Aprovechamiento del tiempo Curso: Administración Efectiva del Tiempo
El Tiempo <ul><li>Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar...
Algunos mitos sobre el tiempo <ul><ul><li>Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utili...
Las realidades <ul><ul><li>Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan.  </li></...
Las tres pruebas del tiempo   <ul><li>Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efe...
Primer paso <ul><li>El primer paso para lograr un  mejor control del tiempo es  analizar la forma en que actualmente lo ut...
Segundo paso <ul><li>Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y ...
Tercer paso <ul><li>Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para q...
Primera prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA NECESIDAD:  Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea ne...
Segunda prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA APTITUD:  Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determ...
Tercera prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA:  EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho c...
Entonces  <ul><li>Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso...
Principios <ul><li>Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada un...
Principios <ul><li>Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en pl...
Principios <ul><li>Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labore...
Principios <ul><li>El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.  </li></ul><ul><li>Pero se d...
Principios <ul><li>Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura ca...
Principios <ul><li>El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben u...
Principios <ul><li>El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos...
Principios <ul><li>Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada acti...
Principios <ul><li>No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.  </li></ul>
Principios <ul><li>El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesida...
Principios <ul><li>Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden...
Principios <ul><li>Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o ...
Principios <ul><li>Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interr...
Principios <ul><li>El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.  </li></ul>
Principios <ul><li>El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo:  <ul><li>Ahora vamos a analizar las características de p...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>El 80% de los asuntos que llegan al escritorio l...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Recopilan toda la información existente sobre el...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Delegan con claridad y precisión para asegurase ...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Establecen los objetivos de las decisiones que s...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Establecen los posibles cursos de acción que per...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Definen alternativas de acción y previenen posib...
Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Analizan y eligen la que parece la me...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Llevan un control de lo delegado, mediante infor...
Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Dan seguimiento diario a la lista de pendientes ...
Recuerde que: <ul><li>La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de a...
Recuerde que: <ul><li>Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las perso...
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Od Aprovechamiento Del Tiempo

  1. 1. Aprovechamiento del tiempo Curso: Administración Efectiva del Tiempo
  2. 2. El Tiempo <ul><li>Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar el más valioso recurso que se tiene: EL TIEMPO . </li></ul><ul><li>Nos vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administración del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante. </li></ul>
  3. 3. Algunos mitos sobre el tiempo <ul><ul><li>Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utilización del tiempo. Veamos algunos de ellos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las decisiones lentas y demoradas son mejores. </li></ul></ul><ul><ul><li>Quien tiene mucho trabajo es más productivo. </li></ul></ul><ul><ul><li>El tiempo está en contra nuestra. </li></ul></ul><ul><ul><li>No hay tiempo suficiente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Que rápido se ha ido el tiempo. </li></ul></ul>
  4. 4. Las realidades <ul><ul><li>Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan. </li></ul></ul><ul><ul><li>El más productivo es el que es más eficiente y eficaz. </li></ul></ul><ul><ul><li>El tiempo está de nuestro lado... cuando lo organizamos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Todos contamos con el mismo tiempo. </li></ul></ul><ul><ul><li>El tiempo se queda, nosotros nos vamos. </li></ul></ul>
  5. 5. Las tres pruebas del tiempo <ul><li>Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo. </li></ul><ul><li>Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas. </li></ul>
  6. 6. Primer paso <ul><li>El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utilizo . </li></ul><ul><li>Se debe contar con información específica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo. </li></ul><ul><li>La mejor manera de reunir la información es llevarse un registro del tiempo. </li></ul>
  7. 7. Segundo paso <ul><li>Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia. </li></ul><ul><li>Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos hábitos de trabajo personales. </li></ul>
  8. 8. Tercer paso <ul><li>Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu elección. </li></ul>
  9. 9. Primera prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). </li></ul><ul><li>Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles. </li></ul><ul><li>Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales. </li></ul>
  10. 10. Segunda prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad). </li></ul><ul><li>Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podrían ser reasignadas. </li></ul>
  11. 11. Tercera prueba: <ul><li>LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer pregunte “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”. </li></ul><ul><li>Esto e animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología m ás apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas. </li></ul>
  12. 12. Entonces <ul><li>Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios básicos que pueden ser útiles para administrarlo en forma eficiente. </li></ul>
  13. 13. Principios <ul><li>Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. </li></ul>
  14. 14. Principios <ul><li>Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. </li></ul>
  15. 15. Principios <ul><li>Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. </li></ul>
  16. 16. Principios <ul><li>El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. </li></ul><ul><li>Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. </li></ul>
  17. 17. Principios <ul><li>Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. </li></ul>
  18. 18. Principios <ul><li>El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades </li></ul>
  19. 19. Principios <ul><li>El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. </li></ul>
  20. 20. Principios <ul><li>Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. </li></ul>
  21. 21. Principios <ul><li>No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. </li></ul>
  22. 22. Principios <ul><li>El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. </li></ul>
  23. 23. Principios <ul><li>Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. </li></ul>
  24. 24. Principios <ul><li>Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. </li></ul>
  25. 25. Principios <ul><li>Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. </li></ul>
  26. 26. Principios <ul><li>El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. </li></ul>
  27. 27. Principios <ul><li>El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales. </li></ul>
  28. 28. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Ahora vamos a analizar las características de personas eficientes. </li></ul><ul><li>Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo. </li></ul>
  29. 29. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. </li></ul>
  30. 30. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. </li></ul>
  31. 31. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado. </li></ul>
  32. 32. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. </li></ul>
  33. 33. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto. </li></ul>
  34. 34. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. </li></ul>
  35. 35. Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso. </li></ul>
  36. 36. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados. </li></ul>
  37. 37. Características del quienes administran eficientemente el tiempo: <ul><li>Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. </li></ul>
  38. 38. Recuerde que: <ul><li>La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. </li></ul>
  39. 39. Recuerde que: <ul><li>Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan. </li></ul>
  40. 40. Más información en www.auladeeconomia.com
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