Conocimiento general de la PMO

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Conocimiento general de la PMO

  1. 1. Bienvenidos a la PMO (Project Management Office)para el proyecto Outsourcing Operativo SNR
  2. 2. PMO - Wikipedia• Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas PMO (del inglés project management office), es un grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización.• La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.• Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y estándares en la industria, tales como PMI, ISO 9000 y requisitos reguladores de algunos gobiernos como el Acta Sarbanes-Oxley en los Estados Unidos, han propulsado a las organizaciones a estandarizar sus procesos.• Organizaciones alrededor del mundo están definiendo, compartiendo y recogiendo buenas prácticas en la gestión de procesos y proyectos. Cada vez más, se está asignando a las PMO la responsabilidad de ejercer una influencia total sobre ellas, y de lograr una evolución de pensamiento que lleve hacia la continua mejora de la organización.• Las PMO pueden operar en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto.
  3. 3. PMO• La PMO es la unidad responsable de la coordinación del conjunto de las líneas del proyecto de Outsourcing Operativo con la finalidad de estandarizar y optimizar el proceso de realización y los resultados del mismo.
  4. 4. PMO DIRECTORADany Liliana Agón Líderes de cada línea Reyes Mesa de ayuda integral Equipos soporte DC Principal DC Alterno Conectividad Hosting de Correo EXPERTOS Edgar Hoyos Hosting de aplicaciones Soporte Nivel 1 Soporte Nivel …nMauricio Pinzón Portal Institucional Gestión de Conocimiento
  5. 5. PASOS A SEGUIR• El primer paso de la PMO, es establecer la metodología que marcará el rumbo a seguir para la normalización de la Dirección del Proyecto. El proceso definido fija el marco de referencia, la terminología común para todas las líneas del proyecto y precisa los roles y las responsabilidades de cada una. En la definición de los procesos se utilizan los principios y los modelos estandarizados, tales como las metodologías del Project Management Institute e ITIL. Junto con los líderes de cada línea se garantizará el uso adecuado de la metodología definida.• El segundo paso es diseñar la ruta de implementación, a través de la definición y aprobación del Plan de Gestión del Proyecto (Alcance, Tiempo, Costos, Recurso Humano. Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones).
  6. 6. Metodología – Marco de referencia Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución IntegradaNecesidad SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  7. 7. Metodología – Marco de referenciaEl esquema del Project Management Institute está integrado por 5grupos de procesos y 9 áreas de conocimiento de la Administraciónde Proyectos.PROCESOS DE INICIACIÓN: Compuesto por aquellos procesosrealizados para definir un nuevo proyecto, entre ellos, definir elalcance inicial y comprometer los recursos financieros.PROCESOS DE PLANIFICACIÓN: Compuesto por aquellos procesosrealizados para establecer el alcance, refinar los objetivos ydesarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichosobjetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para ladirección del proyecto.PROCESOS DE EJECUCIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para el completar el trabajodefinido en el plan para la dirección del proyecto, esto implica coordinar persona y recursos, así comointegrar y realizar las actividades del proyecto en conformidad con el plan.PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Compuesto por aquellos procesos requeridos paramonitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en lascuales se requiera cambios.PROCESOS DE CIERRE: Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades afin de completar formalmente el proyecto incluyendo las obligaciones contractuales.
  8. 8. Inicio Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución IntegradaNecesidad SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  9. 9. Inicio Procesos I06-Gestión de las Comunicaciones I09-Gestión de la Integración Actividades y Salidas I06-001-Identificar líderes funcionales • Matriz de líderes funcionales Formatos I06 - 01•Formato Matriz de interesados
  10. 10. Inicio Procesos PL06-Gestión de las Comunicaciones PL09-Gestión de la Integración Actividades y SalidasPL09-001-Acta inicio • Acta inicio
  11. 11. Planeación Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución IntegradaNecesidad SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  12. 12. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Indicadores IPL01-001-Mediciones del IPL01-002-Satisfacción de IPL01-003-Indice del desempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo. cronograma. de plazos. • Semanalmente • Al finalizar el contrato • Semanalmente
  13. 13. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL01-001-Definir el alcance PL01-002-Crear EDT (WBS) • Descripción detallada del alcance • EDT (WBS) • Línea base del alcance
  14. 14. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL02-001-Desarrollar el cronograma • Cronograma del proyecto • Plan de gestión de tiempos
  15. 15. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL03-001-Determinar presupuesto • Línea base de costos
  16. 16. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL04-001-Identificar requisitos y/o normas para el proyecto • Plan gestión de calidad
  17. 17. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL05-001-Identificar roles y responsabilidades, organigrama. • Plan de gestión de recursos humanos
  18. 18. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL06-001-Identificar stakeholder y necesidades de comunicación • Plan de gestión de las comunicaciones
  19. 19. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL07-001-Planificar la PL07-002-Identificar y PL07-003-Planificar la gestión de los Riesgos valorar los riesgos respuesta a los Riesgos • Plan de gestión de • Matriz de riesgos • Matriz de riesgos riesgos
  20. 20. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo los Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL08-001-Planificar las adquisiciones • Plan de gestión de las adquisiciones
  21. 21. Planeación Procesos PL06- PL08- PL05- PL09- PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de Gestión del Gestión deGestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las Talento la Alcance Tiempo los Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio Humano Integración ones nes Actividades y Salidas PL09-001-Integrar los planes PL09-002-Aprobar plan para la para la Dirección del proyecto dirección del proyecto con el cliente • Plan para la dirección del • Plan para la dirección del proyecto proyecto
  22. 22. Ejecución Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre SoluciónNecesidad Integrada Cliente SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  23. 23. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Indicadores IPL01-001-Nivel de anomalías en el material (bienes, entregables, artefactos, etc) entregado al cliente • Cada vez que se realice una entrega
  24. 24. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Actividades y Salidas EJ01-001-Realizar el aseguramiento de la calidad • Solicitud de cambio (acción preventiva, acción correctiva)
  25. 25. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Actividades y Salidas EJ02-001-Adquirir el equipo de trabajo • Asignaciones del personal para el proyecto
  26. 26. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Actividades y Salidas EJ03-001-Distribuir la EJ03-002-Manejar las información expectativas de los stakeholders • Informes • Informes • Reportes • Reportes
  27. 27. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Actividades y Salidas EJ04-001-Ejecutar las adquisiciones • Contratos con proveedores
  28. 28. Ejecución ProcesosEJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración Actividades y Salidas EJ05-01-Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto • Métricas de la ejecución
  29. 29. Seguimiento y Control Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre SoluciónNecesidad Integrada Cliente SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  30. 30. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión SC07-Gestión SC08-SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión SC04-Gestión de las SC06-Gestión de las Gestión de la del Alcance del Tiempo de los Costos de la Calidad Comunicacio de los Riesgos Adquisiciones Integración nes Indicadores ISC01-001-Mediciones del ISC01-002-Satisfacción de ISC01-003-Indice del desempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo. cronograma. de plazos. • Semanalmente • Al finalizar el contrato • Semanalmente
  31. 31. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas Verificar el alcance Controlar el alcance • Entregables aceptados • Solicitudes de cambio
  32. 32. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC02-01-Controlar el cronograma • Solicitudes de cambio
  33. 33. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC03-01-Controlar los costos • Solicitudes de cambio
  34. 34. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC04-01-Realizar el control de calidad • Solicitudes de cambio
  35. 35. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC05-01-Informar el desempeño
  36. 36. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC06-01-Monitorear y controlar los riesgos • Matriz de riesgos actualizada
  37. 37. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC07-01-Administrar las adquisiciones
  38. 38. Seguimiento y Control Procesos SC05-Gestión de SC07-Gestión deSC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de las las del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad Comunicaciones los Riesgos Adquisiciones la Integración Actividades y Salidas SC08-01-Monitorear y SC08-02-Realizar el control controlar el proyecto integrado de cambios • Solicitudes de cambio • Solicitudes de cambio
  39. 39. Cierre Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución IntegradaNecesidad SIN Seguimiento y Control FISURAS Recurso Riesgos Adquisiciones Integración Humano
  40. 40. Cierre Procesos CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración IndicadoresICI02-001-Mediciones del ICI02-002-Satisfacción de ICI02-003-Indice deldesempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo.cronograma. de plazos. • Al finalizar el contrato • Al finalizar el contrato • Al finalizar el contrato
  41. 41. Cierre Procesos CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración Actividades y SalidasCI01-001-Cerrar las adquisiciones • Actas de liquidación
  42. 42. Cierre Procesos CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración Actividades y SalidasCI02-001-Cerrar el proyecto • Actas de liquidación

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