Exposicion eje tematico no. 5
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Exposicion eje tematico no. 5

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Tratamiento de documentos electrónicos

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  • 1. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EJE TEMÁTICO 5 GLORIA LILIANA OCAMPO CORRALES IVON JAZBLEYDI ROJAS MARTHA LILIANA TORRES MAURICIO FERNANDO GIL MONICA SILVESTRE PALMA Grupo1 Tutor: JORGE MARIO ZULUAGACAMPUZANO Ingeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de Software UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLÓGICA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ SEPTIEMBRE 24 DE 2012
  • 2. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN1. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS2. OBJETIVOS3. RESPONSABLES3.1. Responsabilidad de mantener archivos electrónicos4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO4.1. Etapas de los expedientes electrónicos4.2. Características de los expedientes electrónicos4.3. Ventajas de los expedientes electrónicos4.4. Foliación de los expedientes electrónicos4.5. Seguridad de los expedientes electrónicos5.EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO5.1. Gestión de expedientes mistos o híbridos6. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL1.ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO7.1. Recomendaciones8. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS8.1. Archivos electrónicos desordenados8.2. Clasificación de los documentos electrónicos8.3. Tipos de almacenamiento de documentos electrónicosCONCLUSIONESBIBLIOGRAFÍA 2
  • 3. INTRODUCCIÓNDado el creciente número de documentos electrónicos presentes en lossistemas ofimáticos, incluyendo los entornos de red, existe un interés cada vezmayor en su mantenimiento y conservación a largo plazo. Para conservar losdocumentos electrónicos es importante incorporar una serie de requisitosarchivísticos cuando se diseñan los sistemas y controlar los documentosdurante su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanentes.El documento electrónico debe ser entendido como el conjunto de documentosproducidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privadaque preste servicios públicos o privados, en el transcurso de su gestión y comoapoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos endepósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de laidentificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y depreservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo deproducción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural asícomo de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de lainformación. 3
  • 4. 1. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El tratamiento de los documentos electrónicos esta inmerso en variables de tiempo,espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los mismos; por lo que sedebe tener en cuenta:Establecer políticas y procedimientos para organizar y preservar este tipo dedocumentos.Se debe implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicosalmacenados en su versión final no pueden ser modificados.Realizar la selección de los documentos electrónicos para determinar cuales se van aconservar.Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos ensoporte electrónico. La temperatura debe estar entre 16 y 20 grados y la humedad entre30 y 40 porciento.Mantener como mínimo una copia de seguridad de los documentos producidos pormedios automáticos en dispositivos situados en diferentes sitios geográficos.Investigar en el mercado sobre los avances tecnológicos, adquirir equipos dealmacenamiento de información 4
  • 5. 2. OBJETIVOS Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento. Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento. Asegurar la disponibilidad para su consulta en el archivo central. Garantizar la disposición final de los documentos. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información. Accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente, independientemente de los sistemas en que se produjeron. Garantizar su autenticidad Evitar su reproducción 5
  • 6. 3. RESPONSABLES ÓRGANO PÚBLICO: Dispone la normatividad de organización específica y, de no existir prevención normativa la responsabilidad recae en el encargo de su tramitación. Los entes deben de garantizar la creación y almacenamiento de evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad y mantener la accesibilidad de los datos. RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo se pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital vigente en el momento de su 6 emisión.
  • 7. 3.1. Responsabilidad de mantener archivos de correos electrónicos  El remitente: Tiene la responsabilidad de Gestionar el correo electrónico (correo interno).  El destinatario: Tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse el archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documentos oficial de operaciones; es importante tener en cuenta:  Si al mensaje de correo deben de responder uno o varios destinatarios, se debe conservar el texto original y todas las respuestas recibidas.  En un intercambio de correos, cada individuo debe tiene libre criterio para decidir que archivar y que no.  Estos criterios estarán basados en la importancia de cada nueva información. 7
  • 8. 4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Son un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser a su vez otros expedientes, organizados debidamente para que sirvan de fundamento o antecedente aun asunto o un acto administrativo previamente definido, los cuales se tramitan por vía informática. Es importante tener en cuenta que el expediente electrónico es un tipo de documento más no un proceso. Los expedientes electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio y su principal función es la de conservar y transmitir. El decreto 65/98, referente al procedimiento administrativo electrónico, regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital. 8
  • 9. 4.1. Etapas de los expedientes electrónicos 9
  • 10. 4.2. Características de los expedientes electrónicos 10
  • 11. 4.3. Ventajas de los expedientes electrónicos • Rapidez de localización y ubicación de expedientes • Disminución importante de los errores humanos • Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (dependiendo de la información) • Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, seguridad, revisión de documentos y expedientes, etc. • Información adicional: posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisión. • Acceso desde cualquier punto geográfico a través de un determinado software y un perfil de usuario. • Permite una reducción considerable del espacio físico. • Rapidez en la producción de índices. • Reduce costos; papelería, tiempo y almacenamiento. 11
  • 12. 4.4. Foliación de los expedientes electrónicos Se lleva a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. 12
  • 13. 4.5. Seguridad de los expedientes electrónicos Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a una organización, mantenerlos, llevarlos de un sitio a otro, buscar información archivadas y guardarlos de forma segura. La gestión de expedientes ofrece procesos que ayudará a guardar de forma segura la información y cumpliendo con las normas reglamentadas según las leyes. 13
  • 14. 5. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOConjunto de documentos de archivoselectrónicos o tradicionales relacionadosentre sí, y conservados en parte en soporteelectrónico y como soporte físico.Cualquiera que sea el tipo de documento(electrónico o papel), deben de estardebidamente organizados y nombrados. 14
  • 15. 5. 1 GESTIÓN DE EXPEDIENTES MIXTOS O HÍBRIDOSEl pilar conceptual y tecnológico para laintegración de la gestión conjunta electrónica yfísica es el cuadro de clasificación, base a suvez de la incorporación de las diferentespolíticas de gestión del ciclo vital de ladocumentación.Este tratamiento global, siguiendo la mismaespecificación, deberá trasladarse al modelo demetadatos y la pista de trasladarse al modelode auditoría, de manera que se registraráinformación sobre la autoría, creación y gestióndel expediente con independencia de formato,soportes y características físicas. 15
  • 16. 6. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Teniendo en cuenta la definición del Archivogeneral de la Nación donde establece que: esel conjunto de actividades administrativas ytécnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación, producida yrecibida por las entidades, desde su origenhasta su destino final, con el objetivo defacilitar su utilización y conservación. Un plan de gestión documental persigueque el trabajo con los documentos sea másfácil, de manera que una persona sepa cómo,cuándo y dónde guardar los documentos con elfin de localizarlos cuando se necesiten. La Ley 594 de 2000, establece que “lagestión de documentos dentro del concepto deArchivo Total, comprende procesos tales comola producción, recepción, distribución, consulta,organización, recuperación y la disposiciónfinal de los documentos”. 16
  • 17. 6. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN: Conjunto dePRODUCCIÓN: Generación de operaciones de control ylos documentos de una institución verificación que una instituciónen el cumplimiento de sus debe realizar para la admisiónfunciones. de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su TRÁMITE: Curso del destinatario. documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 17
  • 18. 6. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALORGANIZACIÓN: Conjunto de CONSULTA: Acceso a unactividades orientadas a la documento o grupo declasificación, ordenación y documentos con el fin dedescripción de los documentos de conocer la información queuna institución. contienen. CONSERVACIÓN: Conjunto DISPOSICIÓN: Selección de de medidas preventivas o los documento en cualquier correctivas, adoptadas para etapa del ciclo vital con miras a garantizar la actividad física y su conservación temporal, funcional de los documentos de permanente o a su eliminación un archivo. 18
  • 19. 7. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Los instrumentos electrónicos por lo general recogen demasiado polvo, por ello es importante removerlo diariamente, no solo por los equipos electrónicos sino también por el personal activo en el proceso. 19
  • 20. 7.1. Recomendaciones Es importante que el personal que trabaja tenga en cuenta alguna recomendaciones para prevenir inconvenientes en su salud, entre las cuales tenemos:•La iluminación y ventilación del lugar deben seradecuados.•La silla de trabajo debe ajustarse para que los pies toquenel suelo.•Los codos y las muñecas deben de estar a la altura delteclado. Debe de evitarse que se doblen hacia abajo oestirados hacia arriba.•Preferiblemente el mouse debe estar a la altura delteclado.•El monitor debe tener brillo y colores adecuados, demanera que no sea incomodo para la visión.•Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.•El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura delos ojos.•Cambios de postura y descanso , puede ser cada 2horas 20por un lapso de tiempo aproximadamente de 5 minutos.
  • 21. 8. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS La organización de documentos electrónicos de losarchivos de gestión consiste en su agrupación deacuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen lacual ha sido definida en el cuadro de clasificacióndocumental. Los sistemas informáticos permite manejar carpetaspara almacenar documentos en el disco duro del PC.Estas categorías hacen referencia a las series ysubseries documentales. Para clasificar losdocumentos en formato papel y electrónicos seestablece el cuadro de clasificación documental (CCD),también llamadas tablas de retención documental(TRD) 21
  • 22. Para la organización de los documentos electrónicos se debe: PROCESO DESCRIPCIÓN Cuando se registran los datos básicos en el documentoCLASIFICAR producido o recibido. Conformación de expedientes.ORDENAR Se dan niveles de descripción.DESCRIBIR Se clasifican los documentos electrónicos para que la información contenida o guardada en diferentes medios de almacenamiento como: Diskettes, CD´s, cintas de backup de fácil búsqueda y recuperación para elCLASIFICACIÓN usuario, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos. 22
  • 23. 8.1. Archivos electrónicos desordenados En esta imagen se puede observar un ejemplo de cómo se encuentran almacenados los archivos, los cuales no tienen un orden, por lo tanto casi siempre se dificulta recuperar algún documento guardado. 23
  • 24. 8.2. Clasificación de los documentos electrónicosLos sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en eldisco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseriesdocumentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos seestablece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).SERIES 24
  • 25. SUBSERIESDentro de cada serie se incluyen las subseries:Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries: 1. ACTAS: Corresponde al código de la serie 1.2. Actas del Comité Académico: Corresponde a la subserie. Formato word: Significa que las actas que se encuentran almacenadas allí, están guardadas en Microsoft Word. Disquete 1/5: significa que es el primer disquete De 5 que contienen Actas del Comité Laboral. 26
  • 26. 8.3. Tipos de almacenamiento de documentos electrónicos SOPORTES MAGNÉTICOS SOPORTES ÓPTICOS Compact Disc: CD-R no se puede borrar ni Cinta de vídeo: Analógico regrabar. CD-RW regrabable. Digital Video Disc: DVD - R, sólo puede grabarse una vez, DVD + R. solo puede cinta de cassette: Analógico grabarse una vez, DVD - RW, Puede grabarse y borrarse varias veces, DVD + RW, puede grabarse y borrarse varias veces. Blu-Ray Disc: el láser azul permite Digital Tape: Usado en cámaras de video almacenar mayor cantidad de información que el DVD convencional. Mini DV: Se usa en cámaras digitales Discos Zip: De mayor capacidad Tarjetas de Memoria: Usadas en móviles, cámaras digitales Discos Duros: Dispositivo de almacenamiento de los ordenadores
  • 27. BIBLIOGRAFÍA http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5-tratamiento-de-documentos- electronicos http://www.slideshare.net/merce9/tema-12taddocumentos-electrnicos-y-digitales- soportes-de-almacenamiento-de-la-informacin http://www.slideshare.net/passodobles115/gestion-de-documentos-electronicoseje- temtico-5 http://www.slideshare.net/VEDANTA85/tratamiento-de-documentos-electronicos- 12330476 http://www.archivogeneral.gov.co/ 27