SharePoint im WCMS-Einsatz - Möglichkeiten und Grenzen
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Whitepaper von mir, begleitend zum Referat gehalten am eBusiness Kongress 2010 in Zürich.

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  • 1. SharePoint im WCMS-EinsatzMöglichkeiten und GrenzenMichael Gisiger, Michael RettenmundV 1.006. April 2010Ihre Ansprechperson:Michael GisigerPR/Marketing ManagerE-Mail michael.gisiger@aseantic.comTel. +41 32 / 346 10 00
  • 2. Inhaltsverzeichnis1. A Brief History: Erste Projekte mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) ............................................................................................................. 31.1. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als Strategie ............................................ 31.2. Seit der Beta dabei.................................................................................................... 31.3. Infrastruktur.............................................................................................................. 31.4. Content Deployment als nächste Hürde .................................................................. 31.5. Weitere Projekte und neue Grossprojekte............................................................... 41.6. Ein Framework spart Zeit und Geld .......................................................................... 42. Im Fokus: RADO Corporate Website .................................................................. 42.1. Layout und Design .................................................................................................... 42.2. Kernfunktionen ......................................................................................................... 52.3. Listen, Listen und nochmals Listen ........................................................................... 52.4. Der Kunde ist unabhängig......................................................................................... 63. SharePoint out of the box (OOTB) ..................................................................... 74. Ausblick: WCMS mit SharePoint 2010 ............................................................... 74.1. Die neuen WCM-Funktionen .................................................................................... 74.2. Verbesserungen am User Interface .......................................................................... 84.3. Verbesserte Barrierefreiheit und Browserkompatibilität ........................................ 85. Migration von 2007 auf 2010 ............................................................................ 86. Fazit ................................................................................................................. 9 Seite: 2/9
  • 3. 1. A Brief History: Erste Projekte mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)1.1. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als StrategieRADO plante den Einsatz der Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Technologie nachund nach einzuführen. So begann man als Erstprojekt den Internetauftritt auf dieTechnologie zu heben, während die Möglichkeit der Einführung einer Intranetlösungbasierend auf MOSS 2007 im Hinterkopf stand. Gleichzeitig stand bei unserem PartnerswissTXT die Realisation einer Informationsplattform zu den „Wahlen 2007“ an. Manentschloss sich auf MOSS 2007, als zukunftsweisende neue Technologie, zu setzen.1.2. Seit der Beta dabeiDie aseantic ag setzte seit der Beta Version von MOSS 2007 auf die neue Technologie.Einiges Basis Knowhow im Bereich Sharepoint hatte man schon mittels mehrererIntegrationen von WSS v2 im Intranet Bereich aufbauen können. Im Zusammenhang mitMOSS ergaben sich jedoch einige Hürden: Von der Beta bis zur Final Version ändertensich verschiedene Bestandteile. Dies führte dazu, dass man die laufenden internen BetaProjekte mit MOSS 2007 laufend überarbeiten musste. Man entschied sich deshalb dazu,den Releasetermin von MOSS 2007 zunächst abzuwarten und erst danach die grösserenProjekte anzugehen. Das Entwicklungsteam der aseantic baute währenddessen weiter aneinem eigenen Framework für MOSS, welches wichtige Kernfunktionalitäten fürEntwickler zur Verfügung stellt. Diese Strategie hat sich dann auch bewährt: DieUmsetzung der Wahlen 2007 Plattform und des RADO Auftritts begannen kurz nach demRelease von MOSS 2007 und konnten in relativ kurzer Zeit dank des eigenen Frameworksabgeschlossen werden.1.3. InfrastrukturWährend das Entwicklungsteam der aseantic an beiden Projekten arbeitete, war manparallel dazu auf der Suche nach einem geeigneten Hosting Anbieter. Dies stellte sichschliesslich als grosses Problem heraus, da Anfang 2007 noch kaum Hosting Provider dasKnowhow für den Betrieb von MOSS Lösungen hatten. Man entschied sich schliesslichRADO beim Partner swissTXT zu hosten. swissTXT als Partner der aseantic konnte dienotwendige Infrastruktur zu einem günstigen Preis anbieten und verfolgte auch dasInteresse, weitere „shared“ Sharepoint Websites zu hosten. So wurde für swissTXT vonder aseantic in Zusammenarbeit mit Microsoft ein Hosting Konzept entworfen, welchesdanach umgesetzt werden konnte. Das Ziel war eine sichere Autoren- / Live-Umgebung,die für weitere Sharepoint Lösungen genutzt werden konnte. Die Installation erfolgtedurch einen Microsoft Consultant und wurde auch von Microsoft abgenommen.1.4. Content Deployment als nächste HürdeDie strukturelle Umgebung stand bereit und es wurde die erste Version der Wahlen 2007Website getestet. Als grosses Problem zeigte sich das Content Deployment, also derProzess, welcher die Inhalte der Autoren Umgebung zur Live Umgebung transportierensollte. Bis zum Release des Service Pack 1 enthielt leider das Content Deploymentverschiedene kritische Fehler und man konnte keinen sauberen Publikationsprozess Seite: 3/9
  • 4. gewährleisteten. Das SP1 erschien relativ spät, also erst im Dezember 2007, löste jedochschliesslich die gravierenden Fehler des Content Deployments.1.5. Weitere Projekte und neue GrossprojekteBis Anfang 2008 kamen weitere Projekte im Zusammenhang mit MOSS 2007 und WCMShinzu. Die Kunden „schrien“ regelrecht nach der Technologie, dies auch aus dem Grund,da immer noch recht wenige WCMS Anbieter für Grossunternehmen im „Non-OpenSource“ Bereich existierten. Selbst swissTXT wünschte nun die Realisierung ihrerCorporate Website mit MOSS 2007 und gab nach der Konzeptphase der aseantic einenRealisierungsauftrag. Im Mai 2008 wurde schliesslich auch die Website der aseanticbasierend auf Sharepoint 2007 Technologie online geschaltet.1.6. Ein Framework spart Zeit und Geld2009 stieg das Kundenbedürfnis nach Sharepoint 2007 weiter an, was schliesslich zuneuen Grossprojekten führte. MOSS 2007 als WCMS war weiterhin ein grosses Themaund aufgrund des weiterentwickelten Frameworks auch für die aseantic eine effizienteMöglichkeit, Websites zu realisieren. Das aseantic MOSS Framework enthielt inzwischennicht nur WCMS Basisfunktionalitäten, sondern auch Funktionalitäten für einezeitsparende Umsetzung von Intranetlösungen.2. Im Fokus: RADO Corporate Website2.1. Layout und DesignSharepoint verwendet ein Masterpage und Pagelayout Konzept. Also gewisseVorlagenseiten. Diese Vorlagen werden einmalig entwickelt und aufgeschaltet undkönnen dann beim Inhaltserfassen ausgewählt werden, wie man es auch anderen CMSLösungen kennt. Das Anpassen der Vorlageseiten in MOSS 2007 ist zunächst nicht soeinfach und verlangt einige Einarbeitungszeit. Wie man anhand des Beispiels von RADOsieht, lässt sich die Optik von Sharepoint ausgehend vom Default Layout komplettabändern, um dem Corporate Design gerecht zu werden. Seite: 4/9
  • 5. 2.2. KernfunktionenZu den wichtigsten Funktionen der RADO Website zählen:  Vollständige Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch, Spanisch, Englisch, Chinesisch, Japanisch, Russisch)  Collection: Uhren „Browser“ mit Darstellung der Uhren mit allen Varianten  Web 2.0: Einsatz von Ajax Technologie (damit Seiten nicht immer neu geladen werden müssen, z.B. bei WinnoWing Suche oder beim Blättern in der Collection)  WinnoWing Suche  Wunschliste für Uhren  Verkaufsstellen Browser  Kundenservice Browser  Katalogbestell Funktion  Katalog und Manual Download (PDF)  FAQ Funktion  Tell-a-friend Funktion  Kontaktformular Funktion  Newsmeldungen mit Archiv  Geschützter Presse Bereich mit eigenen Benutzern (Form User)  Landingpages für Stores und Uhren (mehrsprachig) u.a. für Suchmaschinen2.3. Listen, Listen und nochmals ListenWenn man eine Sharepoint Lösung verstehen möchte, so muss man sich zunächstanschauen, wo Sharepoint seine Daten ablegt: In sogenannten Sharepoint Listen. DieListen bieten eine einfache und gute Möglichkeit ein Container für seine Daten zu bauenund diese abzufüllen. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sich einmal mit dem Umgangmit Sharepoint Listen vertraut machen muss und danach unabhängig seine Datenverwalten kann. Da sich Sharepoint in Bezug auf Listen im WCMS und im Intranet Bereichnicht unterscheiden, ist das aufgebaute Knowhow bei einem späteren Ausbau derInfrastruktur doppelt von Nutzen. Seite: 5/9
  • 6. Alle zuvor erwähnten RADO Funktionalitäten beziehen ihre Daten aus Sharepoint Listen.Zudem werden in eingen Fällen auch Daten in Listen gespeichert. Dies beispielsweisebeim Absenden von Formularanfragen (Kopie der Mail in eine Liste) oder dasZwischenspeichern der Wunschliste des anonymen Users (Identifikation via Cookie).Folgende Listen kamen bei der Realisierung der RADO Lösung zum Einsatz:2.3.1. Konfigurations ListenDies sind Listen, welche Konfigurationseinstellungen enthalten. So zum Beispiel wird dortKonfigurationsdaten zum Mailserver, Formular Empfänger Mailadressen abgelegt. DerKunde hat den Vorteil, dass er so Einstellungen selber verwalten kann.2.3.2. Label ListeHier wurden mehrsprachige Texte abgelegt. Pro Sprache existiert eine Spalte.2.3.3. Watches Collection Listen (Uhren)Eine Reihe von Sharepoint Listen wurde für das Ablegen der Uhrendaten genutzt. JedeUhr wurde mit Bild, sowie Metadaten erfasst. Das Aktualisieren ist entsprechend für denKunden einfach. Diese Listen machen den Kern der RADO Website aus. Die wichtigstenFunktionen der Website fragen die Sharepoint Listen mit den Uhrendaten ab. Hier mussdie WinnoWing Suche speziell erwähnt werden, also die Such-/Filtermöglichkeiten fürUhren in der Collection Browser Ansicht auf der rechten Seite.2.3.4. Libraries für Dokumente wie PDFs und BilderSharepoint bietet eigene Listentypen z.B. für Dokumente, sogenannte DocumentLibraries. Diese können genutzt werden, um u.a. Word oder PDF Files abzulegen. Alledownloadbare PDF Dateien des RADO Webauftritts wurden in diese Document Librarieseingefügt. Bilder werden in Images Libraries abgelegt. Jede dieser Bibliotheken bestehteigentlich im Grunde aus einer eigenen Liste, welche bereits auf einen Typ (z.B. Bild alsTyp) zugeschnittene Felder anbietet.2.4. Der Kunde ist unabhängigJede Liste erlaubt es, beliebige Benutzer und Gruppen zu berechtigen. So kann der Kundeselber bestimmen, welche der eigenen Mitarbeiter Zugang zu welcher Liste haben. ImFall von RADO zeigte sich, dass es reichte einige wenige Superuser zu haben, mit Zugriffüber die gesamte Website. Diese erstellten User, vergeben schliesslich alle weitereRechte und waren Ansprechpartner der anderen Content Erfasser. Da die Funktionen vonMOSS 2007 relativ komplex sind, lohnt es sich für einfache Inhaltserfasser nur wenigeRechte zu vergeben. Sharepoint zeigt dadurch auch nicht alle Funktionen an, sondern nurdie relevanten bzw. jene, wo der Benutzer Zugriff hat. Ein weiterer grosser Vorteil derListen ist die Versionierung der Inhalte. Wird ein PDF Dokument aktualisiert, kannjederzeit auf die alten Versionen zurückgegriffen werden. Dies gilt natürlich auch für alleanderen Listen, wenn diese entsprechend konfiguriert wurden. Seite: 6/9
  • 7. 3. SharePoint out of the box (OOTB)RADO zeigt, dass man mit MOSS 2007 „Out of the Box“ eigentlich nicht sehr weit kommt.Zu viele Anpassungen müssen vorgenommen werden. Beginnt man beim Layout, so musseinige Zeit eingerechnet werden, wenn man beispielsweise ein Corporate Design nachVorlage einer Grafikagentur umsetzen muss.Listen sind für die Datenhaltung eine sehr interessante Sache. Das Auslesen und dieAufbereitung der Daten für die Ausgabe auf dem Frontend beschäftigt Entwickler jedocheinige Zeit. Besteht bereits ein Framework, welches als Grundlage für eigene Funktionengenutzt werden kann, so ist der Zeitaufwand bestimmt überschaubarer. Sharepointbietet OOB zwar einige Darstellungsmöglichkeiten für Listendaten z.B. mit WebParts,jedoch müssen diese unter MOSS 2007 zu derart massiv angepasst werden, dass man ameinfachsten den Inhalt selber ausgibt (kann auch ein eigener WebPart sein).Man hat bei MOSS 2007 schnell ein wenig das Gefühl, dass man rohes Baumaterial erhältund sein eigenes Schiff erst seetüchtig bauen muss. Je nachdem was man erreichenmöchte, trifft dies zu. Jedoch bietet MOSS sehr viele Funktionen bereits OOB die einfachund schnell genutzt werden können, so z.B. die Suche.4. Ausblick: WCMS mit SharePoint 2010In MOSS 2007 standen viele Web Content Management-Funktionen nicht out of the box(OOTB) zur Verfügung, so dass oftmals ein grösserer Entwicklungsaufwand anfiel.Microsoft hat dies erkannt und hat der neuen Version 2010 von SharePoint einigeverbesserte und neue WCM-Features hinzugefügt.4.1. Die neuen WCM-Funktionen  Managed Metadata Service: In SharePoint 2010 ist es nun möglich, über jeglichen Content hinweg Metadaten zu vergeben, und zwar entweder in der Form einer vorgegebenen Taxonomie oder aber frei durch die Benutzer (Folksonomy). Beide Varianten können auch parallel eingesetzt werden.  Tagging: Das Vergeben von Tags unterscheidet sich an und für sich nicht gross von der Vergabe von Metadaten in vorgegebenen Feldern. Aus Nutzersicht jedoch machen Tags deutlich mehr Sinn: Statt in einem Korsett aus gegebenen Keywords gefangen zu sein, können alle Nutzer mittels Tags die Relevanz von Informationen organisch abbilden. SharePoint 2010 unterstützt dies mit einem Tag Cloud WebPart OOTB:  Bewertung von Inhalten: Neu können die Nutzer auch Seiten und einzelne Dokumente mittels dem weit verbreiteten Fünfsterne-System bewerten:  Content Organizer: Wie der Name es bereits sagt, hilft der Content Organizer den Autoren dabei, Inhalte am richtigen Ort abzulegen. Dieses Feature nutzt ein regelbasiertes Konzept, welches mit Hilfe der Metadaten entscheidet, wo ein bestimmter Inhalt abgelegt werden soll.  Weitere Neuerungen: Silverlight WebPart OOTB, Video Streaming, Digital Asset Management, AJAX, JSON und RESTful API Support. Seite: 7/9
  • 8. 4.2. Verbesserungen am User Interface  AJAX-Interface: Die durchgehende Verwendung von AJAX erleichtert die tägliche Arbeit mit SharePoint deutlich. Bei fast allen Aktionen, die man ausführt, werden keine Page Loads mehr benötigt. Auch die Übersichtlichkeit wurde so stark verbessert.  Ribbon-Navigation: Die mit Office 2007 eingeführte Ribbon-Navigation wird nun in Office 2010 (also auch bei Outlook z.B.) und SharePoint 2010 vollständig umgesetzt. Der Ribbon macht die Integration von Drittanbieterprodukten deutlicher einfacher, zusätzliche Menüfunktionen lassen sich einfach einbinden.  WYSIWYG-Editor: WYSIWYG-Editoren sind oftmals entweder überladen und unübersichtlich oder nicht mit allen Browsern kompatibel. Der neue Editor in SharePoint 2010 ist zwar nicht der Weisheit letzter Schluss, aber dank der Integration in die Ribbon-Navigation wurde er übersichtlicher und unterstützt - wie das ganze System nun auch - endlich neben dem Internet Explorer auch Firefox und Safari.4.3. Verbesserte Barrierefreiheit und BrowserkompatibilitätWie erwähnt ist SharePoint nun endlich auch mit anderen Browsern vernünftigverwendbar. Darüber hinaus wurde stark an der Standardkonformität gearbeitet. DieOOTB Masterpages und Page Layouts sind XHTML- und WCAG 2.0 AA-konform. Nebender verbesserten Barrierefreiheit erleichtert dies auch das vollständige Branding derSeiten deutlich. Ein gerade für Webseiten wichtiges Feature.IE 6 wird übrigens von SharePoint 2010 nicht mehr unterstützt. Für Firefox 3 ist neu einso genannter tier 1 supported browser, d.h. er wird genau gleich unterstützt wie der IE -zumindest auf Windows-Rechnern. Auch Mac-User kommen bis zu einem bestimmtenGrad in den Genuss von SharePoint: Safari ist ein tier 2 browser.5. Migration von 2007 auf 2010Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Content Migrationen von älteren Versionen wie z.B.Microsoft Content Management Server 2002 (MCMS) auf 2007 möglich ist, man jedochmeist rasch an Grenzen stösst. Bei stark „customized Lösungen“, die sich weit von „Outoft he Box“ Default Sites entfernt haben, lässt sich eine Migration meist nicht ohne dieEntwicklung eigener Migrations Tools sauber durchführen. Grundsätzlich gilt jedoch:Machbar ist alles. Jedoch sollte man hier vorsichtig sein und den angepriesenenMigrationsmöglichkeiten nicht blind vertrauen. Das gleiche gilt Migration von MOSS 2007zur neueren Version MOSS 2010: Hier haben wir ebenfalls bereits festgestellt, dass sichdie Migration von einer alten Lösung schwierig gestalten kann – dies obwohl Tools vonMicrosoft und Drittanbietern angeboten werden.Einfacher und ohne Migrations Tools geht es, wenn man den Content neu aufbaut. Wennsich grundlegende Konzepte ändern, wie dies beim MOSS 2007 und auch bei MOSS 2010leider der Fall ist, so muss darauf geachtet werden, dass man die Datenhaltung auchentsprechend dem Produkt anpasst. Übergeht man dies, so muss man beispielsweise mitEinbussen bei der Performance rechnen. Seite: 8/9
  • 9. 6. FazitWill man Sharepoint als WCMS einsetzen, so muss fast zwingend ein eigenesEntwicklerteam bei kleineren Projekten von mindestens ein bis zwei Personen zurVerfügung stehen. Dies ist für interne Projekte meist kein Problem, jedoch sollte daraufgeachtet werden, dass man mit wenig Sharepoint Entwicklungserfahrung für die erstenProjekten mehr Zeit einrechnen sollte. Kann man auf ein erfahrenes Team oder einenPartner wie die aseantic zurückgreifen, spart man Zeit. Besteht zudem ein nutzbaresFramework, so kann die Zeit weiter reduziert werden. Die Grenzen von OOB sind leiderrelativ schnell erreicht. Man sollte von Anfang an MOSS als einen Flugzeugträger fürWebauftritte betrachten und nicht als kleines Beiboot. Die Möglichkeiten sind riesig.Jedoch muss eine entsprechende Crew zur Verfügung stehen, die das Schiff auf Kursbringt. Für kleinere Webauftritte lohnt sich daher der Einsatz von MOSS meist nicht. DerEinsatz von MOSS 2007 oder MOSS 2010 im Web Bereich lohnt sich jedoch, wenn bereitsein Intranet und der Technologie besteht. Hat man das Knowhow einmal aufgebaut, sosollte man es auf „beiden Seiten“ nutzen. Seite: 9/9