Aprovechamiento del tiempo Curso: Administración Efectiva del Tiempo

El Tiempo Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar el más valioso recurso que se tiene: EL TIEMPO . Nos vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administración del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante.

Una de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de éxito, es saber utilizar el más valioso recurso que se tiene: EL TIEMPO .

Nos vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administración del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante.

Algunos mitos sobre el tiempo Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utilización del tiempo. Veamos algunos de ellos. Las decisiones lentas y demoradas son mejores. Quien tiene mucho trabajo es más productivo. El tiempo está en contra nuestra. No hay tiempo suficiente. Que rápido se ha ido el tiempo.

Todos los trabajadores independientemente de su labor tiene mitos sobre la utilización del tiempo. Veamos algunos de ellos.

Las decisiones lentas y demoradas son mejores.

Quien tiene mucho trabajo es más productivo.

El tiempo está en contra nuestra.

No hay tiempo suficiente.

Que rápido se ha ido el tiempo.

Las realidades Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan. El más productivo es el que es más eficiente y eficaz. El tiempo está de nuestro lado... cuando lo organizamos. Todos contamos con el mismo tiempo. El tiempo se queda, nosotros nos vamos.

Las mejores decisiones son las que se planean, se evalúan, se ejecutan y se controlan.

El más productivo es el que es más eficiente y eficaz.

El tiempo está de nuestro lado... cuando lo organizamos.

Todos contamos con el mismo tiempo.

El tiempo se queda, nosotros nos vamos.

Las tres pruebas del tiempo Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo. Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas.

Vamos a analizar tres pruebas que se relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo.

Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas.

Primer paso El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utilizo . Se debe contar con información específica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo. La mejor manera de reunir la información es llevarse un registro del tiempo.

El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utilizo .

Se debe contar con información específica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo.

La mejor manera de reunir la información es llevarse un registro del tiempo.

Segundo paso Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia. Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos hábitos de trabajo personales.

Una vez anotada la información, debes de examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia.

Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos hábitos de trabajo personales.

Tercer paso Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu elección.

Con frecuencia, un cuidadoso análisis pueden proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu elección.

Primera prueba: LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles. Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales.

LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable).

Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles.

Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales.

Segunda prueba: LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad). Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podrían ser reasignadas.

LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad).

Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podrían ser reasignadas.

Tercera prueba: LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer pregunte “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”. Esto e animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología m ás apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas.

LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer análisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer pregunte “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”.

Esto e animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología m ás apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas.

Entonces Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios básicos que pueden ser útiles para administrarlo en forma eficiente.

Para poder combatir los problemas que se enfrentan a diario en la utilización de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios básicos que pueden ser útiles para administrarlo en forma eficiente.

Principios Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Hacer una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Principios Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

Principios Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

Principios El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.

Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Principios Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

Principios El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades

Principios El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Principios Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

Principios No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

Principios El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

Principios Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

Principios Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Principios Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

Principios El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

Principios El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Ahora vamos a analizar las características de personas eficientes. Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo.

Ahora vamos a analizar las características de personas eficientes.

Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.

Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo: Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Características del quienes administran eficientemente el tiempo: Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Recuerde que: La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Recuerde que: Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

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