la presentación, es recomendable quelos entregue en el momento previo, ya que le servirán de guía. Si piensa compartirmateriales impresos como lectura complementaria o de cualquier otro tipo de formatodurante la exposición, tome un momento para avisar a la audiencia que lo hará. Si elmaterial impreso tiene varias páginas, no olvide enumerarlas, e indique qué página ver almomento de hacer referencia al mismo. Algunas veces es de mucha ayuda distribuir los materiales impresos –como trípticos,carpetas y promocionales– al concluir de la exposición, si no tendrá que competir con éstospara ganarse la atención de la audiencia. Contemple utilizar el último borrador del esquema16 Para registrar sus trabajos profesionales y evitar plagios el procedimiento es sencillo y el pago es mínimo, pregunte ensu localidad por la oficina del Instituto Nacional del Derecho de Autor en la SEP. o sus representaciones en el interior delpaís o busque información en la página http://www.sep.gob.mx.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 38
  • 39. de su exposición, ya que así podrá incluir los puntos más importantes –y las evidencias másrelevantes– de manera simple, clara y coherente. Ayúdese visualizando sus ideas con fotografías, cuadros, gráficos, ilustraciones, etc.Una presentación exitosa se logra en un 63% cuando cuenta con apoyos visuales, ya queéstas ayudan a que el público haga asociaciones, recuerde experiencias previas, seemocione, se transporte en el tiempo y lugar y retenga mejor el mensaje.Persuasión visual La mejor forma de explicar un resumen visual es con un gráfico de lo que hasta aquíhemos expuesto: Cuadro 6: Ejemplo de resumen visual Partes de una exposición Diseñado por Harry Mills, Presentation PRO (2005), traducido y adaptado. Pero tenga cuidado, si los apoyos visuales se emplean de manera inadecuada puedenconvertirse en distracciones que opacan al expositor e inhiben el mensaje que se tratatransmitir, ¿Qué debe tomar en cuenta para usar sus materiales visuales impresos?:El propósito del material impreso. La calidad y el número de apoyos visuales impresosdeben realzar la charla, no distraer de mensaje. Exhiba o distribuya un boceto de lapresentación digital para ayudar a la audiencia a seguir de la presentación a largo yaumentar el interés; recuerde el valor las imágenes, gráficos, símbolos y objetos.El aspecto que debe tener su material impreso –pregúntese: ¿Puede la audiencia captarrápido y fácilmente lo que él ve?, ¿Pueden al mismo tiempo leer y escuchar? Existen varios tipos y formatos de materiales impresos que se pueden generar desdesu computadora: manuales, trípticos, volantes, etc… también puede imprimir supresentación digital en hand out (material de mano); con notas al lado, sin notas y espacioen blanco para escribir, sin espacio para escribir y sólo las imágenes representativas, en unadiapositiva por hoja, dos, cuatro u ocho diapositivas por hoja, en fin. La decisión varíadependiendo el tipo y el número de público, además contemple los costos de reproduccióny si el auditorio paga por ellos o son gratuitos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 39
  • 40. El diseño de su presentación digital en hand out (material de mano) es sencillo, perorequiere de revisión ya que muchos de los colores pasarán automáticamente a tonos grisesjunto con el texto y se puede confundir uno con el otro haciéndolos ilegibles. Por ello, serecomienda realizar una copia de su presentación, conviértala a blanco y negro, eliminecualquier elemento no deseado para imprimir (fondos confusos, rellenos de color, etc.). Unavez corregida expórtela a su procesador de textos desde la función archivo/ enviar a,ordene sus gráficas como crea conveniente e identifique el tema, número de página ycréditos. Vea los siguientes ejemplos: Cuadro 7: Ejemplo de hand out (material de mano) tamaño carta de ocho diapositivas por hoja y sus partes(1) Rótulo de cabecera: indicael nombre de la exposición;curso, seminario, o tipo dematerial, por ejemplo:(2) Título del tema: apareceexactamente debajo del rótulo decabecera y es el mismo queaparece en su segunda diapositivade su presentación.Note que aquí no se integra aquí laprimera diapositiva en la queaparece el logo de la institución oempresa.(3) Diapositivas(4)Referencias para el expositor:además de citar las referencias alfinal existe la posibilidad de citar alos autores de forma que el oradorcon una simple mirada en lapantalla recuerde la fuente, porejemplo:(5) Autor: Escriba su nombre, añoy registro (si lo tiene)(6) Número de página© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 40
  • 41. Cuadro 8: Ejemplo de hand out tamaño carta de cuatro y dos diapositivas Cuadro 9: Ejemplo de hand out tamaño carta de una diapositiva por hoja vertical con líneas de notas y horizontal de pantalla completa Diseño de los ejemplos: Giovanni Martínez (2007).© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 41
  • 42. 1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital? Gracias a los avances tecnológicos una presentación digital le permite usar una seriede recursos visuales, auditivos, lexi-visuales y audiovisuales, todos en un mismo equipo yal mismo tiempo, es decir un recurso multimedia.Ventajas: La presentación digital permite tener un guión para el orador y un medio de anotación para la audiencia fácil de seguir, además, se puede modificar de última hora el contenido, cambiar el orden fácilmente de las diapositivas, integrar efectos visuales y sonoros que resulten efectivos, así como elaborar rápidamente otra presentación usando diapositivas procedentes de otras charlas, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo y por último, es barato.Desventajas: Existen inconvenientes en las exposiciones electrónicas cuando la inversión inicial en el software y el hardware es alto, así como puede haber problemas de configuración entre el equipo y los medios de proyección. Algunas de las recomendaciones más importantes son: ▪ No mostrar ninguna diapositiva hasta que no esté listo para usarla. Una vez que haya terminado su referencia al material, retírelo. ▪ No obstaculice la visión de la audiencia para ver el material en pantalla, párense a un lado. Cuando se refiera a su material, apunte hacia él. A medida que desarrolla el esquema estructural de la presentación, piense en cómoutilizar los elementos audiovisuales para estimular la atención de la audiencia y hacerénfasis en la idea principal. Si son usados apropiadamente, los recursos audiovisuales pueden: ▪ Fortalecer la comprensión del tema ▪ Agregar variedad ▪ Reforzar las ideas principales ▪ Otorgarle a la presentación un impacto duradero© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 42
  • 43. 1.3 Realización El contenido y la forma son componentes básicos e irreductibles de todos los medios, pero por muy acabada que pueda ser la perfección de la forma, una idea carente de valor no puede sostenerse por demasiado tiempo. Y, sin embargo, es importante recordar que cómo presente la información es tan importante como lo qué usted presenta. -José Cárdenas171.3.1 La forma El diseño de la exposición inició con la investigación del contenido o sustancia,misma que ordenó bajo una estructura que le servirá de guión, veamos ahora como tomaráforma y energía con la aplicación del estilo a través de crear el concepto de diseño claro ysencillo. En el diseño tanto de materiales impresos como de diapositivas digitales incluyasolamente la información necesaria, elija sus puntos cuidadosamente, con cada puntopregúntese: ¿Éste es un punto importante? ¿Es realmente algo que necesita ser destacado? El contenido de la diapositiva debe ser evidente; los títulos de sus diapositivas debendestacar los puntos importantes. Y sobre todo evite las diapositivas de “mega datos”; sipone demasiada información en una diapositiva perderá a su audiencia. Algo que ayuda esutilizar cifras con sólo los dígitos significativos (redondee en caso de necesidad). Ademásuna simple regla es: siete palabras por línea, siete líneas por diapositiva.1.3.1.1 Concepto del diseño En cualquier exposición los apoyos audiovisuales si están bien diseñados seránsiempre su aliado. Independientemente del medio que utilice para crear sus materiales tomeen cuenta siempre los mismos lineamientos. Este paso le ayudará a crear sus propiaspresentaciones digitales de forma eficaz, viéndose profesional de forma impresa y enpantalla. Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegúrese demantener el mismo concepto y estilo de diseño durante toda la presentación. El concepto, esun elemento del diseño que consiste de: a) Plantilla b) Fondo c) Elementos guía, (líneas de soporte, botones interactivos) d) Estilo, tamaño de la tipografía y fototextos e) Estilo fotográfico f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas g) otros archivos (audio, video y animación) y dos elementos de composición que son el color y el balance.17 José Cárdenas.- Líder de opinión mexicano, periodista. Desde 1982 se ha destacado por su labor informativa en losprincipales medios impresos y electrónicos. Tomado de El lenguaje aplicado a la propaganda y la publicidad, la ciencia sinconciencia. Programa Debate, TV Azteca (2003) 10 de junio de 2003.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 43
  • 44. a) Plantilla Utilice una plantilla (template) para sus diapositivas digitales; la plantilla integratodos los elementos del concepto de forma pre-diseñada. Existen empresas que ofrecentodo el desarrollo pre-establecido, las plantillas crean un tema y un sentido de la unidad através de su presentación digital. Cuando la plantillas son originales y están diseñadas profesionalmente ayudan a la audiencia a no distraerse a menos que el ambiente cambie: ▪ Las plantillas incluyen un diseño del fondo y un esquema de color. ▪ El diseño del fondo puede variar a través de la presentación pero mantendrá el mismo concepto. Para evitar la monotonía puede variar el concepto sólo al grado de mostrar ligeroscambios que ayuden a la legibilidad de los gráficos, por ejemplo: ▪ El esquema de color debe permanecer constante a través de la presentación ▪ Estandarice la posición, el color y el estilo para elementos comunes ▪ A través de la presentación, los títulos y los subtítulos deben aparecer en el mismo lugar, el mismo color; y la misma fuente. ▪ La plantilla es un buen lugar a anunciar: su institución; su departamento; o el nombre de la conferencia que está presentando. ▪ El logotipo u otra información que identifique pueden incorporarse en la plantilla. La esquina inferior derecha es el mejor lugar para el logotipo. El ojo viaja a la esquina inferior derecha mientras que está cambiando una diapositiva, pero si lo que quiere es que recuerden a largo plazo alguna información colóquela en el extremo superior derecho.b) El fondo El fondo o (background), no es solouna imagen que acompaña a lainformación, si no que ayuda a mantenerla atención en el tema. Cuídese de ciertas combinaciones:las letras rojas en un fondo azul causan“vértigo.”Las combinaciones rojas yverdes no funcionan porque mucha gentedaltónica. Fondos oscuros con imágenes y textos claros está bien; los colores agradables delfondo incluyen azul oscuro y verdes, los buenos colores del texto son blancos y amarillospálidos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 44
  • 45. c) Elementos guía Mejore eliminando toda aquellainformación extraña que no necesite en lasdiapositivas y utilice pequeños elementosguía que le ayuden a un mejor recorridovisual (flechas, botones, barras de acción,detalles, imágenes diluidas).d) Estilo y tamaño de la tipografía El estilo y tamaño de fuente debe comunicar la importancia relativa del contenido deltexto en la diapositiva: El título debe ser más grande que el cuerpo del texto principal. Elcuerpo del texto principal debe ser mayor que cualquier texto secundario. Y las notas al piey los subtítulos de los gráficos deben ser el texto más pequeño de todos. Realice una prueba de claridad y sencillez observando si tiene el título preciso, siemplea una idea por imagen y si está libre de estorbos. Una segunda prueba es la devisibilidad: las fuentes ilegibles detraen el mensaje; mientras que una fuente legible noagrega nada al mensaje de la presentación, una fuente ilegible distrae del mensajerequiriendo al observador quitándole energía para leer simplemente el texto. La legibilidadde la fuente es determinada por dos factores: los movimientos que hacen hacia arriba loscaracteres y su “apertura”. Las mejores fuentes tienen movimientos de igual anchura. Unavariedad de anchuras dentro de los movimientos del caracter puede satisfacerartísticamente, pero los hace difíciles de reconocer. Utilice el tamaño de fuente apropiado. El título de cada diapositiva va entre de 30 a44 puntos, los textos deben medir entre 20 a 28 puntos las indicaciones y referencias entre10 a 18 puntos y por último, pero el más importante, el título principal 44 puntos o más. Las fuentes de palo seco o sans serif (Arial, Tahoma, Helvética, Verdana) son ideales para el texto en diapositivas. Puede utilizar fuentes de adorno o serif (Times New Roman, Courier) sólo para el título principal. ¿Cuál es la diferencia? En un texto escrito con Times New Roman pueden ver los patines rizados en cada letra, esto es excelente en textos impresos. Cuando la oración está escrita en Arial puede ver en pantalla que las letras son más claras, pero no sirve para textos muy largos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 45
  • 46. Llenado de página: Si escribe textos largos en pantalla, no tendrá nada que agregar. Utilice las palabras como guías para recordarle sobre el comentario adicional que agregará. Puede dejar espacios en blanco, le permitirá tener un mejor recorrido visual, pero no agrupe el texto en el centro dejando un gran borde ancho y en blanco. ▪ Por otra parte, si lee el texto de las diapositivas y no agrega nada, aburrirá a la audiencia; recuerde: ellos también saben leer. ▪ Escriba un título para cada diapositiva. Tan pronto como la audiencia vea el título en la pantalla sabrá el tema de esa diapositiva. ▪ Haga que cada punto comience con un verbo y que cada frase comience con un sustantivo. Esta estructura en las frases facilita que se liguen punto por punto. El estilo y tamaño de la tipografía nos sitúa en tiempo y espacio, lugar y público alque se dirige la información.Algunos de los fundamentos tipográficos son: ▪ Las mayúsculas carecen de ascendentes y descendentes lo que las hace menos distintivas, es decir, es pesado de leer TODO EN MAYÚSCULAS; más del 95% de todo el material impreso está en letras minúsculas; debido a esto, cuando las palabras están en mayúsculas los asistentes tienden a ser lectores lentos. ▪ Evite abreviaturas, las abreviaturas deben ser evitadas a menos que esté seguro que la audiencia está familiarizada con el material. ▪ Los signos de puntuación pueden ser omitidos (especialmente las comas y los puntos) si no tienen ninguna función.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 46
  • 47. El fototexto es la fotografía digital de un texto para que éste no pierda suscaracterísticas. Una forma sencilla de que el texto siempre se vea tal como fue diseñado esguardarlo como imagen.e) Estilo fotográfico y visual El estilo fotográfico le otorga unidad, presencia y originalidad a los apoyos visuales yno es simplemente ilustrar sino saber aplicar las funciones de la imagen: referencial,expresiva, apelativa o conativa, poética y fática. Todo de acuerdo a su pragmática:informativa, propagandística, publicitaria, científica, documental, artística y crítica. En la escritura visual se contempla la codificación espacial (el uso del encuadre,plano, profundidad de campo, angulación y perspectiva), así como la codificación gestual,escenográfica, lumínica, óptica y mecánica, compositiva y relacional. No tan simple comopegar una imagen bajada de Internet. Cuando produzca sus propias fotografías puede emplear una serie de filtros digitalesque le permitan mejorar, corregir e individualizar sus imágenes para darles mayororiginalidad y profesionalismo, por ejemplo:© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 47
  • 48. f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas Al presentar alguna información, pregúntese: ¿hay alguna forma gráfica de darla aconocer? Si se muestra gráficamente, probablemente la audiencia podrá entender lainformación en un corto período de tiempo mientras que está en la pantalla. Los gráficos, por lo general, se emplean para presentar información estadística. Loselementos mínimos básicos que deben contener son: 1) Tema; título, subtítulo, número decuadro, 2) Datos; variables y unidades de medida y 3) Fuente; autor, año, nombre einstitución. Cuadro 10 Elementos de los gráficos estadísticosDentro del gráfico podemos encontrar diversos tipos de diagramas que responden adiversos propósitos: 1. Diagrama de barras, histogramas y columnas que demuestran relaciones entre dos o más cosas. 2. Diagramas de sectores; gráficas circulares y de pastel que dividen un conjunto en piezas. 3. Diagramas figurativos o pictogramas. 4. Diagrama de líneas para demostrar tendencias y 5. Diagrama de ojivas que muestran el desarrollo de un proceso y secuencias. Cualquiera que sea el formato de susde gráficas, recuerde no utilizar una páginallena de números sin sentido. Empleediagramas o modelos para presentarconceptos complejos; utilice gráficas queilustren diversas etapas o segmentos delmodelo completo; comience con el marcosimple y construya los componentessucesivamente en el modelo o procesocompleto.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 48
  • 49. h) Otros archivos (audio, video y animaciones) El último elemento del concepto pero no el menos importante son los archivos de audio, video y animaciones, los cuales deben emplearse con suma delicadeza y únicamente si son absolutamente necesarios.Color Emplee colores de manera inteligente: elija el color para las diapositivas quetransporte el mensaje apropiado. La mayoría de las exposiciones limitan la combinación decolor. Nunca puede quedar mal con un fondo azul degradado a negro, pero siemprepersonalícelo. Elija colores que contrasten de tal manera que la diferencia entre los mismossea fácil de percibir. LA IMPORTANCIA DEL COLOR ▪ El color ayuda a la persuasión, motiva, suma energía, adhiere textura y profundidad, añade impacto, crea interés y centra la vista. ▪ En la educación, el color apoya el aprendizaje pues la retención del contenido se incrementa en un 78% además de motivar a la participación más del 80% ▪ En la publicidad, el color atrae más lectores; con su uso se incrementa la retención del contenido del anuncio de un 55% a un 80%. Las ventas de productos aumentan en un 85% más con anuncios a color que con publicidad blanco y negro ya que cautiva al público. ▪ Las composiciones cromáticas crean atmósferas; al aplicar el color límite su paleta y otórguele un código en sus diapositivas para diferenciar clases, niveles, elementos, patrones, etc.Balance Para obtener claridad, la información se puede balancear y ordenar de arriba abajo yde izquierda a derecha. Asegúrese de que los elementos visuales y textos cumplan con laregla 7+/-2 de diseño gráfico, siete líneas más/menos dos, es decir, de cinco a nueve líneasy no más de siete palabras por línea. Puede ser que tenga un par de diapositivas de ocholíneas pero no hace falta estandarizarlas. Realice una impresión de sus diapositivas antes de presentarlas y cerciórese de quehaya una variedad a través de su presentación. Utilice tablas para comparar información,fotos de los productos que quiere demostrar, gráficos para explicar tendencias y frases entexto como último recurso. El castellano se lee de izquierda a derecha; por orden debe leerse generalmente deizquierda a derecha. Los ojos tienden para dirigirse hacia el centro óptico de la pantalla;cuando una representación visual es la primera vez que se ha mostrado los ojos tienden paradirigirse hacia en el centro óptico de la pantalla. Cree un equilibrio visual entre todos loscomponentes gráficos y el texto, sin este equilibrio visual, estos elemento pueden funcionarjuntos pero hacer difícil la lectura para la audiencia y que esta no comprenda el punto queusted está intentando mostrar.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 49
  • 50. No apriete su información cerca de los bordes, la información cerca del borde tambiénes una muestra de demasiada información en una diapositiva; algunos sistemas pueden nomostrar la información cerca del borde de una diapositiva, por ello, deje espacio entre laslíneas de la tipografía para asegurar legibilidad.1.3.1.2 Diseño en pantalla Cuando se emplea una presentación digital proyectada en pantalla, los elementosvisuales efectivos son aquéllos que se pueden entender a simple vista. Esto significa quetodos los gráficos deben ser claros y sencillos, en lugar de densos y entremezclados con eltexto. Si necesita incluir mucha información en una diapositiva, utilice viñetas para resaltarlos puntos clave. La información que presenta cada elemento visual debe ser relevante para laaudiencia y estar diseñada para atraer la atención de diferentes estilos de aprendizaje, sinser exagerados. No olvide que deben servir para satisfacer las necesidades de la audiencia yno las del presentador. Las imágenes deben complementar su discurso oral, mas nocopiarlo. Si está pensando leer directamente del elemento visual, entonces no es el adecuado yno debería usarlo. Siempre que sea posible use gráficas, mapas conceptuales y diagramas para reducir elnúmero de palabras en las diapositivas. La gráfica correcta debe impresionar a la audiencia;aclarar conceptos difíciles; sumar interés a un punto simple y con ello generar confianza. Siutiliza un efecto especial o transición sólo porque “se ve bien” o llama la atención, entoncesreflexione sobre lo que está haciendo.La plantilla (template): Las estructuras e imágenes ayudan a recordar la información, otorgue una unidadvisual, sea original y diferénciese. A medida que vaya reuniendo los materiales para su presentación, recuerde que loselementos de apoyo visual deben complementarla, pero nunca convertirse en el centro deatención de la misma. Cuando esté trabajando en la parte de elementos visuales, tengapresente estos lineamientos. Realice una prueba de impacto, pregúntese: ¿Es sencilla?, ¿Es nítida?, ¿Es visible? Si desea un fondo que sirva para mostrar su información busque que sea limpio eintegre elementos guía. Diseñe o modifique un fondo para que cubra requisitos particulares,de manera que no se vea como todas las plantillas pre-diseñadas que vienen con el softwarede fábrica. Cuide de no usar fotografías de fondo para mostrar gráficos, textos, datos ynúmeros. Y asegúrese que la información sea legible y visible contra el fondo.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 50
  • 51. Por ejemplo, la diapositiva de la izquierda incluye demasiado texto innecesario y nose puede entender a simple vista; además, tampoco incluye colores que resalten lostérminos importantes, no es nada atractiva. A diferencia de la anterior, la diapositiva de laderecha emplea palabras clave que están bien espaciadas al aplicarse la regla 7+/-2 y sonfáciles de entender. Tiene una apariencia profesional y utiliza colores para resaltar lospuntos más importantes, lo que capta y mantiene la atención del público.Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006) Las diapositivas que se muestran a continuación presentan dos tipos diferentes deinformación: la primera incluye un cuadro con datos estadísticos, mientras que la otramuestra la agenda de la presentación. A pesar de que el tipo de información es diferente,ambas diapositivas (slide) siguen los parámetros del mismo concepto en su plantilla.Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006) DIEZ SEGUNDOS PARA CAPTAR LA ATENCIÓN: De modo empírico, recuerde lo siguiente, diseñe elementos visuales que emitan el mensaje en menos de diez segundos. Comience con una idea general y luego vaya a lo específico. Sus apoyos visuales deben dar al público una imagen general antes de entrar en detalle.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 51
  • 52. Veamos dos ejemplos más de diapositivas antes y después aplicarles el concepto dediseño, son ideas de cómo reducir el texto para centrase en el tema, cómo crear imágenesmás interesantes que muestren la información gráficamente y no sólo simples puntosidentificados con viñetas. Resaltar lo más importante en las diapositivas permite alexpositor entregar una exposición con mayor eficacia. Observe el siguiente ejemplo de una charla que está dividida por secciones; el puntono es resaltar la sección sino enfocarse en lo verdaderamente relevante: el tema. Además lafuente es Times New Roman lo que dificulta su lectura. Aquí se logra corregir con laayuda del color, el tamaño de la tipografía, una fuente Arial y una imagen representativa.Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2001) La diapositiva del lado izquierdo tiene demasiado texto; si la oración o parte deltexto es algo que el expositor puede decir y lo dirá, elimínela. Vea cuán interesante es ahoraal colocar las palabras dentro de formas geométricas mostrando cada uno de los puntosclave uno a la vez. Las formas agregan variedad a la presentación pero no utilice muchassimultáneamente.Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2006)© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 52
  • 53. Tome la siguiente lista de comprobación y cerciórese de haber seguido lassiguientes pautas para diseñar diapositivas: Utilizar tipografía legible en pantalla, evitando las diapositivas manuscritas y la calidad de baja resolución Redactar el texto en pantalla a unas pocas palabras clave; escribiendo frases, no oraciones Limitar el número de datos estadísticos; su lectura requiere de por lo menos de uno a dos minutos por dato indirecto. Tenga una buena razón de mostrarlos. Los diagramas o gráficos empleados hacen su punto más rápido y claro Colocar título en cada diapositiva Variar la vista de las diapositivas dentro de un mismo concepto y estilo Mantener un fondo simple y agradable Utilizar el color más adecuado en la tipografía, los gráficos y fondos1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos A diferencia de otros tipos de apoyos visuales, en los materiales impresos puedeincluir mucha más información. Si los utiliza, es fundamental que sean de alta calidad, espor ello que debe tener en cuenta los siguientes parámetros al momento de elaborarlos: ▪ A menos que tenga una sola página que entregar, reúna varias páginas en lugar de distribuir las hojas una por una. ▪ Agrupe, identifique, enumere y presente los materiales en una carpeta. De esta manera, realzará su importancia frente a la audiencia y permitirá al público pasar fácilmente de página a página sin enredarse con las hojas. ▪ Utilice papel de calidad para sus materiales impresos y materiales de apoyo. Cartulinas, papel brillante y otros tipos de papeles artísticos le dan un aspecto profesional. ▪ Si la audiencia es pequeña, considere la posibilidad de personalizar los materiales impresos de la presentación para cada participante. Aunque esta personalización sólo implique colocar el nombre y cargo de la persona en la portada, podrá demostrar a su audiencia cuán cerca están a ella y a cada participante.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 53
  • 54. 2 Pr epa ración Una exposición implica ofrecer al público mucha mayor cantidad de información que en un entorno normal de conversación o diálogo, sin interrupciones, por lo que es preciso darle a la presentación un orden lógico y claridad para que pueda ser seguida por el público –Michael Stevens18 Una vez que hemos definido el propósito de la charla y proyectado el esquema deexposición y que en consecuencia poseemos un plan general de acción, debemos preparar lapresentación en todos sus detalles. Responder a la pregunta de ¿cómo voy a decir lo quequiero decir?, significa ir más allá de la organización genérica de las ideas y del tipo dediscurso que va a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentación, materializarla.2.1 La práctica hace al maestro Mientras que las exposiciones con computadoras portátiles se vuelven cada vez más ymás sofisticadas; con colores, estructuras, sonidos y videos ¿el expositor continúa leyendola imagen de la pantalla? Si se mueven las diapositivas, ¡el expositor necesita estaranimado! Si las láminas tienen sonido e imágenes interesantes, ¡la voz del expositornecesita ser entusiasta y alegre! Ésa es la naturaleza a nivel mundial de las exposiciones dehoy. Ya quedaron lejos las conferencias sin apoyos multimedia. Es casi imposible leer undiscurso de manera eficaz sin que se utilicen diapositivas o un telepromter.19 Si desea serun expositor eficaz he aquí tres prácticas necesarias: 1) Practique en voz alta, 2) Practiqueusando tecnología, 3) Practique el “Consejo de Expertos”, 4) Practique un plan de reserva,el Plan “B” –que hacer si la tecnología falla. Recuerde que al practicar su exposición podrá resolver las necesidades de suaudiencia lo mejor posible y para ello necesita: ▪ Mantener el contacto visual con la audiencia ▪ Utilizar los gestos naturales de la mano ▪ Mantener la tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo ▪ Mantener el volumen apropiado de la voz ▪ Evitar distraer con la ropa o los accesorios ▪ Mantener un ritmo constante del discurso Si es posible, practique su exposición en el mismo lugar donde se llevará a cabo. Usela presentación digital que ha preparado, cuando practica de esta manera la integrará mejoren su charla. Finalmente, no sienta que tiene que memorizar parte por parte. En muchoscasos podrá utilizar indicadores de ayuda a su memoria tales como tarjetas de notas obosquejos. La mayoría de las personas encuentra que cuanto más practican, con mayorfacilidad realizan su exposición y se sienten cómodos.18 Stevens, Michael. (1998) Cómo ser mejor... hablando en público. Panorama Editorial S.A, Argentina19 Uso de Telepromter. El expositor lee directamente lo que aparece frente a él en un cristal esmerilado que refleja a 45° laseñal de un monitor de computadora y del que él tiene el control para pasar la información al ritmo que desee. Ante los ojosdel espectador esto pasa desapercibido y parece que le está hablando sin ningún apoyo escrito.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 54
  • 55. 2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición Fallar en prepararse es prepararse a fallar EJEMPLO DE VIDA Después de un concierto, un fanático se acercó hasta el famoso guitarrista Chamín Correa y le dijo con excesiva efusión: “daría mi vida entera por tocar tan maravillosamente como usted lo hace.” A lo que Chamín contestó “yo lo hice”. Las grandes exposiciones requieren una cierta planeación, la parte importante –practique, practique, practique. El propósito principal de crear un boceto es desarrollar unplan coherente de lo que desea hablar. Usted debe conocer su presentación muy bien, asídurante la exposición real, con sólo un vistazo a sus notas le asegura permanecen en eltema. También le ayuda a controlar sus nervios dándole la confianza de que usted puederealizarla sin desmerito.2.1.2 Practique en voz alta Practique su presentación en voz alta varias veces antes de ir ante la audienciaverdadera; practique los textos, la sincronización de las diapositivas y las palabras queacentuará durante su charla. Imagine que ha decidido participar en una carrera de bicicletas y sólo ha tenido labicicleta por un mes, pero en tres meses tendrá que pedalear treinta kilómetros. Sus amigostambién estarán compitiendo, así que desea poder participar en la contienda. ¿Quécomienza a hacer? Se monta en la bicicleta con el objeto de practicar todos los días. Esto eslo mismo que necesita hacer si desea sentir la sensación de ser un expositor profesional.Tiene que practicar en voz alta, no en la mente y ensayar antes de la presentación real. Poreso practique en voz alta con una audiencia real, incluso apenas si son unos cuantos. Suconfianza y equilibrio aumentarán. ▪ Gestos. No desea estar de pie en un sólo sitio con los brazos en el pódium o fijos a su lado. Consiga que la energía de sus nervios se enfoque en la dirección apropiada, gesticule, muévase alrededor y no se quede en un sólo lugar. Camine dos o tres pasos al mismo tiempo; no dé un paso a la vez. ¿Por qué? Parecerá inquieto si mueve pie por pie. Cuando da varios pasos seguros parecerá convincente. Mantenga sus manos vacías, a menos que esté sosteniendo el control remoto. Si va a utilizar un micrófono, busque que sea inalámbrico –de solapa– para que pueda moverse libremente. ▪ Tome una caminata. Si está cansado el día de su charla, tome una caminata alrededor de la cuadra. Salga y haga algo físico. En ese momento no lucirá bien, pero estará energizado y vigoroso para su exposición. Mucha gente come porciones de carbohidratos el día de su charla y se sienten más activos. Calcule qué le ayuda a estar físicamente activo y alerta y entonces hágalo.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 55
  • 56. ▪ Visualice su éxito. Véase una y otra vez frente a su audiencia haciendo un fantástico trabajo; tranquilo y entusiasta, comenzando su charla mirando hacia su audiencia, deteniéndose brevemente para acentuar palabras, enérgico al caminar alrededor, dando de una conclusión clara y fuerte, hablando con confianza y contestando preguntas con facilidad. Cuando visualiza su sensación de éxito calma su cuerpo por dentro. Los atletas, bailarines y actores se preparan para su “momento”; como expositortambién debe estar preparado. Si desea ser el mejor puede serlo, esa práctica toma tiempo.2.1.3 Practique usando tecnología Mientras que la tecnología cada vez en más y más sofisticada, necesita practicar yusarla. ¿Qué tecnología necesita conocer? Probablemente usará un proyector de LCD –uncañón. Si tiene uno de los modelos más nuevos, el proyector hará todo el trabajo. Enfocarásu pantalla y emparejará su resolución con la de su computadora. Pero si es de esos cañonesantiguos y pesados, es recomendable revisarlos –sobretodo los cables. Si va a usar animación, audio y/o video deseará estar seguro que su computadora sealo bastante rápida para que los materiales trabajen bien. Eso significa practicar su charlacon los recursos reales y ver cuánto tiempo toma y si aparecen en pantalla como lo desean.2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos” El Consejo20 de Expertos es una simulación realista de la práctica con sus colegas,compañeros de trabajo, de la familia, o de amigos que actúan en el papel de losevaluadores, es la clave para ganar en las exposiciones competitivas. Ellos pueden valorarley proveerle de retroalimentación y le dan la oportunidad de practicar controlar sus nervios.Estas sesiones de práctica intensa le permitirán mejorar sus habilidades de exposición yanticipar preguntas y objeciones de los evaluadores reales. Algunos expositores probablemente se opondrán a participar en tales sesiones depráctica intensa y decidir que no lo requieren; a estas personas seguras (o temerosas) lesrecuerdo las palabras de Albert Einstein:21 “lo que a una persona hace por sí mismo, sinser estimulado por los pensamientos y las experiencias de otras, es, en los mejores casos,algo ínfimo y monótono”. Si Einstein creyó en la necesidad del estímulo exterior pararealizar mejor su trabajo, quizás estos expositores renuentes pueden ser convencidos quepueden beneficiarse del crisol que es el “Consejo de Expertos.” Otra gran técnica de retroalimentación es grabar una cinta video y audio todos losejercicios de este tipo y repasarla críticamente con un colega. Las siguientes cuatro áreas,concentradas en el “Consejo de Expertos,” elevan la rentabilidad en la exposición:20 Consejo.- Órgano colegiado que dirige o coordina una organización.21 Albert Eintein (1879-1955) fue el científico más importante del siglo XX. En 1905 publicó su Teoría de la Relatividad,mejor conocida por su ecuación física E=mc 2 como expresión matemática. Obtuvo el Premio Novel de Física en 1921.Tomado de Clark, Donald W. (1971), Einstein: The Life and Times, N.Y.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 56
  • 57. a) Eleve su habilidad de exponer. El propósito de la exposición oral es transmitir, de manera clara y persuasiva, la visión en cuanto a cómo puede lograr solucionar el problema expuesto. Muchos expositores se centrarán en el qué de la presentación, mientras que el asesor externo le proporciona la valiosa experiencia de cómo comunicar sus ideas a los evaluadores. El falso contacto visual y el lenguaje pobre del cuerpo, así como la mala inflexión vocal, especialmente la forma de presentar los “qué” y los “cómo” de forma monótona, pueden afectar negativamente la forma en que se recibe el mensaje. Nos gusta pensar que la lucidez de nuestra exposición es más importante que cómo nos vemos y escuchamos; sin embargo, también es de gran relevancia la comunicación no-verbal sobre la opinión que las audiencias tienen con respecto a usted y su mensaje. b) No lea del guión escrito. Uno de los mayores errores en los discursos es que el expositor no está acostumbrado a leer el guión de la presentación. Si lee un guión escrito, el poco contacto visual que tiene con la audiencia, puede hacer pensar a los evaluadores que está leyendo palabras escritas por otra persona. Por ello, el expositor debe demostrar que maneja el tema y que el material es “propio”, las tarjetas de notas brístol pueden ayudarle como motivadoras de la memoria son las mejores porque su tamaño le imposibilita escribir demasiado. c) No lea los apoyos visuales en pantalla. Tanto el público como los evaluadores saben leer y escribir y no necesitan que les lea la pantalla. Pocas cosas molestan tanto a la gente de cualquier audiencia que el expositor lea un texto extenso directamente de la pantalla. El expositor debe aprender a reducir a un mínimo el texto y racionalizar los apoyos visuales durante la práctica con el “Consejo de Expertos” para evitar de caer en esa “trampa”. d) Utilice los dispositivos retóricos para reforzar su mensaje. El uso de dispositivos retóricos puede agregar impacto al contenido intelectual de su mensaje, así como aumentar la retención de la audiencia. La repetición de los conceptos clave, el uso cuidadoso de la pausa estratégica y la construcción paralela, son algunos de los dispositivos que puede emplear para agregar energía y cadencia a su exposición. Comience por usarlos en las sesiones de práctica y estará absolutamente cómodo durante la presentación real. UN FRASE CÉLEBRE PRONUNCIADA POR UN PERSONAJE CÉLEBRE El ex-presidente norteamericano, John F. Kennedy, en los momentos más delicados de la guerra fría utilizó otro dispositivo clásico de la retórica cuando dijo: “Nunca debemos negociar con miedo, pero nunca debemos temer negociar”© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 57
  • 58. La repetición de los conceptos clave, hecha diestramente en cadencias de tres, tiene una capacidad notable de hacer que los miembros de la audiencia recuerden sus observaciones. Las pausas, especialmente si se utilizan como substituto de los “¡aja!” y los “mmm, este…” o cualquier otra muletilla, tienden a reforzar las palabras y el mensaje del expositor. Éstas y varias técnicas más son lo que los expertos llaman “atajos a la elocuencia” y ayudan incluso los expositores más inexpertos, cuando agregan estos recursos a su discurso se irá articulando y puliendo. e) Manténgase de pie mientras hace su exposición. Los oradores inexpertos prefieren sentarse mientras hacen su exposición. Puede ser que estén más cómodos, pero el expositor que está de pie tiene mejor presencia, mayor control de la voz, mejor contacto visual. Durante “el grupo de práctica” haga el ejercicio de pie para ayudarle a tener control de la audiencia cuando esté en esta etapa.2.1.5 Eliminando hábitos molestos Al hablar durante los primeros cinco minutos, la audiencia además de escucharle seda cuenta de los hábitos molestos del expositor. Todos tenemos diferentes tipos de hábitos,algunos son buenos y otros son molestos. Por ejemplo, cuando usan algunas muletillascomo: “mmm…”, “¿me entienden?”, o colocar las manos en los bolsillos y jugar con lasllaves o el dinero, marcar el paso o golpear el podium durante su exposición; esto a vecespara afecta, pero a menudo distrae, del mensaje que está intentando emitir. Para que la exposición cumpla con su propósito didáctico, es importante que elexpositor tenga en cuenta la siguiente consideración ¿está distrayendo a la audiencia ollevando su atención lejos de su mensaje? Cuando queremos que la audiencia se centre en lo que tenemos que decirle más queen nosotros, es importante pensar en cualquier cosa que puede distraerlos de nuestromensaje. Esto puede ser un tema sensible puesto que algunos de estos factores sonpersonales o “parte de quiénes somos”: en ocasiones, sin darse cuenta grita o susurra –juzgue la acústica del cuarto– no acometa o hable deliberadamente lento, sea naturalaunque no sea conversacional. Pause en los puntos clave, esto tiene el efecto de acentuar laimportancia de un punto particular que está haciendo. Utilice las manos para acentuarpuntos pero no las agite mucho demasiado y evite mantener un movimiento de péndulo –unpaso hacia adelante y otro hacia atrás delata a la audiencia, su nerviosismo, aunque unacierto movimiento es deseable. La mejor manera de deshacer estos hábitos que distraen es con la retroalimentacióninmediata. Esto se puede lograr con un pequeño grupo de ensayo al finalizar la exposición,ellos deben convenir en dos o tres hábitos molestos que debe eliminar. Posteriormente, losmiembros de su grupo deben escribir el “habito desagradable” en hojas de papel tamañocarta con un marcador y en letras grandes. En el segundo ensayo de su charla, cadamiembro mostrará la hoja correspondiente cuando escuchen o vean el hábito molesto. Parala mayoría de las personas este método romperá un mal hábito practicando por lo menosuna vez al día durante dos semanas.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 58
  • 59. 2.2 Busque asesoría profesional El propósito del nuevo énfasis en las exposiciones orales es, por supuesto, hacer queel orador realice la exposición con conocimiento profundo del tema. El experto que haceuna presentación con mayor claridad aumenta con certeza sus perspectivas profesionales.Para aprender cómo hacer una exposición clara y eficaz enfocada en sus necesidadesbusque la ayuda de asesor-entrenador de discursos o actualícese en seminarios, talleres odiplomados. Además de proporcionarle el conocimiento del arte de discurso, un asesor-entrenador externo será mucho más franco en la crítica constructiva de su exposición que laque podrían hacer sus compañeros y amigos, quienes deseando mantener buenasrelaciones, pueden ser “buenos y apacibles” en su crítica y no indicarle cuáles son susdebilidades. El objetivo del asesor-entrenador externo es mezclar las técnicas de la exposicióneficaz con la experiencia del orador. La fusión de estos dos elementos produce exposicionesaltamente exitosas y redituables.Consejos y técnicas de los expertos para las grandes exposiciones Nadie debe sentirse inferior, a menos que esté de acuerdo con eso –Eleanor Roosevelt22 1. Hable a la audiencia... no a los apoyos visuales, tales como rotafolios, pizarrón, pintarrón, o pantalla. Por lo mismo, no esté parado entre su herramienta visual y la audiencia. 2. Hable claramente y en voz alta suficiente para que todos escuchen. No hable con una voz monótona. Utilice la inflexión para acentuar sus puntos principales. 3. Si proporciona folletos (handouts), no lea directo de ellos. La audiencia no sabrá si leer junto con usted o escucharle. 4. No ponga ambas manos en sus bolsillos; esto tiende a que se vea poco profesional. Es aceptable poner una mano en un bolsillo, pero asegúrese que allí no lleve monedas o llaves pues distraerá a la audiencia. 5. No agite el indicador láser en el aire como si fuera un caballero Jedi que lucha con su espada. Utilice el indicador para mostrar en pantalla de lo que está hablando y después apáguelo, si no las audiencias se fijarán en su “espada”, en lugar de usted y su mensaje22 Anna Eleanor Roosevelt (1884 -1962) Primera Dama estadounidense. Esposa del Presidente Franklin DelanoRoosevelt, diplomática y activista por los derechos humanos. En sus años mozos era una joven tímida que le aterrorizadapensar en dar un discurso en público, pero con el paso de los años creció en confianza y autoestima hasta llegar a ser unade las mujeres que más ha influido en el siglo XX. Participó en las formaciones de numerosas instituciones, siendo las másnotables entre ellas las Naciones Unidas, la Asociación de Naciones Unidas, y la Casa de la Libertad. Presidió el comité queaprobó la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, refiriéndose a ella como "La cartamagna de la humanidad". El Presidente Harry Truman se refirió a ella como la Primera Dama del Mundo en honor a susextensos viajes para promover los Derechos Humanos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 59
  • 60. 6. Una de las desventajas de presentaciones digitales es que la gente no puede ver la puntuación si usted lee directamente de la pantalla y esto puede conducir a malentendidos. Una manera eficaz de superar este problema es detenerse brevemente donde habría normalmente signos de puntuación. 7. Cuando realice presentaciones digitales no utilice las plantillas pre-establecidas ni las imágenes de galería; puede ser que ya muchos antes que usted las hayan empleado y mostrado a la misma audiencia, lo que reduce su efectividad y calidad. Si le es posible realice sus propios diseños y recursos. Otra buena opción es suscribirse a los servicios profesionales de empresas especializadas, observe la diferencia: Recursos pre-establecidos Recursos propios (originales) Recursos profesionales Ejemplos propios con imágenes adaptadas de Aspire Comunications (2006) y Presentation Pro (2006) 8. Escuche atento los comentarios y las opiniones; use la técnica de pensamiento lateral (agregue ideas más que desecharlas), la audiencia sentirá que sus ideas, comentarios y opiniones tienen mérito. 9. Enumere y discuta sus objetivos desde el principio de la exposición. Deje que la audiencia conozca las metas y objetivos de su presentación. Discuta algunos de sus miedos y aprehensiones que junto con y la audiencia pudiera tener. Dígales lo que deben esperar de usted y cómo contribuirá a sus metas. 10. Termine la presentación antes de su audiencia lo haga. La mayoría de las personas encuentra que si sólo practican en su cabeza, la charla real tomará cerca de 25 por ciento más tiempo. Usar cualquier apoyo visual también agrega tiempo. Recuerde: es mejor terminar temprano que pasarse de tiempo. 11. Esté preparado para utilizar un acercamiento alterno si siente que no avanza y se ha quedado empantanado. Debe estar bastante seguro con su propio material; de modo que los intereses y preocupaciones de la audiencia de la presentación, determinen el formato. Utilice su experiencia y conocimiento para correlacionar su tema. 12. Considere la hora y cuánto tiempo tiene para su charla. El tiempo puede afectar a la audiencia. Después del almuerzo se sabe que no funciona bien el entrenamiento pues la audiencia se sentirá más como en una siesta que escuchando una charla. 13. Siempre contemple un “Plan B” y ¡espere lo inesperado!© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 60
  • 61. 3 Perfo rman ce He conocido a muchos de ingenieros con ideas fabulosas que tenían apuro en explicarlas a otros. Siempre es una vergüenza cuando un individuo con gran talento no puede decir frente a un Comité lo que está en su cabeza. –Lee Iacocca23 Aquellos que pueden pensar, pero no pueden expresar lo que piensan, se colocan en el nivel de los que no puedan pensar –Pericles24 Ambas frases, escritas en distintos siglos, subrayan la importancia de la habilidad desaber hablar, tanto Iacocca como Pericles hacen una advertencia: las “ideas fabulosas”pueden exponerse fácilmente por aquellos que pueden “expresar lo que piensan”, es decirpreparar su puesta en escena y presentarla. Algunos expositores han intentado copiar el estilo de otros para intentar llegar a laaudiencia, a veces trabaja, pero generalmente no; la audiencia busca autenticidad. Encontraste, los expositores acertados desarrollan un estilo genuino que resalte su propiapersonalidad, lo que requiere exponerse tal como es, con todos sus errores y virtudes. Laclave es compartir esos elementos que son genuinos en usted y aprender el arte deldiscurso.3.1 El discurso público acertado Muchos profesionistas están mejorando la habilidad de exponer debido a laimportancia que se le da a los discursos orales, otros siguen confiando únicamente en susideas, programas y experiencia; estos pueden encontrar que su testarudez les está ayudandoa perder grandes oportunidades. Hay que reconocer que un pequeño esfuerzo en suentrenamiento para realizar exposiciones les ayudará en momentos decisivos, no me cabe lamenor duda. Otro problema es ser concisos; muchos entrenan sólo para dar una introducción, undesarrollo y una conclusión –y decir más y mejor. Mientras que en algunos empresas einstituciones no hay paciencia para ir lento y gradual. En este caso, se necesita ir directo alpunto, probar de forma concisa su punto de vista y hacer sus recomendaciones. El discursopúblico acertado consiste en tres elementos: 1) Contenido, un mensaje práctico, fácilrecordar y la información útil. 2) Confianza, sabiendo que lo qué comparte es valioso y útily qué es el que lo está compartiendo. 3) Conexión, cuando atrae a la audiencia hacia elmensaje; esto lo conducirá a la risa, las lágrimas y las ovaciones.23 Lee Iacocca, uno de los personajes más representativo de la industria automotriz norteamericana, entre sus logrosfinancieros está la concepción del Ford Mustang (1964) y el rescate de Chrysler Corporation (en 1978) así como lainnovación de las minivan. Es autor de dos bestsellers: Iacocca: una autobiografía (1984) y Hablando claro (1988).24 Pericles, (495 a.C. - 429 a.C.). Político, orador y gran estadista griego. Fue el principal estratega ateniense. Grandirigente, un hombre honesto y virtuoso. Llamado el Olímpico, por su imponente voz.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 61
  • 62. 3.1.1 Comunicación no verbal Hay un aspecto fundamental en la comunicación que no se refiere al significado de laspalabras, sino a todo aquello que no tiene un significado explícito pero que aportainformación dentro del nivel emocional. Se trata de la comunicación no verbal; al transmitirun mensaje cada ser humano posee cualidades únicas para hablar en público, derivadas dela propia personalidad y modeladas por el entorno social y cultural. Nunca está por demáscuidar y preparar la forma de expresarse oralmente y conocer cómo apoyarse con recursostécnicos. Recuerde que una exposición efectiva tiene como componentes básicos: 1. El tono de voz 2. La comunicación corporal 3. El contenido verbal La audiencia recordará su mensaje el 7% porsus palabras, el 38% el tono de voz que hayaempleado y el 55% por su comunicación corporal. Mills Harry (2005) Dentro de la comunicación no verbal podemos identificar los siguientes elementos:La mirada Mirar a otra persona a los ojos, establecer “contacto visual”. La mirada se emplea, junto con el diálogo, para sincronizar o comentar la palabra hablada. En general, si el oyente mira más, genera más respuesta por parte del que habla y si el que habla mira más, es visto como persuasivo y seguro.La expresión facial La cara es el principal sistema de señales para mostrar las emociones. La expresión facial será el primer elemento de distorsión de la comunicación. Si una persona muestra una expresión facial de miedo o de enfado mientras intenta iniciar una conversación con alguien, es probable que no tenga éxito.La sonrisa. Puede utilizarse como gesto de pacificación, para transmitir el hecho de que a una persona le gusta otra, para suavizar un rechazo, comunicar una actitud amigable y animar a los demás a que le respondan con una sonrisa.Los gestos Son cualquier acción que envía un estímulo visual a un observador. Los gestos son básicamente culturales y se constituyen en un segundo canal de comunicación; aquéllos que sean propios a las palabras que se dicen servirán para acentuar el mensaje añadiendo énfasis, franqueza y calor.La postura La posición del cuerpo y de las extremidades, la forma en que se sienta la persona, cómo está de pie y cómo se desplaza en el© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 62
  • 63. salón o auditorio, refleja su actitud y sentimientos sobre sí misma y su relación con los otros.La distancia espacial El grado de proximidad expresa claramente la naturaleza de cualquier interacción y varía con el contexto social. Dentro del contacto corporal, existen diferentes grados de presión y distintos puntos de contacto que pueden señalar estados emocionales, como miedo, actitudes interpersonales o un deseo de intimidad. Todos tenemos un espacio personal, la proxemia estudia cómo nos relacionamos los seres humanos entre sí en el espacio que nos circunda. Hall,25 estableció una caracterización en el manejo del espacio personal del ser humano, en cuatro niveles. Pareciera ser como si el ser humano se paseara dentro de una burbuja, o campo áureo, que siente cual es la distancia ideal entre él y los otros. Así lo propone Moriano,26 al proponer las siguientes distancias proxémicas: El espacio íntimo varía entre 15 a 46 cm.; es el más cercano y limitado a personas con las que se tengan algún vínculo íntimo con la pareja. Distancia de contacto: subdividida en espacio íntimo muy privado, íntimo privado, e íntimo reservado, las personas se comunican por tacto, olor y temperatura del cuerpo. El espacio personal entre 46 cm. a 1.20 m.; Distancia íntima- personal reservada a seres queridos que se usa en relaciones cercanas, como entre familiares y amigos. Distancia personal social o lejana: limitada por la extensión del brazo, límite del dominio físico. El espacio social entre 1.20 a 3.6 m.; es el que usamos para interactuar con las personas en nuestra vida cotidiana. Personas con las que interactuamos con frecuencia, pero no tienen una relación interpersonal con uno. Distancia social próxima: las personas que trabajan juntas en una empresa, adoptará tal vez esta distancia para conversar. Distancia social pública o lejana: son conversaciones formales. Los escritorios de personas importantes suelen ser muy anchos para mantener una cierta distancia25 Hall, Edward T. (1986) La dimensión oculta. Siglo XXI Editores, México.26 Moriano, Juan Antonio. (2001) La comunicación no verbal. http://www.terra.es/personal/moriano/psicologia/comunicación.htm.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 63
  • 64. El espacio público; es el que se suele utilizar en los lugares públicos, donde están presente personas desconocidas. Distancia pública: es la adecuada para pronunciar discursos o algunas formas muy rígidas y formales de conversación. Distancia pública lejana: prácticamente para perderse entre el ambiente. Comuníquese con entusiasmo: entusiasme al público ▪ Use un lenguaje corporal de alto impacto ▪ Cuide que su lenguaje corporal sea positivo ▪ Sonría para generar calidez ▪ Manténgase de pie en una postura abierta ▪ Mueva su cuerpo hacia delante, apóyese en sus pies ▪ Varíe el grado, velocidad y ritmo de su voz ▪ Haga contacto visual con todas las secciones de la audiencia ▪ Centre su discurso con movimientos de su cabeza y gestos vigorosos3.1.2 Comunicación verbal – la voz La herramienta más valiosa del expositor probablemente es la voz; lleva la mayoríadel contenido que la audiencia toma. Una de las singularidades del discurso oral es quepodemos escuchar fácilmente cuando hay algo incorrecto en la voz (cuando comemosmucho hablamos demasiado suave, cuando tenemos apuro se escucha tensa). Pero qué eslo que cambia la voz; hay cuatro términos usados para definir las cualidades vocales:El volumen de la voz La función básica del volumen de la voz consiste en hacer que un mensaje llegue a ser escuchado sin gritar hasta un oyente potencial. Los buenos oradores bajan su voz para atraer a las audiencias y la levantan para marcar un punto, los cambios en el volumen de voz se emplean en una conversación para enfatizar puntos. Una voz que varía poco de volumen no será muy interesante de escuchar.La entonación La entonación sirve para comunicar sentimientos y emociones. Unas palabras pueden expresar esperanza, afecto, sarcasmo, ira, excitación o desinterés, dependiendo de la variación de la entonación de quien habla. Muchas veces la entonación que se da a las palabras es más importante que el mensaje verbal que se quiere transmitir. El tono es una de las características de un sonido. Un aeroplano tiene un sonido distinto que las hojas que crujen por el viento. Una voz que tiene miedo puede asustar a la audiencia, mientras que una voz que tiene risa puede conseguir a las audiencias sonreír. Los expositores profesionales enfatizan los registros© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 64
  • 65. más bajos de sus voces (hombres y mujeres) y generalmente evitan variaciones dramáticas en la velocidad; ocasionalmente esta “regla” se puede romper de vez en cuando.Timbre (pitch): Cómo es una nota alta y cómo una nota baja; Chabelo y Pee Wee Herman tienen una voz de nota alta, Talina Fernández y Bárbara Walters tiene una voz moderada, mientras que Enrique Rocha o James Earl Jones tienen una voz de nota baja y potente.Duración (lapso): Esto es cuánto tiempo dura un sonido. Al hablar demasiado rápido las palabras acortan las sílabas, mientras que el hablar lentamente las alarga. Variar el paso ayuda a mantener el interés de la audiencia.Color de la voz: Tanto la proyección como la variación del tono pueden ser practicadas tomando la línea “¡Esta nueva política va a ser emocionante!” diciéndola primero con sorpresa, luego con ironía, con pena y finalmente con cólera. La clave es sobre- actuar. Recuerde las palabras de Shakespeare “Todo el mundo es un escenario” – las presentaciones son como una overtura de Broadway.Modulación de la voz ▪ Si se escucha energético y confiado, probablemente será visto como energético y confiado ▪ Varíe su volumen para dar mayor importancia a sus palabras y frases ▪ Varíe el tono para generar interés ▪ Perfeccione las pausas para impactar ▪ Use tonos bajos para proyectar autoridad ▪ Hable con pasión, nos gusta comprar a los entusiastas y comprometidos Existen dos métodos para mejorar su voz: 1. ¡Escúchese! Practique el escuchar su voz mientras está en casa, al conducir, al caminar, etc. Entonces cuando esté estudiando para su exposición supervise su voz para ver si la está utilizando como desea. 2. Para escuchar su voz realmente, ahueque su mano derecha alrededor de su oído derecho y tire suavemente del oído hacia adelante. Después, ahueque su mano izquierda alrededor de su boca y dirija el sonido derecho en su oído. ¡Esto le ayudará a oír su voz como la oyen otros... y puede que sea totalmente diferente a la voz que pensó que era! Ahora practique modulando su voz.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 65
  • 66. 3.1.3 Escuche activamente Los buenos expositores no solamente informan a su audiencia, también las escuchan.Al escuchar, sabe si están entendiendo la información y si la información es importantepara ellos. ¡Escuchar activamente no es igual que oír! Oír es la primera parte y consiste enla percepción del sonido. Escuchar, la segunda parte, implica fijar el significado a lossímbolos aurales que se perciben. El escuchar pasivamente ocurre cuando el receptor tienepoca motivación a escuchar con cuidado. El escuchar activamente con un propósito seutiliza para ganar información, para determinar cómo se siente otra persona y entender alos demás. Algunos buenos rasgos de los que saben escuchar ▪ Pase más tiempo escuchando que hablando (pero por supuesto, como expositor, hará que la mayoría hable) ▪ No acabe la oración de otros ▪ No conteste a las preguntas con preguntas ▪ No sueñe despierto ni se preocupe de sus pensamientos cuando otros hablan ▪ Deje que otros hablen, no domine la conversación ▪ Planee las respuestas después de que otros hayan acabado de hablar... no mientras están hablando. Su plena concentración está en lo que están diciendo los otros, no en lo que va a responder ▪ Proporcione retroalimentación pero no interrumpa incesantemente ▪ Analice mirando todos los factores relevantes y haciendo preguntas abiertas. Guíe al público a través del análisis (resuma) ▪ Cuide la conversación sobre todo lo que dice el interlocutor... no sobre él. Escuchar puede ser una de las herramientas de mayor alcance en la comunicación. Sies un grupo pequeño pregunte el nombre de cada participante y título con el que prefierenser llamados; aprenda el nombre de cada participante para crear una atmósfera agradable,llámelos por su nombre y usando señor, señora, señorita, o el grado académico que hanalcanzado. ¡Asegúrese de utilizarla! Parte del proceso de escuchar es conseguir la retroalimentación y alternar el mensaje,para que la intención original del emisor sea entendida por el receptor. Esto se realizaparafraseando las palabras del remitente y exponiendo sus sensaciones o ideas en formamodificada, más que repitiendo las suyas; “Lo que usted quiere decir, según lo entendí, esesto, ¿estoy bien o me corrige?” No sólo incluye respuestas verbales, sino también las noverbales: moviendo su cabeza o apretando su mano para demostrar estar de acuerdo,frunciendo las cejas para demostrar que no entiende absolutamente nada del significado desus palabras, o aspirar el aire profundamente y expirarlo como una dura demostración quele exaspera la situación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 66
  • 67. Carl Roger27 indica cinco categorías principales de la retroalimentación, seenumeran en el orden en el que ocurren con mayor frecuencia en las conversaciones diarias(note que a menudo hacemos más juicios de lo que intentamos entender): 1. Evaluativo: cuando se hace un juicio sobre el valor, la calidad o la conveniencia de la declaración de la otra persona. 2. Interpretativa: cuando parafrasea procurando explicar lo que otras personas declararon. 3. De apoyo: cuando procura asistir o alentar al interlocutor. 4. De sondeo: cuando se propone ganar información adicional, continuar la discusión, o clarificar un punto. 5. Comprensión: cuando busca descubrir totalmente lo que significa sus declaraciones para su interlocutor.3.14 Estilo Nadie le pondrá atención si no obtiene por ello un beneficio personal Aristóteles escribió que la persuasión exitosa necesita tener tres elementos conocidoscomo: 1) logos, 2) ethos y 3) pathos. El logos se refiere a la organización lógica delmensaje; ethos se refiere a la credibilidad del orador; y el pathos se refiere a la importanciade adaptar un mensaje a las necesidades de la audiencia y sus emociones. En términossencillos, cualquier exposición exitosa, para organizarse bien, debe personalizarse a unpúblico específico y llevarse a cabo por un expositor creíble. Los expositores profesionales reconocen que la comunicación es un proceso tantointelectual como emocional. Por ello, la organización de sus ideas es parte fundamental dela tarea, el otro es ganar y mantener la atención de la audiencia. Las formas decomunicación que más se emplean son la oral y la escrita. Un buen orador debe ser capazde conmover para enseñar, educar y entretener, por ello, es esencial la habilidad de sabercomunicarse para lograr exposiciones exitosas. Los objetivos generales de todacomunicación pública son: atraer la atención de la audiencia abriendo con fuerza,mantenerla el tiempo que dure la intervención, que el auditorio obtenga una ventaja de locomunicado y dejar una buena impresión del comunicador.27 Carl Rogers (1902-1987) fue uno de los fundadores de la psicología humanística que promueve un acercamiento máspersonal a la relación tradicional del terapista-paciente, y acentúa la responsabilidad y la intención en el comportamientohumano. Mejor conocido por su contribución a la terapia centrada-en-el-cliente, también tuvo mucho que decir sobre laeducación. Su habilidad de ligar juntos todos los elementos le ayudó a poner en contexto sus últimos logros. También fueun médico confiado que observaba sus propias experiencias. Él ofreció un nuevo camino, una rotura con tradicionesanteriores: su libro “Freedom to Learn” Libertad a aprender; publicado en 1969, 1983, y 1993) es una declaración clásica dela posibilidad educativa. Rogers fue un profesor dotado, su acercamiento creció de su orientación con el encuentroprofesional; se vio como facilitador – alguien que crea el ambiente propicio para el compromiso. Carl Rogers ha provisto alos educadores de algunas preguntas fascinantes e importantes con respecto a su forma de trabajar con los participantes yde los procesos que puede emplearse. La educación informal no se centra tanto en la persona como en el dialogo.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 67
  • 68. Abra con fuerza Los cinco primeros minutos son vitales; en ese corto periodo de tiempo tiene quelograr impactar a sus interlocutores, despertar su interés y crear un clima agradable.Conseguir una primera impresión dinámica dependerá en los primeros 30 segundos, cuandoinicie la comunicación para que conseguir el propósito establecido, por ello la apertura debeenganchar la atención del público; llevar a la audiencia a escucharle, proporcionar lasrazones para escucharlo; explicar al público los beneficios que van a escuchar, describir dequé va a hablar; dar una visión rápida de su agenda; vender el beneficio de escucharle;exhibir la clave de su mensaje.Construya su credibilidad: Las tres C de la Credibilidad Candoroso – Sea abierto y honesto, use un lenguaje corporal positivo Competente – Muestre sus aptitudes y vaya completamente preparado Cuidadoso – Muestre su preocupación, al público le gusta seguir a quien comparte sus preocupacionesMantenga el interés de su audiencia: Para mantener el interés de su audiencia en su exposición aplique la fórmula depersuasión A.I.M. (ATENCIÓN – INTERÉS – MOTIVACIÓN): Busque la atención de laaudiencia, mantenga el interés en su propósito y motive un deseo que atrape la atención. Proporcione variedad y descanso si es posible; la novedad y la unidad aumentarán elimpacto. Alterne moverse y estar de pie, hablando y escuchando, haciendo y pensando;utilice el espacio físico y el movimiento del cuerpo para realzar su mensaje. Trate deagregar las historias, anécdotas, testimoniales, analogías y demostraciones. Intentepresentarse con simpatía ante la audiencia. El contacto visual es su herramienta principalpara establecer la participación de la audiencia; mire a su audiencia rotando al azar. Utilicelos gestos naturalmente; desenvuélvase de manera natural.Técnicas básicas para mantener la atención del público ▪ Transmita su tema “controle el entusiasmo” –la audiencia perdonará muchos errores si el expositor es entusiasta ▪ Su audiencia reflejará su actitud –irradie confianza sin sermonar ▪ No confunda el entusiasmo con intensidad; intente transmitir una gama de emociones (preocupación, anticipación, entusiasmo, consternación) ▪ Cuando sea apropiado, discuta sinceramente los pros y contras; explique las ventajas; presente los riesgos o los desafíos Una vez que obtenga la atención debe conservarla. Los miembros de la audienciavacilan hacia adentro y fuera, sin poner atención completa todo el tiempo. Si necesitareenfocar a la audiencia periódicamente; los siguientes son algunos ejemplos: Dé las tresrazones básicas por las que el cambio es necesario. Realice una transición, por ejemplo¡ahora que hemos analizado el problema, necesitamos mirar las soluciones posibles!, ¡ladiscusión conduce hasta ahora a este pensamiento final...! Haga una conclusión sincera: ...¡si efectúa este programa, resultarán las tres ventajas básicas!© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 68
  • 69. 3.1.5 ¿Nervios…? El enemigo principal de un expositor es la tensión ésta que arruina la voz, la postura yla espontaneidad. La voz alta tensa los músculos de la garganta, los hombros se aprietan ylimitan la flexibilidad mientras que las piernas comienzan a temblar y causandoinestabilidad. La presentación se “endurece” cuando del expositor se centra únicamente ensus notas y comienza a leer directamente en ellas. Primero, ¡no luche contra los nervios, la ansiedad y la tensión déles la bienvenida ycanalice esa energía en concentración y expresividad! Sepa que la ansiedad y la tensión noson perceptibles a la audiencia tanto como a usted la siente. Entonces podrá conseguirenfocarse en la presentación en vez de centrarse en sus nervios. Los actores reconocen elvalor de nervios... saben que agregan valor al performance. Esto es porque la adrenalinacomienza a moverse en su interior. Nuestros antepasados le llamaron “el síndrome devuelo” (o el miedo a volar en aviones). Si le da la bienvenida a los nervios, después lapresentación ha vencido el desafío y se convierte en un mejor expositor. Pero, si deja a susnervios asumir el control, después la presentación entrará el síndrome de vuelo retirándosede la audiencia. Una vez que da la bienvenida a sus nervios y los reconoce, ¡déjelosayudarle a ganar ese reto necesario! La clave es continuar con mayor fuerza después delerror. Si se levanta y continúa, ganará a la audiencia. ¡Los ganadores continúan y la utilizana su favor! ¡Los perdedores se detienen y se abruman con ella! La tensión puede reducirse con algunos ejercicios de la relajación: Antes de la presentación: Acuéstese, su espalda debe estar plana, estire de sus pieshacia usted de modo que sus rodillas estén arriba en el aire. Cierre los ojos. Estire cadaparte de su cuerpo, relajando una sección a la vez - sus dedos de los pies, pies, piernas, eltorso, etc. Cuando finalice, póngase de pie lentamente e intente mantener la sensaciónrelajada en una posición derecha. Si no puede acostarse: colóquese de pie y separe laspiernas casi un metro, deje que sus brazos cuelguen a los lados y los dedos de las manosseparados. Sacuda suavemente a cada parte de su cuerpo, comenzando con sus manos,brazos, hombros, torso y piernas. Concéntrese en sacudir la tensión; entonces rotelentamente sus hombros, mueva su cabeza a la derecha y después rótela lentamente a laizquierda. Visualización: Antes de la exposición, visualícese en el salón con la audiencia y veacomo les entrega su presentación sin ningún problema. Repase mentalmente lo que va ahacer a partir del momento que comienza hasta el final de la exposición. Durante la presentación: Tome un momento para beber agua, respireprofundamente, concéntrese en relajar a la parte más tensa de su cuerpo y después vuelva ala exposición diciendo a sí mismo, "¡puedo hacerlo!" ¡Por ningún motivo beba alcohol para reducir la tensión! Afecta no solamente sucoordinación sino también su memoria. Puede ser que no lo note, ¡pero su audiencia sí!© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 69
  • 70. 3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir”. Una de las razones de que dar un discurso frente a un grupo sea el principal miedo demuchos expositores, es que mantienen en su mente la certeza que tendrán un espacio enblanco en un momento crítico. Esto es por lo que caen en el error de leer de la pantalladurante su exposición. Cada quien experimenta el pánico al podium de diferente manera:ansiedad por el discurso, o terror de hablar. Las estadísticas demuestran que el miedo aldiscurso delante de grupos es uno de los miedos más grandes que tiene la gente. Algunosdatos muestran, sin exagerar, que el pensamiento de dar un discurso es más espantoso quepensar en caer de un acantilado, pasar por dificultades financieras o estar con serpientesenfrentándose a la muerte. 28 La siguiente lista muestra algunas técnicas que usa la gente para hacerle frente: ▪ La audiencia entiende su nerviosismo; saben cuál es la sensación y le perdonarán los errores honestos. ▪ El nerviosismo generalmente es invisible; la mayoría no notan los pequeños cambios en su voz o errores ocasionales; la mayoría de los oradores que se describen como nerviosos aparecen seguros y tranquilos ante la audiencia. ▪ Compruebe el salón; el espacio, el equipo, las luces. ▪ Céntrese en el mensaje. ▪ Lo más importante: esté preparado y practique. Pero si se enfrenta a la situación de “me olvidé de lo que iba a decir” puedecontrolarlo con apenas dos tarjetas brístol. Previamente en una tarjeta escriba una anécdota,cita o la estadística concerniente al problema que presentará, identifíquela como (A). En lasegunda tarjeta, diseñe un boceto de su exposición, identifíquela como (B). Si su mente sepone en blanco, simplemente alcance la primera tarjeta y relacione la información sobre eltema. Probablemente se recuperará de su amnesia temporal. Si no, deslice la segunda tarjetahacia el frente y utilícela para ver donde debe retomar la charla. Las tarjetas son como“salvavidas” cuando se esté ahogando de pánico.3.1.5.2 Concentración En teoría, si diseña una exposición eficaz, no necesitará de ninguna nota adicional. Supresentación digital es como una guía, su apoyo. ¿Por qué? Es suficiente para mantenercontacto visual con su audiencia, para hablar sobre el contenido de las diapositivas enpantalla y permanecer con ánimo y entusiasmo. No intente agregar detalles adicionales sobre las diapositivas que tenga que leer desdesus tarjetas. Si necesita alguna referencia escríbalas usando un tamaño de tipografía grandey comience cada oración en el lado izquierdo de la página. Esto es indispensable si quieredar un discurso sólo con notas escritas. Escriba los puntos del exclamación necesarios pararecordarle detenerse brevemente y subraye las palabras que desea acentuar.28 Clark, Bruce H. (2006) Making Effective Oral Presentations. Northeastern University Collage of Business Administration.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 70
  • 71. 3.2 Sesión de preguntas y respuestas Asegúrese de terminar de hablar antes de que la audiencia haya terminado de escucharle. –Dorothy Sarnoff29 Maneje la sesión de preguntas y respuestas. Por lo general, toda charla tiene unasesión de preguntas y respuestas para clarificar las dudas. En la mayoría de lasexposiciones, se espera que contesten las preguntas con tolerancia, gracia y una sonrisa ensu rostro. Siempre dé un plazo al final de la presentación para las preguntas. Después de invitara hacerle preguntas no se precipite si nadie tiene dudas. Deténgase brevemente por cerca de10 segundos para permitir que la audiencia prepare sus pensamientos. Cuando le hagan unapregunta, repita la pregunta para asegurarse de que cada participante la oyó (y de que ustedla escuchó correctamente). Al contestar, dirija sus observaciones a toda la audiencia; de talla forma que se enfoquen en la respuesta y no en quién realizó la pregunta. Para reforzar suexposición, intente relacionar la pregunta de nuevo con los puntos principales. Cerciórese de escuchar la pregunta que le han hecho. Si no la entiende, pida que laclarifiquen. Deténgase brevemente para pensar cómo responder a la pregunta de formacorrecta, pero sin apartarse del punto principal. Si no sabe la respuesta, sea honesto, nocantinflee (divague). Dígales que investigará y les informará de nuevo... y ¡cerciorarse dehacerlo! Utilice entre 10 y 40 segundos para contestar lo mejor posible, las respuestas cortastrabajan mejor. Si son demasiado cortas parecen precipitadas; mientras que si son largasparecen demasiado elaboradas. También, asegúrese de cuidar la línea y no desviarse deltema. No se aparte sin sentido a las áreas que no son relevantes a su exposición. Aquí están diez formas para contestar preguntas con eficacia: 1. Anticipe las preguntas potenciales. Antes de su charla piense en las diez preguntas más probables que crea que pueden preguntarle y planee sus respuestas. Practique esas respuestas en voz alta. Muchos se ponen nerviosos antes de hacer una exposición porque temen que les hagan ciertas preguntas. En consecuencia, si prevé las preguntas a las que “teme” y practique varias veces las respuestas, entonces, podrán contestarlas con facilidad. También se recomienda integrar al final de su presentación digital tantas diapositivas como respuestas a sus preguntas haya previsto.29 Dorothy Sarnoff (1914-1998) Cantante, consultora, conferencista y autora norteamericana. Se gradúo de la Universidadde Cornell en 1935. Cantante reconocida en Broadway, hizo televisión y ópera, protagonizo “El rey y yo" con Yul Brynner.Sus créditos incluyen un sin número de obras, pero lo más relevante es que fundó “Speech Dynamics Inc.,” una firma deconsultoría de discursos en New York, entre sus clientes tuvo al primer ministro israelí Menachem y al presidente JimmyCarter durante sus gobiernos.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 71
  • 72. 2. Manténgase energizado. Es probable que tenga muchas preguntas al final de su charla. Piense que su discurso sólo es la mitad de su exposición, la otra mitad son las respuestas a las dudas de los asistentes. Por ello, guarde bastante energía y entusiasmo para contestar a esas preguntas. 3. Sea breve. Conteste las preguntas tan brevemente como sea posible y después diga: “Ampliaré un poco más sobre ese asunto” o “¿Hay otros puntos específicos que quisiera conocer ahora?” Si dice menos, el público hará más preguntas. No deje de hablar hasta que las personas lo pidan y mida las respuestas de su audiencia. 4. Tome el tiempo. Entienda la pregunta, si necesita un momento para pensar antes de contestar, reformule la pregunta. Esto es una manera de darle tiempo de la mente para organizar una respuesta. Para ello pueden escribir la pregunta y decir: ¿Usted se refiere a esto…? 5. Sea agradable, no importa lo que suceda. Sea respetuoso de quien le interroga incluso si su intento es desconcertarle. La audiencia le respetará si contesta a cada pregunta como legítima: “es una pregunta interesante, mi opinión es…” 6. Esté concentrado. Conteste únicamente a las preguntas relacionadas con su exposición y sugiera que las preguntas sin relación las discutirán posteriormente. No aburra a toda la audiencia con información que no vinieron a oír. 7. Tenga una reserva. Contemple en su presentación, a manera de reserva, los hechos detallados de lo que pueda ser que necesite durante el período de preguntas. Muestre esta información únicamente si la requiere para realzar su respuesta. En caso de ser necesario, ofrezca asesoría en cuanto a como obtener información adicional. No deje respuestas vagas y procure tomar el control de la presentación; sea cortés pregunte: “gracias… ¿es lo que estaba buscando?, si gusta puedo darle mayor información al finalizar la charla” 8. La etapa de centro. Algunas audiencias no tienen preguntas, sólo desean escuchar lo que sabe sobre el tema. Ellos desean reconocimiento, déjelos hacer su declaración y entonces diga: “gracias por su comentario.” Si puede encontrar una forma de reconocerla mejor, hágalo. Por ejemplo, podría decir: “sí, es verdad, aprecio su comentario para clarificar ese punto para todos nosotros.” Evite el diálogo uno-a-uno con personas específicas y reinterprete las preguntas insidiosas: si le agraden trate de mostrar templanza y controle el intercambio; si la pregunta de un participante se convierte en un intento de interrumpir y desviar a audiencia intente recordar a la audiencia el objetivo y meta de la exposición Mantenga la cordura si algún interlocutor discrepa con usted. ¡Sea un profesional! ¡No importa que intentarlo se difícil, no todo el mundo convendrá con usted! Aunque algunas personas buscan un placer perverso de atraer a otros a© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 72
  • 73. su terreno, algunos buscan verse bien ante el jefe, la mayoría de las personas hacen preguntas con un interés genuino. Las preguntas no significan que no se haya explicado suficiente bien el tema, sino que el interés es más profundo que en una audiencia media. Si alguien toma un segmento de algo que dijo en su charla e intenta sacarlo de contexto para ponerlo a discusión, responda, por ejemplo, “Entiendo su posición, pero...” o “Me alegro que usted haya planteado de esa forma el tema, pero...” La idea es ser diplomático, elogiar su punto y convenir con ellos, pero no desviar a todos los demás miembros del público. La audiencia a veces tiende a pensar en “nosotros versus el expositor” no se arriesgue a perder el control. 9. Sea honesto. Si no puede contestar dígalo. 10. Concluya por segunda vez. Tenga entusiasmo y motivación para concluir de nuevo al finalizar después de que haya contestado todas las preguntas. Haga algunas observaciones que concluyan o muestre una diapositiva de resumen, porqué a un buen expositor no le gustaría ser víctima de la última pregunta y desearía controlar el mensaje final que escuchará la audiencia. Haga de la retroalimentación una experiencia de mutua satisfacción; dé a susinterlocutores tiempo de pensar y de expresar su respuesta; el público ayuda a ahorrar elresumen si participa en lo que ha dicho hasta ahora y pregunte si cualquier persona tienealgo que agregar Recuerde esto la próxima vez que le hagan preguntas: Esa persona, está aquí paraescuchar mi charla y para hacer esta pregunta, por lo tanto, ¡soy afortunado! Por último, cuídese de un falso sentido de comodidad. Practique la sesión depreguntas y respuestas como parte integral de su ensayo y anticipe las probables preguntasque se le harán, ahí es donde las dudas pueden resolverse, su nivel de la confianza crecerácon la habilidad y la certeza de que está haciendo bien el trabajo.3.3 Dé el salto hacia la excelencia ¿Qué separa al expositor realmente excelente del “apenas” aceptable? ¿Cómo puedemoverse al siguiente nivel? Observe la siguiente lista y comience por incorporar estas ideasen su exposición y presentación. a) Personalice la presentación al grupo. Utilice ejemplos, historias, apoyos visuales y nombres de personas, autores o personajes. Hable de su institución, empresa industria o negocio. Desarrolle puntos relevantes a su interés específico. b) Cuente historias. La audiencia ama oír hablar cómo otros solucionaron un problema, enfrentaron una crisis, o utilizaron un producto que dio grandes© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 73
  • 74. resultados. Busque a través de su presentación y encuentre dos o tres sitios (dependiendo de cuánto tiempo es la charla) donde pueda contar una historia memorable con ejemplos aplicables a la vida real que enriquezca su exposición y permita una comprensión del tema. No es necesario dar a su audiencia fechas y hechos exactos, pero asegúrese de que las historias y ejemplos tengan una estrecha relación con el tema y con el público. Mantenga energía a cada momento, recuerde que las historias, gráficas, citas y el humor, no son nada sin la sustancia del contenido de la investigación y la relación coherente con el tema. c) Utilice el “humor” sabiamente. Todos apreciamos un poco de humor. Las exposiciones que hacen uso del humor son generalmente más agradables y entretenidas para el público. Siendo realistas, no todos saben cómo utilizarlo, algunos son buenos para hacer comentarios agradables, otros son maravillosos para las bromas. Sin embargo, tenga cuidado, no cuente un chiste si no está seguro que funcionará. Usted no es un cómico, si no es bueno para las bromas, mejor no las haga; si cuenta un chiste, primero asegúrese de que sus palabras no ofenderán a nadie. Es más importante para un expositor que sea él mismo y no forzarse a utilizar alguna técnica que no vaya con su personalidad y habilidad. La idea de utilizar el humor es hacer sentir a la audiencia más cómoda y relajada. Forzarla sólo sería hacer sentir a la gente excluida y agregará tensión a la exposición. d) Use la emoción cuando hable. Para ser un expositor que motive, se espera que mantenga a la audiencia despierta y activa mientras que habla, para ello: acentúe las palabras, comparta su entusiasmo, atrévase a ir más allá de su forma de hablar normal. La audiencia reconocerá la fuerza que le imparte a su charla. Es más vigorizante cuando les desafía a tomar retos, en ese momento su exposición adquirirá un nuevo nivel. e) Sea usted mismo. Todos hemos visto expositores increíbles y nos comparamos con ellos. Podríamos pensar: ellos tienen un tema mucho más interesante que el mío y han practicado por años, además probablemente tienen un asesor que los entrena antes de su exposición. Piense que también sería „energía pura‟ si es usted mismo; evalúe si puede desarrollar su propia forma de exponer. f) Contrate a un asesor-entrenador externo. Un asesor puede ayudarle a conseguir una mejor exposición y diseñar una mejor presentación. Si busca uno, encuentre a alguien que le ayude a consolidar su personalidad. Si no desea ser entrenado para ser expositor, no lo será. Esté seguro que un asesor-entrenador le ayudará a identificar sus debilidades y fortalezas, así como las áreas donde podría trabajar para mejorar sus exposiciones. Cuando utiliza herramientas visuales, quisiera que el asesor pudiera darle ideas en cómo sus apoyos visuales pueden realzar el estilo de su presentación. Pídale que le diga su filosofía de entrenamiento. Si se siente cómodo con esa filosofía, trabaje con esa persona.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 74
  • 75. g) Preséntese. Asegúrese de presentarse y que todo el público lo conozca. Este paso es muy importante, especialmente, si es la primera vez que expone ante ese grupo, ya sea que usted mismo se presente o alguien lo introduzca, lo importante es que logre el objetivo. La audiencia necesita saber quién es y por qué deben escucharle. Haga una breve presentación de su perfil profesional y comuníquele al público por qué es experto en la materia o el tema. Si alguien más estará a cargo de su presentación al público, es de mucha ayuda que le suministre algunas notas sobre su currículum y por qué es la persona indicada para hablar en dicho evento. Lleve consigo tarjetas de presentación con la información necesaria para localizarlo, podrían pedírselas al final. h) Cuidado con los riesgos del software. Si le permiten utilizar presentaciones electrónicas, no use todos los efectos de sonido ni visuales disponibles. Cuide que la presentación visual sea tan sencilla en la medida de lo posible y ganará la ventaja que le proporciona. Evite que los apoyos visuales abrumen la sustancia de la presentación; usted quiere que la audiencia recuerde sus recomendaciones, no cómo volaron las flechas de todos lados y como usó creativamente las fotos o los videos.3.4 LogísticaCompruebe y vuelva a inspeccionar Entre más pronto consiga arreglar el salón donde se llevará a cabo la exposición de laforma que desea e instale el equipo que necesite, se sentirá más relajado. Si es posible, (y sies permitido por la institución o empresa) visite el salón donde se realizará la presentaciónantes del gran día.Traiga su propio equipo (si es necesario). Los proyectores varían en cómo funcionan. Unexpositor que muestra su presentación con su propio equipo envía la señal de que “tiene elcontrol,” y sabe con certeza que funciona todo. Por el contrario, un expositor que no sabecómo funciona el proyector del salón, que se enfrenta con un bulbo fundido o un cabledescompuesto, aparecerá como alguien sin preparación. Llevar su propia pantalla portátil le permitirá evitar verse forzado a proyectar en unapantalla incorporada frente a un banco de luces. Sucede lo mismo cuando se requierepresentar videos y audios, traiga su propia PC y bocinas, o haga pruebas si puedereproducirlos en el equipo ya instalado; en pocas palabras, esté listo para los pequeñosproblemas creados por el uso de la tecnología.Instale todo el equipo y protéjalo. Cerciórese que su presentación trabaja y se ve comodesea. Si lleva extensiones de corriente asegúrelas con cinta protectora, también necesitarámúltiples y protectores de energía para eliminar problemas de corriente eléctrica de suequipo. Recuerde: antes de conectar algo pregunte a los encargados de mantenimiento quétipo de voltaje tiene el local.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 75
  • 76. UNA SITUACIÓN EMBARAZOSA En cierta ocasión un trabajador del hotel, en el que se llevaría a cabo una exposición de una institución de educación superior internacional, se tropezó y enganchó con la extensión de corriente que había conectado el orador –sin protección– provocando que la computadora portátil del expositor cayera al suelo momentos antes de que iniciara su charla para promover sus servicios; la pantalla se quebró, la exposición fue muy tensa, la presentación digital no se pudo ver y la institución no logró su objetivo.Distribución de los espacios. Arregle las sillas (y mesas) para que cada participante puedaver la pantalla, pizarrón, pintarrón o cualquier otro recurso que emplee. Decida dóndeestará parado para controlar la PC y ver la pantalla. Esto depende del tipo de presentación ycantidad de público que asistirá. Si es una conferencia, un taller, un seminario, un examende grado, una clase, etc. la disposición cambia. Conferencia/charla:Usted es el experto y, por lotanto, el centro de atención, lomás probable es que suexposición se lleve a cabo enun auditorio o salónespecializado, no mueva nada amenos que consulte con elpersonal de mantenimiento. Seminario:Cada uno de los participantesson expertos en sus respectivasáreas, por lo que usted sóloguía la discusión para aprenderal compartir. La distribución dela sala es en “U”. Asegúrese dellevar suficientes materialesimpresos „originales‟ de supresentación y distribúyalos acada participante como parte desu plan “B”.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 76
  • 77. Taller:Usted es el experto y tendráque muy de cerca a su públicopara mostrar cómo se hace yguiarlos cómo hacerlo. Ladistribución es “en mesas detrabajo individual o grupal”.Escuche activamente a cadatallerista. Presentación ejecutiva:Los ejecutivos determinan si supropuesta es viable y aunqueellos asesoran sólo el ejecutivoen jefe (CEO) toma la decisión.Es la exposición más tensa eintensa. La distribución es en“V” o en “rectángulo”. Examen de grado:Existe un protocolo que seguir,Los sinodales, miembros deljurado, determinan y evalúan sisu propuesta es viable.Recuerde que ellos ya revisaronsu investigación y le hicieron lasindicaciones pertinentes y sóloestán comprobando sudesempeño.La distribución es en “I”.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 77
  • 78. a) Iluminación. Localice cómo trabajan las luces, dónde se encuentran los enchufes eléctricos y cuál es su voltaje –no querrá quemar su equipo– (siempre hay personal de mantenimiento que le puede ayudar). Si el salón carece de cortinas o persianas la luz del sol puede no dejar ver los apoyos visuales cuando esté programado hacer su presentación; pregunte si se puede controlar las luces delante de la pantalla por separado. MINUTOS VALIOSOS Acabo de estar una exposición en la que el orador no había calculado la iluminación antes de levantarse a dar su discurso. El caso es que pasó varios minutos para cambiar las luces y por intervalos se perdió arreglando la pobre iluminación porque estaba más oscuro de lo necesario. b) No olvide nada. Al salir hacia el lugar de exposición donde realizará su exposición, repase una pequeña lista de verificación de materiales, asegúrese de tener: • Sus notas y su presentación digital respaldada en CD o disco portátil. • Cualquier equipo que pueda necesitar, incluyendo una computadora portátil y si es posible un proyector portátil. • Un plan alterno en caso de que los equipos fallen. • Suficientes copias de los materiales impresos que haya preparado. UNA SERIE DE EVENTOS DESAFORTUNADOS En cierta ocasión una prestigiosa institución educativa organizó un evento académico a fin de actualizar a directores de escuelas preparatorias en un nuevo método de enseñanza. La cita era todo un día de 9 a.m. a 8 p.m. Por la relevancia contrataron los servicios de un experto en el tema. Los asistentes se dieron cita en el lugar y la hora establecida, pero el expositor no llegó sino hasta una hora después. Todos intuyeron que daría inicio el taller, sin embargo, el orador desapareció durante media hora más. Cuando por fin se presentó, dijo: “experimente un calorcito… descubrí que no traía el archivo electrónico de mi presentación digital que les preparé”. Por respeto al expositor, todos sonrieron, tomaron su asiento y dio inicio con su charla. Después de un receso, la amable asistente conectó la cafetera y el ruido era tan intenso que no dejaba escuchar la charla, por lo que poco a poco la sala quedó vacía… c) El contacto personal y las relaciones interpersonales. El contacto personal y las relaciones interpersonales son importantes para el éxito de cualquier exposición, pero absolutamente vitales cuando procura persuadir al auditorio a adoptar su posición, aceptar su proyecto, cambiar de opinión, o simplemente comprar el producto que está vendiendo; tendemos a aceptar la información de la gente que nos agrada y rechazamos la que nos presenta la gente que nos desagrada d) Llegue temprano para reunirse y saludar. Muchas exposiciones comienzan antes de que la presentación formalmente empiece. Por lo general, existe un pequeño lapso que transcurre mientras la gente llega a la sala y elige dónde sentarse, ¡sacarle provecho a ese tiempo! Si ésta es la primera vez que realizará una exposición ante© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 78
  • 79. este grupo, use el tiempo para presentarse, cruzar apretones de mano y aprenderse los nombres de la gente. Pero si ya conoce a algunos de los miembros de la audiencia, utilice el tiempo para ponerse al día con ellos y preguntarles cómo les va. Si todavía requiere supervisar el equipo y las instalaciones lo ideal es llegar dos horas antes, pero si únicamente recibirá al público una hora es suficiente. e) Una vez que comience. Concéntrese en el tema sobre el cual organizó la información y del objetivo de su charla. Resista el impulso de hablar de “todo lo que sabe”. Sea breve y vaya al punto, así su audiencia podrá digerir más fácil y rápido la información y recomendaciones. El tiempo que pase frente a la audiencia seguramente transcurrirá muy rápido. No se descuide ni permanezca parado en el escenario demasiado tiempo, en su lugar póngase de pie, diga lo que tenga que decir y luego tome asiento. No olvide tampoco dejar un espacio al final para preguntas y respuestas, a menos que tenga planeado contestar las preguntas durante la presentación. CONTROL DEL CIERRE: Antes de comenzar su presentación, decida si desea responder preguntas al final o durante su exposición y durante su introducción, indíquele a la audiencia sobre su preferencia, de modo que ellos sepan cuándo hacerle las preguntas. Si es un examen de grado el Presidente del Jurado le hará saber las reglas del mismo, el tiempo que se le ha asignado y todo el protocolo. Una vez que haya cubierto todas sus ideas principales y no tenga ninguna otra que presentar, estará listo para cerrar su presentación. Puede presentar nuevas evidencias en su cierre, pero no debe intentar desarrollar nuevas ideas. Nunca opte por continuar hablando, aunque le hayan sido otorgados 30 minutos y sólo usó 20. La gente normalmente valorará si termina antes porque ya dijo todo lo que tenía que decir. Esto también es una muestra de respeto por el tiempo de su audiencia (y el lapso de atención).3.5 Evaluación Pida que el público le evalúe los resultados y mida el impacto que ha generado: • ¿Cuál ha sido el resultado? , ¿De qué ha dependido? Autoevalúese • Identifique su FODA; fortalezas (las claves de éxito) y sus debilidades (las áreas de mejora). ¿Cómo puede mejorar? • Establezca acciones correctoras para la próxima ocasiónAnálisis del resultado final Trate de evaluar el proceso de comunicación tomando como referencia tanto su puntode vista, como el de sus interlocutores. Muchas veces nuestra percepción se basa en ladivergencia entre los propósitos que nos habíamos marcado originalmente y losconseguidos realmente, mientras que la percepción de nuestros interlocutores está basadaen la información que aportamos. Autoevalúese con el instrumento de la actividad cinco.Factores que han influido en el resultado del proceso© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 79
  • 80. El paso anterior le aportará información descriptiva sobre cobertura de expectativas.No obstante, es importante profundizar a nivel cualitativo de los factores que influyeron,tanto positiva como negativamente en el desarrollo del proceso de la exposición y que hanhecho que ésta sea eficaz o no.Establecimiento de acciones correctivas y líneas de mejora El objetivo de analizar cómo se desenvolvió durante la exposición es poder realizarmejoras con la máxima información posible para detectar aquello que ha hecho bien ypotenciarlo en el futuro, así como también establecer acciones correctivas en los aspectosque le han dificultado el éxito.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 80
  • 81. 1.1 Presentación del temaDiseñar una presentación digital lineal básica para dar a conocer el tema de exposición entres minutos y exponerlo.30 minutos1. Ingrese a su software2. Diseñe, tres diapositivas: Página Uno: Nombre de la institución, materia, taller o seminario y la fecha, Página Dos: Nombre del tema a desarrollar y firma electrónica (nombre del expositor) Página Tres: Objetivo general3. Guarde la presentación4. Exponga ante sus compañeros el trabajo realizado5. Tome nota de todas las observaciones6. Corrija los errores7. Guarde la presentación© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 81
  • 82. 1.1.2 Aprenda a definir a su audiencia Identificar quién es su audiencia 30 minutos Conteste las respuestas a las siguientes siete preguntas para analizar a su audiencia antes de una presentación:1. ¿Quién es mi público? a. ¿Cuál es su posición? ¿Qué antecedentes existen? b. ¿Qué tanto saben sobre el asunto? c. ¿Qué predisposición pueden tener sobre el tema?2. ¿Cuál es su motivo principal para escucharme? a. ¿Para mejorar su negocio? ¿Para aumentar la productividad? b. ¿Para ser motivados? c. ¿Para aprender algo? d. ¿Otro?3. ¿Cuáles son los tres puntos dominantes que ellos deben ver en mi presentación? a. _______________________ b. _______________________ c. _______________________4. ¿Cuál es el material correcto que debo presentar para esos puntos? a. ¿Cuánto detalle es necesario? (v.g., más conceptual, más técnico, más detallado.) b. ¿Cuál es el tono apropiado para ese grupo? ¿Serio? ¿Ligeramente chistoso? ¿Informal? ¿Otro? c. ¿Qué ejemplos, historias o analogías serán las más apropiadas? Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del suyo _____________________________________________________5. ¿Qué apoyos visuales trabajarán lo mejor posible para ese grupo? ¿Presentación digital? ¿Acetatos? ¿Multimedia? ¿Video? ¿Otro?© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 82
  • 83. 6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su práctica.Posibles preguntas: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________Posibles preocupaciones: _________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________Posibles dudas: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________Mis respuestas son: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________7. Enumere cualquier factor no cubierto sobre lo que afectaría esta exposición a. Político b. Religioso c. Económico d. Social e. Credibilidad f. ¿Quién debe participar? g. Otro© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 83
  • 84. El método de planeación 3-1-2Aplicar las funciones del método de planeación inversa 3-1-2 en su presentación digitaltomando en cuenta su concepto del diseño; realizar la primera revisión de estilo y exponerla45 minutos 1. Ingrese a su presentación digital anterior, decida que tipo de modelo de presentación usará: lineral, lineal interactiva, mixta o en red 2. Al menos inserte nueve páginas nuevas 3. Diseñe, nueve diapositivas: Página cuatro: Bosquejo general de la presentación (mapa o agenda) Página cinco: Primer punto de tres (Antecedentes y estado del arte) Página seis: Segundo punto de tres (Otros datos compilados) Página siete: Tercer punto de tres (Observación directa) Página ocho: Posible solución al problema planteado Página nueve: Página de descanso para la sesión de preguntas y respuestas; contiene el nombre del tema y el nombre del expositor, el logo de la institución o empresa y fecha del día de la exposición Página diez: Respuesta a la primera pregunta prevista Página once: Estadísticas o datos que sostienen su visión del problema, como respuesta a la segunda pregunta prevista Página doce: Bibliografía y fuentes de su investigación Las diapositivas deberán incluir en lo posible: el mismo “concepto de diseño” en el fondo, texto, gráficos e imágenes. 4. Guarde su trabajo 5. Preséntenlo ante el grupo 6. Tome nota de todas las preguntas y observaciones 7. Desarrolle las diapositivas de cada uno de los tres subtemas y corrija los errores 8. En la medida de lo posible diseñe nuevas diapositivas para dar respuesta a las preguntas que le hicieron durante la práctica 9. Guarde la presentación© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 84
  • 85. PerformanceAplicar las ligas e hipervínculos a la presentación digital y exponerla.30 minutos 1. Aplique a su presentación digital la opción de ligas internas o hipervínculos a otras presentaciones. 2. Imprima el material de apoyo para sus apuntes y el material de mano para la audiencia. 3. Exponga en 25 minutos y deje el tiempo restante para preguntas y respuestasIndicaciones Abra a su presentación Powerpoint, ligue las diapositivas a su índice desde Barrade Menús/ Configuración de la acción/ Hipervínculo a… y seleccione la opción deseada,posteriormente guarde y revise que funcione correctamente.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 85
  • 86. Auto evaluación Realizar una auto-evaluación para conocer sus debilidades y fortalezas. 3 minutos La siguiente tabla contempla las preocupaciones más comunes que puede teneral hacer su exposición. Califíquense entre 0 y 5, donde 0 es el mínimo y 5 es el máximo.Observe dónde puede mejorar sus habilidades para hacer exposiciones.¿Cómo lo hace? Calificación Habilidades 0 1 2 3 4 5 No aplica Pobre Apenas Bien Muy Excelente suficiente bien 1. Introducción: La introducción capturó el interés; el preámbulo tuvo un propósito claro 2. Organización: Tuvo una organización clara; las transiciones entre las secciones fueron precisas y eficaces, ¿condujo a una conclusión clara? 3. Contenido: Cumplió con las expectativas; ¿el material de soporte fue relevante y está actualizado? 4. Apoyos Visuales: ¿Los apoyos visuales se utilizaron con eficacia y apropiadamente, fueron preparados cuidadosamente? 5. Conclusión: Los puntos clave fueron reforzados; tuvo sentido del cierre; ¿si fue apropiado, propuso una línea de acción? 6. Conclusión (actitud): Concluyo con seguridad y entusiasmo por segunda vez después de la sesión de preguntas y respuestas. 7. Entrega: Fue natural, entusiasta; hablo con claridad; fueron sus gestos expresiones y postura apropiados 8. Discusión: ¿Contestó las preguntas de forma exacta, clara y con eficacia? 9. Realización (técnica): El software y los equipos (de audio y video) funcionaron correctamente. 10. Realización (logística): No tuvo ningún contratiempo con la entrega de materiales, equipo mobiliario, servicio de agua y cafetería, etc… para los asistentes. Total© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 86
  • 87. PUNTAJES:10 a 20 puntos: No se presente hasta que acumule mayor confianza y conocimiento. Primero consiga uncierto entrenamiento. Encuentre a un asesor excelente para ayudarle en su presentación. Haga un plan decómo mejorar y hacer sentir mejor a la audiencia. ¡Vaya por él! tendrá que hacer muchas exposiciones toda suvida.20 a 30 puntos: Necesita entrenar y seguir practicando. Considere si necesitan ayuda para desarrollar supresentación, diseñar apoyos visuales, o entregar su mensaje.Identifique sus necesidades para comenzar su entrenamiento. No desestime –el éxito en sus exposicionespueden ayudarles en su carrera.30 a 40 puntos: Tiene la idea de cómo lograrlo. Observe la lista y escojan dos pasos de una vez que quieramejorar, haga que su audiencia esté satisfecha de escucharle.40 a 50 puntos: Es un excelente expositor –sus audiencias deben tener el gusto de escucharle. Ahoraregrese y escoja un punto en el que pueda enfocarse durante su exposición y mejorar incluso más…¿Cuál cree usted que es su punto débil?¿Qué puede habilidad necesita mejorar?© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 87
  • 88. RESUMEN EJECUTIVO DE LA EXPOSICIÓN Título de la presentación Número de diapositivas: 12 Fecha: D/M/A Tiempo Total: 30 min. Introducción (1. Enganche - 2. Ubique su posición - 3. Visión general) 5 min. Diapositiva 1 1) Identifique a la Institución (Empresa/proyecto) Tiempo: (Desde que esté listo a) Use esta diapositiva como identificación del evento (Nombre de la y vayan entrando los invitados institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y de la audiencia hasta justo fecha). antes de empezar) b) Cuando requiera una diapositiva para detener la presentación, hacer un receso o contestar preguntas regrese a ella presionando 1 + enter. Diapositiva 2 2) Introdúzcase (deje saber quién es usted y el tema que va a desarrollar) Tiempo: 1 min. Manténgase de pie durante toda la presentación a menos que lo inviten a T. acumulado 1 min. sentarse. a) Escriba el nombre del tema a desarrollar y su firma electrónica. b) Interéselos estratégicamente definiendo el problema a solucionar (cuente una historia, o presente una estadística impactante) c) Autoridad (¿porqué deben escucharle a usted?) Diapositiva 3 3) Delinee la Presentación Declaración del motivo y el problema a solucionar Tiempo: 2 min. a) Objetivo general - Ayúdeles a visualizar una meta clara, tal como si esta T. acumulado 3 min. información les ayudará con una tarea o un trabajo. b) Instrucciones especiales, facilidades, etc. Diapositiva 4 c) De un bosquejo general de la estructura de la presentación. Ayúdese con Tiempo: 2 min. un mapa mental y/o agenda T. acumulado 5 min. Desarrollo (4. Primer punto - 5. Segundo punto - 6. Tercer punto) 20 min. Presente su investigación, trabajos relacionados y métodos Diapositiva 5 4) Primer punto (de tres): Enfóquese a un tema, v.g. antecedentes del tema y/o Tiempo: 6 min. estado del arte T. acumulado 11 min. i) No intente cubrir demasiado. En su lugar, programe más reuniones. ii) ¡Permita a la audiencia estar enfocada! Diapositiva 6 5) Segundo punto (de tres): conecte con la audiencia - presente sus Tiempo: 7 min. evidencias. T. acumulado 18 min. i) Implique a la audiencia. ii) ¡Sea creativo! ya que es el momento donde puede descender la atención del público. iii) Utilice los medios para reforzar su mensaje. Prepare al público para lo más importante. Diapositiva 7 6) Tercer punto: Comente sus hallazgos. Tiempo: 7 min. T. acumulado 25 min. Los resultados de su investigación, situaciones dominantes, e interpretación de los datos Conclusión (7. Recapitule – 8. Cuente una historia – 9. Llame a la acción) 5 min. Diapositiva 8 7) Inicie su cierre: Presente un resumen de lo más importante y su propuesta Tiempo: 2 min. de solución al problema planteado. T. acumulado 27 min. Tiempo: 2 min. 8) Cierre: Concluya con determinación – el público recuerda lo último que oye. T. acumulado 29 min. Cuente una historia memorable. Tiempo: 1 min. 9) Cierre: Llame a la acción, dígales lo que quiere que hagan con la información T. acumulado 30 min.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 88
  • 89. que presentó e invíteles a iniciar las preguntas. Sección de preguntas y respuestas (10. Descanso – 11. Respuestas – 12. Bibliografía - 13. Vuelva a concluir) 10) Identifique la Institución (Empresa/proyecto). Diapositiva 9 Tiempo: (Mientras inician las a) Use está diapositiva como identificación del evento (Nombre de la preguntas) institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha). b) Escriba el nombre del tema que desarrolló y su firma electrónica. 11) Apunte cada pregunta que le hagan; si hacen referencia a alguna diapositiva vaya directo a la diapositiva escribiendo el número y luego enter, o escriba el número de las respuestas previstas Diapositiva 10 a) Primera respuesta prevista durante las prácticas Diapositiva 11 b) Estadísticas o datos de evidencias y hechos que sostienen su visión del problema como respuesta a la Segunda Pregunta revista. Diapositiva 12 12) Escriba la bibliografía, videografía, entrevistas, o cualquier otra fuente empleada. 13) Regrese a la diapositiva 9 y vuelva a cerrar.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 89
  • 90. Fuentes: Adler, Ronald B. y Jeanne Marquardt Elmhors (2005) Comunicación organizacional: Principios y prácticas para negocios y profesiones. Mc Graw Hill. México. Antonacci, Dave (2006) EDUCAUSE Educational Technology Liaison, The University of Kansas Medical Center. Kansas City, KS. & University of Missouri Kansas-City. Antonoff, Michael (1990) “Presentations that Persuade” (Presentaciones que persuaden) Revista Personal Computing, Julio 27 1990, 60-68. Aristóteles (335-322) Retórica (El arte de convencer) (1953) Trad. Antonio Tovar, Instituto de Estudios Políticos. Madrid. Benjamin, James and Raymie E. McKerrow, (1994) Negocios y comunicación profesional (Business and Professional Communication) Harper Collins, New York. Clark, Bruce H. (2006) Realizando presentaciones orales efectivas (Making Effective Oral Presentations). Northeastern University Collage of Business Administration. http://web.cba.neu.edu/~ewertheim/skills/oral. Clark, Donald (1998-2006) Habilidades para realizar una presentación (Presentation Skills) Big Dogs Leadership Page. http://www.nwlink.com/~donclark/leader/leadpres.html (1971), Einstein: The Life and Times, N.Y. Cárdenas, José (2003 Reportaje: El lenguaje aplicado a la propaganda y la publicidad, la ciencia sin conciencia. Programa Debate, TV Azteca 10 de junio de 2003. Card, P. (2005). Citado en Replanteando a PowerPoint: Un enfoque sistemático para una verdadera presentación interactiva, por Robert Lane, Phil Callahan y Robert Wright Cazau, Pablo (2001) Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina. Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernabé; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseñanza y aprendizaje de conceptos, procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana. Davenport , T., Prusak L. (1998). Trabajando el conocimiento (Working Knowledge) Harvard Business School Press: Boston, MA. Department of Chemical and Process Engineering (1999) Habilidades de la comunicación – para realizar presentaciones orales (Communication Skills - making oral presentations)University of Newcastle upon Tyne .Newcastle http://lorien.ncl.ac.uk/ming/Dept/Tips/present/comms.htm Engleberg, Isa N. (1994) Principios de la presentación en público (The Principles of Public Presentation) Harper Collins, New York. EDUTEKA, (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas. Fundación Gabriel Piedrahita Uribe Fecha de publicación Junio 29 de 2002. http://www.eduteka.org/GuiaPresentaciones.php3 Freyd, Jennifer J. (2003)¿Qué es compartibilidad? (What is Shareability?) http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html Forsyth, Patric (2001) 30 minutos… antes de una presentación. Granica. España. Garner, Howard (1987) Teoría de las Inteligencias Múltiples. Fondo de Cultura. México. Garza Garza, Rodolfo (2000) Forma y Fondo: Elementos para la elaboración de presentaciones electrónicas. Revista Razón y Palabra Número 20. México. http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n20/20_rgarza.html González Carina S. (2002) Creación de Presentaciones Multimedia. Universidad de La Laguna, España. Hall, Edward T. (1986) La dimensión oculta. Siglo XXI Editores, México. Hewlett-Packard Development Company, L.P. (2007) Cómo crear una presentación de PowerPoint impactante. http://www.hp.com/sbso/espanol/businesscenter/powerpoint/index.html Hill, Napoleón (1987) Piense y hágase rico. Grijalbo. México. Imerco Mk. (s/f) Manual de comunicación y presentaciones eficaces; para la Confederació de Cooperatives de la Comunitat Valenciana. Instituto Nacional del Derecho de Autor, SEP. Representación en Sonora (entrevista) International Herald Tribune (1997) Periódico en línea. 20 de Mayo de 1997. Jaramillo Orozco, Freddy. (2006) Tips para presentaciones efectivas. Universidad de la Salle. Sistemas de información y documentación.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 90
  • 91. Linday, Erin B. Whith, David & Humphries, Jean (1997) Effective Presentations (Presentaciones) efectivas NCURA ERA Conference. Atlanta. Investigación patrocinada por la UCLA http://www.research.ucla.edu/era/present/ Martínez, Giovanni (2006) Treinta Segundos de Marketing Electoral. Tesis de maestría. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM. Mery, Domingo (2006) ¿Cómo hacer una buena presentación oral? http://www.diinf.usach.cl/~dmery/titula/presenta.htm http://www.hp.com/sbso/espanol/businesscenter/powerpoint/understand_it.hml Millbower, Lenn (2006) Perfect the Performance (Perfecione la entrega) Presenters University http://www.presentersuniversity.com/delivery_perfect.php Miller, Anne (2007) Defining your Audience (Aprenda a definir a su audiencia) Presenters University, patrocinada por InFocus Corporations http://www.presentersuniversity.com/Courses_content_defining.php Miller, Bart. (2002) Presentation Guidelines (Guía de acción para presentaciones). University of Wisconsin-Madison Computer Sciences Department. http://www.cs.wisc.edu/~bart/739/talk-guide.html Miller, Robert B., Williams, Gary A. y Hayashi, Alden M. (2004) The 5 Paths to Persuasion (Los Cinco Senderos a la Persuasión). Warner Books Mills, Harry (2005) Add impact to your PowerPoint (Adhiera impacto a su presentación PowerPoint). Presentation Pro, experts for Microsoft PowerPoint. http://www.presentationpro.com & http://www.millsonline.com Moriano, Juan Antonio. (2001) La comunicación no verbal. http://www.terra.es/personal/moriano/psicologia/comunicación.htm. Osborn, M. & S. Osborn, (1988) Public Speaking, (Discurso público) Houghton-Mifflin, Boston. Pérez Jiménez, J. (2001) Programación Neurolingüístíca y sus estilos de aprendizaje, http://www.aldeaeducativa.com/aldea/tareas2.asp?which=1683 Prophet, C. Elizabeth (1998) Seminario sobre Visualización: Harverst 98, Royal Teton Ranch, Montana. Proyecto Enlaces (2006) Nuevas tecnologías para aprender. Actividades. Universidad de Chile http://www.enlaces.cl/doc/UdeChile/web/actividades/pagina/profesor/index.html http://www.hp.com/sbso/espanol/businesscenter/powerpoint/index.html Purdue University (1995-2004 ) PowerPoint Presentations (Presentaciones PowerPoint) Multimedia Instructional Development Center (MIDC) at Purdue University. http://owl.english.purdue.edu/workshops/pp/index.html Rogers, Carl (1993 ) Libertad a aprender (Freedom to Learn). Stevens, Michael (1998) Cómo ser mejor... hablando en público. Panorama Editorial S. A., Argentina Tracy, Larry (2005) The Shortcut to Persuasive Presentations: Top Ten Tips for Presenters (Los atajos para las presentaciones persuasivas: diez consejos para los expositores) The Oral Presentations Course at the Center for Leadership Education at Johns Hopkins University. Tracy Presentation Skills, Alexandria, VA. Tufte, Edward R. (2006) The Cognitive Style of PowerPoint (El estilo Cognitivo de PowerPoint ) Graphics Press, Connecticut Wilder, Claudyne (2001) Ten Steps For Winning Presentations (Diez pasos para las presentaciones ganadoras) http://www.wilderpresentations.com/steps/index.html y Rotondo Jennifer (2006) 5 common presentation design mistakes and how to cure them (Cinco errores communes en el diseño de presentaciones y cómo corregirlos ) Revista electrónica NewEntrepreneur.com de Roger C. Parker© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 91
  • 92. Sobre el autor:Giovanni Mauricio Martínez Castillo(México, D.F.1963)▪ Maestro en Comunicación por la Facultad de Ciencias Políticas de la Universidad Nacional Autónoma de México.▪ Egresado de la especialidad en Publicidad y Propaganda de la Licenciatura en Comunicación de la Universidad de Sonora de la cual hoy es profesor.▪ Ha experimentado con el uso de tecnologías desde 1982, por lo que le han otorgado premios y reconocimientos en la producción de anuncios, programas de televisión, análisis de campañas y diseño de material didáctico.▪ Autor de libros como Videografía y Comunicación Audiovisual.▪ Dedicado a la capacitación en el uso de las nuevas tecnologías en los procesos comunicativos.Hoy nos presenta la Guía práctica para hacer Exposiciones Exitosas en respuesta paraenfrentar uno de los mayores retos de estudiantes y profesionistas, exponer sus ideas antepúblicos, ideal para todos aquellos que sustentarán su examen de grado, aquí encontraránun método sencillo de la técnica expositiva que el lector podrá aplicar en distintassituaciones.© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo 92

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